Tóm tắt Luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

ận với các tri thức, các phương pháp mới, đồng thời, giúp họ 6 cùng nhau trao đổi, thảo luận và thống nhất các vấn đề chung để từ đó cùng nhau tham gia vào tiến trình ra quyết định. 1.1.3. Vai trò của hội họp trong hoạt động quản lý nhà nước Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng lưới giao tiếp trong tổ chức. Đây chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng để thiết lập các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong đơn vị. Các cuộc họp được tổ chức sẽ giúp các thành viên tham gia nhanh chóng đi đến sự thống nhất về quan điểm, nhận thức, để từ đó có sự thống nhất trong hành động thực tế khi triển khai các kế hoạch, các nhiệm vụ mà mình được giao. Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham gia trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân. Thông qua các cuộc họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra những xung đột tiềm ẩn trong nội bộ. 1.1.4. Các nguyên tắc tổ chức hội họp Thứ nhất, trong quá trình tham dự hội họp, các thành viên tham gia phải giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Thứ hai, quá trình tổ chức và tiến hành hội họp những người tham gia phải có trách nhiệm tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Thứ ba, việc tổ chức hội họp phải theo kế hoạch công tác của đơn vị Thứ tư, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trong cuộc họp, đồng thời đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong các bước triển khai hội họp: chỉ đạo, chủ trì, tham dự, phục vụ cuộc họp. Thứ năm, lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau một cách hợp lý, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp. 7 Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật. 1.3. Ứng dụng CNTT trong hội họp 1.3.1. Khái niệm CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp Có thể hiểu ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp là việc sử dụng CNTT vào hoạt động hội họp nhằm giảm thiểu các quy trình, thủ tục, rút ngắn thời gian thực hiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này, đồng thời tiết kiệm nguồn lực cho các cá nhân, tổ chức. 1.3.2. Yêu cầu tất yếu cần ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động các cơ quan nhà nước là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Bởi vậy, ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước và đặc biệt là lĩnh vực CCHC không nằm ngoài xu thế này. Nhìn ở góc độ khoa học, việc ứng dụng này là mấu chốt của cải cách nền hành chính nhà nước, nó tác động tích cực đến các nội dung khác như cải cách thủ tục hành chính; nó kéo theo việc nâng cao chất lượng cán bộ, công chức Thông qua các ứng dụng CNTT có thể tạo ra môi trường thông tin rộng lớn, thường xuyên được lưu trữ, cập nhật và công khai chung cho tất cả các thành viên trong đơn vị cùng được biết đến. Thay vì phải trực tiếp đến cùng một địa điểm để họp thì các thành viên tham gia có thể ngồi ở bất cứ đâu trên thế giới là có thể dễ dàng tham gia vào quá trình trao đổi, bàn bạc, thảo luận, chia sẻ các thông tin liên quan đến chủ đề cuộc họp. Chính những tính năng ưu việt này đã đem lại sự công khai, minh bạch và hiệu quả cho nền hành chính nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng. Và môi trường giao tiếp điện tử toàn cầu đã góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu những tốn kém về chi phí tiền bạc, thời gian, công sức của các bên tham gia. 1.3.3. Các điều kiện để triển khai việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp Thời gian qua, việc ứng dụng tin học trong quản lý hành chính đã tạo 8 bước chuyển biến rõ nét nâng cao chất lượng hội họp tại các cơ quan, đơn vị và giúp cho nền hành chính ngày càng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên, để công tác tin học hóa hành chính phù hợp với tiến độ tin học hóa xã hội, việc ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải đảm bảo các điều kiện cơ bản sau: Thứ nhất, cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cơ quan, đơn vị phải bảo đảm. Thứ hai, phát triển và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, bao gồm chính sách phát triển, ưu đãi nguồn nhân lực cũng như biên chế cán bộ chuyên trách về CNTT của cơ quan. Thứ ba, hoàn thiện thể chế về ứng dụng CNTT trong CCHC. Thứ tư, các cơ quan, đơn vị cần đầu tư cho các ứng dụng CNTT 1.3.4. Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT Việc chuẩn bị các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động họp trưc tuyến cần phải có một đội ngũ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện trước khi cuộc họp chính thức diễn ra. Đây là các công cụ hỗ trợ để hoạt động này có thể diễn ra và diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi nhất. 1.4. Chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp 1.4.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp Chất lượng ứng dụng CNTT có thể được hiểu là mức độ đạt được của một quá trình hoạt động, đảm bảo được cho cơ quan, đơn vị đạt được những mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị. 1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá, phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau. Mỗi tiêu chí hướng vào những đặc tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tượng. Để đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải có những tiêu chí nhất định. Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để đánh giá hiệu quả của quá trình ứng dụng trên các phương diện khác nhau. Có thể xem đây là hệ 9 thống các chỉ số nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của một hoạt động, một chủ thể nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa ra kết luận về hiệu quả. 1.4.2.1. Gia tăng sự kết nối trong đơn vị Do sự hỗ trợ của phương tiện, thiết bị và CNTT nên dù ở bất cứ đâu, các thành viên được mời tham dự cũng đều có thể tham gia cuộc họp. Đây là yếu tố giúp các thành viên gia tăng sự kết nối, hiểu biết và học hỏi lẫn nhau để từ đó nâng cao khả năng gắn kết một tiền đề quan trọng tạo thuận lợi cho quá trình phối hợp trong tương lai. 1.4.2.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của đơn vị Để quá trình thông tin đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và được cập nhật thường xuyên, hội họp là cách thức mà các nhà tổ chức thường vận dụng trong thực tế. Hiện nay, hoạt động này càng phát huy được hiệu quả khi được hỗ trợ bởi các ứng dụng CNTT. 1.4.2.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin Thông tin được xem như là dòng máu nuôi dưỡng toàn bộ quá trình hoạt động tổ chức, được sử dụng nhằm duy trì sự liên tục và ổn định của cả hệ thống trong việc ra quyết định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, điều hành, điều chỉnh, kiểm tra và phát triển tri thứcĐể điều hành cơ quan, người lãnh đạo phải đưa ra các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý và thông tin là căn cứ quan trọng để ban hành các quyết định. Trong thời đại ngày nay, thông tin được đánh giá là nguồn lực thứ tư. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng cho nguồn lực thông tin, cần phải áp dụng nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc ứng dụng CNTT cho hội họp là một biện pháp hiệu quả để giúp thông tin trong đơn vị đáp ứng được các yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác, khách quan và kịp thời. 1.4.2.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành Phối hợp là nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Sự phối hợp càng nhịp nhàng, ăn ý, càng tạo được hiệu quả cao trong 10 việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Qúa trình phối hợp bao gồm các quan hệ phối hợp theo chiều dọc từ trên xuống dưới, theo chiều ngang giữa các đồng nghiệp ngang cấp và phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức cùng tham gia vào việc triển khai kế hoạch. 1.4.2.5. Tiết kiệm nguồn lực Việc tiết kiệm các nguồn lực được xem là ưu điểm vượt trội của các cuộc họp trực tuyến. Tiểu kết chƣơng 1 Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải quyết công việc. Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý, lãnh đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn, phức tạp. Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng lưới giao tiếp trong tổ chức. Như vậy, hệ thống lý luận về CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp, cũng như các tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp đã nêu ở trên chính là cơ sở, tiền đề cho việc phân tích, đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình tại ở chương 2. Chƣơng 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH 2.