Giáo trình Microsoft excel 2010

ỉnh sửa nội dung trong ô theo một số hình thức sau:  Xóa nội dung trong ô  Thay thế bằng nội dung khác  Sửa nội dung trong ô 2.4.1. Xóa nội dung trong ô Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa, Bước 2. Nhấn Delete trên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ô vẫn giữ nguyên). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh: Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ô Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô (nếu có) Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ô Lưu ý: các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Trang 35 2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. 2.4.3. Sửa nội dung trong ô Nếu nội dung trong ô chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những công thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại toàn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau: Cách 1: Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới. Cách 2: Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1. Cách 3: Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2. Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những cài đặt này có ảnh hưởng lên việc soạn thảo trong Excel. Nếu tắt tính năng Allow Editing Directly in Cells (disabled), bạn không thể chỉnh sửa nội dung bằng cách nhấp đúp chuột vào ô. Hơn nữa, khi nhấn F2 cho phép bạn chỉnh sửa nội dung của ô trên thanh công thức (không phải trực tiếp trong ô như đã trình bày ở trên). Cả 3 cách trên đều đƣa Excel vào chế độ soạn thảo (edit mode). Ở chế độ soạn thảo, thanh công thức hiển thị 2 biểu tƣợng X và Check Mark (xem Hình 2.7). Khi đó: Từ Edit xuất hiện ngay góc dưới bên trái của thanh trạng thái của màn hình làm việc  Click biểu tƣợng X để hủy việc soạn thảo mà không có thay đổi nội dung trong ô (hoặc nhấn phím ESC có tác dụng tƣơng tự)  Click biểu tƣợng Check Mark để hoàn thành việc soạn thảo và đƣa nội dung chỉnh sửa vào ô (hoặc nhấn phím Enter có tác dụng tƣơng tự). BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Trang 36 Hình 2.7 – Thanh công thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế ộ edit 2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính (hoặc vào các bảng tính khác), cần chọn trƣớc vùng ô chứa dữ liệu sao chép, tiếp theo có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: 2.5.1. Sử dụ t ao tác Copy – Paste Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép, Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ C] hay nhấn nút Copy trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùng cần sao chép đến, Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home. 2.5.2. Dù F Ha d e Bước 1. Trỏ vào Fill Handle của vùng dữ liệu nguồn, con trỏ chuột chuyển thành dấu + Bước 2. Kéo rê Fill handle theo chiều đứng hoặc chiều ngang rồi buông phím chuột 2.5.3. ết ợp vớ p ím Ctr Bước 1. Chọn khối vùng dữ liệu cần sao chép. Bước 2. Point v o đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển th nh hình mũi tên. Bước 3. Giữ Ctrl đồng thời Kéo rê đến vị trí vùn đích (sẽ xuất hiện một khung mờ và dấu cộng + nhỏ) sau đó uôn phím chuột. Lưu ý:  Có thể thực hiện lệnh Paste nhiều lần để sao chép sang nhiều vùng đích khác nhau trong cùng bảng tính hoặc sang các bảng tính khác.  Để sao chép cùng lúc vào nhiều vùng rời nhau, ta phải chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh Paste.  Khi sao chép vào một vùng đang chứa dữ liệu thì Excel tự động ghi đè lên dữ liệu cũ mà không hiện thông báo.  Địa chỉ ghi trong công thức vùng nguồn sẽ đƣợc tự động thay thế tƣơng ứng với vị trí vùng đích (ngoại trừ những ô đƣợc chỉ định bằng địa chỉ tuyệt đối). BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Trang 37 2.5.4. Lệ F  Thƣờng dùng để sao chép công thức và thực hiện cho các vùng liên tục  Chọn vùng sẽ sao chép dữ liệu (ô đầu tiên có chứa dữ liệu)  Chọn lệnh Home > Editing > Fill.  Chọn: - Right: Sao chép dữ liệu sang các ô bên phải. - Left: Sao chép dữ liệu sang các ô bên trái. - Down: Sao chép dữ liệu các ô bên dƣới. - Up: Sao chép dữ liệu các ô bên trên. - Series…: Tạo một dãy số cộng hãy dãy số nhân Lưu ý:  Có thể điền dữ liệu cho nhiều vùng rời nhau cùng lúc. Khi đó phải thực hiện việc chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh.  Có thể dùng nút Undo để hủy bỏ hoặc phím F4 để lặp lại việc điền dữ liệu. 2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến bảng tính khác) trƣớc hết, bạn chọn vùng ô chứa dữ liệu cần di chuyển, sau đó có thể thực hiện di chuyển bằng một trong các cách sau: 2.6.1. Sử dụ t ao tác Cut – Paste Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép, Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ X] hay nhấn nút Cut trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùn đích Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home. 2.6.2. Dù F Ha d e Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên . Bước 2. Kéo rê vùng chọn đến vị trí đích (có một khung mờ báo hiệu vùn đích). Lưu ý: Nếu vùng đích có chứa dữ liệu và trong bảng Editing của lệnh File > Options tham số Alert before overwriting cells đang bật thì Excel sẽ hiện thông báo: BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Trang 38 Chọn:  OK: ghi đè lên dữ liệu đã có.  Cancel: hủy bỏ việc di chuyển. Nếu bạn muốn chèn dữ liệu mới vào vùng đích, hãy giữ phím Shift trong khi Kéo rê rê chuột đến vị trí mới. Khi đó, khung mờ trở thành các đường mờ |—| , I (đẩy dữ liệu cũ xuống dưới hay sang phải). Địa chỉ ghi trong công thức của vùng nguồn vẫn đưỡc giữ nguyên khi di chuyển đến vị trí mới. Cách Kéo rê chuột chỉ được thực hiện trong vùng của một bảng tính. 2.6.3. Dù F Ha d e sử dụ út c uột p ả Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên . Bước 2. Nhấn và giữ nút phải của chuột và Kéo rê rê vùng chọn đến vị trí vùn đích. Khi thả nút chuột sẽ xuất hiện Shortcut menu ta quan tâm đến các chọn lựa sau:  Move here: Di chuyển dữ liệu.  Copy here: Sao chép dữ liệu.  Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dƣới.  Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải. 2.7. BÀI TẬP BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 39 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH “No one saves us but ourselves. No one can and no one may. We ourselves must walk the path.” Buddha 3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH Phần này trình bày các thao tác cơ bản để quản lý worksheet nhƣ các thao tác thêm, xóa, di chuyển, sao chép, đổi tên… 3.1.1. Chèn bảng tính Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Insert, Bước 3. Chọn Worksheet, Bước 4. Chọn OK. Hình 3.1 – Chèn một bảng tính mới vào sổ bả tí a mở Ngoài ra, có thêm một vài cách thực hiện khác: Cách 2: Nhấn vào nút trên thanh sheet tab Cách 3: Dùng tổ hợp phím [Shift+F11] chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành. Cách 4: Nhấn chọn nhóm Home, đến nhóm Cells > Insert > Insert sheet 4 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 40 3.1.2. Xoá bỏ bảng tính Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính a àm v ệc Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Delete, Bước 3. Bấm vào nút Delete. Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện theo cách khác nhƣ sau: Bước 1. Chọn sheet muốn xóa > chọn Home > Cells > Delete > Delete sheet Bước 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. 3.1.3. Đổi tên bảng tính Bước 1. Bấm double vào Tab Sheet, hoặc bấm phải vào Tab Sheet > Rename, Bước 2. Nhập tên mới và Enter. Hình 3.3 – Đổi tên bả tí a àm v ệc Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : (dấu hai chấm), / (dấu nghiêng phải), \ (dấu nghiêng trái), ? (dấu hỏi), * (dấu sao). 3.1.4. Sao chép bảng tính Hình 3.4 – Sao chép và di chuyển bảng tính 1 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 41 Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Move or copy, Bước 3. To Book: Chọn Book sẽ nhận Sheet cần sao chép, Bước 4. Before Sheet: chọn vị trí Sheet trong Book mới, Bước 5. Chọn mục Create a copy, Bước 6. Chọn OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép > giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab > thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím [Ctrl + nhấp chuột] để chọn sheet. Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mở workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới). 3.1.5. Di chuyển bảng tính Thực hiện tƣơng tự nhƣ thao tác sao chép bảng tính nhƣng không chọn mục Create a copy Nếu sao chép hay di chuyển 1 Sheet từ Book này sang Book khác, cần phải mở cả 2 Book Nếu sao chép hay di chuyển trong cùng 1 Sheet, tại mụcTo book: chọn chính tên Book chứa Sheet cần sao chép Trong một số trƣờng hợp, chúng ta có thể hiểu thao tác di chuyển các worksheet là thực hiện sắp xếp worksheet. Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet nhƣ: Cách 1 Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. Cách 2 Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trƣớc nó, sau đó nhấn OK. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 42 Hình 3.5 – Minh họa thao tác sao chép hoặc di chuyển bảng tính 3.1.6. Hiển thị cửa sổ viết Code trong Excel Hình 3.6 – Cửa sổ viết code VBA ể xử lý tự ộng một số công việc Đôi khi, bạn cần phải lập một hàm không có sẵn trong Excel để giải quyết công việc. Khi đó, cửa sổ viết code VBA là nơi lập trình để viết các đoạn chƣơng trình bằng ngôn ngữ Visual Basic nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các thao tác tính toán nào đó. Các hệ chương trình kế toán trên Excel đều có một hàm do người dùng tự tạo ra (không phải của Microsoft) để đọc các con số ra chữ. Hàm này thường được sử dụng khi một hóa đơn được lập, cần phải ghi bằng chữ của thành tiền hóa đơn đó trước khi in ấn. Để mở cửa sổ code VBA, cách đơn giản thực hiện nhƣ sau: Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn View code. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 43 3.1.7. Khóa/bỏ khóa bảng tính Hình 3.7 – Tạo mật khẩu cho Sheet Khóa bảng tính và khóa ô dữ liệu trong bảng tính là một tính quan trọng nếu bạn muốn bảo vệ dữ liệu khỏi sự dòm ngó của ngƣời khác. Cách thực hiện đƣợc mô tả nhƣ sau: Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet cần khóa Bước 2. Chọn Protect Sheet Bước 3. Xuất hiện cửa sổ Protect Sheet Bước 4. Nhập Password 2 lần Bước 5. Chọn quyền được xử dụng khi khóa Sheet Bước 6. Chọn OK Hình 3.8 – Bỏ mật khẩu trong Sheet Để bỏ khóa bảng tính, chúng ta thực hiện theo các bƣớc sau: Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet cần khóa Bước 2. Chọn Unprotect Sheet Bước 3. Nhập Password m khóa Bước 4. Chọn OK 3.1.8. Qu ịnh màu cho Tab Sheet Đôi khi, bạn cũng cần nổi bật hoặc phân biệt các sheet. Một cách làm đó là tô màu lên các tab sheet. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 44 Hình 3.9 – Đặt màu cho các tab sheet Cách thực hiện nhƣ sau: Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet Bước 2. Chọn Tab color Bước 3. Chọn màu cho Tab Sheet Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab đƣợc tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn màu thích hợp. Hình 3.10 – Cách chọn màu cho sheet tab 3.1.9. Chọn cùng lúc tất cả các bảng tính Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet Bước 2. Chọn Select All Sheets 3.1.10. Thao tác xử lý trên ô/dòng/cột  Chèn thêm ô – cột – dòng BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 45 Hình 3.11 – Chèn thêm ô, dòng và cột Bước 1. Bấm phải vào ô cạnh bên ô cần chèn Bước 2. Chọn Insert, xuất hiện hộp thoại sau - Shift cell Right: thêm ô và di chuyển các ô vừa chọn qua phải - Shift cell Down: thêm ô và di chuyển các ô vừa chọn xuống dƣới - Entire Row: thêm các dòng, di chuyển các dòng chứa các ô vừa chọn xuống dƣới. - Entire Column: thêm các cột, di chuyển các cột chứa các ô vừa chọn qua phải. Bước 3. Chọn chức năn cần thực hiện Bước 4. Chọn OK  Xóa ô – cột – dòng BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 46 Hình 3.12 – Xóa ô, dòng và cột Bước 1. Bấm phải vào ô cần xóa Bước 2. Chọn Delete, xuất hiện hộp thoại sau - Shift cell Left: xóa các ô vừa chọn và di chuyển các ô nằm sau qua trái - Shift cell Up: xóa các ô vừa chọn và di chuyển các ô nằm dƣới lên trên - Entire Row: xóa các dòng chứa các ô vừa chọn, di chuyển các dòng nằm dƣới lên trên. - Entire Column: xóa các cột chứa các ô vừa chọn, di chuyển các cột nằm sau qua trái. Bước 3. Chọn chức năn cần thực hiện Bước 4. Chọn OK 3.1.11. Đặt tên ô/khối ô Với việc đặt tên khối ô sẽ có lợi rất nhiều đới với các công thức tính toán có độ phực tạp cao, giúp sử dụng nhanh các cao tác, dễ nhớ công dụng của khối ô hơn các tên thông thƣờng, đơn giản ngắn gọn hơn trong các công thức và giảm thiểu khả năng sai sót. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 47 Hình 3.13 – Đặt tên ô/ khối ô Bước 1. Chọn ô hay khối ô cần đặt tên Bước 2. Bấm tổ hợp phím [Ctrl + F3], xuất hiện cửa sổ Bước 3. Chọn nút New Bước 4. Nhập tên Bước 5. Chọn OK Chiều dài tối đa là 255 ký tự, tên bắt đầu phải là ký tự và không được đặt giống tên địa chỉ ô tham chiếu Tên không được trùng lặp, không nên dùng khoảng trắng hoặc không dấu tiếng Việt để đặt tên cho địa chỉ ô 3.1.12. Xóa tên ô/khối ô Bước 1. Bấm tổ hợp phím [Ctrl + F3], xuất hiện cửa sổ sau BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 48 Hình 3.14 – Xóa tên ô/khối ô Bước 2. Chọn tên ô/khối ô cần xóa Bước 3. Chọn Delete Bước 4. Chọn OK 3.1.13. Ẩn/Hiện worksheet Một tính năng khác để hạn chế sự dòm ngó của những ngƣời khác đến dữ liệu của bạn là ẩn các sheet. Với tính năng này, bạn có thể ẩn hoặc hiển thị trở lại những sheet mong muốn. Cách thực hiện nhƣ sau: Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet Bước 2. Chọn Hide: ẩn Sheet Bước 3. Chọn Unhide: hiện Sheet đã ẩn Hình 3.15 – Ẩn và hiển thị bảng tính BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 49 3.2. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có đƣợc góc nhìn tốt hơn, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều vùng để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định dòng tiêu đề một danh sách dài gồm nhiều cột… 3.2.1. Thanh Zoom Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to hoặc thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dƣới bên phải màn hình; giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn vào nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ. Bằng cách nhấn giữ phím Ctrl và lăn bánh xe (nút giữa – nút thứ 3) chuột (đối với các chuột có 3 nút: trái, giữa và phải) cũng thực hiện tính năng phóng to (roll down) hay thu nhỏ (roll up) 3.2.