Luận án Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị

việc hạch toán trên sổ sách kế toán, nhận thấy hầu hết các đội xây lắp thuộc các doanh nghiệp trong Tổng công ty lập, hoặc thu thập các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng công trình do đối tác bên ngoài lập không kịp thời. Do chậm thanh toán với nhà cung cấp hoặc do những lý do khách quan, chủ quan khác mà có không ít trường hợp vật tư đã đưa vào thi công xây dựng nhưng vẫn chưa có chứng từ, hóa đơn đầu vào, thậm chí công trình đã hoàn thành, được xác định đã bán và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu trong kỳ vẫn chưa hoàn thành công tác tập hợp hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí đầu vào. Điều này dẫn đến những khó khăn trong công tác kiểm soát vật tư thực tế sử dụng với vật tư trên hóa đơn đầu vào, công tác tập hợp chi phí để tính giá thành công trình không đảm bảo, đồng thời cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến kế toán tại các công ty phải trích trước chi phí để tạm tính giá vốn trong kỳ với số tiền không nhỏ, ảnh hưởng đáng kể đến độ tin cậy của thông tin trên BCTC. Toàn Tổng công ty năm 2013, năm 2014 lần lượt trích trước chi phí phải trả là: 3.855 tỷ đồng, và 3.808 tỷ đồng (Nguồn: BCTC hợp nhất Tổng công ty năm 2014). Mặt khác, các CTKT sau khi được lập, thu nhận ở các đội xây lắp chậm luân chuyển về phòng tài chính kế toán công ty, điều này không chỉ ảnh hưởng tới việc ghi sổ, tổng hợp số liệu chung toàn đơn vị mà còn có thể gặp những rủi ro hư hỏng, thất lạc trong thời gian lưu giữ CTKT tại các đội xây lắp. Trong điều kiện các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ thực hiện trong phạm vi phòng kế toán công ty chưa có sự kết nối, khai thác dữ liệu với các phòng ban, chi nhánh, ban quản lý dự án, ban chỉ huy công trường, đội xây lắp nên CTKT vẫn được luân chuyển và phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chưa được luân chuyển và phê chuẩn liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyển đến nhân viên phòng kế toán của các công ty vẫn phải nhập lại số liệu. Điều này làm vừa gia tăng chi phí thời gian, in ấn, vừa dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu. 2.2.2.2 Thực trạng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống TKKT được sử dụng tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống TKKT trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Hầu hết các công ty được giao làm chủ đầu tư hoặc được Công ty mẹ ủy quyền làm chủ đầu tư cấp 2 đối với các dự án đầu tư phát triển nhà và đô thị đều 106 thành lập ban quản lý dự án để thay mặt chủ đầu tư quản lý các công trình, dự án. Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trong trường hợp này thì hệ thống TKKT tại các ban quản lý dự án vẫn áp dụng hệ thống TKKT trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC, nhưng có sửa đổi, bổ sung, đổi tên một số TKKT theo quy định tại Thông tư 195/2012/TT-BTC về Chế độ kế toán đơn vị chủ đầu tư, như: tài khoản 152 được mở bổ sung 7 tài khoản cấp 2; tài khoản 336 được bổ sung 4 tài khoản cấp 2; tài khoản 241 - Xây dựng cơ bản dở dang được đổi tên thành “Chi phí đầu tư xây dựng” và bỏ tài khoản cấp 2; tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp được đổi thành “ Chi phí Ban quản lý dự án đầu tư”;... Khảo sát tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhận thấy kế toán quản trị được kết hợp với kế toán tài chính trong cùng một hệ thống. Các TKKT tổng hợp được kết hợp mở chi tiết theo đối tượng cần quản lý một cách hợp lý. Trong điều kiện các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán, do đó đối với những đối tượng theo dõi chi tiết mà thường xuyên phát sinh, thay đổi sẽ được kế toán chi tiết trên các trường quản lý khác, như: danh mục vật tư; danh mục khách hàng; danh mục công trình, dự án; mà không chi tiết trên tài khoản. Ban tài chính kế toán Công ty mẹ chưa có những quy định thống nhất chung về trình tự, phương pháp hạch toán đối với các loại nghiệp vụ kinh tế đặc thù nên dẫn đến việc mở tài khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có cùng bản chất trong hoàn cảnh tương tự giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty không đồng nhất với nhau. Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng tiền cho đội xây lắp, kế toán Công ty HUD4 hạch toán Nợ tài khoản 138/ Có tài khoản 111,112, kế toán các công ty khác ghi Nợ tài khoản 141/Có tài khoản 111,112. Việc mở tài khoản và việc hạch toán không có sự thống nhất giữa các đơn vị, sai lệch với bản chất nghiệp vụ làm ảnh hưởng tới thông tin kế toán cung cấp, và gây khó khăn cho kế toán Công ty mẹ trong việc lập BCTC hợp nhất. 2.2.2.3 Thực trạng hệ thống sổ kế toán Hình thức kế toán các doanh nghiệp trong Tổng công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với điều kiện doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Thông tin trên CTKT được nhập vào phần mềm ở dạng chi tiết theo yêu cầu cung cấp thông tin quản trị, chương trình tự động cập nhật số liệu vào hệ thống SKT tổng hợp và SKT chi tiết theo hình thức nhật ký chung. Hệ thống SKT tổng hợp và chi tiết được thiết kế trên phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đã cung cấp được thông tin về các 107 nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian, vừa được phân loại theo từng tài khoản tổng hợp, theo từng chỉ tiêu kinh tế chi tiết, đáp ứng được yêu cầu nhận biết và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Hệ thống SKT tại các ban quản lý dự án trực thuộc các doanh nghiệp trong Tổng công ty ngoài các SKT theo hướng dẫn của Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành còn sử dụng các SKT để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí đầu tư xây dựng theo Chế độ kế toán đơn vị chủ đầu tư, như: Sổ chi phí đầu tư xây dựng; Sổ chi phí ban quản lý dự án; Sổ chi phí khác;... Theo kết quả trả lời phiếu khảo sát 32/32 đơn vị không thực hiện in SKT hàng tháng mà in theo năm. Điều này ngoài việc dẫn đến những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán đơn vị gặp sự cố khi chưa in sổ hoặc chưa sao lưu số liệu, mà còn gây ra những khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên kế toán hoặc các bộ phận liên quan tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại số liệu của các tháng, quý trước đó. Công ty mẹ và các Công ty con cấp 1 có đầu tư vốn vào các công ty con cấp 2 còn sử dụng các SKT để phục vụ hợp nhất BCTC. Tại Công ty mẹ ngoài các mẫu sổ đã được hướng dẫn tại Thông tư 202/2014/TT-BTC, kế toán còn thiết kế bổ sung thêm SKT chi tiết theo dõi lợi ích cổ đông thiểu số và các bút toán điều chỉnh nhằm xác định chỉ tiêu này. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, các SKT theo dõi chi tiết các giao dịch nội bộ phục vụ hợp nhất BCTC, như: Sổ chi tiết các khoản đầu tư tài chính; Sổ chi tiết các khoản công nợ nội bộ; Sổ chi tiết các khoản doanh thu, giá vốn, chi phí nội bộ, tài sản luân chuyển nội bộ; Sổ chi tiết các khoản chia cổ tức, chia lợi nhuận giữa các công ty con cho công ty mẹ, hoặc giữa các công ty con với nhau; Sổ chi tiết lưu chuyển các luồng tiền trong nội bộ; Sổ chi tiết theo dõi phần lợi ích của cổ đông thiểu số;... chưa được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, các đơn vị vẫn phải kết xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán ra excel để xử lý số liệu vào các SKT phù hợp. 2.2.2.4 Thực trạng hệ thống báo cáo kế toán Quá trình cung cấp thông tin kế toán là quá trình đơn vị lập và phát hành các BCKT. Hệ thống BCKT gồm BCQT và BCTC. Về hệ thống BCTC BCTC được các doanh nghiệp trong Tổng công ty lập gồm BCTC năm và BCTC quý. Mẫu biểu và cách thức lập BCTC được các doanh nghiệp thực hiện tuân thủ theo quy định về hệ thống BCTC trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC, gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC. 108 BCTC được lập tại các ban quản lý dự án ngoài các BCTC nêu trên còn lập thêm các BCTC và phụ biểu BCTC theo quy định tại Chế độ kế toán đơn vị chủ đầu tư, là: Báo cáo nguồn vốn đầu tư; Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng; Phụ biểu chi tiết nguồn vốn đầu tư; Phụ biểu thực hiện đầu tư theo dự án, công trình. Công tác tổng hợp số liệu, lập BCTC theo quý, năm tại Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đã được phân công cho các cán bộ kế toán có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Các chính sách kế toán chủ yếu được các doanh nghiệp trong Tổng công ty áp dụng trong việc lập BCTC cơ bản phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Tuy nhiên, qua khảo sát thực trạng, đọc, phân tích BCTC và các tài liệu có liên quan của các doanh nghiệp trong Tổng công ty, nhận thấy có một số chính sách kế toán và công việc xử lý số liệu cuối kỳ trước khi lập BCTC có những điểm khác biệt so với quy định hiện hành, cụ thể là: - Khi ghi nhận và trình bày thông tin trên BCTC vẫn còn có một số doanh nghiệp trong Tổng công ty chưa tuân thủ nguyên tắc coi trọng nội dung bản chất hơn hình thức pháp lý. Ví dụ như, trong năm 2014, Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD8 và Công ty cổ phần phát triển nhà xã hội HUD.VN đã ghi nhận doanh thu và giá vốn của một số hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng bất động sản theo tiến độ thu tiền quy định trong hợp đồng ký với khách hàng và đã phát hành hóa đơn nhưng chưa bàn giao nhà, chuyển quyền sử dụng đất cho khách hàng với số tiền lần lượt là 166 tỷ đồng và 142 tỷ đồng (Nguồn: Cơ sở của ý kiến kiểm toán ngoại trừ trên BCTC hợp nhất của Tổng công ty năm 2014). - Một số doanh nghiệp trong Tổng công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng theo quy định hiện hành đối với các khoản: giảm giá hàng tồn kho; giảm giá các khoản đầu tư tài chính dài hạn; nợ phải thu khó đòi; bảo hành sản phẩm xây lắp. Ví dụ như: Công ty HUD1 chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 15 tỷ đồng (Nguồn: Thông báo Kết luận của Thanh tra Chính phủ số 1312/TB-TTCP ngày 25/5/2015); Kết thúc năm tài chính 2014, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng HUD Kiên Giang trích lập thiếu dự phòng nợ phải thu khó đòi 76 tỷ đồng (Nguồn: Cơ sở của ý kiến kiểm toán ngoại trừ trên BCTC hợp nhất của Tổng công ty năm 2014). Theo quy định các công trình xây dựng khi bàn giao đơn vị thi công phải thực hiện cam kết bảo hành với khách hàng, nhưng hiện nay khoản trích lập dự phòng bảo hành sản phẩm xây lắp hầu hết các đơn vị trong Tổng công ty không thực hiện. Theo quy định các khoản nợ phải thu quá hạn 6 tháng phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, 109 nhưng tại một số các doanh nghiệp trong Tổng công ty có những khoản nợ phải thu của khách hàng mua căn hộ đã quá hạn trên dưới 2 năm không được trích lập dự phòng. - Công thức để tính khoản chi phí trích trước vào giá vốn hàng bán tại một số các doanh nghiệp trong Tổng công ty còn có sự khác biệt với theo quy định hiện hành hoặc được trích lập thiếu. Ví dụ như, Công ty mẹ đã hạch toán trích trước chi phí phải trả vào giá vốn hàng bán theo suất đầu tư m2 đất, m2 nhà trên cơ sở tổng mức đầu tư các dự án trong khi quy định hiện hành phải căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh và dự toán công trình, đây là nguyên nhân dẫn đến dự án khu đô thị Việt Hưng do Công ty mẹ làm chủ đầu tư trích thiếu chi phí phải trả quá nhiều (1099 tỷ đồng) trong khi sản phẩm dự án đã cơ bản kinh doanh hết (Nguồn: Thông báo Kết luận của Thanh tra Chính phủ số 1312/TB-TTCP ngày 25/5/2015). Ngoài việc lập BCTC riêng, Công ty mẹ và các công ty con cấp 1 là công ty mẹ của các Công ty con cấp 2 phải lập BCTC hợp nhất theo quy định của Chế độ kế toán và các Chuẩn mực kế toán có liên quan. Hiện nay, Ban tài chính kế toán Công ty mẹ chưa có các quy định về chính sách kế toán thống nhất chung cho các doanh nghiệp trong Tổng công nên kế toán Công ty mẹ phải tiến hành điều chỉnh, đồng nhất các chính sách kế toán, các chỉ tiêu trên các báo cáo riêng trước khi lập BCTC hợp nhất. Kế toán Công ty mẹ sử dụng phương pháp gộp để hợp nhất BCTC theo hướng dẫn tại Thông tư số 202/2014/TT-BTC. Về hệ thống BCQT Qua khảo sát, phỏng vấn nhận thấy các cấp lãnh đạo của các doanh nghiệp trong Tổng công ty rất quan tâm tới thông tin trình bày trên các BCQT để phục vụ kịp thời việc kiểm soát, điều hành hoạt động SXKD. Vì vậy, mặc dù BCQT là BCKT không bắt buộc, nhưng các BCQT về tình hình thực hiện đã được