Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ

. TK1561 TK632 TK911 TK511 TK131,111,112 Giá vốn hàng bán tại Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu Doanh thu bán hàng quầy,cửa hàng,siêu thị hàng bán cuối kỳ. thuần cuối kỳ nhập khẩu. TK3331 Thuế GTGT đầu ra Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì quy trình hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ chỉ khác phần doanh thu TK 511 bao gồm cả thuế GTGT. 2.2 Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Khi áp dụng phương pháp KKĐK để hạch toán qúa trình lưu chuyển hàng hoá thì việc ghi doanh thu bán hàng theo các phương thức bán hàng được thực hiện như phương pháp KKTX. Riêng giá vốn hàng bán được ghi một lần vào thời điểm cuối kỳ theo trình tự sau : K/c giá thực tế hàng tồn cuối kỳ TK 151, 156, 157 Thuế GTGT đầu ra TK 3331 Doanh thu bán hàng Kết chuyển doanh thu K/c giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán trong kỳ TK 632 Kết chuyển giá thực tế hàng tồn đầu kỳ TK 111,112,131 TK 511 TK 911 TK 611 Sơ đồ 7 : Tiêu thụ hàng hoá theo phương pháp KKĐK Trên đây là trình tự khái quát nhất của quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng NK, tuỳ theo từng trường hợp mà có cách hạch toán chi tiết hơn nữa cho các nghiệp vụ đó, tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp . 3.Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán là các khoản doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng do khách hàng mua với khối lượng lớn hoặc hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng. Hàng bán bị trả lại là các khoản bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân : do vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.Sơ đồ hạch toán như sau : Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. TK 111,112, 131 Tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu Thuế GTGT của các khoản giảm trừ doanh thu Tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu K/c các khoản giảm trừ doanh thu TK 3331 TK 521, 531,532 TK 511 4.Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, xác định kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu. 4.1 Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng NK trong kỳ . Chi phí bán hàng bao gồm chi phí quảng cáo, giao hàng, vận chuyển, giao dịch, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng uỷ thác, tiền lương nhân viên bán hàng và các chi phí khác có liên quan đến bộ phận bán hàng. Kế toán nên tiến hành tính riêng chi phí cho quá trình nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác cũng như phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ cũng như hàng còn tồn cuối kỳ. Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 641 Nợ TK133(Nếu có) Có TK 111,112, 334,338,214,152,153,336 … 4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chung của doanh nghiệp(Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...)bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, lập dự phòng phải thu khó đòi, chi phí bằng tiền khác(Tiếp khách, hội nghị khách hàng.....) Nợ TK 642 Nợ Tk133(Nếu có) Có TK 111,112, 334,338,214,152,153,336 … 4.3 Xác định kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu Sơ đồ9: phương pháp hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK632,635 TK911 TK511.512,515 ` KC giá vốn hàng bán, chí phí KC doanh thu thuần về tiêu thụ tài chính cuối kỳ hàng hoá nhập khẩu và doanh thu hoạt động tài chính(Cuối kỳ) TK641,642 TK421 TK1422 Kết chuyển lỗ KC chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi Phần II: Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ. I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ. 1. Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Công ty. Công ty Cổ phần Thương Mại và Tư Vấn Tân Cơ Trụ sở chính : Số 55 Lạc Trung, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại: 04.6362414/ 6363856 Fax: 04.63632843 Email: Tân cơ@hn.vnn.vn Website: www.tanco.com.vn Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ tiền thân là Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Tân Cơ được thành lập vào ngày 25 tháng 5 năm 2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102000556 do sở Kế hoach & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Công ty thành lập ban đầu vời 2 phòng chức năng chính là: Phòng tài chính kế toán và Phòng kinh doanh. Nay công ty đã phát triển với đầy đủ các phòng chức năng: Phòng kế hoạch nguồn hàng, Phòng kinh doanh, Phòng tài chính kế toán và quản trị ... Thời gian đầu mới thành lập, Công ty chủ trương thực hiện việc nghiên cứu thị trường bài bản với phương châm nhanh chóng mở rộng địa bàn hoạt động. Do đặc thù kinh doanh của Công ty, ban đầu Công ty đã đặt trụ sở chính tại Hà Nội, sau đó Công ty đã mở rộng quy mô bằng việc thành lập thêm các chi nhánh ở hầu hết các thành phố lớn trên cả nước và đến nay Công ty đã thành lập 6 chi nhánh hoạt động trải dài trên toàn quốc đó là Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập vào tháng 4 năm 2002, Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng thành lập vào tháng 4 năm 2003, Chi nhánh Thành phố Hải Phòng thành lập vào tháng 10 năm 2003, Chi Nhánh Thành phố Vũng Tàu thành lập vào tháng 3 năm 2004, Chi nhánh Tỉnh Hưng Yên thành lập vàơ tháng 4 năm 2004, và Chi nhánh Tỉnh Đồng Nai được thành lập vào tháng 11 năm 2004. Nhân sự công ty Cuối năm 2000 Cán bộ nhân viên công ty là: 13 người. Cuối năm 2001 là: 18 người. Cuối năm 2002 là: 44 người Cuối năm 2003 là: 52 người Cuối năm 2004 là: 102 người. Cuối năm 2005 là: 103 người Và hiện nay là 101 người. Với lực lượng nhân sự như trên Công ty đã tổ chức hệ thống quản lý một cách khoa học với đầy đủ các phòng ban hoạt động theo mô hình hoạt động của Công ty cổ phần. 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì đây là một công ty kinh doanh thương mại và tư vấn. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty: * Kinh doanh các sản phẩm sắt thép, bu lông, đai ốc, rivê, vòng đệm, vật tư, thiết bị công nghiệp; * Tư vấn đầu tư, tài chính; tư vấn kỹ thuật lắp xiết; tư vấn đào tạo; * Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà; * Vận tải và các ngành hàng khác. Song trên thực tế Công ty mới triển khai được mảng kinh doanh thương mại. Nhiệm vụ chính là: - Nhanh chóng mở rộng và phủ kín thị trường. - Đa dạng hoá mặt hàng phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng. - Phát triển bền vững, lâu dài, phấn đấu mức tăng trưởng doanh thu từ 30 đến 40% năm sau so với năm trước. - Tổ chức phân đoạn thị trường, phân loại khách hàng nhằm mục tiêu chiếm lĩnh được các thị trường trọng điểm, khách hàng trọng điểm. 3.Thị trường mua bán hàng của Công ty. 3.1 Thị trường mua Khi mới thành lập nguồn hàng của Công ty được cung cấp chủ yếu bởi các đơn vị thương mại và sản xuất trong nước do vậy thiếu sự chủ động về nguồn hàng, giá cả, tiến độ cung cấp cũng như chủng loại của hàng hoá, dẫn đến tình trạng Công ty luôn ở thế bị động trong kinh doanh, thiếu tính cạnh tranh, không mở rộng được thị trường, tốc độ tăng trưởng chậm. Đến năm 2001 Công ty đã quyết định thay đổi chính sách về nguồn hàng kinh doanh. Công ty đã chủ động tìm kiếm được các nhà cung cấp nước ngoài, ban đầu Công ty chủ yếu chỉ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá từ Đài Loan. Đến nay Công ty đã mở rộng nguồn hàng từ các nhà sản xuất Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, các nước trong khối ASEAN và các khu vực khác. Do vậy Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn cung cấp hàng hoá, đây chính là vấn đề quan trọng nhất giúp Công ty mở rộng thị trường, có tính cạnh tranh cao. 3.2 Thị trường bán. Thời kỳ đầu Công ty mới