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dƣới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ đƣợc gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm View > Window > New Window Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bƣớc trên bạn chọn tiếp nhóm View > Window > View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng đƣợc cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View > Window > Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật). 3.2.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố ị vù t êu ề Tính năng rất hay đƣợc dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View > Window > Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đƣờng chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tƣợng (công cụ chia BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 50 nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Hình 3.16 – Minh họa thao tác chia cửa sổ bảng tính thành nhiều vùng khác nhau Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ nhƣ dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy đƣợc dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dƣới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View > Window > Freeze Panes > chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn:  Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành  Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách  Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Hình 3.17 – Minh họa cố ịnh t êu ề bảng tính Để bỏ cố định thì vào View > Window > Freeze Panes > Unfreeze Panes 3.2.4. Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đƣa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas > Formula Auditing > Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 51 Hình 3.18 – Cửa sổ Watch Window 3.3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 3.3.1. Định dạng chung Các nút định dạng thông dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dƣới đây. Hình 3.19 – Các công cụ ịnh dạ vă bản và số Hình 3.19 hiển thị các công cụ định dạng ký tự, canh đều trong ô và định dạng số. Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home > Cells > Format > Format Cells… BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 52 Hình 3.20 – Hộp thoại Format Cells Tổ hợp phím tắt để mở hộp thoại Format Cells là: Ctrl + 1 (phím số 1, hàng ngang trên bàn phím) Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi đƣợc canh giữa. BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 53 Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel canh lề dƣới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Chọn các hƣớng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap text Nội dung trong ô đƣợc xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dƣới) Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên) Right-to-left Text direction Xác định trình tự đọc và canh lề Tab Font Font Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri Font style Chọn kiểu thƣờng, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là Regular. Size Kích thƣớc font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ 11 point. Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thƣờng Effects Strikethrough Có thêm đƣờng gạch ngang văn bản Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dƣới Preview Xem trƣớc kết quả định dạng bạn vừa chọn Tab Border Line Chọn kiểu và kích cở các đƣờng kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đƣờng bao và kẽ các đƣờng phân cách BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 54 giữa các ô Color Chọn màu cho các đƣờng kẽ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đƣờng bao các ô Tab Fill Background Color Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dƣới). More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trƣớc kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet đƣợc bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet đƣợc bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Trang 55 định số con số sau dấu thập phân. Fraction Định dạng này hiển thị con số dƣới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. Scientific Hiển thị con số dƣới dạng khoa học . Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô giống nhƣ những gì nhập vào kể cả các con số. Special Định dạng các con số dạng mã bƣu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm … Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) 3.3.2. Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng [Alt+Enter] để xuống dòng tại vị trí mong muốn. Bước 1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví