Ứng dụng công nghệ thông tin – cơ hội và thách thức với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

cho biết, với sự tài trợ của vốn ODA Thụy Điển, Cục CNTT – Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành xây dựng Hệ thống thông tin đất đai và môi trường ELIS. Hệ thống này cho phép lồng ghép được vấn đề quản lý đất đai và môi trường trong một hệ thống thống nhất; Xây dựng và cung cấp một điểm truy cập duy nhất về thông tin đất dai và môi trường tại các tỉnh, thành phố. Trong hội thảo “Ứng dụng Công nghệ Thông tin nhằm nâng cao Năng lực cạnh tranh cho Doanh nghiệpnhỏ và vừa”, đại diện một số công ty cung cấp giải pháp CNTT đã giới thiệu tại hội thảo những giải pháp cho doanh nghiệp như Sử dụng Chữ ký số trong giao dịch điện tử của FPT IS; Phần mềm quản lý công việc CTIN; Hệ điều hành tác nghiệp eDocman Plus… Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp: Manh mún và chưa hiệu quả Hiện nay, đã có khá nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm (PM) văn phòng và quản lý về tài chính, kế toán, nhân lực nhưng rất ít doanh nghiệp sử dụng các PM chuyên biệt ứng dụng trực tiếp trong dây chuyền sản xuất. Điều này cũng rất dễ hiểu, vì có tới gần 60% các doanh nghiệp Việt Nam làm thương mại và dịch vụ. Trong khi đó, việc ứng dụng các PM trực tiếp vào sản xuất lại chủ yếu trong các doanh nghiệp cần tự động hóa và sản xuất công nghệ cao nên ở Việt Nam, con số doanh nghiệp có ứng dụng rất ít, nếu không nói là trên “đầu ngón tay”, tiêu biểu là Công ty Cổ phần Đồng Tâm và Công ty CP sữa Việt Nam (Vinamilk), hai công ty vừa nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2008 trong lĩnh vực triển khai và ứng dụng PM và CNTT. Ông Võ Quốc Thắng- Tổng giám đốc Công ty cổ phần Đồng Tâm nói: “ Việc ứng dụng CNTT vào tất cả các quy trình, nghiệp vụ của đã đem lại nhiều lợi ích về kinh tế và xã hội. Đồng Tâm đã áp dụng CNTT cho những khâu đòi hỏi phải cần có những công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hoá những quy trình nghiệp vụ, giảm bớt những sai sót khách quan đem lại từ khâu bán hàng, sản xuất đến kế toán, giúp lãnh đạo công ty nắm rõ tình hình hoạt động để từ đó có những phương thức kinh doanh phù hợp”. Tiện ích thì đã rõ nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng làm được như Đồng Tâm. Công nghiệp sản xuất phần mềm ở Việt Nam còn ở mức “sơ khai” và trình độ ứng dụng PM của các doanh nghiệp cũng ở mức “sơ khai”, chủ yếu dừng ở việc sử dụng các PM về ứng dụng văn phòng Microsoft Office như Words, Excel, Outlook… để soạn thảo văn bản, thiết lập bảng biểu tính toán đơn giản hay gửi email báo giá, trao đổi thông tin, giao dịch với đối tác… hay là các PM kế toán “nội địa” phổ biến và dễ dùng như Misa, Asia, Fast… Chưa kể, chúng ta cũng không khai thác hết các tính năng sẵn có của các phần mềm phổ thông. Kinh nghiệm của Hàn Quốc cho thấy, chỉ với phần mềm Excel, họ đã giải quyết tốt rất nhiều công việc tính toán trong doanh nghiệp một cách tiết kiệm và hiệu quả mà không cần tới những phần mềm chuyên dụng khác. Ông Lê Văn Lợi - Phó Viện trưởng Viện Tin học doanh nghiệp, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI) cho rằng: “ Với điều kiện nhân lực và tài chính hiện có, các doanh nghiệp Việt Nam nên tận dụng cơ sở vật chất về CNTT để tối ưu hóa công việc sản xuất kinh doanh và tiết kiệm chi phí, đặc biệt là ở hai mảng ứng dụng văn phòng và kế toán tài chính. Xu hướng sắp tới là sử dụng các dịch vụ công với các công cụ tìm kiếm trên Internet để phục vụ sản xuất kinh doanh, tiến dần tới thương mại điện tử một cách hiệu quả hơn. Về phía VCCI, Viện Tin học doanh nghiệp sẽ tiếp tục kết hợp với các Ban ngành liên quan, đẩy mạnh việc hỗ trợ cho các DN trong ứng dụng CNTT theo đề án 191 của Chính phủ… Đầu tư chưa thích đáng Doanh nghiệp đã đầu tư cho CNTT như thế nào? Ở các thành phố lớn, hầu hết các doanh nghiệp đã đầu tư máy tính, các thiết bị ngoại vi khác và bước đầu “phổ cập” Internet tới đội ngũ văn phòng, nhưng sử dụng chúng như thế nào cho thiết thực, cho hiệu quả thì vẫn chưa có lời giải !!! Đa số các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về CNTT, ít chú trọng cử nhân viên đi đào tạo về CNTT và ít đầu tư thời gian và tiền bạc để được tư vấn chuyên sâu về các ứng dụng CNTT. Tình trạng chung là khi thấy thiếu mới… mò mẫm tìm hiểu, mua về rồi sử dụng một cách rời rạc, thiếu tính liên kết hệ thống. Một dẫn chứng cụ thể: Công ty CP Thương mại và Đầu tư công nghệ Anh Em - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh phân phối các sản phẩm CNTT mới thành lập, ngoài việc sử dụng các PM văn phòng thông thường để quản lý, giao dịch thì hiện tại, công ty chỉ sử dụng thêm PM kế toán Fast, gặp trục trặc thì lại gọi người của bên cung cấp PM đến để hướng dẫn và khắc phục sự cố. Còn ở “vùng sâu vùng xa” thì sao? Theo khảo sát mới đây của UBND tỉnh Yên Bái, có tới 70% doanh nghiệp trong tỉnh chưa kết nối mạng thông tin toàn cầu Internet và chỉ có hai doanh nghiệp trong tỉnh có website riêng, nhưng cũng chỉ dừng ở mức độ quảng bá hình ảnh và sản phẩm của công ty chứ chưa tiếp cận được thương mại điện tử, giao dịch mua bán trực tuyến nên rõ ràng đã không tận dụng triệt để tiện ích mà CNTT đem lại trong khả năng có thể. Tuy nhiên, cần nhìn nhận một thực tế khách quan nữa là khả năng tài chính của doanh nghiệp, chính sự hạn hẹp về ngân quỹ đã khiến họ không thể đầu tư có chiều sâu vào các ứng dụng CNTT. Phần mềm ERP (Enterprise Resources Planning) là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp hiệu quả nhất nhưng lại là “bài toán khó” đối với doanh nghiệp Việt Nam. Sản phẩm nhập khẩu giá thành lên tới vài chục ngàn USD, chưa kể khó triển khai do quy trình quản lý chưa tường minh và thống nhất, chưa có mô hình chung. Còn những PM kế toán hay quản lý nhân sự “made in” Việt Nam thì cũng có giá khoảng từ vài đến vài chục triệu đồng, dễ triển khai song thiếu tính hệ thống. Vẫn là bài toán về con người Một số doanh nhân và chuyên gia CNTT Việt Nam khi tiếp xúc với các đối tác kinh doanh Hoa Kỳ đã rất buồn khi nghe phàn nàn rằng, họ search cụm từ “doing business with Vietnam” trên Google thì được dẫn đến những… trang web “alibaba.com” lạ hoắc lạ huơ nào đó chứ rất hiếm khi link tới được website của doanh nghiệp Việt Nam để tìm hiểu thông tin và cơ hội hợp tác. Nếu may mắn tìm thấy một địa chỉ nào đó thì khi liên lạc sang bằng điện thoại thì lại xảy ra tình trạng “bất đồng ngôn ngữ” hoặc có biết diễn đạt bằng tiếng Anh thì lại khiến họ chẳng hiểu là các bạn Việt Nam đó đang sản xuất và kinh doanh… cái gì? Trong trường hợp này, thành ra, CNTT chẳng giúp ích được gì! Ngay cả lãnh đạo các doanh nghiệp, mặc dù cũng đã ít nhiều hiểu được lợi ích của ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng kỹ năng quản lý và nắm bắt CNTT của họ còn nhiều hạn chế… Mục tiêu của đề án 191 là nâng cao nhận thức và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp; Đào tạo nhân lực để ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp; Tư vấn cho các doanh nghiệp triển khai và lựa chọn giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với đặc thù và quy mô của doanh nghiệp; Cung cấp thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp và xúc tiến, hỗ trợ cho doanh nghiệp tham gia thương mại điện tử; Góp phần tạo môi trường pháp lý và điều kiện phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Ý kiến: Ông Nguyễn Mạnh Hùng- trưởng phòng tin học Công ty Mobifone Luôn dẫn đầu trong việc ứng dụng cntt Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh Viễn Thông, VMS – Mobifone luôn dẫn đầu trong việc ứng dụng CNTT vào các quy trình hoạt động như: Cung cấp dịch vụ và Quản lý thông tin khách hàng; Chăm sóc khách hàng; Phát triển phân phối và dịch vụ khách hàng; Thanh toán cước phí và Quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Hiệu quả mà VMS – Mobifone đã đạt được là luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tốt nhất với khẩu hiệu “mọi lúc - mọi nơi” và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập với quốc tế. Ông Trần Nguyên Sơn – Giám đốc IT, Cty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk): CNTT giúp