Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất

ạp và yêu cầu quản lí kỹ thuật và nỹ thuật cao, nên quy trình công nghệ sản xuất quạt điện phải trải qua các phân xưởng sản xuất kinh doanh như sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Tổ chức sản xuất của công ty Phân xưởng đột dập Phân xưởng cơ khí 2 Phân xưởng cơ khí 1 Khu máy mới Kho bán thành phẩm Phân xưởng mạ nhựa Phân xưởng dụng cụ Phân xưởng cơ điện Phân xưởng lắp ráp quạt trần Kho thành phẩm Phân xưởng lắp ráp quạt có lưới Kho NVL Bán thành phẩm mua ngoài Nhiệm vụ của các phân xưởng như sau : - Phân xưởng đột dập : + Pha cắt lá tôn + Dập cắt lá tôn, Rôto, Stato + ép tán Stato, dập cắt vuốt hình các chi tiết và phụ kiện khác của các loại quạt . _ Phân xưởng cơ khí : + Gia công cơ khí nguội toàn bộ chi tiết các loại quạt + Đúc Rôto, lồng sóc các loại quạt + Đúc nhôm các loại chi tiết bằng nhôm + Gia công cơ khí bầu _ Phân xưởng sơn mạ nhựa: + Mạ kẽm , mạ bóng các loại quạt + Hoàn thiện lưới bảo vệ quạt + Nhuộm cánh quạt bàn + Sản xuất một số loại chi tiết bằng nhựa _ Phân xưởng lắp ráp: + Vào bin Stato và lắp ráp hoàn chỉnh các loại quạt + Quấn bin tẩm sấy các loại quạt _ Ngoài ra để phục vụ cho việc sản xuất, công ty còn có những phân xưởng phụ trợ như: phân xưởng dụng cụ, phân xưởng cơ điện, hệ thống kho thành phẩm. 2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh : công ty Điện Cơ Thống Nhất là một trong những doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất quạt điện. Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuất rồi tiêu thụ, công ty đã đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, đặc biệt là thị trường miền Bắc . Sản phẩm quạt điện của công ty là mặt hàng có tính thời vụ cao, sản phẩm hầu như chỉ tiêu thụ mạnh vào mùa hè. Các mùa khác công ty bán được sản phẩm nhưng chủ yếu là bán cho các đại lí mua để dự trữ trước, nhưng với số lượng không lớn lắm . Vì vậy, hoạt động sản xuất cũng bị ảnh hưởng theo. Trong những tháng cao điểm , công nhân sản xuất và cán bộ phòng tiêu thụ và phòng tài vụ phải làm việc liên tục, thậm chí phải làm thêm giờ mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng . Trong khi đó vào những tháng còn lại, hoạt động sản xuất kinh doanh có phần chững lại, sản phẩm tiêu thụ không nhiều . Trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty bị cạnh tranh mãnh liệt trên thị trường bởi các sản phẩm trong nước như của công ty Điện Cơ 91, công ty LiDiCo ..... và sự xâm nhập của quạt ngoại. Đặc biệt, sản phẩm quạt ngoại có mẫu mã đẹp, giá bán lại rẻ nên đây sẽ là một cản trở cho việc kinh doanh của công ty . Nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh, công ty luôn tiến hành thiết kế nâng cao chất lượng sản phẩm , mẫu mã cho phù hợp với thị hiếu khách hàng . Hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là xuất bán qua kho cho các đại lí với số lượng lớn. Các đại lí này không trực thuộc của công ty mà do người mua tự lập ra. Ngoài ra công ty còn bán lẻ thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Trong những năm gần đây, doanh số cuả công ty liên tục tăng. Năm 2002 là 53 742 tr.đ tăng 21,14% so với 2001 và 6 tháng đầu năm 2003 đã đạt 47 280 tr.đ gần bằng năm 2002 . Phần II : Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất I . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh thì bộ máy kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó giúp ban giám đốc trong lĩnh vực quản lí tài chính, đảm bảo công tác hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, ghi chép và tính toán ra một con số chính xác về giá trị sản phẩm sản xuất ra cũng như việc lên báo cáo tài chính đúng qui trình và chính xác, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng các chế độ chính sách về quản lí kinh tế của nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như thực tế khách quan trong hoạt động quản lí tài chính, công ty Điện Cơ Thống Nhất đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là phòng Tài vụ. Phòng Tài vụ phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị. Và kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lí công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời có sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động kế toán. Dựa vào đặc điểm qui mô sản xuất, đặc điểm quản lí công ty cũng như mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ kế toán, phòng Tài vụ của công ty gồm 6 người và được tổ chức như sau : Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng Tài vụ Phó phòng Tài vụ, kiêm kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Kế toán vật liệu, dụng cụ và tiền lương Kế toán thuế GTGT đầu ra và thanh toán Kế toán TGNH , thuế VAT đầu vào, thành phẩm và tiêu thụ Thủ quỹ * Trưởng phòng Tài vụ là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Trưởng phòng Tài vụ là kiểm soát viên tài chính của công ty,có trách nhiệm và quyền hạn như sau: +Kí duyệt séc, uỷ nhiệm chi và các chứng từ thanh toán đã đầy đủ thủ tục phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +Kí phiếu thu – chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và việc thanh toán mua bán với khách hàng . +Kí báo cáo quyết toán quí năm đã được giám đốc kí duyệt . +Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực tài chính ,kế toán . +Lập kế hoạch cân đối thu – chi hàng tháng, quí, năm phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ tài chính . + Lập các báo cáo tài chính định kì cũng như đột xuất gửi các cơ quan chức năng theo đúng qui định. Đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi ban giám đốc yêu cầu . * Phó phòng Tài vụ : Phụ trách phần hành TSCĐ, tập hợp chi phí và tính giá thành phẩm . Với nhiệm vụ như vậy, phó phòng tài vụ có trách nhiệm và quyền hạn sau +Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong toàn công ty theo các tiêu chi qui định của pháp lệnh kế toán. Lưu trữ và bảo quản đầy đủ chứng từ, hồ sơ cảu tình hình tăng giảm TSCĐ, thẻ TSCĐ, sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Báo cáo tình hình biến động TSCĐ và các thông tin khác về TSCĐ một cách chính xác , đầy đủ cho trưởng phòng. Trích khấu hao từng quí đầy đủ, chính xác từ đó phân bổ vào chi phí sản xuất trong kì . +Tập hợp đúng, đủ, chính xác mọi chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì hạch toán như : chi phí sản xuất trực tiếp , chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Xác định được chi phí sản xuất dở dang đầu kì và cuối kì từ đó xác định được tổng chi phí sản xuất thực tế trong kì và xác định giá thành sản xuất sản phẩm một cách chính xác nhất. Kiểm tra đối chiếu số liệu một cách tổng hợp , phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có sai sót. Đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ và phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm phải theo đúng nguyên tắc hạch toán kế toán . + Giúp trưởng phòng trong việc tổ chức các nghiệp vụ chuyên môn, thay mặt trưởng phòng giải quyết các vấn đề về quản lí hoạt động chung cuả phòng khi trưởng phòng đi vắng . + Kiểm tra nghiệp vụ các phần hành hạch toán trong kì kế toán. Chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu mà mình cung cấp, chịu trách nhiệm về những công việc trưởng phòng giao . * Kế toán tiền lương và vật tư : +Căn cứ vào số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động của các đội gửi lên hoặc ở các phòng ban để tính đúng dủ số tiền lương, BHXH phải trả cho CBCNV hàng tháng. Tính đúng đủ chính xác số tiền BHYT, KPCĐ phải thu từ lương của CNV theo đúng chế độ qui định của Nhà Nước . +Có nhiệm vụ ghi chép tính toán theo dõi chính xác, trung thực kịp thời về số lượng, giá trị thực tế NVL nhập – xuất- tồn. Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời NVL thiếu thừa, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời. Đồng thời kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL, phân bổ hợp lí giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất . Phải thường xuyên đối chiếu sổ sách với số lượng tồn thực tế . Lưu giữ chứng từ đầy đủ theo đúng qui định của pháp lệnh kế toán . *Kế toán thanh toán: +Theo dõi thường xuyên mọi hoạt động thu chi của quĩ tiền mặt, tiến hành các thủ tục thu chi như viết phiếu chi – thu sau khi có các chứng từ hợp lí hợp lệ ... từ đó giám sát được số dư tiền tại quĩ theo từng ngày. Lưu giữ chứng từ đầy đủ. Chứng