Tiểu luận Nhận thức về dịch vụ khách hàng, các biện pháp cần thiết để dịch vụ khách hàng thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh của Việt Nam

hay còn gọi là các nhân tố tiếp xúc. Các nhân tố này thường không liên quan nhiều đến nhau nhưng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng. Nó bao gồm: - Báo cáo về các chính sách trong dịch vụ khách hàng. Bản báo cáo này có được dựa trên: Nhu cầu khách hàng, hoạt động tổ chức của dịch vụ, nêu rõ ai là người báo cáo, báo cáo cần gửi đến những ai, bao lâu báo cáo một lần và tính khả thi của dịch vụ khách hàng. - Báo cáo về việc khách hàng sẽ nhận được các dịch vụ của công ty như thế nào: Bản báo cáo này giúp công ty giảm thiểu các hoạt động kinh doanh không mang lại lợi ích cho khách hàng, đảm bảo cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin cần thiết khi mua hàng của doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý là cần phối hợp hài hòa các hoạt động trong việc thực hiện một dịch vụ khách hàng. - Tính linh hoạt của hệ thống: Nhằm đối phó những biến động ngoài dự kiến. - Các dịch vụ quản lý: bao gồm đào tạo nhân lực, các hội thảo với khách hàng, bán hàng, đặt hàng,.... Hoạt động cung ứng dịch vụ trong bán: - Mức hết hàng trong khi: đây là nhân tố để đo lường tính sẵn có của hàng hóa, mức độ này cần được xem xét trên hai nhân tố là lượng sản phẩm cà nhu cầu của khách hàng. -Thông tin đặt hàng: những thông tin này luôn phải sẵn sàng đêt cung cấp cho khách hàng, yêu cầu mức độ chính xác, tin cậy và kịp thời về tình trạng hàng hóa - Thời gian đặt hàng: đây là tổng thời gian diễn ra từ các hoạt động đầu tiên của khách hàng trong quá trình đặt hàng cho đến khi hàng được giao cho khách hàng. - Chi phí đặt hàng: đây là nhân tố nhận được sự quan tâm đặc biệt, nếu chi phí này càng cao thì thời gian đặt hàng càng được rút ngắn - Vận chuyển hàng: Vận chuyển hàng trong bán lẻ đảm bảo hàng hóa không bị thiếu hụt giữa các điểm bán, hàng hóa luôn cân bằng trong hệ thống và vận chuyển hàng hóa đến tận tay khách hàng kịp thời trong thời gian ngắn nhất. - Cụ thể hóa các thành phần trong đơn đặt hàng: đây là việc xác định chính xác các thành phần của một đơn đặt dàng của khách hàng như: số lượng, hình thức thanh toán,... - Mức độ thuận tiện đặt hàng: đây là những khó khăn mà khách hàng gặp phải trong quá trình đặt hàng, doanh nghiệp cần tăng cường tiếp xúc để giảm thiểu những sai sót trong quá trình đặt hàng. - Trợ cấp sản phẩm: đây thực chất là sự thay thế khi một sản phẩm khách hàng đặt mya mà không có với một sản phẩm khác có hất lượng tốt hơn hay có kích cỡ kahcs. Hoạt động sau bán: đay là các nhân tố hỗ trợ sản phẩm sau khi bán bao gồm: Lắp đặt, bảo hành, thay thế và sửa chữa. Những nhân tố này có thể được coi như các nhân tố trong tiếp xúc khách hàng. Trong hoạt động này công ty cần đảm bảo nhân viên bảo hành, phụ tùng thay thế... luôn sẵn sàng. Theo dõi, giám sát sản phẩm. Hoạt động này giúp công ty kịp thời phát hiện những sai hỏng về sản phẩm do sơ xuất tránh khiếu nại từ khách hàng. Các thông báo kiến nghị phản hồi từ phía khách hàng: các công ty cần thu thập các thông tin về sản phẩm và phản hồi từ phía khách hàng để có sự điều chỉnh kịp thời trong những hoạt động