chỉ triển khai bán hàng ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh lân cận. Khi Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn hàng hoá thì thị phần của Công ty luôn được mở rộng và phát triển không ngừng cùng với sự ra đời của các Chi nhánh. Cho đến nay, thị trường của Công ty đã mở rộng trên khắp cả nước. Khách hàng mục tiêu chính của Công ty là: Các Tổng công ty công trinh giao thông, Tổng công ty xây dựng Thăng Long, Các Công ty lắp máy, Các Công ty thi công cầu đường. Một số công trinh tiêu biẻu trong những năm qua: Cung cấp Bulon cấp độ cao cho Dự án khôi phục cầu đường sắt trên tuyến Hà Nội - Hồ Chí Minh Cung cấp Bulon cương độ cao cải tạo cầu thép Thăng Long Cung cấp Bulon cường độ cao cho các nhà máy ximăng như: Nhà máy ximăng Bút Sơ, Chinfon Hải Phòng,... Cung cấp Bulon cường độ cao cho các công trình của Tổng công ty Lắp máy LILAMA, Tổng công ty COMA Và gần đây cung cấp Bulon cường độ cao cho Công ty Viêtxô Petro, các dự án của Ban dự án điện miền Bắc Cung cấp thép, cáp, neo cho Tổng công ty xây dựng Thăng Long, Tổng công ty công trình giao thông 1.... 4.Tình hình kinh tế tài chính, lao động của Công ty. Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2003, 2004, 2005 Bảng số 1 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây ( Đơn vị : 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 8.132.847 11.942.047 16.077.327 Tổng TSCĐ và đầu tư dài hạn 1.053.222 2.387.817 2.163.219 Tổng TS 9.186.069 14.329.865 18.240.547 Tổng nợ phải trả 6.412.029 9.424.767 12.966.043 Tổng NVCSH 2.774.040 4.905.098 5.274.503 Tổng nguồn vốn 9.186.069 14.329.865 18.240.547 Doanh thu thuần 9.916.932 27.498.575 54.973.761 Giá vốn hàng bán 8.884.604 24.611.224 48.706.752 Lợi nhuận gộp 1.032.328 2.887.351 6.267.039 Chi phí bán hàng + CPQLDN 884.852 2.474.871 5.101.565 Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 147.476 412.480 1.165.474 Doanh thu hoạt động tài chính 2.317 4.741 8.957 Chi phí tài chính 46.960 132.363 376.510 Tổng thu nhập trước thuế 102.833 284.858 797.921 Thuế TNDN(28%) 28.793 79.760 223.418 Lợi nhuận sau thuế 74.040 205.098 574.503 Thu nhập bình quân của CNV 1người/1tháng 1.286 1.754 2.200 ( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2003, 2004, 2005 ) Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Bảng số 2) để thấy và so sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không. Bảng số 2 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây : Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tỉ lệ doanh thu năm sau so với năm trước 277% 200% Tỉ lệ nguồn vốn năm sau so với năm trước 177% 108% Tỉ lệ lợi nhuận năm sau so với năm trước 277% 280% Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.75% 0.74% 1.05% Tỉ lệ thu nhập bình quân đầu người 136% 125% Nhận xét: Trong ba năm gần đây, lưong hàng hoá lưu chuyển nhiều, Công ty tìm được nhiều nguồn hàng tin cậy, có giá cạnh tranh nên doanh thu tăng vượt trội. Song lợi nhuận tăng chậm thể hiện chất lương quản lý còn yếu, chi phí phát sinh lớn. Bên canh đó ta cũng nhìn nhận Công ty có những ưu điểm vượt trội, rất quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên, thể hiện ở tốc độ tăng thu nhập bình quân đầu người. 5.Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong Công ty. 5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty: In từ sơ đồ 1(Xem trang word khác) 5.2. Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng trong công ty 5.2.1. Phòng kế hoạch nguồn hàng + Chuẩn bị và lập dự báo thu mua trong 3 tháng, một kỳ, một năm. + Chuẩn bị và lập dự báo mua hàng trong 3 tháng, một kỳ, một năm. + Chuẩn bị và lập dự báo thu mua hàng tháng. + Chuẩn bị và lập dự báo mua hàng hàng tháng. + Quản lý chung công việc của phòng. 