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội 2.1.1. Đặc điểm tự nhiên Đà Bắc là huyện miền núi cao nằm ở phía tây của tỉnh Hoà Bình, 11 trung tâm huyện nằm trên đường tỉnh lộ 433 cách thành phố Hoà Bình 15km. Phía Bắc giáp huyện Thanh Sơn và Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ; phía Đông giáp thành phố Hòa Bình; phía Nam giáp huyện Cao Phong, huyện Tân Lạc tỉnh Hòa Bình; phía Tây giáp huyện Mai Châu, tỉnh Hòa Bình và các huyện Mộc Châu, Vân Hồ, Phù Yên của tỉnh Sơn La. Diện tích đất tự nhiên khoảng 77.976,81 ha. Với diện tích như vậy Đà Bắc là huyện có diện tích tự nhiên lớn nhất tỉnh so với các huyện còn lại (chiếm 16,9% diện tích đất toàn tỉnh), trong đó đồi núi chiếm trên 83% diện tích toàn huyện. Mặc dù có diện tích đất tự nhiên lớn nhất so với các huyện trong tỉnh nhưng đất nông nghiệp chiếm tỷ lệ rất ít, chủ yếu là đất rừng (Đất lâm nghiệp 50,662 ha chiếm 65,12%, đất nông nghiệp 3.537 ha chiếm 4,55%, đất phi nông nghiệp 8.556 ha chiếm 11%, đất nuôi trồng thuỷ sản và đất nông nghiệp khác 100,6 ha chiếm 1,3%, đất chưa sử dụng 14.94 ha chiếm 19,2%). 2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội Từ ngày 14/7/2009 đến ngày 17/12/2019 toàn huyện Đà Bắc có 01 thị trấn và 19 xã, đó là thị trấn Đà Bắc và các xã: Cao Sơn, Đoàn Kết, Đồng Chum, Đồng Nghê, Đồng Ruộng, Giáp Đắt, Hào Lý, Hiền Lương, Mường Chiềng, Mường Tuổng, Suối Nánh, Tân Minh, Tân Pheo, Tiền Phong, Toàn Sơn, Trung Thành, Tu Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa. Năm 2016 toàn huyện có 14 xã đặc biệt khó khăn và 16 thôn, bản đặc biệt khó khăn thuộc diện đầu tư Chương trình 135. Giai đoạn 2017 - 2020 theo tiêu chí đánh giá mới toàn huyện có 17 xã thuộc khu vực III, 2 xã và 1 thị trấn thuộc khu vực II; tổng số thôn, xóm đặc biệt khó khăn của 3 xã khu vực II là 8 thôn, xóm. Sau khi thực hiện việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính, đến tháng 12 năm 2019 huyện Đà Bắc có 17 đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc, bao gồm thị trấn Đà Bắc (huyện lỵ) và 16 xã: Cao Sơn, Đoàn Kết, Đồng Chum, Đồng Ruộng, Giáp Đắt, Hiền Lương, Mường Chiềng, Nánh Nghê, Tân Minh, Tân Pheo, Tiền Phong, Toàn Sơn, Trung Thành, Tú Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa (Bởi vậy số liệu các đơn vị hành chính thuộc huyện Đà Bắc vẫn lấy theo 20 đơn vị cấp xã). 12 Tính đến tháng 12/2019, huyện Đà Bắc có 14.413 hộ và 55.002 nhân khẩu, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên là 1,4%, sống tập trung chủ yếu ở nông thôn chiếm 90,28%, còn lại ở thị trấn 9,72%, mật độ dân số khoảng 74 người/km2. Có 5 dân tộc cùng chung sống: Tày, Mường, Dao, Thái và Kinh; Trong đó, dân tộc Tày chiếm 44,73%; dân tộc Mường chiếm 31,11%, dân tộc Dao chiếm 13,75%, dân tộc Kinh chiếm 10,03%, dân tộc Thái chiếm 0,34%, dân tộc khác chiếm 0,04 %. Đà Bắc có nguồn lao động dồi dào, số người trong độ tuổi lao động 39.408 người, chiếm 71,65% tổng số dân toàn huyện. 2.1.3. Nhiệm vụ và chức năng của UBND huyện Đà Bắc 2.1.3.1. Vị trí, chức năng Ủy ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. 2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, 2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Phòng Nội vụ Phòng Kinh tế và Hạ tầng Phòng Tài chính - Kế hoạch Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội Phòng Văn hóa và Thông tin Phòng Y tế Phòng Tài nguyên và Môi trường Phòng Tư pháp 13 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Thanh tra huyện Phòng Dân tộc 2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nước ta thì việc sử dụng, khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn chưa thực sự phổ biến tại các địa phương. Mặc dù vậy, một số nơi đã mạnh dạn ứng dụng CNTT vào hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả, đồng thời tiết kiệm các nguồn lực cho đơn vị. UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình là một trong số các địa phương như vậy. 2.2.1. Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực Tại huyện Đà Bắc, hiện nay đã trang bị 50 máy tính cho các phòng, ban. 100% cơ quan chuyên môn, đơn vị đã triển khai hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp, 100% cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thư điện tử công vụ, 20/20 xã, thị trấn thực hiện nhận văn bản qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp. * Về hạ tầng kỹ thuật Hiện nay, tại UBND huyện Đà Bắc, 100% cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện được trang bị đầy đủ 3 máy tính; các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn đã có mạng nội bộ (LAN), có kết nối Internet băng thông rộng đạt, 100% các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện sử dụng phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn được kết nối Internet băng thông rộng và sử dụng phần mềm liên thông một cửa điện tử. * Về nguồn nhân lực có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về năng lực ứng dụng CNTT trong hoạt động, UBND huyện Đà Bắc rất chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng 14 nguồn nhân lực CNTT. Đơn vị thường xuyên cập nhật kỹ năng sử dụng máy tính và khai thác mạng LAN, Internet cho cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống các cơ quan, đơn vị. Đến nay, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan cơ bản có đủ kiến thức và kỹ năng thao tác, trao đổi thư điện tử, truy cập Internet phục vụ công việc. Nâng cao một bước về trình độ sử dụng tin học trong công việc thường ngày của cán bộ, công chức, viên chức. 2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT trong tổ chức hội họp của UBND đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong UBND đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp thời những thông tin trong nước và trên thế giới để có thể đưa ra những đề xuất, ý tưởng, quyết định chính xác trong các cuộc họp mà mình tham gia. 2.2.2.1. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Quá trình chuẩn bị cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để tiến hành các cuộc họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc đã huy động sự tham gia, phối hợp của rất nhiều bên. Trong quá trình triển khai việc ứng dụng, mỗi một văn bản ban hành tương ứng với một bước trong quy trình thực hiện và các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm đã phải trải qua rất nhiều khâu tiến hành trước khi đi đến sự hoàn tất để sẵn sàng cho việc ứng dụng tại các cuộc họp do UBND tổ chức. 2.2.2.2. Quy trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Bước 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ 15 chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng trong chương trình công tác, gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của UBND huyện. Bước 2. Trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng trình lãnh đạo UBND huyện phê duyệt. Bước 3. Chuẩn bị nội dung cuộc họp Các tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng văn bản. Bước 4. Chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời họp * Soạn thảo giấy mời Đơn vị chủ trì tổ chức họp phải dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những nội dung như đơn vị mời, đối tượng được mời, nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp, những yêu cầu đối với đại biểu dự họp, những thông tin cần thiết khác. * Ký giấy mời Lãnh đạo UBND huyện ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo các Sở, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong và ngoài tỉnh; lãnh đạo các tổ chức quốc tế. Giấy mời các cơ quan, ban, ngành huyện và các đối tượng khác thì lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện chủ trì, còn lãnh đạo cơ quan, đơn vị sẽ ký giấy mời đối với các cuộc họp được UBND huyện uỷ quyền. * Gửi giấy mời, tài liệu Văn phòng phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện chủ trì. Bước 5. Phân công phục vụ cuộc họp 16 Đối với cuộc họp được tổ chức tại UBND huyện, Văn phòng UBND phải chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu. Đồng thời, phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định, đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu. Bước 6. Tổ chức họp Cơ quan, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình, giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình đã định. Bước 8. Triển khai kết luận cuộc họp Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung đã được kết luận tại cuộc họp. Văn phòng kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo lãnh đạo UBND huyện về kết quả thực hiện nội dung kết luận cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện. 2.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình 2.3.1. Ưu điểm Việc ứng dụng CNTT rất được Đảng, chính quyền của huyện Đà Bắc quan tâm, chỉ đạo sát sao. Có những thay đổi tích cực trong thói quen ứng dụng CNTT tại các phòng, ban chuyên môn và cả ở người dân, các doanh nghiệp trong UBND huyện Đà Bắc. Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã giúp các CBCC của UBND huyện Đà Bắc, cũng như các đối khách mời hạn chế thời gian di chuyển, tiết kiệm các nguồn lực và chi phí tổ chức họp. Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã hỗ trợ rất lớn cho lãnh đạo UBND huyện trong việc điều hành, nắm bắt thông tin từ cấp dưới và truyền tải các chỉ thi, mệnh lệnh, yêu cầu về mục tiêu, nhiệm vụ tới các thành viên. 17 2.3.2. Hạn chế - Các thiết bị sử dụng cho việc ứng dụng CNTT trong hội họp chưa đồng bộ. - Chất lượng của đội ngũ các bộ, công chức, viên chức nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển về CNTT. - Chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho phát triển ứng dụng CNTT chưa được coi trọng. - Công tác dự báo, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy, chế độ chính sách đối với các CBCC chuyên trách về CNTT chưa ngang tầm với những nhiệm vụ, trọng trách được giao. 