Chuyên đề Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở công ty xăng dầu khu vực III

kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Cuối kỳ kết chuyển số chi phí bán hàng, chi phí QLDN , ghi: Nợ TK 911 Có TK 641,642 - Tính và kết chuyển số chi phíbán hàng và chi phí QLDN còn lại kỳ tr−ớc vào kết quả kỳ này ( nếu có), ghi: Nợ TK 911 Có TK 142 - Kết chuyển lãi hoặc lỗ kinh doanh trong kỳ: 38 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Nếu lãi kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421- Lãi ch−a phân phối + Nếu lỗ kế toán ghi: Nợ TK 421 - Lãi ch−a phân phối Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh 39 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần II Tình hình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty xăng dầu khu vực III I- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu kv3. 1-Sơ l−ợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty xăng dầu khu vực III Hải phòng là một doanh nghiệp Nhà n−ớc trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt nam (Petrolimex - Bộ Th−ơng mại). Trụ sở của Công ty đóng tại số 1 Ph−ờng Sở Dầu - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải phòng. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam kinh doanh các loại gas, xăng dầu ... trên địa bàn Thành phố Hải phòng và khu vực lân cận. Sự ra đời của công ty xăng dầu khu vực III không chỉ là b−ớc ngoặt, b−ớc đổi đời đối với công nhân xăng dầu Hải phòng, không chỉ là một dấu mốc quan trọng cho sự ra đời ngành xăng dầu cách mạng mà chính nó đã khẳng định vị trí quan trọng của xăng dầu trong nền kinh tế quốc dân. Quá trình hình thành và phát triển của công ty là một quá trình đấu tranh, gian khổ nh−ng vẻ vang, là quá trình hoàn thiện tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của đất n−ớc. Ngày 19.1.1995 Bộ Th−ơng mại ra Quyết định số 52 TM/ TCCB hợp nhất Công ty dầu lửa và Tổng công ty xăng dầu thành Tổng công ty xăng dầu Việt nam, theo đó Chi nhánh dầu lửa Hải phòng đ−ợc hợp nhất với Công ty xăng dầu khu vực III và mang tên gọi cho đến nay là Công ty xăng dầu khu vực III. Trong cơ chế mới, công ty không những tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, đảm bảo thoả mãn xăng dầu cho mọi nhu cầu của các ngành kinh tế, quốc phòng và đời sống xã hội còn đẩy nhanh quá trình nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị, khẩn tr−ơng mở rộng và phát triển thị tr−ờng, tạo ra những lợi thế và giữ vững uy tín của mình trên thị tr−ờng khu vực. Công ty luôn hoàn thành suất sắc các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị ngành giao cho, luôn giữ vai trò chỉ đạo trong kinh doanh xăng dầu trên thị tr−ờng Hải phòng và khu vực, làm tròn nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n−ớc, ổn định và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. 2. Chức năng nhiệm vụ - Bộ máy tổ chức của công ty : Công ty xăng dầu khu vực III là một doanh nghiệp nhà n−ớc trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, có chức năng: Tổ chức kinh doanh, đảm bảo thỏa mãn các loại xăng dầu và dịch vụ xăng dầu cho các đơn vị kinh tế, quốc phòng và tiêu 40 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp dùng xã hội trên địa bàn Hải phòng và khu vực, theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách với nhà n−ớc, hoạt động kinh doanh theo luật pháp nhà n−ớc đồng thời không ngừng nâng cao phúc lợi và đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quan tâm làm tốt công tác XH và từ thiện; Xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam (PETROLIMEX) tại Hải Phòng và khu vực, có nhiệm vụ cụ thể là: 1) Nắm nhu cầu, lên cân đối, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tổ chức kinh doanh có hiệu quả các mặt hàng xăng dầu, hơi đốt... thỏa mãn nhu cầu sản xuất, tiêu dùng của xã hội theo cơ chế thị tr−ờng có điều tiết, đảm bảo bình ổn về giá xăng dầu trên thị tr−ờng khu vực trong từng giai đoạn theo quy định của nhà n−ớc. 2) Mở rộng và phát triển kinh doanh dịch vụ một số mặt hàng khác mang tính chất kinh doanh phụ và dịch vụ chuyên ngành, bao gồm : Tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót, vận chuyển, bao thầu, uỷ thác, tái sinh, pha chế, thay dầu, rửa xe và các dịch vụ kỹ thuật mang tính chất chuyên ngành khác. 3) Tổ chức hạch toán quản lý và kinh doanh có lãi trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn đ−ợc giao. Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà n−ớc. 4) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đầu t− xây dựng và đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật đồng thời mở rộng mạng l−ới bán lẻ phục vụ có hiệu quả cho công tác kinh doanh và thoả mãn tốt nhất mọi nhu cầu xăng dầu cho xã hội. 5) Bảo đảm an toàn sản xuất, hàng hoá, con ng−ời, bảo vệ môi sinh môi tr−ờng. Giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong địa bàn và khu vực, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. 6) Quản lý và sử dụng lao động, vật t−, tiền vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Thực hiện phân phối kết quả sản xuất kinh doanh cho ng−ời lao động đúng chế độ, chính sách. Chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần và điều kiện làm việc cho ng−ời lao động. Đào tạo, bồi d−ỡng, xây dựng đội ngũ CBCNV tr−ởng thành về mọi mặt nhằm không ngừng nâng cao trình độ quản lý, trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh và phát triển trong cơ chế mới. Để thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ đ−ợc giao, bộ máy tổ chức quản lý và theo đó là nhiệm vụ của các bộ phận luôn đ−ợc công ty quan tâm xây dựng và đổi mới phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của Tổng công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của đơn vị. Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty đ−ợc xây dựng và tổ chức theo kiểu trực tuyến tham m−u nh− sau : + Giám đốc công ty : Giám đốc công ty là ng−ời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm tr−ớc Tổng công ty và Nhà n−ớc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là ng−ời đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, 41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm tr−ớc cấp trên về mọi hợp đồng đó, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen th−ởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên d−ới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà n−ớc và quy định của Tổng công ty. Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho CBCNV trong công ty. + Phó giám đốc : Hiện tại công ty có 2 phó giám đốc và do vậy có sự phân công trách nhiệm trong ban giám đốc để các phó giám đốc đi sâu giúp giám đốc từng mặt công tác cụ thể nh− sau : - Phó giám đốc kỹ thuật : Phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác quản lý kỹ thuật, vật t−. - Phó giám đốc nội chính : Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra bảo vệ, hành chính, lao động tiền l−ơng, công tác thi đua, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác đoàn thể quần chúng. Ban giám đốc công ty hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; Thực hiện chế độ thủ tr−ởng trong lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực . + Kế toán tr−ởng : Giúp cho giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà n−ớc trong hoạt động kinh doanh của công ty . + Các phòng nghiệp vụ : - Là cơ quan tham m−u giúp việc cho giám đốc (phó giám đốc) về từng mặt công tác, đáp ứng công tác chỉ đạo và điều hành của giám đốc với các đơn vị. - Tr−ởng phòng là ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về phần nghiệp vụ của phòng đ−ợc giao, có trách nhiệm h−ớng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về kỹ thuật, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Mối quan hệ giữa các phòng là bình đẳng, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành nhiệm vụ của giám đốc giao. + Các đơn vị trực thuộc : Là những bộ phận trực tiếp quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đ−ợc giao. Tổ chức có hiệu qủa các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trên nguyên tắc phục vụ kinh doanh chính và có lãi. Tham m−u, đề xuất với giám đốc các vấn đề về tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của bộ phận. Mô hình tổ chức của công ty hiện nay bao gồm 29 đầu mối trực thuộc, trong đó: - Phòng ban nghiệp vụ : 6 - Các đơn vị trực thuộc : 5 - Các cửa hàng bán lẻ : 20 Cụ thể nh− sau : a) Khối các phòng ban NV bao gồm : b) Khối các đơn vị trực thuộc công ty : 42 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1- Phòng kinh doanh xăng dầu . 