Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn

n của Công ty bao gồm : - Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02 - Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01 - Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Công ty Lam Hồng Sơn là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo cáo quý , và < 90 ngày đối với báo cáo năm . Nộp lên cấp trên và lưu tại phòng kế toán của Công ty mình . PHẦN IITHỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN ----------------- 2. 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty 2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH Lam Hồng Sơn được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ: Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng. * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: + Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. + Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội .  Các phương thức bán hàng của Công ty : Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ. Bán buôn : Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường. Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.  Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng TK 911 TK 511 TK 111, 112, 113 TK 632 TK 133 K/C doanh thu X/Đ KQKD Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT) Mua hàng Bán thẳng Doanh thu chưa có VAT Thuế VAT được khấu trừ TK 3331 Thuế VAT phải nộp Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD Bán lẻ : Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh). -Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị quầy xuất bán hàng bán - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp 2.1.2. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty : Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán hàng cho quản lý. Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ TK 641 TK 421 Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng hàng phát sinh trong kỳ TK 642 Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về bán hàng 2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn : 2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn : 2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng : Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít. Đây cũng là điều dễ hiểu. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111. Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu của dịch vụ Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13 Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị. Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi vào 1 ví dụ cụ thể : VD1: Ngày 10/1/2009 giữa Công ty TNHH Lam Hồng Sơn và Anh Thành là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp đồng mua bán 10 máy in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ ký và dấu đầy đủ . Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng hoá đơn Khi một nghiệp vụ phát sinh ta sẽ trình tự làm theo các bước sau : Bước 1 : Lập phiếu xuất kho . Biểu số 1 : Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mẫu : 02 – VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 1 năm 2009 Số 55 Họ tên người nhận hàng: A Thành Địa chỉ (bộ phận): TP Kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH An Phát theo HĐ 0025865 Xuất tại kho: Tân Mai Địa điểm: 521 Trương Định – HN STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu Cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 10 2.500.000 25.000.000 Cộng: 25.000.000 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi năm triệu đồng chẵn Ngày 10 tháng 1 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho Kế toán trưởng (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) (Ký , họ tên) Bước 2 : Lập hoá đơn GTGT Biểu số 2 : HOÁ ĐƠN GTGT HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 1 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL EG/2008B 0025865 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Lam Hồng Sơn Địa chỉ 117 Lê Thanh Nghị - HN Số tài khoản: ………………………………………. Điện thoại:……04.661.1567………………………. MST: 0101386102 Họ tên người mua hàng: A Thành Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phát Địa chỉ: Hải Phòng Số Tài khoản: ……………………………………………….. Hình thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 2.500.000 25.000.000 Cộng tiền hàng: 25.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền Thuế GTGT: 2.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 27.