từ, sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải được cập nhật hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quĩ . +Kiểm tra, theo dõi và thanh toán các chứng từ liên quan đến hoạt động mua và bán có phát sinh các khoản phải thu, phải trả trong qúa trình sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng quy định của công ty và pháp lệnh kế toán. Mở sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp hay người tạm ứng. Đôn đốc khách hàng trả nợ . *Kế toán TGNH, doanh thu, thành phẩm và các khoản thuế : + Theo dõi, giám sát thường xuyên mọi hoạt động của các khoản tiền gửi, tiến hành theo dõi các thủ tục thu chi bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng sau khi có các chứng từ hợp lệ... từ đó xác định số dư tài khoản hàng ngày. Lưu giữ chứng từ đầy đủ. Chứng từ, sổ theo dõi chi tiết phải được cập nhật hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với ngân hàng. + Theo dõi tình hình nhập xuất tồn thành phẩm trong kì sản xuất kinh doanh . + Theo dõi đúng, đủ, chính xác số lượng và doanh thu thành phẩm đã tiêu thụ được trong kì kinh doanh, từ đó xác định được số thuế GTGT phải nộp . + Tính đúng, đủ, chính xác số thuế GTGT đầu ra và kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kì để xác định số thuế GTGT phải nộp trong kì . * Thủ quĩ : + Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu chi khi đã có đầy đủ thủ tục hợp lí, có đủ chữ kí của trưởng phòng tài vụ, giám đốc... Vào sổ quĩ hàng ngày, tính số dư tồn quĩ hàng ngày. Cuối tháng kiểm quĩ, đối chiếu số dư với kế toán, đối chiếu số tồn thực tế với số tồn trên sổ sách . II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Điện Cơ Thống Nhất 1. Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán : _ Phương pháp hạch toán : do sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục nên công ty sủ dụng phương pháp kê khai thường xuyên . _ Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL và thành phẩm tồn kho . _ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. _ Phương pháp tính thuế GTGT : công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . _ Phương pháp xác định giá trị NVL xuất kho : công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ . _ Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang : công ty đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí NVL chính. _ Phương pháp tính gía thành thành phẩm : giá thành thành phẩm được công ty áp dụng theo phương pháp giản đơn. _ Phương pháp xác định thành phẩm xuất kho : công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kì. Kì hạch toán của công ty là quí . 2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán : Công ty đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do bộ Tài Chính ban hành, như : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lí TSCĐ .... Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho..... Chứng từ phản ánh lao động như bản chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm , giấy chứng nhận đau ốm thai sản, ..... Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng ,...... Phiếu thu –chi , séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quĩ ..... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành , công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế. 3. Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty đã đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài Chính ban hànhtheo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT . Ngày 1/1/2003doanh nghiệp đã xoá bỏ các TK cũ như 821, 921 và đã bổ sung thêm các TK mới như 635, 515 theo chuẩn mực mới của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên có một số TK mà công ty không sử dụng như 142, 335, 242 và trong năm nay doanh nghiệp đang có xu hướng đưa chúng vào sử dụng . 4. Hệ thống sổ sách kế toán Là một doanh nghiệp Nhà Nước tiến hành sản xuất kinh doanh với qui mô vừa, số lượng các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thương không nhiều , công ty đã đăng kí sử dụng hình thức sổ Nhật Kí – Chứng Từ ( NKCT ). Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra sản phẩm cuối cùng là hệ thống báo cáo tài chính . Sơ đồ 4: Trình tự ghi chép sổ kế toán Chứng từ gốc và bảng phân bổ Bảng kê Nhật Kí – Chứng Từ Thẻ và sổ chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính _Sổ tổng hợp : Căn cứ vào chứng từ gốc, bảng phân bổ, bảng kê, sổ chi tiết, kế toán ghi vào sổ tổng hợp. Sổ tổng hợp trong công ty Điện Cơ Thống Nhất bao gồm : + Nhật Kí – Chứng Từ số 1 ,2 ,3 ,5 ,7 ,8 ,9 ,10 + Bảng Kê 1 ,2 ,4 ,5 ,8 ,10 ,11 + Sổ Cái : công ty Điện Cơ Thống Nhất mở sổ Cái cho tất cả các TK mà công ty sử dụng _Sổ chi tiết : công ty Điện Cơ Thống Nhất sử dụng các sổ chi tiết như sau : +SCT 1 : thanh toán các khoản nợ vay +SCT 2 : thanh toán với nhà cung cấp +SCT 3 : sổ chi tiết bán hàng +SCT 4 : thanh toán với người mua +SCT 5 : sổ chi tiết TSCĐ +SCT 6 : mở cho các TK thuộc NK 10 5. Hệ thống báo cáo _ Đối với báo cáo tài chính : Kết thúc mỗi quí, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kì các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kì kế toán . Công ty không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mặc dù nó có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho kế toán cũng như những người có liên quan trong việc đánh giá khả năng tạo ra tiền, sự biến động tài sản thuần, khả năng thanh toán và dự đoán được luồng tiền trong kì tiếp theo . _ Đối với báo cáo quản trị: Công ty không lập báo cáo quản trị định kì mà nó chỉ được lập theo yêu cầu khi cần thiết . III. Đặc điểm các phần hành kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất . 1. Kế toán TSCĐ Đến cuối năm 2003 tổng Nguyên giá TSCĐ của công ty là 40 874 976 349 đ, trong đó khấu hao TSCĐ là 23 330 092 228 đ. Trong năm 2003 công ty có đưa vào một dự án với tổng vốn đầu tư hơn 10 tỷ đ bằng nguồn vốn vay, nhưng cuối năm dự án vẫn chưa hoàn thành, do đó giá trị TSCĐ năm 2003 tăng so với 2002 không đúng với mức đầu tư của dự án. Nghiệp vụ tăng TSCĐ của công ty chủ yếu là do đầu tư mua sắm từ bên ngoài, công ty không góp vốn liên doanh và cũng không nhận vốn góp liên doanh. TSCĐ của công ty giảm là do công ty tiến hành thanh lí, nhượng bán các máy móc cũ. Định kì công ty vẫn tiến hành sữa chữa máy móc thiết bị nhằm nâng cấp kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ tốt hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh . 1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ Căn cứ vào nhu cầu sử dụng TSCĐ trong hoạt động sản xuất và quản lí, công ty tiến hành mua sắm hoặc thanh lí TSCĐ. Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm do mua ngoài hay đầu tư xây dựng cơ bản, công ty tiến hành lập ban kiểm nghiệm , kiểm nhận và lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ ’’ ( Mẫu số 01-TSCĐ-BB ) . Trong qúa trình hoạt động kinh doanh, có những TSCĐ bị hư hỏng phải sửa chữa, hoặc công ty tiến hành sửa chữa nâng cấp chúng thì sau khi hoàn thành, công ty tiến hành lập “Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành ’’ (Mẫu số 04-TSCĐ) . Việc thanh lí TSCĐ là do đề xuất của phân xưởng hoặc phòng kĩ thuật. Kế toán sử dụng “Biên bản thanh lí TSCĐ ” ( Mẫu số 03- TSCĐ) .Ngoài ra trong quá trình thanh lí TSCĐ công ty còn sử dụng “ Hoá đơn bán hàng” theo mẫu do Bộ Tài chính qui định đối với trường hợp thanh lí TSCĐ . Sau khi hoàn thành thủ tục mua hoặc bán thì bộ phận thu mua hoặc bộ phận thanh lí đem hồ sơ lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Đồng thời kế toán tiến hành lập hoặc huỷ “ Thẻ TSCĐ” .Thẻ TSCĐ sau khi được lập xong thì được đăng kí vào “ Sổ TSCĐ ’’ . Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng giảm TSCĐ Nghiệp vụ TSCĐ Giám đốc Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ Bảo quản lưu trữ Duyệt yêu cầu mua- bán Giao nhận TSCĐ và lập chứng từ -Lập (huỷ) TSCĐ -Ghi sổ chtiết -Ghi sổ tổng hợp 1.2. Hạch toán chi tiết TSCĐ Kế toán TSCĐ theo dõi TSCĐ chi tiết theo loại và theo phòng ban, phân xưởng sản xuất. Mỗi khi đưa vào sử dụng một TSCĐ mới, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết để theo dõi khấu hao . Để hạch toán chi tiết , kế toán sử dụng 2 mẫu sổ chi tiết : Mẫu 1 : “ Sổ TSCĐ ”  – Sổ này được mở cho cả năm , dùng chung cho toàn doanh nghiệp – Trên sổ này ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ, nguyên giá, tăng giảm và