Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang

g được thành lập ngày 18/11/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 4900228935 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn cấp, cấp lần 2 ngày 13/3/2009 và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Với thông tin cụ thể như sau: + Tên Công ty: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang + Địa chỉ: số 567, khối Đại Thắng, khu Phai Luông, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn + Điện thoại : 02053 600 786 + Fax : 02053 815 178 + Mã số thuế: : 4900228935 + Vốn điều lệ : 89.875.500.000 đồng + Loại hình Công ty : Công ty Cổ phần + Đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Bùi Minh Tuấn – Giám đốc Công ty + Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, công cộng, giao thông, thủy lợi và công trình cấp thoát nước; xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35Kv; lắp đặt trang thiết bị nội thất công trình; tư vấn, giám sát, khảo sát và thiết kế công trình: giao thông, thủy lợi, dân dụng, công nghiệp, đường dây và trạm biến áp đến 35Kv; xây dựng và lắp đặt các công trình bưu chính, viễn thông và chuyền hình, công trình hệ thống điện chiếu sáng đô thị; đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu đô thị và khu vui chơi giải trí; sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng; khai thác cát, đá; mua 41 bán, cho thuê máy móc, thiết bị dùng trong xây dựng công trình và phương tiện vận tải; vận tải và đại lý vận tải hàng hóa bằng ô tô. - Trong thời gian qua, Công ty đã từng bước áp dụng những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo kết cấu, ngoài ra còn áp dụng công nghệ mới nhất trong ngành thiết bị nâng hạ vào các sản phẩm của mình, đồng thời tối ưu các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối nhất các yêu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang cung cấp các giải pháp về kết cấu và thiết bị nâng hạ cho các ngành: + Công nghiệp xây dựng: Các hệ thống đúc bê tông ly tâm và đúc rung, kết cấu cho trạm trộn bê tông, nhà thép công nghiệp, hệ thống thiết bị nâng hạ. + Khai khoáng và vận tải: Các hệ thống băng tải, gầu xúc, hệ thống nâng và phân loại bằng tính từ. - Hiện nay Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thông Song Quang đang quản lý và khai thác một số mỏ đá để phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, bao gồm: + Mỏ Đá Hồng Phong Địa điểm: xã Hồng Phong, huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn Sản phẩm: đá xây dựng; Công suất khai thác: 52.000 m3/năm + Mỏ Đá Mai Sao: Địa điểm: xã Mai Sao, huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Sản phẩm: đá xây dựng; Công suất khai thác: 48.200 m3/năm - Hiện nay các sản phẩm chính của Công ty là: đá xây dựng, Kinh doanh vật liệu xây dựng, thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng giao thông, cấp thoát nước, thủy lợi; tư vấn thiết kế, thiết kế xây dựng, lập dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư xây dựng, khoan khảo sát địa chất, thử tĩnh tải, lập và phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu, thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, nhà ở, công cộng, công nghiệp, thiết kế quy hoạch đô thị; Bê tông nhựa nóng, Bê tông tươi cống, 42 2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc Trưởng ban Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật Kinh doanh Hành chính Ban Xây dựng Phòng Kế hoạch Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức trình dân dụng kỹ thuật vật liệu xây dựng, hành chính công nghiệp Đầu tư dự án Ban Xây dựng Phòng Tư vấn Xưởng sửa chữa Đội xe cơ giới Công trình điện giám sát gia công cơ khí vận chuyển, Viễn thông máy thi công Hỗ trợ kỹ thuật Phòng Tư vấn Phòng Tài chính Ban Xây dựng khảo sát thiết kế kế toán Công trình Thủy lợi Ban Xây dựng Công trình giao thông (Nguồn: tài liệu Phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) Hình 2.1. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty 43 Từ mô hình cơ cấu ở trên ta có thể nhận thấy đây là mô hình tổ chức trực tuyến chức năng. Mô hình này được sử dụng khá phổ biến ở các Công ty xây dựng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này BGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn nên công việc tiến triển tốt quả hơn. 2.2 Thực trạng bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thông Song Quang 2.2.1 Tình hình tổ chức và nhiệm vụ, chức năng các bộ phận trong Công ty 2.2.1.1 Ban Lãnh đạo Công ty (BLĐ) Bảng 2.1. Cơ cấu hiện tại của Ban Lãnh đạo Công ty TT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Trình độ Chuyên ngành I Ban Giám đốc 1 Chủ tịch HĐQT 56 Trên đại học Xây dựng 2 Giám đốc 50 Trên đại học Xây dựng 3 Phó Giám đốc kỹ thuật 46 Trên đại học Xây dựng 4 Phó Giám đốc kinh doanh 47 Đại học Kinh tế 5 Phó giám đốc tổ chức hành chính 49 Trên đại học Luật II Các phòng, ban, đội 1 Phó Trưởng phòng Tổ chức hành chính 42 Đại học Luật 2 Trưởng phòng Tài chính kế toán 45 Đại học Tài chính kế toán 3 Trưởng phòng Kế hoạch kỹ thật 37 Trên đại học Kinh tế xây dựng 4 Trưởng phòng Tư vấn giám sát 39 Trên đại học Xây dựng 5 Trưởng phòng Tư vấn khảo sát, thiết kế 41 Trên đại học Xây dựng 6 Trưởng phòng Kinh doanh VLXD, Đầu tư dự án 51 Đại học Kinh tế xây dựng 7 Giám đốc ban 54 Đại học kinh tế xây dựng 8 Trưởng Ban xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp 48 Đại học Điện 9 Trưởng Ban xây công trình điện, viễn thông, HTKH 46 Đại học Điện 10 Trưởng Ban xây dựng công trình thủy lợi 50 Đại học Thủy lợi 11 Trưởng Ban xây dựng công trình giao thông 49 Đại học Giao thông 12 Phụ trách Đội xe cơ giới vận chuyển máy thi công 34 Đại học Kỹ sư vận hành máy xây dựng 13 Phụ trách Xưởng sửa chữa, gia công cơ khí 51 Kỹ máy xây dựng Đại học (Nguồn: tài liệu phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) 44 a) Chủ tịch HĐQT: - Chức năng của Chủ tịch HĐQT + Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của Công ty trước Hội đồng quản trị và pháp luật hiện hành. + Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại của Công ty. + Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của Công ty. + Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Lãnh đạo Công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua. + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng. - Nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; + Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty + Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Do đó Chủ tịch HĐQT vẫn còn có các quyền hạn khác nếu điều lệ Công ty, Quyết định của Hội đồng quả trị Công ty quy định. + Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. 45 b) Giám đốc Công ty - Chức năng của Giám đốc: Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo, giám sát các Ban. - Nhiệm vụ của Giám đốc + Chỉ đạo mọi mặt công tác và điều phối hoạt động của các ban trong Công ty. + Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động của các ban. + Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án của ban. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động của các ban trong Công ty. + Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. c) Phó Giám đốc kỹ thuật - Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp quản lý các lĩnh vực liên quan đến vấn đề kỹ thuật xây lắp các công trình, triển khai thi công các hạng mục công việc đúng theo hợp đồng. - Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật + Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành và lập các kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch tới các phòng chuyên môn để triển khai công việc. + Điều hành, triển khai công tác thi công, xây lắp các công trình của Công ty. + Xây dựng chiến lược, kế hoạch thực hiện các công trình của Công ty. + Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Phó Giám đốc kỹ thuật Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch Hội đồng quản trị về công việc được giao và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. 46 - Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kỹ thuật + Quan hệ với bên ngoài: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triển khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các trung tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với các phòng kỹ thuật: Trưởng các phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Phó Giám đốc ký thuật, kiểm duyệt, lập dự toán, giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê duyệt thầu phụ. d) Phó Giám đốc kinh doanh - Chức năng của Phó Giám đốc kinh doanh: Trực tiếp quản lý điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề kinh doanh của Công ty. - Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kinh doanh + Giúp Chủ tịch HĐQT thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm của Công ty. + Lập phương án nghiên cứu và triển khai kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu dài, xác định chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty, phương án đầu tư, liên doanh đề án tổ chức quản lý của Công ty + Thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh. + Tổ chức điều hành phòng Kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng, quý, năm. + Có phương án quản lý, thu hồi công nợ. + Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phát triển thị trường trong cả nước. + Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh. 47 + Quyết định ngân sách hoạt động trong Công ty theo kế hoạch phát triển do HĐQT phê duyệt. - Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kinh doanh + Quan hệ với bên ngoài: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng + Quan hệ với phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo tực tiếp cho Phó Giám đốc kinh doanh, kiểm soát, triển khai các hợp đồng của phòng kinh doanh. Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh. e) Phó Giám đốc hành chính - Chức năng của Phó Giám đốc hoành chính: + Trực tiếp quản lý và điệu hành mọi công việc liên quan đến tổ chức hành chính, vấn đề nhân sự của Công ty. + Quyết định các vấn đề lĩnh vực tuyển dụng, nhân sự, điều chuyển nhân sự các phòng ban, các quy chế, chế độ đãi ngộ + Giải quyết các văn bản được ủy quyền từ ban giám đốc + Giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ của nhân viên - Nhiệm vụ của Phó Giám đốc hành chính + Chỉ đạo công tác hành chính quản trị, điều phối hoạt động của các phòng chức năng Công ty. + Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động; xây dựng chính sách của Công ty. + Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho Phòng Tài chính kế toán thanh toán hợp đồng. 48 + Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Phó Giám đốc hành chính chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. + Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng và sa thải + Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi. + Giải quyết các chế độ + Tổ chức khen thưởng, kỷ luật 2.2.2.2 Phòng Tổ chức hành chính (TCHC) Bảng 2.2. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tổ chức hành chính STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Phó phòng phụ trách 1 Đại học Luật 2 Nhân viên 2 Đại học Điện 3 Nhân viên 3 Đại học Kinh tế 4 Nhân viên 3 Trung cấp Kế toán (Nguồn: tài liệu phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) - Chức năng của Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp Phó Giám đốc hành chính quản lý, xây dựng và tổ chức thực hiện trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức – lao động và hành chính quản trị của Công ty. Quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý, thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Thực hiện các chức năng khác do Phó Giám đốchành chính giao. - Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính: + Theo dõi, quản lý nhân lực, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng lao động và giải quyết các chế độ chính sách đối với 49 người lao động. + Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác. + Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty. + Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBCNV, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT. Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên. + Quản lý, sử dụng con dấu Công ty, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật và Công ty. Chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho CBCNV và xây dựng chế đô khen thưởng, kỷ luật kịp thời. + Tham mưu, đề xuất các phương án tổ chức, quản lý vị trí làm việc của các phòng, ban cơ quan và đơn vị, Quản lý vật tư thiết bị, máy móc – phương tiện vận tải. + Lập và báo cáo thống kê định kỳ với cấp trên và cơ quan chức năng có liên quan. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.2.3. Phòng Tài chính kế toán (TCKT) Bảng 2.3. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tài chính kế toán STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế toán 2 Kế toán viên 2 Đại học, Trung cấp Tài chính kế toán 3 Thủ quỹ 1 Trung cấp Tài chính kế toán 4 Văn thư 1 Trung cấp Tài chính kế toán (Nguồn: tài liệu phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) 50 - Chức năng của Phòng Tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp Phó Giám đốc hành chính trong công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán của Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính. - Nhiệm vụ của Phòng Tài chính kế toán: + Quản lý tiền mặt, tiền gửi và nguồn vốn, tài sản khác của Công ty. Xây dựng kế hoạch và thực hiện quản lý tài chính trong việc đầu tư, mua sắm vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, kế hoạch tiền lương, kế hoạch vốn phục vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch được Công ty giao. + Phối hợp với các phòng chức năng nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển Công ty. Chủ trì soạn thảo các quy chế, quy định về công tác tài chính – kế toán của Công ty + Xây dựng kế hoạch và đưa ra các giải pháp, các định mức tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn hàng năm của Công ty trình Giám đốc phê duyệt. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của Công ty, tính toán giá thành sản phẩm và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. + Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị bạn. Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết. Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán của Công ty. + Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của Công ty và kiến nghị cho Giám đốc để có các quyết định kinh doanh hợp lý. 51 + Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của Công ty, lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.2.4 Phòng Kế hoạch, kỹ thuật (KHKT) Bảng 2.4. Cơ cấu hiện tại của Phòng Kế hoạch, kỹ thuật STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH Kinh tế xây dựng 2 Nhân viên 2 Trên ĐH Xây dựng 3 Nhân viên 4 Đại học Giao thông 4 Nhân viên 4 Đại học Thủy lợi (Nguồn: tài liệu phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) - Chức năng của Phòng Kế hoạch, kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc các lĩnh vực sau: + Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo mục tiêu phát triển của Công ty. + Công tác xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư; + Công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm; + Kiểm tra, giám sát kỹ thuật của Công ty đối với các đơn vị thi công xây lắp về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công, chất lượng sản phẩm công trình xây dựng, sáng kiến cải tiến, quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành, của Nhà nước có liên quan đến nghành nghề sản xuất kinh doanh, thi công xây lắp của Công ty. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. - Nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch, kỹ thuật: Công tác kế hoạch + Chủ trì nghiên cứu, tổng hợp để xây dựng kế hoạch chiến lược, sử dụng các nguồn lực; lập kế hoạch ngắn hạn, trung và dài hạn, giải phát phát triền thị trường; dự thảo 52 các quyết định, qui định, chỉ thị, chương trình và các văn bản khác; biện pháp tổ chức thực hiện và đề xuất cơ chế quản lý công tác kế hoạch, đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững của Công ty; + Nghiên cứu, tổng hợp; lập kế hoạch đầu tư và xây dựng; báo cáo đề xuất bố trí kế hoạch vốn đầu tư; chủ trì tổng hợp, lập báo cáo chủ trương, phương án đầu tư; báo cáo thẩm định dự án đầu tư; đề xuất hình thức tổ chức quản lý và thực hiện; giám sát, đánh giá đầu tư theo qui định; + Chủ trì lập kế hoạch SXKD của Công ty theo tháng: Là kế hoạch sản lượng công tác xây lắp, nhu cầu vốn mua vật tư nhiên liệu cho sản xuất vật liệu xây dựng và vật tư xây lắp, nhu cầu vốn mua vật tư nhiên liệu xây dựng và vật tư phục vụ thi công, kế hoạch sản xuất, bán vật liệu xây dựng, kế hoạch thu hồi vốn . + Lập kế hoạch cung cấp vật tư, thiết bị thi công. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh được duyệt phòng vật tư, phân xưởng Cơ giới phối hợp với phòng KHKT để thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực được giao đảm bảo các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật. + Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty. + Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định; + Hướng dẫn cho các đơn vị, phòng ban xây dựng kế hoạch năm của mỗi đơn vị, phòng ban. Tổng hợp các số liệu và lấy ý kiến của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên để lập kế hoạch của Công ty. + Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. + Chủ trì lập dự toán công trình, dự toán mua sắm vật tư thiết bị và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; 53 + Soát xét hồ sơ tham mưu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượng thực hiện, các dự án đầu tư xây dựng công trình, mua sắm thiết bị để trình cấp có thẩm quyền duyệt. Công tác kỹ thuật + Lập hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đối với các công trình, hạng mục công trình trong lĩnh vực làm mới, sửa chữa, nâng cấp do Công ty tự đầu tư; + Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật của chủ đầu tư. + Kiểm tra, xác nhận hồ sơ quản lý chất lượng, hồ sơ hoàn công, hồ sơ thanh, quyết toán ở tất cả các công trình lãnh đạo Công ty phê duyệt; + Lập bản vẽ hoàn công, hồ sơ thanh toán giai đoạn, hồ sơ quyết toán hạng mục công trình. + Lập và xem xét các quy trình kỹ thuật, kế hoạch chất lượng theo yêu cầu của các công trình; Tổ chức hướng dẫn kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình kỹ thuật, kế hoạch chất lượng. + Tổ chức thực hiện, tham gia thi công hoặc thực hiện công tác giám sát trực tiếp đối với công trình. + Lập và xem xét yêu cầu kỹ thuật đối với mua sắm vật tư, máy móc thiết bị theo yêu cầu của dự án, đảm bảo chất lượng công trình. + Lập biện pháp thi công và lập phương án về tiến độ đối với các công trình. + Cập nhật, đánh giá và cải tiến các quy trình kỹ thuật, quy trình đảm bảo chất lượng, kế hoạch chất lượng theo thực tế thi công nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công trình; + Đề xuất và làm thủ tục điều phối thiết bị, máy móc thi công trong Công ty + Hướng dẫn, hỗ trợ, đôn đốc các đơn vị thi công, công trình thực hiện về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng công trình, biện pháp thi công 54 + Điều hành hoạt động thi công xây lắp, quản lý kỹ thuật thi công và xử lý kỹ thuật, quản lý hồ sơ, tài liệu kỹ thuật đối với các công trình; + Cử cán bộ giám sát kỹ thuật thi công các công trình theo yêu cầu quy định của Công ty; + Có quyền đình chỉ việc thi công các công trình có nguy cơ dẫn đến mất an toàn lao động, đồng thời báo cáo ngay với lãnh đạo để có hướng xử lý; + Có quyền từ chối nghiệm thu công trình, sản phẩm không đảm bảo chất lượng; + Quản lý kỹ thuật thi công, chất lượng các công trình xây lắp, quản lý kỹ thuật và tiêu chuẩn an toàn lao động; + Xây dựng định mức kinh tế, kỹ thuật, định mức sử dụng vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu và hướng dẫn các đơn vị trên công trình. + Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát và thực hiện các biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn thi công các công trình; + Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng công trình do Công ty thi công. Tổng hợp, ký biên bản nghiệm thu hồ sơ hoàn công công trình; + Lập kế hoạch phương tiện và thiết bị phục vụ thi công, lập đơn giá – khối lượng đấu thầu chi tiết và tổng hợp phục vụ cho công tác lập hồ sơ đấu thầu + Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu. 2.2.2.5 Phòng Tư vấn giám sát (TVGS) Bảng 2.5. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tư vấn giám sát STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH Xây dựng 2 Nhân viên 2 Trên ĐH Xây dựng 3 Nhân viên 4 Đại học Giao thông, Xây dựng 4 Nhân viên 4 Đại học Thủy lợi 5 Nhân viên 2 Đại học Điện (Nguồn: tài liệu phòng Tổ chức hành chính tháng 9/2016) 55 - Chức năng của Phòng Tư vấn giám sát: + Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực Tư vấn giám sát và quản lý các dự án do Công ty trúng thầu. + Tổ chức bộ phận giám sát thi công gồm: Tham gia lập hồ sơ dự thầu, tổ chức mọi công việc về giám sát thi công khi đã được trúng thầu các dự án đến kết thúc công tác giám sát thi công bàn giao hồ sơ và thanh ký hợp đồng với chủ đầu tư; + Tổ chức ban quản lý dự án các công trình xây dựng từ việc nhận thầu, thành lập ban quản lý, lập kế hoạch triển khai các biện pháp để thực hiện toàn bộ các giai đoạn từ lập kế hoạch, thiết kế, đấu thầu, thi công, kết thúc công tr ình bàn giao cho chủ đầu tư; + Trưởng phòng hoặc người đại diện (do trưởng phòng ủy quyền) được quyền thay mặt phòng để tham dự và đóng góp ý kiến tại các cuộc họp về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời đề xuất và kiến nghị những công việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng Tư vấn giám sát thi công. - Nhiệm vụ của Phòng Tư vấn giám sát: + Về công tác giám sát thi công phải chấp hành các qui định của thiết kế công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt , các tiêu chuẩn kỹ thuật , các cam kết về chất lượng theo hợp đồng giao nhận thầu. Nếu các cơ quan tư vấn và thiết kế làm tốt khâu hồ sơ mời thầu thì các điều kiện kỹ thuật trong bộ hồ sơ mời thầu là cơ sở để giám sát kỹ thuật. + Trong giai đoạn chuẩn bị thi công : phải kiểm tra vật tư , vật liệu đem về công trường . Mọi vật tư , vật liệu không đúng tính năng sử dụng , phải đưa khỏi phạm vi công trường mà k