Luận án Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hướng tới ứng dụng erp tại các vnpt tỉnh, thành phố thuộc tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam

nhiệm cho CBCNV cùng phối hợp với nhân viên kế toán tại bộ phận Văn phòng tỉnh. Định kỳ, theo tuần, tháng, bộ phận Văn phòng phân công kế toán phụ trách xuống các huyện, thị xã (thành phố thuộc tỉnh) để thu thập, phân loại và chuyển về Văn phòng tỉnh/thành phố hạch toán và lƣu trữ. Về trình độ, theo khảo sát, 100% CBCNV trong bộ máy kế toán có trình độ Đại học và trên Đại học, trong đó có 34.4% là trên đại học cho thấy chất lƣợng bộ máy kế toán tại VNPT và các tỉnh, thành phố đã đƣợc nâng cao và chú trọng. Biểu đồ 2.1. Phân loại theo trình độ Biểu đồ 2.2. Phân loại theo độ tuổi Nguồn: Tác giả tổng hợp phân tích Về kinh nghiệm, theo kết quả khảo sát, lao động trẻ từ 20-29 tuổi chiếm 9,4 %, trên 50 tuổi chiếm 6,3%, còn lại là độ tuổi từ 30-39 chiếm 34,4% và cao nhất là 40-49 tuổi chiếm 50%. Nhƣ vậy, bộ máy kế toán cũng đang dần đƣợc trẻ hóa là do chính sách tái cấu trúc, sắp xếp, bố trí việc làm, động viên và có chính sách hỗ trợ lao động nhiều tuổi về nghỉ chế độ sớm. Về giới tính, theo kết quả khảo sát, nam chiếm 28,1% và nữ chiếm 71,9% trong tổng số 250 ngƣời đƣợc khảo sát. Tỷ lệ này cho thấy một cơ cấu khá hợp lý với đặc điểm nghề kế toán khi yêu cầu tính toán, ghi chép cẩn thận, chăm chỉ. Biểu đồ 2.3. Phân loại theo giới tính. (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 111 Về mặt quản lý, bộ máy kế toán tại các VNPT tỉnh, thành phố, trƣởng phòng kế toán kiêm kế toán trƣởng giúp cho bộ máy gọn nhẹ và việc quản lý tập trung, có 1 tỉnh An Giang không kiêm nhiệm. Các VNPT tỉnh, thành phố phân công nhiệm vụ kết hợp vừa theo kinh nghiệm vừa theo năng lực, trình độ chiếm 68%, còn lại 32% chọn theo “Năng lực và trình độ”. Bộ phận KTQT thƣờng kiêm nhiệm chung với bộ phận KTTC, vừa thực hiện nhiệm vụ liên quan tài chính vừa liên quan kế hoạch. Khả năng kiêm nhiệm các công việc cùng bộ phận đƣợc đánh giá ở mức “Rất tốt” chiếm 54,8 %, còn lại 45,2% đánh giá ở mức “Trung bình” là do sự phân công nhiệm vụ của mỗi nhân viên là khác nhau, khối lƣợng công việc phù hợp, nếu có sự kiêm nhiệm, trợ giúp trong trƣờng hợp khách quan nhƣ nghỉ chế độ, nghỉ phép, ốm đau, thai sản, các công việc thƣờng đƣợc chia sẻ cho nhiều ngƣời, mỗi nhân viên sẽ hỗ trợ một phần nội dung công việc. Bảng 2.1. Kết quả khảo sát yếu tố “Con ngƣời” trong HTTT kế toán STT Nội dung Tiêu chí 2.1 Con ngƣời Chọn Diễn giải mã trả lời Số lƣợng Tỷ lệ (%) 2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị 1 Tập trung 250 100 2 Phân tán 0 0 3 Vừa tập trung vừa phân tán 0 0 2.1.2 Trƣởng phòng kế toán kiêm kế toán trƣởng 1 Có 240 96 2 Không 10 4 2.1.3 Tiêu chí phân công nhiệm vụ theo 1 Theo kinh nghiệm 0 0 2 Theo năng lực, trình độ 80 32 3 Theo tuối, giới tính 0 0 4 Kết hợp 170 68 2.1.4 Bộ phận kế toán với tài chính và kế hoạch 1. Tách rời 56 22,4 2 Kiêm nhiệm 194 77,6 2.1.5 Khả năng kiêm nhiệm các công việc trong cùng bộ phận 1 Rất tốt 137 54,8 2 Trung bình 113 45,2 3 Không thể 0 0 (Nguồn: Tác giả tổng hợp theo kết quả khảo sát) Hệ thống ERP là một hệ thống phần mềm sẽ giúp nhà quản lý tại các VNPT tỉnh, thành phố đƣa ra quyết định nhƣng toàn bộ quy trình triển khai một hệ thống, bao gồm các khâu từ lập kế hoạch, thiết kế triển khai, đƣa vào sử dụng và bảo trì đều phải do con ngƣời thực hiện. Con ngƣời dựa trên các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại để thu 112 thập, xử lý và mục tiêu cuối cùng là cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Nhƣ vậy, yếu tố con ngƣời là một trong những tiền đề ảnh hƣởng rất lớn tới ứng dụng hệ thống ERP tại các VNPT tỉnh, thành phố. Với mô hình hoạt động của Tập đoàn VNPT hiện nay, ngoài bộ phận IT tại các VNPT tỉnh, thành phố, còn có sự hỗ trợ của đơn vị thành viên VNPT- IT, tiền thân là Công ty VDC, chuyên cung cấp các phần mềm dịch vụ theo đặt hàng cũng nhƣ trong nội bộ nhƣ phần mềm quản lý văn bản, phần mềm kế toán..Đây chính là điểm mạnh, là tiềm lực để các VNPT tỉnh, thành phố sớm triển khai ứng dụng tích hợp HTTTKT trong môi trƣờng ERP. Ngoài ra, với đội ngũ quản lý nhiều kinh nghiệm, trình độ cao, có chuyên môn về lĩnh vực công nghệ hoặc quản lý sẽ tạo thuận lợi cho quá trình triển khai thành công một hệ thống quản lý mới nhƣ hệ thống ERP bởi những lợi ích mà hệ thống đem lại. Cùng với đó, đội ngũ CBCNV ở tất cả các bộ phận nói chung, bộ phận kế toán nói riêng tại các VNPT tỉnh, thành phố, với năng lực, trình độ và kinh nghiệm, đƣợc đào tạo đầy đủ sẽ là yếu tố góp phần triển khai thành công HTTTKT tích hợp trong môi trƣờng ERP. Hiện nay, tại các VNPT tỉnh, thành phố, trên cơ sở áp dụng phƣơng pháp thẻ điểm cân bằng, để lƣợng hóa các nhiệm vụ của các bộ phận đã xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí, từ đó phục vụ công tác tính và trả lƣơng tƣơng xứng, phù hợp với năng suất của từng lao động. 2.2.2. Thực trạng quy trình và hướng dẫn 2.2.2.1. Thực trạng về quy trình và hướng dẫn thu thập thông tin kế toán Quy trình và hƣớng dẫn thu thập thông tin chính xác, hợp lí và khoa học để ghi chép và minh chứng cho các nội dung kinh tế - tài chính phát sinh tại các VNPT tỉnh, thành phố sẽ quyết định chủ yếu đến chất lƣợng của thông tin kế toán cung cấp cho các đối tƣợng sử dụng. Kế toán các VNPT tỉnh, thành phố thu thập các thông tin kế toán từ hai nguồn: - Nguồn nội bộ do các bộ phận liên quan bên trong cung cấp. Các thông tin về doanh thu, định mức, dự toán đƣợc các phòng ban có liên quan nhƣ phòng Kế hoạch, phòng Quản lý kỹ thuật và phòng Tài chính kế toán các VNPT tỉnh, thành phố phối hợp xây dựng và thực hiện. Ví dụ: các thông tin về tình hình thực hiện hợp đồng, quản lý vật tƣ, đối chiếu doanh thu phân chia, xác định công nợ. đƣợc thu nhận từ các tài liệu kế toán do phòng Tài chính kế toán cung cấp. Các thông tin phục vụ ra quyết định về đầu tƣ hạ tầng do phòng Kế hoạch, phòng Dự án, phòng Đầu tƣ cung cấp. 113 - Nguồn bên ngoài do bộ phận kế toán và các bộ phận có liên quan thu thập trực tiếp bằng các hình thức nhƣ quan sát, trực tiếp phỏng vấn, qua bài viết, báo cáo, các văn bản pháp quy nhƣ Thông tƣ, Nghị định, Luật. Các thông tin đƣợc cung cấp theo cả ba loại thƣớc đo nhƣng trong đó thƣớc đo giá trị (thƣớc đo tiền tệ) là phổ biến nhất. Ví dụ: Các chế độ bảo hiểm, mức trích khấu hao TSCĐ, các loại thuế Về cơ sở pháp lý Dựa trên hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các VNPT tỉnh, thành phố đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng trong nội bộ phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kinh tế tài chính đặc thù của đơn vị mình. Các VNPT tỉnh, thành phố đã có quy định cụ thể về quy trình ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán cũng nhƣ việc luân chuyển, bảo quản chứng từ nhằm phản ánh đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán riêng của các VNPT tỉnh, thành phố và lập BCTCHN toàn Tập đoàn VNPT. Kết quả khảo sát thực tế cho thấy về cơ bản các VNPT tỉnh, thành phố đã thực hiện tốt chế độ chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan. Một số DN tự thiết kế mẫu chứng từ dựa trên mẫu chung của Bộ Tài chính ban hành theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC và bổ sung những nội dung cần thiết, phù hợp với đặc điểm của DN. Theo kết quả khảo sát có 146/250 phiếu đƣợc đánh giá hợp lý chiếm 58,1%; còn lại đánh giá với mức độ bình thƣờng vì các mẫu chứng từ tự thiết kế, các thông tin trên chứng từ mang tính chất chủ quan của ngƣời thiết kế, chƣa có sự thống nhất giữa các đơn vị trong toàn Tập đoàn. Danh mục một số chứng từ kế toán sử dụng tại các VNPT tỉnh, thành phố tại Phụ lục số 20. Về phương pháp lập chứng từ Kết quả khảo sát thực tế về phƣơng pháp lập chứng từ tại các VNPT tỉnh, thành phố cho thấy có một số loại đƣợc lập trên phần mềm kế toán nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi; một số loại khác do lập thủ công nhƣ: Giấy nộp tiền; Giấy đề nghị thanh toán; và có loại kết hợp phần mềm và thủ công nhƣ: Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng kiểm kê TSCĐ. Ngoài ra, các VNPT tỉnh, thành phố thực hiện việc đặt in hóa đơn nhằm chủ động và phù hợp với đặc điểm của DN theo Thông tƣ số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hƣớng dẫn thi hành Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Về công tác kiểm tra, phân loại, tổng hợp chứng từ 114 Qua khảo sát tại các VNPT tỉnh, thành phố rất quan tâm đến công tác kiểm tra, phân loại, tổng hợp chứng từ để đảm bảo tính pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Tuy không tổ chức bộ phận kiểm tra riêng nhƣng việc kiểm tra chứng từ của bộ phận kế toán nào thì do bộ phận đó tự chịu trách nhiệm kiểm tra lần thứ nhất thật cẩn thận, sau đó, kế toán trƣởng có trách nhiệm kiểm tra lần hai trƣớc khi ghi sổ. Bên cạnh những DN thực hiện tốt công việc này vẫn còn một số đơn vị chƣa thực hiện tốt nên vẫn xảy ra tình trạng chứng từ kế toán vẫn có một số sai sót nhƣ thiếu một số tiêu chí phụ nhƣ ngày tháng lập chứng từ, thiếu chữ ký duyệt của kế toán trƣởng hoặc của Giám đốc. Về luân chuyển chứng từ kế toán Qua khảo sát tại các VNPT tỉnh, thành phố có 234/250 phiếu chiếm 93,5% cho rằng các DN đã xây dựng đƣợc quy trình luân chuyển chứng từ mà theo đánh giá của những ngƣời làm kế toán cho rằng quy trình này là hợp lý, an toàn. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn 16 DN chiếm 6,5% đánh giá bình thƣờng vì đã xây dựng đủ các biểu mẫu và quy trình luân chuyển để phục vụ quá trình hạch toán, tuy nhiên chƣa văn bản hóa một cách cụ thể, chi tiết rõ quy trình luân chuyển cho từng loại chứng từ. Đồng thời, các DN này cũng chƣa coi trọng việc ban hành quy trình luân chuyển chứng từ bằng văn bản. Tổ chức luân chuyển chứng từ theo loại chứng từ, cụ thể nhƣ sau: Khi phát sinh hoạt động liên quan đến tài chính, mỗi Trung tâm viễn thông huyện, thị xã đã phân nhiệm vụ có nhân viên tổng hợp kiêm thủ quỹ tại huyện, thị xã tập hợp chứng từ. Đến cuối tháng sẽ chuyển chứng từ về Phòng kế toán - tài chính tỉnh, thành phố. Kế toán viên tại tỉnh, thành phố đƣợc phân công phụ trách, phân công theo khu vực để hạch toán vào phần mềm kế toán. Trƣớc khi hạch toán, các kế toán viên phải có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ: đủ loại, đủ thông tin; tính chính xác: về thông tin đơn vị mua - bán, về giá trị, về số lƣợng và tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của thông tin. Một số loại chi phí phát sinh tại các huyện, thị xã và chứng từ gồm các hóa đơn tài chính nhƣ chi phí tiếp khách, văn phòng phẩm, mua công cụ, tiền điện, tiền nƣớc.... Từ phần mềm kế toán, kế toán viên tại tỉnh, thành phố kết xuất và in chứng từ thanh toán nhƣ phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất, nhập kho. Qua khảo sát, giữa các tỉnh, thành phố có sự khác nhau về quy trình luân chuyển và lƣu trữ . Những tỉnh, thành phố có quy mô lớn nhƣ Thái Nguyên, Hà Nội, Hồ Chí Minh, An Giang thì chứng từ của huyện, thị xã sẽ do Giám đốc huyện, thị xã ký duyệt và lƣu trữ. 115 Các tỉnh Hòa Bình, Nghệ An, Quảng Nam, Đắc Lắc thì chứng từ của huyện, thị xã đƣợc gửi về tỉnh ký duyệt và lƣu trữ. Một số chứng từ chi phí của huyện, thị xã nhƣng đƣợc lập tập trung và hạch toán tại tỉnh, thành phố nhƣ: Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lƣơng, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tính thuế TNCN. Mẫu một số chứng từ sử dụng tại VNPT Thái Nguyên tại Phụ lục 23 Chứng từ tại các VNPT tỉnh, thành phố còn gồm các Thông báo nội bộ, Biên bản đối chiếu, xác nhận doanh thu nội bộ.... Bảng 2.2. Kết quả khảo sát yếu tố “Quy trình và hƣớng dẫn” trong HTTT kế toán STT Nội dung Tiêu chí 2.2. Quy trình và hƣớng dẫn Chọn Diễn giải mã trả lời Số lƣợng Tỷ lệ (%) 2.2.1 Cơ sở pháp lý lựa chọn chứng từ 1 Theo TT 200 33 13,0 2 Mở thêm theo yêu cầu quản trị 0 0 3 Kết hợp 217 87 2.2.2 Việc tự thiết kế hoặc bổ sung thêm chỉ tiêu chứng từ kế toán 1 Hợp lý 146 58,1 2 Bình thƣờng 104 41,9 Không hợp lý 0 0 2.2.3 Phƣơng pháp lập chứng từ 1 Dựa trên phần mềm 25 10 2 Thủ công 12 4,8 3 Kết hợp 213 85,2 2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ 1 Hợp lý 234 93,5 2 Bình thƣờng 16 6,5 3 Không hợp lý 0 0 2.2.5 Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ theo 1 Loại chứng từ 250 100 2 Bộ phận 0 0 2.2.6 Công tác kiểm tra, phân loại tổng hợp chứng từ kế toán 1 Rất đầy đủ 250 100 2 Bình thƣờng 0 0 3 Không thực hiện 0 0 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Về công tác bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán - Công tác bảo quản chứng từ: Do số lƣợng chứng từ tại các VNPT tỉnh, thành phố nhiều nên công tác bảo quản, lƣu trữ chứng từ cần đƣợc quan tâm, tổ chức hợp lý, 116 khoa học và tuân thủ quy định của chế độ kế toán. Qua khảo sát tại các VNPT tỉnh, thành phố cho thấy hiện nay DN đang thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ. Những chứng từ của năm tài chính hiện hành thì đƣợc bảo quản tại tủ hồ sơ Phòng kế toán - tài chính. Đến khi thực hiện xong công tác kiểm tra, đối chiếu, lập BCTC năm và thực hiện kiểm toán, các chứng từ sẽ đƣợc bảo quản, lƣu trữ tại kho riêng. - Công tác lƣu trữ chứng từ kế toán: Việc sắp xếp chứng từ thƣờng thực hiện sắp xếp theo thời gian kết hợp theo loại chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho vật tƣ, NVL, hàng hóa, công cụ, dụng cụ, kèm theo hóa đơn, chứng từ về tăng giảm TSCĐThời gian lƣu trữ chứng từ đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Khi hết năm tài chính, lập BCTC và BCQT xong, các chứng từ đƣợc đƣa vào kho. Việc cung cấp chứng từ ra bên ngoài phải đƣợc sự đồng ý của Giám đốc, kế toán trƣởng và có Biên bản giao nhận, đồng thời phải đƣợc theo dõi để thu hồi theo đúng thời hạn. Các chứng từ sử dụng trực tiếp trong việc ghi sổ kế toán và đƣợc lƣu trữ ít nhất 10 năm. Các chứng từ kế toán, tài liệu không sử dụng trực tiếp để ghi sổ đƣợc lƣu trữ ít nhất 5 năm. Nhƣ vậy, các VNPT tỉnh, thành phố đã xây dựng quy trình và hƣớng dẫn thu thập thông tin khá ổn định, tập trung, thuận tiện và phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình; tạo tiền đề thuận lợi để hƣớng tới ứng dụng ERP trong thời gian tới. 2.2.2.2. Thực trạng về quy trình và hướng dẫn xử lý thông tin kế toán Quy trình và hƣớng dẫn xử lý thông tin kế toán tại các VNPT tỉnh, thành phố là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xử lý thông tin kế toán. Kết quả khảo sát thực tế cho thấy, các VNPT tỉnh, thành phố thuộc Tập đoàn VNPT đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định tại Thông tƣ số 200/2014/TT - BTC, ngày 22/12/2014. Căn cứ vào đặc điểm SXKD, tính chất, yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ của ngƣời làm kế toán, các VNPT tỉnh, thành phố đã lựa chọn các tài khoản cấp 1 và cấp 2 sử dụng trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với hoạt động của đơn vị mình cho kế toán tài chính, về cơ bản đã tôn trọng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định. Để có cơ sở xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết, HTTTKT cần mã hóa các đối tƣợng quản lý. Thông tin sau khi đƣợc thu thập, kế toán vận dụng tài khoản, danh mục mã hóa để hạch toán vào phần mềm HTTTKT. 117 Khi nhà quản lý tại các VNPT tỉnh, thành phố có nhu cầu thông tin về các nguồn lực của DN nhƣ loại vật tƣ, công cụ dụng cụ (phục vụ lắp đặt, sửa chữa, nhiên liệu, động lực,...), loại TSCĐ (phục vụ quản lý, phục vụ bán hàng, phục vụ thu, phát sóng và tín hiệu,...), nhân viên ở các bộ phận (phòng, ban, trung tâm, chi nhánh),...; liên quan đến địa điểm phát sinh (theo tỉnh/thành phố, theo chi nhánh, theo quốc gia,....). Các đối tƣợng cần thu thập thông tin đƣợc mã hóa trên hệ thống phần mềm quản lý và phần mềm kế toán để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, cách thức thực hiện thống nhất trong toàn Tập đoàn VNPT. Cụ thể nhƣ sau: Việc mã hóa đối tƣợng tập hợp doanh thu, chi phí: các VNPT tỉnh, thành phố và các Trung tâm huyện, thị xã sử dụng mã liên tiếp gồm hai bậc. Mỗi VNPT tỉnh, thành phố có một mã riêng. Sau đó, mỗi tỉnh, thành phố sẽ tiếp tục xây dựng mã hóa các đơn vị, phòng, ban, trung tâm trực thuộc. + Bậc mộ gồm 3 chữ số thể hiện mã đơn vị cấp tỉnh, thành phố: Ví dụ: VNPT tỉnh Thái Nguyên - mã hóa là 023; bao gồm khối văn phòng có Phòng Tổng hợp - Hành chính; Phòng Nhân sự; Phòng mạng và dịch vụ; Phòng đầu tƣ xây dựng cơ bản, và Phòng Tài chính kế toán. Mã số của các VNPT tỉnh, thành phố tác giả khảo sát: VNPT Hòa Bình mã số: 013 VNPT Hà Nội mã số: 010 VNPT Nghệ An mã số: 042 VNPT Quảng Nam mã số: 051 VNPT Đắc Lắc mã số: 065 VNPT Hồ Chí Minh mã số: 070 VNPT An Giang mã số: 094. + Bậc hai kết hợp mã gợi nhớ và liên tục gồm chữ cái N (nhánh) và 5 chữ số thể hiện các đơn vị là các TTVT huyện, thị xã trực thuộc tỉnh, thành phố: Ví dụ: Trung tâm viễn thông TP Thái Nguyên mã số: N02310 Trung tâm viễn thông Phú Bình mã số: N02320 Trung tâm viễn thông Đồng Hỷ mã số: N02325 Trung tâm viễn thông Phổ Yên mã số: N02330 Ngoài ra, Trung tâm điều hành thông tin là đơn vị tƣơng đƣơng một Trung tâm viễn thông huyện, thị xã nhƣng thuộc TP Thái Nguyên nên đƣợc mã hóa N02316; Trung tâm Thông tin thƣ viện thuộc TP Thái Nguyên nên mã hóa là N02315. 118 Việc mã hóa các loại vật tƣ tại các VNPT tỉnh, thành phố sử dụng mã liên tiếp thực hiện thống nhất chung trong toàn Tập đoàn VNPT. Ví dụ nhƣ: + Vật tƣ: Kẹp cáp 3 lỗ 2 rãnh mã số: 18.04.03.01 + Vật tƣ: Cáp quang treo ĐMFKL 8 sợi mã số: 10.01.01.03 + Vật tƣ: Ống mạ kẽm D108.1*6m mã số: 11.04.02.01 + Vật tƣ: Ống mạ kẽm D113.1*6m mã số: 11.04.02.02 + Vật tƣ: Ống mạ kẽm D126.1*6m mã số: 11.04.02.03 Mã hóa danh mục khách hàng, sử dụng mã gợi nhớ kết hợp mã liên tục đƣợc phân chia thành hai loại: (1) Nếu khách hàng, nhà cung cấp là đơn vị tổ chức, doanh nghiệp thì mã hóa là TN+ mã số thuế DN, ví dụ: Điện lực Thái Nguyên - mã hóa: TN0100100417 - 006, (2) Nếu khách hàng, nhà cung cấp là cá nhân, hộ kinh doanh thì mã hóa là CT+ mã số thuế cá nhân, hộ kinh doanh, ví dụ nhƣ Cửa hàng VPP Đỗ Thị Thái Thanh - mã hóa CT8007075062. Mã hóa công cụ dụng cụ, TSCĐ cũng sử dụng mã liên tiếp, đảm bảo sự linh hoạt và dễ bổ sung đối tƣợng mới. Kết quả khảo sát thực trạng về tình hình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc trình bày tại Bảng 3.1 (tiếp). Có 56 phiếu chọn đơn vị có xây dựng TK chi tiết cấp 2 chiếm 22,6%; 73 phiếu chọn đơn vị có xây dựng TK chi tiết cấp 3 chiếm 29% và có 121 phiếu chọn đơn vị có xây dựng TK chi tiết cấp 4 chiếm 48,4%. Vì theo sự phân công nhiệm vụ của mỗi kế toán viên, có thể mỗi nhân viên chịu trách nhiệm các phần hành kế toán khác nhau nên đã có một bộ phận nhân viên kế toán không cảm nhận đƣợc hết các tài khoản đã đƣợc đơn vị xây dựng chi tiết đến cấp 3, cấp 4. Các VNPT tỉnh, thành phố mở thêm chi tiết TK 131 để theo dõi đối với các khoản phải thu của từng khách hàng; TK 141 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng đối với từng ngƣời tạm ứng; TK 152 để phản ánh chi tiết đối với từng loại vật liệu nhập xuất kho; TK 154 đối với từng khoản mục chi phí nhƣ TK 1541- Chi phí NVTTT dở dang, 1542- Chi phí NCTT dở dang, TK 1543- Chi phí SXC dở dang; mở chi tiết cấp 4 với các 5113 - Doanh thu dịch vụ; TK 632 để theo dõi trị giá vốn hàng xuất bán theo địa điểm hoặc theo loại dịch vụ; TK 911- Xác định KQKD. Do đặc thù sản phẩm dịch vụ viễn thông đƣợc tiêu thụ ngay trong quá trình sản xuất nên không có thành phẩm nhập kho hay tồn kho nên không có phƣơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang, không sử dụng TK155 - Thành phẩm. 119 + Các VNPT tỉnh, thành phố không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đƣờng mặc dù trên thực tế có phát sinh nên khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, các loại hàng này đang đi trên đƣờng, chƣa về kho kế toán ghi ngay vào TK 156- Hàng hóa: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hóa Có TK 111,112, 331 + Trƣờng hợp mua vật liệu phụ, theo quy định của chế độ kế toán cần phải phản ánh ở TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết VLP) thì lại phản ánh ở TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Khi phát sinh nghiệp vụ mua vật liệu phụ, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng mua nhập kho và hóa đơn GTGT, ghi: Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Có TK 111,112,331 + Trƣờng hợp hàng tồn kho bị thiếu hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, hầu hết các đơn vị ghi vào chi phí bán hàng; một số đơn vị ghi vào chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm trong kỳ mà không ghi vào tài sản thiếu chờ xử lý để tìm nguyên nhân và xử lý chính xác. - Tài khoản chi tiết dùng cho kế toán quản trị; + Theo kết quả khảo sát, tại các VNPT tỉnh, thành phố thực hiện KTTC và KTQT trên cùng hệ thống tài khoản kế toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo các cấp độ nhằm phục vụ yêu cầu của công tác KTQT. Các tài khoản kế toán đƣợc chi tiết theo từng cấp độ, nếu hệ thống tài khoản kế toán đã có các tài khoản chi tiết đến cấp 2 phản ánh KTTC thì tài khoản KTQT sẽ chi tiết đến cấp 3, cấp 4, cấp 5... để phản ánh các đối tƣợng cụ thể theo yêu cầu quản trị cụ thể của đơn vị. Việc lựa chọn số hiệu các tài khoản KTQT căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý nhƣ doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo loại dịch vụ, theo địa điểm, theo đối tƣợng khách hàng Ví dụ, để thực hiện KTQT doanh thu bán hàng theo từng đối tƣợng và loại sản phẩm, dịch vụ, kế toán mở các TK chi tiết của TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nhƣ sau: TK 511111- Doanh thu bán hàng hóa cho khách hàng TK 511112- Doanh thu bán hàng hóa cho các đơn vị thuộc VNPT 120 TK 511311 - Doanh thu cung cấp SPDV công nghệ thông tin cho khách hàng TK 511316 - Doanh thu cung cấp SPDV công nghệ thông tin cho các đơn vị thuộc VNPT TK 5113211 - Doanh thu cung cấp DVVT cho khách hàng TK 5113212 - Doanh thu cung cấp DVVT phối hợp kinh doanh với các đơn vị thuộc VNPT TK 511326 - Doanh thu cung cấp dịch vụ cho các đơn vị HTPT Tƣơng tự nhƣ vậy, TK 632- Giá vốn hàng bán đƣợc mở chi tiết thêm các TK cấp 4, cấp 5 để phản ánh theo từng đối tƣợng và loại sản phẩm, dịch vụ nhƣ sau: TK 632111 - Giá vốn mua từ các đơn vị ngoài VNPT TK 632112 - Giá vốn mua từ các đơn vị thuộc VNPT TK 632316 - Giá vốn kinh doanh sản phẩm dịch vụ của các đơn vị hạch toán phụ thuộc TK 6323211 - Giá vốn sản phẩm dịch vụ DVVT phát sinh trực tiếp TK 6323216 - Giá vốn kinh doanh SPDV của các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Hiện nay, các VNPT tỉnh thành phố đã chuyển đổi sang hạch toán một cấp, tập trung tại tỉnh theo lộ trình từ tháng 1 năm 2019, không hạch toán các tài khoản kế toán nội bộ nhƣ TK136 và TK 336 trong tỉnh, thành phố. Một số khoản chi phí tại các VNPT tỉnh, thành phố đƣợc kế toán phản ánh trực tiếp vào bên Nợ TK 154, đƣợc mở chi tiết cho từng địa điểm, cuối quý kết chuyển số dƣ sang bên Nợ TK 632; mà không hạch toán TK 621 - Nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp. Ví dụ nhƣ xuất vật tƣ: Kẹp cáp 3 lỗ 2 rãnh - mã số: 18.04.03.01 phục vụ cải tạo mạng lƣới tại Trung tâm viễn thông huyện Định Hóa, kế toán tại VNPT tỉnh Thái Nguyên hạch toán; Nợ TK 15421.02.02: Chi phí NVLTT Có TK 1521: Giá trị NVLTT xuất kho Hạch toán chi phí lƣơng tiền lƣơng của TTVT huyện Định Hóa: Nợ TK 15421.02.02: Có TK 334: Hạch toán các khoản trích theo lƣơng của TTVT huyện Định Hóa: Nợ TK 15421.02.02: Nợ TK 334 Có TK 338: Hạch toán hao mòn TSCĐ phân bổ TTVT huyện Định Hóa: 121 Nợ TK 15421.02.02 Có TK 214 Danh mục các TK sử dụng tại các VNPT tỉnh, thành phố và Tập đoàn BCVT Việt Nam theo Phụ lục 21. - Về phƣơng pháp tính giá, các VNPT tỉnh, thành phố thƣờng áp dụng phƣơng pháp tính giá giản đơn, các chi phí thực tế phát sinh tập hợp và kết chuyển cuối kỳ để tính giá thành. - Nhƣ vậy, hệ thống tài khoản kế toán đã đáp ứng cơ bản nhu cầu tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin KTTC cũng nhƣ KTQT tại các VNPT tỉnh, thành phố thuộc Tập đoàn VNPT. Để hƣớng tới ứng dụng tích hợp HTTTKT với hệ thống ERP, trên cơ sở các VNPT tỉnh, thành phố đã xây dựng đầy đủ danh mục hệ thống TK kế toán, thực hiện mã hóa danh mục các đơn vị trực thuộc, mã hóa vật tƣ, tài sản, khách hàng sử dụng thống nhất trong toàn Tập đoàn VNPT. Đây sẽ là một tiền đề quan trọng cho việc chuyển đổi sang một hệ thống phần mềm mới nếu các VNPT tỉnh, thành phố triển khai ứng dụng ERP. 2.2.2.3. Thực trạng về quy trình và hướng dẫn cung cấp thông tin kế toán Quy trình và hƣớng dẫn cung cấp thông tin kế toán tại các VNPT tỉnh, thành phố đƣợc thực hiện qua sổ sách kế toán và các BCTC và BCQT. Kết quả khảo sát thực tế về hình thức kế toán áp dụng tại các VNPT tỉnh, thành phố cho thấy, Công ty mẹ - Tập đoàn VNPT có quy định bắt buộc tất cả các doanh nghiệp trực thuộc phải áp dụng thống nhất một hình thức kế toán. Hình thức hiện nay đang áp dụng là chứng từ ghi sổ. Điều này, theo tác giả cũng là phù hợp với xu hƣớng chung của các DN có quy mô lớn trong nền kinh tế hiện nay ở nƣớc ta và đặc điểm hoạt động của các VNP