của mình. Sản phẩm thay thế tạm thời: đây là nhân tố cuối trong dịch vụ khách hàng, là dịch vụ đưa ra trong khi khách hàng chờ đợi để nhận sản phẩm mà mình mua hoặc để nhận lại sản phẩm mà mình sửa chữa bảo hành. * Với doanh nghiệp sản xuất dịch vụ khách hàng được chia làm 2 nhóm: - Dịch vụ khách hàng chính yếu: là nhóm dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp thường xuyên cho khách hàng , thường là dịch vụ mà doanh nghiệp có ưu thế về nguồn lực và mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Dịch vụ phụ: là nhóm dịch vụ không được doanh nghiệp cung cấp thường xuyên, hạn chế về nguồn lực, được sử dụng để tăng tính linh hoạt. * Ngoài ra dịch vụ khách hàng còn được cung ứng theo đặc trưng tính chất dịch vụ, chủ thể thục hiện, ... b. Chỉ tiêu xác đinh tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng. - Mức tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng (Customer service standards) cho biết khả năng doanh nghiệp có thể đáp ứng được các yêu cầu về dịch vụ khách hàng ở ngưỡng giới hạn nào hay mang lại bao nhiêu % sự hài lòng cho khách hàng. Đây là chỉ tiêu tổng quát đo lường sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng. - Tần số thiếu hàng(stockout frequency). Cho biết số lần thiếu bán hàng hóa trong một đơn vị thời gian. - Tỷ lệ đầy đủ hóa( Fill Rate): Thể hiện qua tỷ lệ phần trăm hàng hóa thiếu bán trong một đơn vị thời gian hoặc một đơn hàng. - Tỷ lệ hoàn thành các đơn hàng(Orders shipped complete): Cho biết số đơn hàng hóa thành thành trên tổng số đơn hàng ký kết trong một đơn vị thời gian, thường là một năm hoặc một quý. - Tốc độ cung ứng (Speed): Khoảng thời gian thực hiện một đơn đặt hàng tính từ khi khách hàng trao đơn đặt hàng đến khi khách hàng nhận đơn đặt hàng.(lead time). - Độ ổn định thời gian đặt hàng(Consistency): Dao động của khoảng thời gian đặt hàng bình quân. - Tính linh hoạt( Flexibility): Cho biết khả năng thích nghi với các nhu cầu dịch vụ khách hàng đặc biệt và sự thay đổi của khách hàng. - Khả năng sửa chữa các sai lệch( Malfuntion Recovery): Mức độ tiếp thu và sửa chỉnh những sai sót tác nghiệp với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. - Độ tin câyh dịch vụ( Reliability): Sự tin tưởng, uy tín của dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp đối với khách hàng. 1.4.Quá trình thực hiện đơn hàng. * Hình thành đơn hàng(Order preparation) là hoạt động thu nhập những yêu cái về hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng. Việc truyền tin này có thể được khách hàng hoặc người bán điền thông tin trực tiếp vào mẫu đơn đặt hàng; điện thoại trực tiếp cho nhân viên bán hàng, hoặc lựa chọn từ những mẫu đơn đặt hàng trong máy tính. * Truyền tin về đơn hàng( Order transmittal) là truyên tải yêu cầu đặt hàng từ nơi tiếp nhận tới nơi xử lý đơn hàng. Có hai cách để chuyển đơn đặt hàng : chuyển bằng sức người và chuyển bằng phương tiện điện tử. * Tiếp nhận đơn hàng( Order entry): Tiếp nhận đơn hàng là một hoạt động diễn ra trước khi thực hiện một đơn đặt hàng. Nó bao gồm các bước: - Kiểm tra độ chính xác của các thông tin đặt hàng như mô tả về sản phẩm, số lượng, giá cả. - Kiểm tra tính sẵn có của những sản phẩm đặt hàng - Chuẩn bị văn bản từ chối đơn