Đề án Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam

hai thác của bạn đọc trong và ngoài nước trong bối cảnh hội nhập và giao lưu văn hóa. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, thư viện Viện nghiên cứu Hán Nôm đã và đang ứng dụng tích cực công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ của mình để phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện vẫn chưa thực sự hiệu quả. Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới: Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho thư viện và đảm bảo tính hiệu quả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình trong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế. Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu. Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống mới phù hợp với thực tiễn. Sau đó là phân tích thiết kế. Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng. Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơn giản, khoa học, thuận tiện với người sử dụng. Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình bày rõ hơn trong chương 2 và chương 3. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát. Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng nhiều. Việc phỏng vấn không mang tính chính thức, dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý thư viện đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệ thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệ thống sau này. Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thông tin về việc đọc mượn sách ở thư viện. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Tài liệu nghiên cứu không chỉ là các tài liệu của thư viện mà còn là các giáo trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác. Tài liệu cũng có thể là các phần mềm có tính năng tương tự. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống. Chương II: Cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin Tổ chức và thông tin trong tổ chức: Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động. Khái niệm thông tin: Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu của hệ thống quản lý. Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Hình 2. 1: Sơ đồ truyền tin Vai trò của thông tin trong tổ chức: Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý. Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan. Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin. Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng. Thông tin tác động đến hệ thống như sau: Hình 2. 2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý: Khái niệm: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2. 3 Hình 2. 3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs). Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó. Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể. Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống. Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục, … Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau. Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương quan giữa ba mô hình này. Hình 2. 4: Ba mô hình của hệ thống thông tin Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý và những thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống. Mô hình vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị, …Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin: Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó. Những vấn đề về quản lý: Là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin. Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp. Thay đổi sách lược chính trị. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống. Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp. Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Việc phân tích chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài. Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp thác nước, gồm 7 giai đoạn. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin: Đánh giá yêu cầu Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích thiết kế Được tiến hành sau giai đoạn trên. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được tiếp tục không. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích thiết kế Nghiên cứu môi trường hệ thống Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình của hệ thống mới gồm thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý, các dữ liệu vào. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn trong quá trình này là: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Thiết kế vật lý ngoài Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng. Những công đoạn chính của quá trình này là Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị trình bày báo cáo Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sưe dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Cài đặt và khai thác Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Phân tích hệ thống thông tin: Phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn: Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng. Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn Một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm, …) Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc) Gửi trước những vấn đề yêu cầu Đặt lịch làm việc Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn Tiến hành phỏng vấn Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi) Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra” Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý chúng. Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra. Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề. Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu nghiên cứu kĩ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, … những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và tương lai của tổ chức. Do đó, cần nghiên cứu các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức Các báo cáo, bảng biểu do hẹ thống thông tin hiện tại sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phương pháp này. Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau: Những đối tượng có thiện chí Nhóm ngẫu nhiên Chọn nhóm có mục đích Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng, …) Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email, … Quan sát: Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thường ngày. Phương pháp mã hóa Định nghĩa mã hóa dữ liệu: Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin. Tác dụng của việc mã hóa Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mã hóa đã được phân nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều. Các phương pháp mã hóa cơ bản Có các phương pháp mã hóa sau: Mã hóa phân cấp: phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới. Mã hóa từ trái qua phải. Dãy số được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu. Mã hóa liên tiếp: Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó cộng 1 đơn vị. Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm mã. Mã tổng hợp: Kết hợp hai phương pháp trên Mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp và phân tích. Mã hóa ghép nối: Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính của đối tượng được mã hóa. Phương pháp này có ưu điểm là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao và kiểm tra thuộc tính. Tuy nhiên nó quá cồng kềnh. Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1; có tính uyển chuyển, lâu bền; tiện lợi khi sử dụng. Công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa toàn phần Kho lư trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các Luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Tên người/bộ phận phát/nhận ttin Nguồn hoặc đích Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tên tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Phân rã sơ đồ: Chi tiết hóa, cụ thể hóa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh. Có các mức 0, mức 1, … Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD): Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFD: Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Thiết kế logic hệ thống thông tin quản lý Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra Các bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ đầu ra Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra: Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. Trên mỗi thông tin đầu vào bao gồm các phần tử thông tin gọi là thuộc tính. Phân tích việc liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh, gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra, loại bỏ cá thuộc tính thứ sinh. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1. NF). Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra làm các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2. NF). Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách mới. Lấy toàn bộ khóa đó làm khóa cho danh sách mơi. Đặt cho danh sách này một tên riêng phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3. NF). Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng làm 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Mô tả các tệp. Sau chuẩn hóa mức 3 mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tên tệp viết chữ hoa, nằm phía trên, thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi từng tệp, độ dài cho một thuộc tính, độ dài cho bản ghi. Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập lại sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng nhiều. Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa Khái niệm cơ bản Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mõi lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý đầu ra Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và bố trí thông tin trên vật mang. Lựa chọn vật mang tin. Để truyền tải thông tin cần phải có vật mang tin, đây là yếu tố phải được lựa chọn đầu tiên vì nó quyết định dạng thức của đầu ra. Có 4 loại vật mang tin chính: giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang tính. Bố trí thông tin đầu ra trên vật mang. Sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách thức bố trí sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Có hai vật mang tin được dùng chủ yếu là giấy và màn hình. Thiết kế trang in. Gồm có các thông tin cố định, không thay đổi như tên tài liệu, tên công ty, …. Nếu thông tin cần được phân nhóm thì phải thể hiện tất cả những yếu tố tên tài liệu, tên trang, tên nhóm, thân tài liệu, cuối nhóm, cuối trang, cuối tài liệu. Thông tin có thể được trình bày theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng. Thiết kế ra trên màn hình. Sử dụng màn hình sẽ có nhiều lợi thế hơn giấy. Thiết kế sao cho người sử dụng có thể dùng các phím lùi, tiến, … để xem thông tin. Nếu có thể thì nên sử dụng cách tiếp cận Danh sách – Chi tiết. Thiết kế vật lý đầu vào Lựa chọn phương tiện nhập. Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối, dữ liệu vào là đầu ra của quá trình xử lý trước đó. Quy tắc thiết kế màn hình nhập liệu. Khuôn dạng màn hình nên giống với tài liệu gốc; Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa; Không nhập các thông tin mà hệ thống có thể lấy từ kết quả tính toán; Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp; Sử dụng phím Tab để chuyển trường nhập. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Giao tác bằng tập hợp lệnh. Cách này có những bất lợi: khó thiết kế và lập trình; Người sử dụng phải nhớ các câu lệnh để sử dụng. Cách này sử dụng cho người có trình độ tin học cao. Giao tác bằng các phím trên bàn phím. Dùng một vài phím nóng. Cách này làm tăng tốc độ đưa lện vào cho hệ thống và dễ dàng hơn với người sử dụng. Cách này phù hợp cho những