Đề tài Tầm quan trọng của tin học văn phòng

ồi sau đó nhấn vào Start/Shut down/Shut down/Ok hoăc ấn Ctrl+U). Nếu bạn chọn Restart là khởi động lại máy. 5.Các phiên bản của Windows đang được sử dụng hiện nay. Ms-Windows có rất nhiều phiên bản nhưng hiện nay người sử dụng đang sử dụng phổ biến là các phiên bản sau: *.Win98 Win98 là một hệ điều hành đang được sử dụng khá phổ biến ngày nay tại các cơ quan, trường học, nhà máy, xí nghiêp…Nó là một hệ điều hành được chắt lọc khá cẩn thận với nhiều tính năng tốt đặc biệt là rất ít mắc lỗi trong khi sử dung, do đó người sử dụng rất tín nhiệm nó. -Win98 là hệ điều hành có dung lượng bộ nhớ từ 16MB đến 32MB, bộ cài của nó là bộ office97. *.WinXP WinXP là một hệ điều hành có giao diện đồ hoạ khá đẹp mắt và ấn tượng. Đây là một hệ điều hành có cấu hình rất cao hỗ trợ khá tốt về phần mạng. Nhưng nó là một hệ điều hành không được ổn định, do đó không được sự tín nhiệm của người sử dụng. *Win2000 Win2000 là một hệ điều hành có nhiều ưu điểm vượt trội so với các hệ điều hành trước bởi tính năng (Pnp-plug and play) giao diện có nhiều thay đổi giúp cho dễ sử dụng hơn. Các hộp thoại có nhiều cải tiến với nhiều chức năng mới. -Đây là hệ điều hành có hai bộ cài là Ms-Win2000 Server là hệ điều hành mạng dành cho máy chủ, Ms-Win2000 Professional dành cho máy trạm và máy sách tay. Dung lượng bộ nhớ trong của hệ điều hành này là từ 64MB trở nên. không chỉ có vậy Win2000 còn là một hệ điều hành có đọ tin cậy khá cao bởi những cải tiến trong thiết kế. Hệ điều hành này có khả năng ngăn ngừa người sử dụng hay các ứng dụng làm thay đổi các tệp cơ bản của hệ thống. Ngoài ra Win2000 còn có tính năng bảo mật tốt nhằm bảo vệ thông tin cho người sử dụng. -Win2000 còn cho phép người sử dụng có thể cài đặt, sửa chữa, cập nhật, kiểm tra các ứng dụng một cách dễ dàng. Nó cho phép người sử dụng có thể di động làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Họ có thể làm việc với các tệp của họ khi họ không kết nối vào mạng và sau đó đồng bộ dữ liệu khi họ kết nối vào mạng. Đây còn là một hệ điều hành tự động cấu hình hệ thống, tăng cường chức năng tiết kiệm năng lượng và quản lý pin. II.Chương trình Microsoft Word. 1.Vài nét về Ms-Word. Ms-Word là phần mềm soạn thảo văn bản cấp cao chạy trong môi trường Windows. Nó là phần mềm chuyên dùng cho các công tác soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ, sách báo…nhằm phục vụ cho các công tác văn phòng tại các công sở, trường học, công ty,…Đây là một phần mềm rất được ưa chuộng bởi một số tính năng sau: +.Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu đẹp, cùng các hộp thoại mang tính thẩm mĩ cao, khả năng giao tiếp dữ liệu chuẩn và nhanh. +.Có bộ chương trình tiện ích trợ giúp người sử dụng có thể tạo các công văn giấy tờ đặc biệt, tiết kiệm thời gian và công sức. Không chỉ có vậy Word còn cung cấp chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt và một số trợ giúp khác. Nó giúp người sử dụng không chỉ soạn thảo văn bản bằng tiếng việt mà còn bằng cả tiếng nước ngoài với tốc độ nhanh. +.cho phép người sử dụng không chỉ có soạn thảo văn bản mà còn dễ dàng lập bảng biểu, tính tổng, đánh công thức toán học. Điều đặc biệt của Word là người sử dụng có thể thiết kế trang Web trên nó một cách dễ dàng và thuận tiện. Chính vì những ưu điểm tiện dụng như vậy mà Word ngày càng được người sử dụng tin dùng trong nhiêù lĩnh vực của đời sống xã hội ngày nay. 2.ứng dụng của Microsoft Word. Nói đến Word thì ai cũng biết đến vô vàn ứng dụng của nó trong đời sống hàng ngày. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Nhưng em xin đưa ra một vài tính năng của Word mà em thấy rất hay và tiện dụng trong công việc của người làm công tác văn phòng. Sau đây là một số tính năng mà em rất tâm đắc . Em muốn đưa nó ra để mọi người có thể tham khảo thêm. *.Để làm việc với chương trình Microsoft Word các bạn phải thực hiện các thao tác sau: Cách 1: Kích chuột vào Start/Programs/ Microsoft Word. Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop của cửa sổ Windows. Cách 3: ấn đồng thời hai phím Ctrl+ESC chọn Programs/ Microsoft Word. Cả ba cách trên chọn trên đều xuất hiện màn hình soạn thảo Microsoft Word. Tables and Borders Thanh Formatting Thanh Scroll Thanh Drawing Thanh Standard Màn hình soạn thảo Màn hình soạn thảo của Word với đầy đủ các chức năng và công cụ để người sử dụng có thể dùng nó. 2.1.Phương pháp kết hợp thư (Mail Merge). Mail Merge là một phương pháp kết hợp thư, nó giúp cho người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh nhất. Đây là một trình tiện ích trong Word vì nó lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu gốc sao chép để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Mỗi bản sao sẽ có những thông tin trong cơ sở dữ liệu gốc. Chức năng của Mail Merge tỏ ra rất hữu dụng trong nhiều lĩnh vực, cụ thể là những lĩnh vực sau. +.Soạn thư mời, thư hiếu hỷ…cho bạn bè, người thân. +.Soạn thư từ, báo cáo giữa các bộ phận trong cùng cơ quan. +.Soạn báo cáo cho nhiều địa chỉ khác nhau. +.Soạn các loại giấy tờ, văn bằng, giấy chứng nhận của các cơ quan, trường học. Ví dụ: Bạn cần tạo một mẫu giấy mời để gửi cho 10 người khác nhau. Đúng trình tự thì bạn phải ngồi tạo 10 giấy mời với nội dung là giống nhau nhưng chỉ khác nhau là tên người nhận. Việc phải làm đi làm lại một công việc thì thật là nhàm chán vì vậy Mail Merge sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh trong mà không làm bạn nhàm chán. Công việc mà ban cần phải làm là: +.Bước1:Mở một văn bản mới,chọn kiểu chữ VnTime, cỡ chữ 12. Tạo một danh sách khách mời (văn bản phụ) gồm các thông tin như “họ và tên, chức vụ, địa chỉ…”để chèn vào văn bản chính. Trên văn bản phụ bắt buộc phải tạo ở dạng bảnh biểu. Sau đó ghi lai và đặt tên cho nó. VD: Mang tên “anhoat2”.Đóng văn bản anhoat2 lại. Họ và tên Chức vụ Địa chỉ Phan Thị Thiên Anh TP Công ty thiết kế Nội Thất Anna Trần Đăng Linh GĐ Công ty lắp máy số 3 Hà Gia Du TP Công ty TNHH Hoàng Long Nghiên Thiên Giã PGĐ Công ty xây dựng Hà Nội Trương Văn Khước GĐ Công ty thầu xây dựng số 7 Trần Thu Trang TP Công ty May 10 Trần Văn Lực PP Công ty du lịch Hà Nội Triệu Gia Linh PGĐ Công ty thiết kế thời trang Hà Huy Hoàng TP Công ty xuất nhập khẩu Tân Thanh Nguyễn Thị Hường PP Công ty TNHH Anh Anh +.Bước 2: Mở một văn bản mới thứ hai Nhập đoan văn bản chính vào (nội dung của giấy mời). Đoạn văn bản chính này không đánh tên, địa chỉ của người nhân. Bạn căn chỉnh cho thật đep rồi ghi văn bản chính lại và đặt tên cho nó. VD: Mang tên “anhoat1”. Đóng văn bản anhoat1 lại. Chú ý: Hai văn bản này các bạn không được ghi dưới cùng một tên mà phải ghi bằng hai tên khác nhau. Bước 3: Cách kết hợp thư (Mail merge). Mở văn bản chính anhoat1 ra. --Vào Tools chọn Mail merge hộp thoại Mail merge helper xuất hiện có dạng sau: Nhấn Greate Nhấn vào Greate một danh sách đổ xuống có dạng: Chọn Form letters xuất hiện một hộp thoại . Nhấn vào Active Windows Nhấn chọn Actice Windows màn hình trở lại với hộp thoại Mail merge helper. Nhấn Get data chọn Open a data source (mở văn bản phụ-anhoat2). Hộp thoại Open data source xuất hiện, chọn văn bản anhoat2 rồi nhấn Open . Xuất hiện một hộp thoại. Nhấn Edit Main Document Nhấn Edit Main Document.Kết quả màn hình của tài liệu mẫu xuât hiện thêm thanh công cụ Mail Merge. Thanh công cụ Mail Merge Bước 4: Cách chèn dữ liệu: -Khi màn hình xuất hiện thanh công cụ Mail Merge thì công việc của bạn lúc này là chèn đầy đủ thông tin còn thiếu trong mẫu giấy mời. -Đưa con trỏ về chữ “Trân trọng kính mời Ông (ba):”trong văn bản rồi nhấn insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge. Nhấn vào đây chọn dữ liệu chèn vào chỗ con trỏ Chọn mục “Ho-va-ten”. Kết quả mục dữ liệu “Họ và tên” sẽ được chèn vào vị trí con trỏ. Dữ liệu được chèn vào vị trí con trỏ -Làm tương tự như trên để chèn mục dữ liệu cho: Dòng “Chức vụ” vào sau chữ “Chức vụ”. Dòng “Địa chỉ” vào sau chữ “Địa chỉ”. *Kết quả văn bản của chúng ta có dạng như sau: Bước 5: Cách kết hợp thư (Meil Merge): Chúng ta nhấn vào Merge to new document trên thanh công cụ Mail Merge. Nhấn chọn Merge to new document -Bạn tạo khung cho giấy mời bằng cách: Kích vào biểu tượng hình chữ nhật trên thanh công cụ Drawing để vẽ khung. -Kết quả màn hình xuất hiện toàn bộ nội dung giấy mời của các vị khách mà ban đã tạo, mỗi mẫu giấy mời là một trang văn bản. Ví dụ trang số 1 là giấy mời của bà Phan Thị Thiên Anh, chức vụ TP, địa chỉ Công ty thiết kế nội thất Anna. Trang số 1 của danh sách khách mời. Trang cuối cùng của danh sách khách mời. Cuối cùng là toàn bộ công việc mà bạn phải làm. Bạn lưu tập tin dưới một tên thích hợp. VD anhoat3. Lưu ý: Ngoài cách kết hợp thư tôi đã trình bầy ở trên ra còn co một cách khác nữa. 2.2.Phương pháp sao chép khối. Để sao chép khối thì trước hết bạn phải lựa chọn được khối văn bản vậy: 2.2.1.Khối văn bản là gì? Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có nền mầu đen). Để lựa chọn một khối văn bản ta có thể sử dụng một trong hai cách sau: *Cách 1: Dùng chuột. +.Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, kéo chuột đến vị trí cuối khối văn bản. +. Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, giữ Shift và đưa con trỏ đến vị trí cuối cùng của khối. +.Chọn toàn bộ văn bản, giữ Ctrl và nháy chuột vào khoảng trống bên trái văn bản. +.Chọn một câu giữ Ctrl và nháy vào câu đó. +.Chọn một số dòng, rê chuột ở khoảng trông bên trái các dòng. +.Chọn một đoạn (Paragraph) nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đoạn. *Cách 2: Dùng bàn phím. +.Chọn toàn bộ văn bản ấn Ctrl+A. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản ấn Shift+Ctrl+End. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản ấn Shift+Ctrl+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng văn bản Shift+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng văn bản Shift+End. +.Chọn một khối văn bản giữ phím Shift, bấm các phím ,PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối khối. +.Chọn khối hình chữ nhật ấn Ctrl+Shift+F8 và thả. 2.2.2.Sao chép một khối. Để sao chép một khối các bạn thực hiện theo cách sau: *Sao chép bằng Menu. Chọn khối bằng cách bôi đen khối . Thực hiện lệnh Edit/copy (Ctrl+C) để Copy khối, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Thực hiện lệnh Edit/paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Sao chép bằng thanh Standard. Chon khối bằng cách bôi đen khối. Copy một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Paste một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard. 2.2.3.Di chuyển một khối. Để di chuyển một khối thì trước hết bạn phải bôi đen khối đó. *Di chuyển khối bằng Menu. Chọn khối bằng cách bôi đen khối. Thực hiện lệnh Edit/cut (Ctrl+X) để cut khối,di chuyển con trỏ tới vị trí mới . Thực hiện lệnh Edit/Paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Di chuyển khối bằng thanh Standard. Chọn khối bằng cách bôi đen khối. Kích chuột vào nút Cut trên thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Thực hiện kích chuột vào nút Paste trên thanh Standard. 2.2.4.Xoá một khối. Để xoá một khối văn bản, chúng ta thực hiên theo các bước sau: Chọn đoạn văn bản cần xoá bằng cách bôi đen nó. Nháy chuột vào biểu tượng Cut trên thanh Standard hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc gõ phím cách. 2.3.Một vài công cụ tiện ích khi soạn thảo văn bản. Trong khi soạn thảo văn bản bằng tiếng việt bạn cần lưu ý một vài công cụ tiện ích để khi soạn thảo được dễ dàng hơn. Sau đây tôi xin giới thiệu một vài công cụ tiện ích đó: 2.3.1.Auto correct. -Trong khi soạn thảo văn bản có một số từ hoặc cụm từ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản. Để tránh việc lặp lại kí tự đó các bạn có thể sử dụng công cụ gõ tắt sau. +.Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc +.Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. VD: +.Bước 3: Bạn vào Tools/Auto correct/ một hộp thoại Auto correct xuất hiện. Chọn nhãn Auto correct. Vào Tools chọn AutoCorrect +.Bước 4:Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. Sau đó nhấn Add. Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. Cuối cúng nhấn Ok. +.Bước 5: Nhấn Add rồi nhấn Ok. +.Bước 6: Công việc cuối cùng của bạn đã hoàn tất, vì vậy khi nào bạn cần đến cụm từ đó thì bạn chỉ cần đánh chữ viết tắt rồi nhấn phím cách Space Bar thì dòng văn bản của ban sẽ xuất hiện ra. Tương tự như vậy bạn có thể tạo những cụm từ thích hợp cho bạn. Chúc các bạn thành công. 2.3.2.Auto text. Tương tự như cách trên: *Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Bộ giáo dục và đào tạo Trường ĐHBK Hà Nội *Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. *Bước 3: Vào insert/Auto text/New. Hộp thoại Create auto text xuất hiện. Cuối cùng nhấn Ok Vào Tools chọn AutoText rồi chọn New (Alt+F3). Đánh chữ viết tắt vào đây. Đánh chữ viết tắt cho văn bản vào khung Please name your AutoText entry, cuối cùng nhấn Ok. *Bước 4: Tất cả công việc của bạn đã xong, mỗi khi cần đến cụm từ này bạn chỉ cần đánh cụm từ viết tắt sau đó nhấn phím F3 là phần văn bản của bạn xuất hiện. 2.3.3.Đánh số trang trong tài liệu. Để đánh số trang trong tài liệu bạn thực hiện theo các thao tác sau: Hộp thoại Page Numbers Vào insert/Page number hộp thoại Page number xuất hiện. Vào insert chon Page Numbers Mục Position là chọn vị trí đánh số trang bên trên hay bên dưới. Mục Alignment chọn vị trí bên trái, bên phải hay giữa. Mục Show number on first page hiển thị có đánh số trang đầu tiên không. Mục Format đẻ xác định số trang ban đầu. Thực hiện xong các thao tác lựa chọn bạn nhấn Ok. 2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang. Để tạo tiêu đề đầu trang, chân trang thì trước hết bạn vào: insert/Header and Footer. -Màn hình chuyển sang chế độ soạn thảo cho Header and Footer và xuất hiện một thanh công cụ có các nút chức năng sau: Insert auto text chèn vào một đoạn văn bản tắt. Number chèn số trang. Date/Time chèn ngày giờ Close thoát. Để xoá Header and Footer ta vào lại mục Header and Footer và làm sạch chúng sau đó thoát ra. 2.4.Thoát khỏi Word. Để thoát khỏi chương trình ứng dụng trước tiên bạn phải ghi những cái cần thiết lại sau đó đóng nut Close hay ấn tổ hợp phím (Alt+F4) để thoát khỏi Microsoft Word. II.Chương trình Microsoft excel. 1.Vài nét về Microsoft excel. Microsoft excel là một chương trình phần mềm phục vụ cho các công tác tính toán trong kế toán, tài chính, văn thư…tại các văn phòng, trên môi trường Windows. Nhờ phần mềm excel mà người sử dụng có thể thực hiện được rất nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp ở tất cả mọi lĩnh vực tính toán. Khác với Word, excel là một phần mềm được trình bầy dưới dạng bảng tính rất tiện lợi. Nó gồm 256 cột (được kí hiệu là các chữ cái A, B, C…) và 65536 hàng (được đánh số từ 1,2…,65536). Giúp người sử dụng tính toán và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng tính như bảng lương, bảng kế toán, bảng danh sách, bảng thống kê… Điều đặc biệt của phần mềm excel là mỗi khi người sử dụng thay đổi dữ liệu thì bảng tính tự động tính toán lại dữ liệu theo số liệu mới mà không cần đến sự can thiệp của con người. Ngoài ra excel còn có khả năng sao chép dữ liệu rất nhanh và chính xác. không chỉ có vậy excel còn là một phần mềm có cả chức năng vẽ biểu đồ, và chèn các đối tượng đồ hoạ khác. Các thao tác trên bảng tính cho phép người sử dụng có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích tài chính có kèm theo biểu đồ và hình vẽ minh hoạ. Nhờ những tính năng nổi trội trong tính toán mà phần mềm excel được rất nhiều người sử dụng tin dùng trong nhiều lĩnh vực của đời sống cũng như những sinh hoạt của con người. 2.ứng dụng của Microsoft excel. Mỗi khi nhắc đến excel là chắc hẳn người sử dụng không thể quên được những ứng dụng thực tế của nó trong đời sống hàng ngày. Không chỉ ở trong nước mà còn phổ biến trên toàn thế giới. Đúng như vậy những nhân viên văn phòng làm các công tác tính toán như kế toán, tài chính…coi các “thủ thuật tính toán trong excel” là một chiếc chìa khoá quan trọng trong thành công của họ. Nhờ có các hàm tính toán đó mà người sử dụng có thể tính toán mọi vấn đề từ đơn giản đến phức tạp được nhanh tróng và chính xác. vì lẽ đó em xin đưa ra một vài hàm với các thủ thuật tính toán đơn giản của nó. Sau đây là một vài ứng dụng cụ thể: 2.1.Khởi động Microsoft excel. Để làm việc với excel bạn phải thực hiện các thao tác sau: +.Nháy vào Start/Programs/Microsoft excel. +.Hoặc kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền Desktop Sau khi bạn chọn các thao tác trên thì màn hình soạn thảo excel xuất hiện có dạng sau: Trước khi bạn thao tác với bảng tính bạn nên định dạng cho bảng tính bằng cách sau: Bôi đen toàn bộ bảng tính (Ctrl+A). Vào Tools/Options/General. Hộp thoại General xuất hiện. Chọn cỡ chữ tại đây Chọn font chữ tại đây Chọn phông chữ tại Standard Font là VnTimes. Chọn cỡ chữ tại Size là 12. Cuối cùng bạn nhấn Ok. Sau đó bạn đóng các cửa sổ lại và ra khỏi excel. 2.2.Các kiểu dữ liệu trong excel. Nếu bạn là một người làm việc với excel thì chắc hẳn ban phải quan tâm xem excel có bao nhiêu loại dữ liệu. Nếu bạn chưa rõ hãy cùng tham khảo. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) bao gồm các chữ ái được kí hiệu từ A…Z và một số kí tự đặc biệt. Khi nhập dữ liệu ở dạng Text vào công thức phải để trong dấu nháy kép “ ”. Nếu muốn xuống dòng trong một ô ta phải nhấn tổ hợp phím (Alt+Enter). Dữ liệu kiểu số (Number) bao gồm các chữ số từ (0..9), cùng các dấu “+, -, $…” hình thành lên các số nguyên âm, nguyên dương, số thập phân. Date/Time là dữ liệu thể hiện ngày giờ chuẩn của máy tính. Dữ liệu kiểu công thức (Formular) bao gồm các toán tử, toán hạng và được bắt đầu bởi dấu “=” hoặc “+” các toán tử trong công thức bao gồm +, -, *, /, %, ^…, phép cộng kí hiệu kiểu Text (&). Ngoài ra còn có: >, >=, =, . Dạng dữ liệu kiểu công thức còn chứa các hàm trong excel được thể hiện (). 2.3.Hàm ứng dụng chi tiết. Các hàm trong excel có dạng tổng quát như sau: ()[lựa chọn] Trong đó: là các từ khoá trong excel bắt buộc người sử dụng phải gõ chính xác. VD: Sum, if… () cho bạn biết đối tượng tác động của mổi hàm có thể có một hoặc nhiều đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy, các đối số có thể là một giá trị cụ thể, một địa chỉ ô, một hàm khác một biểu thức. [Lựa chon] là mục dành cho kiểu tác động của hàm, mục này có thể có hoặc không có. .Hàm Left (Lấy kí tự trái). Mẫu hàm: Left(Text,number). -VD: left(“ABCD”,2)= “AB”. .Hàm Right (Lấy kí tự phải). Mẫu hàm: Right(Text,number). -VD: Right(“ABCD”,1) = “D”. .Hàm Mid (Lấy kí tự giữa). Mẫu hàm: Mid(Text,m,n). -VD: Mid(“Nghiem Thien Gia”,7,6) = “Thien”. .Hàm Rank (Sắp xếp thứ bậc). Mẫu hàm: Rank(X,cột X, M). Trong đó : “X” là giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa giá trị cần sằp xếp thứ bậc. “Cột X” là địa chỉ của cột làm cơ sở sắp xếp thứ bậc(địa chỉ để ở dạng tuyệt đối). “M” là cách sắp xếp. Nếu M = 1 cột X sắp xếp theo chiều tăng dần. Nếu M = 0 cột X sắp xếp theo chiều giảm dần. .Hàm Upper (Chuyên chuỗi Text thành chữ hoa). Mẫu hàm: Upper(Text). -VD: upper(“an hoat”) = “AN HOAT”. .Hàm Proper (Chuyển các kí tự đầu tiên thành chữ hoa). Mẫu hàm: Proper(Text). -VD: proper(“trung tam” = “Trung Tam”. .Ví dụ 1: Cho bảng thống kê nhập nhiên liệu sau. +.Điền cột tên hàng căn cứ vào ký tự đầu của mã hàng: X: xăng, D: dầu, N: nhớt. +.Điền cột tên hãng sản xuất căn cứ vào 2 ký tự cuối cùng của mã hàng: BP: British Petro, MO: Mobil, ES: esso, SH: Shell, CA: Castrol, TN: Trong nước. +.Lấy kí tự giữa của mã hàng. Cách làm: Bước 1: Điền cột tên hàng: Tại cột tên hàng bạn đánh: “=IF(LEFT(B2,1)="X","Xăng",IF(LEFT(B2,1)="D","Dầu","Nhớt"))”. Sau khi bạn ấn Enter thì trên màn hình cột tên hàng đầu tiên xuất hiện tên của loại hàng. VD: ở đây là “Dầu”. Hình dấu cộng xuất hiện bạn kích chuột vào đó và kéo xuống ô cuối cùng. +.Để sao chép dữ liệu cho các cột tiếp theo bạn đặt con trỏ vào cột đầu tiên khi con trỏ chuột biến thành hình dấu công (+) bạn kéo chuột dê xuống hết các ô cần sao chép thì bạn sẽ có toàn bộ dữ liệu cần thiết. Bước 2: Điền cột tên hãng sản xuất: Tại cột tên hãng sản xuất bạn đánh. “=IF(RIGHT(B2,2)="BP","BritishPetro",IF(RIGHT(B2,2)="MO","Mobi",IF(RIGHT(B2,2)="ES","esso",IF(RIGHT(B2,2)="CA","Castro","TN"))))”. Sau khi bạn ấn Enter thì màn hình xuất hiện ở ô đầu tiên của cột tên hãng sản xuất là “British Petro”. Hình dấu cộng xuất hiện bạn kéo và dê xuống ô cuối cùng Để sao chép dữ liệu cho cột hãng sản xuất bạn đưa con trỏ chuột vào ô đầu tiên khi con trỏ biến thành hình dấu cộng thì bạn kéo xuống ô cuối cùng. Bước 3: Điền cột loại hàng căn cứ vào ký tự giữa. Tại ô loại hàng bạn đánh như sau: Sau khi bạn Enter thì bảng dữ liệu của bạn có dạng sau: Bạn thực hiện sao chép dữ liệu cho cột loại hàng. Sau các thao tác bạn thực hiện đó bây giờ bạn đã có một bảng tính đầy đủ thông tin cần thiết. .Ví dụ 2: Cho bảng kết quả thi cuối kỳ sau. +.Tại cột họ và tên chuyển các ký tự đầu của chuỗi thành chữ hoa. +.Tại cột đạo đức chuyển các chuỗi ký tự thành chữ hoa. +. Tại cột xếp thứ ban xếp thứ cho học sinh căn cứ theo điểm của họ. Bước 1: Chuyển các ký tự đầu tiên của cột Đạo đức thành chữ hoa. Ban thực hiện đánh ở cột ĐĐ như sau: “=UPPER(F3)”. Sau khi bạn ấn Enter thì màn hình xuất hiện ở ô đầu tiên của cột ĐĐ thì ô đầu tiên trong bảng là chữ “D”. Con trỏ hình dấu cộng Thực hiện sao chép dữ liệu cho các ô tiếp theo khi con trỏ biền thành hình mũi tên thì bạn kéo chuột để sao chép. Bước 2: Điền dữ liệu cho cột xếp thứ. Bạn thực hiện đánh ở cột xếp thứ như sau: “=RANK(G3,$G$3:$G$12)”. Sau khi bạn Enter thì bảng dữ liệu của bạn tại ô đầu tiên của cột xếp thứ là số “9”: Con trỏ hình dấu cộng Thực hiện sao chép dữ liệu cho các ô còn lại và bảng tính của bạn lúc này có dạng như sau. Bước 3: Điền dữ liệu cho cột họ tên. Thêm cột ô họ và tên khác, tại ô đó bạn thực hiện đánh: “=PROPER(B3)”. Sau khi Enter bảng dữ liệu ở ô đầu tiên cột “Họ và tên” là chữ “Nguyễn Thu Trang”. Tương tự như vậy ban sao chép dữ liệu cho bảng tính. 2.4.Các hàm thông dụng trong excel. 2.4.1.Các hàm số học và đếm. Hàm tính tổng Sum Mẫu hàm: sum(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối). Hàm Average. Mẫu hàm: Average(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối). Hàm đếm Count/Counta. Mẫu hàm: Count/Counta(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối). Hàm làm tròn số Round. Mẫu hàm: Round (biểu thức cần làm tròn,n). Hàm Mod lấy phần dư. Mẫu hàm: Mod (số bị chia, số chia). Hàm Int lấy phần nguyên. Mẫu hàm: Int(số bị chia, số chia). Hàm lấy căn bậc hai SQRT. Mẫu hàm: SQRT(N). Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS. Mẫu hàm: ABS(N). Hàm Rank xếp thứ hạng. Mẫu hàm: Rank(X, cột X, M). Trong đó: +.X là giá trị số hay địa chỉ ô chứa giá trị cần sắp xếp thứ bậc. +.Cột X là địa chỉ của cột làm cơ sở sắp xếp thứ bậc (để ở dạng tuyệt đối). +.M là cách sắp xếp. M=0 cột X sắp xếp theo thứ tự giảm dần. M=1 cột X sắp xếp theo thứ tự tăng dần. 2.4.2.Các hàm ngày tháng. Hàm lấy ngày Day. Mẫu hàm: Day(dữ liệu kiểu ngày). Hàm lấy tháng Month. Mẫu hàm: Month(dữ liệu kiểu ngày). Hàm lấy năm Year. Mẫu hàm: Year(dữ liệu kiểu ngày). Hàm Weekday. Mẫu hàm: Weekday(dữ liệu kiểu ngày). 2.4.3.Các hàm về thời gian. Hàm lấy giây Second. Mẫu hàm: Second(biểu thức). Hàm lấy phút Minute. Mẫu hàm: Minute(biểu thức). Hàm lấy giờ Hour. Mẫu hàm: Hour(biểu thức). 2.4.4.Các hàm logic. Hàm if. Mẫu hàm: if( biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2,…). Hàm And. Mẫu hàm: And( điều kiện 1, điều kiện 2,…). Hàm or. Mẫu hàm: or( điều kiện 1, điều kiện 2,…). Hàm Not. Mẫu hàm: Not(điều kiện). Hàm cho giá trị đúng nếu điều kiện sai và ngược lại. Hàm Sumif. Mẫu hàm: Sumif( dẫy so sánh, tiêu chuẩn so sánh, dẫy tính tổng). Hàm Countif. Mẫu hàm: Countif( dẫy giá trị, điều kiện). 2.4.5.Các hàm sử lý chuỗi. Hàm Left lấy ký tự trái. Mẫu hàm: Left(text,n). Hàm Right lấy ký tự phải. Mẫu hàm: Right(text,n). Hàm Mid lấy ký tự giữa. Mẫu hàm: Mid(text,n,m). Hàm Lower chuyển chữ hoa thành chữ thường. Mẫu hàm: Lower(text). Hàm Upper chuyển chuỗi text thành chữ hoa. Mẫu hàm: Upper(text). Hàm Proper chuyển các ký tự đầu tiên thành chữ hoa. Mẫu hàm: Proper(text). 2.4.6.Các hàm tìm kiếm. Hàm Vlookup. Mẫu hàm: Vlookup(X, bảng, cột tham chiếu, cách dò). Hàm Hlookup. Mẫu hàm: Hlookup(X, bảng, cột tham chiếu, cách dò). Trong đó: -“X” là tên sản phẩm. -“Bảng” là tất cả các giá trị đã cho. -“Cột tham chiếu” là cột gía trị. -“Cách do” = 0 là tương đối, =1 là tuyệt đối. 2.4.7.Các hàm liêm quan đến cơ sở dữ liệu. Dsum Dmax Dmin Dcuont (khối dữ liệu, cột cần tính, khối điều kiện (vùng tiêu chuẩn). Dcoanta Daverage Ngoài ra còn một số hàm tính toán khác. 2.5.Thoát khỏi excel. Sau khi làm xong các chương trình trong excel ban ghi lại và đóng tất cả các cửa sổ lai bằng cách ấn vào Close hoặc ấn (Alt+F4). B.ý kiến sáng tạo. Trong thời gian học tập cung như thực tế tại trường. Em đã rút ra cho bản thân mình nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP. Điều đó đã tạo nguồn cảm hứng và khơi gợi cho em có những ý tưởng giúp người sử dụng Word có thể làm việc với nó mà không thấy nhàm chán, mệt mỏi,bực bội vì những lỗi thông thường trong khi soạn thảo văn bản, để họ có thể làm công việc của mình được nhanh hơn, tự tin hơn.