các doanh nghiệp trong Tổng công ty lập khá đầy đủ, đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị nội bộ về: tình hình hàng tồn kho; tình hình công nợ phải thu phải trả; giá thành sản xuất sản phẩm (công trình); tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm (công trình),... Tuy nhiên, do hệ thống BCQT của các doanh nghiệp được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, được lập song song với phân hệ kế toán tài chính, nên mẫu biểu của các BCQT này còn cứng nhắc, thiếu một số mẫu báo cáo hoặc mẫu báo cáo được thiết kế chưa phù hợp với yêu cầu thông tin quản lý đặc thù trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng. Hầu hết các doanh nghiệp trong Tổng công ty mới chỉ lập các báo cáo thực hiện theo số liệu thực tế phát sinh chưa lập đầy đủ hệ thống báo cáo định hướng hoạt động SXKD và báo cáo phân tích biến động giữa định hướng và thực tế phát sinh. 110 2.2.3 Thực trạng thủ tục kiểm soát tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị 2.2.3.1 Thực trạng áp dụng các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong xây dựng hệ thống quy chế quản lý nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Theo đánh giá của phần lớn các ý kiến trả lời phiếu khảo sát 20/32 (chiếm 62%) doanh nghiệp cho rằng hệ thống các quy định, quy chế quản lý nội bộ đã được xây dựng và ban hành đáp ứng được cơ bản yêu cầu quản lý của công ty. Trong số các công ty xây dựng hệ thống quy chế quản lý nội bộ đầy đủ có thể kể đến Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD8 (Phụ lục 2.13: Danh sách các quy định, quy chế quản trị nội bộ của Công ty cổ phần Đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD8). Tại hầu hết các doanh nghiệp trong Tổng công ty (Công ty mẹ, HUD1, HUDS, HUD3, HUD4, HUD - CIC,...) đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000; ISO 9001:2008. Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng xuyên suốt trong hoạt động điều hành SXKD, được mọi bộ phận và cán bộ công nhân viên tại các doanh nghiệp tuân thủ nhằm giảm thiểu các rủi ro về chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính ổn định về sản phẩm như đã cam kết với khách hàng. Bên cạnh đó, vẫn còn một số công ty chưa xây dựng và ban hành đầy đủ các quy chế quản lý nội bộ. Ví dụ tại Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD1 (Phụ lục 2.14: Danh sách các quy định, quy chế quản trị nội bộ của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD1) còn thiếu các quy chế quản lý nội bộ như: Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Ban GĐ; Quy chế khoán thi công xây lắp; Quy chế quản lý chi phí giá thành, hạch toán công trình xây dựng; Quy chế quản lý công nợ phải thu, phải trả; Quy chế phân cấp trách nhiệm quản lý của Ban điều hành, phòng chức năng; Quy chế phối hợp giữa các bộ phận quản lý;... Một số công ty chậm ban hành, sửa đổi, điều chỉnh các quy chế quản lý nội bộ khi thay đổi mô hình quản lý. Tại Công ty mẹ, có những quy định được ban hành cách đây nhiều năm vẫn được sử dụng mà không có sự bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp, như: Quy chế bình xét thưởng hoàn thành kế hoạch ban hành từ năm 2005; Quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức cán bộ công nhân viên và tiền lương ban hành năm 2003. Sau khi chuyển đổi mô hình quản lý và hoạt động, tại Công ty mẹ các văn bản pháp lý quan trọng làm cơ sở xây dựng các văn bản quản lý nội bộ khác vẫn chưa được các cấp thẩm quyền phê chuẩn ban hành, như: Điều lệ tổ chức và hoạt 111 động của Công ty mẹ hiện nay vẫn chưa được Bộ Xây dựng phê chuẩn ban hành chính thức, trong thời gian chờ được phê chuẩn ban hành, Công ty mẹ đang áp dụng Điều lệ tổ chức và hoạt động tạm thời; Quy chế tài chính Công ty mẹ vẫn chưa được Bộ Tài chính phê chuẩn ban hành, hiện nay Công ty mẹ vẫn đang áp dụng Quy chế tài chính được Bộ Tài chính ban hành từ năm 2011 với nhiều nội dung không còn phù hợp với cơ chế quản lý và hình thức pháp lý mới. Tại không ít các đơn vị thành viên trong Tổng công ty các quy chế quản lý nội bộ đã được ban hành từ nhiều năm trước mà không có sự sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hiện