Tóm tắt Luận văn Chất lượng văn bản hành chính của ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

thành văn được văn bản h a do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành th o th m quyền, trình t , thủ t c, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành b ng nh ng biện pháp khác nhau nh m điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước ho c gi a các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr 9]. 1.1.1.3. Khái niệm về văn bản hành chính ăn bản hành chính là là nh ng văn bản do các cơ quan, tổ chức c th m quyền ban hành th o trình t , hình thức nhất định nh m giải quyết công việc thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường. 9 1.1.2. Chức năng của văn bản hành chính 1.1.2.1. Chức năng thông tin Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. 1.1.2.2. Chức năng pháp lý Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện: - Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác. - Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan. 1.1.2.3. Chức năng quản lý Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị). 1.1.2.4. Chức năng văn h a - xã hội - Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa. 1.1.2.5. Các chức năng khác Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử lý... 10 1.1.3. Các loại văn bản hành chính và đặc điểm của mỗi loại Theo Khoản 2 Điều 4, Nghị định 110/ 2004/NĐ – CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 văn bản hành chính gồm có 02 loại sau: a) Văn bản cá biệt - Khái niệm văn bản hành chính cá biệt Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. - Đ c điểm của văn bản hành chính cá biệt + Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. + Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành. + Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật. + Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định. + Đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. b) Văn bản hành chính thông thường - Khái niệm văn bản hành chính thông thường Là những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, giao dịch, trao đổi, giải quyết các công việc mang tính chất thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 1.2. Chất lượng và chất lượng văn bản hành chính 1.2.1. Khái niệm Chất lượng Chất lượng là một phạm trù trừu tượng, mang tính chất định tính, khó có thể cân đo, đong đếm được. Dưới mỗi cách tiếp cận khác nhau thì quan niệm về chất lượng cũng khác nhau. 11 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo DIS 9000:2000, đã đưa ra định nghĩa sau: Chất lượng là khả năng của tập hợp các đ c tính của một sản ph m, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan". 1.2.2. Chất lượng văn bản hành chính Từ những phân tích nêu trên, có thể hiểu “Chất lượng văn bản hành chính là việc văn bản ban hành đảm bảo chính xác cả về nội dung và hình thức, đúng th m quyền, phù hợp với pháp luật và với th c tiễn khách quan.” Như vậy, trong quá trình nghiên cứu soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, chất lượng văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chủ thể ban hành, quy trình xây dựng và ban hành văn bản, năng lực của người soạn thảo văn bản. Mặt khác, cần phải xem xét cả về hình thức và nội dung, văn bản khi ban hành cần phải đảm bảo cả hai yếu tố này. 1.2.3. Các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành chính 1.2.3.1. Th m quyền ban hành 1.2.3.2. Nội dung văn bản 1.2.3.3. Thể thức văn bản 1.2.3.4. Ngôn ng văn bản hành chính 1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn bản hành chính 1.3.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý và của cán bộ, công chức, viên chức Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất trong số các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng văn bản hành chính bời vì: - Các cấp lãnh đạo, quản lý: Là khâu then chốt trong công tác xây dựng định hướng việc xây dựng và ban hành văn bản bởi chính lãnh đạo, quản lý là cấp trực tiếp chỉ đạo, định hướng đề xuất các cấp xây dựng văn bản và đồn thời trực tiếp duyệt, chỉnh sửa nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản hành chính. 12 1.3.2. Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản hành chính Đây là yếu tố hết sức quan trọng, bởi đây chính là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành văn bản có cơ sở vận dụng, tham chiếu xem xét ban hành văn bản cho phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Nhận thức được tầm quan trọng này, trong thời gian qua các cơ quan nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về vấn đề này như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Nghị đinh số 34/2016/ NĐ – CP ban hành ngày 14/5/2016 có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định chi tiết biện pháp thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Những quy định của nhà nước nêu trên có ảnh hưởng nhất định tới chất lượng văn bản hành chính, bởi vì nó giúp cho các cơ quan có cơ sở xây dựng quy trình ban hành văn bản. Mặt khác, giúp cho các cơ quan có cơ sở để tham chiếu, kiểm tra, rà soát và đánh giá văn bản trên thực tế. 1.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng và được quan tâm chú ý trong những năm trở lại đây. Cơ sở vật chất bao gồm không gian làm việc, trang thiết bị phục vụ (máy tính, máy in, máy scan,), hệ thống mạng không dây, Internet, đều có ảnh hưởng nhất định tới việc nâng cao chất lượng văn bản hành chính. Hiện nay trên địa bàn thành phố Lào Cai, 100% cơ quan đã sử dụng máy tính và hệ thống email nội bộ để trao đổi công việc, giao dịch văn bản bằng hệ thống phần mềm máy tính, vì vậy việc giải quyết văn bản qua mạng nhanh hơn, kịp thời hơn, khiến cho công việc xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Mặt khác, giúp các đơn vị chú trọng hơn đến chất lượng văn bản bởi lẽ kết nối mạng, một văn bản sai sẽ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan bởi ai cũng biết. Chính vì vậy, mọi cơ quan, tổ chức và chính cá nhân ký văn bản sẽ cẩn trọng hơn. Ngoài các yếu tố nêu trên, theo tác giả cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc có ảnh hướng lớn tới chất lượng văn bản, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay. 13 1.4. Văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai 1.4.1. Các loại văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai UBND thành phố là nơi tổ chức thực hiện các chính sách, mệnh lệnh quản lý của UBND tỉnh, là cầu nối giữa tỉnh và các phường. Hầu hết các công việc hành chính muốn triển khai đến cấp cơ sở cần phải qua cấp trung gian là thành phố, quận, huyện theo nguyên tắc trực tuyến; UBND thành phố Lào Cai có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho cấp tỉnh, thành phố về những vấn đề quan trọng trong quản lý kinh tế - văn hóa - xã hội, giúp tỉnh phát hiện và tháo gỡ khó khăn, bất cập trong các quy định, chính sách mà trong quá trình thực thi ở cấp quận đó nảy sinh các vướng mắc. Đối với cấp phường, cán bộ, công chức thực thi công vụ trên địa bàn tương đối rộng, bao gồm nhiều đơn vị hành chính cơ sở (cấp phường. Để thực thi văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên; của cơ quan cùng cấp (Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND) thì UBND thành phố Lào Cai ban hành rất nhiều VBHC. Các loại VBHC của UBND dùng để thực hiện công việc nội bộ của ủy ban; liên hệ, trao đổi, giao dịch trong hoạt động giữa ủy ban thành phố với tỉnh, với UBND các phường, với các đối tác... 1.4.1.1. Các loại BHC thông thường của UBND thành phố Lào Cai - Báo cáo: Báo cáo của UBND thành phố gồm báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuấtTùy theo tính chất sự kiện và nhu cầu quản lý cụ thể mà báo cáo thể hiện, nhưng trong một báo cáo cần nêu được một số điểm chính: Những kết quả đã thực hiện được; những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân; phương hướng thực hiện trong thời gian tới; những đề nghị, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN. - Công văn: Đây là loại hình văn bản được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các CQHCNN nhằm để thực hiện các mối quan hệ công tác của các CQHCNN với nhau, CQHCNN với cá nhân, công dân; dùng để trả lời đối với công dân. - Tờ trình là một dạng văn bản của UBND thành phố dùng để gửi lên thành tỉnh, lên cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền để xin phê duyệt các chính sách, chế độ, quyết định quản lý 14 - Biên bản: là VBHC của các cơ quan nói chung, UBND thành phố nói riêng; dùng để ghi lại diễn biến một cuộc họp, hội nghị bàn giao công trình, bàn giao tài sản, ghi lại diễn biến một sự việc. - Thông báo, UBND thành phố thường sử dụng thông báo trong một số công việc sau: Về lịch họp giao ban, lịch tiếp dân, thông báo tuyển công chức, kết luận một cuộc họp, thông báo các vấn đề trong QLNN đối với người dân trên địa bàn, thông báo cụ thể từng nội dung đến các hộ - Kế hoạch, UBND thành phố thường xây dựng các kế hoạch sau: Kế hoạch năm, kế hoạch 