Thực trạng tổ chức công ty kế toán tại công ty cổ phần Traphaco

ược các cấp lãnh đạo Công ty coi trọng. Hàng năm, TRAPHACO thu hút hàng chục dược sỹ đại học và trên đại học. Đội ngũ này liên tục được đào tạo và đào tạo lại với ngân sách hàng năm chiếm 0,5% doanh thu. Ngoài các dược sỹ, TRAPHACO còn có một đội ngũ kỹ sư, cử nhân kinh tế, luật, mỹ thuật,… và một đội ngũ công nhân với trình độ chuyên môn vững vàng. Sự phát triển của nguồn nhân lực Công ty được thể hiện qua số liệu sau: Năm 1972: Đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm 15 người ( Trong đó chỉ có 3 cán bộ trình độ đại học). Năm 1993: Tổng số công nhân viên gồm 50 người. Đến nay: Tổng số công nhân viên của Công ty đã lên tới 560 người ( Trong đó 200 người có trình độ đại học và trên đại học và 146 cán bộ chuyên ngành về dược). • Kết quả khác: Chính đường lối chỉ đạo phát triển bền vững mà Công ty cổ phần TRAPHACO đã thể hiện được mình trên thị trường. - Liên tục trong7 năm liền đạt danh hiệu “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn ( năm 1998 – 2004). - Năm 1999 – 2001 Công ty cổ phần TRAPHACO được thủ tướng Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng bằng khen về thành tích phát triển kinh tế xã hội. - Tháng 8 năm 2002 được chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng 3. - Ngày 01/ 09/2004 Công ty cổ phần TRAPHACO đã nhận được giải thưởng Sao vàng Đất Việt và TRAPHACO là Công ty dược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng cao quý này. II. Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. a. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, tập trung để giám đốc Công ty có thể nắm được tình hình sản xuất và kinh doanh một cách kịp thời. b. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: - Đại hội dồng cổ đông - Hội đồng quản trị - Giám đốc Công ty - Ban kiểm soát - 7 Phòng ban chức năng - 1 Chi nhánh ở TP. Hồ Chí Minh - 8 Phân xưởng sản xuất Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị BAN Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng kiểm tra CL Phòng đảm bảo chất lượng Phòng nghiên cứu & phát triển Phòng Kế hoạch Phòng TC - KT Phòng TC- HC PX thuốc tra mắt PX thuốc nước PX thuốc mỡ, kem PX thực nghiệm PX bào chế dược liệu PX thuốc cổ truyền PX thuốc tân dược Chi nhánh TP.HCM Sơ đồ1: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. - Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, đây là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty có quyền và nghĩa vụ sau: s Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại, quyết định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần. s Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ Công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán tại điều lệ Công ty. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty như quyết định chiến lược phát triển Công ty, quyết định phương án đầu tư,…(Trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). - Ban kiểm soát: Chức năng kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị khi trình các báo cáo kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. - Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm chính và có quyền cao nhất về công việc sản xuất kinh doanh. Giám đốc là chủ tài khoản, thực hiện trả lương cho cán bộ công nhân viên. - Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ chính của phòng là bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ. Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển chọn cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ của Nhà nước. - Phòng Kinh doanh: Là một phòng quan trọng của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc mua, bán hàng đảm bảo việc cung ứng vật tư và sản phẩm đưa ra thị trường, dự báo cung cầu, tham gia lập kế hoạch sản xuất, thu thập lưu trữ và xử lý, báo cáo thông tin cho các bộ phận khác. - Phòng Tài chính – Kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ sau: Ÿ Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ kịp thời, chính xác. Ÿ Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần thiết cho các đối tượng khác. Ÿ Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo Công ty để có đường lối phát triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp. - Phòng đảm bảo chất lượng: Nhiệm vụ chính của phòng là theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng đầu vào, quá trình sản xuất và sản phẩm được sản xuất ra. - Phòng nghiên cứu phát triển: Làm công tác nghiên cứu phát triển sản xuất, nghiên cứu thị trường. - Phòng kiểm tra chất lượng: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất dùng. - Phòng Kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, lên lệnh sản xuất và cung ứng các nguyên liệu đầu vào. - Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: Tại đây Công ty cổ phần TRAPHACO đã lập một văn phòng đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan đến các tỉnh phía Nam, thu thập thông tin của khách hàng, cung cấp và phân phối hàng hoá cho khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO. 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Công ty cổ phần TRAPHACO gôm 8 phân xưởng chính có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng: ỉ Phân xưởng thuốc tân dược: Dùng để sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đường, bao film theo tiêu chuẩn GMP ASEAN (Asean good Manufacturing Practise) được áp dụng trong ngành dược. ỉ Phân xưởng thuốc cổ truyền: Dùng để sản xuất các loại thuốc cổ truyền. ỉ Phân xưởng thuốc kem, mỡ: Dùng để sản xuất các loại thuốc mỡ, kem ở dạng tuýp. ỉ Phân xưởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, qua quá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thức loại sản phẩm hoàn chỉnh, đưa ra thị trường tiêu thụ. ỉ Phân xưởng thuốc nước: Sản xuất các loại thuốc ở dạng nước như: Thuốc nhỏ mũi, nước cất,… ỉ Phân xưởng thuốc tra mắt: Là nơi sản xuất các loại thuốc để chữa trị các bệnh về mắt. ỉ Phân xưởng bào chế dược liệu: Nhiệm vụ của phân xưởng này là bào chế các loại dược liệu từ dạng thô sang dạng tinh. 2.2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình giản đơn, khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng. Mỗi phân xưởng sản xuất theo một dây chuyền công nghệ khép kín gồm 3 giai đoạn sau: w Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: Viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư ( Phải cân đong, đo đếm thật chính xác) có sự giám sát của kỹ thuật viên nằm tại phân xưởng sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ, trang bị bảo hộ cho công nhân sản xuất. w Giai đoạn sản xuất: Tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau đó phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. Khi pha chế xong, kỹ thuật viên phải kiểm tra bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc tiếp theo mới được tiến hành tiếp. w Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, mới tiến hành đóng gói nhập kho thành phẩm. Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm Nguyên liệu, phụ liệu đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Nhập kho Đóng gói Sản xuất, pha chế Xuất nguyên liệu, phụ liệu Lệnh sản xuất Sơ đồ2: Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều,… Hiện nay toàn Công ty gồm 18 kế toán và phòng kế toán trung tâm được đặt tại 75- Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội bao gồm 6 kế toán viên và 1 kế toán trưởng. Tại đây công tác kế toán đã được cơ giới hoá, mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02 máy in. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Phòng kế toán trung tâm tại 75 – Yên Ninh Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở Kế toán tiền lương,BHXH Kế toán bán hàng Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ Bộ phận KT tại chi nhánh TP.HCM Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Là người tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam. Định kỳ gửi các báo cáo kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm. Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh, nhà máy đông dược Văn Lâm,… ): Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Tại phòng kế toán trung tâm: Ÿ Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán trung có nhiêm vụ sau: + Tổng hợp, tính giá thành sản xuất. + Phân tích tình hình tài chính của công ty. + Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo kế toán. +Trực tiếp báo cáo với kế toán trưởng về công tác kế toán tại công ty. • Kế toán vật tư, TSCĐ: +Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ. +Theo dõi khấu hao TSCĐ. +Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ. +Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. +Hạch toán cũng như vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư. • Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: + Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. +Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phận khác có liên quan. +Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền mặt, TGNH. • Kế toán tiền lương, BHXH và các khoản thanh toán khác: Căn cứ vào bảng chấm công và bảng lương của Công ty để tính lương cho cán bộ công nhân viên Công ty, theo dõi việc trích lập và sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ. • Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thành phẩm trên cả hai số lượng và giá trị. Theo dõi và phản ánh quá trình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng. • Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu, chi tiền mặt, lập các báo cáo thu chi hàng tháng, chịu trách nhiệm quản lý và xuất quỹ tiền mặt. 2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. w Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. w Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng ngoại tệ khác: Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán. Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. w Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung w Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 166/1999/QĐ - BTC. w Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. w Trích lập và hoàn nhập dự phòng: Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho Mức độ tăng, giảm giá trên thị trường 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp có quy mô lớn, áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung. ê Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ hiện tại của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Trong đó, hệ thống chứng từ bắt buộc được Công ty tuân thủ theo đúng chế độ, còn chứng từ hướng dẫn vẫn có đủ những yếu tố quy định của chứng từ và có thêm một số chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ngoài ra, Công ty không xin cơ quan quản lý Nhà nước mở thêm chứng từ nào theo mẫu riêng. ê Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty được xây dựng dựa trên: Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/ 01/1995 đã được sửa đổi bổ sung. Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinh doanh của TRAPHACO. Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng như: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp 3; không có tài khoản cấp 4, cấp 5. ê Đặc điểm tổ chức sổ kế toán: Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vị mình. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chương trình cài sẵn, máy tính tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu ghi chép trên Sổ cái. Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đưa ra các Báo cáo tài chính. Hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo TC Bảng cân đối PS Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết NK Đặc biệt Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu kiểm tra ê Hệ thống Báo cáo tài chính: Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC. - Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 – DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN) - Báo cáo luân chuyển tiền tệ (MS B03 – DN) 4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Đây là phần mềm có nhiều ưu việt và tỏ ra rất phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty. Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty được mô tả qua sơ đồ: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào MVT Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Xử lý tự động theo quy trình Sơ đồ5: Sơ đồ quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty. II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sau đây là một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty. Kế toán vật tư: Ÿ Đặc điểm: Vật tư bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu được tổ chức rất da dạng và phong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty được quán triệt theo nguyên tắc sau: - Vật liệu được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại - Vật liệu được tính theo giá thực tế Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lượng của nguyên vật liệu.Những nguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ đảm bảo được những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra. Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu được tạo ra từ nguồn dược liệu thiên nhiên như: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, ... nên việc tổ chức mua nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Đối với những dược liệu mang tính thời vụ như: chè dây, gừng,… Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảm bảo đủ chất lượng và số lượng dữ trữ cho sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế do việc mua đúng thời vụ đưa lại. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nhận vật tư. Quyết định nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Lệnh xuất. Biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn mua hàng. Thẻ kho. Ÿ Tài khoản sử dụng: - TK 152 – “Nguyên liêu, vật liệu” Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 1521 - “Nguyên liệu, vật liệu chính”. - TK 1522 – “Nguyên liệu, vật liệu phụ”. - TK 151 – “Hàng mua đang đi đường” - TK 153 – “Công cụ, dụng cụ” Được chi tiết thành 3 tiểu khoản: TK 1531 –“Công cụ, dụng cụ”. TK 1532 –“Bao bì luân chuyển”. TK 1533 – “Đồ dùng cho thuê”. Và một số TK có liên quan như: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 1521, TK 1522,… Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết Tk 152, TK 153… • Quy trình luân chuyển chứng từ: *Đối với trường hợp nhập vật tư: Người nhập vật tư Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Trưởng phòng ĐBCL, P.GĐ SX Cán bộ cung tiêu Phụ trách cung tiêu Thủ kho Quyết định nhập vật tư Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kiểm nhận vật tư Ký phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Sơ đồ : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với trường hợp nhập vật tư. Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bước 1: Người nhập vật tư đề nghị được nhập vật tư. Bước 2: Ban kiểm nghiệm thuộc phòng Đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm. Bước 3: Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Trưởng phòng đảm bảo chất lượng và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt quyết định nhập vật tư. Bước 4: Sau khi có quyết định nhập vật tư, cán bộ cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho người nhập vật tư. Liên 3: Luân chuyển giữa thủ kho và kế toán. Bước 5: Phụ trách cung tiêu ký phiếu nhập kho. Bước 6: Thủ kho thực hiện các công việc sau: - Kiểm nhận vật tư theo phương thức kiểm kê. - Ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho. - Ký phiếu nhập kho, chuyển 1 liên cho người nhập hàng. - Ghi thẻ kho. - Định kỳ chuyển chứng từ về cho kế toán Bước 7: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra chứng từ. - Ghi đơn giá tính thành tiền vào phiếu nhập vật tư. - Định khoản và ghi sổ. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ. * Đối với trường hợp xuất vật tư: Trong Công ty TRAPHACO xuất vật tư chủ yếu để phục vụ cho sản xuất và sau đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp xuất vật tư. Nơi có nhu Phó giám đốc Bộ phận Phụ trách cầu vật tư sản xuất cung tiêu cung tiêu ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) Xin xuất bằng Duyệt xuất Lập phiếu Ký phiếu Chứng từ xuất kho Xuất kho Thủ kho Kế toán vật tư ( 5) (6) Bảo quản Lưu trữ (7) Xuất hàng Ghi sổ Bước 1: Bộ phận có nhu cầu vật tư đề nghị được xuất vật tư bằng giấy xin xuất vật tư. Bước 2: Phó giám đốc sản xuất xem xét và ký duyệt vào giấy xin xuất vật tư. Bước 3: Căn cứ vào giấy xin xuất vật tư đươc duyệt, Bộ phận cung tiêu lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu tại quyển. - Liên 2 và liên 3 luân chuyển sau đó giao cho người nhận vật tư 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán. Bước 4: Phụ trách bộ phận cung tiêu tiến hành ký phiếu xuất kho. Bước 5: Thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất vật tư và phiếu xuất kho, thực hiện các công việc sau: kiểm soát hàng xuất bằng phương pháp kiểm kê. Ghi số thực xuất vào phiếu ( Nếu có sự chênh lệch với số ở cột chứng từ). Cùng với người nhận vật tư ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển 1 liên cho người nhận vật tư. Ghi thẻ kho. Chuyển liên còn lại cho kế toán. Bước 6: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: Căn cứ phương pháp tính giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. Định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Bước 7: Bảo quản và lưu trữ các chứng từ liên quan. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Ÿ Đặc điểm: Tài sản cố định là những tài sản có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành về TSCĐ, tham gia nhiều chu kỳ SXKD. TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vất chất ban đầu cho tới khi hư hỏng. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Hiện nay tại Công ty cổ phần TRAPHACO có 427 TSCĐ trong đó chủ yếu là nhà xưởng, máy đóng gói, máy trộn, máy dập viên, máy sấy tầng sôi,… Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê TSCĐ ) - Quyết định của Giám đốc về sự tăng, giảm TSCĐ trong Công ty. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Các chứng từ khấu hao TSCĐ bao gồm: + Bảng tính khấu hao TSCĐ. + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ Ÿ Tài khoản sử dụng: TK 211 – “ Tài sản cố định hữu hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2111 – “ Đất ”. + TK 2112 – “ Nhà cửa vật kiến trúc ”. + TK 2113 – “ Máy móc thiết bị ”. + TK 2114 – “ Phương tiện vận tải truyền dẫn ”. + TK 2115 – “ Thiết bị, dụng cụ quản lý ”. + TK 2118 – “ Tài sản cố định khác ”. - TK 212 – “ Tài sản cố định thuê tài chính”. TK 213 – “ Tài sản cố định vô hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2131 – “ Quyền sử dụng đất ”. + TK 2132 – “ Chi phí thành lập, chuẩn bị SX ”. + TK 2133 – “ Bằng phát minh sáng chế ”. + TK 2134 – “ Chi phí nghiên cứu phát triển ”. + TK 2135 – “ Chi phí về lợi thế thương mại ”. + TK 2138 – “ TSCĐ vô hình khác ”. TK 214 – “ Hao mòn TSCĐ”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2141 – “ Hao mòn TSCĐ hữu hình ”. + TK 2142 – “ Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính ”. + TK 2143 – “ Hao mòn TSCĐ vô hình ”. Và một số TK liên quan như: 621; 627; 111; 112;… • Quy trình luân chuyển chứng từ: * Đối với trường hợp tăng TSCĐ. Ban giám đốc Hội đồng giao Kế toán TSCĐ nhận TSCĐ (1) (2) (3) Bảo quản Lưu trữ Quyết định tăng - Giao nhận TSCĐ - Lập thẻ TSCĐ TSCĐ - Lập các Biên bản - Lập bảng tính Giao nhận TCSĐ khấu hao - Định khoản, ghi sổ. Bước 1: Ban giám đốc ra quyết định tăng TSCĐ. Bước 2: Hội đồng giao nhận TSCĐ tiến hành kiểm tra TSCĐ và lập các biên bản cho từng trường hợp cụ thể sau: Biên bản giao nhận TSCĐ ( MS 02-TSCĐ): Nhằm xác định việc giao nhận TSCĐ sau khi xây dựng hoàn thành, mua sắm, được biếu tặng, … Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 02 bản, mỗi bên ( giao, nhận ) giữ 1 bản. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04 – TSCĐ): Biên bản này là chứng từ theo dõi sữa chứa lớn hoàn thành kể cả sữa chữa nâng cấp. Biên bản này được lập thành 02 bản, hai bên giao và nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho kế toán TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( MS 05- TSCĐ): Là chứng từ theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ, chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê. Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 02 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ Bước 3: Các biên bản đã lập được chuyển cho kế toán TSCĐ và kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau: Lập thẻ TSCĐ. Lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Ghi sổ chi tiết và tổng hợp TSCĐ. Bước 4: Tiến hành bảo quản và lưu trữ các chứng từ đã lập. * Đối với trường hợp giảm TSCĐ: Ban giám đốc Hội đồng đánh Kế toán TSCĐ giá lại ( hoặc ban thanh lý TSCĐ) Bảo quản Lưu trữ (1) (2) (3) (4) Quyết định giảm Lập các biên bản - Huỷ thẻ TSCĐ TSCĐ