Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn vận tải và thương mại thế hệ

tải là: Công ty liên doanh khí hoá lỏng Thăng Long, công ty bia Hà Nội, công ty liên doanh nhà thép tiền chế Zamill. Bên cạnh đó công ty còn là đại lý bán các loại ô tô như xe con, xe khách, xe tải hạng nhẹ 1,4 tấn đến 5,5 tấn. Cùng với việc bán xe, Công ty đã mở trung tâm bảo hành và sửa chữa xe ô tô. Đồng thời công ty cũng là nhà phân phối dầu Sell của các tỉnh phía Bắc. Đối với hoạt động vận tải ô tô: Công ty ký hợp đồng vận tải theo nhu cầu của khách hàng. Cụ thể là vận chuyển bình ga cho Công ty Liên doanh khí hoá lỏng Thăng Long, vận chuyển bia cho Công ty Bia Hà Nội, vận chuyển các cấu kiện nhà thép cho Công ty Liên doanh chế tạo nhà thép tiền chế Zamin. Đối với hoạt động bán hàng: công ty đã đưa ra nhiều hình thức bán hàng như: Bán hàng trực tiếp( phương thức này được công ty áp dụng chủ yếu), bán hàng thông qua trung gian, hoặc khi bán xe cho người nào đó nhân viên sẽ dùng chính người đó quảng cáo, giới thiệu khách hàng cho công ty. Hơn nữa công ty đã sử dụng rất nhìêu hình thức xúc tiến tiêu thụ như: - Dùng đội ngũ nhân viên đi tiếp thị , giới thiệu sản phẩm tới từng vùng, đặt mối quan hệ tốt với những nơi đã đến. - Công ty đã sử dụng nhiều hình thức quảng cáo như: tham gia hội trợ triển lãm, quảng cáo trên các phương tiện thông tin, gắn tên và địa chỉ công ty trên các sản phẩm đã bán,… Đồng thời công ty cũng có nhiều hình thức khuyến mại như : khuyến mại trực tiếp bằng tiền hoặc có thể tặng kèm phụ tùng ,… - Công ty đã thực hiện chế độ bảo hành, bảo dưỡng rất chu đáo vì vậy đã tạo được uy tín với khách hàng. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Vận tải là ngành sản xuất đặc biệt, sản phẩm vận tải được hình thành bằng quá trình di chuyển hàng hoà từ nơi này đến nơi khác và được đo bằng các chỉ tiêu tấn, km, hàng hoá vận chuyển. Việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: - Công ty quản lý quá trình hoạt động theo nhiều khâu khác nhau như giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, thanh toán các hợp đồng, lập kế hoạch điều vận, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. - Các kế hoạch được công ty cụ thể hoá từng ngày, tuần, định kỳ ngắn, các xe và phương tiện làm việc ở bên ngoài công ty là chủ yếu; do đó công ty đã xây dựng chế độ vật chất rõ ràng, vận dụng cơ chế khoán, thưởng về hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, chính xác. - Phương tiện vận tải (ô tô) là TSCĐ chủ yếu, quan trọng trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải, do đó công ty cần phải quan tâm theo dõi một cách chính xác tình hình sử dụng, nguyên giá, chi phí khấu hao, tiêu hao năng lượng, hiệu suất sử dụng của TSCĐ. - Theo dõi các chuyến vận chuyển trên các tuyến đường xấu, cầu phà, điều kiện khí hậu địa lý…để đảm bảo cho việc tập hợp chi phí, xác định giá thành dịch vụ được chính xác. Với các đặc điểm sản xuất như vậy công ty luôn xác định được vai trò, nhiệm vụ cụ thể của mình để làm sao phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành dịch vụ vận tải. 2.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được kiện toàn và hoàn thiện, là một cơ cấu khoa học, ổn định, hoạt động có hiệu quả. Bộ máy của công ty được tổ chức từ trên xuống dưới và thực hiện các chức năng sau: - Tổ chức sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu khoa học, hợp lý của từng nhiệm vụ, từng bộ phận. - Tổ chức khai thác nguồn hàng ,tìm kiếm thị trường. - Tổ chức cung cấp xử lý thông tin về tình hình tài sản và tài chính trong công ty, tổ chức kiểm soát nội bộ có hiệu quả. - Tổ chức cơ cấu của từng bộ phận một cách phù hợp nhằm đạt hiệu quả lao động cao,thực hiện đầy đủ các chính sách nghĩa vụ với cấp trên,với nhà nước và các tổ chức xã hội. Bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng. Trong quản lý, người lãnh đạo của công ty được sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng để ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Bộ máy quản lý của các công ty được thực hiện theo các sơ đồ sau: sơ đồ công ty Ban gi¸m ®èc sơ đồ 2.1 Phòng kinh doanh Trung tâm bảo hành Phòng kỹ thuật vật tư Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng vận tải - Giám đốc công ty là người lãnh đạo toàn công ty, có trách nhiệm lớn nhất đối với toàn công ty. - Các phó giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ chia sẻ nhiệm vụ với giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh (có 2 người). + Phó giám đốc kỹ thuật. - Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh: + Phòng vận tải: Chịu trách nhiệm điều hành các loại xe và phương tiện vận tải lên phương án sản xuất, tính toán chi phí, hiệu quả hạch toán của từng phương tiện … + Phòng đại lý vận tải: Thực hiện các hợp đồng đại lý vận tải, đại lý bán dầu Shell, lên phương án tính toán chi phí. + Phòng kinh doanh : Trực tiếp thực hiện việc mua bán ôtô Suzuki và Isuzu. + Phòng kỹ thuật vật tư: Quản lý kỹ thuật, phương tiện vận tải cung ứng vật tư . + Trung tâm bảo hành sửa chữa: Theo dõi bảo hành, sửa chữa ô tô. + Phòng kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước .Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu đồng vốn. + Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về công tác quản lý cán bộ lao động, tiền lương, đào tạo hành chính, bảo vệ. 2.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty vận tải và th­¬ng m¹i. 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty vận tải và th­¬ng m¹i. 2.3.1.1. Cơ cấu bộ máy kế toán. Lao động kế toán và cơ cấu lao động kế toán trong bộ bộ máy được khái quát qua bảng tư liệu sau: Bảng 2.1: Lao động kế toán trong bộ máy kế toán Họ và tên Giới Tính Tuổi Trình độ Thâm niên Chức vụ 1.Nguyễn Thị Thu Hiền Nữ 35 Thạc sĩ 10 Kế toán trưởng 2.Đào Thị Hải Yến Nữ 27 Đại học 5 Kế toán doanh thu, công nợ 3.Phạm Thanh Phương Nam 26 Đại học 4 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 4.Trịnh Minh Hà Nữ 25 Cao đẳng 2 Kế toán chi phí và giá vốn 5.Trần Thị Thuỷ Nữ 28 Cao đẳng 6 Kế toán TSCĐ và vật tư 6. Đỗ Việt Hùng Nam 26 Cao đẳng 5 Kế toán xưởng 7.Nguyễn Thị Hương Nữ 24 Trung cấp 3 Thủ quỹ ( Nguồn phßng nh©n sự C«ng ty vận tải và th­¬ng m¹i) 2.3.1.2. Cơ cấu tổ chức. Do đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất gọn nhẹ, tập trung nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tập trung theo một cấp. Toàn bộ công tác kế toán trong công ty tập trung tại phòng kế toán. Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán doanh thu và công nợ Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán Chi phí và giá vốn Kế toán TSCĐ và hàng tồn kho Kế toán xưởng Thủy quỹ Bộ máy kế toán của công ty gồm 7 người : Đứng đầu là kế toán trưởng, sau là thủ quỹ, 5 kế toán chi tiết (trong đó 1 kế toán xưởng sửa chữa). - Kế toán trưởng : có trách nhiệm phối hợp giữa các nội dung của công tác kỹ thuật nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình lãnh đạo khi cần thiết ,cùng lãnh đạo công ty lập kế hoặch sản xuất kinh doanh, tính toán, phân tích phương án kinh doanh để lựa chọn phương án kinh doanh tốt nhất. - Kế toán chi tiết: Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi tài sản, phân bổ chi phí, bảo đảm cung cấp kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi đôn đốc thu nợ tiền hàng, công nợ, thực hiện các khoản chi phí phục vụ nộp ngân sách, quay vòng vốn nhanh, có hiệu quả. - Kế toán xưởng : Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tại xưởng sửa chữa ,tình hình doanh thu, chi phí, nguyên nhiên vật liệu … tại xưởng. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để tiến hành xuất nhập quỹ … ghi sổ trong ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. 2.3.2. Đặc diểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty vận tải và thương mại 2.3.2.1.Chính sách kế toán áp dụng - Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ) - Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ - Phương pháp khấu hao đường thẳng - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Chế độ kế toán đang áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- TBC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính. 2.3.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty vận tải và th­¬ng m¹i về cơ bản giống với hệ thống tài khoản được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC, với những đặc điểm sau: Về TSCĐ: Công ty vận tải và th­¬ng m¹i hạch toán TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo dõi trên các tài khoản : TK211, TK 214. Về hàng tồn kho: Khi nhập kho vật tư hạch toán vào TK 152, hàng hóa hạch toán vào TK 156, ... * Chế độ chứng từ kế toán: Để phản ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, Công ty vận tải và th­¬ng m¹i đã sử dụng hệ thống chứng từ gồm 5 chỉ tiêu: -Chứng từ lao động và tiền lương: 1. Bảng chấm công. 2. Bảng thanh toán tiền lương. 3. Phiếu báo làm thêm giờ. -Chứng từ hàng tồn kho: 1. Thẻ kho. 2. Phiếu xuất kho. 3. Phiếu nhập kho. 4. Biên bản kiểm kê vật tư. -Chứng từ mua, bán hàng: 1. Hóa đơn GTGT mua hàng. 2. Bảng kê bán hàng. -Chứng từ về tiền : 1. Phiếu thu. 2. Phiếu chi. 3. Giấy đề nghị tạm ứng. 4. Giấy đề nghị thanh toán. 5. Giấy biên nhận. 6. Biên bản kiểm kê quỹ. -Chứng từ về tài sản cố định: 1. Thẻ TSCĐ. 2. Biên bản giao nhận TSCĐ. 3. Biên bản đánh giá TSCĐ. 4. Biên bản giao nhận sửa chữa lớn, thanh lý TSCĐ. * Chế độ sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ với các loại sổ sau: Sổ kế toán tổng hợp gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái các tài khoản. Hệ thống sổ chi tiết bao gồm các loại sổ sau: Sổ, thẻ chi tiết kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp các chỉ tiêu về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ để Báo cáo Tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết chủ yếu sau: + Thẻ tài sản cố định + Sổ chi tiết vật tư hàng hóa + Thẻ kho + Sổ chi phí sản xuất + Thẻ tính giá thành + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách…. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ Kế toán Chứng từ ghi sổ SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ BCĐ số PS Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán (Hình thức chứng từ ghi sổ) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu Ghi chú: * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán , kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ , tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi kế toán đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để làm Báo cáo tài chính. * Chế độ báo cáo tài chính  Báo cáo kế toán Công ty thực hiện theo quy định của luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Báo cáo gồm:       - Bảng cân đối kế toán: ( mẫu số B01 – DN )       - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: ( mẫu số B02 – DN )       - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: ( mẫu số B03 – DN )       - Bản thuyết minh báo cáo tài chính: ( mẫu số B09 – DN ) 2.4. Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.4.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty. Một trong những nhiệm vụ chính của công ty là bảo hành, sửa chữa các loại ô tô, đặc biệt là nhận ủy thác bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki nên các loại nguyên vật liệu, đặc biệt là phụ tùng ô tô rất phong phú và đa dạng về chủng loại, có hơn 500 loại khác nhau. Bao gồm từ những vật liệu nhỏ nhất như: Đai ốc, lò xo, vít khóa cửa, bóng đèn, cầu chì, móng hãm, phớt dầu, lọc xăng,…đến những vật liệu có giá trị lớn như: Sảm sóc, nồi ép Vita, bộ ron máy, bộ lọc gió, lốp xe,…Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được chia thành từng nhóm có kích cỡ và tính năng kỹ thuật khác nhau. Tại công ty, nguyên vật liệu chính phục vụ sửa chữa, bảo hành ô tô chính là các phụ tùng thay thế như: Lọc xăng, nồi ép li hợp, phanh,… Chính vì tính đa dạng về chủng loại với nhiều kích cỡ, giá trị, tính năng kỹ thuật khác nhau của nguyên vật liệu tại công ty mà việc quản lý đòi hỏi phải hết sức khoa học, chính xác để đảm bảo việc nhập, xuất đúng vật liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty. Vì vậy, đòi hỏi mỗi công ty phải có biện pháp nhất định để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của công ty. 2.4.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. * Phân loại theo mục đích sử dụng: Phân loại theo mục đích sử dụng, nguyên vật liệu của công ty gồm những loại sau: - Nguyên vật liệu trong kho dùng cho dịch vụ bỏ hành, sửa chữa ô tô: bao gồm các nguyên vật liệu ở trong kho được dùng cho mục đích sửa chữa tất cả các loại ô tô và đặc biệt là bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki. - Nguyên vật liệu trong kho dùng cho kinh doanh: là những nguyên vật liệu ngoài phục vụ sửa chữa còn dùng để kinh doanh, bán ra thị trường. * Phân loại theo bộ mã vật tư: Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán về số lượng, giá trị với từng thứ nguyên vật liệu, công ty đã mở chi tiết danh mục nhóm vật tư. Danh mục thống nhất tên gọi, mã ký hiệu của từng danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi một loại nguyên vật liệu có một mã riêng rất thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi. 2.4.3. Quản lý nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý chặt chẽ vật tư ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm chi phí hạ, giá thành là cơ sở để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm những rỏi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát tư yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và khoa học, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ qua từng khâu. 2.4.3.1. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu thu mua. Việc mua sắm nguyên vật liệu của công ty phần lớn là đặt hàng của hãng nên rất yên tâm về nguồn gốc xuất xứ và chất lượng . Đảm bảo việc cung ứng kịp thời, đúng chủng loại, đáp ứng tốt cho nhu cầu sửa chữa, bảo hành cũng như kinh doanh của công ty. 2.4.3.2. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu bảo quản. Việc bảo quản nguyên vật liệu được công ty hết sức coi trọng. Hiện tại, công ty có kho để dự trữ nguyên vật liệu khá tốt. Trang thiết bị của kho khá hiện đại, đảm bảo phục vu công tác kiểm tra, bảo quản nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng. 2.4.3.3. Quản lý nguyên vật liệu tai khâu sử dụng. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty phải căn cứ vào nhu cầu sửa chữa, và kế hoạch kinh doanh. Việc xuất nguyên vật liệu đòi hỏi phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ cần thiết và được ghi chép đầy đủ chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. 2.4.3.4. Quản lý nguyên vật liệu tai khâu dự trữ. Công ty căn cứ vào tình hình sửa chữa, kinh doanh mà quy định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với từng loại nguyên vật liệu cho phù hợp, tránh tình trạng ứ đọng làm ảnh hưởng đến việc sử dụng vốn lưu động . Mặt khác, vẫn phải đảm bảo không bị gián đoạn hoặc ngưng trệ quá trình sản xuất kinh doanh do thiếu nguyên vật liệu. 2.5. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.5.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là do đặt mua hàng của các hãng. Thông thường thì: Giá NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua - Chiết khấu, giảm giá được hưởng. Nhưng thực tế nguyên vật liệu mà công ty mua thường do hãng chuyển đến và giao tại kho công ty nên không không phát sinh khoản chi phí thu mua. 2.5.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Hiện tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này thì nhũng vật tư mua trước sẽ được xuất trước. Và giá trị hàng tồn kho là giá trị hàng mua cuối kỳ. 2.6. Thủ tục nhập , xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.6.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ, thủ tục thu mua và nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng phục vụ cho hoạt động sửa chữa và bảo hành ô tô được tiến hành chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng từng bộ phận. Hàng ngày, căn cứ vào lượng các loại phụ tùng còn tồn trong kho và căn cứ vào nhu cầu sửa chữa trong thời gian sắp tới, bộ phận phụ tùng lên kế hoạch đặt hàng Đơn đặt hàng (Biểu số 2.1). Từ đơn đặt hàng chuyển cho giám đốc xưởng duyệt. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán vật tư. (Nếu lượng hàng cần nhập có giá trị từ 20 triệu trở lên thì phải chuyển cho giám đốc công ty duyệt). Tiếp đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra lại và sẽ tiến hành đặt hàng với hãng. Khi hãng nhận được đơn đặt hàng thì sẽ thông báo thời gian giao của các mặt hàng, phụ tùng đã đặt. Hàng sẽ được hãng giao lại tại kho của công ty. Khi phụ tùng về đến kho, nhân viên quản lý phụ tùng cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra, kiểm đếm đúng số lượng và chủng loại theo đơn đặt hàng đã duyệt và so sánh đối chiếu với phiếu giao hàng của hãng (Biểu số 2.2). Sau đó chuyển phiếu giao hàng của hãng đã được thủ kho ký duyệt lên cho kế toán tiến hành nhập kho. (Biểu số 2.3). Đến cuối tháng, tập hợp tất cả các đơn đặt hàng, hãng sẽ viết hoá đơn cho toàn bộ số phụ tùng công ty đã đặt mua trong tháng (Biểu số 2.4. Hoá đơn GTGT) Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội ĐƠN ĐẶT HÀNG GHI CHÚ: …………………………….. NGÀY ĐẶT HÀNG NGÀY GIAO HÀNG 06/01/2009 07/01/2009 STT Mã số phụ tùng Tên phụ tùng ĐVT Số lượng đặt 1 2 3 4 5 6 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 48572 - 85601 09262 - 35031 15100 - 75 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Cao su thước lái số 2 Bộ bạc đạn Bơm xăng Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 5 4 2 Cộng 14 Người lập (Ký, họ tên) Giám đốc xưởng (Ký, họ tên) KT vật tư (Ký, họ tên) KT vật tư (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.1 : Đơn đặt hàng PHIẾU GIAO HÀNG CÔNG TY LIÊN DOANH VIỆT NAM SUZUKI Phường Bình Đa, TP Biên Hoà, Đồng Nai TÊN ĐẠI LÝ: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ Số1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,xã Hoàng liệt,huyện Thanh Trì,thành phố Hà Nội GHI CHÚ: MS Xuất hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng Số hoá đơn 82544 06/01/2009 07/01/2009 103.434 STT Mã phụ tùng Tên phụ tùng Số lượng đặt Số lượng giao Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 4170077E10009262 - 35031 15100 - 75 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Giam sóc sau Bộ bạc đạn Bơm xăng 1 1 1 1 4 2 1 1 1 1 4 2 259.135 157.500 204.898 560.000 162.500 990.000 259.135 157.500 204.898 560.000 648.000 1.980.000 Cộng 3.809.533 VN - SUZUKI duyệt đơn đặt hàng Ngày: 21/01/2009 (Đóng dấu, ký tên) Đại lý xác nhận nhận hàng Ngày 21/01/2009 (Đóng dấu, ký tên) Biểu 2.2: Phiếu giao hàng Đơn vị: T & H Bộ phận:……………. Mẫu số 01 – VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Số: 05 Nợ: ….. Có: ….. Họ và tên người giao hàng: CTYLD SUZUKI VN Theo: PGH Số: 103.434 ngày 07tháng 01 năm 2009 Nhập tại kho: Chị Hương STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Giảm sóc sau Bộ bạc đạn Bơm xăng 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 4170077E00 09262 - 35031 15100 - 75 chiếc chiếc chiếc chiếc chiếc chiếc 1 1 1 1 4 2 1 1 1 1 4 2 259.135 157.500 204.898 560.000 162.500 990.000 259.135 157.500 204.898 560.000 648.000 1.980.000 Cộng 3.809.533 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba triệu tám trăm linh chín nghìn năm trăm ba ba đồng. Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.3: Phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT CÔNG TY LIÊN DOANH VN SUZUKI Phường Bình Đa, TP Biên Hoà, Đồng Nai Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu seri: AA/2009-T Số :……. MS: Tên khách hàng: CTY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ Địa chỉ khách hàng:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội Hình thức thanh toán: 100% trong vòng 30 ngày Tài khoản: ………………………… STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Phụ tùng tháng 01 80.787.250 Tổng cộng tiền hàng 80.787.250 Thuế suất GTGT (VAT): 10%. Tiền thuế GTGT (VAT): 8.087.725 Tổng cộng thanh toán 88.865.975 Tổng cộng tiền thanh toán (Bằng chữ): Tám mươi tám triệu tám trăm sáu lăm nghìn chín trăm bảy lăm đồng. Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Khách hàng Người bán Cty Liên doanh VN Suzuki Ký duyệt Biểu số 2.4: Hoá đơn GTGT 2.6.2. Thủ tục xuất kho 2.6.2.1. Xuất phụ tùng phục vụ cho sửa chữa. Khi có xe vào xưởng, dựa vào nhu cầu sửa chữa của khách hàng. Bộ phận quản lý phân xưởng tiến hành thủ tục nhận xe và thống nhất với khách hàng về phương án sửa chữa sau đó lập lệnh sửa chữa. (Biểu số 2.5) Lệnh sửa chữa được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất phụ tùng theo lệnh. Phụ tùng sẽ được chuyển cho tổ sửa chữa, tổ trưởng tổ sửa chữa sẽ tiến hành ký nhận phụ tùng với thủ kho. (Biểu số 2.6 - Phiếu xuất kho) Khi xe sửa chữa hoàn thành cố vấn dịch vụ sẽ làm quyết toán sửa chữa (đính kèm phiếu xuất kho của thủ kho) chuyển cho kế toán xưởng xác nhận, thu tiền và lập hoá đơn cho khách hàng.(Biểu số 2.7-Quyết toán sửa chữa) Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt,Thanh Trì, Hà Nội LỆNH SỬA CHỮA Cố vấn dịch vụ: Trần Minh Thành Chủ xe: Anh Thắng Đ/c: Văn Điển Điện thoại: ……….. Mã số thuế:…….. Lái xe: ……….. Điện thoại:……… Biển số xe: 29 M -3531 Loại xe:Suzuki Mã kiểu xe: 7 chỗ Ngày mua:…………. Số khung: Số máy: Lần S/c trước: Ngày vào xưởng: 22/01/2009. Thời gian nhận xe : Thời gian giao xe: Mã số Nội dung bảo dưỡng sửa chữa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Công lao động: 310.000 Đc: Trường Bảo dưỡng dịch vụ định kỳ 60.000 km. Thay dầu, lọc dầu Bảo dưỡng phanh, lắp ráp phụ tùng 0 60.000 250.000 Phụ tùng Ma vít Dây ly hợp Lọc dầu Su Cảm biến không tải Bóng đèn Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 1 1 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 Loại hình sửa chữa: Giá trị BHDHMF Tổng chi phí trước thuế: Thuế GTGT (VAT) 10% Tổng chi phí sau thuế 999.662 99.966 1.099.628 Khách hàng (Ký,họ tên) Cố vấn DV (Ký,họ tên) Đốc công (Ký,họ tên) Tổ trưởng (Ký,họ tên) Kế toán (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên) Biểu đồ 2.5 Lệnh sửa chữa Đơn vị: T & H Bộ phận:……………. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 01 năm 2009 Số: 08 Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng : Lý do xuất kho, xuất vật tư : sửa chữa xe Suzuki Xuất tại kho: chị Hương STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Ma vít Dây ly hợp Lọc dầu Su Cảm