Tóm tắt Luận văn Thực hiện pháp luật về lưu trữ tại bộ tài chính

của Nhà nước trong hoạt động lưu trữ. Thứ tư, thực hiện pháp luật về lưu trữ mang tính xã hội rộng rãi, hoạt động này được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nhau. 1.2. Vai trò, chủ thể của thực hiện pháp luật về lưu trữ 1.2.1. Vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ Thứ nhất, bằng việc thực hiện pháp luật, các quy định của pháp luật đã đi vào đời sống, trở thành hành vi thực tế của các chủ thể. Thứ hai, thực hiện pháp luật về lưu trữ làm cho ý thức pháp luật của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được nâng cao; vai trò, trách nhiệm của nhà nước và công dân trong bảo vệ các nguồn tài liệu được xác định rõ ràng. 5 Thứ ba, thực hiện pháp luật về lưu trữ là đảm bảo các yêu cầu của pháp chế xã hội chủ nghĩa. Thứ tư, thực hiện pháp luật về lưu trữ có vai trò to lớn trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Thứ năm, thực hiện pháp luật về lưu trữ bảo đảm hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Nhà nước, sự cập nhật thông tin hàng ngày, hàng giờ. 1.2.2. Chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ Theo Điều 38, Luật Lưu trữ: Bộ Nội vụ là cơ quan được Chính phủ giao giúp Chính phủ thực hiện quản lý thống nhất trong cả nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ còn được phân cấp cho các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội, ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Bên cạnh đó, Điều 4 và 5 của Luật Lưu trữ cũng quy định thêm chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ là những cá nhân, tổ chức, gia đình, dòng họ. 1.3. Nội dung thực hiện pháp luật về lưu trữ 1.3.1. Tổ chức lưu trữ và hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ quy định: Tổ chức lưu trữ của Bộ thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công các 6 lưu trữ của Bộ. Ngoài ra, Điều 39 Luật Lưu trữ còn quy định cụ thể về kinh phí cho công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước được bố trí trong dự toán hằng năm. 1.3.2. Thu thập tài liệu lưu trữ Chương II Luật Lưu trữ quy định về thu thập tài liệu lưu trữ gồm ba mục: Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. * Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 9, 10, 11, 12 của Luật Lưu trữ gồm: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan; thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Những quy định của Luật cũng được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Bên cạnh việc lập hồ sơ giấy, tại Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định việc lập hồ sơ điện tử. * Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được quy định tại các Điều 15, 16, 17, 18 của Luật Lưu trữ gồm: Chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu và Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Những quy định của Luật về nội dung này đã được cụ thể hóa bằng các thông tư, quyết định, công văn hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. * Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quy định tại Điều 21 và 22, Luật Lưu trữ "trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm 7 nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp vào Lưu trữ lịch sử được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ. Ngoài ra, Điều 23, Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan”. 1.3.3. Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 25, Luật Lưu trữ . Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định chi tiết tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ, Quyết định 262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Thống kê tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 27, Luật Lưu trữ “Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê và số liệu báo cáo thống kê được tính từ ngày 01/01 đến hết 31/12 hằng năm”. Việc thống kê tài liệu lưu trữ được Bộ Nội vụ cụ thể hóa tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018. - Hủy tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 28, Luật Lưu trữ. Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chi tiết tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006. 1.3.4. Sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 29, Luật Lưu trữ quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có 8 quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”. Điều 31, 32, 33, 34 của Luật Lưu trữ quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có các hình thức sử dụng, sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ, mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan. 1.