Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp xe khách nam Hà Nội

Nguyễn Thị Mai Phòng TC- KT Nhân viên 21/03/2001 … … 12 Phạm Thanh Sơn Phòng nhân sự TP 13/08/2000 13 Lê Quang Vinh Phòng vận tải Nhân viên 10/03/1999 … … … 13 Đào Văn Minh Trạm đăng kiểm Nhân viên 21/06/1998 - Chứng từ sử dụng theo dõi thời gian lao động Để theo dõi thời gian lao động, mỗi phòng ban tự lập ra một bảng chấm công của mỗi tháng theo mẫu quy định của toàn Xí nghiệp. Mỗi phòng ban tự theo dõi, chấm công cho từng nhân viên trong phòng. Cuối tháng chuyển về cho phòng Tổ chức hành chính. Bảng 1.3: BẢNG CHẤM CÔNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Khối Văn Phòng tháng 03/2009 STT Họ và tên Hệ số lương Ngày trong tháng Tổng số ngày công 1 2 3 4 5 … … 31 1 Phạm Thanh Sơn 2,34 CN x x x x … … x 23 2 Nguyễn tuyết Mai 3,27 CN x x x x … … x 23 3 Trần Bích Diệp 3,58 CN x x x x … … x 23 4 Trần Thu Cúc 2,34 CN x x x x … … x 23 5 Đỗ Thị Vân 2,26 CN x x x x … … x 23 6 Trần Thuý Hà 1,99 CN x ô ô ô … … x 20 7 Ngô Thị Nhung 3,74 CN x x X x … … x 23 8 Trần Thanh Bình 3,82 CN x x X x … … x 23 Ký hiệu trong bảng: - Ngày công: x - Thai sản: TS - Nghỉ ốm: ô - Nghỉ phép: P - Thứ 7, Chủ nhật: T7, CN Người chấm công ( Ký, họ tên) Trưởng phòng bộ phận ( Ký, họ tên) Người xét duyệt ( Ký, họ tên) Xí nghiệp trả lương theo thời gian căn cứ vào hệ số thu nhập( cấp bậc) của người lao động và số tiền nhất định do xí nghiệp quy định. Hiện tại số tiền đó là 700.000đồng. Có hai loại lương đối với những người lao động này: - Lương quy chế( QC): là loại lương được dựa trên cấp bậc của người lao động. Loại lương này được lập theo quy định riêng của xí nghiệp. Xí nghiệp đã lấy số tiền 700.000đ như một mốc, để từ đó xây dựng nên lương quy chế và lương chất lượng. 700.000đ đó bao gồm cả tiền ăn trưa, xí nghiệp đã tính toán dựa trên cấp bậc, bằng cấp của người lao động. Lương QC = hệ số thu nhập( cấp bậc) x 700.000đ - Lương chất lượng( CL): là loại lương được tính dựa trên lương quy chế và cách xếp loại lao động. Lương CL = 1/2 x Lương QC Khi đó: Tổng lương( thu nhập thực tế) = Lương QC + Lương CL Hệ số thu nhập của mỗi cán bộ công nhân viên được tính toán dựa trên: - Bằng cấp, trình độ của mỗi cán bộ công nhân viên: Xí nghiệp căn cứ xem nhân viên đó tốt nghiệp hệ Đại học, Cao đẳng hay trung cấp. - Số năm kinh nghiệm: Xí nghiệp căn cứ dựa trên thâm niên công tác thực tế của nhân viên. - Ngành nghề, công việc công tác tại xí nghiệp - Vị trí mà nhân viên đó đang đảm nhận: là trưởng phòng, nhân viên hay công nhân… Ví dụ: Tính lương tháng 03/2009 của: Anh Đào Văn Minh - trưởng phòng kế toán: Hệ số thu nhập là 3,9. Xếp loại A, Hệ số lương là 4,2, Hệ số phụ cấp là 0,4. Do đó: Lương quy chế của anh là: 3,9 x 700.000đ = 2.730.000đ Lương chất lượng = 1/2 x 2.730.000đ = 1.365.000đ Nên tổng lương hay thu nhập thực tế của anh là: 2.730.000đ + 1.365.000đ = 4.095.000đ - KPCĐ = 1% x 4.095.000đ = 40.095đ làm tròn là 41.000đ - BHYT + HBXH = 6% x {( 4,2 + 0,4) x 540.000} = 149.000đ Tạm ứng kỳ I là: 2.000.000đ Nên tổng thu nhập còn lại của anh tháng 03/2009 là: 4.095.000 – 41.000 – 149.000 – 2.000.000 = 1.905.000đ 2) Chị Nguyễn Thị Xuân - Thủ quỹ: Hệ số thu nhập là 1,8. Hệ số lương là 2,65. Xếp loại A. Do đó: Lương quy chế của chị là: 1,8 x 700.000 = 1.260.000đ Lương chất lượng = 1/2 x 1.260.000 = 630.000đ Nên tổng lương hay thu nhập thực tế của chị là: 1.260.000 + 630.000 = 1.890.000đ - KPCĐ = 1% x 1.890.000 = 18.900đ làm tròn = 19.000đ - BHXH + BHYT = 6% x {( 2,65 x 540.000} = 86.000đ Tạm ứng kỳ I là 800.000đ Nên tổng thu nhập còn lại của chị tháng 03/2009 là: 1.890.000 – 19.000 – 86.000 – 800.000 = 985.000 Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.4 : BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2009 Phòng Tài chính - kế toán Công chuẩn tháng: 23 ngày Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT HỌ VÀ TÊN HS LƯƠNG HS PHỤ CẤP NGÀY CÔNG HS THU NHẬP XẾP LOẠI THU NHẬP THU NHẬP THỰC TẾ TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1%BHYT KPCĐ (1%) THUẾ TNCN CÒN LĨNH KỲ II KÝ NHẬN LƯƠNG QC LƯƠNG CL 1. Đào Văn Minh 4,2 0,4 23 3,9 A 2.730.000 1.365.000 4.095.000 2.000.000 2.095.000 149.000 41.000 1.905.000 2. Đặng Diễm Lệ 3,89 23 2,5 A 1.750.000 875.000 2.625.000 1.200.000 1.425.000 1.425.000 26.000 1.273.000 3. Nguyễn Mỹ Linh 1,8 23 1,5 A 1.050.000 525.000 1.575.000 600.000 975.000 975.000 16.000 901.000 4. Nguyễn Thị Xuân 2,65 23 1,8 A 1.260.000 630.000 1.890.000 800.000 1.090.000 1.090.000 19.000 985.000 5. Nguyễn Hữu Anh 2,65 23 2,1 A 1.470.000 735.000 2.205.000 1.000.000 1.205.000 1.205.000 22.000 1.097.000 6. Đỗ Thùy Linh 2,34 23 1,5 A 1.050.000 525.000 1.575.000 600.000 975.000 975.000 16.000 883.000 Tổng cộng 9.310.000 4.655.000 13.965.000 6.200.000 7.765.000 7.765.000 140.000 7.044.000 Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2009 Giám đốc Phòng tài chính - kế toán Phòng Nhân sự Người lập biểu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.5 : BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2009 Khối văn phòng Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT ĐƠN VỊ SỐ LĐ TỔNG LƯƠNG TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1% BHYT 1% KPCĐ THUẾ TNCN CÒN LĨNH KỲ II 1 Ban Giám đốc 02 12.600.000 6.000.000 6.600.000 331.000 126.000 260.000 5.883.000 2 Phòng Nhân sự 19 34.869.000 13.200.000 21.669.000 1.806.000 349.000 19.514.000 Bộ phận văn phòng 08 16.454.000 6.500.000 9.954.000 779.000 165.000 9.010.000 Bộ phận bảo vệ 11 18.415.000 6.700.000 11.715.000 1.027.000 184.000 10.504.000 3 Phòng Tài chính - Kế toán 06 13.965.000 6.200.000 7.765.000 581.000 140.000 7.044.000 4 Phòng Vận tải 40 76.590.000 29.900.000 46.690.000 2.646.000 766.000 43.278.000 Bộ phận văn phòng 11 20.124.000 7.700.000 12.424.000 716.000 201.000 11.507.000 Bộ phận điều hành 13 27.485.000 10.800.000 16.685.000 918.000 275.000 15.492.000 Bộ phận kiểm tra giám sát 16 28.981.000 11.400.000 17.581.000 1.012.000 290.000 16.279.000 5 Trạm đăng kiểm 12 22.270.000 9.900.000 12.370.000 1.233.000 223.000 10.914.000 Tổng cộng 79 160.294.000 65.200.000 95.094.000 6.597.000 1.604.000 260.000 86.633.000 Hà Nội ngày 3103/2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trưởng phòng nhân sự (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.2.2 Hình thức trả lương theo doanh thu Cách trả lương này áp dụng cho những lao động trực tiếp như lái xe, phụ xe, nhân viên bán vé… Xí nghiệp trả lương dựa vào tổng doanh thu tuyến, lượt chạy mà các lái xe, phụ xe chạy được trong tháng. Có hai loại lương: Lương chất lượng( CL) và Lương năng suất ( NS). Tổng của hai loại này sẽ là tổng thu nhập của người lao động trong tháng. Cách trả lương cho từng loại lao động: *Đối với lái xe: Lương CL = Số lượt xe lái xe chạy x Đơn giá một lượt. Lương NS = 5,5% x Doanh thu tuyến *Đối với phụ xe: Lương CL = Số lượt vé bán x Đơn giá một lượt. Lương NS = 3,5% x Doanh thu tuyến. *Đối với nhân viên bán vé: Lương CL = Số lượt vé bán x Đơn giá một lượt Lương NS = 2% x Doanh thu tuyến Ví dụ: Tính lương tháng 03/2009 của: 1- Lái xe Quốc Anh. Hệ số lương: 2,76 Lượt chạy trong tháng: 42. Mỗi lượt chạy được 27.600đ Nên lượng chất lượng của Quốc Anh là: 45.486.000đ nên lương năng suất của anh là: 5,5% x 45.486.000đ = 2.501.730đ Tổng lương là: 1.159.200đ + 2.501.730đ = 3.660.930đ KPCĐ = 1% x 3.660.930đ = 36.906,3đ làm tròn thành 37.000đ BHXH + BHYT = 6% {( 2,76 x 540.000đ)} = 89.424đ làm tròn thành 89.000đ Kỳ I được tạm ứng là 900.000đ Nên anh Quốc Anh còn được lĩnh là: 3.660.930 – 37.000 – 900.000 – 89.000 = 2.634.930đ. 2- Phụ xe Đỗ Văn Thanh. Hệ số lương: 1,72 Lượt chạy trong tháng: 32. Mỗi lượt chạy được 9.600đ Nên lương chất lượng của Thanh là: 32 x 9.600đ = 307.200đ Doanh thu tuyến Thanh chạy là: 34.656.000đ nên lương năng suất của anh là: 3,5% x 34.656.000đ = 1.212.960đ - Tổng lương là: 307.200đ + 1.212.960đ = 1.520.160đ - KPCĐ = 1% x 1.520.160đ = 15.201,6đ làm tròn thành 15.000đ - BHXH + BHYT = 6% x {( 1,72 x 540.000đ)} = 55.728đ làm tròn thành 56.000đ. - Kỳ I được tạm ứng là 300.000đ Nên anh Thanh còn được lĩnh là: 1.520.160 – 15.000 – 300.000 – 56.000 = 1.149.160đ Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.6: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PHỤ XE ĐÒ QUAN THÁNG 3 NĂM 2009 Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT HỌ VÀ TÊN HS LƯƠNG NGÀY CÔNG LƯỢT DOANH THU DTHU/ LƯỢT ĐGIÁ/ LƯỢT LƯƠNG CL LƯƠNG NS TỔNG LƯƠNG TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1% BHYT KPCĐ (1%) CÒN LĨNH KỲ II 1 Văn Thanh 1,72 16 32 34.656.000 1.083.000 9.600 307.200 1.212.160 1.520.160 300.000 1.220.160 56.000 15.000 1.149.160 2 Văn Nam 1,72 9 18 19.494.000 1.083.000 9.600 172.800 682.290 855.090 855.090 8.500 846.590 3 Trần Hải 2,34 18 36 38.988.000 1.083.000 9.600 345.600 1.364.580 1.710.180 400.000 1.310.180 76.000 17.000 1.217.180 4 Văn Dương 2,34 12 24 25.992.000 1.083.000 9.600 230.400 909.720 1.140.120 1.140.120 76.000 11.000 1.053.120 5 Quốc Toàn 2,18 17 34 36.822.000 1.083.000 9.600 326.400 1.288.770 1.615.170 400.000 1.215.170 71.000 16.000 1.128.170 6 Văn Đức 2,18 8 20 21.660.000 1.083.000 9.600 192.000 758.100 950.100 950.100 9.500 940.600 7 Thành An 2,18 7 14 15.162.000 1.083.000 9.600 134.400 530.670 665.100 665.070 6.700 658.370 8 Quý Vinh 2,34 18 37 40.071.000 1.083.000 9.600 355.200 1.402.485 1.757.685 400.000 1.357.685 76.000 17.000 1.264.685 9 Lê Hoàng 2,34 12 26 28.158.000 1.083.000 9.600 249.600 985.530 1.235.130 300.000 935.130 76.000 12.000 847.130 10 Nhật Minh 1,72 16 32 34.656.000 1.083.000 9.600 307.200 1.212.960 1.520.160 400.000 1.120.160 56.000 15.000 1.049.160 Tổng cộng 295.659.000 1.083.000 9.600 2.620.800 10.348.065 12.968.865 2.200.000 10.768.865 487.000 127.700 10.154.165 Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2009 Giám đốc Phòng tài chính - kế toán Phòng Nhân sự Người lập biểu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.7: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG LÁI XE ĐÒ QUAN THÁNG 3 NĂM 2009 Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT HỌ VÀ TÊN HS LƯƠNG NGÀY CÔNG LƯỢT DOANH THU DTHU/ LƯỢT ĐGIÁ/ LƯỢT LƯƠNG CL LƯƠNG NS TỔNG LƯƠNG TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1% BHYT KPCĐ (1%) CÒN LĨNH KỲ II 1 Quốc Anh 2,76 21 42 45.486.000 1.083.000 27.600 1.159.200 2.501.730 3.660.930 900.000 2.760.930 89.000 37.000 2.634.930 2 Văn Toàn 2,35 14 28 30.324.000 1.083.000 27.600 772.800 1.667.80 2.440.620 2.440.620 76.000 24.000 2.340.620 3 Văn Linh 2,35 16 32 34.656.000 1.083.000 27.600 883.200 1.906.080 2.789.280 700.000 2.089.280 76.000 28.000 1.985.280 4 Tuấn Anh 2,35 19 38 41.154.000 1.083.000 27.600 1.048.800 2.263.470 3.312.270 800.000 2.512.270 76.000 33.000 2.403.270 5 Thế Vinh 2,76 19 38 41.154.000 1.083.000 27.600 1.048.800 2.263.470 2.312.270 900.000 2.412.270 89.000 33.000 2.290.270 6 Mạnh Tuấn 2,76 22 44 47.562.000 1.083.000 27.600 1.214.400 2.620.860 3.835.260 900.000 2.935.260 89.000 38.000 2.808.260 7 Văn Minh 2,35 18 36 38.988.000 1.083.000 27.600 993.600 2.144.340 3.137.940 700.000 2.437.940 76.000 31.000 2.330.940 8 An Long 2,76 19 38 41.154.000 1.083.000 27.600 1.480.800 2.263.470 3.312.270 700.000 2.612.270 89.000 33.000 2.490.270 9 Thanh Sơn 2,35 13 26 28.158.000 1.083.000 27.600 717.600 1.548.690 2.266.290 500.000 1.766.290 76.000 23.000 1.667.290 Tổng cộng 348.726.000 8.887.200 19.179.930 28.067.130 6.100.000 21.967.130 736.000 280.000 20.951.130 Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2009 Giám đốc Phòng tài chính - kế toán Phòng Nhân sự Người lập biểu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.8: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2009 Lái phụ xe tuyến liên tỉnh Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT ĐƠN VỊ SỐ LĐ TỔNG LƯƠNG TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1% BHYT 1% KPCĐ CÒN LĨNH KỲ II 1 Lái xe tuyến Nam Định 22 54.230.000 21.600.000 32.630.000 2.360.600 542.000 29.727.400 Phụ xe tuyến Nam Định 21 35.210.000 7.200.000 28.010.000 815.090 352.000 26.842.910 2 Lái xe tuyến Vinh 22 66.341.000 13.000.000 53.341.000 2.223.050 663.000 50.454.950 Phụ xe tuyến Vinh 20 30.844.000 5.000.000 25.844.000 710.500 310.000 24.823.500 3 Lái xe tuyến Thái Bình 24 78.440.000 15.000.000 63.440.000 2.500.300 784.000 60.155.700 Phụ xe tuyến Thái Bình 23 47.896.000 10.000.000 37.896.000 1.950.800 480.000 35.465.200 4 Lái xe tuyến Thanh Hóa 20 37.707.000 6.500.000 31.207.000 920.260 380.000 29.906.740 Phụ xe tuyến Thanh Hóa 19 25.925.000 6.000.000 19.925.000 715.250 260.000 18.949.750 5 Lái xe tuyến Đò Quan 09 28.067.130 6.100.000 21.967.130 736.000 280.000 20.951.130 Phụ xe tuyến Đò Quan 10 12.968.865 2.200.000 10.768.865 487.000 127.700 10.154.165 191 418.628.995 92.600.000 325.028.995 13.418.850 4.178.700 307.431.445 Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trưởng phòng Nhân sự (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam - Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------µ------- Bảng số 1.9: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2009 Toàn Xí nghiệp Lương tối thiểu: 540.000đ Đơn vị: đồng STT ĐƠN VỊ SỐ LĐ TỔNG LƯƠNG TẠM ỨNG KỲ I KỲ II 5% BHXH 1% BHYT 1% KPCĐ THUẾ TNCN CÒN LĨNH KỲ II 1 Khối văn phòng (VP) 79 160.294.000 65.200.000 95.094.000 6.597.000 1.604.000 260.000 86.633.000 2 Lái phụ xe (LPX) liên tỉnh 191 417.628.995 92.600.000 325.028.955 13.418.850 4.178.700 307.431.445 3 Gara - phân xưởng sữa chữa (PXSC) 63 61.198.000 23.300.000 37.898.000 4.051.175 612.000 33.234.825 4 Tuyến Kim Mã - Sơn Tây (KM - ST) 35 152.655.588 21.823.529 130.832.059 3.154.323 1.527.000 126.150.736 5 Nhân viên bán vé (NVBV) 32 86.657.920 11.950.000 74.707.920 1.953.600 866.600 71.887.720 Tổng cộng 400 878.434.503 214.873.529 663.560.970 29.174.948 8.788.300 260.000 625.337.726 Hà Nội, ngày 31tháng 3năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trưởng phòng Nhân sự (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Sổ số 2: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Đơn vị: đồng CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ CT NỢ CÓ Số dư đầu kỳ 20/03 PC 379 Chi tạm ứng lương kỳ I - Khối VP 1111 65.200.000 20/03 PC 380 Chi tạm ứng lương kỳ I - LPX liên tỉnh 1111 92.600.000 20/03 PC 381 Chi tạm ứng lương kỳ I - Gara PXSC 1111 23.300.000 20/03 PC 382 Chi tạm ứng lương kỳ I-Tuyến KM-ST 1111 21.823.529 20/03 PC 383 Chi tạm ứng lương kỳ I – NVBV 1111 11.950.000 29/03 PC 401 TT tiền lương kỳ II- Khối VP 1111 95.094.000 29/03 PC 402 TT tiền lương kỳ II- LPX liên tỉnh 1111 325.028.995 29/03 PC 403 TT tiền lương kỳ II- Gara PXSC 1111 37.898.000 29/03 PC 404 TT tiền lương kỳ II -Tuyến KM-ST 1111 130.832.059 29/03 PC 405 TT tiền lương kỳ II- NVBV 1111 74.707.920 29/03 PBL1 Phân bổ lương - LPX liên tỉnh 1543142 417.628.995 29/03 PBL1 Phân bổ lương – NVBV 1543142 86.657.920 29/03 PBL1 Phân bổ lương - Tuyến KM – ST 1543154 152.655.588 29/03 PBL1 Phân bổ lương - Gara – PXSC 627 61.198.000 29/03 PBL1 Phân bổ lương - Khối VP 642 160.294.000 29/03 PKTTL2 Tiền lương tháng 1 1543142 125.000.000 Cộng số phát sinh 878.434.503 1.003.434.503 Số dư cuối kỳ 371.415.500 Kế toán trưởng (ký, họ tên) Ngày 29 tháng 03 năm 2009 Người lập biểu (ký, họ tên) Xí nghiệp thanh toán cho người lao động làm hai kỳ: Kỳ I: Tạm ứng vào ngày 20 hàng tháng, thông thường số tiền này là cố định và thường bằng khoảng 20% - 25% lương thực tế. Kỳ II: Quyết toán lương vào ngày 5 tháng sau. Kế toán thanh toán dựa vào bảng thanh toán lương Phòng nhân sự chuyển sang để trả lương cho công nhân viên sau khi đã trừ đi phần tạm ứng của kỳ I. Khi muốn tạm ứng, người có trách nhiệm của các bộ phận sẽ viết một giấy đề nghị tạm ứng và gửi lên cho trưởng phòng xét duyệt. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ số tiền cần tạm ứng, lý do tạm ứng. Sau đó sẽ chuyển lên cho kế toán trưởng để kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị. Căn cứ vào đề nghị của kế toán trưởng, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ quỹ xuất quỹ. Ví dụ: Trong tháng 03/2009, chị Trần Thị Cúc – nhân viên phòng nhân sự xin tạm ứng 700.000đ. Khi đó chị sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng và trình lên trưởng phòng nhân sự xét duyệt. Tổng công ty vận tải Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Ban Gám đốc Xí Nghiệp Tên tôi là: Trần Thu Cúc Địa chỉ: Nhân viên phòng nhân sự Đề nghị cho tạm ứng số tiền viết bằng số: 700.000đ Viết bằng chữ: Bảy trăm ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương cho nhân viên Đề nghị Giám đốc xem xét và xét duyệt. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2009 Ban Giám đốc ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Thủ quỹ ( ký, họ tên) Người nhận ( ký, họ tên) Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng này kế toán thanh toán viết phiếu chi: Đơn vị: XN xe khách Nam Hà Nội PHIẾU CHI Địa chỉ: Số 90 Nguyễn Tuân Ngày 20 tháng 03 năm 2009 Họ và tên người nhận tiền: Trần Thu Cúc Địa chỉ: Nhân viên phòng nhân sự Lý do chi: Chi tạm ứng lương cho nhân viên tháng 03/2009 Số tiền: 700.000đ. Viết bằng chữ (Bảy trăm ngàn đồng chẵn) Kèm theo 02 chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền: Ngày 20 tháng 03 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên 2.3 Hạch toán các khoản trích theo lương Để kế toán tổng hợp các khoản trích theo, tại đơn vị đang sử dụng TK 338 Tài khoản 338: “ Phải trả phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác của Xí nghiệp, và liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương có bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn. Kết cấu: Tài khoản 338 có số dư đầu kỳ bên Có - phản ánh các khoản trích theo lương phải trả, phải nộp đầu kỳ. Bên Nợ: - BHXH chi trả thay lương cho người lao động - Chi tiêu kinh phí công đoàn tại cơ sở - Nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ lên cấp trên Bên Có: Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả trong kỳ Tài khoản 338 thường có số dư cuối kỳ bên Có, phản ánh các khoản trích theo lương còn phải trả. Có một số trường hợp, tài khoản có số dư cuối kỳ bên Nợ, khi đó nó phản ánh các khoản chi vượt so với trích ra so với thực tế. Xí nghiệp chi tiết tài khoản này thành ba tài khoản cấp 2: - TK 3382: “ Kinh phí công đoàn “ - TK 3383: “ Bảo hiểm xã hội ” - TK 3384: “ Bảo hiểm y tế” 2.3.1 Hạch toán bảo hiểm xã hội phải trả - Mục đích: Quỹ bảo hiểm xã hội là phần trả thay lương nhằm trợ cấp cho người lao động trong trường hợp họ tạm thời hay vĩnh viễn mất khả năng lao động: khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hay tử tuất… sẽ được hưởng trợ cấp để giảm bớt khó khăn trong cuộc sống. - Nguồn hình thành: Quỹ bảo hiểm xã hội ở Xí nghiệp được hình thành trên cơ sở tổng tiền lương cơ bản ( = 486.249.133,3đ) và các khoản phụ cấp của người lao động. Theo quy định hiện nay Xí nghiệp đã trích tỷ lệ là 20%, và được chia ra: + 15% do người sử dụng lao động( Xí nghiệp) đóng góp, khoản này sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó: 10% chi cho hưu trí và tử tuất, còn 5% chi cho ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. BHXH tính vào chi phí = 15% x 486.249.133,3đ = 72.937.370đ. + 5% còn lại do người lao động (cán bộ công nhân viên) đóng góp, khoản này sẽ đựơc trừ vào lương trong tháng của họ. BHXH khấu trừ vào lương = 5% x 486.249.133,3đ. - Chứng từ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội ( BHXH) Trường hợp công nhân viên nào nghỉ ốm đau, thai sản… không thể công tác, dựa vào bảng chấm công đã lập, Phòng tổ chức hành chính sẽ viết giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH cho công nhân viên đó theo mẫu quy định của Xí nghiệp. Ví dụ: Chị Trần Thuý Hà là nhân viên phòng tổ chức hành chính, chị nghỉ ốm từ ngày 03/03/2009 đến ngày 05/03/2009, có giấy xác nhận của bệnh viện Đống Đa. Căn cứ vào giấy xin nghỉ phép, giấy xác nhận có dấu của bệnh viện, phòng tổ chức hành chính viết Phiếu nghỉ việc hưởng BHXH PHIẾU NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Họ và tên: TrầnThuý Hà Tuổi: 32 Địa chỉ: Nhân viên phòng tổ chức hành chính Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Căn bệnh Số ngày cho nghỉ Bác sĩ ký tên Số ngày thực nghỉ Xác nhận của thủ trưởng Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Đống Đa 03/02/2008 Nghỉ ốm 03 03/03/09 05/03/09 Căn cứ vào Bảng chấm công và phiếu nghỉ việc hưởng lương BHXH, phòng Tổ chức hành chính sẽ tính toán ra tiền lương và trợ cấp BHXH cho nhân viên. Mức BHXH của công nhân viên = 75% x Lương cơ bản x Số ngày nghỉ Bảng số 10: BẢNG THANH TOÁN BHXH CHO CÔNG NHÂN VIÊN Tháng 03 năm 2009 STT Họ và tên Số ngày nghỉ Số tiền(đ) Ký nhận 1 Trần Thuý Hà 3 91.345 2 Văn Minh 4 130.758 3 Ngọc Sơn 3 98.069 … … … … 10 Lê Thị Nga 3 222.052 Tổng cộng 30 1.355.560 Sổ số 3: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 3383 – BHXH Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số dư đầu kỳ 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 - LPX liên tỉnh 1543142 37.365.800 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 – NVBV 1543142 33.547.125 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 – Tuyến KMST 1543154 4.884.000 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 - Gara PXSC 627 7.885.807,5 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 – Khối VP 642 10.127.937,5 29/03 PC 420 Nộp BHXH cho cơ quan quản lý 112 72.937.370 16.492.500 Cộng số phát sinh 72.937.370 72.937.370 Số dư cuối kỳ 72.365.800 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 ( ký, họ tên) Người lập biểu (ký, họ tên) 2.3.2 Hạch toán bảo hiểm y tế - Mục đích: Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc men, tiền viện phí cho người lao động khi họ ốm đau, sinh đẻ. - Nguồn hình thành: Cũng như quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ này cũng được trích lập dựa trên tổng tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động. Theo quy định Xí nghiệp đã trích tỷ lệ này là 3%, trong đó: + 2% do người sử dụng lao động đóng góp, khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. BHYT tính vào chi phí SX = 2% x 486.249.133,3đ + 1% do người lao động đóng góp, khoản này sẽ được khấu trừ vào lương trong tháng của người lao động. BHYT khấu trừ vào lương = 1% x 486.249.133,3đ = 4.862.491đ Sổ số 4: SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN Tài khoản 3384 – BHYT Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số dư đầu kỳ 9.130.600 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 - LPX liên tỉnh 1543142 4.472.950 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 – NVBV 1543143 651.200 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 - Tuyến KMST 1543144 1.051.441 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 - Gara PXSC 627 1.350.392 29/03 PKTCĐ1 Trích BHXH tháng 3/09 – Khối VP 642 2.199.000 29/03 PC 420 Nộp BHXH cho cơ quan quản lý 112 9.724.983 Cộng số phát sinh 9.724.983 9.724.983 Số dư cuối kỳ 9.130.600 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 ( ký, họ tên) Người lập biểu (ký, họ tên) 2.3.3 Hạch toán kinh phí công đoàn - Mục đích: Kinh phí công đoàn được sử dụng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn của đơn vị, quỹ này đại diện cho quyền lợi của người lao động. - Nguồn hình thành: Quỹ này cũng được trích lập dựa trên tổng tiền lương thực tế ( = 878.434.503 đồng) và các khoản phụ cấp của người lao động. Theo quy định Xí nghiệp đã trích tỷ lệ này là 2%, trong đó: 1% nộp trả liên đoàn lao động cấp trên, 1% Xí nghiệp giữ lại đẻ chi tiêu cho hoạt động công đoàn của xí nghiệp. 1% x 878.434.503 = 8.784.346đồng Cả 2% này đều được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy tổng