Tóm tắt Luận văn Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại tổ chức tầm nhìn thế giới Việt Nam - Lê Phạm Ý Duyên

lợi nhuận Mỹ đã thông qua chuẩn mực SAS No. 112 Communicating Internal Control Matters Identified in an Audit năm 2017 và kế tiếp là SAS No. 115 với cùng tiêu đề vào năm 2009. Các chuẩn mực này xác định các loại thiếu sót của KSNB, cung cấp các hướng dẫn chi tiết về đánh giá các thiếu sót KSNB và yêu cầu kiểm toán viên giao tiếp bằng văn bản cho quản lý và những người chịu trách nhiệm quản trị bất kỳ thiếu sót nào được phát hiện trong một cuộc kiểm toán. Năm 2008, the Internal Revenue Service, Sở Thuế Vụ Mỹ, một cơ quan Quản lý liên bang, cung cấp các hướng dẫn về công bố thông tin KSNB, quản trị tổ chức và gian lận trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Từ nền tảng lý luận cơ bản, đã có nhiều công trình nghiên cứu về KSNB ở các tổ chức phi lợi nhuận. Các tài liệu nghiên cứu được nêu trên là rất quan trọng cho các nghiên cứu sau này về NGO và KSNB. Song, theo hiểu biết của tôi thì chưa có nghiên cứu nào về 4 công tác KSNB tại một NGO cụ thể nhằm khắc phục và hoàn thiện những hạn chế của KSNB trong đơn vị đó. Do vậy, việc nghiên cứu về công tác KSNB tại TNTGVN là nghiên cứu đầu tiên, mới mẻ được cho là cần thiết cả về lý luận và thực tiễn. 6. Kết cấu của đề tài Nghiên cứu này được thực hiện theo cấu trúc gồm 4 chương: Chương mở đầu: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 1: Lý luận chung về KSNB tại các tổ chức phi lợi nhuận Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tại tổ chức TNTGVN Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại tổ chức TNTGVN 5 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ Theo COSO (2013), KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”. Đường Nguyễn Hưng (2016) KSNB là rất cần thiết trong bất cứ thực thể kinh tế nào, trong đó bao gồm cả tổ chức phi lợi nhuận. KSNB có những nội dung chính sau: Một là, tính hướng đến mục tiêu của KSNB. Hai là, KSNB là một tiến trình. Ba là, KSNB bị chi phối bởi con người trong tổ chức. Bốn là, KSNB đảm bảo hợp lý. Năm là, tính thích ứng của KSNB. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Các yêu cầu của chính phủ về kiểm soát nội bộ trong các tổ chức phi lợi nhuận: 1.1.2. Một số khuôn khổ kiểm soát nội bộ và nội dung: Theo khuôn khổ kiểm soát nội bộ của COSO (2013), một khuôn khổ được sử dụng rộng rãi ở Hoa Kỳ, kiểm soát nội bộ gồm 5 thành phần sau và nội dung (Đường Nguyễn Hưng, 2016):  Môi trường kiểm soát:  Đánh giá rủi ro:  Hoạt động kiểm soát: 6  Thông tin và trao đổi thông tin:  Hoạt động giám sát: Theo khuôn khổ KSNB SAS 55, KSNB của một tổ chức bao gồm ba thành phần như sau: Một trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. (Đường Nguyễn Hưng, 2016). Mặc dù chuẩn mực kiểm toán SAS 55 được phục vụ cho kiểm toán viên trong quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của khách hàng, khuôn khổ KSNB như trên có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào. Do vậy, tôi chọn việc nghiên cứu chuẩn mực này để tìm hiểu thực tế áp dụng của tổ chức và đưa ra giải pháp hoàn thiện thiết thực cho tổ chức. 1.2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN (NPO) ẢNH HƢỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong các tổ chức phi chính phủ phi lợi nhuận KSNB hữu hiệu giúp cho các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện có hiệu quả các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ sứ mệnh và trách nhiệm ủy thác của nó. Trong những năm gần đây, với sự hạn chế về tài chính, kêu gọi trách nhiệm giải trình và phương tiện truyền thông bùng nổ đã tạo ra nhu cầu tăng cường kiểm soát và đo lường hiệu quả trong lĩnh vực phát triển cộng đồng này. Các NGO hiện đang chịu áp lực phải tăng cường giám sát, đánh giá các chỉ số về đầu ra, kết quả và tác động. Bongani (2013) báo cáo rằng KSNB trong các tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo độ tin cậy của hồ sơ kế toán, tính xác thực của nội dung báo cáo tài chính. Mặc dù các trường hợp gian lận và sai sót ít khi được các phương tiện truyền thông công khai thì vẫn có 7 khả năng lạm dụng ngân sách do KSNB kém. Petrovits (2010) cũng chỉ ra rằng có rất nhiều tài liệu học thuật về KSNB trong bối cảnh đơn vị kinh doanh được giao dịch công khai rộng rãi, nhưng có rất ít tài liệu trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Tại Việt Nam, tính đến năm 2017, có khoảng trên 1,000 tổ chức phi chính phủ nước ngoài có mối quan hệ đối tác với Việt Nam, nhưng chưa có một nghiên cứu về NGO liên quan đến công tác KSNB, bài viết này nghiên cứu công tác KSNB của tổ chức TNTGVN như một nghiên cứu đầu tiên và điển hình. 1.2.2. Đặc điểm của tổ chức phi lợi nhuận ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ Các tổ chức phi lợi nhuận được thành lập để hoàn thành một nhiệm vụ từ thiện, họ không phân phối lợi nhuận cũng không hoạt động với các quy định rõ ràng về quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình (Fama và Jensen, 1983). Các tổ chức phi lợi nhuận không phát hành cổ phiếu và nhiệm vụ của họ không nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Các nhà quản lý phi lợi nhuận không chịu trách nhiệm với các cổ đông nhưng họ chịu trách nhiệm đối với các nhà tài trợ là những người cung cấp nguồn vốn quan trọng. Những nhà tài trợ không có nguồn lực vô hạn và do đó các tổ chức phi lợi nhuận phải cạnh tranh để gây quỹ. Ngoài ra, không giống như các cổ đông, các nhà tài trợ không được hưởng lợi từ các hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận và do đó ít có sự giám sát tổ chức như chức năng của hội đồng quản trị trong các đơn vị kinh doanh. Tất cả các tổ chức đều dễ bị đe dọa bởi hành vi gian lận và tham nhũng. Nguy cơ mất tài chính tồn tại ngay cả ở các tổ chức từ thiện, nơi nhiệm vụ của nó là làm điều tốt và nhân viên thường tự hào về giá trị đạo đức mạnh mẽ của mình. 8 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.1. KHÁI QUÁT VỀ TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển TNTGVN là một tổ chức nhân đạo phi lợi nhuận hoạt động thông qua các chương trình phát triển và cứu trợ khẩn cấp nhằm cải thiện chất lượng cuộc sống của cộng đồng, đặc biệt là trợ giúp trẻ em, người nghèo và người gặp hoàn cảnh khó khăn. TNTG Quốc Tế (TNTGQT) hoạt động tại Việt Nam từ năm 1990 với văn phòng quốc gia tại Hà Nội. Tầm nhìn: Sứ mệnh: Giá trị cốt lõi: Nguồn lực tài chính để TNTG thực hiện sứ mệnh: Cơ chế để thực hiện sứ mệnh: Ƣu tiên chiến lƣợc mà tổ chức muốn đạt đƣợc đến năm 2030: 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của chƣơng trình vùng Mỗi một AP được thiết kế từ 5 đến 20 năm để triển khai hoạt động trên một huyện (từ 5 đến 7 xã được lựa chọn). Ngân sách hằng năm được cam kết từ văn phòng tài trợ cho mỗi AP và kế hoạch năm (POA) được lập dựa trên khung logic (Logframe) phù hợp nhu cầu thực tế tại địa phương. POA được hoàn tất và phê duyệt từ tháng 7 của năm tài chính trước cho việc chi tiêu năm tài chính kế tiếp. Kể từ năm FY2018, theo sự thay đổi chiến lược của tổ chức, mỗi AP có thể lựa chọn 1, 2, 3 hoặc cả 4 dự án dưới đây phù hợp với nhu cầu của từng địa phương: 9  Dự án dinh dƣỡng:  Dự án Bảo vệ trẻ em:  Dự án sinh kế bền vững:  Dự án Bảo trợ lồng ghép và sự tham gia động đồng: 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của tầm nhìn thế giới Việt Nam Người đứng đầu tổ chức Giám đốc Quốc gia. Giám Đốc Hoạt động, Giám Đốc chất lượng chương trình, Giám đốc Ban Văn hóa & Con người, Giám Đốc Tài chính, Trưởng bộ phận kỹ thuật Chương trình Bảo vệ trẻ em là những thành viên nằm trong Ban Quản lý (BQL) cấp cao của TNTGVN. Tương ứng với mỗi chương trình kỹ thuật thì có các Quản lý bộ phận kỹ thuật: Dinh Dưỡng, Bảo Vệ Trẻ em, Sinh Kế , Bảo Trợ Trẻ em & Sự tham gia cộng đồng. Mỗi một AP thường sẽ có 8 nhân viên, đứng đầu sẽ là Trưởng Chương trình. Dưới Trưởng chương trình có 2 từ 4 nhân viên hoạt động. Mỗi nhân viên hoạt động có thể phụ trách từ 1 đến 3 xã trong vùng dự án chịu trách nhiệm triển khai, lập kế hoạch, thực hiện hoạt động, đánh giá, giám sát hoạt động các xã mình phụ trách. Ngoài ra, còn có một Điều phối viên AP, một nhân viên phụ trách hoạt động Bảo trợ và một Kế toán. Thông thường mỗi một cụm từ 7-8 AP sẽ thành một vùng dưới sự quản lý và giám sát về mặt hoạt động của Quản lý vùng. 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TẦM NHÌN THẾ GIỚI 2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát Triết lý và đặc trưng hoạt động: Sứ mệnh của TNTGVN liên quan đến việc sử dụng những khoản đóng góp cho các AP. Hơn nữa, TNTGVN cam kết duy trì các Z o n 10 tiêu chuẩn cao nhất về sứ mệnh phục vụ và trách nhiệm giải trình. Khái niệm về trách nhiệm giải trình là phần cốt lõi trong các Giá Trị Cơ Bản của TNTGVN. Thái độ, nhận thức và điều hành của mọi nhân viên trong tổ chức chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, nhận thức và hành động của BQL cấp cao thông việc tuân thủ các chính sách, quy định của tổ chức và quy định của pháp luật nhà nước Việt Nam. Như vậy, việc điều hành tại AP được vận hành và thiết kế theo quy định, hướng dẫn của TNTGVN. TNTGVN là tổ chức phát triển cộng đồng, mỗi một hoạt động triển khai đều phải tuân thủ hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật với mục đích nâng cao nhận thức, thay đổi hành vi thói quen cộng đồng. Việc thực hiện hoạt động đòi hỏi áp dụng đúng chiến lược, phương thức, mô hình và theo một khung logic. Vì thế, mỗi hoạt động triển khai phải mất một thời gian khá dài với sự phối hợp của đối tác, người dân để thực hiện hoạt động mặc dù hoạt động đó đã lên kế hoạch từ năm tài chính trước đó. Do đó việc giải ngân thường chậm trễ hơn so với kế hoạch đặt ra. Thêm vào đó, thời tiết khí hậu ở Việt Nam nhiều khi rất bất thường, mùa mưa thường kéo dài. Điều này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ hoạt động dự án khiến nhiều hoạt động trì hoãn đến cuối quý và cuối năm tài chính. Và có một điều bất cập là đối tác phải ưu tiên các công việc chính của chính phủ nên việc thực hiện đúng tiến độ kế hoạch năm (POA) khó khăn. Do áp lực phải giải ngân theo như nguồn tài trợ để đảm bảo cam kết với nhà tài trợ và cộng đồng, mỗi AP được yêu cầu không được chi tiêu dưới 95% ngân sách và mỗi đầu ra không được tiêu ít hơn 90% ngân sách cả năm nên nhiều hoạt động được triển 11 khai nhiều vào cuối mỗi quý hay quý cuối của năm tài chính có thể ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hỗ trợ cho cộng đồng hưởng lợi. Hơn nữa, trong thời gian TNTGVN tái cấu trúc lại tổ chức tập trung vào bốn dự án thay vì nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như thay đổi phương thức triển khai hoạt động đã góp phần khá nhiều trong việc chậm tiến độ thực hiện POA. Đối tác tiếp cận với chính sách của TNTGVN là thông qua việc hướng dẫn từ nhân viên hoạt động của AP. Theo kết quả khảo sát, đa phần đối tác không được tiếp cận trực tiếp với các chính sách, quy định của tổ chức cũng như chưa hiểu sâu sắc sứ mạng và giá trị của tổ chức. Trách nhiệm của Ban quản lý đối với công tác kiểm soát nội bộ Ban quản lý TNTGVN có trách nhiệm thiết lập công tác KSNB phù hợp tại văn phòng Quốc Gia và tại các AP. Giám đốc Tài chính phải thông báo với Giám đốc quốc gia về những thiếu sót của hệ thống nội dẫn đến rủi ro về nguồn tài trợ và tài sản của tổ chức. Họ cũng phải tuân thủ các chính sách cũng như hệ thống pháp luật của Việt Nam. Ban Kiểm toán nội bộ TNTGVN hoặc Ban Kiểm toán Toàn cầu của TNTG thực hiện kiểm toán mỗi AP, phòng ban tại VPQG bất cứ lúc nào, thường thì hai năm tài chính một lần đối với một AP vá ít nhất dự án được kiểm toán một lần trong suốt thời gian hoạt động. Theo kết quả phỏng vấn, các phát hiện của kiểm toán được thông báo với toàn bộ nhân viên AP nhưng hầu hết các AP chưa chia sẻ cho mạng lưới đối tác được biết để tránh những sai sót cũng như 12 rủi ro trong khi thực hiện hoạt động. 2.2.2 Hệ thống kế toán của tổ chức tầm nhìn thế giới Giới thiệu chung về hệ thống kế toán của tổ chức TNTGVN: Trách nhiệm của Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính, Trưởng AP và kế toán AP: Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính đồng chịu trách nhiệm cuối cùng đối với vấn đề trách nhiệm giải trình về tài chính tổ chức. Giám đốc tài chính có khả năng liên hệ chặt chẽ, hiểu và theo dõi quá trình hoạt động của các dự án. Báo cáo kế toán được thống nhất giữa các dự án với văn phòng quốc gia. Trưởng AP và kế toán AP cũng cùng có trách nhiệm về sự liêm chính trong lĩnh vực tài chính của dự án như nhau cũng giống như giữa Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính như đã được đề cập ở trên. Kế toán dự án phải làm việc với Giám đốc tài chính và thông báo đều đặn về tình hình hoạt động của AP. Nội dung và chuẩn mực kế toán cơ bản: Công tác lập kế hoạch và kế toán Năm tài chính của tổ chức bắt đầu từ 1/10 và kết thúc vào 30/9 của năm sau. Mỗi AP đều có một văn phòng tài trợ hoặc có thể có nhiều hơn, thông thường văn phòng tài trợ sẽ cam kết một khoản viện trợ hàng năm cho một dự án được đăng trên hệ thống quản lý ngân sách có tên là PBAS. Dựa vào cam kết này, mỗi AP sẽ lập kế hoạch hoạt động của mình với số ngân sách đã được phê duyệt bởi nhà tài trợ. Công tác triển khai việc lập kế hoạch này thường bắt đầu từ tháng cuối tháng 5 của năm tài chính trước và phải hoàn tất phê duyệt bởi các bên có liên quan và văn phòng tài trợ vào cuối tháng 7 13 của năm tài chính trước đó. Dựa trên POA, AP sẽ lập Leap Budget (Excel) cho mỗi dự án có Mã cho từng Hoạt động và mỗi hoạt động có nhiều mã tương ứng với hệ thống tài khoản của TNTGQT như dự án nào sẽ chịu chi phí, bản chất chi phí, nhà tài trợ nào, phát sinh chi phí ở AP nào, phát sinh tại cộng đồng nào, chi phí trực tiếp hay gián tiếp vv. Leap Budget trình bày cụ thể ngân sách sẽ chi tiêu cho hoạt động nào với số tiền bao nhiêu vào tháng nào của năm tài chính. Sau đó bản này được phòng tài chính VPQG nhập vào hệ thống phần mềm kế toán Sunsystem của TNTGVN khi bắt đầu năm tài chính mới. Đối với các AP tại mỗi huyện, mỗi AP phải mở riêng một tài khoản ngân hàng và các chứng từ sổ sách kế toán của dự án tách ra khỏi sổ sách của văn phòng quốc gia. Trước ngày 15 của hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu chi tiêu thực tế của AP và dựa trên POA, AP phải đệ trình bằng email một bản ủy quyền thanh toán (PPA) đã được phê duyệt yêu cầu nguồn ngân sách cho các hoạt động đến văn phòng quốc gia. Văn phòng quốc gia sẽ thực hiện việc chuyển tiền cho dự án sau khi nhận được ngân sách từ TNGT Toàn Cầu, ngày có hiệu lực là ngày mùng 5 của tháng hiện tại. Khi triển khai hoạt động dự án, nhân viên dự án phải lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong POA và được phê duyệt cũng như tuân thủ theo hướng dẫn tài chính của TNTGVN. Khi nghiệp vụ chi tiêu hoạt động diễn ra như tạm ứng hoặc thanh toán sau khi hoàn tất hoạt động (tối đa là 7 ngày), nhân viên dự án sẽ đệ trình yêu cầu tạm ứng hoặc một bản báo cáo chi phí với các chứng 14 từ hỗ trợ cho kế toán dự án. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán AP sẽ kiểm tra sự hợp lý, đúng đắn, chính xác của chứng từ, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo hệ thống tài khoản của TNTG vào một công cụ Excel có tên là Voucher Interface ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khoản thanh toán được thực hiện cho người thụ hưởng sau khi có sự phê duyệt đúng thẩm quyền phê duyệt. Tất cả các nghiệp kinh tế trong tháng của AP từ Voucher Interface được kế toán AP chuyển cho Ban Tài chính Quốc Gia vào đầu tháng sau (hạn cuối là ngày 5), cùng với sổ chi tiết ngân hàng, bảng đối chiếu số dư tài khoản được phê duyệt để phòng tài chính văn phòng quốc gia (VPQG) nhập dữ liệu vào phần mềm Sunsystem, lập báo cáo tài chính hàng tháng cho cả TNTGVN và báo cáo chi tiêu cho của mỗi một AP. Phòng tài chính của VPQG chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và gửi về cho từng AP qua email khoảng từ ngày 8 -15 hàng tháng. Nhìn chung, hệ thống kế toán bao gồm phương pháp và các hồ sơ để chỉ ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép và báo cáo các giao dịch một cách đúng đắn, kịp thời và duy trì trách nhiệm giải trình. Theo quan sát, có một điều được đặt ra ở đây là hầu hết các kế toán AP chưa phát huy vai trò giám sát các hoạt động về mặt tài chính trước khi thực hiện ghi chép và thanh toán chi phí tại dự án mà báo cáo được đệ trình bởi nhân viên hoạt động và đối tác. 2.2.3. Quy trình, thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát: Quản lý tiền mặt: 15 Các AP phải thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng biệt để vận hành các hoạt động của dự án. Các tài khoản ngân hàng tại AP phải được điều hành bởi hai chữ ký, trong đó tất cả các Séc và Ủy nhiệm chi phải có đủ 2 chữ ký này. AP không có thủ quỹ và mọi nguồn thu đều chuyển vào tài khoản ngân hàng nên để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán AP là người giữ sổ sách không được ký trên Séc và Ủy nhiệm chi. Quản lý AP phải đảm bảo rằng số dư tài khoản ngân hàng vào ngày cuối tháng không vượt quá "Dự trữ tiền mặt cho 7 ngày hoạt động", được tính như sau: Dự trữ tiền mặt cho 7 ngày hoạt động = (Ngân sách năm x7) / 365. Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm quyền phê duyệt TNTGVN thiết kế các giấy tờ, mẫu biểu sau thành một bộ các tài liệu hỗ trợ cho tất cả các hoạt động mua hàng. Tùy thuộc vào tổng giá trị mua sắm, chỉ một số hoặc tất cả là bắt buộc. Mua hàng đến 499 USD: Mua sắm từ 500 USD trở lên: Mua sắm từ 1,000 USD trở lên: Vào thời điểm nghiên cứu, TNTGVN đã triển khai việc mua sắm trên hệ thống có tên là Accounts Payable Provision. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các khoản mua sắm với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng khung với TNTGVN, các khoản mua sắm có giá trị lớn hơn 5,000 USD, khoản thanh toán chi phí điện thoại, internet, điện thắp sáng v.v. Đối với những mặt hàng mà chưa tìm được nhà cung cấp cho hợp đồng khung mà dưới 5,000 USD thì cho đến thời điểm 16 nghiên cứu vẫn áp dụng theo phương thức mua sắm thủ công. Trung bình mỗi nhân viên Ban mua sắm phải hỗ trợ phê duyệt khoản 10 đơn hàng mỗi ngày từ các AP. Các nhân viên kế toán tại AP và VPQG cũng như Ban Mua sắm gần như phải làm thêm giờ để hỗ trợ, xét duyệt và cũng như tìm nhà cung cấp cho các AP cho kịp tiến độ thực hiện hoạt động đối với các khoản mua sắm trên 500 USD bất kể thực hiện mua sắm theo cách truyền thống hay trên hệ thống. Tạm ứng công tác của nhân viên Tạm ứng sẽ chỉ được duyệt cho các mục đích thực hiện hoạt động.Yêu cầu tạm ứng và thanh toán phải được phê duyệt của người quản lý trực tiếp. Khi thanh toán một khoản tạm ứng, một bản báo cáo chi phí (EER) phải được đệ trình trong vòng 7 ngày sau khi hoàn thành các hoạt động. Các EER phải được phê duyệt của người quản lý tương ứng của nhân viên hoặc người khác có thẩm quyền. Hiện tại, TNTG VN đã áp dụng quy trình ứng và thanh toán dành cho nhân viên trên hệ thống có tên là Concur Solution. Điều này giám sát rất chặt chẽ thời gian nhân viên phải thanh toán các khoản tạm ứng. Tuy nhiên, việc thực hiện tạm ứng để triển khai hoạt động đa phần là cho đối tác mà họ thường phải ưu tiên công việc chính của chính phủ hơn là công việc của TNTG nên việc trễ hơn 7 ngày mới thanh toán cũng còn là một phát hiện kiểm toán trong FY2016- 2017 đòi hỏi các AP phải thực hiện nghiêm túc. 17 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.3.1. Ƣu điểm Môi trường kiểm soát Triết lý và đặc trưng hoạt động: công tác KSNB của tổ chức TNTGVN được vận hành, theo quy định của BQL cấp cao. BQL cam kết duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về sứ mệnh phục vụ và trách nhiệm giải trình. Thái độ, nhận thức và điều hành của mọi nhân viên trong tổ chức chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, nhận thức và hành động của ban quản lý cấp trên. Trách nhiệm của Ban quản lý đối với công tác KSNB: BQL đã thiết đã thiết lập công tác KSNB đầy đủ và phù hợp mà qua đó mọi nhân viên khi tuân thủ các quy chế tài chính của tổ chức sẽ đủ để thực hành KSNB hiệu quả. Vai trò của Giám Đốc tài chính và Ban kiểm toán: Ban Kiểm toán nội bộ TNTGVN hoặc Ban kiểm toán nội bộ TNTG Toàn Cầu đã thực hiện rất tốt vai trò trách nhiệm của mình trong việc kiểm toán mỗi AP, phòng ban tại VPQG bất cứ lúc nào, thường thì hai năm tài chính một lần đối với một AP vá ít nhất dự án được kiểm toán một lần trong suốt thời gian hoạt động. Hệ thống kế toán Nhìn chung, hệ thống kế toán bao gồm phương pháp và các hồ sơ để chỉ ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép và báo cáo các giao dịch một cách đúng đắn, kịp thời, chính xác và duy trì trách nhiệm giải trình. Quy trình, thủ tục kiểm soát Nhìn chung, mọi hoạt động trong tổ chức đều tuân thủ quy định, chính sách và hướng dẫn cũng như chính sách phân quyền. 18 Điều này cho phép tổ chức kiểm soát tốt mọi hoạt động trong tổ chức và giúp tài sản của tổ chức được sử dụng đúng mục đích. Quản lý tiền mặt: Quản lý số dư tài khoản ngân hàng được thực hiện chặt chẽ tại các APs. 100 % của 37 AP đều đạt 11/12 tháng ở mức số dư cuối tháng cho phép từ FY2016 đến FY2017. Các báo cáo kiểm toán từ FY2016 đến FY 2017 cũng không phát hiện trường hợp nào bị sai sót trong việc đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và sổ sách. Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm quyền phê duyệt: Quy trình mua sắm, thanh toán và chính sách phân quyền phê duyệt được thực hiện nghiêm túc tại tổ chức TNTGVN. Theo báo cáo kiểm toán nội bộ, không có một phát hiện nào tại tổ chức từ FY2016 cho đến 6/FY2018. Tạm ứng: TNTGVN quy định và thực hiện nghiêm túc với việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng ngay sau khi hoạt động hoạt động. 2.3.2. Hạn chế Môi trường kiểm soát Thứ nhất, nhiều hoạt động bị trì hoãn hoạt động đến cuối quý hoặc cuối năm tài chính mới thực hiện. Điều này đã ảnh hưởng nhiều đến việc nhân viên hoạt động sẽ không đủ thời gian để giám sát hoạt động với sự phối hợp với đối tác. Nhân viên và kế toán không đủ thời gian trong việc kiểm tra chứng từ tài chính. Thứ hai, việc trì hoãn hoạt động cho đến cuối quý hoặc cuối năm tài chính sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ là điều không tránh khỏi. Thứ ba, hầu hết các đối tác chưa được hướng dẫn đầy đủ về quy chế tài chính của tổ chức TNTGVN, chưa được chia sẻ các báo 19 cáo kiểm toán của AP. Hệ thống kế toán Kế toán chưa phân bổ thời gian kiểm tra thực tế về mặt tài chính của mua sắm và hoạt động. Quy trình thủ tục Quản lý tiền mặt: các tài khoản của hầu hết AP chưa được đăng ký Internet Banking. Khi một trong hai người ký trên Ủy nhiệm chi hay Séc đi công tác thì có thể có trường hợp của việc ký Séc khống trước một chữ ký là điều mà có thể gây rủi ro trong việc quản lý tiền mặt. Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm quyền phê duyệt: Mọi khoản mua sắm trên 500 USD phải có sự phê duyệt nhà cung cấp của Trưởng ban mua sắm. Điều này sẽ dẫn đến việc quá tải công việc cho nhân viên mua sắm và sẽ giảm cam kết làm việc của họ cho tổ chức. Hơn nữa, khi AP đệ trình yêu cầu mua sắm lên cho Ban Mua Sắm, việc chờ đợi lâu để được phê duyệt sẽ góp phần làm giảm tiến độ hoạt động dự án. Tạm ứng: Vẫn có trường hợp thanh toán muộn hơn 7 ngày sau khi hoạt động hoàn thành đối với trường hợp tạm ứng cho đối tác. 20 CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỔ CHỨC TNTGVN 3.1 HOÀN THIỆN VỀ MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT Để có bằng chứng xác đáng, kịp thời việc trì hoãn hoạt động nằm ở hoạt động nào, xã nào, nhân viên hoạt động nào chịu trách nhiệm và đối tác của phòng ban nào phối hợp triển khai hoạt động đó thì kế toán phải báo cáo tiến độ tổng hợp giải ngân cho từng nhân viên hoạt động so với kế hoạch để thúc đẩy sự chịu trách nhiệm trước khi có báo cáo chính thức từ VPQG. Tương tự, điều phối viên tại AP và nhân viên hoạt động cũng phải duy trì và cập nhật hệ thống chỉ số của AP hàng tháng. Mặc dù hệ thống lưu trữ thông tin của TNTG cho phép bất kỳ cá nhân nào cũng tiếp cận báo cáo tài chính này. Tuy nhiên, bộ phận kế toán của VPQG cũng nên báo cho Giám đốc hoạt động bằng email về tình hình chi tiêu của toàn bộ tổ chức hàng tháng và cảnh báo sớm cho Giám đốc hoạt động những AP nào chậm tiến độ. Việc chi tiêu nhiều vào cuối năm tài chính sẽ có thể ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ như đã đề cập. Vì thế, BQL khi đo lường kết quả chi tiêu của nhân viên hoạt động hay của AP thì cũng đừng quá chú trọng về mức độ chi tiêu mà cần phải đánh giá chất lượng hỗ trợ. Các hoạt động mà dự đoán không chi tiêu được thì AP cũng phải sớm có kế hoạch xin phê duyệt điều chỉnh ngân sách sang hoạt động khác hoặc chuyển cho cộng đồng hưởng lợi khác có nhu cầu để triển khai sớm. Cuối cùng, TNTGVN phả