Tình hình hoạt động và phát triển của Công ty Thạch Bàn

p tăng đáng kể. Trong đó vốn cố định tăng lên gần 40 tỷ đồng. Tuy nhiên, trong năm 2002 vốn cố định giảm không có nghĩa là giảm bớt TSCĐ trong công ty mà do doanh nghiệp trích khấu hao TSCĐ. Vậy nên, việc giảm trên là một tất yếu khách quan. Người lao động trong công ty có một thu nhập tương đối cao và ổn định. Đây là yếu tố quan trọng để khích lệ cán bộ công nhân viên trong công ty hăng say làm việc và là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại lâu dài. Bởi vì, để người lao động có thu nhập cao và ổn định thì doanh nghiệp cũng phải có lợi nhuận cao tương xứng với sự phát triển của doanh nghiệp. Song bên cạnh đó, doanh nghiệp đang phải đối đầu với cuộc cạnh tranh giá trên thị trường nên mặc dù doanh thu tăng nhưng là do tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Lợi nhuận của doanh nghiệp vì vậy mà giảm đi nhưng vẫn tương đối cao. Công ty Thạch Bàn đang trên đường phát triển. 4. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất gạch ốp lát granit Thạch Bàn Nguyên vật liệu chính để sản xuất gạch ốp lát granit là đất sét, Caolin, Fenspat, Đôlônut được khai thác chủ yếu ở trong nước. Ngoài ra, một số loại vật liệu phụ công ty phải nhập từ nước ngoài như bị nghiền, quả lô, đĩa vát cạnh, đá mài. Nguyên vật liệu, vật tư xuất kho cho sản xuất được đưa tới nhà máy bắt đầu quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên liệu sau khi gia công được chuyển lên dây chuyền sản xuất qua hệ máy nghiền bi, bể hồ, sấy phun, lò nung làm nguội, qua hệ máy lựa chọn, một phần được đông họp (sản phẩm thường), một phần được chuyển tới dây chuyền vát cạnh còn xát cạnh, amì bóng sau khi gia công cũng được đông họp. Sản phẩm đông họp sau khi được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, đóng dấu mới được nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất gạch ốp lát Granite nhân tạo. Nguyên vật liệu Nạp liệu Nghiền bi Bể chứa có khuấy chậm Si lô đơn màu Sàng rung Sấy phun Kết chứa Sàng dung ( quả khử từ) Trộn 2 trục Si lô đa màu Máy ép Sấy đứng Tráng men engobe Máy lựa chọn Lò nung Sấy tuynel Xe goòng Sản phẩm đạt tiêu chuẩn đóng gói Máy xát cạnh mài bóng Nhập kho thành phẩm 5. Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới. Do đòi hỏi ngày càng khắt khe của thị trường, Công ty Thạch Bàn luôn không ngừng đổi mới, cải tiến về mọi mặt. Cùng với xu thế đổi mới nói chung của các doanh nghiệp trong cả nước, Công ty Thạch Bàn có mục tiêu phát triển rõ ràng đến năm 2005. Các mục tiêu đó bao gồm: - Đa dạng hoá sản phẩm và ngành nghề hoạt động. - Đa dạng hóa sở hữu tài sản, sớm tham gia thị trường chứng khoán. Trong những năm tới, công ty tiếp tục sản xuất vật liệu xây dựng chất lượng cao thay thế hàng ngoại nhập mà trọng tâm là gạch ốp lát granit và gạch ngói xây dựng cao cấp, sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu khác có tính hỗ trợ hoặc bổ sung cho việc tiêu thụ sản phẩm chính bao gồm: vật liệu trang trí nội thất, cấu kiện lắp ráp đồng bộ như cửa đi, cửa sổ lan can cầu thang... Phát triển ngành nghề tư vấn thiết kế và chuyển giao công nghệ sản xuất gạch ngói gốm sứ để tận dụng những năng lực kỹ thuật công nghệ của đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật hiện có ở công ty. Đây chính là lĩnh vực hoạt động có hiệu quả cao trong những năm qua và ít gặp rủi ro trong thực tế. Đẩy mạnh hoạt động xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, phát huy những kinh nghiệm, khả năng của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Nhằm tăng cường nguồn vốn hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp, việc thực hiện đa dạng hoá sở hữu tài sản trong công ty là một nhân tố đặc biệt quan trọng. Nó tạo điều kiện cho công tác cải tiến tổ chức, quản trị doanh nghiệp. Cổ phần hoá doanh nghiệp là biện pháp chủ yếu để Công ty Thạch Bàn nói riêng và các doanh nghiệp Nhà nước nói chung đa dạng hoá sở hữu tài sản. Bên cạnh đó có thể áp dụng các biện pháp song song như cho thuê kinh doanh, chuyển nhượng một phần sở hữu doanh nghiệp hoặc tái đầu tư vốn tự có của doanh nghiệp dưới hình thức phân phối cổ phần cho cán bộ công nhân viên. Tạo điều kiện tối đa cho người lao động làm chủ tài sản của doanh nghiệp và tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh để thu hút tối đa nguồn nhân lực, trí lực, tài lực. Ngoài ra, công ty dự kiến sẽ tăng số lượng các thành viên lên từ 10 đến 12 thành viên. Các thành viên được thành lập trên cơ sở vốn và tài sản ban đầu của công ty mẹ với số vốn của công ty mẹ chiếm trên 50%. Công ty Thạch Bàn chi phối hoạt động của các đơn vị thành viên thông qua tỷ lệ vốn góp đã có và nhận cổ tức từ hiệu quả sản xuất kinh doanh của các công ty thành viên. Với tình hình kinh doanh như hiện nay, Công ty Thạch Bàn hoàn toàn có khả năng thực hiện những mục tiêu đề ra. Đó cũng là những công việc mà Công ty Thạch Bàn cần phải làm được để vững bước đi lên cùng với xu thế phát triển chung của đất nước. II. Đặc điểm công tác kế toán của Công ty Thạch Bàn 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, việc tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty Thạch Bàn có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do vậy, bộ máy kế toán của Công ty Thạch Bàn được tổ chức phù hợp với tính chất và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, bộ máy kế toán của công ty luôn có sự linh hoạt để phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Trong điều kiện hiện tại như quản lý họat động của cả 4 đơn vị thành viên, nghiệp vụ phát sinh nhiều và phức tạp nhưng phòng vẫn được bố trí gọn nhẹ, hợp lý, công việc được phân công cụ thể rõ ràng cho từng kế toán viên. Công ty đã đưa chương trình kế toán máy vào áp dụng nhằm giảm bớt công việc tính toán, tiết kiệm nhân lực trong phòng. Với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc, phòng đã thực hiện công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của công ty. Công tác kế toán được tổ chức khá chặt chẽ và khoa học. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, các xí nghiệp, nhà máy, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế chủ yếu làm nhiệm vụ thống kê. Mọi công việc phân loại, tổng hợp được thực hiện tại phòng kế toán công ty, kế toán căn cứ vào đó để xử lý chứng từ và nhập vào máy vi tính theo yêu cầu của công tác kế toán. Tại công ty Thạch Bàn, đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng trực tiếp quản lý nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về công tác thu thập xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Dưới kế toán trưởng là các nhân viên kế toán khác. Phòng gồm 12 người đảm trách từng phần hành kế toán, trong đó có 5 nhân viên kế toán nam chiếm 41,7%; còn lại là nữ chiếm 58,3%. Các nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn về công việc kế toán trong đó nhân viên có trình độ đại học tốt nghiệp đại học chính quy là 66,7%; trình độ trung cấp là 33,3%. Đối với một doanh nghiệp Nhà nước thì nhìn chung mặt bằng học vấn của các nhân viên trong phòng kế toán là tương đối cao. Đây là nhân tố chủ quan để khẳng định chất lượng công việc kế toán của Công ty Thạch Bàn, góp phần vào sự thành công chung của