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) Bước 3 : Giao nhận hàng Công ty TNHH Lam Hồng Sơn giao cho Công ty TNHH An Phát tại kho Tân mai . Chi phí vận chuyển và bốc xếp đều do Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng chịu và toàn bộ chi phí này được hoạch toán vào chi phí bán hàng : Nợ TK 641 : 100.000 Có TK 111 : 100.000 Bước 4 : Nhận hoá đơn và thực hiện thanh toán : Công ty An Phát hoàn tất thanh toán cho Công ty TNHH Lam Hồng Sơn với số tiền là 27.500.000 VNĐ . Kế toán của Công ty TNHH Lam Hồng Sơn lập phiếu thu tiền mặt và thu tiền . Đây là mặt hàng không được giảm giá trong quý này nên Công ty An Phát cũng không được giảm giá . Biểu số 3 : Phiếu thu tiền mặt CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mẫu 01 – TT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Liên số : 2 PHIẾU THU TIỀN MẶT Ngày 10 /1/2009 Số phiếu 54 Nợ TK 1111 : 27.500.000 Có TK 1311 :27.500.000 Người nộp Nguyễn Văn Thành Địa chỉ : Hải phòng Lý do : Khách hàng thanh toán tiền 10 chiếc máy in Canon Số tiền : 27.500.000 Bằng chữ : Hai mươi bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo : 1 chứng từ gốc GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU Đã nhận đủ số tiền ( viết bàng chữ ) : ………………………………………… ……………………. NGƯỜI NỘP TIỀN Ngày 10 tháng 1 năm 2009 THỦ QUỸ Bước 5 : Ghi sổ : Từ các chứng từ đã có , kế toán tiến hàng ghi sổ như sau : Biểu số 4 : Chứng từ ghi sổ CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mâu S02b-DNN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 122 Ngày 10 tháng1 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Bán 10 chiếc máy in Canon 1210 111 131 27.500.000 Bán 5 chiếc ổ cứng HĐ40Gb 111 131 7.809.500 … … … … … Cộng: 75.798.500 Kèm theo… chứng từ gốc Ngày 10 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký , họ tên ) Giám Đốc ( Ký , họ tên ) Biểu số 5 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mâu S02b-DNN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 122 10/1/09 75.798.500 … … … Cộng tháng 605.480.000 Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày 31 tháng01. năm2009 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký , họ tên ) Giám Đốc ( Ký , họ tên ) Biếu số 6 : Báo cáo chi tiết theo mặt hàng CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng 1 năm 2009 STT Mã vật tư Đvt Số lượng Tiền vốn Doanh thu Chiết khấu Thuế GTGT Tổng tiền 1 MH1 Máy in Canon 1210 10 21.000.000 25.000.000 0 2.500.000 27.500.000 2 HH1 Màn hình LG Digital 17” 02 9.200.000 12.120.000 0 1.212.000 13.332.000 3 … …. … … … … … … Tổng cộng 407.200.000 550.240.000 55.240.000 605.480.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Biểu số7 : Sổ chi tiết tài khoản 156 SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Hàng hoá Số hiệu : 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 216.873.000 10/1/08 0025865 10/1/09 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 632 21.000.000 21/1/08 0027880 10/1/09 Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP 632 13.900.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 513.046.000 407.200.000 Dư cuối kỳ 322.719.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên ) Kế toán trưởng (Ký , ghi rõ họ tên ) Giám đốc ( Ký tên , đóng dấu ) Biểu số 8 : Sổ chi tiết tài khoản 511 SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Doanh thu hàng bán Số hiệu : 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/09 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 131 25.000.000 21/1/08 0027880 21/1/09 Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP 111 17.859.000 … … … … … … … Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 550.240.000 Cộng phát sinh 550.240.000 550.240.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên ) Kế toán trưởng (Ký , ghi rõ họ tên ) Biểu số 9 : Sổ chi tiết tài khoản 3331 SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Thuế GTGT phải nộp Số hiệu : 3331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 0 10/1/08 0025865 10/1/09 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 131 2.500.000 12/1/08 0027001 12/1/09 Bán cho A Quang 2 cái Monitor 17” 111 6.200.000 15/1/08 0028900 15/1/09 Bán cho Hiển 2 cái CPU 21GHZ 111 11.200.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 79.569.913 79.569.913 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 10 : Sổ chi tiết tài khoản 111 SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Tiền mặt VNĐ Số hiệu : 111 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 605.652.000 10/1/08 0025865 10/1/09 Cty TNHH An Phát thanh toán 10 cái máy in Canon 131 27.500.000 21/1/08 0027880 21/1/09 Công ty Binh Minh thanh toán 3 chiếc máy in LBP 131 19.645.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 530.240.000 612.890.000 Dư cuối kỳ 523.002.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Kế toán bán hàng hàng hoá theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. VD2: Ngày 12/01/2009 anh Thành tới văn phòng Công ty xem hàng và đã mua một màn hình Monitor " Sam Sung đơn giá chưa VAT là 2.200.000 đ thuế VAT 10% anh Thành đã đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản Nợ TK 632: 2.100.000 Có TK 156: 2.100.000 2.200.000 Có TK 33311: 220.000 Tới ngày 15/01/2008 khách hàng thanh toán tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán công nợ ghi: Nợ TK 111: 2.420.000 Có TK 131: 2.420.000 Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn (GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn (GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch bụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế (GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Việc bán hàng của Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nợ, vì vậy để theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty TNHH Lam Hồng Sơn đã sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. 2.2.1.2 Kế toán giá vốn hàng hoá Để tổng hợp vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho bán hàng được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá bình quân = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Giá trị hàng xuất trong kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lượng thực tế hàng nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã bán hàng được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn của hàng hoá, kế toán Công ty còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ phát sinh như bán hàng hoá. Theo ví dụ 1 trên : Ta ghi sổ cái giá vốn hàng bán như sau : Biểu số 11 : Sổ chi tiết tài khoản 632 SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán Số hiệu : 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/09 Công ty bán 10 cái chiếc máy in Canon 156 21.000.000 … … … … … … … Kết chuyển giá vốn hàng bán 407.200.000 Cộng phát sinh 407.200.000 407.200.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký , họ tên 2.2.2 Nội dung kế toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.2.1 . Chi phí bán hàng Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hàng hoá Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá, giới thiệu sản phẩm... Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ TK 641. Mọi chi phí bán hàng, được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Định khoản: + Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng: Nợ TK 6421 : 7.488.000 Có TK 334 : 7.488.000 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 6421 : 1.422.720 Nợ TK 334 : 312.000 Có TK 338 : 1.734.720 + Chi phí bằng tiền khác: ( điện thoại ) Nợ TK 6421 : 950.500 Có TK 111 : 950.500 + Xuất dụng cụ phục vụ bán hàng: Nợ TK 6421 : 1.056.700 Có TK 153: 1.056.700 : Biểu số 12 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Bộ phận: Bán hàng Tháng 1 năm 2009 STT Họ và tên Chức vụ Mức lương (VNĐ) Ngày công Lương (VNĐ) Phụ cấp đi lại 5% BHXH 1% BHYT Thực lĩnh (VNĐ) Tổng TN 1 Nguyễn Thu Hằng NV BH 800.000 26 800.000 200.000 40.000 8.000 952.000 952.000 2 Nguyễn Ngọc Hưng NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 3 Lương Văn Đồng NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 4 Đỗ thị Kim Thư NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 5 Nguyễn thị Thu Trang Tiếp thị 800.000 26 800.000 600.000 40.000 8.000 1.352.000 1.352.000 Tổng cộng 5.200.000 5.200.000 2.600.000 260.000 52.000 7.488.000 7.488.000 Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, được kết chuyển vào TK 911 Nợ TK 911: 15.531.900 Có TK 6421: 15.531.900 Để theo dõi chi phí bán hàng kết toán sử dụng sổ cái TK 6421 kết cấu được thể hiện : BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI KHOẢN CỐ ĐỊNH Số 21 Tháng 1 năm 2009 Số hiệu chứng từ Nơi sử dụng Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Ngày , tháng , năm Diễn giải Nguyên giá Năm sử dụng Giá trị hao mòn (tháng) Cộng dồn A B C D 1 2 3 4 33698 Bộ phận bán hàng 15/1/2004 Mua 1 dàn máy vi tinh 12.000.000 3 0 12.000.000 35865 Bộ phận quản lý 31/1/2004 Mua 1 chiếc ôtô 250.000.000 5 4.167.000 200.016.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biếu số 13 : SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu : 6421 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 25/1/08 3351 25/1/09 Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng 111 950.500 31/1/08 PC 31/1/09 Thanh toán tiền lương cho CNV 334 7.488.000 31/1/08 BL 31/1/09 Trích BHYT , BHXH 338 1.422.720 … … … … … … … Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 15.531.900 Cộng phát sinh 15.531.900 15.531.900 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng 2.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Các chi phí này được hạch toán vào TK 6422 "Chi phí quản l