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế Lãnh đạo các cấp vẫn chưa thực sự quyết tâm trong việc phát triển và ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng CNTT chưa thực sự đạt được yêu cầu tin học hóa các công việc xử lý hằng ngày và chưa gắn kết được với việc cải cách hành chính. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu không có sự đột phát nào trong việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc. Vai trò và chức năng của cơ quan lãnh đạo CNTT vẫn chưa thống nhất. Mô hình tổ chức triển khai ứng dụng CNTT không hợp lý, vị trí của các đơn vị phụ trách ứng dụng CNTT không phù hợp tạo ra những hạn chế và bất cập khi triển khai các kế hoạch ứng dụng CNTT, Hạ tầng kỹ thuật ở UBND vẫn còn quá thấp so với mặt bằng chung của cả nước. Do các kế hoạch còn chưa mang tính định hướng cao. Nhận thức của các cấp, các ngành của UBND huyện về vai trò của công nghệ thông tin vẫn chưa được đầy đủ. 2.4. Đánh giá chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc. 2.4.1. Gia tăng sự kết nối Việc mạnh dạn ứng dụng các ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc thời gian qua đã cho thấy những tín hiệu đáng mừng đối 18 với hiệu quả hoạt động của đơn vị trong hoạt động quản lý, điều hành. 2.4.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của UBND Để triển khai các kế hoạch, lãnh đạo UBND Đà Bắc cần cung cấp thông tin cho các CBCC thông qua những chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu để họ nắm bắt và thực hiện, đồng thời, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các CBCC thông qua các báo cáo định kỳ và đột xuất để kịp thời nắm bắt tình hình thực tế và giải quyết một cách triệt để. Nhất là những công việc của các đơn vị dưới cơ sở, là nơi gần dân nhất nên có rất nhiều công việc sự vụ cần nắm bắt, giải quyết và không thể để dây dưa, kéo dài vì nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của bộ máy công quyền và vị thế, cũng như uy tín của người đứng đầu UBND. 2.4.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin Qua khảo sát cho thấy, UBND huyện Đà Bắc rất quan tâm đến công tác thông tin, bảo đảm về sự đa dạng, tính sẵn có của nguồn thông tin. Để có được những thông tin chính xác nhất, đầy đủ nhất, kịp thời nhất, thì Văn phòng UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng mối quan hệ phối hợp hết sức chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc để có được những thông tin cần thiết trong từng lĩnh vực công tác, từ đó xử lý các thông tin theo đúng yêu cầu của lãnh đạo. Đặc biệt, với việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, công tác thông tin của UBND Đà Bắc đã có những chuyển biến tích cực. Từ khâu tiếp nhận, đến khâu xử lý và cung cấp thông tin đều trở nên nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. 2.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành Công tác phối hợp giữa lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc với các phòng ban được thể hiện trên các mặt như xây dựng quy chế làm việc, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cung cấp thông tin phục vụ quá trình quản lý, điều hành. Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND huyện Đà Bắc đã ban hành quy chế phối hợp, thường trực trong triển khai, duy trì, đẩy mạnh công tác phối hợp giữa các phòng ban, thực hiện tốt chức năng thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, chương trình kế hoạch đã ban hành. 19 2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong UBND huyện và giữa UBND huyện với các xã và thị trấn đã giúp tiết kiệm cho đơn vị rất nhiều về nhân lực, vật lực và tài chính. Công tác tổ chức, vì thế cũng đơn giản hơn. Việc chuẩn bị chủ yếu là các nội dung giấy tờ, tài liệu liên quan đến chủ đề của cuộc họp và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp. Do đó, bộ phận Văn phòng của UBND huyện không phải mất quá nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác chuẩn bị. Tiểu kết chƣơng 2 Trên cơ sở thực tế đã khảo sát, đánh giá, cần phải đưa ra những giải pháp cụ thể, đồng bộ để giải quyết những vấn đề còn vướng mắc, tồn tại nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian tới. Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH 3.1.