Tóm tắt Luận án Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng trên địa bàn tỉnh Hải Dương

ình thức kế toán phù hợp để lên các BCTC, BCQT căn cứ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Tổ chức lựa chọn và xây dựng danh mục tài khoản kế toán Kết quả khảo sát cho thấy 100% trường sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC bao gồm Tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng. Các loại tài khoản trong bảng: là tài khoản từ loại 1 đến loại 9. Được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Được phân chia theo tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính) tại đơn vị phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Trong đó phân loại lại một số tài khoản: phải thu, phải trả. Và bổ sung thêm các nhóm tài khoản mới: Doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh Loại tài khoản ngoài bảng: là tài khoản loại 0. Được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Liên quan đến NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN. Được phản ánh theo mục lục NSNN, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của NSNN. Về tổ chức mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán Kết quả khảo sát 8/8 Trường, 100% cho thấy trên cơ sở các tài khoản kế toán đã lựa chọn, các trường này căn cứ trên yêu cầu hoạt động cụ thể để xác định các tài khoản chi tiết (cấp 3, cấp 4,...) phục vụ cho quản lý với tiêu chí nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và kiểm soát các khoản thu, chi, trích lập các quỹ..., quy định cụ thể về phương pháp ghi chép của mỗi tài khoản cụ thể trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành và không vi phạm các chính sách chế độ. Qua khảo sát thực tế, Tác giả tổng hợp thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của các trường Cao đẳng tại Hải Dương như sau (Phụ lục 2-9). Tài khoản và hoạt động liên quan đến các loại tiền: Để quản lý tiền và các hoạt động liên quan, kế toán sử dụng tài khoản TK 111 “Tiền mặt”; TK 112 “Tiền gửi ngân hàng kho bạc”, để thuận tiện cho hoạt động kế toán, các Trường xây dựng thêm các tài khoản chi tiết, ví dụ tại trường Cao đẳng Du lịch và Thương mại: TK 112111 “Tiền gửi thu học phí tại kho bạc nhà nước Cẩm Giàng”, TK 112121 “Tiền gửi thu học phí tại ngân hàng Agribank”. Tài khoản liên quan đến tài sản cố định: Để quản lý tài sản cố định hữu hình và các hoạt động liên quan, kế toán sử dụng TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, bên cạnh đó là các tài khoản chi tiết (TK 2111- Nhà cửa vật kiến trúc, TK 2112 - Phương tiện vận tải, TK 2113 - Máy móc thiết bị,...). Tương tự như vậy, đối với tài sản cố định vô hình, kế toán sử dụng TK 213 “Tài sản cố định vô hình” và các tài khoản chi tiết (TK 2131- Quyền sử dụng đất, TK 2132 - Quyền tác giả...). Tài khoản liên quan đến các loại nguyên liệu, hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ: Thực tế khảo sát tại các Trường, kế toán sử dụng tài khoản TK 152 “Nguyên liệu vật liệu”; TK 153 “Công cụ dụng cụ”; TK 155 “Thành phẩm”; TK 156 “Hàng hóa”, các tài khoản này còn được mở chi tiết tương ứng với yêu cầu quản lý tại, ví dụ tại trường Cao đẳng Công Thương Hải Dương: TK 1521 là sắt thép cho học thực hành hàn, TK 1522 là các loại vải cho học thực hành may, TK 1523 là các loại tụ điện, mạch điện cho hoạc thực hành điện tử, TK 15511 là thành phẩm từ học thực hành hàn, TK 15512 là thành phẩm từ học thực hành may... Tài khoản liên quan đến các khoản thanh toán: Liên quan đến các khoản này, kế toán của các trường Cao đẳng tại Hải Dương sử dụng tài