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, kế hoạch đối với từng CBCC trong các đơn vị, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạnNội dung kế hoạch thường về cải cách hành chính, điều tra đất đai, bầu cử - Hợp đồng, thường UBND chủ yếu ký các hợp đồng với các cá nhân, cơ quan, tổ chức về thực hiện một công việc chung của cơ quan; hợp đồng lao động với viên chức Ngoài ra, UBND thành phố có sử dụng rất nhiều các loại giấy: Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Phiếu gửi, Giấy phép, Giấy chứng nhận có liên quan và bảo đảm quyền thân nhân của CBCC trong cơ quan. 1.4.1.2. ăn bản hành chính cá biệt Văn bản cá biệt của UBND thành phố là những văn bản do các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành, theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố. Nó có thể làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một hoạt động pháp lý nhất định. 1.4.2. Đặc điểm văn bản hành chính của thành phố Lào Cai - Hệ thống VBHC của UBND thành phố ban hành để thực thi các loại văn bản QPPL của cơ quan cấp trên và cơ quan cùng cấp. UBND thành phố là cơ quan HCNN cấp trung gian giữa cấp thành phố và cấp phường, do vậy các VBHC của quận chủ yếu để triển khai VB của thành phố xuống cấp phường, để giải quyết công việc nội bộ của UBND thành phố - Thẩm quyền ban hành VBHC:. 15 - Hệ thống VBHC của UBND thành phố ban hành theo tính chất công việc. Các cuộc họp, hội nghị.phát sinh hệ thống VB nhằm giải quyết công việc chung của cơ quan. Về cơ bản văn bản hành chính của UBND thành phố dung để chỉ đạo, điều hành và giải quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố.. 1.4.3. Vai trò của văn bản hành chính đối với hoạt động của thành phố Lào Cai Trong hoạt động quản lý nhà nước của thành phố Lào Cai, văn bản có các hành chính có vai trò sau: - Văn bản hành chính nhà nước là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định. - Văn bản chuyển tải nội dung quản lý của UBND thành phố Lào Cai.. - Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của UBND thành phố Lào Cai.. Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa. Tiểu kết chương 1 Trong chương 1, tác giả đã trình bày những nội dung lý thuyết cơ bản nhất liên quan đến nội dung của luận văn, cụ thể tác giả đã trình bày và phân tích khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, chức năng của văn bản hành chính, các loại văn bản hành chính nhà nước. Tiếp đến nêu và phân tích chất lượng và chất lượng văn bản hành chính; các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành chính; Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của văn bản hành chính; Văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, đặc điểm văn bản hành chính của thành phố Lào Cai. Đây là những vấn đề có tính chất lý luận cơ bản nhất liên quan đến văn bản và chất lượng văn bản hành chính, để từ đó tác giả có cơ sở tiếp tục nghiên cứu tìm hiểu thực trạng chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai tại chương 2. 16 Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI 2.1. Khái quát chung về thành phố Lào Cai 2.1.1. Vị trí địa lý và điều kiện dân cư Thành phố Lào Cai là thành phố biên giới, vùng cao, nằm hai bên bờ sông Hồng, có tọa độ địa lý từ 22025’ đến 25030’ vĩ độ Bắc và từ 103037’ đến 104022’ kinh độ Đông. - Phía Bắc giáp thị trấn Hà Khẩu, huyện Hồng Hà, tỉnh Vân Nam - Trung Quốc (có đường biên giới là sông Hồng và sông Nậm Thi); - Phía Đông giáp huyện Bảo Thắng; - Phía Tây giáp huyện Bát Xát và Sa Pa; - Phía Nam huyện Sa Pa. 2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội - Công tác văn hóa thông tin, TDTT: Tỷ lệ hộ gia đình đạt danh hiệu “Gia đình văn hóa” đạt 93,6%; thôn, tổ dân phố văn hóa 98,1%; tỷ lệ cơ quan, trường học đạt tiêu chuẩn nếp sống văn hóa 97,5%. Tổ chức 90 buổi tuyên truyền lưu động; tỷ lệ phủ sóng truyền thanh đạt 98%, sóng truyền hình đạt 100%. Chỉ đạo các xã, phường tổ chức tốt Ngày hội “Đại đoàn kết toàn dân tộc” lồng gắn với tuyên truyền Bộ “Quy tắc ứng xử văn hóa, văn minh”, cuốn “Sổ tay đô thị” đến toàn thể Nhân dân. - Công tác giáo dục đào tạo: Tỷ học sinh giỏi và chất lượng giáo dục tiếp tục dẫn đầu trong toàn tỉnh; tiếp tục xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh, thúc đẩy quy mô và chất lượng giáo dục toàn diện, năm học 2014 - 2015 tỷ lệ huy động học sinh ra lớp và tỷ lệ chuyên cần đạt 99,9%; đã có 38/60 = 63,3% trường đạt chuẩn quốc gia, tỷ lệ học sinh 15-18 tuổi có bằng tốt nghiệp THCS đạt 97,7%. - Y tế, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng: Khám và điều trị bệnh cho trên 250.000 lượt người; công tác kiểm tra, kiểm soát an toàn vệ sinh thực phẩm được tăng cường, trong năm không có vụ ngộ độc thực phẩm nào xẩy ra. 17 2.1.3. Tổ chức bộ máy chính quyền thành phố Lào Cai Hiện tại bộ máy tổ chức các cơ quan thuộc UBND thành phố gồm: Văn phòng HĐND&UBND thành phố; Phòng Quản lý đô thị; Phòng Tư pháp; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Nội vụ; Phòng Văn hoá; Phòng Y tế; Phòng TC-KH; Thanh tra thành phố; Phòng Lao động TB&XH; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Kinh tế; Phòng Dân tộc. Với bộ máy chính quyền như trên, dẫn tới khối lượng công việc hàng năm nhiều; từ đó tác động nhất định đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đặc biệt là số lượng văn bản ban hành hàng năm tăng do khối lượng công việc nhiều. 2.2. Phân tích thực trạng chất lượng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai 2.2.1. Về số lượng văn bản đã ban hành Văn bản hành chính của thành phố Lào Cai được ban hành từ năm 2011 – 6/2017, có số lượng khác nhau, có tiểu loại văn bản ban hành nhiều như Quyết định hành chính cá biệt, công văn; có loại văn bản thì rất ít như đề án...ngoài số lượng không đồng đều về loại văn bản thì số lượng văn bản ban hành hàng năm cũng khác nhau, thông thường năm sau nhiều hơn năm trước, có thể do tính chất công việc ngày càng đa dạng, ngày càng nhiều hoặc sự thay đổi, phát triển của kinh tế - xã hội dẫn đến sự cần thiết phải ban hành nhiều văn bản. 2.2.2. Về chất lượng nội dung văn bản Trong tổng số 98.587 văn bản hành chính: thông báo, quyết định CT, quyết định UB, công văn CT, công văn UB, kế hoạch, hướng dẫn, công điện, chị thị, báo cáo, chương trình, đề án, tờ trình, giấy giới thiệu, tác giả tiến hành lựa chọn ngẫu nhiên 5000 văn bản hành chính nhà nước với 12 loại văn bản để đánh giá các tiêu chí liên quan tới chất lượng văn bản hành chính nhà nước. Số lượng các văn bản được lựa chọn tổng Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính ban hành từ năm 2011 đến tháng 6 năm 2017, tác giả nhận thấy có 129 văn bản (chiếm 2,58% tổng số văn bản) chưa đảm bảo về nội dung, chúng ta có thể nhận diện một cách rõ ràng hơn thông qua bảng tổng hợp, phân 18 2.3.3. Ngôn ngữ văn bản Nghiên cứu, phân tích văn bản hành chính trên thực tế, tác giả cho thấy, một số văn bản báo cáo việc sử dụng từ chưa chính xác, chẳng hạn như: sử dụng từ chưa phù hợp kết quả, hiệu quả, hậu quả.. Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính do thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy, nhiều văn bản còn sử dụng ngôn ngữ trong văn bản chưa chính xác, vẫn có trường hợp sử dụng từ chưa đúng, chưa phù hợp; một số câu viết chưa rõ ràng; dấu câu dùng chưa chính xác và còn nhiều lỗi chính tả; chúng ta có thể nhận thấy rõ hơn về vấn đề này qua bảng thống kê Từ số liệu tổng hợp trên ta thấy trong 5000 thì có 194 văn bản có lỗi về ngôn ngữ (chiếm gần 4%). Trong số 12 tiểu loại văn bản khảo sát loại văn bản có hạn chế ngôn ngữ chiếm tỷ lệ cao nhất là hướng dẫn, báo cáo, chương trình. 2.3.4. Thể thức văn bản Nghiên cứu, đánh giá 5000 văn bản mà chúng tôi đã tổng hợp, cho thấy hầu hết các văn bản ban hành đã đảm bảo về thể thức. Trong số 5000 văn bản được lựa chọn, tác giả đã thống kê được số lượng văn bản có lỗi sai về thể thức là 248 văn bản (chiếm gần 5% tổng số lượng văn bản được lựa chọn). Để thấy rõ hơn, chúng ta có thể xem bản tổng hợp sau: Bảng 2. 1. Tỷ lệ, văn bản hành chính sử dụng thể thức còn hạn chế Bảng tổng hợp cho thấy, số lượng văn bản ban hành chưa chuẩn xác về thể thức chiếm tỷ lệ không lớn chiếm khoảng gần 5% trong tổng số 5000 văn bản đã lựa chọn, trong 12 tiểu loại văn bản tác giả khảo sát thì loại văn bản nào cũng bị sai sót về thể thức, trong đó báo cáo, công văn, thông báo là những loại văn bản bỉ sai sót nhiều về thể thức nhất. 2.3. Đánh giá, nhận xét chung về chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 2.3.1. Những mặt đã đạt được Nghiên cứu thực tế và đánh giá, nhận xét 5000 văn bản hành chính của thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy chất lượng văn bản của thành phố Lào Cai đã đạt được những điểm như sau: 19 - Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính được ban hành đúng quy định của pháp luật hiện hành, tức là văn bản ban hành không sai về thẩm quyền mà Luật quy định; không sai quy chế ban hành văn bản của UBND thành phố. - Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai đều tuân thủ đúng quy định nhà nước về thế thức văn bản; vẫn còn hiện tượng sai nhưng tỷ lệ thấp, điều này có thể khắc phục được trong thời gian tới. - Thứ ba, ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản hành chính đều rõ nghĩa, dể hiểu, không bị hiểu nhầm, hiểu sai hoặc hiểu chưa hết ý nghĩa. - Thứ tư, tất cả văn bản của UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 không có văn bản sai phạm chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước về mặt chính trị và tư tưởng. 2.3.2. Những hạn chế, tồn tại Qua nghiên cứu, khảo sát đánh giá công tác xây dựng văn bản hành chính trên thực tế của thành phố Lào Cai, bên cạnh những điểm đạt được như đã phân tích ở trên, vẫn còn những điểm hạn chế, tồn tại nhất định, cụ thể như sau: - S quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý: Mặc dù các cấp lãnh đạo, quản lý đã chú trọng đến công tác xây dựng và ban hành văn bản, chú trọng đến chất lượng văn bản nhưng vẫn còn có độ trễ. - ề m t nội dung của văn bản: Đánh giá, phân tích 5000 văn bản, tác giả thấy có 129/5000 văn vẫn còn tồn tại những lỗi về nội dung như:. - ề ngôn ng văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận thấy có 194/5000 văn bản vẫn còn lỗi sai về ngôn ngữ. - ề thể thức văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận thấy có 248/5000 văn bản chưa đúng thể thức theo quy định của nhà nước về thể thức văn bản hành chính. 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến văn bản hành chính vẫn còn những tồn tại nêu trên, tác giả xin nêu một số nguyên nhân chủ yếu sau. Thứ nhất, các cấp lãnh đạo thành phố Lào Cai chưa chỉ đạo sát sao công tác xây dựng văn bản;. 20 Thứ hai, công tác cập nhật văn bản của nhà nước quy định liên quan đến công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cấp lãnh đoạ cũng như của đội ngũ công chức, viên chức giúp việc còn chậm trễ Thứ ba, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hưởng tính bảo thủ, trì trệ, không chịu tiếp thu, coi thường hình thức, thể thức văn bản. Thứ tư, do số lượng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai ban hành hàng năm rất lớn, trong khi đó công chức, viên chức tham mưu năng lực về văn bản hạn chế. Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chưa nắm hết được quy định về thể thức văn bản hành chính hoặc là các quy định mới của nhà nước như về thể thức, về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản... Thứ sáu, Quy trình kiểm tra văn bản làm ngược, cụ thể tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai khi văn bản hành chính. Thứ bảy, chúng ta cũng chưa có những chế tài đủ mạnh và xác định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản. Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nước ta liên quan đến công tác ban hành văn bản hành chính còn chưa đồng bộ, lại còn thay đổi thường xuyên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác vận dụng, áp dụng thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản. Thứ chín, điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí dành riêng cho công tác xây dựng soạn thảo văn bản chưa đảm bảo, không ổn định. Mười là, trình độ kiến thức và năng lực công tác thực tiễn của đội ngũ lãnh đạo phòng, ban chưa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ. 21 Tiểu kết chương 2 Chúng tôi nhận thấy hạn chế căn bản trong chất lượng văn bản hành chính nhà nước đó là quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nước đôi khi còn sai quy trình (ví dụ: khi văn bản đã được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố ký, cán bộ tại bộ phận phát hành văn bản mới kiểm tra thể thức, lỗi chính tả và phát hành văn bản bước ký duyệt văn bản trước khi được bộ phận phát hành văn bản kiểm tra. Điều này chính là nguyên nhân căn bản của hầu hết những hạn chế trong công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai. Đây là căn cứ quan trọng nhất để chúng tôi định hướng xây dựng những giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính nói riêng và nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai. 22 Chương 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI 3.1. Định hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất lượng thống văn bản hành chính Có thể nói, văn bản là sản phẩm của hoạt động lao động, sáng tạo. Lao động của cán bộ quản lý và lãnh đạo về bản chất là lao động trí óc. Cán bộ quản lý và lãnh đạo có nhiệm vụ xác định sản phẩm lao động của người dưới quyền. Cán bộ quản lý và lãnh đạo của cơ quan dù