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Nhà nước ta đã rất kịp thời khi ban hành Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và dành một chương về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm các nội dung: Thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 02/2019/TT-BNV để đảm bảo tính xác thực và hiệu lực pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ, tài liệu điện tử. 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện pháp luật về lưu trữ 1.4.1. Các yếu tố khách quan Các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm: Thiên nhiên, môi trường; các thế lực thù địch; bối cảnh kinh tế, chính trị, xã hội của một đất nước 1.4.2. Các yếu tố chủ quan Các yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm: Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo; nhận thức và ý thức của con người; đội ngũ cán bộ công chức làm lưu trữ; công nghệ thông tin; kinh phí cho hoạt động lưu trữ. 9 Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 2.1. Phân tích thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính 2.1.1. Về tổ chức lưu trữ và hoạt động quản lý nhà nước của Bộ về công tác lưu trữ * Về tổ chức lưu trữ Tại cơ quan Bộ có Phòng Lưu trữ - Thư viện với 05 công chức, 04 Tổng cục đều có Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng với biên 85 người, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có tổ chức văn thư, lưu trữ độc lập thuộc Phòng Hành chính gồm có 09 người, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ bố trí 04 cán bộ chuyên trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thuộc Văn phòng, hoặc Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính. * Lập kế hoạch, ban hành văn bản về lưu trữ Từ năm 2012 đến nay, Bộ Tài chính chưa ban hành kế hoạch dài hạn, mới ban hành được kế hoạch ngắn hạn; tại cơ quan Bộ và các Tổng cục đã rà soát, xây dựng ban hành nhiều văn bản . Với hệ thống văn bản của Bộ và các Tổng cục đã là cơ sở quan trọng để công tác lưu trữ của Bộ được thực hiện thống nhất và đạt hiệu quả nhất định. * Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ Sau khi có Luật Lưu trữ, Bộ Tài chính tổ chức được 01 cuộc tập huấn cho 1.250 cán bộ của Bộ (tháng 10/2013); tổ chức 01 hội nghị tổng kết (tháng 12/2015); cử khoảng 50 lượt cán bộ tham gia 21 đợt 10 học tập, khảo sát công tác lưu trữ ở trong nước (từ năm 2012 - 2019) và 01 đợt khảo sát ở Singapore (năm 2012). Đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, từ năm 2012 - 2019, Bộ Tài chính đã tiến hành kiểm tra 21 đơn vị đồng thời thực hiện 08 báo cáo thống kê về công tác lưu trữ (đây cũng là báo cáo tổng kết hằng năm) bao gồm toàn bộ số liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. * Kinh phí cho hoạt động lưu trữ : Theo số liệu ước tính từ năm 2012 đến nay, Bộ Tài chính đã bố trí kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu khoảng 40 tỷ đồng thuê dịch vụ chỉnh lý. 2.1.2. Về thu thập tài liệu lưu trữ * Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan - Lập hồ sơ, tài liệu giấy: Công tác lập hồ sơ đã có những thay đổi, chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn yếu dẫn đến tài liệu công việc chưa được sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc tra tìm phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành của Bộ. Đây cũng là tình trạng chung của các Tổng cục và đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ và là bài toán cần đặt ra đối với Lưu trữ Bộ Tài chính nói riêng và toàn hệ thống nói chung. - Thu thập hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan: Tình hình thu thập tài liệu tại các Vụ, Cục, Tổng cục đã có những chuyển biến tích cực, tăng cả về số lượng và chất lượng; riêng các tổ chức sự nghiệp thì chưa có hoạt động giao nộp tài liệu. Từ năm 2012 - 2019, kho lưu trữ Bộ và các Tổng cục đã tiếp nhận tổng số 10.024 mét tài liệu, trung bình tiếp nhận 1.674 mét/năm. Tuy nhiên, việc giao nộp tài liệu chưa đồng đều, riêng tài liệu liên quan đến công tác Đảng chưa thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ. Thành phần giao 11 nộp tài liệu chưa đầy đủ ở cả cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế. Những tài liệu quan trọng, có giá trị vĩnh viễn còn thiếu. - Tài liệu tồn đọng: Tài liệu tồn đọng tại các phòng làm việc còn nhiều với tổng số 2.800 mét. Đây là vấn đề khó khăn hiện nay của công tác lưu trữ tại Bộ Tài chính. Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: Năm 2015, Bộ triển khai Chương trình Quản lý văn bản phiên bản mới (EdocTC), toàn bộ văn bản đi, đến đã được số hóa ở khâu văn thư; hồ sơ công việc của các chuyên viên được xử lý trên môi trường mạng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý điều hành hoạt động của Bộ Tài chính tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Tuy nhiên, dù tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Bộ được tập huấn về lập hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử nhưng thực tế có rất ít cán bộ thực hiện. * Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Từ năm 2012 - 2019, tại cơ quan Bộ và các Tổng cục đã chỉnh lý khoa học tổng số khoảng 12.116,2 mét tài liệu, trung bình thực hiện chỉnh lý 1.514,5 mét/năm. * Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Từ năm 2012 đến nay, cơ quan Bộ là 24,7 mét tài liệu; Tổng cục Thuế là 16,8 mét tài liệu, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của nhà nước. 2.1.3. Về bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Về bảo quản, vệ sinh tài liệu: Tổng diện tích kho bảo quản tài liệu của Bộ Tài chính là 2.882m2, trong đó cơ quan Bộ có 1.022m2 kho, các Tổng cục có 1.860m2 kho, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ 12 không bố trí kho bảo quản tài liệu. Mặc dù được quan tâm, đầu tư, kho được thiết kế xây dựng đúng tiêu chuẩn hoặc các kho được bố trí tạm nhưng tài liệu lưu trữ Bộ luôn trong tình trạng quá tải, phá vỡ sự ổn định và đảm bảo của kho. Bên cạnh việc thiếu kho bảo quản thì việc vệ sinh tài liệu, kho tàng, khử trùng chống nấm mốc và mối mọt cho tài liệu cũng không được đúng quy định. - Về thống kê tài liệu lưu trữ: Bộ Tài chính luôn thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. - Về tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu đưa ra tiêu hủy được xác định đã hoàn toàn hết giá trị, thủ tục chặt chẽ, đảm bảo các quy định hiện hành. Số lượng tài liệu tiêu hủy khảo sát tại cơ quan Bộ và Tổng cục Thuế từ năm 2012 đến nay là 894,8 mét. 2.1.4. Về sử dụng tài liệu lưu trữ Từ năm 2012 - 2019, tại cơ quan Bộ Tài chính đã phục vụ khoảng 1.800 lượt độc giả với 3.134 hồ sơ, văn bản được khai thác sử dụng; Tổng cục Thuế đã phục vụ khai thác 1.827 lượt độc giả với 1.987 hồ sơ, văn bản được khai thác sử dụng; các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ không giao nộp tài liệu nên chỉ có khoảng 100 lượt độc giả ở ngoài đơn vị đến nghiên cứu các đề tài tại Viện Chiến lược và Chính sách tài chính. Việc khai thác tài liệu chủ yếu bằng các hình thức đọc tại chỗ, sao chụp, sao chứng thực (sao y bản chính)... 2.1.5. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ * Tại cơ quan Bộ: Từ tháng 12/2016, toàn bộ văn bản đi, đến đã được số hóa ở khâu văn thư; theo đúng nguyên tắc thì hồ sơ công việc của các chuyên viên được xử lý trên môi trường mạng nhưng thực tế cán bộ, công chức rất ít người thực hiện. Để kế thừa được 13 toàn bộ số lượng văn bản đi, đến đã số hóa ở khâu văn thư và thu thập được hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan theo quy định, năm 2016 Bộ phê duyệt chủ trương đầu tư dự án Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ. * Tại Tổng cục Thuế là đơn vị duy nhất đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ từ năm 2011 nhưng hiệu nay cũng không đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ. Tổng cục đã thí điểm số hóa được tài liệu của 02 Vụ, tuy nhiên việc khai thác, sử dụng tài liệu này gặp khó khăn nên tạm thời Phần mềm đang tạm không sử dụng chờ nâng cấp. 2.2. Đánh giá chung việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính 2.2.1. Kết quả, nguyên nhân của kết quả Qua 07 năm thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản về lưu trữ tại Bộ Tài chính, công tác lưu trữ đã có chuyển biến tích cực, điển hình như: (1) Công tác tập huấn Luật Lưu trữ và các văn bản mới về lưu trữ được quan tâm và quán triệt đầy đủ, kịp thời tới các công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; (2) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ dần được hoàn thiện; (3) Công tác kiểm tra, thi hành các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được quan tâm thực hiện và việc hướng dẫn, góp ý, giải đáp các nghiệp vụ về lưu trữ và thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời; (4) Lãnh đạo Bộ và các Tổng cục đã quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị cho công tác lưu trữ; (5) Thực hiện tốt công tác phục vụ độc giả nghiên cứu, sao chụp tài liệu, đáp ứng kịp thời các nhu cầu chính đáng của độc giả; (6) Nâng cao ý thức bảo quản, giữ gìn bí mật hồ sơ, 14 tài liệu; công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt luôn được đề cao cảnh giác, bảo quản an toàn kho tài liệu; (7) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ được quan tâm. Để có được kết quả trên, từ khi có Luật Lưu trữ, Bộ Tài chính đã triển khai tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật tới các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; kết hợp tăng cường công tác kiểm tra đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo Bộ và một số cơ quan, đơn vị quan tâm hơn đến công tác lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. 2.2.2. Hạn chế, nguyên nhân của hạn chế * Về quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành - Một số quy định của Luật Lưu trữ chưa có văn bản hướng dẫn thi hành trên thực tế nên thiếu tính khả thi như: Khoản 1, Điều 7 về chế độ phụ cấp ngành nghề đặc thù; Điểm b, c, Khoản 3, Điều 5 về hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu cho Lưu trữ lịch sử của các cá nhân; Khoản 1, 3 Điều 33 về sao tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ và lệ phí; Điều 8 về các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ. - Giải mật đối với tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, nhưng trong Luật Lưu trữ chưa quy định đối với công tác giải mật tài liệu lưu trữ. - Một số quy định của Nhà nước đang không đồng nhất với nhau, khó khăn cho người thực hiện. Bộ Tài chính vẫn còn một số văn bản ban hành trước khi có Luật Lưu trữ nên một số điểm không còn phù hợp với Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn. 15 * Về lập kế hoạch, chính sách về công tác lưu trữ của Bộ: Bộ đã xây dựng kế hoạch nhưng mới chỉ dừng lại ở kế hoạch hằng năm, giai đoạn ngắn hạn, những yêu cầu cần giải quyết tức thời trong năm tiếp theo, còn đối với những kế hoạch dài hạn, giai đoạn và các tiêu chí định tính, định lượng để có lộ trình thực hiện công tác từng năm, từng giai đoạn đạt mục tiêu thì Bộ chưa thực hiện. * Về thu thập tài liệu lưu trữ - Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan: Số lượng hồ sơ được lập chưa đầy đủ so với tài liệu thực tế được hình thành, việc lập hồ sơ còn mang tính hình thức và mới chỉ lập ở dạng tập hợp các văn bản có liên quan với nhau để thành hồ sơ; chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo do người lập hồ sơ chưa thực hiện theo đúng quy trình của việc lập hồ sơ. Việc nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan còn tình trạng nộp lưu tài liệu chưa đúng thời hạn; một số công chức nghỉ hưu, chuyển công tác không lập hồ sơ công việc. Nhiều cán bộ làm công tác chuyên môn chưa coi trọng việc lập hồ sơ khi được giao giải quyết công việc, coi việc lập hồ sơ là của cán bộ làm văn thư và lưu trữ. - Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Tài liệu của các đơn vị đưa ra chỉnh lý thường không đầy đủ vì khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cán bộ chuyên môn đã không giao nộp triệt để ảnh hưởng đến tính đầy đủ của tài liệu. Xác định giá trị tài liệu chưa chính xác dẫn đến làm tốn diện tích kho tàng và các trang thiết bị khác. Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ chưa chính xác do một phần bởi trình độ của cán bộ thực hiện chỉnh lý, quản lý giám sát chỉnh lý và tài liệu hồ sơ không đầy đủ nên không thể xác định chính xác giá trị. - Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Qua thống kê tại cơ quan Bộ và khảo sát thí điểm tại Tổng cục Thuế thì tổng số tài liệu đưa ra 16 chỉnh lý của cơ quan Bộ Tài chính là 4.652,5 mét nhưng mới giao nộp vào Lưu trữ lịch sử 24,7 mét; Tổng cục Thuế là 2.048,2 mét nhưng mới giao nộp được 16,8 mét. Tỷ lệ tài liệu giao nộp so với tài liệu đã chỉnh lý là quá ít với 0.67%. Nguyên nhân chủ yếu là tài liệu có giá trị cao các đơn vị không giao nộp đầy đủ. * Về bảo quản, hủy tài liệu hết giá trị - Công tác bảo quản: Hầu hết các đơn vị hiện nay đều đang trong tình trạng thiếu kho bảo quản tài liệu. Nguyên nhân cơ bản do tài liệu tồn đọng do lịch sử để lại quá lớn, tài liệu hàng năm gia tăng quá nhanh, tài liệu sau khi chỉnh lý chưa tiêu hủy và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử triệt để theo quy định nên không giải phóng được kho giá, kho đã ít lại càng ít hơn không đủ để bảo quản. - Việc tiêu hủy tài liệu: Số lượng tài liệu tiêu hủy ít so với số lượng thực tế đã chỉnh lý (tại cơ quan Bộ tài liệu tiêu hủy chiếm 13,9% tài liệu đã chỉnh lý) dẫn đến đến tốn diện tích kho, các trang thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu trong khi hàng năm tài liệu ngày càng ra tăng không có chỗ để tiếp nhận tài liệu. * Về sử dụng tài liệu lưu trữ: Chưa xây dựng được hành lang pháp lý đầy đủ, chặt chẽ, vẫn còn có một số vấn đề về công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa quy định như chưa có quy định về phí sao chụp tài liệu lưu trữ; chưa ban hành danh mục tài liệu được và không được phép khai thác Công nghệ tìm kiếm khai thác tài liệu lạc hậu theo cách truyền thống, chưa được tin học hóa. * Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Phần mềm quản lý văn bản Edoctc được ứng dụng tại Bộ Tài chính hiện nay đang thực hiện việc tiếp nhận, trình, chuyển giao văn bản đến; đăng ký, phát hành văn bản đi còn sau khi giải quyết văn bản xong, hồ sơ đã kết thúc thì chưa được lập. 17 Chương 3 QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 3.1. Quan điểm đảm bảo thực hiện pháp luật về lưu trữ 3.1.1. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về quán triệt công tác lưu trữ Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) của Đảng Cộng sản Việt Nam - Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần đầu tiên Đảng ta chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Tiếp đó, Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng (tháng 4 -2001) đã đưa ra một nhiệm vụ cấp thiết cần phải thực hiện “hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ” [31]; Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng năm 2006, Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã đề ra mục tiêu “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ. Tiếp đó là các văn bản: Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30/11/1982; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Chỉ thị số 18 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 1229/QĐ-TTg ngày 17/9/2007 lấy ngày 03/01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. Đặc biệt, từ khi Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP được ban hành, hệ thống pháp luật về công tác lưu trữ dần được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý; tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội. 3.1.2. Cần xây dựng hệ thống văn bản pháp luật về quản lý lưu trữ đáp ứng yêu cầu của thực tiễn PGS. TS Dương Văn Khảm đã từng nói “Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác lưu trữ là một trong các biện pháp quan trọng hàng đầu trong việc quản lý nhà nước về công tác này” [27]. 3.1.3. Cần nâng cao nghiệp vụ công tác lưu trữ cho đội ngũ người làm công tác lưu trữ - PGS. TS Nguyễn Văn Hàm khẳng định “Trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, hai vấn đề phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu được giới lưu trữ học đặc biệt quan tâm chú ý.” [39]. - PGS. TS Nguyễn Cảnh Đương cho rằng “bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ không chỉ đòi hỏi sự mẫn cán, yêu nghề, phấn đấu quên mình của cán bộ lưu trữ mà còn đòi hỏi ở họ phải được trang bị kiến thức chuyên sâu và kỹ năng thực hành thành thạo.”[40]. Qua việc tìm hiểu, phân tích một số quan điểm của các nhà khoa học, nhận thấy từ lý luận vận dụng vào thực tế là cả một quá trình nghiên cứu tìm tòi và hệ thống lý luận về lưu trữ học góp phần quan 19 trọng trong việc xây dựng, hoàn thiện pháp luật lưu trữ. Với những chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và quan điểm của một số nhà khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ nêu trên, để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ, trong thời gian tới hoạt động lưu trữ của Bộ Tài chính cần đề ra phương hướng để thực hiện một cách hiệu quả nhất. Một là, quán triệt nghiêm túc chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước đồng thời tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật của Nhà nước về công tác lưu trữ. Hai là, tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ năng lực, phẩm chất; hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong Bộ và quy trình nghiệp vụ lưu trữ đảm bảo hoạt động thông suốt tại các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ. Ba là, làm cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có nhận thức đúng đắn hơn về vị trí, vai trò, giá trị, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thông qua việc tuyên truyền phổ biến quán triệt luật pháp lưu trữ. 3.2. Giải pháp đảm bảo thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính 3.2.1. Hoàn thiện quy định pháp luật về lưu trữ * Hoàn thiện quy định của Nhà nước Thứ nhất, Luật Lưu trữ với tính chất của luật chuyên ngành cần phải quy định về biện pháp bảo vệ quyền sở hữu tài liệu lưu trữ của tổ chức tư nhân, xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ; giải mật tài liệu lưu trữ để có cơ sở xây dựng văn bản hướng dẫn thực hiện những nội dung này. 20 Thứ hai, đối với nghị định, thông tư và các văn bản khác hướng dẫn cụ thể các quy định của Luật Lưu trữ cần bổ sung như: (1) Xây dựng nghị định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu; (2) Xây dựng