đặt hàng, nếu cần. - Kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng. - Sao chép thông tin đặt hàng. - Viết hóa đơn. * Thực hiện đơn hàng( Order filling) gồm những hoạt động: - Tập hợp hàng hóa trong kho, sản xuất hoặc mua. - Đóng gói để chuyển. - Xây dựng chương trình giao hàng. - Chuẩn bị chứng từ vận chuyển. * Thông báo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng(Order status reporting): Hoạt động này không ảnh hưởng đến tổng thời gian thực hiện đơn hàng. Nó cam kết rằng một dịch vụ khách hàng tốt đã được cung ứng thông qua việc duy trì thông tin cho khách hàng về bất cứ sự chầm trễ nào trong quá trình đặt hàng. Bao gồm: - Theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng. - Thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng. 1.5. Tác động của thời gian đáp ứng đơn hàng đến chất lượng dịch vụ khách hàng. - Thời gian đặt hàng: phụ thuộc vào phương thức đặt hàng, bao gồm khoảng thời gian mà người bán và các điểm tiếp nhận đơn hàng giữ lại đơn hàng trước khi chuyển nó và khoảng thwoif gian mà đơn hàng được chuyển đi. Các phương thức đặt hàng tiên tiến sẽ cho phép rút ngắn khoảng thời gian này. - Thời gian tập hợp và xử lý đơn đặt hagnf xảy ta đồng thời. Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển và kiểm tra dự trữ có thể được thực hiện trong khi hoạt động tập hợp đơn đặt hàng đang được tiến hành - Thời gian bổ xung dự trữ: Khả năng dự trữ cũng có ảnh hưởng đến thời gian thực hiện đơn hàng, thông thường dự trữ tịa kho sẽ được sủ dụng. Khi dự trữ trong kho khoog còn, cần tiến thàng bổ xung dự trữ bằng các đơn đặt hàng kết tiếp hoặc tiến hành sản xuất. - Thời gian vận chuyển và giao hàng. Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàng được đặt trwn phương tiện vận tải để di chuyển đến thời điểm nó được nhận và dỡ xuống tại địa điểm của người mua. 2. Thực trang dịch vụ khách hàng tại Việt Nam. Dịch vụ khách hàng trong các công ty thương mại. Dịch vụ khách hàng hoàn hảo là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dịch vụ khách hàng hoàn hảo là tât cả những gì có thể đem khách hàng quay trở lại với doanh nghiệp. Do đó việc cung cấp dịch vụ khách hàng là một công việc bắt buộc cần phải có. Dịch vụ khách hàng hoàn hảo sẽ từng bước tập hợp được một lượng không nhỏ khách hàng trung thành, từ đó tạo ra lợi nhuận, bởi vì khi các khách hàng hài lòng, họ không chỉ mua nhiều hơn mà còn mua thường xuyên hơn. Với việc cung cấp dịch vụ khách hàng trong các công ty thương mại thường được chia làm 3 hoạt động: trước, trong và sau bán. Trong xu thế kinh doanh hiện tại, khi mà sự chênh lệch về chất lượng, mẫu mã sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng được thu hẹp thì sức cạnh tranh của bản thân sản phẩm không mang tính quyết định nữa. Con "át chủ bài" đã dần chuyển hướng sang chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng bởi lẽ, các thượng đế hiện nay không chỉ muốn mua sản phẩm tốt, rẻ mà còn mong muốn được hưởng chất lượng dịch vụ hậu mãi, bảo hành tốt nhất, chuyên nghiệp. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp nhỏ, với nguồn vốn và nhân lực hạn chế, khi muốn phát huy lợi thế của mình, thường nghĩ đến khả năng cá biệt hoá dịch vụ khách hàng. Mục đích của phương châm này là đem lại cho khách hàng cảm giác đặc biệt, được trân trọng. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi bởi cảm giác được làm “khách hàng duy nhất” sẽ dễ thúc đẩy khách hàng quay trở lại mua hàng, tiêu dùng nhiều hơn và giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp tới bạn bè và người thân. Một khảo sát mới đây với 15 tổ chức tài chính lớn ở Hà Nội cho biết, hầu hết các doanh nghiệp đều có kế hoạch đầu tư Hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Trong đó, có tới 60% có kế hoạch xây dựng trong vòng 6 tháng tới, 30% đặt kế hoạch thực hiện trong vòng 1 năm tới và khoảng 10% còn lại cũng lên kế hoạch đầu tư trong 2 năm tới. Khảo sát này còn đưa ra thông tin đáng chú ý là có khoảng 70% các tổ chức tài chính có dự kiến sẽ thuê ngoài (outsourcing) dịch vụ chăm sóc khách hàng. *Cung cung cấp dịch vụ khách hàng trước bán. Việc cung ứng dịch vụ khách hàng trước khi bán của các doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo khách hàng mới đồng thời duy trì sự quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm và doanh nghiệp. Trong đó việc cung cấp thông tin về sản phẩm đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay cac công ty có rất nhiều cách thông tin về sản phẩm của mình đến khách hàng trước khi bán trong đó việc thông tin qua quảng cáo vẫn là hình thức được nhiều công ty lớn sử dụng nhất. Nhưng việc thông tin qua quảng cáo quản cáo qua truyền hình đang ngày càng giảm hiệu quả của nó. Theo đanh giá đến năm 2010, quảng cáo kiểu truyền thống trên truyền hình sẽ chỉ hiệu quả bằng 1/3 so với thời điểm năm 1990. Ngoài ra, các loại hình quảng cáo truyền thông khác cũng sẽ không có được mức độ hiệu quả như trước đây. Trong một điều tra được thực hiện vào năm 2006, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng, chỉ có 53% người tiêu dùng cho biết họ tin rằng quảng cáo là một cách tốt để biết thông tin về các sản phẩm mới. Tỷ lệ này đã giảm mạnh so với mức 78% vào năm 2002. Đó không phải là do có ít người xem quảng cáo hơn mà trên thực tế, loại hình quảng cáo tìm cách kiểm soát hành vi người tiêu dùng đã trở thành một thứ gì đó phiền toái với họ, trong khi môi trường truyền thông hiện nay đem đến cho họ những lựa chọn không giới hạn. Trong khi thông tin sản phẩm qua quảng cáo trên các phương tiện truyền hình đang ngày một giảm đi lợi thế thì việc thông tin về sản phẩm qua internet lại chứng tỏ được ưu điểm của nó. Một nghiên cứu của Công ty IDC cũng cho biết trong vòng bốn năm tới số người sử dụng Internet tại Việt Nam sẽ lên tới con số 27 triệu, nói cách khác cứ ba người dân thì sẽ có một người sử dụng Internet. Vì thế việcquảng cáo qua internet sẽ giúp sản phẩm tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Internet không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khâu quảng cao mà còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp nhắm chính xác vào khách hàng của mình, và giúp họ tiến hành quảng cáo theo đúng với sở thích và thị hiếu của người tiêu dùng. Một quảng cáo trên mạng được truyền tải 24/24 giờ một ngày, cả tuần, cả năm. Hơn nữa, chiến dịch quảng cáo có thể được bắt đầu cập nhật hoặc huỷ bỏ bất cứ lúc nào. Trong kinh tế toàn cầu suy thoái nhưng quảng cáo trực tuyến ở Việt Nam vẫn tăng trưởng trung bình 120-150%/năm. *Dịch vụ khách hàng trong và sau khi bán. - Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán Call centre.Xã hội càng hiện  đại, trong mối quan hệ bán - mua, người tiêu dùng được phong ngôi “thượng đế”, được săn đón, hứa hẹn phục vụ như một ông hoàng.Cùng với chiến dịch chăm sóc, hậu mãi, các doanh nghiệp thường lập nên đường dây nóng/tổng đài để bất cứ khi nào khách hàng gặp sự cố về dịch vụ, sản phẩm hay muốn góp ý gì đều có thể nhấc máy alo ngay lập tức.Các đường dây nóng/tổng đài được lập nên với mục đích ban đầu hết sức tốt đẹp: để doanh nghiệp lắng nghe, chăm sóc khách hàng nhưng rồi có mục sở thị, có tự  tay nhấc máy alo khi gặp chuyện mới thấy được vô  số bi hài.Nhấc máy lên, rõ là trong giờ hành chính , số cũng đúng nữa này, kiểm tra đi kiểm tra lại đến 4 - 5 lượt cơ mà nhưng mà sao lại toàn tiếng tút tút ngăn ngắn. Một lần không được, gọi thử lần hai, rồi lại lần ba, ít ra thì cũng đỡ tốn công hơn đến tận nơi.Có đường dây nóng đã trở thành nguội lạnh nên khi gọi đến chỉ thấy lời chào tự động và giai điệu diết da êm ái của nhạc chờ và sau đó cuộc gọi tự động ngắt kết nối. Mà đó là đường dây nóng của một thương hiệu sữa khác khá uy tín đã vào Việt Nam nhiều năm. Gọi năm mười lần  được một cuộc, có khi gọi được rồi đang nói say sưa cuộc gọi gián đoạn, lại đâm nghi ngờ không biết do đường truyền nhà mạng hay tại mình nói mà người ta không muốn nghe. Thế  nên người tiêu dùng mới bảo nhìn thấy số đường dây nóng của doanh nghiệp thì không có cảm giác tin tưởng chút nào. Gọi đến thì như đánh xổ số, hú họa thì có người bắt máy còn lại là toàn trượt. Giờ thì khách hàng lại nghĩ hay tại số tiền mình trả cho dịch vụ, sản phẩm ít quá, không đủ cho doanh nghiệp duy trì một đường dây nóng nên ra nông nỗi ấy chăng? Có những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đầu số và dịch vụ  game online chớp ngay lấy nhu cầu cần được lắng nghe, tư vấn của khách hàng về dịch vụ của chính công ty mình cung cấp để kinh doanh. Đường dây nóng của họ thu cước 3.000 đồng/ phút, hỗ trợ 24/24h giống như dịch vụ tư vấn 1080. Nhưng đếm phút trả tiền thì sòng phẳng còn đường dây nóng thì lại luôn trong tình trạng khó liên lạc, đặc biệt trong những lúc dịch vụ do doanh nghiệp, công ty cung cấp gặp trục trặc. Đó là chưa kể đến việc người dùng được “mời” nghe những giai điệu êm tai trong lúc chờ được kết nối với tổng đài viên và không gặp được vẫn bị tính tiền nghe nhạc. Miễn phí hay tính phí đường dây nóng chăm sóc khách hàng, người dùng đều chấp nhận cả tuy nhiên, hình như chỉ có “thượng đế” mới cần tới công ty, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ còn không có chiều ngược lại hay cái giá của sự lắng nghe trong thời buổi hiện đại quá là đắt? Cái thương hiệu  được đánh bóng sáng choang đã bắt đầu rạn vỡ vì niềm tin cạn dần sau những tiếng tút tút vô nghĩa của đường dây nóng chăm sóc khách hàng. Đường dây nóng/ tổng đài chăm sóc khách hàng là "cổng" tiếp đón trước tiên của nhà sản xuất, cung cấp dịch vụ, là nơi đầu tiên người dùng tìm đến nhưng dường như rất nhiều nhà sản xuất, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam đang mải trang hoàng trụ sở chính cho lộng lẫy, rực rỡ và bắt mắt mà bỏ hoang cái cổng tiếp đón này. -Dịch vụ giao hàng tận nhà. Dịch vụ giao nhận hàng hóa Trung Quốc tại Việt Nam. Hiện nay hàng hóa Trung Quốc đang tràn ngập trên thị trường Việt Nam một phần cũng vì dịch vụ Trung Quốc đáp ứng khá tốt nhu cầu khách hàng.Các dịch vụ như cung cấp catalogue, trang web đã tạo điều kiện cho khách dễ lựa chọn, thậm chí có thể đặt hàng từ Việt Nam. Việc thêm bớt chi tiết hoặc muốn gắn nhãn hiệu nổi tiếng nào lên sản phẩm cũng được đáp ứng. Điều này khiến khách hàng Việt Nam thấy thuận tiện cho kinh doanh của mình. Sau khi chọn xong mẫu khách có thể đặt hàng ngay tại chỗ, thậm chí với số lượng nhỏ từ 10 sản phẩm. Cũng có thể đi xuống hàng loạt nhà máy bao quanh thành phố để đặt hàng. Linh hoạt trong kinh doanh là điều làm khách hài lòng, đặt hàng số lượng ít nhưng là khách quen cũng tính giá như số lượng 100 sản phẩm. Nếu khách đã từng mua hàng một lần, chỉ việc đặt tiền cọc và khi nhận hàng thì thanh toán toàn bộ. Dịch vụ vận chuyển có bao trọn gói từ A đến Z. Đường dây vận chuyển thường bắt đầu từ các đầu nậu Việt Nam, chọn một nơi nhận làm dịch vụ khi qua Trung Quốc sẽ có người phiên dịch dắt đi cùng đi chọn hàng. Sau đó người phiên dịch có thể kiểm tra hàng khi hoàn thành và giao cho dịch vụ vận chuyển và hàng sẽ vận chuyển về Việt Nam theo địa chỉ yêu cầu trong vòng 7 - 20 ngày. Giá vận chuyển cộng thêm thuế qua cửa khẩu theo dạng tiểu ngạch khoảng 20 - 30% giá trị lô hàng. Tất nhiên thuế này là thuế theo dạng lách luật. Nếu tính đúng thuế đã từ 35 đến 40% chưa kể phí vận chuyển, chính vì thế hàng có giá rẻ hơn các hàng nhập chính thức.  Trong khi đó việc giao hàng tận nhà ở Việt Nam hiện nay được thực hiện chủ yếu bởi các doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ. Dịch vụ giao hàng tận nhà bằng xe gắn máy cho khách có hóa đơn mua hàng trên 200.000 đồng của một số hệ thống siêu thị được tổ chức khá ấn tượng với chất lượng dịch vụ khá tốt 3.Các biện pháp để dịch vụ khách hàng trở thành công cụ cạnh tranh. * Chú trọng dịch vụ chăm sóc khách hàng qua điện thoại: các công ty phải làm nóng dần lên các đường dây nóng và sử dụng nó theo đúng nghĩa các đường dây nóng khai thác nó như một công cụ hữu hiệu lắng nghe thấu hiểu nhu cầu khách hàng. *Đào tạo kỹ năng dịch vụ khách hàng cho nhân viên của doanh nghiệp như các kỹ năng: _Giải quyết vấn  đề: Các chuyên gia trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng đều rất nhanh nhạy. Họ có các kỹ năng cần thiết để nhanh chóng phân tích tình hình và quyết định cần làm gì để giải quyết vấn đề sao cho khách hàng hài lòng nhất. - Thực sự lắng nghe: Bạn không thể giúp đỡ một khách hàng trừ  khi bạn lắng nghe và thấu hiểu những gì họ  nói, nhờ đó bạn sẽ có phản ứng phù hợp. Lắng nghe là một bước quan trọng trên con đường xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và với các đồng nghiệp. Việc lắng nghe (chứng tỏ bằng cách nhìn vào mắt khách hàng và có các phản ứng phù hợp) cho thấy rằng bạn quan tâm đến những gì khách hàng đang nói, rằng bạn thông cảm với hoàn cảnh và yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, từ việc lắng nghe tưởng chừng đơn giản đó, bạn sẽ biết được những thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng tốt hơn. - Giải quyết phàn nàn: Khi một khách hàng phàn nàn, anh ta không chỉ muốn có người nghe mình nói, mà còn cần người giải quyết vấn đề của mình một cách khẩn trương nhất. Bạn cần phải nhanh chóng tìm ra cách khắc phục tình huống để người khách càu nhàu ấy trở về nhà với một nụ cười hài lòng. - Mạo hiểm vì khách hàng : Bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc làm bất cứ điều gì cần thiết ngay lập tức để chăm sóc khách hàng – vì sự  hài lòng của khách hàng chứ không phải vì công ty. Do vậy, đôi khi bạn rơi vào tình huống buộc phải vi phạm một số các quy định của công ty. Nhưng mặt khác, hành động này sẽ làm cho bạn nổi bật hơn so với các đồng nghiệp của mình. Mọi người sẽ biết đến bạn với tư cách là một người sẵn sàng “mạo hiểm” để làm hài lòng khách hàng. - Xin lỗi: Ngay cả  khi không phải là người chịu trách nhiệm, bạn vẫn nên thay mặt công ty đứng ra xin lỗi và làm bất cứ điều gì cần thiết để giải quyết vấn đề giúp khách hàng. Bạn không thể để cho tính sĩ diện “ngáng chân” hay cố đổ lỗi cho người khác. - Hãy làm cho khách hàng cảm thấy họ được tôn trọng: Có những điều nhỏ bé nhưng lại mang nhiều ý nghĩa. Hãy đón khách hàng với một nụ cười trên môi, gọi tên họ và đi tới đón họ để tạo mối quan hệ thân thiện và vững chắc. Các nghiên cứu cho thấy, mọi người quyết định chọn địa điểm mua hàng hoàn toàn dựa trên những mối quan hệ cá nhân. Chất lượng các mối quan hệ cá nhân đó sẽ khiến khách hàng quay lại với bạn. *Quy trình gồm 5 bước mà Vietnamlearning giới thiệu dưới đây có thể giúp các công ty đương đầu với những tình huống khó khăn với những khách hàng khó tính trong dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất:  Bước 1 – Hoạch định chiến lược  Bạn sẽ hoạch định một chiến lược như thế nào? • Xây dựng và phát triển một mục tiêu cho hoạt động giao tiếp trong công ty. Bạn muốn những kết quả sau cùng như thế nào? (giữ chân các khách hàng, giải quyết một vấn đề nào,…).  • Nhận ra những giới hạn và khả năng của bạn: Bạn có thể làm được hay cung cấp những gì cho các khách hàng của bạn? Bạn không thể làm được những gì cho khách hàng bởi chính sách, quy định của công ty hay các lý do kinh doanh khác?  • Chuẩn bị sẵn sàng bằng việc nhận ra những vấn đề chung và các giải pháp thành công.  Chiến lược dịch vụ khách hàng của bạn nên hướng tới một giải pháp có thể giúp ích hiệu quả nhất cho cả công ty bạn và khách hàng. Nếu bạn thành công, bạn sẽ níu giữ được khách hàng, vượt mọi mong đợi của khách hàng, và đưa ra cho khách hàng một cảm giác thoả mãn để họ sẽ tiếp tục gắn kết với công ty bạn trong tương lai.  Bưới 2 – Thể hiện sự cảm kích  Thể hiện sự cảm kích luôn vô cùng quan trọng nhằm xử lý êm đẹp các tình huống khó khăn trong dịch vụ khách hàng. Bạn hãy sử dụng các câu giao tiếp kiểu như “Tôi hiểu quý vị cảm nhận như thế nào”, “Tôi hiểu”, “Tôi xin lỗi”, “Tôi rất lấy làm tiếc”, “Tôi có thể hiểu cách mà quý vị cảm nhận” để các khách hàng cảm thấy họ được lắng nghe và chúng ta đang tôn trọng họ. Thật hữu ích nếu chúng ta chủ động tiến lên bằng việc giúp đỡ khách hàng giải toả sự cáu giận và đặt bản thân chúng ta vào cương vị của khách hàng.  Bước 3 – Làm rõ vấn đề  Đôi khi chúng ta mắc sai lầm trong việc giải quyết các khó khăn vướng mắc phát sinh bởi vì chúng ta dựa trên những gì bản thân suy nghĩ và nhận xét lời nói của khách hàng. Bước thứ ba này của Quy trình 5 bước sẽ cho phép chúng ta làm rõ các thông tin, qua đó hiểu được những mối quan tâm thực sự của khách hàng. Bạn có thể làm rõ vấn đề theo một số cách thức như:  • “Những gì tôi nghe và hiểu được từ phía anh là … không biết có đúng vậy không?” • “Anh có thể nói thêm cho tôi về việc …..?” • “Tôi có thể giúp anh như thế nào….?” • “Anh mong đợi mọi chuyện sẽ như thế nào…?”.  Việc làm rõ vấn đề sẽ đưa chúng ta tới một giải pháp thích hợp theo một cách thức hiệu quả hơn.  Bước 4 – Đưa ra một cách thức giải quyết vấn đề  Bước thứ tư là đưa ra một giải pháp. Việc đưa ra cũng như giới thiệu một giải pháp không phải là một thách thức khó khăn nếu bạn thực hiện chuẩn xác cả ba bước trên. Khi chúng ta đưa ra một giải pháp, chúng ta mong muốn giải thích một cách cụ thể chúng ta sẽ làm những gì cho khách hàng. Chúng ta cũng có thể đưa ra một số giải pháp khác nhau cho khách hàng lựa chọn. Chú ý rằng: Như những gì đã thảo luận tại Bước 1: Hoạch định chiến lược, điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ những giới hạn cũng như khả năng của bạn - bạn có thể làm được những gì và không thể làm được những gì cho các khách hàng.  Bước 5 – Kiểm tra  Việc kiểm tra chính là cơ hội của chúng ta nhằm đảm bảo rằng khách hàng đã hoàn toàn thoả mãn và cảm thấy vui vẻ với giải pháp đã được đưa ra.  Bạn có thể kiểm tra lại theo một số cách thức như: • “Việc đó nghe như thế nào?” • “Anh nghĩ gì về việc này?” • “Anh có đồng ý với tôi?” • “Việc đó có ý nghĩa với anh không?” • “Việc đó có đúng với những gì anh yêu cầu không?” • “Việc đó có khiến anh cảm thấy thoải mái không?” Tuỳ thuộc vào  các phản ứng từ phía khách hàng, chúng ta có thể phải thực sự lặp đi lặp lại nhiều lần cả 5 bước trên theo tuần tự từng bước một trong quá trình giao tiếp với một khách hàng. Bằng việc giảm bớt sự xung đột và cởi mở trong đối thoại với khách hàng, quy trình 5 bước sẽ giúp bạn tránh khỏi rơi vào những cuộc cãi vã không hiệu quả. Nó cũng sẽ trợ giúp bạn rất nhiều trong việc tạo ra cho khách hàng những cảm giác và trải nghiệm thoải mái nhất khi giao dịch mua bán với công ty bạn *Một số biện pháp của các công ty nước ngoài trong dịch vụ giao nhận hàng. Kinh nghiệm từ các công ty ở Mỹ cho thấy rằng, để  đảm bảo việc giao nhận hàng hiệu quả, đầu tiên các doanh nghiệp phải tăng cường số hóa (digitalize) việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, báo cáo tình trạng làm hàng đến khâu giao hàng cho khách. Cần hạn chế tối đa việc trao đổi thông tin bằng giấy tờ theo cách truyền thống. Kế đến, doanh nghiệp phải khai thác tối đa và hiệu quả cơ sở vật chất hiện hữu. Nếu công ty đã có một hệ thống nhiều kho hàng ở nhiều địa điểm thì phải thiết lập hệ thống thông tin sao cho thông tin đơn hàng của khách sẽ tự động chạy về kho hàng gần nhất (dựa trên địa chỉ giao hàng của khách). Trong thời gian đầu, khi quy mô của mảng bán hàng trực tuyến chưa lớn, doanh nghiệp nên để bộ phận xử lý đơn hàng theo kênh truyền thống đảm nhiệm luôn việc thực hiện những đơn hàng trực tuyến. Nếu cần thiết thì tăng thêm người chứ không nê