tránh rủi ro ngoài ý muốn Vinamilk là đơn vị đầu tiên triển khai thành công hệ thống ERP Oracle EBS 1li và SAP CRM, BI tại Việt Nam. Hiệu quả từ việc áp dụng những công nghệ hiện đại vào quá trình hoạt động giúp cho tất cả các thao tác nghiệp vụ được thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống, tránh được những rủi ro ngoài ý muốn từ những khâu như: kế toán, phân phối, quản lý điều hành doanh nghiệp đều được vận hành một cách trôi chảy. Trong tương lai, Vinamikl sẽ xây dựng tính linh hoạt cho hệ thống CNTT và nâng cao trình độ, chất lượng đội ngũ CNTT để phù hợp với sự phát triển của nền CNTT và kinh tế Việt Nam trong thời kỳ hiện đại hoá, hội nhập 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài Trong bối cảnh Công nghệ thông tin đang Phát triển như vũ bão trên toàn thế giới; từng ngày làm thay đổi và tác động mạnh vào mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế - Xã hội của con người và đang giữ một vai trò hết sức quan trọng cho sự tăng trưởng của nền kinh tế toàn cầu thì các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của Việt Nam mới chỉ đứng ở ngưỡng cửa của công nghệ thông tin. Nói thế có nghĩa phần lớn các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của ta chưa sử dụng Công nghệ thông tin một cách có hiệu quả trừ những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng, viễn thông, hàng không v.v... việc ứng dụng Công nghệ thông tin đã trở thành yếu tố sống còn. Xu hướng CNTT năm 2011 của doanh nghiệp nhỏ Điện thoại di động ngày càng mang lại nhiều tiện ích hơn nên chúng được sử dụng nhiều trong công việc. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra những thách thức về mặt quản lý và bảo mật cho doanh nghiệp nhỏ và khách hàng của họ. Dưới đây là những xu hướng điển hình về CNTT của doanh nghiệp nhỏ trong năm 2011: 1. Giao thoa giữa việc riêng và công việc cơ quan Năm 2011, chúng ta sẽ chứng kiến sự xóa mờ ranh giới giữa hình thức giao tiếp công việc và cá nhân cũng như thông tin tại nơi làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN). Trong khi công nghệ di động mang lại nhiều tiện ích hơn cho nhân viên thì nó cũng tạo ra những thách thức về quản lý và bảo mật cho doanh nghiệp nhỏ và khách hàng của họ. Các doanh nghiệp nhỏ ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ di động để duy trì kinh doanh và cải thiện năng suất lao động. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp đều có đội ngũ CNTT riêng để quản lý các thiết bị di động của họ. Điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu công cụ để bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp đang lưu trữ trên các thiết bị di động đó một cách hiệu quả trước các nguy cơ, mất mát hoặc đánh cắp dữ liệu. Bộ phận Dịch vụ lưu ký của Symantec ước tính, tới cuối năm nay sẽ có khoảng 1 tỉ nhân viên sử dụng thiết bị di động, hoặc ở dạng bán thời gian hoặc là sử dụng để làm việc từ xa. Khi đó, các doanh nghiệp nhỏ sẽ cần phải giải quyết những thách thức liên quan bằng cách triển khai những mô hình mới, chẳng hạn như bảo mật đám mây, để thực thi các chính sách bảo mật web hiệu quả cho nhân viên của mình. 2. Sẵn sàng đối phó với làn sóng tấn công mạng Khi tấn công mạng trở nên thường xuyên hơn, DNVVN buộc phải hướng sự chú ý tới các biện pháp phòng tránh bởi họ ý thức được rằng, chỉ cần một cuộc tấn công làm lộ thông tin quan trọng cũng có thể khiến cho doanh nghiệp thiệt hại nặng, cả về mặt kinh doanh lẫn sự tồn vong của họ. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ cần phải sẵn sàng đối phó với các cuộc tấn công mạng bằng cách triển khai biện pháp bảo vệ toàn diện cho thiết bị, và giáo dục nhân viên cần thực hiện theo quy trình tốt nhất để ngăn chặn những cuộc tấn công này. Trong khi đó, tội phạm mạng vẫn tiếp tục chơi trò mèo vờn chuột với các nhà cung cấp giải pháp bảo mật. Đó cũng là lý do tại sao mà các nhà cung cấp giải pháp bảo mật luôn phải cố gắng hết mình để đi trước một bước những kẻ tội phạm này. 3. Quyền được chọn lựa: Thiết bị, Phần mềm và Đám mây Trong khi phần mềm tiếp tục thúc đẩy sự đổi mới, năm 2011 sẽ đón nhận những phương thức cấp phát thông tin mới nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong việc đơn giản hóa các hoạt động CNTT. Điện toán đám mây, thiết bị và các dịch vụ lưu ký là ví dụ cho các phương thức cấp phát ngày càng hấp dẫn, giúp thay đổi trung tâm dữ liệu hiện nay bằng việc mang lại khả năng linh hoạt và dễ dàng triển khai hơn cho các doanh nghiệp. Trong năm 2011, các doanh nghiệp nhỏ được mong đợi sẽ triển khai các dịch vụ đám mây để tối ưu lưu trữ nhằm có được khoản tái đầu tư tốt hơn. Vậy trong năm tới, đâu sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ? Đối với doanh nghiệp không có nhân viên chuyên trách về CNTT thì nhà cung cấp dịch vụ CNTT có thể thông qua quy trình đưa ra quyết định để định hướng cho doanh nghiệp xem nhu cầu lưu trữ của họ là gì, và đâu là phương thức cấp phát dịch vụ tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. 4. Cần ưu tiên kế hoạch ứng phó với thảm họa Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải chịu trách nhiệm quản lý một lượng lớn dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng riêng tư giống như các doanh nghiệp lớn. Họ phải tính toán làm sao để đảm bảo rằng, thông tin đó được bảo vệ một cách an toàn nhất. Những thông tin quan trọng như số tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ tín dụng, các bản ghi cá nhân cần phải được khôi phục lại trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc trục trặc hệ thống. Theo Khảo sát DNVVN chuẩn bị đối phó với thảm họa năm 2010 của Symantec, các DNVVN vẫn chưa coi trọng việc chuẩn bị đối phó với thảm họa khi hơn một nửa các doanh nghiệp khảo sát cho biết họ thậm chí còn chưa có bất cứ kế hoạch chuẩn bị nào. Cuộc khảo sát trên cũng cho thấy có tới 65% các DNVVN đang hoạt động tại các khu vực hay hứng chịu thảm họa thiên nhiên, và trung bình họ cũng phải hứng chịu khoảng 43 vụ mất điện lưới nghiêm trọng. Các nguyên nhân hàng đầu dẫn tới tình trạng gẫy đổ hệ thống thường là tấn công mạng, mất điện và do thảm họa thiên nhiên. Hầu hết các DNVVN không gánh nổi tổn thất nếu không có kế hoạch sẵn sàng đối phó với thảm họa. 5. Truyền thông xã hội Cách thức chúng ta giao tiếp sẽ tiếp tục thay đổi trong năm 2011 khi các doanh nghiệp nhỏ tăng cường truyền thông xã hội để cải thiện giao tiếp với khách hàng và nâng cao chất lượng công việc của nhân viên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ cũng cần nắm được cách thức bảo vệ và quản lý những ứng dụng phi chuẩn này, bởi những thông tin doanh nghiệp được trao đổi qua các kênh giao tiếp đó vẫn cần được bảo vệ chặt chẽ. Tầm quan trọng của lưu trữ truyền thông xã hội sẽ tăng lên khi các doanh nghiệp giải phóng sức mạnh của kinh doanh xã hội, trong khi vẫn duy trì lưu trữ như một cách thức kiểm soát để giảm thiểu rủi ro thông tin. Trong xu thế hội nhập hiện nay, một thách thức đặt ra cho các doanh nghiệp (DN) là cần phải làm gì để không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó chính là các biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào sản xuất, kinh doanh. DN có thể ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính, nhân sự, chất lượng sản phẩm, nguyên liệu vào kho, khách hàng… Trong xu thế hội nhập hiện nay, một thách thức đặt ra cho các doanh nghiệp (DN) là cần phải làm gì để không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó chính là các biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào sản xuất, kinh doanh. DN có thể ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính, nhân sự, chất lượng sản phẩm, nguyên liệu vào kho, khách hàng… CNTT là công cụ hỗ trợ đắc lực cho DN trong sản xuất kinh doanh, CNTT không chỉ là công cụ mà còn là phương tiện giúp các DN có thêm kênh thông tin, quảng bá sản phẩm hàng hóa và xúc tiến thương mại. Đồng thời, CNTT còn tạo môi trường kinh doanh cho DN như đặt hàng, thanh toán, đóng thuế và khai báo hải quan trên mạng Internet thông qua website… Mặc dù CNTT có vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ các DN sản xuất kinh doanh nhưng hiện nay, nhiều DN trên địa bàn tỉnh vẫn chưa thực sự chú trọng việc ứng dụng CNTT vòa hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Theo kết quả khảo sát của Sở TT&TT tại một số DN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk, phần lớn các DN không phủ nhận vai trò quan trọng của CNTT nhưng về lợi ích của việc ứng dụng CNTT đến mức nào, CNTT tác động tới quá trình sản xuất kinh doanh đến đâu, ra làm sao thì nhiều đơn vị vẫn chưa nhận thức một cách đầy đủ. Mặc dù nhiều DN, đơn vị đã có sự đầu tư trang bị máy tính nhưng số máy của mỗi đơn vị lại không nhiều và chất lượng còn thấp. Trên thực tế thì đa số DN đều ngại trạng bị máy tính, ngay cả trang bị rồi lại chưa chú trọng kết nối Internet. Thêm nữa, khi kết nối rồi thì đa số cũng chỉ dùng để tìm kiếm thông tin và chơi game. Chỉ có rất ít các DN lập website để xây dựng, quảng bá thương hiệu và tìm bạn hàng… Riêng về nguồn nhân lực hoạt động trong việc ứng dụng CNTT ở các DN còn thiếu và yếu, trên thực tế chỉ có khoảng 3% số DN có bộ phận chuyên trách về CNTT, 5% DN có nhân viên chuyên trách về CNTT và số nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng về CNTT mới đạt được khoảng 8%. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN trên địa bàn tỉnh vẫn chiếm tỉ lệ khá thấp, chỉ có khoảng 13% DN sử dụng phần mềm quản lí Email, 5% DN có website, 49% DN sử dụng phần mềm kế toán, 14% DN sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, 9% DN sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, 3% sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Đặc biệt, không có DN nào trong tỉnh sử dụng phương pháp kinh doanh thương mại điện tử. Đây là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử, là việc trao đổi thông tin thương mại qua các phương tiện CNTT mà nói chung là không cần phải in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch (hoạt động thương mại không giấy tờ). Thương mại điện tử bao gồm một loạt các các hoạt động kinh doanh trực tuyến đối với các sản phẩm và dịch vụ, giữa bản thân các DN cũng như giữa DN với khách hàng thông qua Internet. Ví dụ như việc trưng bày hình ảnh hàng hóa, thông tin về DN trên website là một phần của thương mại điện tử. Thương mại điện tử giúp cho các DN nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác, giảm chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, tiếp thị, tạo điều kiện cho DN sớm tiếp cận nền kinh tế số hóa… Hiện nay, hầu hết các DN trên địa bàn tỉnh chưa có chiến lược, kế hoạch cho việc ứng dụng CNTT ngắn và dài hạn. Lãnh đạo và nhân viên của nhiều DN chưa thật quan tâm và rất ngại ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh. Đa số các DN ở Đắk Nông thuộc hạng vừa và nhỏ, nhưng đại đa số các DN này thường tự tổ chức với quy mô hạn chế để có thể kiểm soát bằng nhân công, bởi thực tế họ không đủ khả năng kiêm soát máy tính. Ở DN quy mô lớn hơn thì đa số cho rằng chưa đủ điều kiện con người, vật chất để ứng CNTT. Các DN cho biết, để trang bị máy tính, phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực đủ mạnh để vừa có thể quản trị vừa có thể đẩy mạnh ứng dụng CNTT là chưa cho phép. Lý do được nhiều DN đưa ra là chi phí cao, khó quản trị, mắc nhiều lỗi về bảo mật, rủi ro… Thời gian qua thì phần lớn các DN trên địa bàn tỉnh chỉ mới ứng dụng CNTT một cách tự phát, không hệ thống và thiếu chiến lược dài hạn cũng như chưa có một giải pháp tổng thể. Các DN chưa nhận thức sâu sắc sự cần thiết và lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó còn thiếu chủ động trong việc thực hiện xây dựng DN trở thành DN điện tử. Cơ cấu đầu tư cho CNTT tại các DN chưa cân đối, chủ yếu đầu tư cho các thiết bị phần cứng chưa chú trọng đầu tư các hệ thống phần mềm. Các DN cũng chưa thật sự quan tâm đến việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ có trình độ cao cho việc ứng dụng CNTT. Ngoài ra, tỉnh còn thiếu đơn vị trung gian là các cơ quan tư vấn có uy tín để làm cầu nối giữa DN sử dụng và nhà cung cấp dịch vụ CNTT. Bên cạnh đó, về phía nhà nước vẫn chưa có nhiều chính sách hỗ trợ DN ứng dụng CNTT… Hệ thống công nghệ thông tin quản lý doanh nghiệp: Đầu tư ở mức nào? Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp không chỉ là chuyện đầu tư bao nhiêu tiền mà quan trọng hơn, đầu tư như thế nào để hệ thống hoạt động hiệu quả nhất. Tất nhiên, nếu chi phí bỏ ra thấp nhất lại càng hay! Một doanh nghiệp trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), vì thấy doanh nghiệp bạn đã làm và… cải thiện được năng lực cạnh tranh. Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ mục tiêu chiến lược; các phòng ban cũng chưa nêu được yêu cầu cụ thể về quy trình quản lý… Bỏ qua lời khuyên của nhà tư vấn về việc cấu trúc lại hệ thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghiệp này đã liều sử dụng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghiệp khác ngành. Rốt cuộc, họ cũng có được một hệ thống ERP nhưng hệ thống này lại… không phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm việc giữa các phòng ban và tệ hơn, nó không tương thích với hệ thống công nghệ thông tin đang vận hành tại doanh nghiệp. Chi phí cả trăm ngàn Đô la Mỹ cho việc đổi mới quản lý xem như đổ sông đổ biển! Tại một doanh nghiệp sản xuất khác, hệ thống công nghệ thông tin là… hàng trăm máy tính riêng lẻ; mạng Internet và địa chỉ e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… không chứa những dữ liệu quan trọng. Giám đốc doanh nghiệp cho biết, điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất việc mất dữ liệu mật do virus, phần mềm gián điệp, tội phạm công nghệ… đầy rẫy trên mạng Internet. Tuy nhiên, gần đây doanh nghiệp đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử dụng; cài đặt phần mềm có bản quyền và “mở cửa” môi trường Internet trong công ty. “Chúng tôi vừa mất một số khách hàng ở nước ngoài, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch qua e-mail. Việc sử dụng phần mềm không hợp lệ, không kịp thời nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin cũng làm chúng tôi không thể kết nối vào hệ thống của họ”, giám đốc này nói. Đầu tư hợp lý Hai trường hợp vừa nêu cho thấy việc đầu tư không hợp lý vào công tác quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin. Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, công nghệ thông tin có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuyên môn hóa cao (sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…). Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như: - Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu. - Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để tăng khả năng hợp tác với đối tác. - Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ). Minh họa: Khều. Ông Mai Hạo Nhiên - Tổng giám đốc Trung tâm NTIS, Giám đốc OSENCO và Chủ tịch Netmark Việt Nam - đã khái quát bốn giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin tại doanh nghiệp: - Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus) - Công cụ tác nghiệp căn bản (các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…). - Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo. - Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ. - Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh. Theo ông Nhiên, bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của công nghệ thông tin trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư công nghệ thông tin, ông Nhiên đưa ra bốn bước thực hiện: - Nghĩ lớn (doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình). - Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức mình). - Sử dụng ngay (để có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu). - Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp). Để cụ thể hóa các bước thực hiện này, ông Nhiên cho rằng trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ thực trạng và nhu cầu về công nghệ thông tin của mình để đầu tư đúng mức. Muốn vậy, doanh nghiệp phải được tổ chức tốt, các quy trình phải được chuẩn hóa trước khi đầu tư công nghệ thông tin. Kế đến, doanh nghiệp cần xây dựng, thiết kế tổng thể hệ thống công nghệ thông tin, lộ trình thực hiện để việc đầu tư không bị ma