khoản TK 131 “Phải thu khách hàng”, TK 141 “Tạm ứng”, TK 331 “Phải trả người bán”, TK 332 “Các khoản phải nộp theo lương”, TK 333 “Các khoản phải nộp nhà nước”, TK 334 “Phải trả công chức, viên chức”, TK 338 “Phải trả khác”, TK 336 “Phải trả nội bộ”, TK 337 “Tạm thu”, TK 353 “Các quỹ đặc thù”. Tùy theo yêu cầu quản lý, kế toán xây dựng các tài khoản chi tiết tương ứng, ví dụ như tại trường Cao đẳng Hải Dương: TK 13111 “Phải thu của công ty xây dựng Văn Viện”, TK 33118 “Phải thu của Công ty TNHH Đại Dương”, TK 14126 “Tạm ứng cho Công ty Cổ phần Tấn Phát” Tài khoản liên quan đến các khoản nhận trước chưa ghi thu, dự toán, các quỹnguồn kinh phí hoạt động: Bao gồm các tài khoản: TK 366 “Các khoản nhận trước chưa ghi thu”; TK 468 “Nguồn cải cách tiền lương”; TK 431 “Các quỹ”; TK 411 “nguồn vốn kinh doanh”, TK 421 “Thặng dư, thâm hụt lũy kế” TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” và các tài khoản khác, những tài khoản này cũng được chi tiết tùy theo yêu cầu sử dụng. Tài khoản liên quan đến các khoản được thu theo quy định: Để hạch toán các khoản thu này, bộ phận kế toán sử dụng tài khoản: TK 511 “Thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp”, TK 512 “Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài”, TK 514 “Thu phí được khấu trừ, để lại”, TK 515 “Doanh thu tài chính”, TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ”, các tài khoản này được xây dựng chi tiết theo nhu cầu sử dụng của từng Trường. - Đối với khoản thu nhập khác kế toán sử dụng TK 711 “Thu nhập khác”, tài khoản này được chi tiết thành: Tài khoản TK 7111 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản; Tài khoản TK 7118 - Thu nhập khác. Tài khoản và hoạt động liên quan đến các khoản chi Kế toán sử dụng các tài khoản như: Chi hoạt động, kế toán sử dụng TK 611 “Chi phí hoạt động”, TK 612 “Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài”, TK 614 “Chi phí hoạt động thu phí”, TK 615 “Chi phí tài chính”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 642 “Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ”, TK 652 “Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí”, TK 811 “Chi phí khác”, TK 821 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp”, những tài khoản này cũng được chi tiết tùy theo yêu cầu sử dụng Tài khoản và hoạt động xác định kết qủa: Để xác định kết quả của hoạt động do ngân sách nhà nước cấp; kết quả hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; kết quả hoạt động thu phí, lệ phí; kết quả hoạt động tài chính; kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và kết quả hoạt động khác, kế toán sử dụng tài khoản TK 911 - Xác định kết quả. Ngoài ra, kế toán các Trường Cao đẳng tại Hải Dương còn sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để ghi đơn “Ghi đồng thời”: TK 001 “Tài sản thuê ngoài”; Tài khoản TK 002 “Tài sản nhận giữ hộ, gia công”; Tài khoản TK 004 “Kinh phí viện trợ không hoàn lại”; Tài khoản TK 006 “Dự toán vay nợ nước ngoài”; Tài khoản TK 007 “Ngoại tệ các loại”; Tài khoản TK 008 “Dự toán chi hoạt động”; Tài khoản TK 009 “Dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản” ; Tài khoản TK 012 “Lệnh chi tiền thực chi”; Tài khoản TK “013 “Lệnh chi tiền tạm ứng”; Tài khoản TK 014 “Phí được khấu trừ, để lại”; Tài khoản TK 018 “Thu hoạt động khác được để lại”. Về khai báo cơ sở dữ liệu ban đầu khi sử dụng phần mềm kế toán: Kết quả khảo sát (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu) cho thấy 100% các trường Cao đẳng trên địa bàn tỉnh Hải Dương thời gian qua cũng đã sử dụng máy tính, phần mềm kế toán vào thực hiện công tác kế toán, để việc làm này đem lại hiệu quả thì việc làm đầu tiên đối với người sử dụng là khai báo và mã hóa thông tin về đối tượng kế toán, việc làm này đòi hỏi bộ phận kế toán phải phân loại, mã hóa theo từng loại đối tượng như: Nguyên vật liệu, công dụng cụ, tài sản, cán bộ, viên chức, học sinh sinh viên, khách hàng, các loại tiền, nguồn tiền, công nợ phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng Hiện tại khi sử dụng phần mềm kế toán, các Trường Cao đẳng tại Hải Dương mới chỉ tập trung mã hóa ở mức cơ bản đủ phục vụ cho việc cung cấp thông tin kế toán tài chính mà cụ thể là phục vụ công tác thanh kiểm tra, quyết toán ngân sách Nhiều đối tượng kế toán vẫn còn được theo dõi thủ công không qua hệ thống phần mềm như: Công nợ của học sinh sinh viên với Nhà trường, danh mục và tình hình nhập xuất nguyên liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và quản lý Với việc mã hóa như này, việc cung cấp thông tin cho công tác kế toán quản trị là hầu như không thể thực hiện, qua đó gây khó khăn trong việc đánh giá và đưa ra các quyết định tức thời liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo các đơn vị thuộc Nhà trường, đặc biệt là Ban Giám hiệu Nhà trường. Theo kết quả quan sát tại các trường, có thể khái quát một số quy trình nghiệp vụ phát sinh chủ yếu tại các trường như sau: Đối với kinh phí NSNN, khi các trường nhận được thông báo kinh phí NSNN cấp theo kết quả khảo sát (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu) có 100% mẫu nghiên cứu kế toán đều ghi đơn Nợ TK 008 và (chi tiết kinh phí thường xuyên và kinh phí không thường xuyên) hoặc Nợ TK 009 (chi tiết 0091 kinh phí chương trình, dự án), khi các trường rút kinh phí NSNN cấp kế toán các trường trong mẫu nghiên cứu đều ghi đơn Có TK 008 hoặc Có TK 009 đồng thời ghi tăng TK “tiền mặt” hoặc “tiền gửi” và ghi tăng TK 461 “nguồn kinh phí hoạt động” (chi tiết kinh phí năm nay) hoặc TK 462 “nguồn kinh phí dự án” (chi tiết nguồn kinh phí). Khi sử dụng dự toán để chi hoạt động trong kỳ theo kết quả khảo sát cả 8/8 (100%) mẫu nghiên cứu kế toán đều ghi tăng chi thường xuyên TK 661(66121) hoặc chi hoạt động không thường xuyên TK 661(66122) hoặc chi thực hiện dự án TK 662 (6622) chi tiết theo mục lục Ngân sách đồng thời ghi tăng TK 461(46122) và ghi đơn khoản NSNN đã sử dụng trên TK 008. Đối với hoạt động SXKD, dịch vụ, theo kết quả khảo sát có (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu), 100% mẫu nghiên cứu kế toán ghi nhận thu hoạt động SXKD (học phí, lệ phí) thông qua phương thức thu bằng tiền mặt thì lập “biên lai thu tiền” và “phiếu thu” hoặc thông qua ngân hàng “giấy báo có” của ngân hàng. Việc thu học phí đều được thực hiện theo từng học kỳ của chương trình đào tạo theo từng trường trên cơ sở số tiền thực thu của từng học kỳ tương ứng với niên độ kế toán các trường trong mẫu nghiên cứu đều ghi tăng TK 111- Tiền mặt hoặc TK 112- Tiền gửi và ghi tăng thu hoạt động SXKD, dịch vụ trên TK 531(chi tiết từng dịch vụ). Khi thu tiền trước của hoạt động SXKD, dịch vụ (có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng hoặc từng giai đoạn như khóa đào tạo ngắn hạn) theo kết quả khảo sát (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu), 100% mẫu nghiên cứu đều có hoạt động này. Trong đó, các trường đều ghi nhận thu hoạt động SXKD, dịch vụ trên cơ sở tiền mặt theo số tiền thực thu của hoạt động trong kỳ kế toán và ghi nhận toàn bộ số tiền nhận trước vào thu hoạt động SXKD, dịch vụ trong kỳ và ghi tăng TK 111- Tiền mặt hoặc TK 112- Tiền gửi và ghi tăng thu hoạt động trên TK 531(chi tiết theo từng nội dung thu) không trường nào ghi theo cơ sở kế toán dồn tích tương ứng với số thu đơn vị thực hiện được trong kỳ, xem các phụ lục (Phụ lục 2-10) và (Phụ lục 2-11). Kết quả khảo sát thực tế các trường (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu) cho thấy đối với chi hoạt động từ kinh phí NSNN, có 24/24 (100%) mẫu nghiên cứu đều sử dụng các TK gồm: TK 661 “chi hoạt động”; TK 662 “chi dự án”; TK 008 “dự toán chi hoạt động”; TK 009 “dự toán chi chương trình, dự án”. TK 661 đều được các trường mở chi tiết thành 2 TK cấp 2 TK 6611- Chi hoạt động năm trước và TK 6612- Chi hoạt động năm nay và tương ứng TK chi tiết thành chi thường xuyên và chi không thường xuyên TK66111- Chi hoạt động thường xuyên năm trước và TK66112- Chi hoạt động không thường xuyên năm trước; TK66121- Chi hoạt động thường xuyên năm nay và TK66122- Chi hoạt động không thường xuyên năm nay. Đối với chi hoạt động SXKD, dịch vụ kết quả khảo sát cho thấy 100% các trường đều ghi nhận chi hoạt động này vào TK 632- Giá vốn hàng bán để ghi nhận và đều mở chi tiết TK 632 để theo dõi chi tiết từng hoạt động SXKD dịch vụ như tại trường Cao đẳng Du lịch và Thương mại kế toán chi tiết TK 632 thành TK 6321- Các khoản chi dịch vụ đào tạo và TK 6322 - Các khoản chi hoạt động SXKD. Khi phát sinh chi hoạt động trong 1 kỳ kế toán (như chi dịch vụ đào tạo ngắn hạn, dịch vụ cho thuê tài sản) có 8/8 (100%) mẫu khảo sát ghi nhận chi hoạt động theo cơ sở tiền mặt, kế toán căn cứ vào số tiền thực chi của hoạt động này để ghi nhận chi trong kỳ trên cơ sở “biên lai thu tiền”, “phiếu chi” hoặc “giấy báo nợ” để ghi nhận chi hoạt động, ghi tăng chi hoạt động trên TK 632- Giá vốn hàng bán và ghi giảm TK 111- Tiền mặt hoặc TK 112- Tiền gửi. Ngoài ra, 100% kết quả khảo sát cho thấy, khi phát sinh chi hoạt động dịch vụ của từng kỳ là hàng hóa hoặc dịch vụ mua ngoài liên quan đến hoạt động dịch vụ kế toán căn cứ hóa đơn mua hàng và các chứng từ kế toán thanh toán có liên quan ghi giảm TK 111 hoặc TK 112, hoặc tăng TK 331 và ghi tăng TK 632 (chi tiết). Khi phát sinh chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán căn cứ vào bảng tính tiền lương và các khoản trích theo lương và các chứng từ liên quan kế toán ghi ghi tăng TK 632 (chi tiết) và ghi tăng TK 334, ghi tăng TK 332 Khi phát sinh các chi phí chung liên quan đồng thời đến nhiều hoạt động dịch vụ (như chi phí quản lý hành chính, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi phí khấu hao) kế toán của đơn vị tự phân bổ chi phí chung cho từng hoạt động dịch vụ theo tiêu thức phân bổ phù hợp. Đối với TSCĐ được hình thành từ NSNN kết quả khảo sát 100% mẫu đều thực hiện theo Thông tư 162/2014/TT-BTC các trường không trích khấu hao TSCĐ. Đối với những TSCĐ vừa sử dụng vào hoạt động SXKD dịch vụ vừa sử dụng vào hoạt động sự nghiệp (như phòng học, dụng cụ thí nghiệm) kết quả khảo sát cho thấy các trường đều thực hiện theo Thông tư 162/2014/TT-BTC nhưng không trích khấu hao TSCĐ để phân bổ khấu hao tính vào giá thành hoạt động SXKD dịch vụ. Đối với TSCĐ được sử dụng toàn bộ thời gian vào hoạt động SXKD dịch vụ các đơn vị đều sử dụng và trích khấu hao theo quy định áp dụng cho doanh nghiệp theo Thông tư 45/2013/ TT-BTC và Thông tư 147/2016/ TT-BTC sửa đổi Thông tư 45/2013/TT-BTC. Chi phí khấu hao TSCĐ được phân bổ cho từng kỳ kế toán tương ứng kế toán ghi tăng tăng TK 632 (chi tiết) và ghi tăng TK 214 Cuối kỳ chi hoạt hoạt động SXKD, dịch vụ đều được kế toán các trường tổng hợp chi phí giá vốn đã tiêu thụ trong kỳ và được kết chuyển khấu trừ vào TK 531 để xác định kết quả hoạt động SXKD dịch vụ. Tuy nhiên, kết quả phỏng vấn kế toán trưởng của các trường điển hình (như trường Cao đẳng Hai Dương, Cao đẳng nghề Hải Dương, Cao đẳng Cơ giới xây dựng, Cao đẳng nghề giao thông vận tải đường thủy I, Cao đẳng Dược trung ương Hải Dương) phần lớn ý kiến của các trường này đều cho rằng hiện nay các trường rất khó khăn trong việc triển khai Hệ thống kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC do các văn bản quy định về tài chính chưa rõ ràng vì hiện nay do chưa có văn bản hướng dẫn thực hiện Nghị định 16/2015/NĐ-CP đối với lĩnh vực Giáo dục & Đào tạo. Hiện nay, các khoản kinh phí NSNN cấp cho tất cả các hoạt động là kinh phí NSNN cấp và quyết toán thu chi NSNN thì sử dụng TK 511 và TK 611 (chi tiết theo mục lục ngân sách) để thực hiện quyết toán kinh phí NSNN cấp. tại Thông tư 324/2016/TT-BTC và trường này đang ghi nhận giao dịch này theo hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC. Tuy nhiên, ý kiến của đại diện Nhà trường cũng cho rằng riêng khoản cấp bù học phí theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC sẽ hạch toán vào TK 531(chi tiết 5311) thì sẽ gây khó khăn cho trường trong việc quyết toán thu, chi kinh phí NSNN và trường không quyết toán được nguồn kinh phí này do được hạch toán vào TK 531 việc trình bày thông tin trên báo cáo quyết toán NSNN sẽ khó khăn. Mặt khác, các khoản thu học phí, lệ phí của những hệ đào tạo của trường khi đã tính đủ giá phí (theo từng khóa, từng hệ, từng đối tượng) và các khoản thu hoạt động SXKD, dịch khi thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC đều được ghi nhận tăng thu hoạt động TK 531 (chi tiết theo từng nội dung thu) và ghi tăng tiền TK 111, TK 112. 2.2.2.2. Tổ chức xử lý thông tin kế toán qua hệ thống sổ kế toán Kết quả khảo sát thực tế (khảo sát 8/8 trường, 24 phiếu) cho thấy 100% các trường đều căn cứ vào các chứng kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán. Ở trường hiện nay công tác ghi sổ kế toán theo từng bộ phận kế toán và được phân công cho từng nhân viên kế toán. 100% các trường hiện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán MISA áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở theo chế độ kế toán quy định như Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ kho; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt động. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các lớp ngắn hạn,hợp đồng chuyển giao... các trường đều tự xây dựng một số sổ kế toán chi tiết như Sổ quản lý lớp học, Sổ theo dõi dự án, đề tài,... Mặt khác, do phần mềm kế toán sử dụng tại các trường có bổ sung, sửa đổi các mẫu sổ kế toán đã quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, chẳng hạn như mẫu Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết chi hoạt động, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ theo dõi tạm ứng của công nhân viên, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, 100% các trường được khảo sát đều chưa sử dụng kết hợp phần mềm kế toán với một số phần mềm khác (phần mềm theo dõi học phí, phần mềm quản lý sinh viên, phần mềm giảng dạy,). Qua quan sát tại trường Cao đẳng Du lịch và Thương mại và Cao đẳng Công Thương Hải Dương về quy trình thu học phí, tác giả nhận thấy kế toán thu học phí cập nhật số liệu thu học phí vào phần mềm kế toán thu học phí. Sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tiến hành tổng hợp số liệu báo cáo với kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nhập lại toàn bộ số liệu trên và các nghiệp vụ kinh tế tài chính khác phát sinh trong trường vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc áp dụng nhiều phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin kế toán đã làm tăng khối lượng công việc kế toán, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời gây khó khăn cho hoạt động quản lý của chính các trường và hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng. Kết quả khảo sát cho thấy 100% các trường đều thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 174/NĐ-CP ngày 30/12/2016 và chế độ kế toán theo Thông tu 107/2017. Bởi vậy, hệ thống sổ kế toán các trường đang sử dụng căn cứ vào nhu cầu quản lý để xác định, số lượng sổ tương đối phù hợp. Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán được các trường đã thực hiện mã hóa, có điều chỉnh thiết kế với yêu cầu quản lý của đơn vị. Phần mềm kế toán MISA mà các trường này lựa chọn đều có tính năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung một cách dễ dàng, có tính năng phân quyền cho từng phần hành kế toán, chưa có tính năng phát hiện ra việc sửa chữa. Mỗi kế toán sẽ chịu trách nhiệm trong phần hành mình được giao quyền. Tuy nhiên việc phân quyền trong hệ thống nhìn chung chưa rõ ràng, chặt chẽ nên kế toán có thể chỉnh sửa dữ liệu vào bất kì lúc nào khi phát hiện sai sót trong ghi nhận. Đối với khâu xử lý thông tin kế toán, căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, chỉ cần thực hiện các thao tác nhất định trên phần mềm kế toán, thông qua hệ thống tài khoản và danh mục đã được mã hóa, các nghiệp vụ cuối kỳ sẽ được kết quả là các sổ kế toán và các báo cáo kế toán liên quan. Sổ kế toán là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, đã đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán. Khi phỏng vấn kế toán trưởng của các trường thì phần lớn (6/8=75%) cho rằng quy trình tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin trên phần mềm kế toán tại các trường này được thực hiện như sau: + Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán bao gồm: mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản và mã hóa các đối tượng kế toán. + Các chứng từ đã được mã hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu dựa theo chương trình nhập liệu của máy tính. Khi lập trình phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu. + Khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời điểm nhập liệu. + Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế toán. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và các báo cáo. 2.2.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán 2.2.3.1. Tổ chức cung cấp thông tin trên báo cáo kế toán Mục đích cuối cùng của kế toán là cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Thông tin trên báo cáo kế toán phải được cung cấp cho đối tượng sử dụng một cách đầy đủ và kịp thời Với báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Theo kết quả khảo sát 8/8 (100%) các trường cho thấy BCTC và BCQT của các Trường Cao đẳng trên địa bàn tỉnh Hải Dương gồm: Bảng cân đối tài khoản; Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang và thuyết minh báo cáo tài chính, theo các phụ lục: (Phụ lục từ 2-12), (Phụ lục từ 2-13), (Phụ lục từ 2-14), cụ thể: - Bảng cân đối tài khoản mới chỉ liệt kê số liệu trên các tài khoản, được dùng để kiểm tra tính cân đối của các tài khoản trong quá trình ghi sổ kép, cách thức phân loại nay còn khiến người đọc khó xác định được khoản mục nào là tài sản và khoản mục nào là nguồn hình thành tài sản. Hơn nữa, qua Bảng cân đối tài