Báo cáo thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu Hà Nội

1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty xuất nhập khẩu Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là TOCONTAP, trụ sở tại 36 Bà Triệu, Hà Nội được thành lập ngày 05/03/1956. Công ty là một trong những doanh nghiệp lớn của nhà nước, được thành lập sớm nhất trực thuộc Bộ ngoại thương nay là Bộ Thương mại. Trải qua 45 năm hoạt động và phát triển, Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội thăng trầm cùng với sự biến động của nền kinh tế. Trước kia, trong nền kinh tế tập trung với quy mô là một Tổng công ty, Công ty là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoại thương. Nhưng theo thời gian, tổ chức của công ty đã có nhiều biến đổi, tách dần một số bộ phận để thành lập một số công ty khác như: Năm 1964: tách thành lập ARRTEXPORT. Năm 1971: tách thành lập BARROTEX. Năm 1972: tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ công nghiệp nhẹ quản lý. Năm 1978: tách thành lập TEXTIMEX. Năm 1985: tách thành lập MECANIMEX. Năm 1987: tách thành lập LEAPRODOXIM. Năm 1990: tách công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm phía Nam thành công ty trực thuộc Bộ Thương mại. Đến năm 1993, để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường, theo đề nghị của Vụ trưởng vụ tổ chức và của giám đốc công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm, Bộ thương mại ra quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 333 TM/TVVB ngày 31/03/1993. - Tên công ty: Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội. - Tên giao dịch: TOCONTAP- Hà nội. - Trụ sở: Số 36- Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà nội. - Điện thoại: 8254191 - 8256576 - Fax : 844 - 255917 - Telex : 411258 TOC.VT - Tài khoản tiền Việt nam số : 396111100005 - Tài khoản ngoại tệ số : 36211137005 tại Vietcombank Tổng giám đốc: Bùi Thị Tuệ. 2. Chức năng, nhiệm vụ và những lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty. 2.1. Quyền hạn của công ty - Được quyền chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác, liên doanh thuộc các lĩnh vực xuất nhập khẩu với các nước trong và ngoài nước. -Được vay vốn kể cả ngoại tệ ở trong nước và ở nước ngoài, được huy động vốn trong dân nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, được hợp tác liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài để phát triển kinh doanh sản xuất của công ty theo quy chế hiện hành của Nhà nước và Bộ Thương mại. -Được tham gia hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hóa, tham gia các hội nghị , hội thảo chuyên đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty ở trong nước và ở nướcngoài. -Được cử cán bộ của Công ty ra nước ngoài hoặc mời khách nước ngoài vào Việt nam để giao dịch, đàm phán, ký kết các vấn đề thuộc phạm vi kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành của Nhà nước và Bộ Thương mại. - Được mở cửa hàng bán buôn, bán lẻ các sản phẩm do Công ty kinh doanh -Được quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quản lý của công ty. 2.2. Nhiệm vụ của Công ty -Dưới sự lãnh đạo của Bộ, Công ty phải xây dựng được những kế hoạch kinh doanh dài hạn hàng năm và các kế hoạch liên quan đến tài chính, tiền tệ, vận tải giao nhận, vật tư...Dựa vào nhu cầu của thị trường quốc tế và khả năng khai thác, sử dụng các phương thức mua bán thích hợp với các công ty nước ngoài và các cơ sở sản xuất trong nước để lập kế hoạch bổ sung ngoài chỉ tiêu Pháp lệnh của Nhà nước nhằm tăng nguồn hàng xuất khẩu. -Chủ động giao dịch với các cơ quan trong và ngoài nước để ký các hợp đồng kinh tế, dịch vụ với các đơn vị Vận tải, Bảo hiểm về hàng hoá xuất nhập khẩu trên cơ sở chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước và của Bộ trong danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu theo các chế độ, thể lệ của Nhà nước và pháp luật quốc tế. -Kết hợp chặt chẽ với các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước để tìm hiểu nghiên cứu thị trường và sắp xếp, xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi; tổ chức việc tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá an toàn, giảm tối đa tỷ lệ hao hụt sản phẩm. -Nghiên cứu tình hình sản phẩm và giá cả của thị trường thế giới, tình hình lưu thông các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh để có các biện pháp tranh thủ về giá cả buôn bán có lợi nhất; xuất khẩu những mặt hàng có lợi thế và nhập khẩu những hàng tiêu dùng, vật tư, thiết bị, phụ tùng cần thiết cho sinh hoạt, sản xuất, đảm bảo công tác xuất nhập khẩu đạt hiệu quả kinh tế cao. -Tham dự các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với các cơ quan kinh tế Nhà nước, các nước có quan hệ buôn bán trong lĩnh vực nghiệp vụ có liên quan. -Thực hiện các cam kết trong hoạt động mua bán ngoại thương và các hoạt động có liên quan đến công tác xuất nhập khẩu của Công ty. -Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và chính sách đối ngoại, đề cập với cấp trên những vấn đề có liên quan đến tiêu chuẩn chất lượng hay kĩ thuật. 2.3. Các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty. 2.3.1. Mặt hàng kinh doanh. Là công ty luôn kinh doanh xuất nhập khẩu tạp phẩm nên các mặt hàng của TOCONTAP rất đa dạng, bao gồm các mặt hàng mà Nhà nước không cấm xuất khẩu, nhập khẩu. Các mặt hàng truyền thống của Công ty bao gồm mặt hàng giầy dép, may mặc, dụng cụ thể thao, may tre đan và văn hoá phẩm. Hiện nay Công ty đã mở rộng kinh doanh thêm nhiều mặt hàng như: phụ tùng ôtô, xe máy, thép, thiết bị bể bơi, thiết bị điện, điện tử, thiết bị về khách sạn... Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các hoạt động dịch vụ như dịch vụ quá cảnh, gia công sản xuất, tái xuất hàng, chế biến hàng xuất khẩu và giao nhận hàng xuất khẩu tại các cảng biển Việt nam. Công ty còn liên doanh với Canađa để sản xuất và tiêu thụ mặt hàng chổi quét sơn, con lăn tường; xây dựng nhà máy bia Kiến An để sản xuất và tiêu thụ bia, nước ngọt; đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất mỳ ăn liền tại Lào... Các mặt hàng của Công ty tuy đa dạng nhưng hiện nay Công ty đang tập trung nhiều đến mặt hàng chủ lực, có khả năng thu lợi nhuận cao. Trong các mặt hàng xuất khẩu, ngoài chổi quét sơn ra, xuất khẩu phần lớn vẫn tập trung vào một số mặt hàng truyền thống như gốm sứ, mây tre đan, thảm đay... Đây là những mặt hàng xuất khẩu được Nhà nước khuyến khích, lại có thị trường rộng lớn, có khả năng phát huy các lợi thế hiện có của Việt nam như nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú, nguốn lao động dồi dào, lại không đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn. 2.3.2. Địa bàn kinh doanh TOCONTAP hoạt động kinh doanh trên phạm vi địa bàn cả trong và ngoài nước. Các bạn hàng trong nước chủ yếu của Công ty là các xí nghiệp, công ty, đơn vị sản xuất... không được phép xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệm để xuất nhập khẩu trực tiếp hay không thể tìm kiếm được thị trường. Công ty, với thâm niên hoạt động lâu năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, có thể nhận làm trung gian, thực hiện các nghiệp vụ như xuất nhập khẩu uỷ thác, gia công uỷ thác...cho các đơn vị trên. ở nước ngoài, bạn hàng của Công ty có ở rất nhiều nước, ngoài các thị trường truyền thống như EU, ASEAN, Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan..., công ty còn tìm kiếm được thêm nhiều thi trường mới giàu tiềm năng như thị trường Mỹ Latinh, Hàn Quốc, các nước Bắc âu. 2.3.3. Phương thức kinh doanh. Từ khi mới thành lập, TOCONTAP đã áp dụng hầu hết các phương thức kinh doanh được áp dụng trong ngành ngoại thương như hàng viện trợ, hàng mậu dịch, đổi hàng, uỷ thác, hợp tác gia công để đảm bảo sự phát triển của mình. Càng ngày, các phương thức kinh doanh của Công ty càng đa dạng và phong phú, đáp ứng được những đòi hỏi gắt gao của nền kinh tế thị trường, đổi mới để phát triển. Phương thức kinh doanh của Công ty có bán buôn, bán lẻ, làm đại lý, sản xuất theo đơn đặt hàng nước ngoài, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, liên doanh làm hàng xuất khẩu...nhằm cố gắng đạt những mục tiêu của chiến lược kinh tế đã vạch ra và đáp ứng kịp thời các nhu cầu đòi hỏi khác nhau trên thị trường. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty xuất nhập khẩu Hà nội. Mô hình tổ chức quản lý của công ty xuất nhập khẩu Hà nội: Tổng giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động của Công ty đến tất cả các phòng và cơ sở sản xuất, kinh doanh trong công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Thương mại. Phó tổng giám đốc được uỷ quyền duyệt phương án kinh doanh của công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác. Các phòng quản lý: Phòng tổ chức lao động: Tổ chức quản lý lao động của Công ty theo nhiệm vụ của Công ty như sắp xếp bố trí lao động, nhu cầu điều động của Tổng giám đốc. Trên cơ sở nẵm vững các qui định của Luật lao động và hợp đồng lao động. Tổ chức bảo vệ an toàn cho Công ty về an ninh chính trị, phòng ban bảo mật. Quy hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. Giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Phòng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề về đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh. Thông tin kịp thời các số liệu trong và ngoài nước có liên quan đếmn sản xuất kinh doanh và hoạt động của Công ty tìm hiểu các đối tác, phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trình ký; hướng dấn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của Công ty; tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của Công ty; lập báo cáo tổng hợp của Công ty trình bộ chủ quản và các ngành liên quan; theo dõi đôn đốc các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép, tờ khai hải quan để Tổng giám đốc nắm được tình hình kinh doanh của các bộ phận; hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền lương. Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc tiền tệ thông qua việc kiểm soát, và quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty; có trách nhiệm hướng dấn nghiệp vụ cho các đơn vị sản xuất kinh doanh về: mở sổ sách, theo dõi mọi hoạt động của đơn vị, các số liệu thống kê báo cáo, hạch toán nội bộ theo qui định của công ty và Bộ Tài chính; kiểm tra phương án kinh doanh đã duyệt và đối chiếu chứng từ để giúp các đơn vị hạch toán chính xác; góp ý và chịu trách nhiệm với từng phương án kinh doanh cụ thể; xác định lỗ, lãi để tính trả lương cho các đơn vị; xây dựng quy chế, phương thức cho vay vốn, giám sát việc theo dõi việc sử dụng vốn vay của Công ty và bảo lãnh vốn vay ngân hàng; nắm vững quá trình luân chuyển của từng hợp đồng nhằm ngăn chặn nguy cơ tồn đọng hoặc thâm hụt vốn, lập quỹ dự phòng để giải quyết kịp thời các phát sinh bất lợi; chủ động xử lý khi có thay đổi về tổ chức dân sự, lao động khi có liên quan đến vấn đề tài chính; trích lập các quỹ của lợi nhuận còn lại, quỹ phát triển luôn để mức lớn hơn 50% và quỹ dự phòng ở mức 10% Phòng hành chính quản trị: Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý điều hành về hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty có hiệu quả và tiết kiệm, đề xuất mua sắm đồ dùng phương tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty, sửa chữa nhà cửa, bảo vệ an toàn cơ quan, duy trì thời gian làm việc giữ vệ sinh đảm bảo môi trường Công ty sạch đẹp văn minh. Các phòng nghiệp vụ: Công ty có các phòng xuất nhập khẩu được đánh số từ 1 đến 8, nhưng đến năm 2000, Công ty đã tổ chức sáp nhập phòng số 5 vào phòng số 8, vì vậy, hiện nay TOCONTAP có tất cả 7 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Các phòng này trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh của Công ty theo cơ chế “khoán”. Ngoài ra Công ty còn có các chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh và xí nghiệp TOCAN là xí nghiệp liên doanh với Canađa chuyên sản xuất chổi quyét sơn. Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc Các đơn vị trực thuộc Các phòng c quản lý Các phòng nghiệp vụ Chi nhánh tại tp. HCM Phòng kế toán - tài chính Phòng XNK 1 Chi nhánh tại Hải Phòng Phòng tổ chức lao động Phòng XNK 2 Phòng hành chính - quản trị Phòng XNK 3 Phòng tổng hợp Phòng XNK 4 Phòng XNK 6 Phòng XNK 8 Phòng XNK 7 Xí nghiệp TOCAN Phòng kho vận Sơ đồ tổ chức Công ty XNK tạp phẩm.