Luận văn Quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ trong các trường mầm non

lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để quản lý được TLLT thì phải thực hiện tốt tất cả các khâu của nghiệp vụ lưu trữ. Trong phạm vi luận văn, có thể hiểu: “Quản lý tài liệu lưu trữ là các biện pháp cần áp dụng để thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của TLLT”. 1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường mầm non 1.2.1. Vị trí của Trường mầm non trong hệ thống giáo dục quốc dân Theo Luật Giáo dục số 38/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thì Trường mầm non nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân. Hệ thống giáo dục quốc dân gồm giáo dục chính quy và giáo dục thường xuyên. Các cấp học và trình độ đào tạo của hệ thống giáo dục quốc dân gồm: 10 - Giáo dục mầm non có nhà trẻ và mẫu giáo; - Giáo dục phổ thông có tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông; - Giáo dục nghề nghiệp có trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề. - Giáo dục đại học và sau đại học (gọi chung là giáo dục đại học) đào tạo trình độ cao đẳng, trình độ đại học, trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ. [8] Trường mầm non nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân. Hệ thống giáo dục quốc dân gồm giáo dục chính quy và giáo dục thường xuyên. Các cấp học và trình độ đào tạo của hệ thống giáo dục quốc dân gồm: - Giáo dục mầm non có nhà trẻ và mẫu giáo; - Giáo dục phổ thông có tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông; - Giáo dục nghề nghiệp có trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề. - Giáo dục đại học và sau đại học (gọi chung là giáo dục đại học) đào tạo trình độ cao đẳng, trình độ đại học, trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ. [8] Hiện nay có nhiều hình thức quản lý các cơ sở giáo dục này, có thể là trường công lập hay tư thục. Trường mầm non (TMN) được xếp vào vị trí đầu tiên của hệ thống giáo dục quốc dân, đó là cấp giáo dục mầm non gồm có nhà trẻ và mẫu giáo. Hiện nay có nhiều hình thức quản lý các cơ sở giáo dục này, có thể là trường công lập hay tư thục. Giáo dục mầm non thực hiện việc nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tháng tuổi đến sáu tuổi. Mục tiêu của giáo dục mầm non là giúp trẻ phát triển thể chất, tình cảm, trí tuệ, thẩm mỹ, hình thành những yếu tố đầu tiên của nhân cách, chuẩn bị cho trẻ em vào học lớp một. Chương trình giáo dục mầm non thể hiện mục tiêu giáo dục mầm non; cụ thể hóa các yêu cầu về nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em ở từng độ tuổi; quy định việc tổ chức các hoạt động nhằm tạo điều kiện để trẻ em phát triển về thể chất, tình cảm, trí tuệ, thẩm mỹ, hướng dẫn cách thức đánh giá sự phát triển của trẻ em ở tuổi mầm non. [8] 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường mầm non Theo Quyết định hợp nhất số 04/VBHN-BGDĐT thì Trường mầm non có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau: - Tổ chức thực hiện việc nuôi dưỡng chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tháng tuổi đến sáu tuổi theo chương trình giáo dục mầm non do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. 11 - Huy động trẻ em lứa tuổi mầm non đến trường; tổ chức giáo dục hòa nhập cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ em khuyết tật; thực hiện phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi. Hằng năm, tự kiểm tra theo tiêu chuẩn quy định về phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ năm tuổi, báo cáo cấp có thẩm quyền bằng văn bản. - Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên để thực hiện nhiệm vụ nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em. - Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật. - Xây dựng cơ sở vật chất theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa hoặc theo yêu cầu tối thiểu đối với vùng đặc biệt khó khăn. - Phối hợp với gia đình trẻ em, tổ chức và cá nhân để thực hiện hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em. - Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và trẻ em tham gia các hoạt động xã hội trong cộng đồng. - Thực hiện kiểm định chất lượng nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em theo quy định. [25] 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường mầm non Theo Quyết định hợp nhất số 04/VBHN-BGDĐT thì Trường mầm non có cơ cấu tổ chức như sau: - Ban giám hiệu nhà trường; - Tổ chuyên môn; - Tổ văn phòng; - Hội đồng trường; - Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tư vấn; - Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường, nhà trẻ. [25] 1.2.3.1. Ban Giám hiệu nhà trường Ban giám hiệu nhà trường gồm có Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng: a. Hiệu trưởng: - Hiệu trưởng nhà trường, nhà trẻ là người chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý các hoạt động và chất lượng nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em của nhà trường, nhà trẻ. 12 Hiệu trưởng do Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo bổ nhiệm đối với nhà trường, nhà trẻ công lập, công nhận đối với nhà trường, nhà trẻ dân lập, tư thục theo quy trình bổ nhiệm hoặc công nhận Hiệu trưởng của cấp có thẩm quyền. Nhiệm kỳ của Hiệu trưởng nhà trường, nhà trẻ là 5 năm. Sau 5 năm, Hiệu trưởng được đánh giá và có thể bổ nhiệm lại hoặc công nhận lại. Đối với nhà trường, nhà trẻ công lập, mỗi Hiệu trưởng chỉ được giao quản lí một nhà trường hoặc một nhà trẻ không quá hai nhiệm kì. - Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng: + Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch giáo dục từng năm học; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền; + Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường, nhà trẻ; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó. Đề xuất các thành viên của Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền quyết định; + Phân công, quản lý, đánh giá, xếp loại; tham gia quá trình tuyển dụng, thuyên chuyển; khen thưởng, thi hành kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định; + Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường, nhà trẻ; + Tiếp nhận trẻ em, quản lý trẻ em và các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em của nhà trường, nhà trẻ; quyết định khen thưởng, phê duyệt kết quả đánh giá trẻ theo các nội dung nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định; + Dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lý; tham gia các hoạt động giáo dục 2 giờ trong một tuần; được hưởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định; + Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và tạo điều kiện cho các tổ chức chính trị - xã hội trong nhà trường, nhà trẻ hoạt động nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc, giáo dục trẻ; + Thực hiện xã hội hóa giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng. [25] b. Phó Hiệu trưởng: Phó Hiệu trưởng do Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo bổ nhiệm đối với nhà trường, nhà trẻ công lập, công nhận đối với nhà trường, nhà trẻ dân lập, tư thục theo quy trình bổ nhiệm hoặc công nhận Phó Hiệu trưởng của cấp phó có 13 thẩm quyền. Phó Hiệu trưởng là người giúp việc cho Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật. - Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Hiệu trưởng: + Chịu trách nhiệm điều hành công việc do Hiệu trưởng phân công; + Điều hành hoạt động của nhà trường, nhà trẻ khi được Hiệu trưởng ủy quyền; + Dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lý; tham gia các hoạt động giáo dục 4 giờ trong một tuần; được hưởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định. [25] 1.2.3.2. Tổ chuyên môn - Tổ chuyên môn bao gồm giáo viên, người làm công tác thiết bị giáo dục và cấp dưỡng. Tổ chuyên môn có tổ trưởng và tổ phó. - Nhiệm vụ của tổ chuyên môn gồm: + Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần, tháng, năm học nhằm thực hiện chương trình, kế hoạch nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ và các hoạt động giáo dục khác; + Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ và quản lý sử dụng tài liệu, đồ dùng, đồ chơi, thiết bị giáo dục của các thành viên trong tổ theo kế hoạch của nhà trường, nhà trẻ; + Tham gia đánh giá, xếp loại giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp giáo viên mầm non; + Đề xuất khen thưởng, kỷ luật giáo viên; - Tổ chuyên môn sinh hoạt định kỳ ít nhất hai tuần 1 lần. [25] 1.2.3.3. Tổ văn phòng - Tổ văn phòng gồm các nhân viên làm công tác y tế trường học, văn thư, kế toán và nhân viên khác. - Nhiệm vụ của tổ văn phòng gồm: + Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tuần, tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường, nhà trẻ về chăm sóc, dinh dưỡng; + Giúp hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, quản lý văn bản và lưu giữ hồ sơ của nhà trường, nhà trẻ; 14 + Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các thành viên trong tổ theo kế hoạch của nhà trường, nhà trẻ; + Tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên. - Tổ văn phòng sinh hoạt định kỳ ít nhất hai tuần một lần. [25] 1.2.3.4. Hội đồng trường * Hội đồng trường là tổ chức chịu trách nhiệm quyết định về phương hướng hoạt động của nhà trường, nhà trẻ huy động và giám sát việc sử dụng các nguồn lực dành cho nhà trường, nhà trẻ, gắn nhà trường, nhà trẻ với cộng đồng và xã hội, bảo đảm thực hiện mục tiêu giáo dục. * Cơ cấu tổ chức của Hội đồng trường công lập gồm: đại diện tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, Ban giám hiệu (gồm Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng), đại diện Công đoàn, đại diện Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, đại diện các tổ chuyên môn, đại diện tổ văn phòng. Hội đồng có Chủ tịch, Thư ký và các thành viên khác. Chủ tịch Hội đồng trường không nhất thiết là Hiệu trưởng. Số lượng thành viên Hội đồng trường có 7 hoặc 9 người. Nhiệm kỳ của Hội đồng trường là 5 năm. Hằng năm, nếu có sự thay đổi về nhân sự, Hiệu trưởng làm văn bản đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận, bổ sung các thành viên Hội đồng trường. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng trường công lập: - Quyết nghị về mục tiêu, chiến lược, các dự án, kế hoạch đầu tư và phát triển của nhà trường, nhà trẻ trong từng giai đoạn và từng năm học; - Quyết nghị về tổ chức, nhân sự, tài chính, tài sản của nhà trường, nhà trẻ; giới thiệu người để bổ nhiệm làm hiệu trưởng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; - Giám sát các hoạt động của nhà trường, nhà trẻ; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng trường, việc thực hiện quy chế dân chủ trong các hoạt động của nhà trường, nhà trẻ. [25] 1.2.3.5 . Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tư vấn - Hội đồng thi đua khen thưởng do Hiệu trưởng thành lập vào đầu mỗi năm học, Hiệu trưởng là Chủ tịch hội đồng thi đua, khen thưởng. Các thành viên của 15 hội đồng gồm: Phó Hiệu trưởng, Bí thư Chi bộ Đảng Công sản Việt Nam, Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổ trưởng tổ chuyên môn, Tổ trưởng tổ văn phòng. - Hội đồng thi đua khen thưởng giúp Hiệu trưởng tổ chức phong trào thi đua, đề nghị danh sách khen thưởng đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên, trẻ em trong nhà trường, nhà trẻ. Hội đồng thi đua khen thưởng họp vào cuối học kỳ và cuối năm học. - Trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng có thể thành lập các Hội đồng tư vấn giúp Hiệu trưởng về chuyên môn, quản lý nhà trường. Nhiệm vụ, quyền hạn, thành phần và thời gian hoạt động của các hội đồng tư vấn do Hiệu trưởng quy định. [25] 1.2.3.6. Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường, nhà trẻ - Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam trong trường lãnh đạo nhà trường, nhà trẻ và hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật và Điều lệ của Đảng. - Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh và các tổ chức xã hội khác hoạt động trong nhà trường, nhà trẻ theo quy định của pháp luật và Điều lệ của từng tổ chức nhằm giúp nhà trường, nhà trẻ thực hiện mục tiêu giáo dục. [25] 1.3. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong Trường mầm non 1.3.1. Thành phần tài liệu Trường mầm non công lập là đơn vị sự nghiệp nhà nước. Ngoài hai chức năng chính là chăm sóc, nuôi dưỡng và giáo dục trẻ mầm non, TMN còn có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực hoạt động như: quản lý hành chính, kế toán tài vụ, xây dựng cơ bản, tổ chức cán bộ, đảng ủy, công đoàn, đoàn thanh niên Dựa trên những tiêu chí khác nhau, tài liệu của TMN có thể chia thành nhiều nhóm nhưng ở đây chúng tôi chỉ chia tài liệu theo tiêu chí chính là nguồn sản sinh tài liệu và theo tiêu chí loại hình tài liệu. - Theo nguồn sản sinh tài liệu gồm có: + Nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên: là những văn bản được ban hành bởi các cơ quan như: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nội Vụ, UBND quận, UBND phường, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Nội vụ... gửi đến trường để chỉ đạo công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục, nghiên cứu khoa học, thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh; 16 Ví dụ: Công văn số 969/PGD&ĐT-MN của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hà Đông ngày 19/10/2015 về việc tăng cường quản lý công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ mầm non + Nhóm tài liệu của cơ quan hữu quan: là những văn bản của các cơ quan như trường tiểu học, trung học cơ sở cùng địa bàn phường, trạm y tế phườnggửi đến trường nhằm trao đổi, hợp tác trong công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ. Ví dụ: Kế hoạch số 95/KH-BCĐ của Ban chỉ đạo bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân phường Vạn Phúc ngày 16/9/2014 về triển khai chiến dịch tiêm vắc xin Sởi - Rubella (MR) trong tiêm chủng mở rộng phường Vạn Phúc năm 2014 - 2015. + Nhóm tài liệu của các cơ quan quản lý hành chính ban hành để chỉ đạo, phối hợp trong công tác quản lý hành chính. Ví dụ: Công văn số 2460/UBND-NV của UBND quận Hà Đông ngày 24/12/2015 về việc thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015 + Nhóm tài liệu do chính TMN ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Ví dụ: Báo cáo số 11/BC-MNHM của Trường mầm non Hoa Mai ngày 06/5/2015 về tình hình giáo dục mầm non năm học 2014 - 2015 - Theo loại hình tài liệu: + Tài liệu hành chính: là tài liệu chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong trường mầm non, có nội dung phản ánh những hoạt động, tổ chức và quản lý chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục của trường. Ví dụ: Các kế hoạch chuyên môn tháng, quý năm của nhà trường, các báo cáo sơ kết, tổng kết của Trường mầm non + Tài liệu khoa học, kỹ thuật: đây là loại tài liệu chiếm tỷ lệ ít trong nhà trường. Ví dụ: Các bản vẽ xây dựng, sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản của nhà trường, các bài viết sáng kiến kinh nghiệm của nhà trường. + Tài liệu nghe nhìn: chiếm tỷ lệ ít trong trường mầm non. Ví dụ: Các bức ảnh, các video về tổ chức các sự kiện trong các dịp lễ của nhà trường như: Khai giảng, 20/10, 20/11, tết trung thu, 8/3, tết thiếu nhi, tổng kết năm học 17 + Tài liệu điện tử: chiếm tỷ lệ khá nhiều trong nhà trường bởi vì hiện nay ở TMN, tất cả các bộ phận chuyên môn đều sử dụng máy tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Ví dụ: Các thư điện tử do trường gửi đi, các công văn gửi đến nhà trường qua đường thư điện tử, tài liệu quản lý nhân sự, tài liệu quản lý học sinh, tài liệu tính khẩu phần ăn của trẻ, tài liệu thu tiền học phí, tài liệu quản lý tài sản để gửi, nhận qua phần mềm điện tử. 1.3.2. Nội dung tài liệu Tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường mầm non gồm có: - Tài liệu về định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động từng năm hoặc nhiều năm; - Tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; - Tài liệu về công tác chuyên môn (Chăm sóc - Giáo dục - Nuôi dưỡng); - Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ; - Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng; - Tài liệu về công tác tài chính, kế toán, lao động, tiền lương; - Tài liệu về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê; - Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học; - Tài liệu về công tác tuyển sinh; - Tài liệu về công tác y tế học đường; - Tài liệu về công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Tài liệu về các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên... 1.3.3. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của TMN TLLT không chỉ có ý nghĩa lớn đối với xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT mà còn có ý nghĩa đối với ngành Giáo dục và Trường mầm non, cụ thể như sau: * Ý nghĩa đối với hoạt động quản lý: - TLLT của các TMN là nguồn thông tin không thể thiếu đối với hoạt động quản lý bởi vì hàng ngày, hàng giờ các lãnh đạo thường xuyên khai thác và sử dụng các thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch; ban hành các quyết định quản lý, 18 Ví dụ: Từ hồ sơ nhân sự giúp Ban lãnh đạo TMN có căn cứ để phân công nhiệm vụ cho cấp dưới phù hợp trình độ chuyên môn được đào tạo - TLLT cũng giúp các nhà quản lý rút ra những kinh nghiệm để tổ chức triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra. Ví dụ: Các Báo cáo và thống kê hàng năm giúp Ban lãnh đạo TMN có căn cứ để rút kinh nghiệm và có phương hướng trong những năm tiếp theo. - TLLT là bằng chứng, căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Ví dụ: Hồ sơ về công tác tài chính là minh chứng khi có đoàn thanh tra, kiểm tra về tình hình thu - chi của cơ quan. * Ý nghĩa đối với hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục của trường mầm non: - TLLT của các TMN là căn cứ để Ban giám hiệu nhà trường điều hành hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục các cháu. Ví dụ: Từ những sổ sách, chứng từ tính khẩu phần ăn của trẻ giúp Ban giám hiệu nhà trường cân đối thực đơn của trẻ phù hợp từng độ tuổi. - TLLT còn là căn cứ để nghiên cứu và xây dựng kế hoạch phát triển trường. Thông qua TLLT trường có thể củng cố truyền thống của nhà trường, xây dựng hình ảnh nhà trường từ khi thành lập. Ví dụ: Những bức ảnh chụp từ khi thành lập Trường là căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển trường cũng như giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên tìm hiểu lịch sử của Trường. - TLLT góp phần bảo vệ bí mật thông tin của ngành giáo dục, của trường mầm non và từng cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường. Ví dụ: Hồ sơ cán bộ dự nguồn Hiệu trưởng, nguồn Phó Hiệu trưởng được lưu giữ bí mật cho đến khi có quyết định chính thức. - TLLT phản ánh quá trình hoạt động của TMN thông qua hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ em sẽ giúp cho chúng ta thấy rõ quá trình nuôi dạy trẻ tại Trường. + Các giải pháp quản lý trẻ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện về mọi mặt, điều đó giúp trẻ sớm phát triển thể chất và trí tuệ một cách đúng hướng và mạnh mẽ. 19 + Các giáo án, bài giảng của giáo viên giúp cho đội ngũ cán bộ, giáo viên nâng cao kiến thức chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ tại TMN đạt kết quả cao hơn. Thông qua giáo án, bài giảng sẽ giúp các cô có phương pháp diễn giảng dựa trên nội dung bài giảng; giáo viên có thể chủ động sử dụng phương pháp đàm thoại những câu hỏi đã được dự tính trước sẽ kích thích tư duy phù hợp độ tuổi của trẻ; giúp giáo viên hoạch định kỹ trước khi lên lớp để các cô sử dụng đồ dùng, thiết bị, phương tiện dạy học hợp lý, phù hợp tiến độ lịch trình giảng dạy; giúp các giáo viên thành công trong việc phát huy được tính năng động, chủ động, tích cực của trẻ và điều đó giúp trẻ không bị nhồi nhét kiến thức. Ngoài ra các bài viết sáng kiến kinh nghiệm là những tri thức, kỹ năng, kỹ xảo mà người viết tích lũy được trong thực tiễn công tác giáo dục và giảng dạy. Bằng những hoạt động cụ thể, các trường đã khắc phục được khó khăn và biện pháp thông thường không thể giải quyết được, góp phần nâng cao hiệu quả của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong Trường mầm non. Những kết quả đạt được thể hiện qua tài liệu lưu trữ của Trường mầm non là bằng chứng thực tiễn để Ban giám hiệu chỉ đạo, thực hiện hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ mầm non. Bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu về công trình xây dựng cơ bản của Trường mầm non còn phục vụ cho việc tu bổ, sửa chữa, khôi phục, nâng cấp các công trình xây dựng cơ bản của trường. Ví dụ: Trường mầm non muốn xây dựng thêm phòng học hay nâng cấp, sửa chữa thì phải căn cứ vào các bản thiết kế trước đó. * Đối với cơ quan Quản lý giáo dục cấp trên: - TLLT Trường mầm non chứa đựng những thông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức cán bộ, tài chính Đây là công cụ đắc lực để phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục Đào tạo ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục. Ví dụ: Từ những sáng kiến kinh nghiệm của các trường mầm non giúp cơ quan quản lý giáo dục cấp trên xem xét để ứng dụng trong thực tiễn, phục vụ công tác chăm sóc - nuôi dưỡng - giáo dục tốt nhất. - Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, TLLT là nguồn thông tin có nhiều giá trị. Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục, các nhà quản lý cần khai thác tài liệu về dân số, chương trình và kết quả đào tạo. 20 Ví dụ: Từ hồ sơ phổ cập giáo dục trẻ 5 tuổi của các trường giúp các cơ quan quản lý giáo dục cấp trên làm căn cứ để đề xuất kinh phí đầu tư, mở rộng trường, lớp cho phù hợp với tình hình dân số tại địa phương. * Đối với xã hội: Trong lĩnh vực quản lý xã hội, TLLT góp phần cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các TMN qua các thời kỳ. Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của Trường mầm non Hoa Mai có từ năm thành lập 1994, tuy nhiên để có được tên Trường hiện tại, nhà trường đã trải qua 4 lần đổi tên. Từ trường mầm non Công ty len Hà Đông chuyển sang thành trường mầm non bán công Công ty Len, trước đây trường này chỉ phục vụ cho đối tượng con em của cán bộ, công nhân viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam nhưng sau khi có sự thay đổi về địa giới hành chính thì tên trường mầm non bán công Công ty len không còn phù hợp nên lại thay đổi thành Trường mầm non bán công Hoa Mai và sau khi có Quyết định số 3629/QĐ-UBND của UBND quận Hà Đông về việc chuyển đổi các trường mầm non bán công sang loại hình mầm non công lập tự chủ trên địa bàn quận Hà Đông thì trường lại một lần nữa đổi tên thành Trường mầm non Hoa Mai để đáp đứng nhu cầu gửi trẻ của nhân địa phương. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp thông tin đáng tin cậy để các cơ quan nhà nước giải quyết các chế độ, chính sách cho những những gia đình thương binh, liệt sĩ, những hộ nghèo, con em cán bộ - chiến sĩ công tác tại đảo Trường Sa và những đối tượng xã hội đặc biệt khác. Ví dụ: Tập báo cáo của trường mầm non Hoa Hồng từ năm 2010 đến năm 2015 về việc quyết toán kinh phí, thực hiện chính sách miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập theo Nghị định 49/2010/NĐ-CP Qua những giá trị tài liệu đã nêu ở trên, có thể khẳng định tài liệu trong trường mầm non có ý nghĩa quan trọng không chỉ trong sự nghiệp giáo dục mà còn đối với toàn xã hội. 1.4. Trách nhiệm của trường mầm non trong việc quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ Một trong những yếu tố quan trọng giúp Nhà nước quản lý thống nhất về công tác quản lý văn bản (QLVB) và TLLT là tạo ra một hành lang pháp lý buộc các cơ quan, tổ chức phải thực hiện, trong đó có Trường mầm non (TMN). Như chúng ta đã biết, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn thực hiện tốt hoạt động hàng ngày thì đều cần phải có những quy định cụ thể trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân gắn với công việc liên quan. 21 Qua nghiên cứu các văn bản hiện hành về công tác văn thư - lưu trữ, chúng tôi vận dụng những quy định liên quan đến trách nhiệm về công tác QLVB và TLLT trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó sẽ thấy rõ trách nhiệm từng đơn vị, cá nhân trong Trường mầm non khi thực hiện nhiệm vụ được giao. 1.4.1. Trách nhiệm của TMN liên quan đến công tác Quản lý văn bản a. Trách nhiệm của TMN về trình tự, thủ tục ban hành soạn thảo văn bản Theo Nghị định hợp nhất số 01/VBHN-BNV của Bộ Nội vụ ngày 25/02/2014 về công tác văn thư quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và ký ban hành như sau: Tại điều 3 của Nghị định hợp nhất số 01/VBHN-BNV quy định: - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. - Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại nghị định này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư. Như vậy, theo quy định trên, ở trường mầm non, trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư thuộc về Hiệu trưởng nhà trường. Những cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư là nhân viên văn thư, các bộ phận chuyên môn (nhân viên y tế,