khoản, người đọc cũng không thể phân loại được các khoản mục ngắn hạn và dài hạn để đưa ra những nhận định thích hợp về tình hình tài chính của Nhà trường. Vì vậy, chưa phân tích được tình hình tài chính của Nhà trường theo đúng yêu cầu thông tin đầu vào của đơn vị kế toán cấp trên, đặc biệt là kiểm toán nhà nước. - Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng phản ánh tình hình tiếp nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, báo cáo cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan và phục vụ công tác quyết toán ngân sách. Về góc độ tài chính, báo cáo này mới chỉ phản ánh một phần kết quả hoạt động mà chưa phản ảnh đầy đủ toàn bộ các hoạt động thu, chi và kết quả hoạt động của Trường. Cơ sở để ghi nhận, hạch toán kế toán và lập báo cáo này chưa hoàn toàn thực hiện theo cơ sở dồn tích, do đó, chưa đáp ứng nhu cầu thông tin cho các cơ quan quản lý, đặc biệt là thông tin kế toán cho đơn vị kế toán chủ quản và kiểm toán nhà nước. - Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh tổng quát phản ánh tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà trường, việc lập báo cáo này về cơ bản đã tuân thủ theo kế toán cơ sở dồn tích nhưng vẫn phản ánh chưa đầy đủ và chi tiết toàn bộ thu, chi, kết quả hoạt động của Nhà trường, vì vậy, cũng chưa đáp ứng được nhu cầu về thông tin kế toán cho hoạt động quản lý điều hành, nhu cầu thông tin đầu vào của kế toán đơn vị chủ quản và kiểm toán nhà nước. - Thuyết minh báo cáo tài chính, dùng để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của Nhà trường, tình hình chấp hành kỷ luật về thu, chi ngân sách, báo cáo này mới chỉ chi tiết số liệu của một số chỉ tiêu trên Bảng cân đối tài khoản, chưa có sự phân tích đánh giá tình hình tăng, giảm tài sản chi tiết, nguyên nhân của sự thay đổi về tài sản, kết quả các hoạt động, hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực Đọc Thuyết minh báo cáo tài chính, người đọc chưa thể hình dung và có cái nhìn tổng thể, chính xác về hoạt động nói chung, hoạt động tài chính của các Trường nói riêng. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy 8/8 trường đều chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để phản ánh thông tin về luồng tiền thu vào và chi ra phát sinh trong quá trình hoạt động của Nhà trường, đây là nguồn thông tin đầu vào rất quan trọng cung cấp cho cơ quan chủ quản, phục vụ lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của đơn vị cấp trên, cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của ngành bằng việc chỉ ra dòng tiền vào và ra của các hoạt động như hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính... phục vụ cho đào tạo bậc cao đẳng. Với báo cáo kế toán quản trị Kết quả phỏng vấn các kế toán trưởng các trường Cao đẳng tại Hải Dương cả 8/8 đều nhận thức việc tổ chức công tác kế toán quản trị là thực sự cần thiết, khách quan, nó là nhân tố mang lại hiệu quả to lớn trong thời điểm hiện nay cũng như cho sự phát triển bền vững sau này. Tuy nhiên, việc tổ chức kế toán quản trị ở các trường mới chỉ thực hiện đan xen với kế toán tài chính, quá trình thực hiện diễn ra không thường xuyên, chỉ mang tính chất vụ việc thể hiện như sau: - Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của các trường Cao đẳng tại Hải Dương hầu như không quan tâm đến mục đích là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin chuyên biệt cho yêu cầu quản trị của lãnh đạo Nhà trường, qua khảo sát Tác giả thấy các Trường chưa chủ động trong việc xây dựng bộ phận kế toán quản trị chuyên trách, đặc biệt là kế toán quản trị chi