Chuyên đề Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC CÁC BẢNG v

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ v

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3

1.1 Khái niệm, mục đích Phân tích công việc 3

1.1.1 Một số khái niệm 3

1.1.2 Mục đích của Phân tích công việc 3

1.2 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác 4

1.3 Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 7

1.3.1 Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc 7

1.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin Phân tích công việc 8

1.3.2.1 Phương pháp quan sát 9

1.3.2.2 Phương pháp phỏng vấn 9

1.3.2.3 Phương pháp bản câu hỏi 10

1.4 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 11

1.4.1 Thông tin để thực hiện phân tích công việc 11

1.4.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 12

1.5 Các văn bản kết quả của phân tích công việc 14

1.5.1 Bản mô tả công việc 14

1.5.2 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện 16

1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 16

1.6 Sự cần thiết phải cải tiến hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp 17

CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 19

2.1 Tổng quan về công ty 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

2.1.1.1 Lịch sử hình thành 19

2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty 22

2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty 23

2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009 23

2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty 25

2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc 27

2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc 27

2.1.3.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc 28

2.2 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 32

2.2.1 Quy trình phân tích công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan 32

2.2.1.1 Quy trình phân tích công việc 32

2.2.1.2 Trách nhiệm của phòng TC – HC 33

2.2.2 Các kết quả của PTCV 33

2.2.3 Ảnh hưởng của PTCV đến các hoạt động QTNL 35

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 38

3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 38

3.1.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh 2010 38

3.1.2 Những giải pháp chủ yếu của công ty nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 38

3.2 Những giải pháp nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 39

3.2.1 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình PTCV 39

3.2.2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực hiện công việc 39

3.2.3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamarel 40

3.2.4 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL 56

3.2.5 Kiến nghị với ban lãnh đạo 56

KẾT LUẬN 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

PHỤ LỤC 59

 

 

doc74 trang | Chia sẻ: oanh_nt | Ngày: 02/07/2013 | Lượt xem: 3351 | Lượt tải: 56download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Chuyên đề Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
n lãm quốc tế Công nghiệp đóng tàu - Hàng hải và vận tải Việt Nam năm 2004, 2006 và 2008 02 cúp vàng Techmart Việt Nam của Bộ Khoa học công nghệ năm 2005 và 2007. Và nhiều thành tích khác. 2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty Ngày: 15/12/1993: Thành lập Công ty Tiền thân của doanh nghiệp là Xí nghiệp Nghiên cứu kỹ thuật thông tin GTVT - vốn là DNNN được thành lập theo Quyết định số 1948/QĐ-TCCB ngày 02/12/1992 của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1994: Đổi tên Công ty Ngày 25/12/1994, Xí nghiệp Nghiên cứu kỹ thuật thông tin GTVT được sắp xếp lại để tổ chức thành Xí nghiệp Thông tin GTVT theo Quyết định số 2998/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1997: Là thành viên của VINASHIN Ngày 22/07/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT trực thuộc Văn phòng Bộ được chuyển giao sang Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu theo Quyết định số 1314/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1997 ÷ 2002: Đổi tên Công ty Ngày 29/09/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT được tiếp nhận và đổi tên thành Xí nghiệp Thiết bị điện tử và dịch vụ theo Quyết định số 802/QĐ-TCCB của Tổng giám đốc Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu. Ngày 07/04/1998, Xí nghiệp Thông tin GTVT được đổi tên thành Xí nghiệp thiết bị điện tử tàu thuỷ theo Quyết định số 759/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 27/05/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được thành lập, thuộc Liên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theo Quyết định số 1047/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 14/06/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thành Công ty Thiết bị điện tử GTVT thuộc Liên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theo Quyết định số 1157/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 01/12/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thành Công ty Thiết bị điện tử GTVT theo Quyết định số 2387 QĐ/TCCB - LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 2002: Đổi tên thành Công ty VINAMAREL Ngày 01/8/2002, Công ty Thiết bị điện tử GTVT được đổi tên thành Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy (VINAMAREL) theo Quyết định số 446/QĐ-TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Việt Nam (nay là Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam - VINASHIN). Năm 2006: Đầu tư xây dựng “Nhà máy chế tạo thiết bị điện tàu thuỷ” tại Lô CN6, Khu Công Nghiệp tàu thủy Lai Vu, Hải Dương. Năm 2007: Là thành viên của Tổng Công ty VINASHIN Bạch Đằng Ngày 20/7/2007, Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy là thành viên Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Bạch Đằng theo Quyết định số 2236/QĐ-CNT-TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam 2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty 2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009 Trong các năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có nhiều biến động lúc tăng lúc giảm. Năm 2006 doanh nghiệp làm ăn có lãi. Đến 2007 hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiếp tục tăng về sản lượng, doanh thu và lợi nhuận; so với năm 2006 giá trị tổng sản lượng và doanh thu cũng như lợi nhuận đều tăng ( giá trị sản lượng tăng 38.83%, doanh thu tăng 19.94%, lợi nhuận sau thuế tăng 1,37%). Tuy nhiên, đến năm 2008 thì tình hình kinh doanh của công ty giảm trầm trọng. Không những giảm so với 2007, mà doanh nghiệp còn bị lỗ, lợi nhuận sau thuế bị âm tới 5 845 000 000 VNĐ; và đến năm 2009 tuy tình hình có khởi sắc hơn một chút nhưng doanh nghiệp vẫn chưa bù lỗ được của năm 2008, lợi nhuận sau thuế vẫn bị âm 2000 000 000 VNĐ. Có thể lý giải rằng do tình hình khủng hoảng kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã kéo dài từ cuối năm 2008 đến 2009 và đến khoảng cuối 2009 mới dần ổn định đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công ty. Trước tác động của tình hình trên, cùng với đó là thị trường tiêu thụ của công ty đang gặp khó khăn đồng thời có nhiều công tác về quản lý đang còn gặp nhiều vấn đề, bộ máy quản lý còn cồng kềnh và còn tình trạng lãng phí về nhân công cũng như các hoạt động của QTNL chưa thực sự đạt hiệu quả nên đã dẫn tới tình trạng trên. Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị tính: triệu VNĐ TT Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Thực hiện So với 2006 Thực hiện So với 2007 Thực hiện So với 2008 1 Giá trị sản lượng 30 612 42 500 138.83% 39 777 93.59% 25 811.86 130.51% 2 Tổng doanh thu 26 992 32 374 119.94% 31 746 98.06% 23 069.69 72.67% 3 Lợi nhuận trước thuế 3 103.18 5 717.22 184.24% ( 2 165) - (3 670) - 4 Lợi nhuận sau thuế 382.485 387.72 101.37% (5 845) - (2000) - (Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán của công ty Vinamarel năm 2009) 2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty Quy mô, cơ cấu của công ty Lực lượng lao động của công ty giảm dần qua các năm ,năm 2008 công ty có số lao động là 202 người, giảm 3 người so với năm 2007, tương ứng với tốc độ giảm 1.46% . Đến năm 2009 lao động của công ty tiếp tục giảm 67 người còn 135 người tương ứng với tốc độ giảm là 33.17%. Đây là tốc độ giảm tương đối lớn. Theo cơ cấu giới tính thì lao động nữ của công ty qua các năm chiếm 43%, 42%, 37%, đây là một tỷ lệ hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty cơ khí – điện – điện tử. Lao động nam chiếm lớn hơn lao động nữ đáp ứng yêu cầu công việc của công ty đòi hỏi sức khoẻ, kỹ thuật và phải di chuyển nhiều về nơi làm việc. Theo chức năng lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty qua năm 2007 và 2008 thì tỷ lệ lao động gián tiếp thấp hơn (năm 2007 tỷ lệ gián tiếp và trực tiếp là 38.05% và 61.95%, năm 2008 tỷ lệ này là: 37.13% và 62.87% ), nhưng đến năm 2009 tỷ lệ lao động trực tiếp lại thấp hơn gián tiếp( tỷ lệ lao động gián tiếp và trực tiếp năm 2009 là: 50.37% và 49.63%), có thể do chế độ của công ty khiến nguồn nhân lực này phải giảm hoặc do chính sách cắt giảm biên chế của công ty. Theo trình độ chuyên môn thì số lượng lao động ở trình độ trên đại học và đại học chiếm tỷ lệ tương đối cao ( Năm 2007: 32.2 %, năm 2008:31.68%, năm 2009: 42.22 %). Tuy nhiên về mặt số lượng thì số lượng lao động này lại giảm qua các năm( năm 2008 giảm 2 người so với 2007, năm 2009 giảm 7 người )Lao động công kỹ thuật cũng chiếm tỷ lệ khá lớn, khoảng 39% trong tổng số lao động. Có thể đánh giá rằng mức độ hài lòng của nhân viên với công việc là không được cao, bởi tỷ lệ nghỉ việc qua các năm có xu hướng ngày càng gia tăng. Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến từng trạng này nhưng nguyên nhân cơ bản vẫn là lương thưởng. Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Tổng số lao động 205 100 202 100 135 100 Theo giới tính Nữ Nam 43 162 20.97 79.03 42 160 20.79 79.21 37 98 27.41 72.59 Theo chức năng Lao động trực tiếp - Lao động gián tiếp 127 78 61.95 38.05 127 75 62.87 37.13 67 68 49.63 50.37 Theo trình độ chuyên môn Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Công nhân kỹ thuật - Lao động hợp đồng 6 60 22 29 83 5 2.93 29.27 10.73 14.14 40.49 2.44 6 58 21 29 83 5 2.97 28.71 10.4 14.35 41.09 2.48 5 52 12 14 49 3 3.7 38.52 8.89 10.37 36.3 2.22 (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính năm 2009) Thu nhập của người lao động Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Quỹ lương trđ 5 712.12 5 616.408 3 377.7 2 Số lao động người 205 202 135 3 TLBQ năm/LĐ trđ/người 27.864 27.804 25.02 4 TLBQ tháng/LĐ trđ/người 2.322 2.317 2.085 5 Năng suất lao động (Tổng sản lượng/tổng số lao động) trđ/năm /người 207.32 196.91 191.2 (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính. Năm 2009) Doanh thu của công ty giảm mạnh qua các năm, điều này đã khiến cho thu nhập của người lao động cũng bị giảm qua các năm làm ảnh hưởng đến đời sống người lao động. Mức lương bình quân của người lao động 2.241 triệu/tháng/người. Năm 2008 mức thu nhập giảm 0.2% so với năm 2007, năm 2009 giảm tới 10% so với năm 2008. Do tác động của khủng hoảng kinh tế, khiến cho công ty làm ăn không có lãi, cùng với tốc độ tăng trưởng trong cả nước, mặc dù tiền lương cơ bản đã được nhà nước điều chỉnh tăng dần trong khi đó tiền lương bình quân của công ty Vinamarel lại giảm dần. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của người lao động bởi suy cho cùng họ đi làm cũng là để có thu nhập đảm bảo cuộc sống, dẫn đến thái độ làm việc không nhiệt tình và làm ảnh hưởng đến hiệu quả lao động. Cụ thể năng suất lao động giảm dần qua các năm; năm 2008 giảm 5.02% so với năm 2007 (tương ứng là 10.41 trđ/người/năm), năm 2009 giảm 3% so với năm 2008(tương ứng là 5.71 trđ/năm/người). Do đó mà ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. 2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc 2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc Như đã phân tích ở trên chương trình PTCV có thể thành công hay không phụ thuộc rất lớn và quan điểm nhận thức, trình độ năng lực, thái độ hành vi của các bên liên quan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiện công việc. Quan điểm của các bên liên quan tại công ty Vinamarel như sau: Quan điểm của lãnh đạo: Ban giám đốc cũng đã nhận thức được vai trò của các hoạt động QTNL nói chung cũng như hoạt động PTCV. Ban giám đốc cũng đã hết sức tạo điều kiện để phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động này. Tuy nhiên, Ban giám đốc cũng không thường xuyên kiểm tra các vấn đề về PTCV cho lắm cho nên có nhiều sự đổi mới ở môi trường bên ngoài mà Ban giám đốc chưa kịp cập nhập và chỉ đạo cho cấp dưới. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến chương trình PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót. Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng là một kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp. Họ cũng chính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV váo trong công tác quản lý của mình. Trên thực tế, tại công ty Vinamarel cán bộ quản lý trực tiếp cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ mà thôi. Điều này có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin sẽ còn nhiều thiếu sót và rất chung chung vì thái độ của họ. Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV. Tại công ty Vinamarel, các cán bộ phòng tổ chức hành chính đều làm việc rất nhiệt tình và có trách nhiệm, họ cũng đều nhận thức rất rõ về mục đích, vai trò quan trọng của PTCV, từ đó đã tiến hành chương trình PTCV cho hầu hết các chức danh tại công ty. Tuy nhiên, do chưa được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn PTCV một cách chính quy và bài bản nên việc tiến hành xây dựng chương trình còn rất đơn giản điều này khiến cho các văn bản kết quả PTCV của công ty chưa có đầy đủ và nội dung vẫn còn sơ sài. Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV. Trên thực tế, tại Vinamarel có nhiều người họ vẫn chưa nắm được PTCV là hoạt động gì? Điều này chứng tỏ thiếu từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã không phổ biến rõ cho nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác của người thực hiện công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho PTCV cũng như ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người THCV. 2.1.3.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc Đặc điểm cơ cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc: Phụ trách chung, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Thường xuyên báo cáo hội đồng quản trị tình hình, kết quả sản xuất của công ty. Phó giám đốc: Có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc cho giám đốc. Thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong từng hoạt động sản xuất kinh doanh: kinh tế, kỹ thuật, thi công, công tác tổ chức… Phòng Tổ chức Hành chính: Được thành lập theo quyết định số: 149QĐ/ TCCB- LĐ ngày 28 tháng 5 năm 2001 của đốc Công ty. Thực hiện chức nưng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty về công tác tổ chức, bố trí cán bộ, công tác lao động, công tác tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, thưởng, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu tố, khiếu nại, thực hiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ công ty. Do trong đê tài tiến hành phân tích thí điểm hai vị trí trưởng phòng và phó trưởng phòng hành chính nên ta cần sử dụng sơ đồ tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính để hiểu rõ những vị trí công việc, các mối quan hệ được thực hiện. Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính Đặc điểm của cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến PTCV: Có thể nói, trước khi nghiên cứu chương trình PTCV tại một công ty, ta cần phải nghiên cứu sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty đó. Bởi sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể cho ta thấy vị trí các công việc và mối quan hệ báo cáo giữa chúng với nhau. Nhìn vào sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel ta thấy: công ty có nhiều văn phòng cũng như cũng có nhiều công việc và vị trí các công việc, từ đó có thể thấy các nhóm công việc tương tự nhau sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phân tích công việc. Mô hình CCTC của công ty là mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng từ đó cho thấy mối quan hệ báo cáo giữa các chức vụ với nhau. Cụ thể như: các phó giám đốc đều phải báo cáo cho giám đốc. Bộ phận áp dụng ISO thì báo cáo cho Phó giám đốc phụ trách nội dung chính. Các trung tâm, phòng KCS GMDSS và ban quản lý dự án báo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách sản xuất. Các xí nghiệp, chi nhánh thì báo cáo trực tiếp cho Giám đốc. Đây là nội dung quan trọng trong PTCV để xây dựng bản mô tả công việc. Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ CCTC của công ty VinamarelGiám đốc công ty (Phụ trách chung) Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Phó giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách sản xuất Văn phòng công ty Phòng tổ chức hành chính Xưởng sản xuất tủ bảng điện Trung tâm cơ điện lạnh Trung tâm TVLĐ điện tử hàng hải Trung tâm thiết kế khoa học công nghệ Phòng kế hoạch điều độ Phòng tài chính kế toán Phòng KCSGMDSS Ban Quản lý dự án Trung Tâm điều khiển tự động hoá Trung tâm điện lực viễn Thông XN chế tạo thiết bị tàu thuỷ XN cơ khí hoá chât Chi nhánh phía nam Chi nhánh vũng Tàu Chi nhánh Miền Trung Văn phòng HP (Nguồn: Phòng TC – HC công ty Vinamarel. Năm 2009) 2.2 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 2.2.1 Quy trình phân tích công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan 2.2.1.1 Quy trình phân tích công việc Bước 1: Lựa chọn các công việc cần phân tích Hầu hết các công việc thuộc bộ phận áp dụng ISO đều được lựa chọn để phân tích, còn các bộ phận khác vẫn chưa được quan tâm nhiều. Điều này cho thấy nhận thức của ban lãnh đạo vẫn chưa thật sự đúng đắn bởi tất cả các công việc đều cần được phân tích một cách cụ thể, có như vậy mới đạt hiệu quả trong công việc và kinh doanh. Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Phòng Tổ chức – Hành chính đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ (Phụ lục 2.1) đã được quy định trong hệ thống quản lý ISO 9001 : 2000 cho người quản lý các bộ phận và quản đốc phân xưởng. Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc của mình vào mẫu phiếu đã được đưa sẵn. Như vậy công ty mới chỉ sử dụng phương pháp bản câu hỏi để thu thập thông tin. Do đó thông tin sẽ không đầy đủ và chi tiết. Bởi với phương pháp này sẽ có những câu trả lời thiếu trung thực và không chính xác. Mặt khác mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ mà công ty sử dụng thì hoàn toàn sử dụng câu hỏi mở với mục đích liệt kê, như vậy với phương pháp mà công ty sử dụng không đa dạng làm ảnh hưởng đến thông tin thu thập sẽ không đầy đủ, chi tiết. Mặc dù phương pháp bản câu hỏi là phương pháp sử dụng phổ biến nhất để thu thập thông tin, tuy nhiên có nhiều thông tin trong bản hỏi sẽ không thu thập được mà phải dùng kết hợp các phương pháp khác là phương pháp quan sát và phỏng vấn. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Các thông tin mà doanh nghiệp tiến hành chủ yếu là các thông tin về:trách nhiệm, quyền hạn, báo cáo, thay thế khi vắng mặt, yêu cầu về năng lực, quan hệ công tác. Đây là các thông tin cần thu thập được ghi trong phiếu mô tả nhiệm vụ. Như vậy có thể thấy rằng, việc tiến hành thu thập thông tin của công ty là hết sức đơn giản và không linh hoạt. Có rất nhiều thông tin chi tiết cần thu thập mà công ty đã bỏ qua như các thông tin về điều kiện làm việc, nhận diện công việc, tiêu chuẩn để thực hiện công việc… đây khiến là nguyên nhân dẫn đến các văn bản kết quả PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ. Bước 4: Xử lý các thông tin thu thập được Sau khi nhân viên các phòng điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào phiếu mô tả nhiệm vụ, phòng TC – HC sẽ tập hợp lại tất cả các phiếu đã được gửi đến các phòng ban chức năng. Trưởng phòng TC – HC sẽ xem xét và phê duyệt các phiếu đó. Đưa cho các cán bộ phòng TC – HC viết ra văn bản mô tả nhiệm vụ của các vị trí, sau đó sẽ đưa lên Giám đốc để xem xét lại và phê duyệt. Các phiếu mô tả nhiệm vụ đã được phê duyệt sẽ được phòng TC – HC phô tô thành hai bản; một bản giữ ở phòng TC – HC, một bản sẽ được đưa lên các bộ phận liên quan. Các phiếu mô tả này sẽ được sử dụng vào các việc khác nhau tùy theo yêu cầu của từng thời kỳ. Trên đây là trình tự tiến hành PTCV tại công ty Vinamarel. Có thể thấy được rằng, trình tự tiến hành chương trình PTCV đã thực hiện được những nội dung cơ bản. Tuy nhiên một số bước đã bị bỏ qua như : kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, nên tách hẳn việc viết các bản kết quả của PTCV và chuẩn hóa các kết quả này để đưa vào sử dụng ra khỏi bước xử lý các thông tin thu thập được để chương trình PTCV chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao. 2.2.1.2 Trách nhiệm của phòng TC – HC Trong quá trình tiến hành PTCV, phòng TC – HC có nhiệm vụ: Lập kế hoạch PTCV: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế phiếu mô