nay. Ví dụ như tại Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD3: Quy chế hoạt động của các phòng ban công ty ban hành theo Quyết định số 65/QĐ - HĐQT ngày 01/12/2004; Quy định quản lý tiến độ, chất lượng công trình ban hành theo Quyết định số 244/CT -HC ngày 10/12/ 2007;... Để phối hợp hoạt động và kiểm soát các hoạt động của các doanh nghiệp trong Tổng công ty, Công ty mẹ cần ban hành áp dụng thống nhất các quy chế quản lý, tiêu chuẩn, định mức chung đối với tất cả các doanh nghiệp thành viên. Công ty mẹ chưa làm tròn trách nhiệm này khi chỉ có 5/32 (chiếm 16%) đơn vị cho rằng Công ty mẹ đã xây dựng và thực hiện đầy đủ các quy chế quản lý, điều hành và tiêu chuẩn, định mức áp dụng thống nhất trong Tổng công ty. Qua khảo sát thực trạng và tổng hợp kết quả trả lời phiếu khảo sát, tác giả nhận thấy các nguyên tắc kiểm soát cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn; và nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đã được áp dụng trong xây dựng, ban hành hệ thống các quy chế quản lý nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty. Cụ thể như sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc phân công phân nhiệm được thể hiện thông qua việc phân công công việc và trách nhiệm của ban quản trị, ban điều hành, các phòng, ban chức năng, đơn vị phụ thuộc và của từng cá nhân trong các bộ phận đó. Nguyên tắc phân công phân nhiệm đòi hỏi mỗi cá nhân không chỉ nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình mà còn hiểu công việc và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị. Phân công, phân nhiệm đối với HĐTV, HĐQT và BGĐ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm đối với HĐTV/HĐQT và BGĐ được phần lớn các doanh nghiệp trong Tổng công ty thể hiện khá cụ thể, chi tiết trong các văn bản như: Quy chế hoạt động của HĐTV/HĐQT; Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của BGĐ; và trong các quy trình quản lý nội bộ. 112 Tại Công ty mẹ, HĐTV ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn chung được quy định trong Luật Doanh nghiệp thì còn phải thực hiện các nhiệm vụ đặc thù của một Công ty mẹ thuộc sở hữu nhà nước, đó là: nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu đầu tư; tổ chức xây dựng các Quy chế phối hợp chung giữa các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty; quyết định chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm của các công ty con do Công ty mẹ sở hữu toàn bộ vốn điều lệ; quyết định phương án phối hợp kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty thông qua việc sử dụng quyền chi phối của Công ty mẹ tại các doanh nghiệp này. Tại các đơn vị thành viên, HĐTV/HĐQT thực hiện chức năng quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty, chỉ đạo, giám sát hoạt động của GĐ và các cán bộ quản lý khác trong việc thực hiện nghị quyết, quyết định của HĐTV/HĐQT và Đại hội cổ đông và trong điều hành công việc SXKD của đơn vị; quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch SXKD hàng năm; quyết định các giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ; quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư, thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư theo quy định; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ; quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn và mua cổ phần của doanh nghiệp khác; quyết định các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí tài chính và các định mức khác;... HĐTV/HĐQT làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Mỗi thành viên HĐTV/HĐQT chịu trách nhiệm trước HĐTV/HĐQT về công việc được phân công. Các thành viên HĐTV/HĐQT cùng chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và trước pháp luật về các nghị quyết, quyết định của HĐTV/HĐQT gây thiệt hại cho doanh nghiệp và chủ sở hữu, trừ những thành viên biểu quyết không tán thành quyết định. Tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty, TGĐ/GĐ là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu, kế hoạch SXKD, phù hợp với Điều lệ hoạt động và các nghị quyết, quyết định của HĐTV/HĐQT; chịu trách nhiệm trước HĐTV/HĐQT