Tóm tắt Luận văn Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

rong các cơ quan, tổ chức. Trình độ của công chức, viên chức có tác động trực tiếp đến công tác tham mưu, thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. 1.1.4.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ phải căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ, cần áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để 6 đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ. 1.1.4.4. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học trong công tác lƣu trữ Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. Nếu Nhà nước đã tạo được một hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ, có đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhưng nếu không có sự đầu tư kinh phí, trang thiết bị thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa về công tác lưu trữ, không đáp ứng tốt thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. 1.1.4.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thƣởng, xử lý vi phạm Hoạt động thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị thuộc quyền quản lý nhằm bảo đảm việc thi hành pháp luật trong việc quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ nói riêng, phát huy nhân tố tích cực, phòng ngừa và xử lý vi phạm, bảo vệ tài sản quốc gia, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực lưu trữ. 1.1.4. Sự cần thiết quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là thông qua pháp luật về lưu trữ, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để thực hiện quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước. Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để từ đó có sự thống nhất trong tổ chức thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, thống nhất về quản lý tài liệu, thống nhất các quy định về bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 7 1.2. Cơ sở pháp lý Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch nước ký lệnh số 10/2011/L-CTN công bố ngày 25/11/2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012. 1.3. Phân cấp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ - Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [40, tr.16]. - Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ gồm: Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Sở Nội vụ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Phòng Nội vụ; Ủy ban nhân dân cấp xã. 1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn - Tổ chức bộ máy ngành lưu trữ - Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ - Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ 1.5. Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở một số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các địa phƣơng 1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các tỉnh Khảo sát, nghiên cứu kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre, Trà Vinh, Cần Thơ. 1.5.2. Bài học kinh nghiệm Một là, công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn. Hai là, về bố trí sử dụng công chức, viên chức. 8 Ba là, về thực hiện các khâu nghiệp vụ. Bốn là, về tổ chức kiểm tra, hướng dẫn Tiểu kết chƣơng 1 Từ những cơ sở lý luận nêu trên có thể thấy quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là hoạt động bao gồm nhiều nội dung khác nhau với nhiều công việc cụ thể khác nhau. Để thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trước hết cần phải có một hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, hệ thống tổ chức bộ máy từ trung ương đến địa phương và cán bộ, triển khai thực hiện đồng bộ các khâu nghiệp vụ, đầu tư cơ sở vật vật chất, trang thiết bị và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm. Thực hiện tốt các nội dung đó chính là quản lý có hiệu quả. Tuy nhiên, hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ lại bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ bên cạnh nghiên cứu những vấn đề có tính chất lý luận, cần tìm hiểu, xem xét kỹ những vấn đề thực tế từ đó có cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện phù hợp. Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 2.1. Sơ lƣợc về sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ qua các thời kỳ 2.1.1. Vài nét về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Long - Điều kiện tự nhiên: Vĩnh Long thuộc miền Tây Nam bộ có diện tích tự nhiên 1.525,73 km2, với tọa độ địa lý từ 9° 52' 45" đến 10° 19’ 50" vĩ độ Bắc và từ 104° 41’ 25" đến 106° 17’ 00" kinh độ Đông. Phía 9 Bắc và Đông Bắc giáp tỉnh Tiền Giang và Bến Tre; Phía Tây và Tây Nam giáp tỉnh Cần Thơ, Sóc Trăng và Hậu Giang; Phía Đông và Đông Nam giáp tỉnh Trà Vinh; Phía Tây Bắc giáp tỉnh Đồng Tháp. - Kinh tế - xã hội: Tổng sản phẩm trên địa bàn tỉnh (GRDP, theo giá so sánh 2010) tăng bình quân hàng năm 6,97%, tăng đều trên cả ba khu vực nông - lâm nghiệp và thủy sản, công nghiệp - xây dựng và dịch vụ. - Tình hình dân trí và nguồn nhân lực: Tình hình dân trí của tỉnh Vĩnh Long trong những năm qua có nhiều đổi mới tích cực, chất lượng giáo dục ổn định và ngày càng được nâng cao. Trong những năm qua, Vĩnh Long là một trong những tỉnh có tốc độ phát triển tương đối nhanh về mọi mặt (so với vùng đồng bằng sông Cửu Long). Và đây cũng là một trong những tỉnh được xếp loại tốt về công tác văn thư - lưu trữ (Theo kết quả đánh giá xếp loại của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, từ năm 2005 đến năm 2010 đều đạt hạng I). 2.1.2. Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ qua các thời kỳ - Trƣớc năm 1998: Tổ chức lưu trữ là Tổ Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long. - Từ năm 1998 đến năm 2008: Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long. - Từ năm 2008 đến năm 2010: chuyển giao nguyên trạng chức năng Lưu trữ lịch sử từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội Vụ quản lý. - Từ năm 2010 đến nay: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. 10 2.2. Tình hình quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long 2.2.1. Tham mƣu ban hành các văn bản 2.2.1.1. Các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ là trách nhiệm của Sở Nội vụ, tuy nhiên trong thực tế có một số trường hợp Sở Nội vụ lấy ý kiến của Chi cục trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. 2.2.1.2. Các văn bản do Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tham mƣu cho Sở Nội vụ ban hành Ngoài những văn bản tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Sở Nội vụ còn ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn theo thẩm quyền được phân cấp. Việc tham mưu ban hành văn bản đã tác động tích cực đến công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. 2.2.1.3. Các văn bản do Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ban hành Ngoài các văn bản tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh như đã nêu trên, Chi cục còn ban hành nhiều loại văn bản quản lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong nội bộ của Chi cục và hướng dẫn với các cơ quan khác. 2.2.2. Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức 2.2.2.1. Về kiện toàn tổ chức: Năm 2010 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long. Cơ cấu tổ chức gồm có: Chi 11 Cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng và thành lập 03 phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng. 2.2.2.2. Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức: - Trƣớc năm 1998: Biên chế lưu trữ: 04 người (01 Tổ trưởng và 03 công chức), có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ. - Từ năm 1998 đến năm 2008: Biên chế: 09 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 07 công chức. Trình độ: 07 đại học đúng ngành, 01 đại học khác và 01 trung cấp lưu trữ. - Từ năm 2008 đến năm 2010: Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc. Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03 trung cấp lưu trữ. Phòng quản lý văn thư, lưu trữ có 03 biên chế, trong đó 01 Phó trưởng phòng, 02 công chức. Trình độ: 01 đại học khác, 02 đại học đúng ngành. - Từ năm 2010 đến nay: Chi cục được giao là 24 biên chế. Trong đó: Công chức: 7 biên chế (hành chính), viên chức: 17 biên chế (sự nghiệp). Biên chế hiện tại là 23 biên chế. Trong đó: Công chức: 7 biên chế, viên chức: 16 biên chế. Ngoài ra, có thêm 03 hợp đồng có thời hạn và 01 lao động hợp đồng thời vụ. Như vậy, hiện tại thiếu 1 biên chế so với biên chế được giao. 2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ 2.2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lƣu trữ Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tổ chức thu thập vào Lưu trữ lịch sử 41 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, với 3751 hộp và 11383 hồ sơ. 12 2.2.3.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ - Chỉnh lý: Quy trình chỉnh lý được thực hiện đầy đủ từ khảo sát, lập phương án, tiến hành chỉnh lý, hướng dẫn đến nghiệm thu. Mặc dù có phương án nhưng chưa được hướng dẫn đầy đủ và cụ thể dẫn đến gặp khó khăn trong chỉnh lý, nhất là đội ngũ không có chuyên môn nghiệp vụ. Tổng số hộp, hồ sơ tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (2013- 2016) là 10 hộp, với 70 hồ sơ. Trong giai đoạn 2007 - 2010, lưu trữ lịch sử tỉnh đã chỉnh lý được 1.700 mét của 28 cơ quan, tổ chức thuộc ngành tỉnh và 8 huyện, thị xã, thành phố. Sau chỉnh lý, tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử được 3.750 hộp, với 13.900 hồ sơ. - Xác định giá trị: Chi cục đã thẩm định 41 nguồn nộp lưu, với 3752 hộp, 11.383 hồ sơ trước khi thu thập vào Kho Lưu trữ lịch sử. Công tác chỉnh lý kết hợp với xác định giá trị theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thông tư hướng dẫn của ngành dọc. 2.2.3.3. Thống kê, bảo quản tài liệu lƣu trữ - Về thống kê: Chi cục đã thực hiện tốt công tác thống kê lưu trữ định kỳ theo quy định. Các hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử đều được lập mục lục, thống kê, các đơn vị thống kê là đơn vị bảo quản, hộp, phông. - Về bảo quản tài liệu lưu trữ: Chi cục đã lập Phương án bảo vệ an toàn tổng số 12.775 hộp, 60.112 hồ sơ được sắp xếp khoa học trên giá kệ, có sơ đồ chỉ dẫn trong kho, phân công trách nhiệm bảo quản tài liệu 13 lưu trữ cho công chức, viên chức. Bố trí trang thiết bị bảo vệ tài liệu lưu trữ an toàn. Tuy nhiên, cơ sở vật chất xuống cấp, trang thiết bị chưa được đầu tư hiện đại 2.2.3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Hàng năm, Chi cục phục vụ trên 120 lượt người, với khoảng 306 hồ sơ, ngoài ra tra cứu hồ sơ trên máy tính khoảng 600 lượt người. Tuy vậy, công tác nghiên cứu sử dụng chưa xứng với tiềm năng hiện có của một Lưu trữ lịch sử do chưa phát huy hết các hình thức tổ chức sử dụng. 2.2.4. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ - Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đã được chú trọng đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ. Chi cục có 4 kho chứa tài liệu với diện tích là 728m2, với sức chứa hiện tại tính đến 31/12/2016 là 12.732 hộp, 60.112 hồ sơ. Tuy nhiên so với nhu cầu thì kinh phí mua sắm trang thiết bị tin học hàng năm gặp nhiều khó khăn, nhất là trang thiết bị hiện đại. - Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Chi cục đã scan, nhập gắn kết được 9.403 văn bản tài liệu cũ năm 1977-1979, 1999-2000 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản các năm 1981-1987, 1993-1994 được 14.663 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long và Vĩnh Long. Thực hiện Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020 (tài liệu từ 1975 - 2008). Chi cục đã scan được 5.224 văn bản tài liệu cũ gồm các năm 1979-1983 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản tài liệu các năm 1999-2002 được 9.612 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh; số hóa 604.210 trang văn bản tài liệu Phông Ủy ban nhân dân tỉnh. Nghiên cứu 01 đề tài khoa học cấp cơ sở về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” về “Đăng ký, sử dụng tài liệu trực 14 tuyến”. Tuy nhiên, các kho lưu trữ cũng dần bị quá tải, xuống cấp, nhiều chỗ bị nứt đà và tường, vẫn cần trang bị thêm một số máy móc, trang thiết bị hiện đại hơn để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ, cũng như thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong thời gian tới. 2.2.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thƣởng, xử lý vi phạm Theo quy định, Sở Nội vụ có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; thực hiện nhiệm vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trên cơ sở đó Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hàng năm. Chỉ trong 4 năm (2013- 2017), Chi cục đã tham gia cùng với Sở Nội vụ tiến hành được 162 cuộc thanh tra, kiểm tra. Về tổ chức kiểm tra trong nội bộ của Chi cục về nghiệp vụ lưu trữ, hiểu biết về kiến thức, pháp luật có liên quan đến lưu trữ thì từ trước đến nay, Chi cục thực hiện việc kiểm tra chéo trong nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. 