tả nhiệm vụ. Phiếu mô tả nhiệm vụ được thiết kế dựa trên tài liệu tập huấn nghiệp vụ lao động – tiền lương của Bộ lao động – thương binh và xã hội. Cử cán bộ nhân sự đưa các phiếu này đến các phòng/ban để thu thập thông tin, sau đó hướng dẫn trưởng phòng các bộ phận và quản đốc điền các thông tin vào mẫu phiếu. Các trưởng phòng và quản đốc có trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nhân viên của mình thực hiện. Tập hợp lại để xem xét và trưởng phòng TC – HC sẽ ký duyệt, các cán bộ nhân sự viết văn bản kết quả PTCV sau đó sẽ trình lên Giám đốc xem xét và ký duyệt. In các phiếu mô tả nhiệm vụ ra làm nhiều bản, sao lưu và gửi đi các phòng/ban khác một bản. Như vậy có thể thấy rằng, với hoạt động PTCV thì phòng TC – HC đóng vai trò chủ yếu trong tất cả các công việc. 2.2.2 Các kết quả của PTCV Với mỗi một chức danh công việc thì có một bản mô tả nhiệm vụ. (Tại phụ lục 2.2) liệt kê các bản mô tả nhiệm vụ của một số chức danh tiêu biểu trong công ty. Ở đây tôi xin trích dẫn ra một chức danh cụ thể để có thể phân tích: Chức danh: Trưởng Phòng Trưởng Phòng: Phụ trách chung Trách nhiệm : Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được giao Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chưc và cán bộ Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị........, và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Phòng. Quyền hạn : Được phân công công việc cho nhân viên dưới quyền thực hiện các nhiệm vụ của Phòng Được từ chối những công việc vượt quá khả năng và quyền hạn của Phòng hoặc không đúng với chế độ chính sách đã ban hành. Báo cáo : Thường xuyên trực tiếp báo cáo với Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách theo sự phân công về những việc đã hoàn thành và những công việc còn tồn tại vướng mắc để xin ý kiến xử lý Đề xuất với Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty những vấn đề, công việc còn bất cập những vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải quyết.. Thay thế khi vắng mặt : Bàn giao việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng cho Phó trưởng phòng Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Tốt nghiệp đại học luật hoặc Quản trị kinh doanh Ngoại ngữ: Chứng chỉ C tiếng anh Kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm làm quản lý doanh nghiệp . Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các Phòng, Ban, các đơn vị trong doanh nghiệp Mở rộng mối quan hệ trên, dưới để học hỏi kinh nghiệm trong xử lý, trong giao tiếp với trong và ngoài cơ quan đơn vị. ---o0o--- Qua bản mô tả nhiệm vụ trên ta thấy được rằng, về cơ bản bản mô tả nhiệm vụ đều thể hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như yêu cầu của công việc với người thực hiện. Tuy nhiên, những nội dung trên còn rất sơ sài, thông tin mang tính chất chung chung không chi tiết cụ thể. Các văn bản của PTCV gộp lại thành một bản; thông thường gồm 2 bản, người ta chỉ nên gộp bản mô tả công việc với bản yêu cầu của công việc với người thực hiện. Có nhiều thông tin không được đề cập đến như: mã số công việc, điều kiện làm việc, điều kiện trang thiết bị, chế độ về thù lao, và các tiêu chuẩn THCV. Trên thực tế, có thể gộp các văn bản kết quả của PTCV lại với nhau nhưng cần phải đầy đủ thông tin. 2.2.3 Ảnh hưởng của PTCV đến các hoạt động QTNL Như đã phân tích ở trên, chương trình PTCV tại công ty Vinamarel chưa đầy đủ, còn nhiều thiếu sót do đó việc áp dụng các kết quả của PTCV vào các hoạt động khác của QTNL còn nhiều hạn chế. Cụ thể: Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực Với những thông tin trong bản mô tả nhiệm vụ của công ty chỉ cung cấp những thông tin về loại công việc trong tổ chức đó thực hiện như thế nào. Về vấn đề tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa có để có thể xác định đề bạt hay thuyên chuyển hoặc thay thế… Đối với hoạt động tuyển dụng Như đã phân tích, PTCV là hoạt động tiên quyết góp phần vào thành công của tuyển dụng. Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Để đạt được mục đích đó thì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng. Tại công ty Vinamarel hàng năm đột xuất, giám đốc, trưởng các bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty mình căn cứ vào: Việc phát triển sản xuất kinh doanh của công ty Khả năng đáp ứng được khối lượng được khối lượng công việc và trình độ công nghệ của số công nhân viên hiện có Khi công nhân viên nghỉ việc cần bổ sung Nguồn để tuyển mộ hầu hết là s

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docCải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy.DOC
Tài liệu liên quan