2- Phòng Tổ chức cán bộ - LĐTL . 3- Phòng kế toán tài vụ . 4- Phòng quản lý kỹ thuật . 5- Phòng tin học . 6- Phòng hành chính quản trị 1- Tổng kho xăng dầu Th−ợng lý 2- X−ởng Cơ khí . 3- Đội xe . 4- Đội bảo vệ cứu hoả . 5- Cửa hàng KDVT− tổng hợp . c) Khối các cửa hàng bán lẻ : 1- Cửa hàng xăng dầu Hải Phòng . 2- Cửa hàng xăng dầu Th−ợng Lý . 3- Cửa hàng xăng dầu Quán Toan . 4- Cửa hàng xăng dầu Trúc Sơn . 5- Cửa hàng xăng dầu Đại Bản . 6- Cửa hàng xăng dầu Thuỷ Tinh . 7- Cửa hàng xăng dầu Lê Lai . 8- Cửa hàng xăng dầu Lạch Tray . 9- Cửa hàng xăng dầu Đổng Quốc Bình 10- Cửa hàng xăng dầu Tam Bạc . 11- Cửa hàng xăng dầu Đồ Sơn . 12 - Cửa hàng xăng dầu Đồ sơn 1 13 - Cửa hàng xăng dầu Kiến An 14 - Cửa hàng xăng dầu An Tràng . 15 - Cửa hàng xăng dầu Tiên Lãng 16- Cửa hàng xăng dầu Vĩnh Bảo 17 - Cửa hàng xăng dầu Minh Đức 18 - Trạm vận chuyển, kinh doanh xăng dầu đ−ờng thuỷ . 19- Cửa hàng xăng dầu An lạc 20- Cửa hàng xăng dầu Quang trung Toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty đ−ợc trình bày theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Nội chính Phòng Tin học Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức CB Phòng H.chính Đội bảo vệ cứu hoả 18 C.hàng Bán lẻ CHKD Vt− t. hợp đội xe X−ởng Cơ khí Tổng kho XD T.Lý 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Mô hình hạch toán kinh doanh của công ty hiện đang áp dụng với từng nhóm hàng kinh doanh nh− sau: * Kinh doanh nhiên liệu chính : Gồm 5 mặt hàng : xăng Mogas 903, xăng Mogas 92, Diezel, nhiên liệu phản lực JET A-1, TC-1, dầu hoả, Mazut hàng hải, Mazut đốt lò. Hàng tháng, hàng quí Công ty trên cơ sở năm bắt đ−ợc nhu cầu tiêu thụ xăng dầu trên thị tr−ờng lập đơn hàng để Tổng công ty có căn cứ sắp xếp và đảm bảo cung cấp nguồn hàng đầy đủ, kịp thời. Giá hàng nhập kho đ−ợc qui định tại từng kỳ giá cụ thể. Giá bán ra Công ty tự cân đối trong khuôn khổ giá trần do Nhà n−ớc qui định. Với đặc điểm kinh doanh có sự điều tiết của nhà n−ớc việc nhập khẩu hàng hoá đ−ợc quy về một mối là Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, sau đó hàng hoá đ−ợc chuyển giao cho các công ty thành viên. Vì vậy kết quả kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố khách quan nh− giá cả trên thị tr−ờng thế giới và trong khu vực. Đặc biệt là tr−ớc và trong thời gian xảy ra chiến tranh IRắc, giá cả xăng dầu trên thị tr−ờng thế giới và khu vực luôn trong tình trạng biến động mạnh làm ảnh h−ởng lớn đến thị tr−ờng tiêu thụ xăng dầu trong n−ớc. Tổng công ty xăng dầu Việt nam nói chung và Công ty xăng dầu khu vực III nói riêng, vừa phải tham gia đảm bảo đủ nguồn hàng cho nhu cầu tiêu dùng trong n−ớc, vừa đảm bảo bình ổn giá cả, chống các biểu hiện đầu cơ tích trữ xăng dầu giữ gìn trật tự đời sống xã hội. Và cũng trong giai đoạn này, Công ty kinh doanh các mặt hàng xăng dầu không có lãi, thậm chí có những lúc còn lỗ không bù đắp đ−ợc chi phí. Bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, Công ty còn mở rộng kinh doanh các loại hình dịch vụ để góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên nh−: - Dịch vụ cho thuê kho bãi. - Dịch vụ giữ hộ hàng hoá. - Dịch vụ liên quan đến kỹ thuật xăng dầu  * Kinh doanh gas, dầu nhờn mỡ máy và các loại hàng, dịch vụ khác Đối với các mặt hàng Gas, dầu mỡ nhờn, Công ty làm Tổng đại lý cho Chi nhánh Gas và chi nhánh Dầu nhờn Hải Phòng (tr−ớc đây trực thuộc Công ty nh−ng lần l−ợt tách ra tronng các năm 1995.1999) theo hình thức mua đứt bán đoạn (có hạch toán doanh thu, giá vốn)h−ởng % hoa hồng. 44 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Từ các đặc điểm trên, với mô hình hạch toán kinh doanh nh− vậy, hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu khu vực III thực chất và chủ yếu là nhằm vào mục tiêu đẩy mạnh quá trình bán hàng để tăng sản l−ợng hàng hoá tiêu thụ, tăng doanh thu đồng thời phải tìm mọi cách để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. 4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. Để phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp công ty có một phòng kế toán đ−ợc tổ chức với chức năng và nhiệm vụ nh− sau : * Chức năng : Tham m−u giúp việc cho giám đốc giám sát , quản lý , điều hành tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty . H−ớng dẫn kiểm tra các phòng ban ,các đơn vị trực thuộc thực hiện mọi quy định của nhà n−ớc về hạch toán , kế toán ghi chép sổ sách thống kê ban đầu , đảm bảo thông tin bằng số liệu đầy đủ , trung thực , chính xác kịp thời . Thu nhận sử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản , vật t− , tiền vốn và sự vận động của chúng cho giám đốc ; Đồng thời kiểm tra giám sát và h−ớng dẫn toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật của nhà n−ớc . * Nhiệm vụ : +/ Ghi chép, tính toán phản ánh chính xác , đầy đủ , trung thực kịp thời, liên tục và có hệ thống tài sản vật t−, vốn hiện có cũng nh− tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t−, vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +/ Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với nhà n−ớc; Kiểm tra việc thực hiện kỷ luật tài chính, việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t−, tiền vốn kinh phí. +/ Cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin kinh tế cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế các cấp. +/ H−ớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời đầy đủ toàn bộ chứng từ kế toán của công ty . H−ớng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện tốt chế độ ghi chép, thống kê, luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ kế toán. Cấp phát cho các đơn vị sử dụng hoá đơn đến khi thu hồi, đối chiếu quyết toán và giao nộp theo quy định của chi cục thuế . +/ Tổ chức toàn bộ công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sản xuất kinh doanh của công ty đáp ứng nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý, trên cơ sở điều lệ tổ chức kế toán nhà n−ớc và các quy định về hạch toán hiện hành của tổng công ty xăng dầu Việt Nam. 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +/ Giúp giám đốc công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng, thế mạnh của công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Biên chế phòng kế toán gồm 12 ng−ời ( 1 ng−ời làm thủ quĩ ) và đ−ợc thể hiện qua sơ đồ d−ới đây. 46 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 5: sơ đồ tổ chức công tác bộ máy kế toán Phó phòng kế toán KT mua và thanh toán tiền mua KT nhập xuất kho KT tiêu thụ KT bán hàng KT chi phí KT tái sản cố định KT ngân hàng KT tổng hợp KT các đơn vị phụ thuộc khối bán lẻ KT các đơn vị trực thuộc Kế toán tr−ởng Chức năng nhiệm vụ của Kế toán tr−ởng và các kế toán viên: 1- Đứng đầu là kế toán tr−ởng - ng−ời phụ trách chung, chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê... chung toàn Công ty. 2- Phó phòng kế toán: - Giúp Kế toán tr−ởng trong việc thực hiện công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà n−ớc. - Xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính đ−ợc giao của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. 47 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến việc trích lập các quĩ và nguồn vốn. 3- Kế toán kho hàng: - Ghi chép, phản ánh, kiểm tra tính chính xác các chứng từ phát sinh đến nghiệp vụ về nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. 