Tóm tắt Luận án Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường Đại học Hải Phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------- LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC HÀ NỘI - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------- LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nƣớc xong đã có trích dẫn. Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cập nhật, đáng tin cậy và đƣợc dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ. Tác giả Lưu Thị Hằng MỤC LỤC MỤC LỤC .............................................................................................................. 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 6 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 6 2. Mục tiêu đề tài .................................................................................................... 9 3. Nhiệm vụ của đề tài ........................................................................................... 9 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 9 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...............................................................................10 6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................... Error! Bookmark not defined. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................ Error! Bookmark not defined. 8. Đóng góp của đề tài ........................................ Error! Bookmark not defined. 9. Bố cục Luận văn ............................................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ .......... Error! Bookmark not defined. 1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP .............................................. Error! Bookmark not defined. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP Error! Bookmark not defined. 1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trƣờng ĐHHP ... Error! Bookmark not defined. 1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải PhòngError! Bookmark not defined. 1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP .......... Error! Bookmark not defined. 1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP .................. Error! Bookmark not defined. 1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng ĐHHP........ Error! Bookmark not defined. 1.2.1. Quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ............................. Error! Bookmark not defined. 1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ......... Error! Bookmark not defined. 1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP ....... ..Error! Bookmark not defined. 1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP .. Error! Bookmark not defined. 1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP .............................................................................. Error! Bookmark not defined. 1.2.3.1. Ƣu điểm .................................................. Error! Bookmark not defined. 1.2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................ Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 1 ................................................ Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 2 ......................................................... Error! Bookmark not defined. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG ... Error! Bookmark not defined. 2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..... Error! Bookmark not defined. 2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................... Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ ........... Error! Bookmark not defined. 2.1.3. Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ .... Error! Bookmark not defined. 2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ ....... Error! Bookmark not defined. 2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................... Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 2 ................................................ Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 3 ......................................................... Error! Bookmark not defined. QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG ........... Error! Bookmark not defined. 3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử ..... Error! Bookmark not defined. 3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ Error! Bookmark not defined. 3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử. .............................................................................. Error! Bookmark not defined. 3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thƣ trong việc sử dụng phần mềm ............. Error! Bookmark not defined. 3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP .......... Error! Bookmark not defined. 3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trƣờng ĐHHP . Error! Bookmark not defined. 3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử .................. Error! Bookmark not defined. 3.3.3. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử ................ Error! Bookmark not defined. 3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử . Error! Bookmark not defined. Tiểu kết chƣơng 3 ................................................ Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN .......................................................... Error! Bookmark not defined. TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 11 PHỤ LỤC ............................................................. Error! Bookmark not defined. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐHHP: Đại học Hải Phòng UBND: Uỷ ban nhân dân HSSV: Học sinh sinh viên NCKH: Nghiên cứu khoa học PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trƣờng Đại học Hải Phòng là trƣờng đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trƣờng là đơn vị sự nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc. Trƣờng chịu sự quản lý toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan trọng nhƣ hiện nay Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng tài liệu khá lớn và có giá trị. Nhƣng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trƣờng từ khi thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói riêng và công tác văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng nói chung còn yếu, chƣa có những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trƣờng sử dụng phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử chƣa đƣợc cụ thể, rõ ràng và khoa học. Đứng trƣớc thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhƣng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trƣờng vẫn còn là vấn đề lớn cần đƣa ra bàn luận bởi chƣa tìm đƣợc cách thức hợp lý, chƣa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu. Khối lƣợng tài liệu nhà trƣờng sản sinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trƣờng chƣa nhận thức đƣợc hết tầm quan trọng của tài liệu. Để những tài liệu có giá trị của nhà trƣờng đƣợc lƣu giữ một cách khoa học, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay. Chính vì điều đó chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu đề tài Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP luận văn xác định những mục tiêu sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc. - Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet. 3. Nhiệm vụ của đề tài - Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử. - Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP. - Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trƣờng ĐHHP để đƣa ra thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP để xây dựng bản danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP. - Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trƣờng để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng ĐHHP và từng phòng ban. - Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của trƣờng. - Cách thức, lề lối làm việc Trƣờng ĐHHP. - Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. * Phạm vi nghiên cứu - Các văn bản quy định của Nhà nƣớc nói chung về công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. - Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về công tác văn thƣ, lƣu trữ. - Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP. - Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trƣờng ĐHHP. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề đƣợc đƣa ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Mặc dù việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ của Hội đồng Chính phủ nhƣng cho đến nay trên thực tế ở hầu hết các cơ quan chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc một cách trọn vẹn. Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý tốt hồ sơ là vấn đề đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành chính, văn thƣ – lƣu trữ, học viên cao học và sinh viên Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cấp đến. Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn nhƣ các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,.. Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ đang đƣợc sử dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trƣờng Đại học, Cao đẳng trên cả nƣớc đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền (1990): Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Nhà xuất bản Đại học và Trung học chuyên nghiệp, Hà Nội. 2. Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp, Hà Nội 3. Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Hà Nội 4. Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ, Hà Nội. 5. Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 6. Dƣơng Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội. 7. Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020. 8. Luật lƣu trữ (2011). Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12. 9. Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6. 10. TS. Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11. 11. Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2. 12. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ. 13. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ về công tác văn thư. 14. Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính Phủ về công tác văn thư. 15. TS. Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lƣợc dịch. 16. Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Hà Nội. 17. Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12. 18. Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hà Nội. 19. Vƣơng Đình Quyền(2005): Lý luận và phương pháp công tác văn thư. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 20. Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng. 21. Thông tƣ số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 22. Dƣơng Thị Bích Thủy(2009):Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Hà Nội. 23. Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế(2001),Tiêu chuẩn 15489. 24. Website: 25. Website: 26. Website: 27. Website: 28. Website: www.haiphong.gov.vn/sonoivu 29.Website: https://qlvb.hpnet.vn