khấu hao . – Căn cứ để ghi là các chứng từ tăng giảm và khấu hao Mẫu 2 : “ Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng ” – Sổ này được mở cho từng phân xưởng hoặc bộ phận sử dụng – Căn cứ để ghi là chứng từ tăng giảm 1.3. Kế toán tổng hợp TSCĐ Công ty Điện Cơ Thống Nhất sử dụng TK 211- Tài sản cố định hữu hình- để phản ánh tình hình tăng giảm , giá trị hiện có của toàn bộ TSCĐ hữu hình . Ngoài ra kế toán còn sử dụng những TK 214 , 331 , 111 , 112 ... để hạch toán tổng hợp TSCĐ Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán TSCĐ TK111 ,112 ,331 TK 211 TK 214, 811 Mua TSCĐ Thanh lí , nhượng bán TK 133 VAT TK 241 Xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao TK 411 Nhà nước cấp TSCĐ Nếu TSCĐ được đầu tư mua sắm bằng quỹ đầu tư phát triển hoặc nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản thì kế toán ghi thêm định khoản kết chuyển nguồn: Nợ TK 414 : quĩ đầu tư phát triển Nợ TK 441 : nguồn vốn đầu tư XDCB Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Theo hình thức NK-CT, các phát sinh tăng giảm TSCĐ được phản ánh ở các NK 1 ,2 ,4 , 5 ,9 , 10 tuỳ theo nguyên nhân phát sinh . Đối với các nghiệp vụ tăng TSCĐ, tuỳ theo hình thức tăng , kế toán phản ánh vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Vdụ: nếu mua trả ngay bằng tiền thì ghi vào NK 1 hoặc 2, nếu mua chịu thì ghi vào NK 5, vay để mua thì ghi vào NK 4 , nhận vố cấp bằng TSCĐ thì ghi NK 10 Đối với các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ như thanh lí, nhượng bán kế toán ghi vào NK 9 Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ NK 1,2 ,4, 5 ,10 NK 9 Thẻ TSCĐ BK 4, 5 NK 7 Sổ Cái TK 211 , 214 Báo cáo Tài Chính Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sơ đồ 7: Quy trình ghi sổ tổng hợp TSCĐ tại công ty Điện Cơ Thống Nhất 1.4. Kế toán khấu hao TSCĐ Tất cả các TS khi đưa vào sử dụng đều bị giảm giá trị hay còn gọi là hao mòn. Để thu hồi lại phần hao mòn của TSCĐ, kế toán tiến hành trích khấu hao TSCĐ. Đây là một biện pháp chủ quan trong quản lí . * Công ty Điện Cơ Thống Nhất áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Mức khấu hao được tính như sau : Mức khấu hao phải trích trong năm = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm 12 TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới tính khấu hao. TSCĐ giảm trong tháng này thì tháng sau mới thôi tính khấu hao. Từ đó công thức tính khấu hao cho tháng như sau : Mức khấu hao TSCĐ tháng N = Mức khấu hao TSCĐ tháng N-1 + Mức khấu hao TSCĐ tăng trong tháng N - Mức khấu hao TSCĐ giảm trong tháng N Công thức này là cơ sở để lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ TSCĐ sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp thì công ty không tính khấu hao mà chỉ tính hao mòn. * Để theo dõi tình hình hiện có , biến động tăng giảm khấu hao , kế toán sử dụng TK 214- Hao mòn TSCĐ. TK này phản ánh giá trị TSCĐ đã được khấu hao tại công ty. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 009- Nguồn vốn khấu hao , để theo sự biến động tăng giảm , và số hiện có của nguồn vốn khấu hao TSCĐ. Đay là TK ghi đơn. Kế toán công ty Điện Cơ Thống Nhất theo dõi khấu hao căn cứ vào đơn sử dụng TSCĐ. Hằng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao và tập hợp vào TK chi phí theo từng bộ phận sử dụng. Cuối quí, kế toán tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao làm căn cứ để xác định giá thành thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Người lập phải kí tên sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và nó trở thành chứng từ để ghi sổ kế toán. 2. Kế toán nguyên vật liệu : 2.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng tại công ty Điện Cơ Thống Nhất. Nó tham gia cấu thành nên sản phẩm. Định kì, phòng kế hoạch dựa vào nhu cầu sử dụng NVL tiến hành lập kế hoạch mua sắm NVL để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Phòng kế hoạch tiến hành mua vật tư thông qua lệnh mua vật tư được giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt. Trong quá trình nhập xuất NVL, kế toán sử dụng Hoá đơn mua hàng( hoá đơn GTGT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư,hàng tồn kho, Phiếu nhập kho... Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng khi thanh lí NVL thừa, phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng gia công chế biến. Sơ đồ 8: Qui trình luân chuyển chứng từ : Trách nhiệm luân chuyển chtừ Công việc thực hiện Người giao hàng Ban kiểm nghiệm Cbộ phòng kế hoạch Trưởng phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán HTK 1. Đề nghị được nhập 1 2. Lập biên bản kiểm nghiệm 2 3. Lập phiếu nhập kho 3 4. Kí phiếu nhập kho 4 5. Kiểm nhập hàng 5 6. Ghi sổ 6 7. Bảo quản lưu trữ 7 Người giao hàng ở đây có thể là người ngoài hoặc cũng có thể là cán bộ của công ty, đề nghị được nhập trên cơ sở chứng từ nguồn. Ban kiểm nghiệm có thể là người của phòng kế hoạch, nếu vật tư với số lượng ít nhập thường xuyên bởi một nhà cung cấp chất lượng đảm bảo thì công ty bỏ qua bước này. Cán bộ cung ứng căn cứ trên: hoá đơn mua hàng, phiếu kiểm nghiệm và một số giấy tờ liên quan đến vật tư để lập phiếu nhập kho. Sau đó cán bộ phòng kế hoạch chuyển phiếu nhập kho cho trưởng phòng kế hoạch kí. Sau khi nhận phiếu nhập kho , thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho cho số lượng hàng nhập. Định kì giao chứng từ cho phòng kế toán. Kế toán vật tư định kì nhận chứng từ từ thủ kho , định khoản trên phiếu nhập kho, ghi đơn giá tính thành tiền, ghi sổ tổng hợp và chi tiết HTK. Đối với nghiệp vụ xuất kho , căn cứ vào kế hoạch sản xuất,các phân xưởng lập định mức NVL gưỉ cho thủ kho yêu cầu thủ kho xuất NVL. Thủ kho căn cứ vào chứng từ hợp lệ, viết “Phiếu xuất kho” xuất vật tư đồng thời ghi vào thẻ kho. Phiếu này gồm 3 liên : liên 1 lưu tại quyển , liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó định kì chuyển cho kế toán vật tư. Sơ đồ 9: Qui trình xuất NVL Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Phân xưởng Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán HTK Lập ctừ xin xuất 1 Duyệt lệnh xuất 2 Lập phiếu xuất kho 3 Xuất hàng 4 Ghi sổ 5 Bảo quản, lưu giữ 6 2.2. Kế toán chi tiết NVL Để hạch toán chi tiết NVL, kế toán công ty Điện Cơ Thống Nhất sử dụng phương pháp “ Thẻ song song” , sơ đồ luân chuyển như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ 10: Qui trình hạch toán chi tiết NVL Hàng ngày, thủ kho sẽ theo dõi biến động N-X-T vật liệu về số lượng trên “Thẻ kho”, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị ở “Sổ kế toán chi tiết” cho từng loại NVL. Cuối tháng sẽ được tập hợp vào “Bảng tổng hợp N-X-T” Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất NVL, thủ kho sẽ thực hiện nhập xuất vật liệu về số lượng trên thẻ kho. Mỗi loại NVL được theo dõi trên một thẻ kho. Định kì sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán, căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi đơn giá tính thành tiền, kế toán NVL theo dõi cả về số lượng và giá trị trên sổ chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ xuất, kế toán chỉ theo dõi về số lượng trên sổ chi tiết.Đến cuối quí, tiến hành tính giá bình quân cho vật liệu xuất kho, kế toán mới tính ra giá trị xuất cho từng loại. Cuối quí, kế toán lập bảng tổng hợp N-X-T, tính ra số tồn cả về số lượng và giá trị, sau đó đối chiếu với thủ kho về số lượng. Đối chiếu với kế toán tổng hợp về số lượng và giá trị. 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL * Tính giá nhập – xuất NVL: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, NVL nhập kho được kế toán đánh gía như sau : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn( chưa thuế GTGT) + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua - Hàng mua trả lại Đối với NVL xuất, công ty xác định theo phương pháp bình quân cả kì ,kì tính giá là quí: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Giá đơn vị bình quân cả kì Giá đơn vị bình quân cả kì = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì Số lượng vật liệu tồn đàu kì và nhập trong kì * Hạch toán tổng hợp NVL: Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng TK: TK 152: Nguyên vật liệu TK 153: Công cụ dụng cụ Các TK này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm, số hiện có NVL, công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Các TK này được mở chi tiết như sau: 152 152 152 152 152 153 153 Sơ đồ 11