và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Thành viên HĐTV/HĐQT có quyền yêu cầu TGĐ/GĐ cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Giúp TGĐ/GĐ điều hành công tác SXKD và các mặt hoạt động khác là các phó TGĐ/phó GĐ. Việc phân công nhiệm vụ trong ban GĐ được nhiều doanh nghiệp trong Tổng công ty cụ thể hóa trong văn bản Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của ban GĐ. Tại Công ty mẹ, nhiệm vụ của các thành viên trong Ban GĐ được quy định tại Quyết định số 1737/QĐ-HUD, do TGĐ ban hành ngày 30/5/2013. Theo đó, các Phó TGĐ được phân công nhiệm vụ vừa theo lĩnh vực, khu vực, vừa trực tiếp 113 phụ trách các đơn vị, dự án. Các Phó TGĐ chịu trách nhiệm và quyền hạn trong phạm vi công việc được phân công. Tại một số đơn vị thành viên trong Tổng công ty việc phân công nhiệm vụ trong ban GĐ mới chỉ thể hiện ở các biên bản họp ban GĐ, chưa được ban hành dưới hình thức quyết định phân công nhiệm vụ, việc phân công này còn mang nặng tính sự vụ, chưa đáp ứng được yêu cầu chuyên môn hóa cao của các thành viên ban GĐ. Phân công, phân nhiệm đối với các phòng ban chức năng và đơn vị phụ thuộc Tại Công ty mẹ và tại hầu hết các đơn vị thành viên Tổng công ty đã ban hành Quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng, ban chức năng. Theo cơ cấu tổ chức hiện nay tại Công ty mẹ, khối cơ quan quản lý điều hành được tổ chức thành các Ban chức năng, trong mỗi Ban được phân chia thành các Phòng nghiệp vụ với chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể trong Quyết định số 505/QĐ - HĐTV, do Chủ tịch HĐTV ban hành ngày 01/10/2013. Tại các công ty con với quy mô nhỏ hơn, bộ máy quản lý điều hành được tổ chức dưới hình thức các phòng chức năng. Tại các phòng, ban chức năng có bổ nhiệm và phân công trưởng phòng là người điều hành và chịu trách nhiệm trước GĐ, pháp luật về mọi hoạt động công tác của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng, được trưởng phòng ủy nhiệm hay ủy quyền một số vấn đề thuộc quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm trực tiếp với trưởng phòng và GĐ về phần công việc được phân công phụ trách. Trưởng các phòng, ban căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, những nội quy và quy chế hiện hành của đơn vị tiến hành xây dựng nội quy, phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng cán bộ nhân viên trong phòng. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát thực tế và tổng hợp kết quả từ các phiếu khảo sát được trả lời thì tại phần lớn 23/32 (chiếm 72%) doanh nghiệp trả lời phiếu khảo sát cho biết việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng vị trí công tác trong các phòng ban chưa được cụ thể hóa bằng các văn bản giao nhiệm vụ. Tại các công ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng thường có các phòng chức năng với nhiệm vụ cơ bản như sau: - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ: quản lý nhân sự, sắp xếp, cải tiến tổ chức quản lý nhân sự, tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, quản lý chặt chẽ việc sử dụng lao động của các đội theo các quy định của Bộ Luật lao động, thực hiện công tác lao động tiền lương. - Phòng kỹ thuật thi công có nhiệm vụ: quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công, giám sát chất lượng công trình, quản lý công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, quản lý công tác nghiên cứu khoa học, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong hoạt động SXKD. 114 - Phòng kinh tế - kế hoạch có nhiệm vụ: lập kế hoạch kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch SXKD định kỳ; xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch, điều tiết sản xuất; xây dựng định mức và đơn giá đối với những công việc phát sinh trong quá trình thi công; xây dựng đơn giá giao khoán nội bộ; kiểm tra giá dự toán thiết kế, giá dự toán thi công của đơn vị thi công, giá quyết toán công trình; kiểm tra thủ tục tạm ứng, thanh toán của các đơn vị; kiểm kê xác định giá trị khối lượng dở dang của các đội xây lắp. - Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ: tổ chức và chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chính