4- Kế toán tiêu thụ: - Ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, các khoản thu nhập tài chính, thu nhập bất th−ờng. Đồng thời theo dõi hạch toán số tiền lệ phí giao thông phải thu qua giá xăng dầu và thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà n−ớc. 5- Kế toán theo dõi công nợ ( 2 ng−ời ): - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra chặt chẽ các khoản công nợ phải thu của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Báo cáo kịp thời các khoản công nợ chậm trả, công nợ khó đòi để lãnh đạo Công ty có biện pháp xử lý. 6- Kế toán công nợ nội bộ ngành: - Theo dõi công nợ phải thu và phải trả của các đơn vị trong ngành trực thuộc tổng công ty xăng dầu Việt nam. 7- Kế toán chi phí( 2 ng−ời ) : - Theo dõi, hạch toán chính xác các khoản chi phí phát sinh theo đúng chế độ chính sách của Nhà n−ớc cũng nh− của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. Giúp Kế toán tr−ởng đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí cũng nh− xây dựng kế hoạch chi phí toàn công ty. 8- Kế toán Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng: - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ chi tiêu quĩ tiền mặt. Chịu trách nhiệm làm các thủ tục chuyển tiền ra; vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng. Theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; tiền đang chuyển. 9- Kế toán tài sản cố định - Theo dõi hạch toán chính xác tình hình tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao theo đúng qui định của Nhà n−ớc. 10- Kế toán xây dựng cơ bản: - Theo dõi hạch toán chính xác các công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành đ−a vào sử dụng và các công trình xây dựng cơ bản dở dang theo các văn bản pháp qui của nhà n−ớc 11- Kế toán tổng hợp - Giúp kế toán tr−ởng tổng hợp, kiểm tra số liệu, lập báo cáo quyết toán. 48 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công ty có ba đơn vị trực thuộc đó là: đội xe; Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp và x−ởng cơ khí mỗi bộ phận có một kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán theo ph−ơng thức báo sổ. Kế toán khối cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ theo dõi thống kế l−ợng hàng xuất di chuyển nội bộ từ kho Công ty tới cửa hàng, l−ợng hàng và doanh số bán ra trong kỳ , l−ợng hàng tồn kho cuối kỳ, trên cơ sở đó lập báo cáo gửi về Phòng kinh doanh tập hợp số l−ợng và Phòng kế toán tập hợp giá trị. Đồng thời kế toán cửa hàng phải theo dõi, lập báo cáo các khoản thu chi từ quĩ chi tiêu nh− tiền l−ơng và các khoản chi phí do Công ty giao kế hoạch tới cửa hàng để gửi về phòng Kế toán hạch toán. * Hình thức kế toán sử dụng tại công ty: Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu, Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã xây dựng hệ thống kế toán ngành xăng dầu trên cơ sở chế độ kế toán ban hành hiện thời của nhà n−ớc ( đã đ−ợc bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản số: 36TC/CĐKT ngày 06/01/1996). Hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu khu vực III áp dụng theo hệ thống kế toán ngành xăng dầu. Nhằm phù hợp với đặc điểm và qui mô kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phản ánh, ghi chép, l−u trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo) đều đ−ợc thực hiện ở phòng kế toán. Tuy nhiên, có phân tán nghiệp vụ xuống đơn vị trực thuộc nh− đội xe, x−ởng cơ khí, Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp. Các đơn vị này lập chứng từ và kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh theo hình thức kế toán nhật ký chung; cuối quí lập bảng tổng kết tài sản nộp lên phòng Kế toán Công ty, các đơn vị trực thuộc khác nh− khối bán lẻ, tổng kho Th−ợng lý công việc kế toán đ−ợc giới hạn trong việc lập chứng từ ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh, sau đó định kỳ lập bảng kê tổng hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ gửi về phòng kế toán công ty tập trung để phòng kế toán công ty thực hiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trên máy vi tính. Trên cơ sở số liệu kế toán tập trung lập báo cáo quyết toán của Công ty. Các nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết ... đều đ−ợc khai báo trong máy vi tính theo đúng các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày hoặc các bút toán kết chuyển thực hiện vào cuối tháng, cuối quý đều đ−ợc định khoản, cập nhật vào máy vi tính. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ in các bảng kê , sổ chi tiết , sổ tổng hợp và các nhật ký , kiểm tra tính chính xác và hợp 49 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lý của số liệu, thực hiện quanhệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ có liên quan , l−u trữ sổ sách đúng chế độ quy định . Để phục vụ tốt công tác kế toán công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng cục bộ, công tác hạch toán kế toán trên máy sử dụng ch−ơng trình kế toán đồng bộ do Tổng công ty lập. Quy trình hạch toán đ−ợc thể hiện trên sơ đồ Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ quỹ Các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc và các bảng liết kê chứng từ 50 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty xăng dầu khu vực III Tại cửa hàng và các trạm bán buôn: Hoá đơn bán hàng PXK kiêm vận chuyển nội bộ Sổ theo dõi bán hàng Bảng kê hàng hoá tại cửa hàng Tại Công ty Sổ chi tiết Nhật ký bán hàng TK 511 Sổ cái tài khoản 511 Bảng kê xuất bán theo các ph−ơng thức Sổ cái TK 632, 641 ... Các Báo cáo tiêu thụ hàng hoá Bảng kê xuất bán tại phòng kinh doanh 51 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II-tình hình thực tế hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Khu vực III 1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Công ty: Phân phối hàng hóa là toàn bộ những công việc để đ−a các loại hàng hóa từ kho của công ty đến các khách hàng và các hộ tiêu dùng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu và địa điểm, đảm bảo chất l−ợng và chủng loại khách hàng mong muốn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là phong phú về chủng loại, số l−ợng hàng hóa tiêu thụ lớn, đối t−ợng khách hàng có nhiều loại bao gồm các doanh nghiệp nhà n−ớc, doanh nghiệp t− nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các ngành kinh tế, quốc phòng và tiêu dùng xã hội nên nhu cầu sử dụng xăng dầu xuất hiện mọi lúc, mọi nơi. Để đáp ứng các nhu cầu đó mạng l−ới cung cấp xăng dầu của công ty đ−ợc thực hiện qua các kênh sau : - Kênh tiêu thụ trực tiếp : Công ty trực tiếp bán hàng cho các khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn theo ph−ơng thức bán buôn tại kho Th−ợng lý hoặc bán lẻ tại các cửa hàng bán xăng dầu của công ty. L−ợng xăng dầu tiêu thụ trên kênh này chiếm tới 80% tổng số xăng dầu tiêu thụ của công ty. - Kênh tiêu thụ gián tiếp : Các đại lý nhận hàng từ kho Th−ợng lý của công ty theo ph−ơng thức mua theo giá bán buôn và bán cho ng−ời bán lẻ hoặc ng−ời sử dụng theo giá bán lẻ của công ty. Hình thức này chủ yếu đ−ợc áp dụng với các đại lý xăng dầu ở các huyện ngoại thành hoặc các tỉnh Hải h−ng, Thái bình. Là một Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu nên có tính đặc thù. Mặc dù đây là mặt hàng do Nhà n−ớc độc quyền và giao chỉ tiêu cho Công ty xong không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty kinh doanh xăng dầu khác trong khu vực. Với mục đích của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm tối thiểu chi phí. Dó đó Công ty luôn chú ý các mặt sau: - Về khối l−ợng sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng, cửa hàng do phòng kinh doanh đảm nhận khâu phát hành chứng từ và theo dõi về khối l−ợng trên các thẻ chi tiết. Vì vậy phòng kinh doanh luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại sản phẩm hàng hoá, làm cơ sở để khai thác nguồn hàng, khách hàng, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận hàng đúng đủ cả về chất l−ợng và số l−ợng. - Về qui cách phẩm chất hàng hoá : Hàng hoá tr−ớc khi đ−ợc nhập kho phải qua bộ phận hoá nghiệm kiểm tra một cách nghiêm ngặt , chặt chẽ về chất l−ợng cũng nh− qui cách hàng hoá , kiên quyết không cho nhập những hàng hoá ch−a đạt yêu cầu. Hàng hoá của Công ty là xăng dầu sử dụng cho máy móc, thiết bị của nhà máy , công 52 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp x−ởng , tàu bè hay các ph−ơng tiện vận tải (xe máy, ôtô...) nên chất l−ợng hàng hoá luôn đ−ợc công ty đặt lên hàng đầu. - Về giá bán của hàng hoá : Hiện tại xăng dầu vẫn là mặt hàng Nhà n−ớc độc quyền quản lý và khống chế giá trần. Do đó , Công ty không thể can thiệp trực tiếp vào giá bán mà phải dùng