Luận văn Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nam Sơn

uyên môn đáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức, tạo lợi thế cạnh tranh. Nguồn đối tượng tuyển dụng từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, từ đó có các chiến lược, phương pháp, quy trình tuyển dụng khác nhau với từng loại đối tượng. Công tác tuyển chọn là khâu quan trọng giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn. Quá trình tuyển chọn gồm 6 bước cơ bản, phụ thuộc vào tính chất công việc của loại lao động cần tuyển dụng. 41 Chương I cũng đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp như: tổ chức, môi trường hoạt động (vĩ mô, vi mô) để xác định đúng các nguyên nhân tác động đến quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Căn cứ vào những nghiên cứu, phân tích, đánh giá trong Chương I, Chương II sẽ khảo sát thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Nam Sơn, đánh giá quy trình trình tuyển dụng đó dựa trên cơ sở những phân tích của Chương I nhằm chỉ ra những ưu, khuyết điểm của quy trình, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục và hoàn thiện quy trình này. 42 2. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NAM SƠN 2.1. Khái quát về Công ty TNHH Nam Sơn 2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty (phụ lục 01) Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH NAM SƠN Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: NAM SƠN COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt: NAM SON CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: thôn Kim Âu, xã Đặng Xá, huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: 043.8765734 Fax: 043.8766288 Email: namsonhn@vnn.vn Vốn điều lệ: 8.100.000.000 đồng (bằng chữ: Tám tỷ một trăm triệu đồng) Giám đốc: NGUYỄN THỊ THANH HUYỀN Là một tập đoàn tư nhân đa ngành nghề bao gồm: 1. Công ty thời trang Bình Minh: Thời trang trong nươc với 2 nhãn hiệu Emma, Allura: 2009 Văn phòng làm việc: Số 10 ngách 22 ngõ 4 Phương Mai www.allura.com.vn; emma.com.vn Hệ thống cửa hàng: - 363 Kim Mã - 197 Cầu Giấy - 9 Quán Thánh - Vincom Bà Triệu - Vincom Royal city (Khai trương 25/7/2013) - Savico Long Biên 2. Công ty xây dựng Vĩnh Sơn, Phú Sơn: thành lập năm 1999 43 Xã Tiền Phong, Mê Linh, Hà Nội VP thuộc khu dự án 700.000 m2 Rose Valley www.rosevalley.com.vn 3. Văn phòng đại diện: Số 11 Võ Thị Sáu, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam. 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Nam Sơn được thành lập vào ngày 27/09/1993 theo giấy phép đăng ký do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 29/09/1993. Trụ sở chính của công ty TNHH Nam Sơn tại Kim Âu – Đặng Xá – Gia Lâm – Hà Nội. Giai đoạn 1: (từ những ngày đầu mới thành lập 1993 đến cuối năm 1996) Trong những năm đầu mới thành lập Công ty TNHH Nam Sơn hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực sản xuất may mặc phục vụ thị trường trong nước (chủ yếu là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) với các sản phẩm chính như áo jacket, quần âu, áo sơ mi nam, nữsản phẩm làm ra của Công ty TNHH Nam Sơn lúc bây giờ gặp rất nhiều khó khăn trong việc thâm nhập thì trường, chưa có một chỗ đứng ổn định trên thị trường bởi lẽ sản phẩm làm ra của Nam Sơn thời gian đầu còn quá đơn điệu về chủng loại, mẫu mã. Hơn nữa là một công ty nhỏ lại mới thành lập thiếu vốn, thiếu nhân lực, thiếu kinh nghiệm lại gặp phải sự cạnh tranh từ các công ty có quy mô lớn hơn, đã có uy tín nhiều năm trên thị trường Trong tình hình đó đã có lúc tưởng như công ty không thể tồn tại được thì cùng với sự cố gắng tìm ra giải pháp tối ưu để đưa công ty phát triển của ban lãnh đạo công ty và chính sách hỗ trợ phát triển của nhà nước, ban lãnh đạo Công ty TNHH Nam Sơn đã mạnh dạn vay vốn đầu tư mới trang thiết bị, tuyển dụng tuyển chọn, nâng cao trình độ tay nghề của công nhân cũng như trình độ quản lý của bộ phận hành chính. Thay đổi hình thức kinh doanh từ phục vụ thì trường trong nước sang hình thức nhận “gia công xuất khẩu” phục vụ thị trường quốc tế. 44 Giai đoạn 2: (từ năm 1996 đến nay) Từ 1996, sau khi đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ quản lý và thay đổi hình thức kinh doanh từ sản xuất phục vụ thị trường trong nước sang hình thức nhận gia công xuất khẩu cho các bên đặt gia công nước ngoài thì Công ty TNHH Nam Sơn đã dần phát triển, tạo dựng được uy tín thiết lập được nhiều quan hệ làm ăn với nhiều đối tác đặt gia công lớn trong lĩnh vực may mặc như: TESCO (Anh), Mango (Tây Ban Nha), Sunlong (Hồng Kong), Antaylo (USD), Eddiebauer, Lance Bryant. Với 20 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH Nam Sơn đã trải qua nhiều thăng trầm, nhưng với sự cố gắng của đội ngũ công nhân viên cùng với các chiến lược kinh doanh hợp lý của ban lãnh đạo thì Công ty TNHH Nam Sơn cũng đã đạt được những thành công nhất định. Điều đó được thể hiện ở những kết quả đã làm được trong một số năm gần đây. 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động - Sản xuất hàng may sẵn; - Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép; - Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh; - Xây dựng. 2.1.4. Đặc điểm cơ cấu tổ chức - Phòng Xuất nhập khẩu: Đứng đầu phòng là trưởng phòng có nhiệm vụ thâu tóm tổng hợp, truyền đạt hướng dẫn nhân viên về các vấn đề liên quan đến xuât nhập khẩu theo kế hoạch đã đề ra của ban Giám đốc, chịu mọi trách nhiệm liên quan đến các nghiệp vụ xuất khẩu. Nhân viên trong phòng được bố trí theo từng nhiệm vụ cụ thể, nhân viên chuyên về nghiệp vụ hàng xuất, nhân viên chuyên về các vấn đề liên quan đến hàng nhập - Phòng Kế hoạch: 45 Phòng Kế hoạch có nhiện vụ xây dựng lên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn dựa trên các điều khoản trong hợp đồng nhận gia công với các đối tác nước ngoài làm sao để cho tiến độ sản xuất kinh doanh không bị chậm trễ so với hợp đồng và nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển của Nam Sơn, trình ban giám đốc để có ý kiến chỉ đạo cũng như quyết định chính thức. - Phòng Kế toán: Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kế toán là quản lý tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính của Công ty Nam Sơn. Tất cả các khoản thu, chi của Nam Sơn từ việc trả lương công nhân viên, mua bán trang thiết bị sản xuất, tiền hàng thu được từ các bên đặt gia côngđề được Phòng Kế toán nắm bắt và tổng hợp để trình duyệt ban giám đốc, từ đó ban giám đốc sẽ có những chiến lược để điều chỉnh hoạt động của công ty sao cho hợp lý nhất. Phòng còn có nhiệm vụ lâp ra các bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, cân đối tài khoản một cách trung thực nhất để trình duyệt lên ban giám đốc cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền - Phòng Hành chính - Nhân sự: Phòng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ nắm bắt một cách cụ thể nhất tình hình nhân sự của công ty. Từ đó tham mưu giúp ban giám đốc về mặt tổ chức của các phòng ban trong công ty nên cắt giảm số lượng nhân viên trong phòng này hay tăng lên số lượng nhân viên trong phòng kia. Năm bắt tình hình nhân sự của công ty để từ đó có các công tác tuyển mộ, tuyển chọn hợp lý. - Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật của Nam Sơn có nhiệm vụ quản lý các mẫu hàng theo đơn đặt hàng của các đối tác, phân tích các mẫu hàng mà đối tác đặt gia công yêu cầu từ đó lắp ghép tạo ra các mẫu sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng. 46 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Nam Sơn (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự, Công ty TNHH Nam Sơn) - Phòng Quản lý chất lượng: Phòng có nhiệm vụ kiểm tra công tác sản xuất xem từng công đoạn có đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, sản phẩm tạo ra có đạt yêu cầu về thẩm mỹ, kích cỡ, chất lượng hay không. Nếu không đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm đề ra thì đó là lỗi của bộ phận nào, cần quy trách nhiệm cho ai để có biện pháp xử lý kịp thời. 2.1.5. Tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh (phục lục 02,03) Công ty TNHH Nam Sơn hoạt động trên lĩnh vực gia công xuất khẩu hàng may mặc với những sản phẩm chính chủ yếu như hàng dệt kim, áo jacket, Ban giám đốc Phòng xuất nhập phẩu Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng kỹ thuật Phòng quản lý chất lượng Phân xưởng I Nhà cắt Phân xưởng II 47 quần âu, áo sơ mi hoạt động của công ty chia ra làm nhiều công đoạn từ khi nhập nguyên liệu đầu vào tới khi tạo ra thành phẩm xuất cho đối tác nước ngoài. Từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại thế giới, tình hình khách hàng và thị trường xuất khẩu hàng hóa của Công ty mở rộng hơn và đặc biệt tăng trưởng mạnh xuất khẩu vào thị trường Hoa Kỳ, Nhật Bản. Bảng 2.1. Tóm tắt các số liệu tài chính của Công ty TNHH Nam Sơn ST CHỈ TIÊU 2010 2011 2012 1 Tổng tài sản 21.889.890.256 29.870.079.079 22.663.541.157 2 Tài sản ngắn hạn 13.870.346.940 20.293.976.881 14.132.948.793 3 Tổng nợ phải trả 12.527.021.329 20.209.020.159 11.575.070.649 4 Nợ ngắn hạn 11.995.680.942 20.038.520.590 11.575.070.649 5 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 43.170.723.661 47.984.537.192 71.402.423.865 6 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 561.689.921 436.611.672 1.760.708.359 7 Lợi nhuận sau thuế 385.205.814 332.666.664 1.425.046.430 (Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Nam Sơn năm 2011, 2012) Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng gặp phải những khó khăn thách thức: tình hình chính trị thế giới và khu vực diễn biến phức tạp, khó lường gây bất ổn cho hoạt động kinh doanh thương mại toàn cầu đặc biệt tình hình khủng hoảng tài chính liên tiếp trong những năm gần đây, nhất là khủng hoảng nợ công dẫn đến sức tiêu thụ hàng hóa giảm mạnh nên ảnh hưởng trực tiếp đến ngành dệt may. Cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn kể cả trong nước và nước ngoài khi Viêt Nam từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, nhất là đối với ngành kinh doanh may mặc thời trang mới phát triển của Việt Nam, nên giá gia công 48 năm sau luôn giảm hơn năm trước, nhưng giá nhân công lại liên tục tăng vì chi phí đầu vào và lạm phát liên tục tăng trong những năm qua như: điện, nước, xăng dầu, vận chuyển, bao bì, chỉ, chi phí nhân công, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp thôi việc, chi phí cải thiện môi trường làm việc Lao động ngày càng biến động, thiếu nguồn cung ứng tại chỗ và cạnh tranh sức lao động ngày càng cao, nhất là trong ngành dệt may với trên 80% lao động là nữ. Với mức tăng trưởng bình quân hàng năm đạt 32% trong 5 năm qua và 5 năm giai đoạn II (2008 – 2012) sơ với 5 năm giai đoạn I (2003 – 2007) tăng gấp 3 lần đã khẳng định Công ty phát triển khá cao so với mức bình quân toàn ngành dệt may 18%. Có được kết quả này là do Công ty đã nỗ lực nhiều mặt: Tập trung sản xuất kinh doanh FOB đạt trên 90% tổng giá trị sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển mạnh mẽ cả mở rộng sản xuất và đầu tư chiều sâu (đầu tư tăng 187% so với cùng kỳ), năng suất lao động tăng cao. Sản lượng hàng của Công ty năm sau luôn cao hơn năm trước (tăng 53% so với giai đoạn I) và đã phát triển thêm nhiều mặt hàng mới cũng như thị trường mới. Những năm trước đây Công ty chủ yếu sản xuất áo jacket xuất khẩu đi Nhật Bản, mặt hàng có chất lượng rất cao theo tiêu chuẩn Nhật Bản từ đó tạo được uy tín với khách hàng; đến nay, Công ty đã phát triển và từng bước lấy lại vị thế sản xuất áo Sơ-mi và Quần Âu, Quần Jean để xuất khẩu đi Hoa Kỳ từ đó đã tăng sản lượng đáng kể. Ngoài ra, Công ty tập trung phát triển sản phẩm đặc thù là Bộ đồng phục – Bảo hộ lao động và sản phẩm phòng sạch đặc biệt dành cho thị trường Nhật Bản với kiểu dáng, chất lượng cao, có khả năng chống tĩnh điện, chống nhiễm khuẩn... Việc gia tăng sản lượng và phát triển sản phẩm đã thể hiện sự năng động trong việc cơ cấu mặt hàng sản xuất và đa dạng hóa sản phẩm để bắt kịp thị trường nhằm phát triển bền vững. 2.1.6. Đặc điểm về nhân sự Công ty TNHH Nam Sơn ngày đầu mới thành lập chỉ có 112 cán bộ công nhân viên nhưng đến nay số lượng đã tăng lên 315 cán bộ công nhân viên (chưa 49 kể số người thử việc và làm việc không chính thức) trong đó có 7 người nước ngoài. - Bộ phận quản lý, gián tiếp có 35 người: Bao gồm Giám đốc, các Phó giám đốc và cán bộ nhân viên các phòng ban như kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế hoạch, phòng quản lý chất lượng - Bộ phận trực tiếp sản xuất có 280 người: Bao gồm quản đốc phân xưởng, tổ trưởng, nhân viên phụ trách điện, công nhân sản xuất. - Trong 315 cán bộ công nhân viên phân theo trình độ thì có: + Đại học: 8 người. + Trung cấp: 5 người. + Công nhân kỹ thuật: 302 người. Bảng 2.2. Quy mô, cơ cấu, chất lượng lao động của Công ty TNHH Nam Sơn TT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 315 100 I Cơ cấu theo giới tính 1 Lao động nam 43 14 2 Lao động nữ 272 86 II Cơ cấu theo trình độ 1 Đại học 8 2,5 2 Trung cấp 5 1,5 3 Công nhân kỹ thuật 302 96 III Cơ cấu theo nghiệp vụ 1 Quản lý 3 0,9 2 Trực tiếp sản xuất 250 79,4 3 Phụ trợ 62 19,7 (Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự, Công ty TNHH Nam Sơn) 50 2.1.6.1. Cơ cấu theo độ tuổi Số lượng lao động trong độ tuổi từ 22 đến 40 chiếm tỷ lệ lớn nhất, độ tuổi lao động này được coi là "độ tuổi vàng" trong bất cứ môi trường nào. Đây là độ tuổi lao động có chất lượng cao nhất về thể trạng và năng lực tư duy. Với đặc thù tỷ lệ lao động nữ chiếm tỷ trọng lớn (86%), độ tuổi từ 20 đến 30 là độ tuổi sinh đẻ, vì vậy có những thời điểm Công ty gặp khó khăn bởi tình trạng thiếu hụt lao động trong thời gian sinh nở của chị em. Bên cạnh đó, độ tuổi từ 30 đến 40 là thời gian lao động nữ nuôi con nhỏ, ít nhiều gây ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng công việc. Tuy nhiên, đây lại là độ tuổi ổn định lao động, người lao động có tâm lý ngại thay đổi công việc. 2.1.6.2. Cơ cấu theo trình độ Với đặc thù là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may, số lượng lao động của Công ty chủ yếu tập trung ở khu vực sản xuất, vì vậy có tới 96% lao động có trình độ công nhân kỹ thuật (đã qua đào tạo). Chỉ hơn 2% có trình độ đại học, tập trung ở khu vực quản lý cấp cao, bộ phận kế toán, văn phòng và gần 2% có trình độ trung cấp rải rác ở các bộ phận quản lý cấp trung và bộ phận kỹ thuật, gián tiếp. Bảng 2.3. Cơ cấu theo trình độ lao động của Công ty TNHH Nam Sơn TT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Đại học 8 2,5 2 Trung cấp 5 1,5 3 Công nhân kỹ thuật 302 96 (Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự, Công ty TNHH Nam Sơn) Tỷ lệ cơ cấu về trình độ trên phản ánh hiệu quả việc sử dụng lao động của Công ty, trình độ người lao động phù hợp với mục đích, yêu cầu và đặc thù công việc. Quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động phù hợp trình độ giúp Công ty tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng và phù hợp với đặc thù nguồn nhân lực tại chỗ. 51 2.1.6.3. Cơ cấu theo tính chất lao động Lực lượng lao động của Công ty tập trung lớn vào khu vực may (bao gồm các tổ 11A đến 26A) với tổng số 167 công nhân, chiếm tỷ lệ 53,2% tổng số lao động toàn Công ty. Cùng với khu vực may là khu vực gia công và hoàn thiện (các tổ cắt, là, hoàn thiện) với 78 lao động, chiếm 24,8% trên tổng số, trong đó bộ phận có số lượng lao động lớn nhất là Nhà cắt (phục vụ cho tất cả các tổ may) với 22 công nhân, chiếm tỷ lệ 7% trên tổng số. Công tác hỗ trợ sản xuất bao gồm các bộ phận kỹ thuật, thời trang, cơ điện, đổi kim có 49 lao động, chiếm 15,6% và các bộ phận gián tiếp (bao gồm khối văn phòng, y tế, vệ sinh, quản lý) gồm 25 lao động, chiếm gần 8% tổng số lao động trong Công ty. Bảng 2.4. Cơ cấu theo tính chất lao động của Công ty TNHH Nam Sơn TT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Quản lý 3 0,9 2 Trực tiếp sản xuất 250 79,4 3 Phụ trợ 62 19,7 (Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự, Công ty TNHH Nam Sơn) Tỷ lệ lao động giữa hai thành phần trực tiếp và gián tiếp là 1:4 cho thấy bộ phận gián tiếp quá đông, thiếu hiệu quả. 2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Nam Sơn Do đặc thù của công ty là doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ vì vậy công tác tuyển dụng từ nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài của công ty được thực hiện tương đối đơn giản, tiêu chuẩn công việc không đòi hỏi quá cao. Công ty đã có một quy trình tuyển dụng ban hành toàn công ty do phòng Hành Chính – Nhân Sự chịu trách nhiệm thực hiện. Trên thực tế, các bước trong quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Nam Sơn được khái quát như sau: 52 2.2.1. Quy trình tuyển dụng 2.2.1.1. Xây dựng dựng chiến lược tuyển dụng Tuyển dụng là một trong những khâu quan trọng. Phòng Hành chính – Nhân sự chính là cơ quan tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về việc hoạch định các chính sách tuyển dụng như: Xác định nhu cầu tuyển dụng, xác định địa chỉ tuyển dụng, kinh phí tuyển dụng, các mục tiêu tuyển dụng cụ thể. Phòng Hành chính – Nhân sự chịu hầu hết các hoạt động tuyển dụng của Công ty, khuyến nghị các chính sách lên Ban Giám đốc Công ty về xây dựng chiến lược và các quy trình quả cáo tìm người xin việc, thu thập các thông tin từ người xin việc, lựa chọn và sàng lọc các thông tin này, để đưa ra được những người có đủ các phẩm chất đáp ứng được các yêu cầu do công việc đòi hỏi, để có khả năng được lựa chọn. Phòng Hành chính – Nhân sự cũng chịu trách nhiệm đánh giá quá trình tuyển dụng, nghiên cứu đưa ra được những quy trình tuyển dụng có hiệu quả nhất. Do đó phòng Hành chính – Nhân sự cần đưa ra chiến lược tuyển dụng rõ ràng, cụ thể. 2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Trong quý đầu hàng năm, các trưởng bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự và gửi thông báo tới phòng Hành chính – Nhân sự với một số nội dung yêu cầu tuyển dụng. Nhu cầu tuyển dụng này được xây dựng căn cứ vào số cán bộ hiện có, khối lượng công việc và kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng bộ phận. Nội dung của kế hoạch này gồm: - Tổng số cán bộ hiện có của bộ phận. - Các vị trí đang cần tuyển người. - Số lượng cán bộ cần tuyển ứng với các vị trí đó. - Yêu cầu về tay nghề, trình độ. - Thời gian tuyển cho từng vị trí. Khi nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận và các phòng ban chức năng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm báo cáo lại với Ban Giám đốc 53 về tình hình yêu cầu tuyển dụng, và xin ý kiến về mức lương cho người được tuyển dụng. Khi được Ban Giám đốc xét duyệt phòng Hành chính – Nhân sự và cụ thể là bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm đăng tin tuyển dụng dưới mọi hình thức: thông báo rộng rãi trong Công ty, dán bảng tin, qua một số trung tâm giới thiệu việc làm, qua các trang web chuyên về tuyển dụng, đến các trường tuyển trực tiếp sinh viên sắp tốt nghiệp... Mọi vấn đề liên quan đến tuyển dụng cần thông báo kịp thời đến Ban Giám đốc. Như vậy, kế hoạch tuyển dụng mới chỉ dừng lại ở việc xác định vị trí tuyển dụng số lượng và thời gian tuyển dụng mà chưa tính đến nguồn tuyển, chi phí dành cho tuyển dụng. Trong trường hợp các bộ phân và các phòng ban chức năng có nhu cầu bổ sung thêm chỉ tiêu nhân sự thì người phụ trách làm đề nghị gửi cán bộ phụ trách nhân sự công ty xem xét và trình Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch tuyển dụng còn chưa căn cứ vào chiến lược phát triển cũng như kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong tương lai của Công ty. Điều này dẫn đến tình trạng bị động về lực lượng lao động nếu tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty có biến động. 2.2.1.3. Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng Khi có nhu cầu tuyển dụng, cán bộ nhân sự phòng Hành chính – Nhân sự sẽ bàn bạc với trưởng bộ phận để lập phiếu yêu cầu tuyển dụng. Nhân sự Công ty sẽ lập phiếu yêu cầu tuyển dụng cho các bộ phần và các phòng ban chức năng. Các phiếu yêu cầu tuyển dụng sẽ được lưu tại nhân sự bộ phận. Phiếu yêu cầu tuyển dụng bao gồm những thông tin cụ thể và chi tiết về vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, thời gian tuyển, thời gian và nơi làm việc, phẩm chất cá nhân, năng lực làm việc(phụ lục 04,05) Cán bộ nhân sự và trưởng bộ phận sẽ cùng thống nhất để đưa ra mô tả công việc và yêu cầu đối với ứng viên cho vị trí đó. 54 CÔNG TY TNHH NAM SƠN Đ/C: Thôn Kim Âu – Xã Đặng Xá – Huyện Gia Lâm – TP.Hà Nội ĐT:(04) 38765734 Fax:(04) 38766288 PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG Phòng ban/ Phân xưởng : Phân xưởng I Vị trí tuyển dụng : KCS Số lượng : 02 người Lý do tuyển dụng:  Trù bị nhân lực  Bổ sung khi có người thôi việc  Thời vụ  Cộng tác viên Thời gian làm việc :  Toàn thời gian  Bán thời gian  Thời vụ Giới tính Nam  Nữ Thời gian cần nhân sự: 15/03/2012 Tình trạng hôn nhân: Độc.thân  Đã lập gia đình Hình 2.2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng của Phân xưởng I (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự Công ty TNHH Nam Sơn) Phiếu yêu cầu tuyển dụng này sẽ trình để Ban Giám đốc phê duyệt. Phiếu yêu cầu tuyển dụng mô tả công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên dự tuyển vào các vị trí trống. Tuy nhiên, phần mô tả công việc còn sơ sài, gây khó khăn cho việc đăng tuyển. Đồng thời, phiếu yêu cầu tuyển dụng vẫn chưa đề cập đến một số vấn đề như chưa xác định tỷ lệ sàng lọc cho mỗi đợt tuyển dụng, chưa xác định phạm vị tuyển dụng phù hợp cho các vị trí, chưa tính đến chi phí dành cho tuyển dụng, do vậy rất khó đánh giá hiệu quả tuyển dụng. Bảng 2.5. Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng của Công ty TNHH Nam Sơn năm 2012 TT Phòng ban Số lượng Ghi chú 1 Xuât nhập khẩu 2 2 Kế hoạch 0 3 Kế toán 1 4 Hành chính – Nhân sự 1 5 Kỹ thuật 0 6 Nhà kho 0 7 Phân xưởng I 10 8 Phân xưởng II 8 (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự Công ty TNHH Nam Sơn) 55 2.2.1.4. Tìm kiếm và thu hút hồ sơ ứng viên Việc tiếp theo trong quá trình tuyển dụng của Công ty TNHH Nam Sơn là xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng phù hợp. Trong 3 năm gần đây, kết quả tuyển dụng của Công ty được thể hiện rõ trong bảng sau: Bảng 2.6. Kết quả tuyển dụng của Công ty TNHH Nam Sơn trong 3 năm gần đây T T Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Tổng số hồ sơ 203 100 206 100 231 100 2 Nguồn nội bộ 40 19,7 42 20,4 51 22,1 3 Nguồn bên ngoài 163 80,3 164 79,6 180 77,9 (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự Công ty TNHH Nam Sơn) - Nguồn nội bộ: Nguồn nội bộ gồm các cán bộ trong Công ty. Nguồn này thường được chú trọng xem xét trước mỗi khi có vị trí cần tuyển người bởi nguồn này bao gồm những người đã quen với môi trường làm việc trong công ty, đã qua thời gian thử thách về lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Hơn nữa, người lao động đã quen với công việc trong công ty thì quá trình thực hiện công việc được diễn ra liên tục. Đồng thời, việc sử dụng nguồn này sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí tuyển dụng. Đặc biệt khi những vị trí trống là vị trí quản lý thì sử dụng nguồn nội bộ giúp tạo động cơ lao động tốt cho tất cả các cán bộ nhân viên đang làm việc trong công ty. Biết mình có cơ hội được thăng tiến, đề bạt, họ sẽ làm việc nỗ lực hơn. Từ đó tạo ra phong trào làm việc tích cực trong toàn công ty. 56 Bảng 2.6 cho thấy, nguồn nội bộ tăng dần theo các năm, từ 40 người (19,7%) năm 2010 lên 42 người (20,4%) năm 2011 và 51 người (22,1%) năm 2012. Điều này cho thấy, Công ty rất chú trọng vào nguồn tuyển dụng từ nội bộ, đặc biệt cho các vị trí quản lý. Các phương pháp thường được Công ty sử dụng đối với nguồn nội bộ: + Thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng: (phụ lục Cán bộ tuyển dụng sẽ tiến hành đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ như thông báo tuyển dụng đến từng phân xưởng, từng người lao động. Nội dung đăng tuyển gồm có: vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển, mô tả ngắn gọn về công việc, yêu cầu cụ thể đối với người xin việc, thời gian, địa điểm làm việc, quyền lợi của ứng viên nếu được tuyển, cách thức và thời gian nộp hồ sơ Những thông tin đăng tuyển này nhằm thông báo cho cán bộ nhân viên trong công ty biết được các vị trí trống và khuyến khích các cán bộ nhân viên giới thiệu bạn bè, người thân nộp hồ sơ ứng tuyển. Bảng 2.7. Số lượng ứng viên nguồn nội bộ năm 2012 TT Nguồn Số lượng Ghi chú 1 Thông báo nội bộ 32 2 CBNV giới thiệu 14 3 Dữ liệu lưu trữ 5 (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự Công ty TNHH Nam Sơn) + Phương pháp tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên Phương pháp này thường sử dụng khi tuyển chọn cho các vị trí quản lý. Khi có vị trí quản lý trống, nhân viên trong Công ty có thể sẽ tiến cử một nhân viên nào đó trong bộ phận mình nộp hồ sơ dự tuyển. Phương pháp này tuy thu hút được lượng hồ sơ không lớn nhưng chất lượng hồ sơ nhận được rất tốt bởi những thông tin do cán bộ trong Công ty cung cấp thường có độ tin cậy cao. Nhờ đó mà cán bộ tuyển dụng nhanh chóng tìm được những người có năng lực phù hợp với công việc đang tuyển. 57 Trong 3 năm từ 2010 đến 2012, Công ty đã tuyển được 04 vị trí quản lý cấp phân xưởng từ nguồn nội bộ. + Tuyển dụng căn cứ vào các thông tin được lưu trữ trong hồ sơ quản lý nhân sự của công ty: Thực tế cho thấy, khi cán bộ, nhân viên Công ty muốn chuyển vị trí công tác, cán bộ phụ trách nhân sự của Công ty tra