công ty. Sau đây là sự mô tả vị trí công việc của các nhân viên phòng tài chính kế toán của Công ty Thạch Bàn. * Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ cân đối nguồn vốn trong công ty, kế hoạch vay vốn... * Nhân viên kế toán hàng hoá - thống kê tổng hợp: - Theo dõi việc mua hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh. - Theo dõi hạch toán tiêu thụ các loại hàng hoá - Kiểm tra cập nhật và lập các chứng từ nhập, xuất, bán hàng hoá theo chế độ Nhà nước. - Theo dõi các kho hàng hoá, các khoản chi phí và công nợ liên quan đến kinh doanh hàng hoá. - Hàng tháng kiểm tra thẻ kho hàng hoá và đối chiếu nhập – xuất – tồn với các thủ kho hàng hoá. - Chịu trách nhiệm lập các báo cáo liên quan đến kinh doanh hàng hoá. - Hàng tháng định kỳ lập báo cáo thuế GTGT của công ty. - Theo dõi và hạch toán các khoản vốn lưu động của các cá nhân. - Lập các báo cáo nhanh định kỳ về tiêu thụ sản xuất kinh doanh. - Chịu trách nhiệm các tài khoản: 156 (Hàng hoá), 5111( Doanh thu tiêu thụ hàng hoá), 31121 (Vay ngắn hạn các đối tượng khác). * Kế toán vật tư: - Theo dõi nhập xuất tồn các loại vật tư, thiết bị, nguyên liệu phục vụ sản xuất cả về số lượng lẫn giá trị. - Kiểm tra, cập nhật và lập chứng từ nhâp xuất vật tư. - Thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp vật tư theo quy định của Nhà nước. - Theo dõi quá trình sử dụng vật tư theo từng đơn vị và mục đích sử dụng. - Hàng tháng đối chiếu nhập xuất tồn kho vật tư với các thủ kho. - Chịu trách nhiệm về phần công nợ với các nhà cung cấp vật tư. - Lập báo cáo kiểm kê vật tư, tổng hợp các báo cáo kiểm kê xác định chênh lệch thừa thiếu, báo cáo Kế toán trưởng trình Giám đốc công ty để có biện pháp xử lý. - Chịu trách nhiệm các tài khoản: 152, 153. * Kế toán tiền lương và TSCĐ: - Làm lương bộ phận gián tiếp, lương phục vụ, lương dự án và tổng hợp lương toàn công ty, hàng tháng phân bổ lương toàn công ty. - Hạch toán BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ vào lương. - Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào giá thành. - Theo dõi quản lý tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ theo định kỳ. - Hàng tháng hạch toán phân bổ điện toàn công ty. - Làm báo cáo thống kê theo yêu cầu của phòng, công ty và cấp trên. - Chịu trách nhiệm số dư các tài khoản: 334, 211, 214. * Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: - Theo dõi tiêu thụ của công ty và 3 chi nhánh. - Theo dõi, hạch toán thành phẩm tồn kho, tiêu thụ trong kỳ. - Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng. - Kiểm tra các khoản chi tiêu của chi nhánh, lập báo cáo trình kế toán trưởng giải quyết. - Theo dõi, quản lý phần huy động vốn vay cá nhân. Phần ký quỹ của các đại lý tiêu thụ đối với công ty. * Kế toán thanh toán và giao dịch ngân hàng: - Theo dõi công nợ của khách hàng, công nợ của cá nhân đầy đủ kịp thời. Đôn đốc việc thu nợ đúng hạn, đầy đủ. - Kiểm soát các chứng từ thanh toán. - Viết phiếu thu chi, thanh toán tạm ứng nội bộ. - Giao dịch với ngân hàng về việc vay trả nợ vốn. - Theo dõi quỹ tiền mặt, kiểm quỹ thường xuyên, đột suất. - Làm các báo cáo thanh toán, quỹ tiền mặt trình kế toán trưởng. * Kế toán BHXH: - Tập hợp và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản toàn công ty theo các văn bản pháp luật về tiền lương và BHXH. - Theo dõi và làm lương bộ phận nhà trẻ. - Chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp các khoản trợ cấp BHXH và các khoản chi cho sự nghiệp giáo dục của Nhà nước. - Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và đóng các chứng từ thanh toán. *Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: - Phân bổ, kết chuyển chi phí định kỳ. - Xác định kết quả kinh doanh. - Lên báo cáo quyết toán. - Tính giá thành sản phẩm gạch ốp lát granit. Trước kia, phòng kế toán chỉ gồm có 6 nhân viên đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Đến năm 2002, số lượng nhân viên của phòng đã tăng lên người. Sở dĩ có sự tăng lên này là do công ty đang thực hiện nhiều dự án nên cần đào tạo thêm nhân viên để phục vụ cho các dự án, đó là: Dự án Nhà máy gạch đỏ Sô-ki-nô ở Liên bang Nga, dự án Công ty đá mài Đông Đô, dự án Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn 2 tại Hà Tây, dự án Nhà máy gạch ốp lát tại Liên bang Nga, dự án Nhà máy ngói Bình Dương, dự án nhà máy gạch đỏ Bình Dương. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng KT thanh toán& giao dịch NH Kế toán BH XH Kế toán vật tư Kế toán TL và TS CĐ Kế toán HH-thống kê TH Kế toán TP và tiêu thụ TP Nhân viên kinh tế nhà máy gạch granit Nhân viên phân xưởng cơ điện Nhân viên kinh tế XN xây lắp Nhân viên kinh tế XN kinh doanh Kế toán miền Bắc Kế toán miền Trung Kế toán miền Nam Kế toán tổng hợp  Qua sơ đồ trên ta thấy, bộ máy kế toán của công ty Thạch Bàn được tổ chức chặt chẽ và rất cụ thể. Nhờ vậy, công việc của các kế toán viên trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Đồng thời, công việc kinh doanh của công ty cũng được quản lý chặt chẽ hơn. Trong công ty, phòng kế toán có một vị trí vô cùng quan trọng. Tất cả các khâu công việc từ giai đoạn chuẩn bị sản xuất đến giai đoạn tiêu thụ đều được Phòng tài chính kế toán của công ty lập kế hoạch nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty là mối quan hệ theo chiều ngang. Các phòng ban trong công ty đều chịu sự giám sát của phòng tài chính kế toán về mặt tài chính. Phòng kỹ thuật, Phòng kế hoạch đầu tư, Ban KCS cùng phối hợp làm các nhiệm vụ lập kế hoạch, gửi kế hoạch, giao việc và kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và trình giám đốc xét duyệt. Đối với những kế hoạch đã được ký duyệt và đi vào thực hiện thì dựa trên sự giao việc của phòng kế hoạch đầu tư, các đơn vị trực thuộc là: Nhà máy gạch ốp lát granit, Xí nghiệp kinh doanh, Phân xưởng cơ điện, Xí nghiệp xây lắp làm nhiệm vụ thực thi kế hoạch. Các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu điều chuyển, hoá đơn GTGT... sau khi được phòng kỹ thuật, ban KCS phối hợp kiểm tra chất lượng của vật tư, sản phẩm , hàng hoá nhập, xuất sẽ được chuyển đến phòng tài chính kế toán của công ty để vào sổ kế toán. Đối với các phòng ban khác trong công ty như Văn phòng công ty, Phòng vật tư vận tải, Trung tâm tư vấn chuyển giao công nghệ thì khi có bất cứ một chi phí hợp lý nào phát sinh đều phải gửi các chứng từ cần thiết khác lên Phòng tài chính kế toán để vào sổ. Như vậy, công việc của phòng kế toán có quan hệ chặt chẽ với tất cả các phòng ban trong công ty và đó là quan hệ song song. Tuy nhiên, đối với các đơn vị trực thuộc thì mối quan hệ giữa Phòng tài chính kế toán với các đơn vị đó là theo chiều dọc. Dựa vào sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thạch Bàn ta thấy Phòng tài chính kế toán của công ty sẽ thâu tóm mọi hoạt động tài chính kế toán của phân xưởng sản xuất, phân xưởng cơ điện, phân xưởng gia công nguyên liệu của Nhà máy gạch ốp lát granit, phòng kế hoạch, các văn phòng, chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh. Đối với các phòng ban, tổ nghiệp vụ này, công việc liên quan đến tài chính kế toán được làm theo sự hướng dẫn của Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp công việc của các phòng ban đó thông qua các phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê, hoá đơn bán hàng... định kỳ để vào sổ kế toán. Tóm lại, mối quan hệ của Phòng tài chính kế toán với tất cả các phòng ban, các tổ nghiệp vụ trong Công ty Thạch Bàn bao gồm cả mối quan hệ theo chiều ngang và mối quan hệ theo chiều dọc. Đây cũng chính là yêu cầu mà hình thức tổ chức kế toán tập trung đòi hỏi. Để tiện theo dõi công việc của kế toán, sau đây là công việc của từng phần hành kế toán cụ thể. 2. Phương pháp , quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán cụ thể tại Công ty Thạch Bàn Công ty Thạch Bàn là doanh nghiệp sản xuất sử dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Các sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo phương pháp này là: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, do doanh nghiệp sử dụng kế toán máy nên công việc vào sổ Nhật ký chung sẽ được máy tự động thực hiện. Đây chính là ưu điểm của kế toán máy, các kế toán viên chỉ cần cập nhật các chứng từ vào một loại sổ nhất định theo nguyên tắc cập nhật chứng từ của kế toán máy và máy sẽ tự động kết chuyển số liệu đến các phân hệ kế toán cần thiết nhằm giảm bớt công việc của kế toán viên. Ví dụ: hoá đơn bán hàng, chứng từ phải thu khác sẽ được cập nhật vào phân hệ kế toán công nợ phải thu như một sổ nhật ký đặc biệt sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu đến các phân hệ kế toán khác như: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán vốn bằng tiền, đây cũng là số liệu để vào các sổ kế toán chi tiết công nợ TK 131, bảng tổng hợp chi tiết công nợ... Chính vì vậy, mặc dù mỗi kế toán viên đảm trách một phần hành kế toán cụ thể nhưng số liệu sẽ được tự động chuyển đến từng kế toán khi cần thiết. Trong Công ty Thạch Bàn, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán các loại hàng tồn kho. Đây là phương pháp có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, đồng thời nó cũng là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Song đối với vật tư là loại hàng tồn kho có nhiều chủng loại thì việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên vẫn được sử dụng vì thông thường vật tư trong kho được xuất cho sản xuất vào cuối tháng. Như vậy, ưu điểm của phương pháp này vẫn được phát huy, đó là kế toán cũng có thể xác định lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, đối với một số dụng cụ như : đá mài, vỏ hộp... thì do đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp nên việc nhập xuất diễn ra rất thường xuyên nên để tiện cho công việc của kế toán thì phương pháp kiểm kê định kỳ được sử dụng để hạch toán lượng tồn kho. Sự khác biệt trên là tính linh hoạt, sáng tạo trong công việc của phòng kế toán cũng như bộ máy quản lý của Công ty Thạch Bàn. Để biết được công việc cụ thể của phòng kế toán ta cần tìm hiểu công việc của từng phần hành kế toán riêng biệt: a. Kế toán vật tư: Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Thạch Bàn là sản xuất gạch granit có trình độ công nghệ cao với rất nhiều loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, vậy nên, công việc của kế toán vật tư là rất quan trọng và phức tạp. Nó được bắt đầu từ khâu lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch sửa chữa của công ty. Thông qua các kế hoạch này công ty sẽ có kế hoạch mua nguyên vật liệu hay mua các phụ tùng thay thế. Đó là một phong cách làm việc rất chặt chẽ, có khoa học của Công ty Thạch Bàn, mọi công việc đều được bắt đầu từ khâu lập kế hoạch. Khi các kế hoạch mua nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế được tiến hành thì các chứng từ hợp lệ sẽ là điều kiện để kế toán vật tư vào sổ kế toán. Các chứng từ hợp lệ ở đây là những chứng từ được hình thành trên cơ sở các kế hoạch đã được Phòng kế hoạch đầu tư, Phòng kỹ thuật xét duyệt về các tiêu chuẩn kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán xét duyệt về tài chính và được Giám đốc ký duyệt. Sau đó, kế toán thanh toán là người lập phiếu chi. Các chứng từ đó bao gồm: * Chứng từ liên quan đến kế hoạch mua nguyên vật liệu: - Biên bản kiểm nghiệm hay phiếu kiểm tra thành phần hoá. - Phiếu nhập. - Giấy đề nghị tạm ứng. * Chứng từ liên quan đến bài phối liệu: - Phiếu xuất. * Chứng từ liên quan đến kế hoạch mua vật tư sửa chữa: - Giấy đề nghị tạm ứng. - Biên bản kiểm nghiệm. - Phiếu nhập. * Chứng từ liên quan đến sửa chữa lớn, sự cố: - Biên bản sự cố. - Dự toán sửa chữa lớn. - Phiếu xuất. Tuy nhiên, công việc của kế toán vật tư ở đây có sự khác biệt so với kế toán máy. Sự hạn chế của kế toán máy là chỉ cho phép tính giá vật tư xuất kho theo ba phương pháp là: giá thực tế đích danh, giá bình quân cả kỳ dự trữ, giá nhập xuất trước xuất trước. Song, mặc dù làm việc trên phần mềm kế toán máy, kế toán vật tư đã sự thay đổi một chút phần mềm kế toán để phù hợp với đặc điểm kế toán vật tư của công ty. Khi vật tư được xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giá của vật tư xuất kho là giá bình quân vào thời điểm xuất. Ngoài ra, đối với những loại nhiên liệu dùng cho quản lý như xăng dầu cho xe con thì kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để hạch toán. Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ tập hợp và vào sổ nghiệp vụ xuất vật tư và thông thường nghiệp vụ xuất vật tư cũng được thực hiện vào cuối tháng. Chính vì vậy, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật tư tồn kho là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, khi xuất vật tư cho bộ phận nào kế toán sẽ hạch toán riêng biệt vật tư xuất kho cho bộ phận đó thông qua việc mở chi tiết cho từng tài khoản về vật tư. Do vậy, kế toán vật tư không cần sử dụng đến bảng phân bổ để phân bổ chi phí nguyên vật liệu đầu vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với phần hành kế toán này, các sổ kế toán chi tiết được sử dụng gồm có: - Sổ chi tiết công nợ phải trả TK331: + Do kế toán mở và mở theo kho tương ứng với thẻ kho. + Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các chứng từ nhập xuất. - Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (bảng kê nhập xuất tồn): Do doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy nên số liệu sau khi vào sổ chi tiết vật tư sẽ tự động kết chuyển sang bảng kê nhập xuất tồn. Vì vậy, cuối quý nếu cần thiết kế toán sẽ in từ máy ra, thông thường bảng kê này được kế toán vật tư in vào cuối năm. - Thẻ kho: + Dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng + Được mở cho từng thứ vật tư (từng danh điểm vật tư), từng kho. + Thẻ kho do thủ kho ghi. + Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ. + Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập xuất tính số tồn trên từng thẻ kho. Như vậy, các chứng từ hợp lý hợp lệ sẽ được kế toán vật tư vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Nhưng do doanh nghiệp sử dụng kế toán máy nên số liệu sẽ được cập nhật một lần vào phân hệ kế toán công nợ phải trả hoặc phân hệ kế toán vật tư và máy sẽ tự động sẽ tự động kết chuyển sang các phân hệ kế toán khác và vào sổ kế toán chi tiết vật tư, sổ kế toán tổng hợp. Công việc của kế toán máy có thể được hình dung qua sơ đồ chức năng sau: Sơ đồ chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho: Chứng từ: -Nhập mua, xuất vật tư cho sx. -Bảng thanh lý kết quả sản xuất kinh doanh. -Các chứng từ liên quan đến nhập xuất hàng hoá. Chuyển số liệu từ phân hệ KT khác sang: -Bán hàng. Phân hệ kế toán hàng tồn kho Chuyển số liệu sang các phân hệ KT khác: -C.nợ p.trả. -C.nợ p.thu. -KT CF và giá thành. -KT tổng hợp. Báo cáo : -Báo cáo hàng tồn kho(Sổ chi tiết TK 152, 153, thẻ kho,Bảng kê nhập xuất tồn) -Báo cáo hàng nhập -Báo cáo hàng xuất. b. Kế toán tiền lương và TSCĐ: Đây là bộ phận có nhiệm vụ làm lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương; đồng thời theo dõi và hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCD theo định kỳ. * Đối với việc làm lương và hạch toán tiền lương, tại Công ty Thạch Bàn lao động được phân chia thành lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Lao động trực tiếp sản xuất chính là những công nhân viên làm việc ở các phân xưởng sản xuất của Nhà máy gạch ốp lát granit trực tiếp tạo ra sản phẩm. Công việc tính lương được bắt đầu từ bảng chấm công, hệ số chia lương, bảng tính nguồn lương. Thông qua ba loại chứng từ trên, tổ nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc sẽ lập bảng thanh toán tiền lương. Tổ nghiệp vụ chỉ có trách nhiệm tính lương còn văn phòng công ty có trách nhiệm xây dựng đơn giá tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Kế toán trưởng kiểm tra xác nhận và ký , Giám đốc duyệt sẽ là căn cứ để thanh toán tiền lương cho người lao động. Trong đó, sau khi trừ đi các khoản vay lương thì số còn lại chính là tiền lương thực tế mà doanh nghiêp phải trả cho công nhân sản xuất. Còn với lương của bộ phận gián tiếp, lương phục vụ, lương dự án do kế toán tiền lương của công ty làm. Như vậy, các chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương là: - Bảng thanh toán tiền lương và BHXH. - Bảng chấm công. - Bảng thanh lý kết quả sản xuất. - Biên bản nhập kho thành phẩm. Dựa vào các chứng từ liên quan đến tiền lương, kế toán tiền lương sẽ cập nhật vào Phân hệ kế toán tổng hợp ở menu "Phiếu kế toán" hoặc "Các bút toán định kỳ". Sau đó số liệu sẽ được máy tự động xử lý và lên các báo cáo cần thiết của doanh nghiệp. Số liệu mà kế toán tiền lương nhập vào là một trong các yếu tố để kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm và lên các báo cáo. * Ngoài ra, do phải kiêm nhiệm thêm công việc của kế toán TSCĐ nên kế toán tiền lương và TSCĐ phải theo dõi, quản lý và hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ cũng như việc tính và hạch toán khấu hao. Các chứng từ tăng giảm TSCĐ được xuất phát từ các kế hoạch đầu tư mở rộng sản xuất và các quyết định tăng giảm TSCĐ của doanh nghiệp. Tuy rằng các nghiệp vụ phát sinh của phần hành kế toán này là ít nhưng TSCĐ lại có giá trị rất lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Năm 2002 TSCĐ chiếm 48% trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bất cứ một hoạt động tăng giảm TSCĐ cũng phải được tiến hành theo đúng quy định của công ty. Các chứng từ sử dụng để hạch toán ở phần hành kế toán này là: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Bảng quyết toán TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản giao nhận đánh giá lại TSCĐ. - Bảng phân bổ KH TSCĐ, sửa chữa lớn. Các chứng từ này được cập nhật vào phân hệ kế toán TSCĐ. Phân hệ này có chức năng theo dõi TSCĐ về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng.... Đồng thời, phân hệ kế toán TSCĐ cũng theo dõi tình hình tăng giảm, lý do tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Nhưng mặt khác, đối với việc quản lý thêm bớt các bộ phận của TSCĐ trong trường hợp TSCĐ được sửa chữa nâng cấp, phần mềm kế toán máy Fast Accou