2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long 2.3.1. Ƣu điểm và nguyên nhân Một là, việc tham mưu ban hành văn bản: Từ khi Chi cục Văn thư - Lưu trữ được chuyển giao về Sở Nội vụ, việc tham mưu ban hành văn bản quản lý nhà nước được chú trọng nhiều hơn, mang tính toàn diện hơn, số lượng và chất lượng ngày càng được nâng lên. Hầu như, khi có văn bản hướng dẫn mới của Trung ương, Chi cục đều chủ động nghiên cứu để giúp cho Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền. 15 Hai là, việc kiện toàn cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngày càng được kiện toàn về cơ cấu tổ chức, biên chế của Chi cục dần dần được tăng lên về số lượng lẫn chất lượng, trình độ và kinh nghiệm cũng tăng lên rõ rệt. Việc bố trí sử dụng công chức, viên chức trong từng phòng của Chi cục đúng chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của ngành; trình độ, năng lực đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công trong từng vị trí việc làm tại Chi cục. Công tác đào tạo, bồi dưỡng được đẩy mạnh so với trước đây. Ba là, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ: Chi cục đã cơ bản thực hiện đúng và đầy đủ nội dung của các văn bản quy định mang tính nguyên tắc từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chi cục đã đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, sưu tầm tài liệu quý hiếm của lãnh đạo. Bốn là, việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin: Chi cục đã được đầu tư cơ sở vật chất phòng làm việc, kho chứa tài liệu, mua sắm các trang thiết bị cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn. Đầu tư kinh phí mua sắm thiết bị tin học để phục vụ làm việc và thực hiện các khâu nghiệp vụ, thực hiện đề án số hóa tài liệu lưu trữ. Năm là, về thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm: Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt hàng năm, nội dung thanh tra có trọng tâm, trọng điểm; có sự quan tâm chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, ngành Nội vụ và các ngành có liên quan, nhất là hoạt động nhiệt tình, trách nhiệm của Đoàn thanh tra. Qua thanh tra, đã kịp thời kiến nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế 16 trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Công tác kiểm tra kết quả xử lý sau thanh tra cũng được tỉnh chú trọng và thực hiện tốt, góp phần đưa các kết luận thanh tra được thi hành đúng pháp luật, tăng cường kỷ luật, kỷ cương trên địa bàn tỉnh. Công tác thi đua, khen thưởng cũng được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện, nhất là tổ chức khen thưởng những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong 3 năm thực hiện Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân - Về tham mưu ban hành văn bản: Tham mưu ban hành văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều mang tính nguyên tắc, một số văn bản mang tính chỉ đạo, định hướng về công tác lưu trữ đã cũ so với các quy định hiện hành, chưa có văn bản thay thế, một số văn bản hướng dẫn chưa được tham mưu ban hành. Đề án phát triển ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030 chưa được Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định phê duyệt. Nguyên nhân chủ yếu là do một số văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đã được các cơ quan cấp trên ban hành còn nhiều điểm không phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ nhưng chưa có văn bản thay thế, dẫn đến việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chưa kịp thời. Lãnh đạo tỉnh vẫn chưa có ý kiến chỉ đạo tiếp tục việc xây dựng Đề án phát triển ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cũng như việc rà soát văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ; kinh phí của tỉnh vẫn còn gặp nhiều khó khăn, phải tập trung nguồn lực để xây dựng nông thôn mới. - Về kiện toàn cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức: Kiện toàn cơ cấu tổ chức luôn được quan tâm 17 thực hiện, tuy nhiên đến nay vẫn chưa được thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ mà vẫn giữ Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng. Số lượng công chức, viên chức thực tế hiện nay là còn thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng của công tác tham mưu và các hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục. Có 56,52% công chức, viên chức có trình độ ngành khác mặc dù đã được tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ nhưng vẫn chưa thực hiện được các khâu nghiệp vụ một cách bài bản. Còn 60,86% công chức, viên chức chưa qua đào tạo chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính; có 47,82% chưa qua bồi dưỡng kiến thức ngạch chuyên viên. Những hạn chế trên là do ngành lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức về nhiều mặt, công tác kiện toàn tổ chức bộ máy và đào tạo, bồi dưỡng còn chậm, văn bản hướng dẫn còn chồng chéo, chế độ chính sách còn bất cập, chưa phù hợp với mức độ cống hiến, nhất là viên chức trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ. - Về thực hiện các khâu nghiệp vụ: Còn 4 cơ quan, tổ chức chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các cơ quan cấp huyện mặc dù đã có giao nộp nhưng chưa được thu thập bổ sung theo quy định. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thiếu thống nhất và khoa học, nhất là khâu nghiệp vụ lập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân Phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Công tác xác định giá trị còn nhiều bất cập giữa Thông tư số 09/2011/TT-BNV với Thông tư số 13/2011/TT-BNV và nhiều Thông tư hướng dẫn của ngành dọc. Công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của cơ quan quản lý về lưu trữ chưa được duy trì thường xuyên. Công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn về kho tàng, hiện Kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã bắt đầu quá tải nên 18 thu thập đầy đủ tài liệu của các nguồn nộp lưu sẽ gặp nhiều khó khăn trong thời gian tới. Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều vấn đề chưa được pháp luật quy định, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều tồn tại, số lượt người đến tra cứu ít, chưa phát huy hết các hình thức tổ chức sử dụng. Cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh ít biết đến Kho Lưu trữ lịch sử; công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ vẫn còn xa lạ với người dân phần nào cũng hạn chế phát huy giá trị sử dụng. Phòng đọc bố trí chung với Phòng Hành chính - Tổng hợp, diện tích chật hẹp, không tạo sự thoải mái cho người đọc và nghiên cứu. Những bất cập, hạn chế là do thiếu văn bản hướng dẫn thống nhất, cụ thể trong thực hiện các khâu nghiệp vụ, nhất là công tác chỉnh lý, xác định giá trị; một số viên chức ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn thiếu kinh nghiệm, thiếu cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động. - Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã quá tải, cơ sở xuống cấp, không thể thu thập tài liệu đầy đủ các nguồn nộp lưu theo quy định, nhất là thu thập bổ sung nguồn nộp lưu cấp huyện. Kinh phí đầu tư cho công tác quản lý, tổ chức sơ kết, tổng kết, kiểm tra, khen thưởng, hội nghị còn hạn chế; kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu chậm được cấp phát để thực hiện kịp thời; kinh phí mua sắm trang thiết bị hàng năm thấp so với nhu cầu. Thiết bị tin học chưa đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ trong thời gian tới. Chưa có phần mềm hoàn chỉnh để thay thế cho các công cụ tra cứu truyền thống. Đề tài khoa học trong công tác lưu trữ, cũng như đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ quá ít, chỉ có 01 đề tài. Những mặt tồn tại, hạn chế là do quy định của Luật Lưu trữ có thay đổi về cơ cấu tổ chức lưu trữ cấp huyện, dẫn đến nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tăng lên. Chủ trương chung của Chính phủ là kiềm chế lạm phát và thắt chặt chi tiêu trong sử dụng ngân sách Nhà nước, kinh phí 19 của tỉnh Vĩnh Long hiện nay gặp nhiều khó khăn, quy định cơ chế mua sắm tài sản tập trung làm chậm quá trình trang bị thiết bị. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn chậm. Chưa mở rộng dịch vụ khai thác so với tiềm năng của tài liệu hiện có trong Kho. - Về thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm: Công tác xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ hiện còn thiếu cơ sở pháp lý, chế tài xử phạt hành chính. Việc xử lý vi phạm về công tác lưu trữ hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc chỉ ra những thiếu sót về nghiệp vụ, sau đó hướng dẫn khắc phục sửa chữa, chưa đề ra được biện pháp khắc phục xử lý kịp thời, kiên quyết để ngăn chặn, cũng như chưa truy cứu trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm pháp luật về lưu trữ. Công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa trở thành chuyên đề để xét và khen thưởng thường xuyên. Xét và đề nghị tặng Kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư lưu trữ chưa thực hiện thường xuyên. Những mặt làm chưa được chủ yếu do pháp luật chưa kịp thời điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ xã hội trong quản lý công tác lưu trữ, nhất là chế tài xử phạt, chế tài hình sự. Việc bố trí công chức, viên chức làm công tác thanh tra, kiểm tra không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Công tác khen thưởng đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa trở thành khen thưởng chuyên đề. Từ đó chưa thúc đẩy phong trào phát triển một cách sôi nổi. Quy định thời gian xét tặng Kỷ niệm chương của ngành là 20 năm, so với một số ngành khác chỉ là 5 năm, 10 năm hoặc 15 năm. Tiểu kết chƣơng 2 Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh V