Đề tài Giao tiếp kinh doanh với động viên nhân viên

Tháng 02/2009 MỤC LỤC MỤC LỤC i LỜI MỞ ĐẦU 1 GIỚI THIỆU CHUNG 2 Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp 2 Khái niệm động viên nhân viên 3 Động cơ thúc đẩy con người làm việc 4 Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ 4 Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên) 4 NỘI DUNG CỦA HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 5 Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả 5 1.1 Động viên một cách trực tiếp 6 1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần 6 1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên 7 1.4 Động viên bằng cách chia sẻ thông tin 7 1.5 Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ 7 1.6 Cho họ cơ hội tạo ra một lịch làm việc linh hoạt 8 1.7 Động viên bằng việc giao cho họ những công việc đặc biệt 8 1.8 Tìm cơ hội thăng tiến cho nhân viên giỏi 9 1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên 9 1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình 9 1.11 Động viên bằng việc khen thưởng nhân viên giỏi trước mặt đồng nghiệp của họ 10 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên (nhưng tiền chưa phải là tất cả) 10 Động viên bằng việc phúc lợi, khen thưởng và xử phạt 11 1.13.1 Phúc lợi 11 1.13.2 Khen thưởng 12 1.13.3 Xử phạt 12 1.13.4 Hành động Kỷ luật 12 Những cách thức động viên không đạt hiệu quả 13 Tiền bạc 13 Cạnh tranh 13 Công nhận 14 Xử lý những tình huống hay gặp....................................................................13 Nhân viên chuyển công tác hoặc xin nghỉ việc 13 Tinh thần làm việc của một tập thể không ổn định 13 Nhân viên đình công 14 Tâm lý của nhân viên 14 Lợi ích của việc động viên 15 Lợi ích đối với người được động viên 15 Lợi ích đối với người động viên 16 Các chìa khoá để động viên 16 KẾT LUẬN 17 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, hầu hết sự thành công của các doanh nghiệp đều phụ thuộc chủ yếu vào tài sản con người hơn là tài sản vật chất. Vì thế, việc động viên nhân viên đóng một vai trò rất quan trọng và lại là nền tảng vững chắc, ảnh hưởng đến sự thịnh vượng của một tổ chức. Hành động động viên nhân viên được xem là một trong những quyết định quan trọng nhất của nhà quản lý. Một lời động viên không tốt sẽ kéo năng suất làm việc xuống thấp và gây nhiều tốn kém để điều chỉnh. Ngược lại, chỉ cần những lời động viên, sự quan tâm đúng lúc sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc của nhân viên cũng như của toàn bộ công ty. Cũng như nhiều hoạt động khác, hoạt động động viên nhân viên là một quy trình kinh doanh – một tập hợp các hoạt động biến nguồn vào thành nguồn ra. Quy trình này gắn liền với các mối quan hệ giữa người với người trong một tổ chức với nhau, sự hòa hợp, giúp đỡ lẫn nhau để có tinh thần cầu tiến sẽ giúp nhân viên phát huy hết năng lực, khả năng của bản thân mình, và những cách thức động viên đúng đắn sẽ làm cho nhân viên thấu hiểu được sếp của mình hơn. GIỚI THIỆU CHUNG Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy đều xây dựng cho mình một văn hóa doanh nghiệp đặc thù và tòan thể mọi người sẽ theo đó mà phát huy và xây dựng văn hóa ngày càng phát triển hơn. Văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn. Ngòai ra, môi trường văn hóa trong doanh nghiệp sẽ quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp đó, nhưng trong văn hóa đó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có một phong cách lãnh đạo, một cách thức làm việc hợp lý và nắm bắt được tâm lý nhân viên để không gặp phải tình trạng đánh