Vận dụng hệ thống phương pháp kiểm toán với chu trình nghiệp vụ bán hàng - Thu tiền trong kiểm toán tài chính

iệc được sử dụng để đánh giá tính đúng đắn trong hệ thống tổ chức kế toán từ việc tuân thủ các quy định về việc lập, xét duyệt và kiểm tra, sử dụng chứng từ kế toán đến việc ghi sổ và cộng sổ chi tiết hoặc nhật ký đến kết chuyển các số phát sinh vào sổ cái. Do vậy, trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt: Thủ tục kế toán và Độ tin cậy của các thông tin kế toán; Và 2 loại trắc nghiệm: +Trắc nghiệm đạt yêu cầu: Hướng tới đánh giá thủ tục kế toán. Đây là trình tự rà soát các thủ tục kế toán hay thủ tục quản lý có liên quan đến đối tượng kiểm toán. Trường hợp có dấu vết trên chứng từ: Kiểm toán viên có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trên các chứng từ để đề phòng giả mạo và kiểm tra chức trách của người ký duyệt. Trường hợp không có dấu vết trên chứng từ: Kiểm toán viên có thể sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn, quan sát, điều tra hoặc có thể quan sát trực tiếp công việc và thủ tục +Trắc nghịêm độ vững chãi của công việc: Hướng tới độ tin cậy của các thông tin kế toán. Đây chính là trình tự rà soát các thông tin của hệ thống kế toán. Kiểm toán viên có thể tính toán lại hoặc so sánh giá trị giữa các chứng từ hoặc giữa chứng từ với sổ sách kế toán. 1.2.2. Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ hoặc tổng số phát sinh. 1.2.3. Trắc nghiệm phân tích: Là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp giưã đối chiếu trực tiếp và đối chiếu logic, giữa các trị số của các chỉ tiêu hoặc giữa các chỉ tiêu với các yếu tố cấu thành chỉ tiêu đó. Thủ tục phân tích được áp dụng trong cả 3 giai đoạn của quy trình kiểm toán tài chính: Lập kế hoạch kiểm toán: Thủ tục phân tích giúp kiểm toán viên xác định khoản mục nghiệp vụ cần kiểm toán tương ứng với rủi ro kiểm toán dự kiến. Thực hiện kế hoạch kiểm toán: Trắc nghiệm phân tích sử dụng kết hợp với trắc nghiệm và phạm vi áp dụng. Kết thúc kế hoạch kiểm toán: Trắc nghiệm phân tích được sử dụng để đánh giá tính hợp lý chung của kết luận kiểm toán. 2. Vận dụng hệ thống phương pháp kiểm toán trong chu trình nghiệp vụ Bán hàng-Thu tiền. 2.1. Bản chất và chức năng của chu trình Bán hàng-Thu tiền. Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng-tiền. Với ý nghĩa như vậy, chu trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Tuy nhiên ranh giới của bán hàng-thu tiền được thể chế hoá trong các thời kỳ là khác nhau và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Do vậy, kiểm toán phải dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét ranh giới của các đối tượng kiểm toán nói trên. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Do đó, nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau. Chu trình này được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó không chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Một chu trình Bán hàng-Thu tiền có hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức để tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình khác được thực hiện một cách hợp lý. Với bản chất và hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thể hoá chu trình Bán hàng-Thu tiền thành các chức năng với các công việc tương ứng. Thông thường, với mỗi doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm của các chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình Bán hàng-Thu tiền đều bao gồm các chức năng chính: - Xử lý đơn đặt hàng của người mua. - Xét duyệt bán chịu. - Chuyển giao hàng. - Gửi hoá đơn tính tiền cho người muc và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng. - Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền. - Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại. - Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được. - Dự phòng nợ khó đòi. 2.2. Kiểm soát nội bộ và Trắc nghiệm đạt yêu cầu về bán hàng. - Sự đồng bộ của sổ sách kế toán: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trước khoi đặt ra các mục tiêu kiểm toán nội bộ. Ví dụ, có công ty quy ước khi được đơn đặt hàng của người mua, công ty lập hoá đơn bán hàng đánh số trước và lập nhiều liên: Liên đầu giao cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để xét duyệt bán chịu. cho phép vận chuyển. Tương ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị được kiểm toán. - Việc đánh số thứ tự các chứng từ. Sử dụng các chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Ví dụ, khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn. Để tránh bỏ sót các nghiệp thu tiền, cần phân công nhân viên làm hoá đơn lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định kỳ soát xét lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thường cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau như liên thứ hai của hoá đơn bán hàng đã ghi vào nhật ký tiêu thụ để phát hiện các trường hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãy số liên tục. Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả hai mục tiêu: Hiệu lực và trọn vẹn. - Lập bảng cân đối tiền hàng và gửi cho người mua. Thông thường, hàng tháng, doanh nghiệp lập bảng tổng hợp và cân đối giữa hàng bán ra với các khoản đã thu được và gửi cho khách hàng để xác nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng hoặc trong kỳ. Ví dụ, để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan đến lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót. Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý kiến của kiểm toán viên về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên. - Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng. Kiểm soát nội bộ thường tập trung vào các vấn đề sau: + Việc bán chịu phải được phê duyệt trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng. + Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã có sự phê duyệt đầy đủ các chứng từ đính kèm, các dấu hiệu kiểm soát bổ sung: Con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua. + Giá bán phải được phê duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. Tương ứng với việc kiểm soát nội bộ này, trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện qua xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng theo ba điểm then chốt nói trên. - Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán Đây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và với lĩnh vực bán hàng-thu tiền nói riêng. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong nhiều trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ với những người ghi chép các Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ. Đồng thời giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán. Ví dụ, trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế để khẳng định sự phân cách nhiệm vụ giữa người lập hoá đơn với người giữ Sổ quỹ hoặc những giao dịnh, trao đổi bất thường giữa người giữ sổ với người giữ tiền... - Tính độc lập của người kiểm tra kiểm soát: Độc lập là yếu tố chủ yếu phát huy tính hiệu lực của Kiểm soát nội bộ và bảo đảm tính chặt chẽ của nghiệp vụ Bán hàng-Thu tiền. Ví dụ, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ Bán hàng-Thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán. Gắn với công việc này, trắc nghiệm đạt yêu cầu thường được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của kiểm toán viên nội bộ đã ký hoặc ghi dấu đã qui ước trên các chứng từ, sổ sách kế toán. Hiểu được những công việc kiểm soát nội bộ then chốt cùng các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng có tác dụng thiết thực trong việc định hướng các công việc kiểm toán. Tuy nhiên, để triển khai cụ thể hướng kiểm toán đã xác định cần cụ thể hơn trên các thủ tục kiểm soát và kiểm toán tương ứng. Do vậy, tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán cần xác định các công việc cụ thể phải làm với một cách thức cụ thể. Bảng dưới là một ví dụ về lựa chọn thủ tục kiểm toán tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán nội bộ. Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng Ví dụ về thủ tục kiểm toán nội bộ các nghiệp vụ bán hàng. Các khoản bán hàng ghi sổ là có hiệu lực Chọn dãy liên tục các hoá đơn bán hàng; Đối chiếu khoản bán hàng đã ghi sổ với từng hoá đơn và xem xét các chứng từ về bán hàng. Các nghiệp vụ bán hàng đã được cho phép đúng đắn Xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, về thu tiền ở từng người mua đối chiếu với lệnh bán hàng, hoá đơn vận chuyển, cho phép bán chịu trên các hoá đơn, chứng từ đã duyệt và đối chiếu với quyền hạn, chức trách của người duyệt Mọi nghiệp vụ bán hàng đều đã được ghi sổ Chọn dãy liên tục các hoá đơn vận chuyển, hay hoá đơn bán hàng và xem xét việc ghi nghiệp vụ đó vào sổ kế toán Số hàng bán đã được định giá đúng Đối chiếu số tiền ghi trên hoá đơn với bảng giá quy định hoặc việc duyệt giá cho từng thương vụ Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ đã được phân loại đúng Đối chiếu chứng từ với các quan hệ đối ứng trong tài khoản để khẳng định tính đúng đắn trong phân loại nghiệp vụ theo nội dung kinh tế vào các tài khoản có liên quan Nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ kịp thời Xem xét các chứng từ vận chuyển chưa lập hoá đơn thu tiền để xác minh các khoản đã lập hoá đơn còn lại chưa ghi sổ. Các khoản bán hàng đều ghi vào các sổ theo dõi thu tiền và cộng lại chính xác Đối chiếu việc ghi các nghiệp vụ bán hàng từ nhật ký bán vào các sổ chi tiết về thu tiền mặt. Cộng lại các con số trên tài khoản (sổ) chi tiết về thu tiền và đối chiếu với nhật ký bán hàng và Sổ cái. 2.3. Trắc nghịêm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng. Các khoản bán hàng ghi sổ đều có hiệu lực. Nhìn chung, việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thực thường ít xảy ra nếu các khoản doanh thu hay thu nhập tương ứng được xem là căn cứ để tính thuế.Tuy nhiên, tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các kỳ kinh doanh. Hơn nữa doanh thu hay thu nhập không chỉ xem là căn cứ tính thuế mà có thể là cơ sở xem xét bổ sung vốn lưu động, vay vốn hoặc thu hút thêm vốn. Vì vậy, với mục tiêu này có thể chú ý tới những sai phạm theo những hướng sau: + Sai sót do sơ suất hoặc do hạn chế khác của người ghi sổ chưa được phát hiện, điều chỉnh hết qua kiểm soát nội bộ. + Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ kế toán. + Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhưng thực tế chưa vận chuyển. + Vận chuyển cho người mua “ma” vẫn được ghi như khoản bán hàng. Với xu hướng chung và những đặc thù riêng trong từng cuộc kiểm toán, trắc nghiệm độ vững chãi cho những nghiệp vụ vô thực theo ý nghĩa trên tuỳ theo khả năng có sai sót và gian lận. Trong trường hợp bình thường, trắc nghiệm này chỉ được thực hiện khi phát hiện những yếu kém về kiểm soát nội bộ trong khâu bán hàng. Ví dụ, với xu hướng cố ý ghi chép nghiệp vụ bán hàng của kỳ này với kỳ khác có thể đối chiếu ngày ghi trên chứng từ với ngày ghi sổ của những nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào thời gian gần với giao điểm giữa hai kỳ kinh doanh. Với các khoản bán hàng đã ghi sổ nhưng thực tế không vận chuyển cần ghi lại những khoản đó từ nhật ký để đối chiếu với các chứng từ bán hàng và chứng từ vận chuyển.Nếu ngay cả chứng từ này vẫn có khả năng là hoá đơn “ma” hay vận đơn “ma” thì cần phối hợp với kiểm toán hàng tồn kho để khẳng định tính có thật của nghiệp vụ bán hàng này. Với khả năng vận chuyển cho người mua “ma”, có thể xác minh qua đối chiếu các khoản bán hàng nghi vấn đã ghi sổ với các chứng từ như lệnh bán chịu, cho phép vận chuyển. Cách làm có hiệu lực là lập bảng kê về bán hàng: Nếu khoản phải thu đã thu được tiền ghi vào Sổ quỹ hoặc hàng bị trả lại đã nhập kho thì nghiệp vụ bán hàng được khẳng định đã phát sinh. Ngược lại, nếu việc bán chịu trở thành nợ khó đòi đã xoá sổ hoặc chỉ trên giấy ghi nhớ bán hàng chịu hay chưa trả tiền thì phải xác minh bằng cách đi sâu xem xét chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng của người mua. Trong một số trường hợp có thể xác minh qua hệ thống thông tin khác ngoài kế toán nếu thông tin này cho khả năng tốt hơn trong việc xác minh. Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn. Mục tiêu được phép trong bán hàng thường có liên quan trực tiếp đến các quyết định về bán chịu, về vận chuyển và về giá cả. Trắc nghiệm độ vững chãi chính là việc rà soát các quyết định về chính sách chung cùng những thay đổi cụ thể trong từng thương vụ. Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan, đặc biệt là trắc nghiệm về định giá. Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển với bảng giá được duyệt nếu giá cả được thoả thuận qua từng thương vụ cần xem xét quyền hạn của người cho phép thay đổi này. Các hợp đồng mua bán hàng hoá cũng được xem xét tương tự hoặc có thể qua xác nhận của người mua Ví dụ, kiểm toán viên xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, thu tiền đối với từng khách hàng, tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế, lệnh vận chuyển và các chứng từ khác phê chuẩn việc xuất kho hàng hoá, phương thức bán hàng và xem xét chức năng của người phê duyệt. Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ. Một công ty danh tiếng thường chú ý tăng uy tín của mình. ở đây xu hướng khai tăng thường xảy ra nhiều hơn xu hướng dấu diếm doanh thu. Tuy nhiên, không loại trừ các trường hợp, đặc biệt là các công ty kinh doanh theo kiểu “chụp giật” hoặc tạo “lỗ tình thế” vẫn có xu hướng dấu diếm doanh thu và thu nhập. Ngoài ra, chỉ tiêu doanh thu và thu nhập còn liên quan nhiều đến các chính sách tài chính qua từng thời kỳ. Do vậy, hướng chú ý cũng rất đa dạng. Tất nhiên trắc nghiệm độ vững chãi không phải chỉ hướng vào phát hiện gian lận. Nguyên tắc chung là phải ứng dụng trắc nghiệm này khi trắc nghiệm đạt yêu cầu phát hiện công việc kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ... Ví dụ, kiểm toán viên chọn một dãy liên tục các hoá đơn vận chuyển, hoá đơn bán hàng và xem xét việc ghi nghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán. Các khoản bán hàng ghi sổ đã được định giá đúng. Việc định giá đúng các nghiệp vụ bán hàng có liên quan với việc duyệt bán, việc vận chuyển hàng bán, việc lập hoá đơn đúng đắn cho số hàng được vận chuyển và được ghi đúng số tiền đã lập hoá đơn vào sổ kế toán. Trắc nghiệm độ vững chãi là khẳng định mức tin cậy của việc định giá qua mỗi công việc cụ thể trên và xác minh lại thông tin trên sổ sách kế toán. Ví dụ, kiểm toán viên tiến hành rà soát các bút toán trong Nhật ký bán hàng, so sánh số cộng của các nghiệp vụ đã chọn ra với sổ phụ theo dõi thu và liên thứ 2 của hoá đơn bán hàng, tiến hành đối chiếu số tiền trên hoá đơn với bảng giá đã quy định hoặc việc phê duyệt giá của từng thương vụ. Tất nhiên, hiệu quả kiểm toán đòi hỏi trắc nghiệm độ vững chãi như trên phải được định hướng theo trọng điểm. Do đó, vấn đề kết hợp giữa trắc nghiệm đạt yêu cầu với trắc nghiệm độ vững chãi trong mục tiêu định giá cũng là điển hình của tổ chức kiểm toán. Trong quan hệ đó, trắc nghiệm đạt yêu cầu về định giá chỉ đòi hỏi xem xét dấu vết của kiểm soát nội bộ nên không tổn phí về thời gian, về kinh phí nhưng giúp ích cho việc chọn mẫu để trắc nghiệm độ vững chãi trong phạm vi hẹp với định hướng đúng, có hiệu quả thiết thực cho việc rút ra kết luận kiểm toán đúng với chi phí kiểm toán thấp. Các khoản bán hàng ghi sổ được phân loại thích hợp Với các nghiệp vụ bán hàng, phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tài khoản, tiểu khoản thích hợp thường không phát sinh những vấn đề phức tạp như nhiều loại nghiệp vụ khác. Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến các khoản thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tương tự nhưng giá cả khác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hoá thường có nhiều khả năng tiềm ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại. Ví dụ, kiểm toán viên thực hiện đối chiếu các chứng từ, quan hệ đối ứng tài khoản để khẳng định tính đúng đắn trong việc phân loại các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và các tài khoản có liên quan. Các khoản bán hàng được ghi sổ kịp thời Để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ, việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật. Vì vậy, đồng thời với việc kiểm toán theo mục tiêu định giá, mục tiêu trọn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên hoá đơn bán hàng, Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ. Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hoá hay doanh số bán hàng. Ví dụ, kiểm toán viên có thể thực hiện thủ tục xem xét các chứng từ vận chuyển chưa lập hoá đơn, các khoản đã lập hoá đơn nhưng chưa ghi sổ để kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ này. - Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác. Ghi sổ đúng tất cả nghiệp vụ bán hàng vào Sổ quỹ và các Sổ theo dõi thu tiền có thể coi là đòi hỏi chính xác cơ học của chuyển sổ phản ánh tương quan giữa bán hàng với thu tiền và quan hệ giữa hàng-tiền đã thu và còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng. Tương tự như vậy, Nhật ký bán hàng phải cộng lại và hành tự đúng vào Sổ cái. Trong mọi cuộc kiểm toán đều cần làm một số trắc nghiệm về sự chính xác của việc cộng sổ và chuyển sổ này qua cộng lại các Nhật ký và đối chiếu với Sổ cái và Sổ chi tiết các khoản phải thu. Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu của nghiệp vụ bán hàng Các loại trắc nghiệm cho nghiệp vụ bán hàng Chung Riêng cho bán hàng Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Hiệu lực Hàng bán ghi sổ thực tế đã vận chuyển đến người mua là có thật Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn. Hoá đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng Các bảng cân đối Bán hàng-Thu tiền hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán Xem xét các bảng sao hoá đơn bán hàng minh chứng cho vận đơn và đơn đặt hàng Xem xét tính hiệu lực của dãy hoá đơn được đánh số trước. Xác minh việc thực hiện độc lập quá trình gửi bảng cân đối hàng-tiền và tiếp nhận các xác nhận hoặc khiếu nại của người mua. Xem xét lại Nhật ký bán hàng, Sổ cái, các sổ phụ về các khoản mục lớn hoặc bất thường. Đối chiếu và xác nhận các bút toán bán hàng với hoá đơn, vận đơn. Đối chiếu chứng từ vận chuyển với sổ theo dõi hàng tồn kho. Đối chiếu bút toán bán hàng với lệnh bán chịu và lệnh vận chuyển. Trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ Các chứng từ vận chuyển và hoá đơn bán hàng được đánh số trươc và định rõ mục đích sử dụng. Xem xét liên tục dãy các chứng từ vận chuyển, hoá đơn bán hàng để xác minh việc thực hiện đánh số thứ tự trước. Đối chiếu vận đơn với hoá đơn, hoá đơn với các bút toán bán hàng trong Nhật ký tiêu thụ và sổ thu tiền để xác minh mọi chứng từ đều đã được ghi sổ. Phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụ. Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường) Kiểm tra việc xử lý các nghiệp vụ bán hàng qua sơ đồ tài khoản Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội bộ trên các chứng từ Xem xét các chứng từ quan hệ giữa nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ bán hàng với xử lý phân loại định khoản tương ứng Được phép Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn Việc phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng thương vụ phải qua các thể thức đúng đắn trên cả 3 mặt: - Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng hoá. - Chuẩn y việc vận chuyển hàng hóa. - Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển và chiết khấu. Xem xét quá trình thực hiện các thể thức phê duyệt và quyền hạn, chức trách của người thực hiện các thể thức đó trên 3 mặt cần xét duyệt đã nêu. So sánh giá trị nêu trên hoá đơn bán hàng với bảng giá hoặc với hợp đồng đã ký kết. Kịp thời Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (sát với ngày xảy ra các nghiệp vụ) Xây dựng chứng từ cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian. Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập đối chiếu nội bộ, về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian Xem xét các chứng từ vận chuyển các hoá đơn và các nghiệp vụ bán hàng khi ghi sổ đúng thời gian. Xem xét dấu hiệu của đối chiếu nội bộ trên các chứng từ chịu ảnh hưởng. So sánh ngày ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng với ngày ghi trên sổ vận chuyển hàng hoá. Chính xác số học Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng lại chính xác. Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua. Lập cân đối thu tiền hàng tháng và gửi cho người mua. Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng- thu tiền. Xem xét việc thực hiện các thủ tục phân cách nhiệm vụ giữa kiểm tra việc thực hiện lập và gửi cân đối thu tiền cho người mua. Xem xét dấu hiệu thực hiện kiểm soát nội bộ Cộng các Nhật ký, Sổ chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu số tổng cộng có liên quan. Đối chiếu các bút toán vào Sổ cái và Sổ theo dõi các khoản phải thu. 2.4. Công việc Kiểm soát nội bộ và Trắc nghiệm nghiệp vụ thu tiền. Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghịêm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự này cho các nghiệp vụ bán hàng. Ví dụ, với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu tương ứng. Theo đó, những trắc nghiệm đạt yêu cầu được dự kiến tương thích để xác minh cho mỗi công việc kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở đó, những trắc nghịêm độ vững chãi cũng được xác định phù hợp. Như vậy, những trắc nghiệm đạt yêu cầu tuỳ thuộc vào những công việc kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên muốn dựa vào đó để giảm bớt trắc nghịêm độ vững chãi. Đến lượt mình, trắc nghiệm độ vững chãi tuỳ thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu và những đánh giá, nghiên cứu khác trong kiểm toán. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền bao gồm: - Ban hành chính sách tín dụng cho thanh toán trước hạn. Đánh số trước các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt. Lập bảng cân đối thu tiền và gửi cho người mua. Phê duyệt và chiết khấu. Phân cách nhiệm vụ đầy đủ giữa người giữ sổ và người giữ tiền. Kiểm soát việc thực hiện các công việc kiểm soát nội bộ. Cụ thể, những công việc kiểm soát nội bộ then chốt, những trắc nghiệm đạt yêu cầu và những trắc nghiệm độ vững chãi thông dụng được khái quát trong bảng dưới đây: Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu của nghiệp vụ thu tiền Các loại trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền Chung Riêng cho thu tiền Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Hiệu lực Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận - Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng - Thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Xem xét việc thực hiện đối chiếu với một ngân hàng. - Thẩm tra Nhật ký thu tiền, Sổ cái, các Sổ chi tiết các khoản phải thu với các nghiệp vụ thu tiền có qui mô lớn hoặc bất thường. Chính xác số học Các khoản thu tiền ghi đúng vào Sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp đúng Phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ Xem xét việc phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ với người ghi sổ thanh toán. Thẩm tra việc gửi các bảng cân đối thu tiền Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ Đối chiếu các bút toán ở Sổ quỹ với sổ theo dõi thanh toán tiền hàng; các báo cáo thu tiền hoặc các bảng kê thu tiền. Cộng lại các khoản thu của Sổ quỹ và đối chiếu với sổ cái. Trọn vẹn Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và các Nhật ký thu tiền - Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm qui định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. - Trực tiếp xác nhận Séc thu chi. - Thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Xem xét liên tục dãy các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước. - Xem xét thủ tục kiểm soát nội bộ tại các bộ phận có thu tiền hàng. - Rà soát quan hệ giữa các Séc và bảng kê. - Đối chiếu giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê với các khoản mục đã ghi vào Nhật ký thu tiền. - Đối chiếu các giấy báo của ngân hàng với sổ sách tương ứng của công ty. Được phép Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệ