Tổ chức công tác kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng

n cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ một lần. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong tháng, tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của từng Tài khoản trên Sổ Cái. Tuy nhiên do kỳ kế toán công ty xác định là kỳ kế toán năm nên chỉ đến cuối năm mới phát sinh nghiệp vụ kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh thuế TNDN phải nộp. Phòng kế toán lập và gửi báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán (năm dương lịch) nhằm phản ánh tổng quát tình hình tài sản và sự vận động của tài sản, phản ánh tổng quát kết quả kinh doanh của công ty cho ban giám đốc, các đối tượng khác ngoài công ty. Kế toán công ty lập cả 4 báo cáo tài chính: Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra công ty còn lập bảng tổng hợp theo dõi TSCĐ; Bảng tổng hợp kiểm kê hàng hóa; Bảng kê công nợ phải thu, công nợ phải trả; báo cáo bán ra, báo cáo mua vào, báo cáo Chi phí lưu thông. Hệ thống sổ kế toán áp dụng: công ty mở và sử dụng các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp theo hướng dẫn do Bộ Tài Chính quy định áp dụng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, gồm: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán,. . . + Các bảng kê, CTGS, Sổ Cái.; Tuy nhiên hình thức sổ Cái doanh nghiệp hiện sử dụng là Sổ Cái dùng cho hình thức nhật ký chứng từ (Mẫu số S05 –DN , ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC ) Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng Các phương thức bán hàng công ty đang áp dụng Do đặc điểm ngành nghề, sản phẩm kinh doanh của công ty như đã nêu ở phần trên, thị trường đầu ra chủ yếu là nông dân trong toàn tỉnh nhằm phục vụ hoạt động sản xuất nông nghiệp nên công ty hiện áp dụng các phương thức cung ứng chủ yếu sau: Phương thức bán hàng trực tiếp tại công ty Theo phương thức này, khách hàng trực tiếp đến công ty mua hàng, thực hiện thủ tục giao nhận hàng tại kho của công ty, thanh toán tiền hàng theo đúng số tiền đã có thuế GTGT trên Hóa đơn GTGT, giá bán là giá do công ty chỉ đạo, hoặc công ty vận chuyển đến kho của khách hàng, có thu thêm khoản phí dịch vụ vận chuyển Phương thức bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng, đại lý của công ty Theo phương thức này, căn cứ vào nhu cầu và tình hình thực tế, phòng kế hoạch nghiệp vụ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển hàng đến các cửa hàng, đại lý của công ty tại các trung tâm huyện, cụm xã, khi đó chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Định kì (cuối tháng), nhân viên kinh tế tại các cửa hàng, đại lý lập và gửi báo cáo bán hàng, xác định số lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng hóa, tổng doanh thu của cửa hàng, đại lý trong kì chuyển lên cho phòng kế toán công ty để hạch toán kế toán cuối tháng, đồng thời thanh toán tiền bán hàng với công ty. Giá bán là giá do công ty quy định tùy từng thời kì Phương thức bán hàng trả chậm thông qua các tổ đội , hội nông dân, hội phụ nữ không tính lãi chậm trả Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng cung cấp hàng công ty đã kí với hội nông dân, hội phụ nữ tỉnh về khối lượng cung cấp, giá bán và thời hạn thanh toán, phòng kế hoạch nghiệp vụ viết Lệnh xuất kho, chuyển hàng đến cho các hội nông dân, hội phụ nữ…(hội nông dân/ hội phụ nữ tỉnh điểu hành hội nông dân/ hội phụ nữ các xã, huyện…) Đến hạn thanh toán, hội nông dân/ hội phụ nữ sẽ thanh toán theo giá bán thỏa thuận trong hợp đồng Do thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là các hộ nông dân, tổ đội sản xuất nên bán lẻ là phương thức bán hàng chủ yếu. Kế toán giá vốn hàng xuất bán Theo lý luận ở trên, giá vốn hàng xuất bán được xác định gồm hai bộ phận: trị giá hàng mua xuất bán và chi phí mua phân bổ cho lượng hàng xuất bán trong kì. Tuy nhiên, trong công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng, chi phí mua hàng chủ yếu là chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Mà do đặc điểm hàng hóa doanh nghiệp cung ứng, kinh doanh cũng như do đặc điểm riêng của công ty (thực hiện nhiệm vụ cung ứng do Nhà nước giao là chính,hoạt động kinh doanh là phụ ), do đó, doanh nghiệp được hưởng khoản kinh phí trợ cước Ngân sách Nhà nước cấp. Phần kinh phí trợ cước ấy được coi như một khoản doanh thu và được hạch toán trên tài khoản 5118 (được nói rõ ở phần doanh thu trợ cước vận chuyển). Do đó khoản chi phí mua hàng (gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chèn lót và hao hụt cho phép) được doanh nghiệp theo dõi riêng trên tài khoản 6322 ( giá vốn vận tải ) nhằm tách biệt rõ khoản chi phí này để xác định chính xác, có căn cứ đối chiếu với khoản doanh thu trợ cước (5118), từ đó có cơ sở xác định chênh lệch lỗ cần bù đắp thêm vào chi phí vận chuyển. Phương pháp và trình tự hạch toán giá mua hàng xuất bán trong kì: Phương pháp xác định trị giá mua hàng xuất bán trong kì: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do vậy việc nhập xuất phải được ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trị giá mua hàng xuất bán trong kì được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Nội dung và trình tự xác định đã được nêu rõ ở phần lý luận trên Trình tự hạch toán trị giá mua hàng xuất bán trong kì: Căn cứ vào hợp đồng đã kí giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp cấp I, công ty cho xe đến nhận hàng hoặc tự thuê xe để chở. Toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến khâu thu mua hàng hóa ( chi phí vận chuyển, xăng dầu, chi phí bốc dỡ, chèn lót…) được hạch toán riêng. Theo số lượng ghi trên Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho liên 3 do chân hàng cấp I cung cấp cùng chuyến hàng, thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa, hoàn thiện phiếu nhập vật tư. Căn cứ vào HĐGTGT cùng phiếu nhập vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết theo dõi Giá vốn hàng bán được mở chi tiết cho từng mặt hàng, theo dõi số lượng, đơn giá, số tiền của từng lần nhập kho. Đơn giá là giá ghi trên HĐGTGT do nhà cung cấp phát hành ( giá chưa thuế GTGT). Theo đó, cuối tháng, khi cần xác định trị giá mua hàng xuất kho để bán trong kỳ được xác định theo phương pháp FIFO như đã nêu. Đồng thời, căn cứ vào HĐGTGT đó, hàng ngày khi nghiệp vụ nhập kho phát sinh, kế toán ghi vào bảng kê nhập kho kê tất cả các lần mua vào trong kỳ theo từng mặt hàng, từ đó làm cơ sở lập biểu mua vào trong kì. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng kê tổng hợp xuất bán hàng hóa (báng số 8), xác định khối lượng từng loại hàng hóa xuất bán trong tháng, làm căn cứ lên bảng kê giá vốn hàng xuất bán trong kì (bảng số 1- xác định tổng trị giá mua hàng xuất bán trong kì của từng loại). Đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, xác định đơn giá hàng mua xuất bán trong kì theo phương pháp FIFO. Cuối cùng, căn cứ vào dòng tổng cộng, kế toán xác định Tổng trị giá hàng mua xuất bán trong kì ( trong trường hợp này, với công ty đây cũng chính là trị giá vốn hàng xuất bán trong kì) từ đó làm căn cứ lên chứng từ ghi sổ, và làm căn cứ để vào sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán- 632. Theo trình tự kế toán như trên, để phản ánh trị giá mua hàng xuất bán trong kì, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 6321. Để phản ánh toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh trong kì, kế toán sử dụng tài khoản 6322 ( Giá vốn vận tải); để theo dõi trị giá mua thực tế hàng nhập kho trong kì, kế toán sử dụng tài khoản 156- hàng hóa. Cụ thể xem xét nghiệp vụ : Ngày 10 tháng 11 năm 2007, căn cứ vào hợp đồng thương mại đã ký kết giữa Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng và công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng cho xe xuống nhận hàng theo đúng số lượng và đơn giá đã thỏa thuận, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh phát hành hóa đơn GTGT số 0146379 (chứng từ 01) Ngày 14 tháng 11 năm 2007, thủ kho công ty tiến hành nhập kho đủ số hàng trên theo phiếu nhập vật tư số 113.( Chứng từ 02) Căn cứ vào HĐGTGT lập cho số hàng nhập kho trên, kế toán ghi vào sổ theo dõi Giá vốn hàng bán (bảng số 2.1) Tháng 11/2007 có một số nghiệp vụ xuất kho mặt hàng Kaly Clorua, cuối tháng 11/2007 còn tồn lại một khối lượng hàng chính là phần khối lượng hàng thuộc lần nhập kho cuối cùng, được tính theo đơn giá nhập kho của lần đó. Trong tháng 12/2007, có các nghiệp vụ xuất kho, tuy nhiên không phải mọi nghiệp vụ xuất kho đều để bán nên không phải tất cả hàng hóa xuất kho đếu phải xác định Giá vốn hàng xuất bán và được kê trên bảng kê xuất bán. Chỉ những mặt hàng được xác định là đã bán trong kì, căn cứ vào khối lượng từng mặt hàng xuất bán trên bảng kê xuất bán, xác định giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp FIFO (căn cứ vào sổ theo dõi giá vốn để xác định) CT 01 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL NK/2007B 0146379 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh Địa chỉ: Khối 1 thị trấn Đông Anh- Hà Nội Số điện thoại Mã số 0 1 0 1 3 2 8 9 1 1 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng Địa chỉ: Km số 2- QL3 – Phường Sông Hiến – Thị xã Cao Bằng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 4800142385 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 Kaly CIS Kg 42.000 8.095,23 340.000.000 Cộng tiền hàng: 340.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 17.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 357.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm năm mươi bảy triệu đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị CT 02 Đơn vị: Công ty cổ phần vật tư NN Cao Bằng Bộ phận: Kho công ty Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 49/2006/QĐ-BTCngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 11 năm 2007 Số:.113......... Nợ : 156... Có : 112 Họ Tên người giao hàng: công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh Theo HĐ GTGT số 0146379…………..ngày 10 tháng 11 năm 2007 của công ty CPXNK Hà Anh Nhập tại kho: công ty ………Địa điểm: Km2 – QL3 p. Sông Hiến tx Cao Bằng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư , dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Kaly clorua ICS Kg 42.000 42.000 8.095,23 340.000.000 Cộng X x x X X 340.000.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm bốn mươi triệu đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01…………………………………………… Ngày 14. tháng 11 năm 2007. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Bảng số 2.1: SỔ THEO DÕI GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12 Năm 2007 Mặt hàng: kaly clorua Ngày, tháng Đơn giá Nhập Xuất Tồn L(kg) Tiền(đ) L (kg) Tiền (đ) L (kg) Tiền (đ) 01/12 …. 31/12 8.095,23 ….. 8.095,23 …. …. 36.792 23.520 297.839.702,2 190.399.809,6 Tổng 0 0 13.272 107.439.892,6 23.520 190.399.809,6 Người lập bảng Bảng số 2.2: BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG XUẤT BÁN Tháng 12 năm 2007 STT Tên hàng hóa ĐVT Đơn giá (đ/kg) K.lượng Thành tiền 1 Đạm Ure A Kg 5.500,43 450.444,22 2.477.636.901 2 Lân su pe Kg 2.036,16 137.524,60 280.022.090 3 Vi sinh SG Kg 1.095,23 15.770,00 17.271.777 4 NPK 5103 LT Kg 2.723,26 1.112.836,60 3.030.543.399 5 NPK 5103 QL Kg 1.666,67 184.067,80 306.780.280 …….. 15 Kaly clorua Kg 8.095,23 17.873,00 144.686.046 Tổng Kg 2.162.087,22 2.162.087,22 6.778.337.107 Người lập bảng Bảng số 2.3: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 5 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Giá vốn hàng bán Tháng 2/2008 632.1 156 6.778.337.107 6.778.337.107 Tổng cộng 6.778.337.107 6.778.337.107 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 5, kế toán ghi vào sổ cái Tài khoản 6321 trong kì ( Phụ Lục 02) Kế toán doanh thu bán hàng Tùy theo từng phương thức bán hàng mà kế toán sử dụng các loại chứng từ, sổ kế toán cũng như quy trình xử lý, ghi sổ là không giống nhau. Cụ thể như sau: Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán trực tiếp tại công ty Chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ sử dụng: Chứng từ sử dụng: Lệnh xuất kho Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Hệ thống sổ kế toán sử dụng Thẻ kho Bảng kê bán lẻ Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản 511, 632,111, 131, 156.. Chứng từ ghi sổ …. Trình tự xử lý và phương pháp kế toán áp dụng Khi phòng kế hoạch- thị trường khai thác được khách hàng, hoặc khách hàng tự đến công ty mua hàng. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng (bằng miệng hoặc chứng từ giấy , hợp đồng kinh tế…), thể hiện rõ sự thỏa thuận về khối lượng, giá cả, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán…Phòng kế hoạch làm lệnh xuất kho chuyển lên phòng kế toán – tài vụ. Phòng kế toán – tài vụ căn cứ vào lệnh xuất kho, viết Hóa đơn GTGT cho khách hàng. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, hoặc trả chậm (tùy theo phương thức thanh toán và giá cả thỏa thuận). Căn cứ vào lệnh xuất kho và HĐGTGT, khách hàng nhận hàng tại kho công ty hoặc công ty vận chuyển đến kho của khách (có thu thêm phí vận chuyển, tùy theo thỏa thuận ) Chẳng hạn như : Ngày 21/12/2007, công ty ký hợp đồng cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án thực hiện chính sách hỗ trợ phát triển sản xuất 135 (xã Vĩnh Quang, huyện Bảo Lâm) Căn cứ vào hợp đồng đã kí, phòng KH-TT viết lệnh xuất kho, làm cơ sở để kế toán viết Hóa đơn GTGT và căn cứ để thủ kho xuất kho theo khối lượng, loại hàng đã ghi như sau: SỞ NN & PT NÔNG THÔN CAO BẰNG C.TY.C.P VẬT TƯ NN CAO BẰNG LỆNH XUẤT KHO Số: 1672 Có giá trị hết ngày 26 tháng 12 năm 2007 Đơn vị mua hàng : BQLDA thực hiện CSHTPTSX 135 – Xã Vĩnh Quang, Huyện Bảo Lâm Người nhận hàng: Hoa Thị Nương Giấy giới thiệu số :…………………………..ngày…..tháng…..năm 200…. Xuất tại kho: công ty Phương thưc thanh toán : Theo Hợp đồng Số TT TÊN HÀNG Đơn vị Tính Số lượng Đơn Giá Thành Tiền Được cấp Thực cấp NPK 5103 LT Kg 22.133,6 3600 79.680.960 Cộng ………01……khoản……………………………………. Thành tiền (bằng chữ ): bảy mươi chín nghìn sáu trăm tám mươi nghìn chín trăm sáu mươi đồng Ngày 26 tháng 12 năm 2007 Người viết phiếu Người giao hàng Người nhận Người ra lệnh HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 26 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL CM/2007B 002874 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng Địa chỉ: Phường Sông Hiến- Thị xã Cao Bằng Số tài khoản 4311010022 Số điện thoại Mã số 4 8 0 0 1 4 2 3 8 5 1 Họ tên người mua hàng: Hoa Thị Nương Đơn vị: Ban QLDA thực hiện chính sách hỗ trợ sản xuất chương trình 135 Địa chỉ: Xã Vĩnh Quang- H. Bảo Lâm Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 NPK 5013 Lâm thao Kg 22.133,6 3428,57 75.886.667 Cộng tiền hàng: 75.886.667 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3.794.333 Tổng cộng tiền thanh toán: 79.681.000 Số tiền viết bằng chữ:…Bảy mươi chín triệu sáu trăm tám mươi mốt nghìn đồng chẵn……………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào HĐGTGT, kế toán ghi vào bảng kê bán lẻ được mở để theo dõi tình hình bán hàng, ghi nhận doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu trong kì theo từng mặt hàng bán được trực tiếp từ kho của công ty trong tháng. Căn cứ vào dòng tổng cộng từng mặt hàng, kế toán ghi vào bảng kê xuất bán hàng hóa, dòng bán lẻ (Bảng số 3.4) Bảng số 3.1 BẢNG KÊ BÁN LẺ TẠI CÔNG TY Tháng 12 năm 2008 Mặt hàng : Lân NPK 5103 Lâm Thao Chứng từ Lượng (kg) Thành tiền Thuế GTGT Ngày Số hiệu … … … … … 26/12 2874 22133.60 75,886,597.0 3,794,333.0 .. … … Cộng 36287.15 124,413,033.9 6,220,651.7 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập bảng Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng, đại lý Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng, là kênh phân phối chính đưa hàng đến tận tay người nông dân. Công tác kế toán bán hàng theo phương thức này được tổ chức như sau Tổ chức chứng từ , tài khoản sử dụng và hệ thống sổ kế toán áp dụng trong phương thức bán hàng qua hệ thống cửa hàng, đại lý Chứng từ sử dụng : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (PXKKVCNB) Thẻ quầy hàng Hóa đơn GTGT Chứng từ ghi sổ … Hệ thống sổ sử dung: Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan ( TK 511, 131, 156, 111…) Các thẻ kho, Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng… Trình tự xử lý và phương pháp kế toán áp dụng Căn cứ vào kế hoạch cung ứng hàng hóa cũng như nhu cầu thực tế từng địa bàn, từng điểm tiêu thụ, phòng kế hoạch viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (PXKKVCNB), điều chuyển hàng hóa từ kho công ty đến các kho phân phối. Theo đó, kế toán sẽ lập sổ theo dõi cho từng đối tượng tiếp nhận hàng, theo dõi chi tiết tình hình nhập- xuất- tồn về khối lượng và cả giá trị của từng mặt hàng cũng như theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng với công ty (Sổ chi tiết tài khoản 131). Hàng ngày, tại các cửa hàng, đại lí bán lẻ lập thẻ quầy hàng theo dõi tình hình xuất bán hàng trong ngày của mình về cả khối lượng và giá trị. Thẻ quầy hàng được lập chi tiết cho từng mặt hàng. Theo phương thức này, cửa hàng, đại lí bán hàng theo đúng giá do công ty quy định cho từng mặt hàng Định kì cuối tháng, nhân viên kinh tế các cửa hàng, đại lí tổng hợp các thẻ quầy hàng, lập báo cáo bán hàng ( BCBH) trong tháng. BCBH thể hiện rõ tình hình nhập,xuất tồn kho từng loại mặt hàng trong tháng theo tiêu thức khối lượng, cũng như doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng của cửa hàng trong tháng. Sau đó gửi BCBH về phòng Kế toán – tài vụ của công ty. Phòng kế toán – tài vụ căn cứ vào các BCBH do cửa hàng, đại lý chuyển lên vào cuối tháng, viết Hóa đơn GTGT cho số hàng đã bán trong kì. Tổng hợp các BCBH của các cửa hàng gửi lên để kế toán lên Bảng kê tổng hợp xuất bán trong kì theo từng mặt hàng cả về chỉ tiêu lượng và tiền. Ngoài ra các BCBH còn được dùng làm căn cứ vào sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán của các cửa hàng ( SCT 131) và các sổ có liên quan… Căn cứ vào Bảng kê tổng hợp xuất bán trong kì, kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo bút toán Nợ 131: Tổng số tiền phải thu Có 5111: Doanh thu bán hàng ( không bao gồm thuế GTGT) Có 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Chẳng hạn như : Trong tháng 12 năm 2007, căn cứ vào kế hoạch cung ứng và nhu cầu tiêu thụ thực tế ở Bản Giới, phòng KH- NV viết PXKKVCNB (Bảng số 1), điều chuyển 9.000kg Đạm Ure A đến kho Bản Giới Đơn vị: Công ty Cổ phần VTNN Cao Bằng Mã số ĐKKD: 1103000002 C.T.C.P Địa chỉ: Km2- TX Cao Bằng Mẫu số: 03 PXK – 3LL Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTCNgày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính Quyển số : AA/2007B Số: 013910 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày .11. tháng 12... năm .2007... Căn cứ lệnh điều động số 1148 ngày 09 tháng12 năm 2007 của …..Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng………. Về việc: Điều chuyển nội bộ Họ tên người vận chuyển ..Hoàng Văn Ngà……….Hợp đồng số Phương tiện vận chuyển ……………. 11K - 0722 .. Xuất tại kho: Công ty Nhập tại kho: Bản Giới STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Đạm Ure A Kg 9.000 6.430 57.380.000 Cộng X x x x x 57.380.000 Xuất ngày 11 tháng.12 năm 2007 Nhập ngày.11 tháng.12.năm 2007 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào PXKKVCNB, kế toán theo dõi số lượng hàng đã xuất chuyển cho kho Bản Giới trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 131(phần hàng hóa ) mở cho cửa hàng Bản Giới, tờ sổ theo dõi mặt hàng Đạm Ure A (ghi trên cột nhập kho ) theo đơn giá bán do công ty quy định (mẫu bảng số 01) Cũng trên tờ sổ này, cuối tháng căn cứ vào BCBH do người bán (Đinh Thị Niếp) lập và gửi lên (Bảng số 02), kế toán ghi nhận số lượng và số tiền của lượng hàng đã bán được trong tháng đó theo giá bán công ty quy định (cột xuất bán lẻ ) Kế toán theo dõi tình hình thanh toán của các cửa hàng với công ty cũng trên sổ theo dõi khách hàng (Sổ chi tiết tài khoản 131) nhưng ở phần thanh toán. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp phát hành cho số hàng mà cửa hàng đã bán trong tháng, kế toán ghi nhận khoản tiền phải thu cho số hàng đã bán . Bảng số 3.2: SỔ THEO DÕI THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Đối tượng: Đinh Thị Niếp – Cửa hàng : Bản Giới Phần hàng hóa Tên hàng hóa : Đạm Ure A Chứng từ Diến Giải Đơn Giá Nhập kho Xuất ĐCNB Xuất bán lẻ Tồn kho Ngày S.Hiệu HĐ TT HĐ TT Lượng Tiền SS TT CL 01/12 Tồn 6160 3.000 11/12 003910 11K-0722 6430 9000 31/12 BCBH Xuất bán 6.160 100 616.000 6.430 6000 38580000 Tồn CK 6430 14900 Tổng 18000 6100 39196000 14900 Phần thanh toán Chứng từ Tên hàng hóa Xuất bán Số tiền đã thanh toán Số dư Có Số dư Nợ N/T S.hiệu Lượng Tiền N/T C.từ S.tiền 31/12 0002933 Đạm UreA 6.100 39.196.000 NPK5103 LT 4.700 17.083.500 NPK5103 QL 1.500 4.695.000 SHCC QL 1.000 2.050.000 Vi sinh SG 2.000 3.860.000 Tổng 15.300 66.884.500 66.884.500 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Hàng ngày, tại các cửa hàng lập Thẻ quầy hàng phản ánh tình hình bán hàng trong ngày: Bộ phận: Cửa hàng Bản Giới THẺ QUẦY HÀNG Ngày 13/12/2007 Mặt hàng: Đạm Ure A Đơn giá: 6.430đ Tồnđầungày(kg) Xuất bán trong ngày Tồncuối ngày (kg) Ghi chú Lượng(kg) Tiền (đ) 8,560 52 334,360 30 192,900 115 739,450 70 450,100 23 147,890 Cộng 290 1,864,700 8,270 Người lập Đinh Thị Niếp Căn cứ vào các thẻ quầy hàng được lập hàng ngày cho từng mặt hàng, theo dõi tình hình bán hàng từng ngày trong tháng 12/2007, cuối tháng nhân viên bán hàng tổng hợp lập báo cáo bán hàng của cửa hàng trong tháng (Bảng số 02), gửi lên phòng kế toán công ty. Bảng số 3.3 Đơn vị: Công ty cổ phần vật tư NN Cao Bằng Cửa hàng: Bản Giới BÁO CÁO BÁN HÀNG Tên người bán : Đinh Thị Niếp Tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: Kg Số TT TÊN HÀNG HÓA Đơn Giá (đ) Tồn Đầu kì NHẬP TRONG KÌ XUẤT BÁN LẺ XUẤT ĐCNB TỒN CUỐI KÌ H.Đơn T.nhập C.lệch Lượng Tiển (đ) S.sách T.tế C.lệch 1 Đạm Ure A 6160 3000 100 616.000 6430 18000 18000 0 6000 38580000 14900 2 NPK 5103 LT 3630 9000 9000 0 4250 15427500 3680 450 1656000 4300 … ……. … … … 7 Vi sinh SG 1930 2000 2000 0 2000 3860000 Cộng 15300 66884500 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập Báo cáo Đinh Thị Niếp Mẫu số: 01 GTKT- 3LL CM/2007B 0002941 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng Địa chỉ: Phường Sông Hiến- Thị xã Cao Bằng Số tài khoản 4311010022 Số điện thoại Mã số 4 8 0 0 1 4 2 3 8 5 1 Họ tên người mua hàng: Đinh Thị Niếp Đơn vị: Địa chỉ: Cửa hàng Bản Giới Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 7 Đạm Ure A Đạm Ure A NPK 5103 LT …… Vi sinh Sông Gianh Kg Kg Kg Kg Kg 100 6000 4250 … 2000 5.866,66 6.123,80 3.457,14 … 1.838,09 586.667 36.742.857 14.692.857 … 3.676.190 Cộng tiền hàng: 63.699.524 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3.184.976 Tổng cộng tiền thanh toán: 66.884.500 Số tiền viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu tám trăm tám mươi tư nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng, căn cứ vào các BCBH do các cửa hàng, đại lí gửi lên kết hợp với bảng kê bán lẻ tại công ty (bảng số 3.1) kế toán tổng hợp và lên bảng kê xuất bán hàng hóa trong tháng, được kê chi tiết về khối lượng, doanh thu, thuế GTGT phải nộp theo từng mặt hàng tại từng cửa hàng (Bảng số 3.4) Căn cứ vào dòng tổng cộng ( Khối lượng, doanh thu, thuế GTGT) của từng mặt hàng ở cuối bảng, kế toán lên Bảng tổng hợp xuất bán trong tháng (Bảng số 3.5) Từ bảng tổng hợp xuất bán hàng hóa, căn cứ vào dòng tổng cộng để lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng ( CTGT số 6 ) Sau khi kế toán bán hàng lập Chứng từ ghi sổ sẽ chuyển cho kế toán trưởng dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái tài khoản 5111 ( Phụ lục 07) Bảng số 3.4 BẢNG KÊ XUẤT BÁN HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2007 T T DIỄN GIẢI ĐẠM URE A LÂN NPK 5103 LT …… TỔNG DOANH THU Lượng DT VAT Lượng DT VAT L DT VAT DT VAT Cộng 1 Bán lẻ 6.807 4.093.285,7 204.664 36.287,15 124,413,033.9 6,220,651.7 85.551.619 4.277.581 89.829.200 2 Toàn- Km5 32.106 60.030.055,0 3.001.545 4.980,00 14.506.367,21 725.318,36 75.937.377 3.797.023 79.734.400 3 Niếp- B.Giới 6.100 37.329.524,0 1.866.476,2 4.250,00 14.692.857 63.699.524 3.184.976 66.884.500 . ….. Tổng cộng 450.444,2 2.645.587.374 132.279.369 137.524,60 354.197.950 17.709.898 7.585.686.877 379.284.343 7.964.971.220 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Bảng số 3.5 BẢNG TỔNG HỢP XUẤT BÁN HÀNG HÓA Tháng 12 n