mất người tài. Trong văn hóa doanh nghiệp đó bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên, chúng ta chỉ phân tích yếu tố “Động viên nhân viên”, để thấy được tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của yếu tố văn hóa này đối với nhân viên trong một tổ chức ra sao. Khái niệm động viên nhân viên Động viên là một tiến trình thuộc về tâm lý nhằm đưa đến những chỉ dẫn và mục đích hành vi, là một khuynh hướng  hành vi có mục đích để đạt được những nhu cầu chưa được thỏa mãn, một định hướng từ bên trong để thỏa mãn nhu cầu chưa thỏa mãn và là sự sẵn lòng để đạt được. Động viên nhân viên giúp doanh nghiệp có thể tồn tại trước nhu cầu (của thời đại) là sự thay đổi chỗ làm nhanh chóng của nhân viên. Động viên cũng giúp tổ chức nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, các nhà quản trị cần hiểu rõ động viên để có thể hoạt động một cách có hiệu quả. Chúng ta cũng dễ dàng thừa nhận rằng động viên là một trong những chức năng “phức tạp” nhất của nhà quản trị thuộc về con người. Động cơ thúc đẩy con người làm việc Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ Nhu cầu (chưa thỏa mãn) Tìm cách thức để thỏa mãn nhu cầu. Hành động nhắm tới một mục đích nào đó Kết quả thể hiện của hành động Được khen thưởng / bị phạt Đánh giá lại mức độ thỏa mãn của bản thân Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên) Thăng tiến và phát triển Tiền lương xứng đáng An toàn về công ăn việc làm Công việc hấp dẫn và tương xứng với khả năng Được người khác đánh giá cao, được tôn trọng Có quyền lực ] Các cấp bậc theo nhu cầu của Maslow Nhu cầu tự nhiên Giao trách nhiệm, ủy quyền Mở rộng công việc. Nhu cầu tự thể hiện Biểu dương / khen thưởng. Kêu gọi tham gia. Nhu cầu xã hội Tạo không khí thoải mái Xây dựng tinh thần đồng độ Cung cấp thông tin Nhu cầu an toàn Cải tiến điều kiện làm việc Tiền thưởng / thù lao Nhu cầu sinh lý Tiền lương Điều kiện làm việc Ghi chú: Thỏa mãn được nhu cầu cấp thấp thì kích thích tinh thần làm việc của nhân viên không bao nhiêu. Nhưng nếu không được thỏa mãn thì dễ sinh bất mãn. Ngược lại, thỏa mãn nhu cầu cấp cao thì sẽ động viên tinh thần nhân viên hiệu quả hơn. NỘI DUNG HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 1. Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả Có nhiều hình thức động viên nhân viên: Có thể chỉ với một cái bắt tay, một cái vỗ tay ân tình của nhà quản lý đối với nhân viên của mình thì điều đó không có khó khăn gì, nhưng đối với nhiều nhà lãnh đạo thì đó là việc làm vớ vẩn, mất thời gian. Vô tình, những nhà lãnh đạo đó đã tạo ra khoảng cách với nhân viên, những người luôn mong muốn mình được thừa nhận, được tôn trọng, được động viên, khích lệ. Khi mà sự khích lệ bên trong là chìa khoá cho hành động và sự hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, các nhà quản lý cần xây dựng một môi trường - nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập. Cách thức là: 1.1 Động viên một cách trực tiếp Đối với bất kỳ một nhân viên nào cũng mong muốn được “sếp” thừa nhận, được tôn trọng, được động viên khích lệ. Là nhà quản lý, việc động viên trực tiếp được coi là một công cụ rất hữu hiệu để khuyến khích, chia sẻ với người lao động, kéo họ xích lại gần mình hơn. Tâm lý chung của nhân viên thường rất e dè, ngại ngùng khi tiếp xúc trực tiếp với nhà lãnh đạo của mình. Việc động viên nhân viên có nhiều hình thức cũng như phương pháp khác nhau, có thể là những bữa ăn trưa thân mật hoặc những buổi liên hoan hay du lịch dã ngoại là một hình thức giúp cho nhà lãnh đạo và nhân viên hòa hợp với nhau nhiều hơn, ngoài ra nhà lãnh đạo cũng sẽ có được điều kiện nắm bắt được tâm lý của nhân viên rõ ràng hơn. 1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần Khi có đủ những điều đó thì nhân viên cảm thấy tự tin và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao. Đó có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định. 1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên Bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ. Bạn không biết đó là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ. Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết. Và hãy trò chuyện cả với tấc cả các nhân viên của bạn. Không phải động viên những điều người ta nghĩ hay cảm thấy, mà động viên những việc người ta làm. Muốn như vậy, nhà lãnh đạo không chỉ trình bày mà phải trò chuyện. Trình bày là truyền thông tin, nhưng khi bạn muốn động viên người khác, thì hơn cả truyền đạt thông tin đơn thuần, bạn phải để mọi người tin bạn và hành động đi theo bạn. Hiệu quả mang lại từ những cuộc trò chuyện đó là rất cao và cách nhìn nhận vấn đề cũng như thái độ của nhân viên sẽ khác đi. Sự động viên được định hướng bằng cảm xúc. Cảm xúc (emotion) và motion đều là dịch chuyển một ai đó để họ hành động, phải gắn kết với cảm xúc của họ. 1.4 Động viên bằng cách chia sẻ thông tin Nhà lãnh đạo cũng phải biết cách nắm bắt tâm lý của nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng hơn, luôn chia sẻ mọi thông tin với nhân viên, qua đó mọi người đều biết rõ tình hình kinh doanh của Công ty, kể cả những lúc khó khăn cũng như khi thuận lợi, mọi người sẽ hiểu và đồng lòng cùng nhà quản lý vượt qua những giai đoạn khó khăn, ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần phải xây dựng mối quan hệ giữa người với người trong doanh nghiệp, bao gồm cả tinh thần tôn trọng, tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau, cùng chung sức. Đó chính là môi trường làm việc thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau của những thành viên trong tổ chức. 1.5 Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm. Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi. 1.6 Cho họ cơ hội tạo ra một lịch làm việc linh hoạt Nếu họ làm việc trong môi trường bị đóng khung, hãy cho phép nhân viên của mình tự đáp ứng nhu cầu cá nhân bằng lịch làm việc hàng ngày linh hoạt hơn. Có thể, họ phải đưa con đi học vào sáng sớm hãy cho phép nhân viên của mình có thể đi làm trễ hơn 30 phút vào mỗi buổi sáng, hay đón con thì hãy nghỉ việc sớm hơn ít phút vào mỗi buổi chiều. Điều này sẽ giúp họ không bị tắc đường thay vì về bằng giờ hành chánh. Đừng quên một cách động viên cũng rất tốt là thỉnh thoảng cho nhân viên nghỉ một buổi chiều hoặc nghỉ cả ngày ngoài chính sách nghỉ chính thức của tổ chức. 1.7 Động viên bằng việc giao cho họ những công việc đặc biệt Đây có thể là một cách rất mất thời gian nhưng lại là một cách động viên hiệu quả. Hãy dành thời gian xem một số công việc mà những nhân viên bạn yêu thích. Xem những sở thích này có phù hợp với đòi hỏi của dự án hoặc của công việc đặc biệt đó không. Mục đích của bạn là mang lại cho họ cơ hội làm những việc mà họ thực sự thích thú. Nhớ là bạn sẽ nói với họ là họ được chọn lựa vào vai trò này bởi vì bạn đánh giá cao và thừa nhận những biểu hiện làm việc xuất sắc của họ. 1.8 Tìm cơ hội thăng tiến cho nhân viên giỏi Không phải ai cũng ao ước được thăng tiến hoặc được gia tăng thêm trách nhiệm, nhưng đa số nhân viên đều muốn như vậy. Nếu cơ hội thăng tiến không được đưa ra vào thời điểm hợp lý, những người được thăng tiến sẽ không cảm giác thực sự được đánh giá cao. Nếu ở bộ phận của bạn không có cơ hội này, hãy xem các bộ phận khác trong tổ chức. Bằng cách này có thể bộ phận của bạn sẽ mất đi một nhân viên giỏi, nhưng bạn sẽ có được sự kính trọng và thiện chí trong tổ chức. Bạn sẽ thể hiện được rằng bạn quan tâm đến sở thích và tương lai của những người khác (thử xem nhân viên của bạn có phải là người hâm mộ thể thao không. Hãy cho họ đôi vé xem một sự kiện thể thao chuyên nghiệp nào đó. Họ có thích dự tiệc không? Nếu có hãy gợi ý một bữa tối ở một nhà hàng tốt cho họ với vợ hoặc chồng của họ. Hãy sử dụng óc tưởng tượng của bạn để có thể tìm được rất nhiều cách khác nhau để thể hiện sự đánh giá và động viên người khác mà không phải bằng tiền). Đó cũng là cơ hội để phát hiện thêm nhiều sở thích của những nhân viên yêu quý của bạn. 1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên Hãy cho các nhân viên thấy bạn nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá nhân họ mang tới công việc 1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình Điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất. Hãy hỗ trợ các nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và ngoài công việc. Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn. Những kết quả tuyệt vời sẽ đến không lâu sau đó. 1.11 Động viên bằng việc khen thưởng nhân viên giỏi trước mặt đồng nghiệp của họ Thực tế mọi người đều thích được khen và cảm thấy họ được đánh giá cao. Nhiều nhà lãnh đạo sai lầm khi chỉ gặp riêng và khen nhân viên. Cách khen hiệu quả nhất là “khen trước mặt mọi người”, nhưng đừng lạm dụng việc này vì nếu không nó sẽ mất đi tính hiệu quả vốn có của nó. 1.12 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên (nhưng tiền chưa phải là tất cả) Trên thực tế tất cả mọi nhân viên dùng tài năng và công sức của mình để hưởng được mức lương xứng đáng với khả năng và việc khen thưởng cá nhân sẽ đáp ứng được nhu cầu bản thân của mỗi người và họ sẽ cảm thấy được khuyến khích nhiều hơn. Nhưng đại đa số một bộ phận mọi người đều không quan tâm hay chú trọng đến vấn đề tiền bạc. Thật chất, thì bất kỳ một người lao động nào đi làm cũng quan tâm, để ý đến lương bổng của mình nhưng không phải ai cũng lưu tâm vấn đề này. Một nhà lãnh đạo sáng suốt luôn biết rằng, thỉnh thoảng nhân viên cần được tăng lương, hoặc thưởng để duy trì được động cơ làm việc tốt. Tuy nhiên, tăng lương hay tiền thưởng chỉ là một nguồn động viên ngắn hạn. Và dần dần, việc tăng thu nhập trở thành điều mà mọi người mong đợi. Nhiều người đánh giá cao việc được tăng lương, nhưng tự họ sẽ không cảm thấy được khuyến khích nhiều bằng hành động này. Do đó, ngoài việc khen thưởng bằng tiền, còn rất nhiều cách khác có thể mang lại hiệu quả bất ngờ. 1.13 Động viên bằng việc phúc lợi, khen thưởng và xử phạt 1.13.1 Phúc lợi Phúc lợi theo quy định pháp luật Phúc lợi tự nguyện Bảo hiểm y tế Chăm sóc sức khỏe Bảo hiểm nhân thọ Bồi dưỡng độc hại – nguy hiểm Hình thức thù lao gián tiếp 1.13.2 Khen thưởng Phần thưởng phải có ý nghĩa quan trọng Phần thưởng phải thích đáng và chân thành đối với người được khen thưởng Việc khen thưởng phải thưởng ngay, kịp thời Phần thưởng phải thực tế 1.13.3 Xử phạt Bên cạnh việc động viên - khích lệ nhân viên, thì hình thức kỷ luật cũng góp phần giúp nhân viên nhận ra được những sai phạm và khắc phục Chú ý khi sử dụng hình thức này, vì nếu việc áp dụng hình thức này đúng, chính xác thì sẽ đạt được hiệu quả rất cao, nhưng ngược lại thì có thể phản tác dụng, cần phải xác định những vấn đề như hành vi của nhân viên, quy định của công ty, quyền hạn trong việc xử lý hình phạt và còn phải xem xét mức độ của hình phạt nữa. Hình phạt chỉ có hiệu quả khi nhà lãnh đạo thực sự kiểm soát được hành động của họ Việc xử phạt có thể tạo ra khuynh hướng làm cho mọi người xa lánh bạn Việc xử phạt còn là nguyên nhân khơi nguồn cho một phản ứng chống đối. 1.13.4 Hành động Kỷ luật Những phản hồi tiêu cực có thể gây ra các kết quả hết sức tiêu cực nếu nhân viên qua đó cảm thấy mình thiếu năng lực hay không thể kiểm soát. Chắc chắn là chúng ta không thể bỏ qua các kết quả công việc kém cỏi, nhưng chúng ta có thể giải quyết và phản hồi lại theo những cách thức thích hợp hơn. Điều này đơn giản có nghĩa rằng chúng ta cần cố gắng thấy được những gì từ quan điểm của các nhân viên và từ đó chúng ta đưa ra cho họ cơ hội để tự sửa đổi. Nhìn chung, nghệ thuật động viên nhân viên đồng nghĩa với việc sử dụng những nguồn lực và phương pháp sẵn có để thuyết phục một ai đó làm việc chăm chỉ hơn hay phát huy tối đa sở trường đối với những công việc mà họ đang làm. Chúng ta có thể động viên ở bất cứ đâu, theo nhiều phương cách khác nhau và không quan tâm tới khả năng tài chính ra sao. Sự đầu tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ lệ thay thế nhân viên giảm…. Những cách thức động viên không đạt hiệu quả Tiền bạc Có thể tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và gia đình. Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn. Nhưng dùng tiền để động viên tinh thần làm việc của nhân viên thì sẽ không đạt hiệu quả cao, nó khiến cho nhân viên thực hiện tối thiểu các yêu cầu cần thiết trong bản miêu tả công việc của họ. Cạnh tranh Cho dù dưới hình thức ganh đua bán hàng, trả lương theo khoán sản phẩm hay giám sát chặt chẽ của đồng nghiệp, các phương thức cạnh tranh dường như chỉ nâng cao hiệu suất công việc về mặt bên ngoài. Trong nhất thời, họ có thể cải thiện kết quả làm việc, song mặt trái ở chỗ cho dù có sự gia tăng trong hiệu suất, niềm đam mê của từng cá nhân đối với các hoạt động sẽ không còn nữa, họ không thấy mình là một phần của thành công chung. Công nhận Lời khen ngợi và các phần thưởng là cách thức tuyệt vời để nói “Công việc đã được hoàn thành tốt”. Điều đó cần thiết cho các nhân viên đánh giá kết quả công việc của mình, nhưng không nên sử dụng điều này như một công cụ động viên. Việc sử dụng phần thưởng và lời khen như vậy sẽ khiến các nhân viên băn khoăn rằng động cơ làm việc của họ tiếp theo là gì. Nói cách khác, các nhân viên sẽ cho rằng: “Lúc này, sếp sẽ còn muốn gì từ mình nữa?” Đối với bất kỳ một nhà lãnh đạo chuyên nghiệp nào cũng vậy, họ đều nhận thấy những mặt có lợi và những mặt hại của một vấn đề, nhưng việc vận dụng những ưu và khuyết điểm đó đạt hiệu quả như thế nào thì điều đó còn phụ thuộc mục đích và tác dụng của vấn đề đó. Xử lý những tình huống hay gặp Nhân viên chuyển công tác hoặc xin nghỉ việc Biện pháp: Làm phong phú công việc / mở rộng công việc – tránh nhàm chán trong công việc Tham gia của nhân viên (trong quá trình xác định mục tiêu, thực hiện công việc Thăng chức, thăng tiến Giao trách nhiệm Thành tích (từ những thử thách) Biểu dương / khen thưởng Hỗ trợ / cải thiện môi trường làm việc Tiền thù lao Tinh thần làm việc của một tập thể không ổn định Xác định mục tiêu Đơn giản, rõ ràng, chính xác Thực tế, hợp lý so với tình hình tại thời điểm đó Tương ứng với một khoảng thời gian nhất định (thời gian tiến hành và thời hạn kết thúc) Với các chỉ số cho phép đo lường mức độ kết quả đạt được Nhân viên đình công Tình trạng nhân viên đình công trong xã hội như hiện nay không phải là vấn đề hiếm thấy, đa số nhân viên họ cảm thấy bị bóc lột sức lao động, mức lương trả cho người lao động không phù hợp với khả năng họ bỏ ra. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo phải nắm được những vấn đề đó và đưa ra những chính sách phù hợp để có thể giữ chân những người tận tụy và có tâm huyết. Động viên không phải là khuyến khích họ làm cho những người khác, mà động viên họ làm cho chính họ. Sự thật là chúng ta không thể động viên ai đó làm gì cả. Người chúng ta muốn động viên phải tự động viên chính mình. Người động viên và người được động viên luôn luôn là một người. Lãnh đạo động viên người khác giành được kết quả là tạo ra một môi trường mà người ta tự có động lực để giành được điều đó. Thành công nghề nghiệp không phụ thuộc vào trường lớp hay bằng cấp của bạn mà phụ thuộc vào khả năng động viên các cá nhân và nhóm giành được kết quả. Động viên giống như sử dụng điện, dùng sai bạn sẽ bị giật, nhưng áp dụng cách động viên đúng đắn, nó sẽ phục vụ bạn một cách hữu ích. Tâm lý của nhân viên Khi một nhân viên mới tuyển dụng vào làm việc cho doanh nghiệp tỏ ra không đủ năng lực để đảm nhiệm những công việc được phân công thì thường sẽ có một cán bộ chuyên trách của doanh nghiệp bị cấp trên của họ phê bình hoặc chê trách vì đã để xảy ra những tình trạng như vậy. Trong nhiều trường hợp, mặc dù có những nguyên nhân khách quan dẫn đến những sai lầm trong sản xuất kinh doanh cũng như trong việc sử dụng và sắp xếp lao động, nhưng người phê bình vẫn dùng những lời lẽ nặng nề hoặc có thái độ thiếu tế nhị khiến người bị phê bình dễ bị tự ái và có thể trở nên bất mãn hoặc có phản ứng tiêu cực. Tuy nhiên, nếu việc phê bình được tiến hành một cách đúng đắn và thích hợp trên tinh thần xây dựng thì nó sẽ thực sự bổ ích và có thể mang lại những hiệu quả tích cực. Người được phê bình có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm cụ thể để tránh mắc phải sai lầm cũ và cải tiến được công việc của mình. Các nhà quản lý cũng cần lưu ý rằng, việc thẳng thắn phê bình nhân viên của mình là thực sự cần thiết khi họ có khuyết điểm hoặc sai sót. Bản thân người phạm khuyết điểm thường rất áy náy về sai lầm của mình và cũng sẽ rất băn khoăn nếu không thấy ai có ý kiến gì về những sai lầm đó. Những lời phê bình đúng mức cùng với sự động viên thích đáng thường có hiệu quả rất rõ rệt. Tuy nhiên, những lời chỉ trích thái quá nhiều khi lại dẫn đến tình trạng phản tác dụng. Đặc biệt, việc thường xuyên nhắc đi nhắc lại những lời phê phán nào đó đối với một sai sót nhất định thường là nguyên nhân dẫn đến trạng thái ức chế tâm lý và đương nhiên khi đó hiệu quả góp ý phê bình sẽ bị giảm đi. Những lời chỉ trích thái quá còn có thể làm giảm sút lòng tin của người được góp ý đối với cấp lãnh đạo và cũng có ảnh hưởng xấu đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của bản thân người đó. Khi tâm lý lo lắng thái quá xuất hiện, đặc biệt là khi người nhân viên luôn luôn nghĩ rằng mình sẽ bị cấp trên phê bình, thì lòng tự tin sẽ giảm sút Đặc biệt, khi đó anh ta sẽ hết sức cầu toàn, tìm cách né tránh những công việc có khả năng khiến họ phạm phải sai sót và chính vì thế mà năng lực của họ sẽ không được phát huy mạnh mẽ. Những nhà quản lý giàu kinh nghiệm thường chú trọng đến việc động viên khen thưởng nhân viên của mình. Khen thưởng một cách thích đáng thành tích của từng cá nhân là một việc thực sự cần thiết đối với việc phát huy năng lực hoạt động chung của cả tập thể. Bên cạnh việc phê phán những khuyết điểm và sai sót, việc biểu dương thành tích là một nhân tố quan trọng có tác dụng duy trì và củng cố niềm tin của đội ngũ nhân viên đối với cấp lãnh đạo doanh nghiệp cũng như củng cố lòng tự tin của mỗi cá nhân, khiến họ cảm thấy phấn khởi và hào hứng trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Dĩ nhiên, việc phê bình có tác dụng tích cực của nó, nhưng một tâm lý phấn khởi sẽ có tác dụng giải tỏa những ức chế tâm lý thường xuất hiện khi bị phê bình. Vì vậy, trước mỗi tình huống cụ thể, mỗi nhà quản lý cần xác định một liều lượng và những phương thức thích hợp trong  việc phê bình và nhận xét nhân viên mình. Phê bình là việc cần thiết và có thể mang lại những hiệu quả đáng kể, nhưng cần có sự cân nhắc thích đáng. Sự thất vọng và chán nản trong công việc của nhiều nhân viên đang gia tăng. Có một số lý do giải thích cho việc này, chẳng hạn như họ cảm thấy không có bất cứ ai trong các nhà quản lý doanh nghiệp đã và đang lắng nghe những mối quan tâm, khúc mắc, đề xuất và phàn nàn của họ; họ cảm thấy rằng mình đang đâm đầu vào những vị trí mà không có triển vọng thăng tiến nào cả họ chán nản bởi vì các nhiệm vụ quá đều đều và đơn lẻ, họ không được động viên, khích lệ để thực hiện những dự án mới hay những trách nhiệm mới trong công ty; họ chỉ toàn nhận được những ý kiến phản hồi tiêu cực. Lợi ích của việc động viên Cũng chính vì thế mà chúng ta vô tình quên mất rằng, động viên người khác trực tiếp có ý nghĩa hơn nhiều so với những hành động "từ xa" tương tự. 5.1 Lợi ích đối với người được động viên Tự tin hơn. Tạo ra một sự liên kết. Có được phản hồi với những điều đang làm. Hạn chế sai lầm và thời gian lãng phí. Lợi ích đối với người động viên Củng cố mối quan hệ Có cơ hội để hướng dẫn người khác Tạo ra sự liên kết chặt chẽ Mở rộng chuyên môn của một người bằng cách dạy / làm mẫu cho những người khác Các chìa khoá để động viên Tìm các cơ hội để động viên Đưa ra lời động viên một cách tự nguyện Hãy chân thành và cụ thể Tìm cách để làm nó dễ dàng Dành thời gian Xem điều gì xảy ra Những gì quan trọng mà mọi nhà quản lý cần biết về việc động viên nhân viên đó là: bạn quả thực không thể động viên bất cứ ai làm bất cứ việc gì, nhưng bạn có thể tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự khích lệ này tự nhiên xuất hiện bên trong bản thân một ai đó. Chắc chắc rằng, khi mà ngày nay các hoạt động của các doanh nghiệp ngày một mở rộng hơn, tiếp xúc nhiều hơn với các nguồn lực bên ngoài, việc quan tâm tới các biện pháp động viên nhân viên là rất quan trọng. Các nhân viên nếu được làm việc trong một môi trường tràn ngập sự khích lệ dường như cũng nảy sinh nhiều ý tưởng sáng kiến hơn. Họ sẽ phát huy được sự năng động của mình để thích nghi với những thay đổi tại công sở; và qua đó giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh tốt hơn. Là một nhà quản lý kinh doanh, bạn phải tạo dựng được các điều kiện lý tưởng trong một môi trường làm việc giúp đặt ra nền móng sáng tạo và cách tân cho sự động viên nếu quả thực bạn muốn các nhân viên đào sâu thêm một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút. KẾT LUẬN Động viên nhân viên là khâu đầu tiên và quan trọng trong quá trình đào tạo nguồn nhân lực cho một tổ chức. Những hoạt động khen thưởng, động viên, khích lệ nhân viên sẽ là động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, hiệu quả công việc sẽ cao nhất. Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn luôn nắm rõ tâm lý nhân viên của mình và quan tâm họ đúng lúc, đúng mực. Một nhân viên khi biết cách động viên họ sẽ những khả năng tiềm ẩn bên trong của nhân viên đó. Chính những điều đó làm cho nhân viên tự tin và sẽ pháy hu