Tóm tắt Luận văn Điều hành hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

định liên quan là một nội dung có tính cấp thiết về cả lý luận và thực tiễn Đó chính là các lý do th i thúc tác giả lựa chọn đề tài: “Điều hành hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Điều hành hoạt động văn phòng là một chủ đề lớn, được nghiên cứu tập trung, tổng hợp và khai thác chuyên sâu một (một số) khía cạnh, có thể kể đến một số nghiên cứu điển hình có liên quan Nhưng nhìn chung, các nghiên cứu trên đề cập đến lý luận về điều hành, văn phòng, các tác giả c ng đã nghiên cứu điều hành văn phòng trong một số CQHCNN cụ thể; một số kỹ năng cần thiết đối với năng lực điều hành văn phòng nói chung và cấp huyện nói riêng. Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có một nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu chuyên sâu về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện nói chung, UBND huyện Đan Phượng nói riêng. Các công trình trên là nguồn cung cấp cơ sở lý luận và tham khảo về thực tiễn để tác giả tiếp tục nghiên cứu sâu về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. Đề tài không có sự trùng lặp. 4 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của Luận văn là hệ thống hóa lý luận về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện, phân tích thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục đích trên, Luận văn có nhiệm vụ sau: Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận của điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Thứ hai, phân tích, đánh giá thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng trong bối cảnh hiện nay. Thứ ba, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng hiện nay. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Luận văn nghiên cứu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng từ năm 2015 đến tháng 6/2020 (từ khi có Luật Tổ chức chính quyền địa phương). - Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. - Về nội dung: Luận văn nghiên cứu thực trạng điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. 5 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận 5.2. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, luận văn vận dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp quy nạp, diễn dịch; phương pháp thống kê, mô tả. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Kết quả nghiên cứu có một số đóng góp sau: Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của Luận văn góp phần hoàn thiện lý luận điều hành hoạt động tổ chức công sở, điều hành văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu có thể được tham khảo trong việc hoạch định các chính sách, quy định liên quan đối với các nhà quản lý trong khối UBND huyện nói chung, văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng nói riêng. 7. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của Luận văn có 3 chương: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Chƣơng 2. Thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. Chƣơng 3. Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Một số khái niệm có liên quan đề tài nghiên cứu 1.1.1. Khái niệm văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 1.1.1.1. Văn phòng Khái niệm về Văn phòng có thể hiểu trên 3 khía cạnh sau đây: Thứ nhất, văn phòng là một dạng hoạt động của tổ chức Theo nghĩa này, Văn phòng là một hoạt động nghề nghiệp, thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách c ng văn, giấy tờ cho một tổ chức. Thứ hai, văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động của tổ chức Theo nghĩa này, Văn phòng bao gồm trụ sở làm việc, các điều kiện về vật chất, con người để đảm bảo hoạt động của tổ chức. Thứ ba, văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra các quyết định quản lý. Xét theo khía cạnh này, Văn phòng được coi là một tổ chức hoàn chỉnh với những chức năng, nhiệm vụ, con người cụ thể và những thiết chế cần thiết cho quá trình hoạt động của một tổ chức. 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện Văn phòng và hoạt động của Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Văn phòng được coi là “cánh tay phải” của người lãnh đạo. 1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức: gồm: 01 Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng: 01 phó Chánh văn phòng phụ trách về hậu cần như: Kế toán - Tài vụ; Quản trị; Đội xe; Bảo vệ; Nhà khách; 2) 01 phó Chánh văn phòng phụ trách về hành chính như: Hành chính; Thư kí -Tổng hợp; Trung tâm tin học; Lưu 7 trữ; Tiếp dân,giải quyết đơn thư; 3) 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách về kinh tế - xã hội như: Kinh tế; Văn hoá - Xã hội; Nội chính; Đối ngoại; Nghiên cứu, đổi mới chính sách. 1.1.2. Quan niệm điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 1.1.2.1. Quan niệm về điều hành Điều hành là một nội dung lãnh đạo và quản lý Trong khi lãnh đạo và quản lý bao hàm cả khía cạnh tư duy lẫn hành động, thì điều hành phản ánh khía cạnh hành động của lãnh đạo và quản lý. 1.1.2.2. Điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện Có thể hiểu một cách khái quát năng lực điều hành văn phòng UBND là khả năng hành động và tạo ra kết quả trong quá trình điều hành nhằm đảm bảo rằng văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. Khi nói đến điều hành công sở nói chung, hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng thường nói đến: Hiệu quả điều hành; Hiệu lực điều hành và năng lực điều hành. 1.1.2.3. Các nguyên tắc về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện: bao gồm (i) Tính khoa học; (ii) Tính kế hoạch; (iii) Tính hệ thống; (iv) Tính kích thích vật chất, tinh thần [50]. 1.1.2.4. Mục tiêu nâng cao điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện Một là, xác định hợp lý trách nhiệm và quyền hạn của nhóm và cá nhân; Hai là, phát triển nhân sự; Ba là, phát triển các quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả; Bốn là, quản lý hiệu quả nguồn tài chính, thông tin, công sản; Năm là, tăng cường hiệu quả kiểm tra, giám sát; Sáu là, xây dựng cơ sở thành tổ chức học hỏi; Bảy là, tạo dựng một bầu không khí làm việc hiệu quả. 8 1.2. Nội dung điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 1.2.1. Lập kế hoạch: Quá trình lập kế hoạch bao gồm 5 bước là: Bước 1: Xác định mục tiêu; Bước 2: Xác định tình trạng hiện tại của tổ chức; Bước 3: Xác định những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu; Bước 4: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu; Bước 5: Soạn thảo, thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện. 1.2.2. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động: Quy chế hoạt động của công sở được xây dựng và ban hành dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công sở và các chức danh lãnh đạo c ng như các bộ phận, đơn vị trong công sở để từ đó quy định cách thức thực thi công vụ theo quy định của pháp luật. 1.2.3. Tổ chức và điều hành hội họp: Nguyên tắc tổ chức và điều hành hội họp: Thiết thực; Đúng thẩm quyền; Trách nhiệm; Bình đẳng; Hiện đại hóa; Kinh tế. Để cuộc họp đạt hiệu quả, cần thực hiện các kỹ năng cần thiết sau: Thứ nhất, kỹ năng tổ chức cuộc họp; Thứ hai, điều điều hành hội họp; Thứ ba, những công việc sau hội họp. 1.2.4. Thiết kế công việc và phân tích công việc: Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt động của HĐND và UBND Để hoạt động của HĐND và UBND diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì ngay từ khâu thiết kế công việc, Chánh Văn phòng phải nắm vững được các nhiệm vụ cụ thể và tiến hành sắp xếp, phân công nhiệm vụ đó cho hợp lý. 1.2.5. Phân công và phối hợp: Các nguyên tắc phân công công việc gồm: 1) Theo hướng chuyên môn hóa; 2) Theo tiêu chuẩn và định mức; 3) Nhóm. 1.2.6. Tổ chức công tác thông tin và giao tiếp: Các hình thức khác nhau nhưng thực hiện một số vai trò, chức năng chung của giao tiếp trong tổ chức là: (1) Định hướng; (2) Hợp nhất; (3) Duy trì; (4) Động viên, khuyến khích; (5) Đổi mới [40, tr 59]. 9 1.2.7. Xây dựng văn hóa công sở: Văn hóa c ng sở là một phương thức, một con đường quan trọng giúp nhà điều hành công sở, ở đây là điều hành Văn phòng 1.2.8. Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ: Điều kiện vật chất có vai trò quan trọng để cán bộ, công chức thực thi công vụ Văn phòng có nhiệm vụ thống kê, mua sắm, thay thế, bảo dưỡng, bổ sung, quản lý các thiết bị trong cơ quan Văn phòng đảm bảo đầy đủ các thiết bị, điều kiện vật chất để cơ quan, tổ chức hoạt động bình thường. 1.2.9. Kiểm tra: Về cơ bản, có thể tóm tắt các bước trong quy trình hoạt động của công sở nói chung hay văn phòng HĐND và UBND nói riêng bao gồm 4 bước sau: Bước 1 Xác định các tiêu chuẩn để kiểm tra; Bước 2. Tiến hành đo lường kết quả của các hoạt động; Bước 3. So sánh kết quả mà hoạt động đạt được với những mục tiêu của kế hoạch hoạt động đã được xây dựng từ trước; Bước 4. Thực hiện các biện pháp điều chỉnh hoặc khắc phục các sai lệch. 1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 1.3.1. C c ếu tố ên trong công sở: Thứ nhất, vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan; Thứ hai, năng lực và uy tín của nhân viên và các nhà quản lý; Thứ ba, cơ cấu, chất lượng của đội ng nhân viên 1.3.2. C c ếu tố ên ngoài công sở: Lãnh đạo HĐND và UBND; môi trường làm việc trong HĐND và UBND; nền công vụ; văn hóa dân tộc, văn hóa khu vực và văn hóa của địa phương nơi HĐND và UBND đóng trụ sở 10 Chƣơng 2 THỰC TIỄN ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Giới thiệu về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phƣợng 2.1.1. Khái quát chung a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn b. Cơ cấu tổ chức 2.1.2. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên m n thuộc UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp th ng tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên th ng; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên m n thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng huyện Đan Phượng là cơ quan có số lượng nhân viên nhiều nhất trong số các cơ quan chuyên m n thuộc UBND Hiện tổng số CBCC và nhân viên thuộc Văn phòng huyện là 23 người bao gồm các vị trí c ng tác sau: Một là, lãnh đạo Văn phòng; Hai là, các tổ, bộ phận chuyên m n trực thuộc 11 2..2. Thực tiễn điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phƣợng 2.2.1. Lập kế hoạch: Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm lập kế hoạch, trình UBND huyện phê duyệt chương trình c ng tác quý sau của UBND huyện, gửi cơ quan chuyên m n, cơ quan thuộc UBND phường thực hiện Theo số liệu điều tra, có 75% cho hoạt động điều hành văn phòng HĐND và UBND cho là lập kế hoạch tốt, 85% cho bình thường Do vậy, để hoạt động lập kế hoạch thực hiện có hiệu quả văn phòng cần lập và thực hiện kế hoạch liên tục, hiệu quả 2.2.2. Tổ chức và điều hành hội họp: Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu UBND chỉ đạo các ngành và các phường cải tiến chế độ hội họp; nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian làm việc của cán bộ, c ng chức, viên chức nhà nước theo Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg ngày 31/1/2008 của Thủ tướng Chính phủ Theo số liệu điều tra, có 91% số người được hỏi, cho rằng nội dung điều hành văn phòng cấp huyện cần có nghiệp vụ hơn nữa trong tổ chức và điều hành hội họp Bởi lẽ, cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong UBND cấp huyện diễn ra thường xuyên, đột xuất Văn phòng có nhệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết để cơ quan thường xuyên tổ chức các cuộc họp, hội nghị Đối với UBND huyện Đan Phượng, khi tiến hành tổ chức hội họp theo trình tự các bước: Bước 1: Chuẩn bị tổ chức hội họp; bước 2: Thực hiện hội họp; bước 3: Kết thúc hội họp. 2.2.3. Thiết kế công việc và phân tích công việc: Khi thiết kế công việc xong, lãnh đạo Văn phòng tiến hành phân tích công việc. Kết quả phân tích công việc giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá thực thi một cách hợp lý. 12 2.2.4. Phân công, phối hợp trong công việc và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu c ng tác, Chánh Văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguồn nhân lực được giao vào các vị trí c ng tác cho phù hợp Theo số liệu điều tra, trong thời gian quan, văn phòng các huyện có 75% cho rằng công tác phân công và phối hợp trong công việc thực hiện rất tốt, 76% tốt, bình thường là 83% và 45% không tốt Như vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc của UBND cấp huyện, Văn phòng cần xây dựng quy chế cụ thể hơn nữa trong phối hợp và giải quyết công việc. 2.2.5. Tổ chức công tác thông tin và giao tiếp: Văn phòng c ng tham mưu xây dựng lịch tiếp dân cho các đồng chí lãnh đạo và trực tiếp tiếp dân. Cụ thể là: Văn phòng đã tham mưu xây dựng lịch tiếp công dân của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện tham gia tiếp dân là 23 ngày với tổng số 245 lượt Văn phòng đã tham mưu, giúp việc của UBND huyện chỉ đạo các ngành và UBND các xã tiến hành rà soát các thủ tục hành chính theo sự chỉ đạo của Tổ công tác thực hiện. Kết quả đã rà soát là 92 thủ tục hành chính, trình UBND thành phố Hà Nội (36 thủ tục cấp huyện, 56 thủ tục cấp xã) [56]. 13 2.2.6. Xây dựng văn hóa công sở. Vấn đề văn hóa c ng sở trong thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng kể. Biểu hiện cán bộ, c ng chức UBND rất đoàn kết, đồng thuận trong việc thực hiện kế hoạch, công việc được giao. Môi trường làm việc nguyên tắc nhưng thoải mái, lành mạnh đã phát huy được khả năng của mỗi cá nhân. 2.2.7. Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ: Nội dung cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi c ng vụ của văn phòng đối với c ng việc chung của UBND huyện theo số liệu điều tra có 64% số người cho hoạt động này chưa tốt, 78% bình thường, 81% tốt và 82% cho rằng rất tốt 2.2.8. Kiểm tra, đánh giá: C ng tác kiểm tra của lãnh đạo Văn phòng đảm bảo cho điều hành của cá nhân và đơn vị đều hướng tới mục tiêu chung của UBND, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà quy định pháp luật đã đề ra Thực tiễn, theo số liệu điều tra của 7 huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội, có tới 57% ý kiến cho công tác kiểm tra, đánh giá trong văn phòng kh ng tốt, 84% cho rất tốt. Theo số liệu có thể thấy, lãnh đạo văn phòng cấp huyện thường xuyên kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm trong hoạt động văn phòng 2.3. Đánh giá chung 2.3.1. Những kết quả đạt được Bản mô tả công việc về vị trí việc làm của lãnh đạo Văn phòng nhìn chung ma- ng tính khả thi, công việc diễn ra trôi chảy, đạt được mục tiêu đã đề ra. Bản mô tả công việc giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND nắm bắt tổng quát công việc của từng cán bộ, c ng chức trong UBND Về phân công, phối hợp trong công việc và phát triển đội ng CBCC: Lãnh đạo Văn phòng phân c ng c ng việc cụ thể, rõ ràng, từng người trong Văn phòng 14 Công tác phục vụ thông tin cho hoạt động của Văn phòng là đảm bảo cho hoạt động của từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, nhanh chóng, kịp thời, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan mang lại hiệu quả cao nhất. Công tác quản lý theo dõi thanh quyết toán năm theo dự toán, đảm bảo nguyên tắc, chế độ quản lý kinh tế tài chính do nhà nước quy định, việc chi tiêu và đầu tư mua sắm trang thiết bị hàng năm đã căn cứ vào quyết định dự toán ngân sách và những nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. 2.3.2. Những tồn tại, hạn chế Một là, công tác lập kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi Chánh Văn phòng, cán bộ tổng hợp phải có hiểu biết rộng và tư duy tổng hợp tốt, lãnh đạo HĐND và UBND phải đưa ra ý tưởng chỉ đạo rõ ràng và khoa học. Việc lập kế hoạch của Văn phòng còn nhiều hạn chế, bị động do kh ng lường hết được công việc đột xuất, kế hoạch còn nặng về liệt kê các đầu việc, thiếu tính kế hoạch và các biện pháp thực hiện. Hai là, bản mô tả công việc của Chánh và các Phó Văn phòng nhiều khi làm chưa chính xác, chưa khoa học. Một số công việc thiết kế còn chưa mang tính khả thi, chưa phù hợp với điều kiện thực tế của HĐND và UBND huyện. Ba là, về phân công công việc: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, kỹ năng phân c ng c ng việc của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế như: Phân công công việc còn một số người chưa đúng chuyên m n nghiệp vụ, do đó chưa phát huy được khả năng lao động của cá nhân và hiệu suất lao động chưa cao Bốn là, về hoạt động thông tin và giao tiếp. Nhiều phòng, ban, trung tâm chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin của nhà nước: thông tin đến HĐND và UBND huyện còn chậm. 15 Năm là, công tác xử lý thông tin phản hồi của lãnh đạo Văn phòng vẫn chưa được chú ý đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có tình trạng “đánh trống bỏ dùi” Nhiều văn bản được HĐND và UBND ban hành khá lâu, nhưng việc đ n đốc triển khai còn chậm [56]. Sáu là, khả năng giao tiếp của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế. Trong các buổi tiếp khách, đón khách giữa các huyện khác và các đối tác, lãnh đạo Văn phòng còn e dè, việc gây ấn tượng đối với khách còn hạn chế. Bảy là, xây dựng văn hóa c ng sở. Thực tế khi thi hành công vụ, CBCC chưa mang phù hiệu hoặc chưa đeo thẻ công chức, tác phong chưa lịch sự; c ng chức còn hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi thi hành công vụ. Tám là, c ng tác rà soát văn bản chưa được tiến hành thường xuyên, nhằm phát hiện những nội dung văn bản trái pháp luật, những chế độ, chính sách lạc hậu, lỗi thời không còn phù hợp với thực tiễn, đi ngược lại với mong muốn, nguyện vọng của người dân để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến và tính thống nhất của hệ thống pháp luật. Chín là, c ng tác theo dõi, đ n đốc, kiểm tra và đánh giá các c ng việc tại Văn phòng chủ yếu do chuyên viên nghiên cứu và lãnh đạo Văn phòng thực hiện, một mặt do quá tải công việc nên nguyên tắc này hầu như bu ng trôi, chỉ thực hiện khi có chỉ đạo của UBND thành phố. 2.3.3. Nguyên nhân a. Nguyên nhân chủ quan: Về công tác lập kế hoạch. Sự phối hợp giữa lãnh đạo Văn phòng với các chủ đề án còn chưa chặt chẽ, kể cả sự phối hợp trong quá trình chuẩn bị hoàn chỉnh nội dung đề án và thủ tục trình đề án. 16 Do năng lực của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế, việc đưa ra chiến lược chưa có tầm nhìn. Trong quá trình phân tích công việc, thu thập thông tin về công việc còn hạn chế. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa được sử dụng thường xuyên, khoa học. Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND chưa kịp thời tổng kết, sơ kết rút kinh nghiệm hoạt động văn phòng, nên nơi làm tốt chưa kịp thời biểu dương, nơi làm chưa tốt chưa có sự nhắc nhở, phê bình. Về tổ chức và điều hành hội họp. Nhiều cuộc họp tổ chức thực sự không cần thiết, như các c ng việc đơn giản, có thể gửi tài liệu qua email, họp qua mạng, nhưng trên thực tế đã tổ chức cuộc họp do vậy mất thời gian không cần thiết. b. Nguyên nhân khách quan: Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện c ng chưa thường xuyên hướng dẫn, đ n đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ th ng tin, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiến, nâng cao chất lượng thông tin. Về hoạt động tổ chức hệ thống thông tin và giao tiếp. Công tác tổ chức thông tin của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế một phần là do thiếu kinh phí, thiếu trang thiết bị, thiếu cán bộ có trình độ để cải tiến lĩnh vực thu thập thông tin, quy trình. Việc thực hiện các th ng tin chưa thành nền nếp, các thông tin vẫn còn chậm và nhất là thiếu thông tin về tổ chức thực hiện, về hiệu quả của các chính sách và biện pháp trong thực tế, thiếu các đề xuất, kiến nghị với cấp trên để tháo gỡ những khó khăn trong việc tổ chức và triển khai thực hiện thông tin. Hiện tại UBND huyện Đan Phượng vẫn còn nhiều đơn vị, phòng, ban còn yếu kém về khâu tổ chức thông tin, ảnh hưởng đến quản lý, điều hành trong cơ quan, đến nội dung và thời hạn gửi báo cáo lên cấp trên. 17 Chƣơng 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1. Phƣơng hƣớng phát triển văn phòng cấp huyện trong thời kỳ hội nhập và phát triển. 3.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động điều hành Văn phòng. 3.1.2. Phục vụ kịp thời, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của huyện. 3.1.3. Thực hiện công tác cải cách hành chính gắn với nâng cao năng suất, chất lượng phục vụ huyện, phục vụ khách hàng 3.1.4. Thực hiện nghiêm túc Luật Phòng chống tham nhũng, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 3.2. Một số giải pháp 3.2.1. Nhóm giải pháp về chính quyền điện tử 3.2.1.1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số. a Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Nâng cấp phần mềm điều hành tác nghiệp và phần mềm đánh giá CBCC bằng việc cải tiến, bổ sung các Modul đánh giá, thêm các chỉ tiêu c ng như cải tiến nhiều chức năng trong quá trình tác nghiệp, điều hành; đẩy mạnh ứng dụng văn bản điện tử có chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. 3.2.1.2. Tin học hóa các hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện. a Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Triển khai các dịch vụ thông tin chung trên mạng Internet như thư tín điện tử, các phần mềm dùng chung việc phục vụ quản lý, điều hành, giao lưu trực tuyến, hội nghị từ xa; Đẩy mạnh xây dựng và triển khai các hệ thống thông tin nghiệp vụ, cơ sở dữ liệu chuyên nghành. 18 3.2.2. Nhóm giải pháp về xây dựng quy chế làm việc, tối ưu hóa quy trình tổ chức công việc, tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị trong và ngoài UBND huyện 3.2.2.1. Xây dựng quy chế làm việc a. Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b. Phương án cụ thể: Thứ nhất, nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng; Thứ hai, nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chánh Văn phòng; Thứ ba, nhiệm vụ, quyền hạn của Chuyên viên được phân công các lĩnh về kinh tế, chính trị, văn hóa 3.2.2.2. Tối ưu hóa qu trình tổ chức công việc a Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể Có nhiều chiến lược để lựa chọn trong tối ưu hóa quy trình tổ chức, điều hành công việc Văn phòng như sau: Thống nhất hóa, tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa. 3.2.2.3. Tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa c c đơn vị trong và ngoài UBND huyện a. Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b. Phương án cụ thể: Thứ nhất, về quy chế phối hợp giữa các bộ phận trực thuộc Văn phòng; Thứ hai, về cơ chế phối hợp và quy trách nhiệm giữa Văn phòng UBND huyện với các Phòng, ban trực thuộc huyện và UBND xã, thị trấn; Thứ ba, về xây dựng quy trình theo dõi, đ n đốc, nắm thông tin ở các Phòng về tình hình thực hiện các báo cáo, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch. 3.2.3. Nhóm giải pháp về tăng cường hỗ trợ kinh phí, đầu tư về cơ sở vất chất, trang thiết bị làm việc; đổi mới chính sách tài chính và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và điều hành văn phòng huyện 3.2.3.1. Tăng cường hỗ trợ kinh phí, đầu tư về cơ sở vật chất. a. Cơ sở chính trị, pháp lý để đề xuất giải pháp 19 b. Phương án cụ thể: Thứ nhất, nghiên cứu, xây dựng Văn phòng theo mô hình công sở mẫu trong khu hành chính tập trung bảo đảm các tiêu chuẩn về chế độ trang thiết bị, phương tiện làm việc củ