5.2.2. Phòng bán hàng và Marketing + Lập kế hoạch bán hàng + Điều hành hoạt động kinh doanh + Quản lý Phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh + Phân tích và đánh giá các hoạt động bán hàng và marketing + Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ + Nộp báo cáo bán hàng và marketing lên Ban giám đốc Công ty. 5.2.3. Phòng tài chính kế toán và quản trị. + Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước. + Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương . Ngoài ra: + Chuẩn bị và lập dự toán tài chính Công ty. + Chuẩn bị và lập hệ thống quản lý bao gồm các giấy tờ mẫu/ chuẩn và các báo cáo. + Chuẩn bị và thực hiện công tác kiểm toán của Công ty và các chi nhánh. + Chuẩn bị kiểm toán Quản lý và Tài chính hằng năm thông qua kế toán tổng hợp riêng biệt + Chuẩn bị bất cứ các hoạt động có liên quan tới pháp luật của Công ty thông qua người tư vấn pháp luật. + Thẩm tra các báo cáo Tài chính và báo cáo Quản lý của Công ty. + Phối hợp với Giám đốc, Phó Giám đốc và các Trưởng phòng tổ chức gặp mặt định kỳ để bàn về tình hình và điều kiện kinh doanh của Công ty. + Cập nhật mọi điều luật hay qui định của Nhà nước có liên quan + Chịu trách nhiệm đối với việc đạt dược các mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ Công ty. II.Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ. 1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. 1.1 Sơ đồ bộ máy. In từ sơ đồ 2(Trang word khác) 1.2 Lao động và phân công công việc trong phòng kế toán. 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, tạo ra mối liên hệ các công việc trong từng phần hành cụ thể. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, xác định hệ thống báo cáo kế toán mà Công ty cần lập và sử dụng để cung cấp thông tin nội bộ và bên ngoài. Phân tích các quyết toán của Công ty 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản, tiến hành lập các báo cáo tài chính, kết hợp với kế toán trưởng tiến hành phân tích các quyết toán của đơn vị. 1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền và thủ quỹ. Phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 1.2.4 Chức năng nhiệm vụ của kế toán vật tư tài sản, hàng hoá, nguồn vốn chủ sở hữu. Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hoá của đơn vị. Đối với tài sản cố định, bên cạnh theo dõi theo từng loại tài sản về mặt hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về mặt nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm trong kỳ của các nguồn vốn kinh doanh. 1.2.5 Chức năng nhiệm vụ của kế toán thanh toán, các khoản doanh thu và thu nhập, các khoản chi phí: Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, các khoản còn phải thanh toán cho các đối tượng khác. Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản doanh thu, thu nhập và các khoản ghi giảm doanh thu, thu nhập phát sing trong doanh nghiệp. Từ đó xác định doanh thu thuần, thu nhập thuần từ các hoạt động làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp liên quan đến thu mua, tiêu thụ hàng hoá cùng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.6 Chức năng nhiệm vụ của kế toán thuế, theo dõi chi nhánh Tập hợp chứng từ , hạch toán kế toán, lập các báo cáo theo đúng quy định của cơ quan thuế. Với các chi nhánh, phản ánh đầy đủ kịp thời giá trị hàng hoá xuất nhập cho chi nhánh, công nợ giữa công ty và chi nhánh. 2.Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty 2.1Hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính - đã sửa đổi bổ sung). Vì đây là một công ty kinh doanh thương mại nên không sử dụng một số tài khoản sau: TK611,TK621, TK622, TK623, TK627, TK631. 2.2Hình thức sổ kế toán tại Công ty: Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tề, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký theo thứ tự thời gian và nội dụng kinh tế của nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ NK chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu Tuy nhiên các phần việc được thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán CIC- Của Công ty tin học Bộ xây dựng . Các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thường là bàn phím và được tổ chức lưu giữ trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này được quản trị một cách hợp nhất do một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ được “Chuyển sổ” vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính chương trình máy tính. Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ được lưu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chương trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của người dùng. Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty theo phần mềm kế toán Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái các TK Báo cáo tài chính Chú thích : : Phản ánh hàng ngày In báo cáo cuối kỳ Cuối tháng kế toán tổng hợp in sổ, kế toán trưởng kiểm tra, lưu giữ. 2.3 Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đầu năm đến 31/12 cuối năm. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. III.Thực trạng hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ. 1. Tài khoản sử dụng Để HT quá trình lưu chuyển hàng hoá NK KT sử dụng các tài khoản chủ yếu sau : TK 151 - Hàng mua đang đi đường. TK 156 - Hàng hóa. TK 131 - Phải thu khách hàng hoặc khách hàng ứng trước. TK 331 - Phải trả người xuất khẩu TK632 - Giá vốn hàng bán : phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ. 635 - Chi phí tài chính. 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. TK413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Ngoài ra, để hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá NK kế toán còn sử dụng các TK khác như : TK111, TK112, TK311, TK333,TK641, TK642, TK911, TK421, TK141 … 2. Chứng từ sử dụng Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phương tiện thông tin về kết qủa nghiệp vụ đó. Trong các nghiệp vụ kinh doanh XNK thì các chứng từ càng quan trọng hơn vì đây là mối quan hệ với đối tác nước ngoài, sự chặt chẽ được đặt lên hàng đầu nhằm tránh xẩy ra sai sót. Bộ chứng từ liên quan đến quá trình NK hàng hoá gồm có : + Bộ chứng từ thanh toán: - Hợp đồng mua bán (Sales Contract) - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Vận tải đơn (Bill of Lading) - Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quanlity) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Bảng kê đóng gói hàng hàng hoá (Packing List) Ngoài ra, theo chứng từ hợp đồng nhập khẩu và theo trong thư tín dụng chứng từ thanh toán còn có: Hối phiếu hoặc các tài liệu khác kèm theo như: Biên bản quyết toán với tàu, biên bản hư hỏng tổn thất (nếu có). + Ngoài bộ chứng từ thanh toán còn có các chứng từ sau: - Tờ khai, phụ lục tờ khai hải quan. - Mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. - Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp 3.Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty. Do đặc điểm kinh doanh của công ty dẫn tới hàng hóa nhập khẩu của công ty có những đặc điểm riêng. Nguồn hàng của Công ty rất đa dạng, nhập từ các nước Asean, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, Đức,....hàng nhập của công ty chủ yếu đóng trong container 20feet với trọng lượng khoảng 20 tấn, công ty thường mua hàng theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng, CIF cảng Sài Gòn, CIF cảng Đà Nẵng, DAF cửa khẩu Hữu Nghị Quan. Hiện tại công ty phân loại hàng nhập khẩu thành 3 nhóm: - Nhóm 1: Các sản phẩm thép gồm có: + Thép cuộn: cán nóng, cán nguội + Thép hình: thép H, thép I, Thép U, thép L,... + Thép ống: ống áp lực hàn xuắn, hàng thẳng. + Các loại cáp, neo dự ứng lực,.... - Nhóm 2: Các sản phẩm lắp xiết gồm có: + Các loại bulông lục giác cường độ cao. + Các loại vít cường độ cao + Các loại đai ốc cường độ cao + Các loại rivet, chốt chẻ, đinh hàn,... Nhóm 3: Các loại máy móc thiết bị gồm có: + Các loại máy móc đo kiểm dùng trong cơ khí. + Các loại máy móc lắp xiêt bulông. + Các loại máy và dụng cụ cầm tay,... 4.Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức trực tiếp. Khi phòng nguồn hàng thực hiện xong các thủ tục nhập khẩu hàng hoá: Đặt hàng, ký kết hợp đồng ngoại, mở thư tín dụng chuyển sang phòng kế toán làm thủ tục mở L/C - vay ngân hàng. Các nghiệp vụ nhập khẩu lô cáp dự ứng lực vào tháng 3/2006 như sau: Ngày 03/03/2006 ký quỹ mở L/C số 335, Kế toán đã phản ánh vào TK1122NN “Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quận Tây Hồ ( mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK144 : Ký quỹ, ký cược ngắn hạn ), khi nhận được giấy báo Nợ tài khoản tiền Việt Nam của Ngân hàng, Kế toán ghi : Nợ TK 1122NN : 405790 x 10% x 15.915 = 645.814.785 Có TK 1121NN : 645.814.785 Theo qui định, Kế toán đã phải tiến hành phản ánh khoản ngoại tệ này vào TK 007 nhưng trong công ty đã không định khoản : Có TK 007 : 40579 (USD ) Khi thư tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên thống nhất các điều khoản thì The Siam tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thương mại kí hiệu : 01/TC-SIAM/06 kèm vận tải đơn số BR06060312059. cáp dự ứng lực được cấp giấy phép NK số 0005707 ngày 22/11/2002, được chuyên chở trên phương tiện vận tải có số hiệu LCHVC0261 xuất phát từ Thái Lan đã đến cảng Hồ Chí Minh vào ngày 13/03/2006. Khi nhận được tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng nguồn hàng, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá XNK Nhà nước - Vinacontrol ).Trước khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận được từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK số 3750/NK/KD ngày 18/03/2006 Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán cho người XK : ỉ Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho người XK ( Theo phương thức trả ngay bằng L/C ) : Nợ TK 331 : 405790 x 90% x 15.915 = 5.812.333.065 Có TK 311 NN : 5.812.333.065 ỉ Phản ánh giá trị lô hàng NK, tỷ giá tính giá trị lô hàng là 15910 - tỷ giá quy định của Hải quan, số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nộp tiền cho ngân hàng để thực hiện, tỷ giá của tài khoản phải trả người bán theo tỷ giá thực tế tại ngày vay ngắn hạn để trả, phần chênh lệch đưa vào TK 635– phần chênh lệch giá trị giữa tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận hàng hoá và ngày nhận ký quỹ và ngày trả nợ cho người XK trước đó . KT tiến hành phản ánh như sau : Nợ TK 156 : 405790 *15910+322.805.945= 6.778.924.845 Nợ TK 635 : : 2.028.950 Có TK 3333 : 322.805.945(Thuế suất thuế NK 5%) Có TK 331 : 405790*90%*15.915= 5.812.333.065 Có TK 1122NN : 405790*10%*15.915= 645.814.785 ỉ Phản ánh thuế GTGT ( Theo tỷ giá thực tế ) hàng NK : Nợ TK 133 : (6.456.118.900 +322.805.945) x 5% = 338.946.242 Có TK 33312 : 338.946.242 ỉTất cả các loại phí : Từ phí mở L/C 0,1 % giá trị CIF của hợp đồng, Phí sửa đổi L/C : 15 USD, phí giám định hàng hoá, phí thanh toán L/C, Phí lưu Contener … đều được kế toán phản ánh vào TK 641, sẽ được đề cập đến trong phần chi phí lưu thông và xác định kết quả của nghiệp vụ. Ngày 18/04/2006 sau khi nhận được Giấy thông báo thuế, thực hiện nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 33312 : 338.946.242 Nợ TK 3333 :322.805.945 Có TK 111 : 661.752.187 Kế toán lập phiếu nhập kho theo Packinglist của Nhà xuất khẩu Đơn vị: Công ty Tân Cơ Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ: 55 Lạc Trung - Hà Nội Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của bộ Tài Chính Nợ: 156 Số: 24 Có: 3333,331,1122NN Họ tên ngời giao hàng: Nhập hàng Công ty The Siam Thái Lan Theo HĐ phụ lục TKHQ 3750 ngày 18/03/2006 Nhập tại kho: Công ty Tân Cơ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơ