Tiểu luận Quy trình thẩm định thiết kế và thanh tra tổ chức

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TIỂU LUẬN Mơn: Phân tích và Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ VÀ THANH TRA TỔ CHỨC Giảng viên : GS-TS. Bùi Thế Vĩnh Người thực hiện : Nguyễn Quang Vinh Lớp cao học : Khĩa 11C TP. Hồ Chí Minh, năm 2008 Khái niệm về thiết kế tổ chức Như chúng ta đã biết, cơ cấu và xác định cơ cấu của tổ chức là một trong những nội dung quan trọng nhằm bảo đảm để tổ chức hoạt động có hiệu quả. Xác định cơ cấu tổ chức tốt nhất trong các điều kiện cụ thể đã được các nhà quản lý coi đó là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tổ chức. Nhiều tổ chức cả trong khu vực tư nhân và nhà nước đã coi việc thiết kế lại tổ chức là một trong những nỗ lực, cố gắng để tạo ra được một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện mới. Cơ cấu tổ chức là một trong những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, nhưng không có một cơ cấu tổ chức trong một cấu hình chung phù hợp với mọi tổ chức. Mỗi loại cơ cấu tổ chức như đã nêu trên đều có tính hai mặt: Ưu điểm và hạn chế. Nhà thiết kế phải làm sao khai thác được tối đa những lợi thế mô hình để tạo cho tổ chức một “cấu hình riêng”. Một tổ chức sẽ không đạt được kết quả hoạt động tối ưu nếu như họ luôn giữ một cơ cấu để có sẵn khi môi trường đó tổ chức tồn tại, vận động và phát triển, đang thay đổi. Thiết kế tổ chức (bao gồm cả thiết kế mới và thiết kế điều chỉnh) là tạo ra được một cơ cấu tổ chức phù hợp với những gì thay đổi đối với tổ chức như: Môi trường bên ngoài, chiến lược phát triển tổ chức; quy mô tổ chức; công nghệ được sử dụng. Điều quan tâm của thiết kế tổ chức không chỉ là tạo ra cơ cấu – tức phân chia các hoạt động và hình thành các bộ phận mà quan trọng hơn là xác định các mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận đó với nhau. Sản phẩm của thiết kế tổ chức chính là một sơ đồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận đó với nhau. Thông qua sơ đồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ càng có thể tìm kiếm được những yếu tố chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức để điều chỉnh. Nét đặc trưng chung của việc thiết kế cơ cấu tổ chức đó đều xoay quanh 5 yếu tố quan trọng sau: Phân công lao động. Đó là quá trình hình thành các công đoạn khác nhau để thực thi một công việc, tạo ra một sản phẩm và các công đoạn đó được trao cho mỗi một người cụ thể với mức độ chuyên môn hoá cao. Thống nhất chỉ huy. Đây là một trong những nguyên tắc được quan tâm khi thiết kế. Mỗi cấp dưới chỉ nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên trực tiếp và chỉ có một người trực tiếp phải báo cáo và chịu trách nhiệmtrước người đó. Quyền hạn và trách nhiệm. Đó là quyền của những người ở từng vị trí trong tổ chức được quyền làm (đưa ra các quy định) và những người khác phải tuân thủ. Trong khi đó trách nhiệm là những gì người nắm giữ vị trí đó phải làm. Không gian kiểm soát. Tức khả năng kiểm soát hoạt động của các đầu mối cấp dưới. Phân chia thành các bộ phận. Phân chia thành các bộ phận tuỳ thuộc vào mục đích, chức năng, sản phẩm, khách hàng. Ngoài 5 nội dung mang tính truyền thống phải quan tâm trong thiết kế tổ chức, cách thức tiếp cận mới trong thiết kế tổ chức cần quan tâm đến một số yếu tố sau: Môi trường trong đó tổ chức tồn tại. Môi trường được chia thành hai nhóm yếu tố: môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Môi trường bên trong của một tổ chức bao gồm những yếu tố như con người, công nghệ, nhiệm vụ và chính bản thân cơ cấu tổ chức. Môi trường bên trong này biểu hiện những điểm mạnh, yếu của tổ chức. Đồng thời thể hiện mục tiêu, mục đích, giá trị của tổ chức. Môi trường bên ngoài của tổ chức có thể là những yếu tố về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội. Các yếu tố này tạo nên cơ hội, thách thức đối với từng tổ chức. Môi trường bên trong, bên ngoài của tổ chức luôn thay đổi và đó cũng chính là nguyên nhân đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải có những sự thay đổi. Quy mô của tổ chức quyết định việc lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý. Tổ chức càng lớn, mức độ chuyên môn hoá, sự phân biệt giữa các nhóm theo cơ cấu ngang, thẳng đứng sẽ khác với tổ chức nhỏ. Công nghệ: Mỗi tổ chức sử dụng các loại công nghệ khác nhau để biến đổi các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra (sản phẩm). Mỗi một loại công nghệ sản phẩm như: Sản phẩm đơn chiếc, sản xuất theo dây truyền, tự động hoá cao, sản phẩm mang tính cơ khí hay thủ công. Thiết kế và các nhà thiết kế phải nghiên cứu 8 yếu tố trên, đặc biệt các nhóm yếu tố có mức độ biến đổi cao để có được mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý. Các cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước chịu sự tác động rất lớn của các yếu tố môi trường do tính quy mô của các tổ chức hành chính. Do đó, yếu tố môi trường luôn là thách thức đối với các nhà thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước. Quy trình thẩm định thiết kế tổ chức: Những cơ quan có thẩm quyền về công tác tổ chức của Đảng và Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện quy trình thẩm định, một mặt nhằm ngăn ngừa xu hướng phình to quy mô và cơ cấu, mặt khác với một quy trình đơn giản, chặt chẽ mỗi khi thông qua, phê duyệt việc thành lập một cơ quan mới, đổi mới, cải tiến sáp nhập, chia tách hoặc xóa bỏ mọt cơ quan hành chính hiện có. Quy trình thẩm định thiết kế tổ chức như sau: Một là: Thẩm định tính pháp lý. Dựa vào các văn bản hiện hành, đặc biệt là Hiến pháp, Luật Tổ chức Quốc hội, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Tòa án nhân dân, Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uûy ban nhân dân, Luật Lao động, Chế độ tiền lương, Pháp lệnh Cán bộ công chức: Tùy theo cấp độ tổ chức mà có nội dung thẩm định thích hợp. Những văn bản nói trên tạo lập “khung tổ chức tổng quát” của cơ quan hành chính Nhà nước cũng như địa vị pháp lý, nhiệm vụ, thẩm quyền người đứng đầu tổ chức. Đứng trên phương diện lý luận và thực tiễn tổ chức, thì tổ chức là công cụ của người lãnh đạo, quản lý, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện mục tiêu được giao cho tổ chức đó theo luật định. Hai là: Thẩm định tính khoa học Những luận đề mới về lý thuyết tổ chức có vai trò lớn trong quá trình thay đổi tư duy, thái độ, tiếp thu kiến thức và kỹ năng tổ chức không chỉ co những người đứng đầu tổ chức mà cả đối với các thành viên trong tổ chức. Một bản thiết kế tổ chức có tính khoa học là vận dụng được những thành tựu mới của khoa học tổ chức: - Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. - Tách bạch chức năng quản lý nhà nước, chức năng sản xuất – kinh doanh và tổ chức cung ứng dịch vụ công. - Tách bạch hoạch định chính sách, thực thi công vụ, giám sát và dịch vụ công. - Rành mạch chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, thẩm quyền Tỉnh, Huyện, Xã. - Hoạt động Chính phủ hoạt động hành chính mang tinh thần kinh doanh, thúc đẩy tăng trưởng và phát triển bền vững với 10 nguyên tắc mới (lái thuyền chứ không chèo; tăng quyền lực cho cộng đồng; khuyến khích cạnh tranh; kiếm được các nguồn lực; đầu tư vào phòng ngừa hơn là xử lý tư vấn đề đã nảy sinh; phân quyền; đề cao sứ mệnh; cấp vốn cho kết quả chứ không phải cho đầu vào; thỏa mãn nhu cầu cho người tiêu dùng). - Đội ngũ công chức trong bộ máy là những người vị tha, chính trực, khách quan, trách nhiệm báo cáo, công khai, trung thực, công bằng. - Đổi mới kỹ thuật thông đạt, tiếp xúc trực tiếp không qua khâu trung gian. Ba là: Thẩm định tính hiệu lực, hiệu quả. - Hiệu lực là tác động thực tế của tổ chức đối với mục tiêu, đối với đầu ra, đối với hiệu quả. - Hiệu quả là đạt được kết quả cao nhất so với đầu vào ít nhất. - Hiệu lực, hiệu quả gắn với năng xuất cao, chất lượng tốt. - Đưa ra một số thông số tính toán: so sánh tiền lương công chức với GPP hay tổng thu ngân sách; tỷ lệ tăng công chức so với tốc độ phát triển kinh tế, tỷ lệ công chức so với 100 người dân. Bốn là: Thẩm định tính khả thi. Tính khoa học, tính hiệu lực và hiệu quả tổ chức được xem xét gắn liền với tính khả thi của tổ chức. Bản thiết kế tổ chức là sản phẩm chủ quan của những con người thiết kế, thể hiện lòng mong muốn chủ quan, nên phải tính đến khách quan, phòng ngừa duy ý chí, xa rời thực tiễn. Thể hiện như sơ đồ sau: Tính khoa học Tính pháp lý . Thẩm định thiết kế Tính khả thi Tính hiệu lực, hiệu quả Thanh tra tổ chức Thanh tra tổ chưc là sự thẩm định lại kết quả hoạt động tổ chức sau một thời gian tổ chức được vận hành trong thực tế. Tổ chức nào cũng phải được thanh tra định kỳ và thanh tra đột xuất. Tổ chức nào thu được nhiều thành quả thì càng được thanh tra. Chính ở đây, một lần nữa thẩm định kết quả đích thực, rút các bài học kinh nghiệm cho các tổ chức khác. Nội dung thanh tra tổ chức cũng rất phong phú, nhưng cần tập trung vào: - Thanh tra mục tiêu tổ chức. - Thanh tra chức năng tổ chức. - Thanh tra nhiệm vụ tổ chức. - Thanh tra thẩm quyền tổ chức. - Thanh tra lãnh đạo, điều hành. - Thanh tra định biên. - Thanh tra hiệu lực, hiệu quả.