Chuyên đề Hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh donh tại Công ty TNHH thương mại Phúc Lâm

Tồn cuối kỳ trước Cuối kỳ phản ánh Trị giá vốn hàng bán K/c giá vốn hàng bán trong kỳ K/C doanh thu thuần Dthu bán hàng (không có thuế GTGT) TK 3331 Tổng giá trị thanh toán bao gồm cả GTGT TK 111, 331 Thuế GTGT đầu ra TK 111, 113, 131 + Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán buôn hàng hoá: Kế toán phải theo dõi đến từng đối tượng mua, từng hoá đơn chứng từ bán hàng, đặc biệt là số hàng chuyển bán, hàng ký gửi. Ngoài ra phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng qua kho, bán thẳng và bán trong nội bộ để có số liệu phân tích chính xác, kịp thời. + Nếu doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên: Căn cứ vào phiếu bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hay cuối ca bán hàng kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp theo định khoản: Nợ TK l l l, TK l 12 Có TK 51 l ''Doanh thu bán hàng'' Có TK 3331 (3331 l) ''Thuế GTGT đầu ra'' Đồng thời ghi định khoản phản ánh giá vốn của hàng bán, ghi: Nợ TK 632 ''Giá vốn hàng bán'' Có TK 156 ''Hàng hoá'' Đầu kỳ kết chuyển số hàng tồn quầy vào TK 61 l kế toán phản ánh, ghi: Nợ TK 611 ''Mua hàng'' Có TK 156 ''Hàng hoá'' Trong kỳ, căn cứ vào báo cáo bán hàng và phiếu thu tiền hàng ngày vào cuối ca, cuối ngày kế toán, ghi: Nợ TK ll l, TK l 12 (Tiền bán hàng) Có TK 51 l ''Doanh thu bán hàng'' Có TK 3331 (3331 l) ''Thuế GTGT đầu ra'' Cuối kỳ, kiểm kê xác định hàng hoá tồn quầy, kế toán kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ, ghi: Nợ TK 156 ''Hàng hoá'' Có TK 611 ''Mua hàng hoá'' Đồng thời phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ, ghi: Nợ TK 632 ''Giá vốn hàng bán'' Có TK 61 l ''Mua hàng'' Nếu có thừa tiền hàng thì kế toán ghi các định khoản sau: Nợ TK lll (Số tiền thừa) Có TK 338 ''Phải trả, phải nộp khác'' Số tiền thiếu nếu chưa có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 1381 ''Tài sản thiếu chờ xử lý'' Có TK 511 ''Doanh thu bán hàng'' Có TK 3331 (3331 l) ''Thuế GTGT phải nộp'' Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK1388 ''Phải thu khác'' (Cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 811 ''Chi phí khác '' (Nếu doanh nghiệp chịu) Có TK 51 l (Số tiền thiếu hụt) Có TK 3331 (3331 l) ''Thuế GTGT phải nộp'' 3.2. Kế toán bán hàng đại lý áp dụng phương pháp kiểm kê địng kỳ khi chuvển hàng cho đai lý kế toán l'hản ánh, ghi: Nợ TK 157 ''Hàng gửi đi bán'' . Có T K 61 l ''Mua hàng'' Cuối kỳ kế chuyển giá bán, ghi: Nợ TK 632 ''Giá vốn hàng bán'' Có TK 157 ''Hàng gỉn đi bán'' Kế toán chi tiết nghiệp vụ này phải theo dõi từng cơ sở đại lý, từng lô hàng xuất kho. 3.3 Kế toán hàng nhận bán hộ: Hàng nhận bán hộ không thuộc quyền sở hũu của doanh nghiệp nên kế toán phải phản ánh vào TK 003 (Tài khoản ngoài bảng). Khi nhận hàng gỉn bán kế toán ghi: Nợ TK 003 Khi bán được hàng kế toán ghi: Có TK 003 Đồng thời phản ánh nghiệp vụ bán hàng. Tiền hoa hồng được ghi tăng doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp. Nợ TK liên quan (TK 11l, TK l12, TK 131) Có TK 331 (Số tiền phải trả cho bên giao hàng đại lý) Có TK 511 (Hoa hồng được hưởng) Nếu doanh nghiệp bán đúng giá theo yêu cầu của bên nhờ đại lý thì theo chế độ quy định không phải nộp thuế GTGT trên hoa hồng được hưởng. Kế toán bán hàng trả góp: Khi xuất bán hàng hoá kế toán phản ánh, ghi: Nợ TK lll(Số tiền thu lần một) Nợ TK 131 (Số tiền phải thu) Có TK 511 ''Doanh thu bán hàng'' Có TK 515 ''Thu nhập hoạt động tài chính'' (lãi trả chậm) Có TK 3331 ''Thuế GTGT phải nộp” III. Kế TOáN CáC NGHIệP Vụ GIảM TRừ DOANH THU: l. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 531 ''Hàng bán bị trả lại'': Bên nợ: Trị giá vốn hàng bán bị trả lại đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu ở khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán ra. Bên có: Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 511 hoặc TK 5 12 để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 532 ''Giảm giá hàng bán'' Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho khách hàng. Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang tàI khoản doanh thu bán hàng. 2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Giảm giá hàng bán: khi có chứng từ xác định khoản giảm giá cho người mua kế toán ghi: Nợ TK 3331 “ Giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp” Nợ TK 532 ''Giảm giá hàng bán'' Có TK l11, TK 112 (Nếu doanh nghiệp trả tiền cho khách hàng) Có TK 131 (Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng) Cuối kỳ kết chuyển sang TK 51l ''Doanh thu bán hàng'' toàn bộ số giảm giá kế toán ghi: Nợ TK 511 ''Doanh thu bán hàng'' Có TK 532 ''Giảm giá hàng bán'' Hàng bán bị trả lại: Phản ánh thanh toán với người mua về số hàng bán bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 3331 “ Giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp” Nợ TK 531 ''Hàng bán bị trả lại'' Có TK 111, TK 112 (Nếu trả tiền cho khách) Có TK 131 (Trừ vào khoản phải thu của khách hàng) Phản ánh trị giá vốn bị trả lại: Nếu doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán ghi: Nợ TK 156 ''Hàng hoá'' Có TK 632 ''Giá vốn hàng bán'' Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phản ánh số thuế GTGT trả lại, ghi: Nợ TK 3331 ''Thuế GTGT phải nộp'' Cơ TK 111, TK112, TK 131. . . (Trả lại tiền thuế cho khách) IV. HạCH TOáN CHI PHí BáN HàNG Và CHI PHí QUảN Lý DOANH NGHIệP l Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ trong kỳ. 1.1/ Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng: Tài khoản 641 ''Chi phí bán hàng'': Bên nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trực tiếp trong kỳ. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 142. TK 641 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau: TK 641 l ''Chi phí nhân viên'' TK 6412 ''Chi phí vật liệu,bao bì'' TK 6413 ''Chi phí dụng cụ, đồ dùng'' TK 6413 ''Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 ''Chi phí bảo hành sản phẩm'' TK 6417 ''Chi phí dịch vụ mua ngoài'' TK 6418 ''Chi phí bằng tiền khác 1.2. Hạch toán chi phí bán hàng Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK 152, 111, 1388 TK 641 Các khoản giảm trừ Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên bán hàng TK 911 TK 335, 331, 142 TK 152, 153 TK214 Chi phí vật liệu, dịch vụ Phục vụ cho bán hàng Chi phí khấu hao TSCĐ Phục vụ khi bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911- xác định kết quả kinh doanh Phục vụ khi bán hàng Chi phí trích trước trả trước và dịch vụ mua ngoài TK 142 Kết chuyển kỳ sau Kết chuyển chi phí của kỳ trước TK 334, 338 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. 2.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642 ''Chi phí quản lý doanh nghiệp'': Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142 - Chi phí trả trước. TK 642 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai: TK 6421 ''Chi phí nhân viên quản lý'' TK 6422 ''Chi phí vật liệu quản lý'' TK 6423 ''Chi phí đồ dùng văn phòng'' TK 6424 ''Chi phí khấu hao TSCĐ'' TK 6425 ''Thuế, phí và lệ phí'' TK 6426 ''Chi phí về dự phòng'' TK 6427 chi phí dịch vụ mua ngoài'' TK 6428 ''Chi phí bằng tiền khác'' TK 334, 338 TK642 TK511 TK 33311 TK 152, 153 TK 139 TK 214 TK 335, 331, 142 TK 334, 338 Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ cho quản lý Chi phí khác liên quan đến quản lý Thuế GTGT phải nộp (Pương pháp thuế GTGT trực tiếp Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý Trích lập dự phòng Nợ khó đòi Các khoản chi phí quản lý TK911 Kết chuyển chi phí quản lý DN vào TK 911 xác định KQKD TK139 Hoàn nhập dự phòng đã lập hoặc dự phòng phải lập TK 142 Chờ kết chuyển ở kỳ sau Kết chuyển chi phí của kỳ trước vII. HạCH TOáN nghiệp vụ XáC ĐịNH KếT QUả KINH DOANH: l Tài khoản sử dụng: Sau một kỳ hạch toán, kế toán tiến hành xác định kết quả của hoạt động sản xuất - kinh doanh. Kế toán sử dụng Tài khoản 91 l ''Xác định kết quả kinh doanh'' có kết cấu như sau: Bên nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất - kinh doanh trong kỳ. Bên có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu bất thường. Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 91 l không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK lll ''Tiền mặt TK 112 ''Tiền gửi Ngân hàng'', TK 131 ''Phải thu của khách hàng'', TK 156 ''Hàng hoá'', TK 61 l ''Mua hàng'' (đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai định kỳ. 2. Phương pháp hạch toán: Cuối kỳ hạch toán, thực hiện việc kết chuyển số doanh thu bán hàng thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh, ghi: Nợ TK 511 ''Doanh thu bán hàng'',TK 512 Có TK 911 ''Xác định kết quả kinh doanh'' Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 911 ''Xác định kết quả kinh doanh'' ' Có TK 632 ''Trị giá vốn hàng bán'' Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 911 ''Xác định kết quả kinh doanh'' Có TK 641 ''Chi phí bán hàng'' ' Kết chuyển chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 91 l ''Xác định kết quả kinh doanh'' Có TK 642 chi phí quản lý'' Tính và kết chuyển số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại kỳ trước trừ vào kết quả kỳ này (Nếu có), ghi: Nợ TK911 ''Xác định kết quả kinh doanh'' Có TK 142 ''Chi phí trả trước. Tính và kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ, ghi: Nợ TK 91 l ''Xác định kết quả kinh doanh'' Có TK 421 ''Lợi nhuận chưa phân phối'' Kết chuyển số lỗ kinh doanh ghi: Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ hoạch toán xác định kết quả kinh doanh : TK 911 TK 511 TK 632 TK 421 TK 641 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần K/C chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ TK 642 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển lãi về tiêu thụ 3. Sổ kế toán sử dụng: - Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung: đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi số Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Hình thức sồ kế toán Nhật ký - Sồ Cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế theo Tài khoản kế toán trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. - Hình thức sổ Kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc trưng của hình thức Kế toán chứng từ ghi sồ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là '' chứng từ ghi sổ,, Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký trình tự ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái; Chứng từ ghi số do kế toán lập nên trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có nội dung kinh tế; Chứng từ ghi sổ đánh số hiệu liên tục từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. * Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ chi tiết. Trình tự ghi sổ Nhật ký chứng từ như sau: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra để ghi vào các Nhật ký chứng từ mà căn cứ ghi sổ là các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết có liên quan và cuối tháng chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ vào sổ cái. Đối với các nghiệp vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ kế toán sử dụng các sổ sau: + Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý DN (TK642) + Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 13 l... + Bảng kê số 8: Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm (TK 155), hàng hoá (156) ' + Bảng kê số 9: Bảng tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá + Bảng kê số l0: Bảng kê hàng gửi đi bán + Bảng kê số l l: Bảng kê thanh toán với người mua Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số bảng kê, Nhật ký chứng từ có liên quan như Nhật ký chứng từ số l (ghi có TK l l l):.. Và một số sổ chi tiết: Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết giá vốn hàng bán.... Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ/thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty: a/ Trình tự ghi sổ kế toán theo Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng tè ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi bào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sồ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bang cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. b/ Chứng từ kế toán: Là một công ty nhỏ nên Công ty chỉ sử dụng những chứng từ kế toán sau: + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, + Hợp đồng kinh tế + Hoá đơn GTGT + Phiếu thu, phiếu chi + Giấy báo nợ, có của ngân hàng + Báo cáo của phòng kinh doanh + Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước + Hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng... + Chứng từ khác liên quan c/ Tài khoản sử dụng tại Công ty Hàng hoá là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Quản lý hàng hoá là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thương mại. Để phục vụ cho việc quản lý hàng hoá, kế toán cần phải tổ chức theo dõi và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời tình hình mua hàng, dự trữ hàng, bán hàng trên các mặt: số lượng, chất lượng và giá trị. Vì Công ty chỉ giao dịch ở trong nước không liên quan đến vấn đề nhập khẩu nên không sử dụng các tài khoản liên quan đến vấn đề này mà chỉ sử dụng những tài khoản sau: Tài khoản 151 ''Hàng mua đang đi đường'': Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng đang đi trên đường Tài khoản 1561 ''Giá mua hàng hoá'': tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho, xuất kho và tồn kho + TK 1562 ''Chi phí thu mua hàng hoá'' + Tk 153 ''Công cụ dụng cụ'' + TK133 ''Thuế GTGT được khấu trừ'' + TK 111 ''Tiền mặt'' + TK 112 ''Tiền gửi ngân hàng'' + TK 141 ''Tạm ứng'' + TK21 l ''Tài sản cố định hữu hình'' + TK213 ''Tài sản cố định vô hình'' + TK214 ''khấu hao tài sản cố định'' + TK3331 ''Thuế GTGT phải nộp'' + TK334 ''Phải trả công nhân viên''. + TK338 ''Phải trả phải nộp khác'' + TK341 ''Vay dài hạn'' + TK342 ''Nợ dài hạn'' + TK411 ''Nguồn vốn kinh doanh'' + TK431 ''Quỹ khen thưởng, phúc lợi'' + TK421 ''Lợi nhuận chưa phân phối'' + TK511''Doanh thu bán hàng'': + TK641 ''Chi phí bán hàng'' để phản ánh chi phí bán hàng. + TK6415 ''Chi phí bảo hành'' + TK642 ''Chi phí quản lý doanh nghiệp'' + TK6425 ''Thuế, phí và lệ phí' + TK627 ''Chi phí sản xuất chung'' + TK91 l ''Xác định kết quả kinh doanh'' d/ Sổ sách kế toán: +Sổ chi thanh toán với người bán (Dùng cho TK 33 l) + Sổ kho + Sổ chi tiết bán hàng: Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu: + Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (Dùng cho TK 131): Theo dõi tình hình thanh toán chi tiết của từng khách hàng. + Bảng kê l l: Tồng hợp tình hình thanh toán của khách hàng từ sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. + Sổ chi tiết hàng hoá. Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của hàng hoá + Sổ chi tiết chi phí mua hàng: Phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng + sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng +Sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp: Phản ánh các chi phí phát sinh trong tháng + Nhật ký chứng từ số 8: Theo dõi tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ vào cuối tháng, là căn cứ để lên sổ cái. II. THựC TRạNG HạCH TOáN kế toán TIÊU THụ Và XáC ĐịNH KếT QUả TIÊU THụ HàNG HOá TạI CÔNG TY l. Quản lý quá trình tiêu thụ: Là một Công ty với quy mô kinh doanh nhỏ, kinh doanh trong sự cạnh tranh gay gắt nên Công ty xác định phương châm kinh doanh của mình là uy tín và chất lượng là hàng đầu (phục vụ đúng, kịp thời các loại thiết bị công nghiệp với số lượng lớn, đạt chất lượng cao, tạo điều kiện thu hồi vốn nhanh, sử dụng vốn có hiệu quả và thu lợi nhuận cho mình). Do vậy, quá trình tiêu thụ của Công ty được chú ý về các mặt sau: - Về quản lý hàng hoá tiêu thụ: Hàng hoá mua về để cung ứng cho các khách hàng được nhận ở cảng Hải phòng hoặc hải quan Gia Lâm, và được chuyển về kho tại Công ty và thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý lượng hàng nhập xuất, và thủ kho sẽ xuất hàng khi có yêu cầu xuất kho giao bán của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh có trách nhiệm lập báo cáo về số lượng hàng tiêu thụ cho Giám đốc để lên kế hoạch nhập hàng tiếp. - Về giá bán hàng hoá: Hệ thống giá bán của Công ty được xác định trên cơ sở giá mua thực tế cộng với chi phí mua, bảo quản. - Về quy cách phẩm chất hàng tiêu thụ: Hàng hoá trước khi nhập, xuất phải được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng cũng như quy cách cho nên trong Công ty không bao giờ phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Nâng cao doanh số bán luôn là mục tiêu phấn đấu hàng đầu của Công ty. 2. Phương thức tiêu thụ: Công ty áp dụng phương pháp bán hàng theo hợp đồng là chủ yếu. Khách hàng có thể thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Khi đó, số hàng đã giao được coi là tiêu thụ. Trường hợp bán tại kho: Khi khách hàng mua hàng, cán bộ kinh doanh của công ty làm yêu cầu xuất kho, chuyển tới Kế toán tại đây kế toán Lập phiếu xuất kho, ''Hoá đơn GTGT'' cho hàng bán ra, tất cả những chứng từ đó đều trình Giám đốc sau đó chuyển cho thủ quỹ để xuất hàng. 3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá - Kế toán doanh thu Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng của khách Công ty sẽ viết giấy uỷ quyền cho khách đến kho của mình nhận hàng hoặc giao hàng cho khách tại cảng. Tại kho thủ kho lập phiếu xuất kho như sau: đơn vị: Cty TNHH TM Pl phiếu xuất kho Địa chỉ: 269 Phố vọng ngày 14 tháng 4 năm 2003 Họ và tên người nhận hàng:Trường PTTH Đào Duy Từ. địa chỉ (Bộ phận) Lý do xuất kho: Xuất tại kho STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Máy tính Sam Sung 45B Chiếc 17 17 1.752.381 29.790.477 Cộng 17 17 29.790.477 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Hai mươi chín triệu, bảy trăm chín mươi nghìn, bốn trăm bảy mươi đồng Xuất, ngày 10 tháng 10 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Trước khi giao hàng cho khách kế toán lập ''Hoá đơn GTGT'' thành 3 liên: Liên l lưu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán Công ty định khoản: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333 HOá ĐON GTGT Mẫu số 01 GTKT - 3L Liên l (Lưu) AA/99 - l 3 Ngày lO tháng 04 năm 2003 No 0475 17 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần tin học-thiết bị giáo dục TVT Địa chỉ: 03 Hà Văn Mao Điện thoại: 753392 Số tài khoản: 257 l - 0501 NHNN Hình thức thanh toán: Trản chậm MS 00101445017-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Máy tính SS 45B Chiếc 17 1.752.381 29.709.477 Cộng tiền hàng 29.709.477 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.489.632 Tổng cộng tiền thanh toán 31.280.000 số tiền bằng chữ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Tại phòng kế toán, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán hàng hoá ghi vào ''sổ chi tiết bán hàng''. Cuối tháng tập hợp số liệu trên ''Sổ chi tiết bán hàng” vào ''bảng kê doanh thu''. Ngoài ra, để có thể giám sát được quá trình vận động của tiền hàng, kế toán thực hiện quản lý việc thanh toán và thu hồi tiền hàng . Đây là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Công ty cho dù tiêu thụ được hàng hoá song không thu hồi được tiền hàng, bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều sẽ gặp khó khăn trong quá trình kinh doanh và trong quá trình quay vòng vốn. Tại công ty tất cả các khách hàng mua hàng dù chấp nhận thanh toán hay trả tiền ngay kết toán đều theo dõi trên ''Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng''. Chẳng hạn, hoá đơn GTGT số 05522 bán hàng cho Trường DL Nguyễn Trãi với số hàng là 05 máy tính Sam Sung 45B, đơn giá: l.838.318 đồng/chiếc (giá chưa thuế), Thuế suất 5%, Trường DL Nguyễn Trãi thanh toán ngay bằng tiền mặt (Phiếu thu số 15S3 ). Kế toán định khoản phản ánh, ghi: + Căn cứ vào Hoá đơn số 05522 Nợ TK 131:9.651.169 đ Có TK 511: 9.191.590 đ Có TK3331 (3331 l): 459.579 đ + Đồng thời căn cứ vào phiếu thu số 153 Nợ TK l l l: 9.651. 169 đ Có TK 131: 9.651. 169 đ Đối với khách hàng này trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng kế toán phản ánh trên phần ''Hàng hoá bán ra'' số tiền mua hàng đồng thời phản árth luônsố tiền thanh toán trên phần thanh toán. Hoá đơn GTGT số 05521 bán hàng cho Trường PTTH Đào Duy Từ với số hàng là 17 máy tính Sam Sung 45B, Đơn giá: l.752.381 đồng/chiếc (giá chưa thuê), Thuế suất 5% Trường PTTH Đào Duy Từ chấp nhận thanh toán. Kế toán định khoản phản ánh: Căn cứ vào Hoá đơn số 05521 kế toán định khoản, ghi: Nợ TK 131: 31.280.000 đ Có TK 51 l: 29. 790.477 đ Có TK 3331 (3331 l): l.489.523 đ Và theo dõi khách hàng này trên ''Sổ chi tiết với khách hàng''. Đến ngày 12/04 Trường PTTH Đào Duy Từ thanh toán tiền cho Công ty số tiền là 20.000.000 đồng bằng chuyển khoản. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán thanh toán phản ánh vào ''Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng'' và định khoản như sau: Nợ TK l12:20.000.000 đ Có TK 131: 20.000.000 đ Bảng kê thanh toán với khách hàng sẽ là căn cứ để ghi vào cột có TK 131 trên Nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê doanh thu bán hàng là căn cứ để ghi vào cột có TK 51 l của Nhật ký chứng từ số 8. Sổ chi tiết bán hàng và Bảng kê doanh thu có mẫu như sau: sổ chi tiết bán hàng TK 511 Loại hàng: Máy tính Sam Sung 45B Tháng 04/2003 Sổ chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Giảm giá Số Ngày Số lượng (hệ thống) Đơn giá Thành tiền v.v... 05521 05522 05523 v.v… v.v… 10/04 15/04 16/04 v.v… v.v… Bán hàng Trường PTTH Đào Duy Từ Bán hàng cho Trường DL Nguyễn Trãi Bán hàng cho Trường PTTH Hàm Rồng v.v… v.v… 131 131 131 v.v… v.v… 17 5 16 v.v… v.v… 1.752.381 1.838.318 v.v… v.v… 29.790.477 9.191.590 28.232.336 v.v… Cộng 18 160.755.354 Bảng kê doanh thu Tháng 04/2003 Chứng từ Diễn giải Số lượng (hệ thống) Đơn giá Thành tiền Ghi có 511 Ghi nợ 131 Số Ngày v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... 05521 05522 05523 10/04 15/04 16/04 Bán hàng cho Trường PTTH Đào Duy Từ Bán hàng cho Trường DL Nguyễn trãi Bán hàng cho Trường PTTH Hàm Rồng 17 5 16 1.752.381 1.838.318 29.790.477 9.191.590 28.232.336 29.790.477 9.191.590 28.232.236 v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... v.v... 154 18/04 Trường Hồng Đức thuê phòng học 343.090 343.090 Cộng 161.098.445 161.098.445 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng TK 131 Khách hàng: Truờng ptth đào duy từ Tháng 04/2003 Chứng từ Hàng hoá bán ra Chứng từ Thanh toán Ghi chú Số Ngày Hàng hoá Lượng TK đối ứng Số tiền Số Ngày TK đối ứng Số tiền 05521 10/04 Máy tính Sam Sung 45B