Luận văn Quản trị kho hàng trung tâm tại công ty cổ phần Logistics sc – TH group

ộ tươi ngon . Vì vậy nhà máy hoạt động liên tục 24/24, đồng nghĩa với việc kho trung tâm và nhà cung cấp vận tải cũng làm việc 24/24. Hàng sản xuất xong thành phẩm được chuyển ngay qua bằng truyền vào lưu trữ ( nhà máy và kho cách nhau 20m) .Cả hệ thống vận hành nhịp nhàng, liên tục giải phóng mặt bằng cho sản xuất. Bộ phận phận phụ trách sản xuất, kho trung tâm chia làm 3 ca làm việc lien tục : Ca 1: từ 6 h sáng - 14 h ;Ca 2 : từ 14h – 22h ; Ca 3: 22h – 6h Với khối lượng hàng sản xuất trung bình 400 tấn / ngày nhà máy và công nhân viên làm việc hết công suất .Công tác quản lý kho hàng hết sức áp lực , làm sao để giải quyết vấn đề bảo quản, lưu kho với số hàng không ngừng tăng lên mỗi ngày . Đến 2015 thì TH True Milk đã đứng đầu trong mảng sữa tươi , chiếm 40% thị phần, một bước tiến nhảy vọt ngoạn mục. Năm ĐVT :vnđ Lãi ròng 2014 Tỷ 27 2015 Tỷ 54 2016 Tỷ 130 2017 Tỷ 319 2018 Tỷ 450 Bảng 2.2 Báo cáo lãi ròng trong 5 năm của TH true milk (Nguồn nội bộ Phòng TCKT , đã được kiểm toán) Chỉ trong 5 năm lãi ròng của TH true milk tăng 15 lần ( 2014 mới bắt đầu có lãi) hoàn thành mục tiêu sớm hơn dự kiến của bà chủ tịch tập đoàn. 2.2 Thực trạng quản trị kho hàng Trung Tâm của công ty CP Logistics SC 2.2.1 Quản trị kho hàng trung tâm sản phẩm sữa TH true milk giai đoạn 2014 – 2018 Nhìn chung công tác quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC khá tốt nhờ cách làm chuyên nghiệp , hệ thống kho bãi hiện đại và có sự hỗ trợ từ khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả cao trong công tác kiểm soát nghiệp vụ kho . Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập ở một số khâu xuất , nhập hàng do lỗi chủ quan của nhân viên . Điều này sẽ được chỉ rõ trong các phần trình bày dưới đây. 2.2.1.1 Quản trị hàng hóa tại kho trung tâm - kho Mega 1) Mô hình kho trung tâm Kho trung tâm thiết kế căn cứ vào sản lượng sữa của nhà máy và dự báo nhu cầu thị trường , được xây dựng sát nhà máy sản xuất sữa TH true milk trên diện tích 10.000 m2 với sức chứa (hay còn gọi là công suất kho) 17.650 vị trí pallet tương 40 đương 1.584.000 thùng = 1500 tấn . Đưa vào sử dụng năm 2015, trước đây công ty phải thuê dịch vụ bên ngoài. Về mặt lý thuyết quản trị thì đây không phải là phương án tối ưu vì chí phí xây dựng và đầu tư ban đầu lớn. Điều này đúng với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất với quy mô nhỏ nên thuê công ty chuyên về dịch vụ Logistics vận hành . Nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn xét về dài hạn là cần thiết phải có kho riêng . Bởi nhà máy sản xuất của TH true milk đặt tại Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi đất đai rộng lớn với mức thuế thuê đất 70 năm thấp, được miễn thuế 5 năm đầu nên chi phí về mặt bằng đất đai làm kho rất thấp. TH true milk chỉ phải khấu hao chi phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị trong kho, xây kho và tự vận hành giảm được chi phí Logistics nhiều hơn việc thuê ngoài. Phương án này được đánh giá là hiệu quả và phù hợp. Theo TS. Phạm Thái Hà ( bài viết trên trang taichinh : Đẩy mạnh và phát triển các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam ) “Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải còn yếu kém, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả nên chi phí logictics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ 9 đến 15%) trong đó, chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỷ lệ này là 15% ở các quốc gia khác)”. Trong thực tế chi phí về hoạt động kho bãi tính trung bình chiếm 1,6% doanh số (Net revenue), chi phí vận tải ( trung chuyển và phân phối ) chiếm 1,5%/ doanh số hàng bán ra. Vậy chi phí cho hoạt động này chiếm khoảng 3,1% doanh thu ( số tương đối vì còn phụ thuộc vào trình độ quản trị của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp đi thuê ngoài làm dịch vụ Logistics chi phí sẽ cao hơn ) Kho được thiết kế 10 cửa xuất , nhập hàng : 5 cửa xuất , 5 cửa nhập tuy nhiên sẽ linh hoạt khi nhu cầu cao Kho đạt tiêu chuẩn nhà kho chuyên nghiệp hạng A với sàn siêu phẳng được phủ lớp chống bụi, tải trọng sàn 5 tấn/ m2 , hàng hóa được xếp lên pallet , pallet hàng hóa được lưu trữ và bảo quản trong kho trên hệ thống giá kệ 5 tầng ( hệ thống giá kệ được thiết kế theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn về tải trọng, an toàn hàng hóa, được kiểm định về tiêu chuẩn an toàn) Kho trung tâm bao gồm kho sữa thành phẩm thường và kho lạnh : kho thường chiếm 80% ( 8000m2) diện tích sử dụng , kho lạnh chiếm 20% diện tích ( 2000m2)  Công nghệ kho hàng: Với quy mô sản suất lớn nên TH Group đã đầu tư hơn 1 triệu USD mua phần mềm quản lý SAP. SAP là phần mềm rất nổi tiếng hiện nay trên thế giới, phần mềm này có 41 nhiều module để quản trị doanh nghiệp : quản trị tài chính – kế toán ; quản lý nhân sự ; quản lý bán hàng, quản lý kho hàng. Trên thị trường hiện này có nhiều loại phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nhau , tuy nhiên việc đầu tư sử dụng tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp . Vấn đề quản trị kho hàng : SAP có thể đáp ứng được việc quản lí xuất -nhập- tồn, quản lý bán hàng , quản lý hạn sử dụng sản phẩm, quản lý tồn kho trên hệ thống. Cho phép chạy báo cáo về hàng xuất bán ,hạn sử dụng trên online , điều này rất thuận tiện cho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra những quyết sách , chỉ đạo kịp thời trong hoạch định chiến lược.  Nhân sự kho Mega : Từ diện tích trên nhân sự được bố trí làm việc tại kho là : 122 người trong đó 52 người là nhân viên của công ty , 70 người thuê dịch vụ , chia 3 ca làm việc 24/24 theo khung giờ hoạt động của nhà máy sữa TH . Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS) Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi Quản lý kho 1 Đại học >40 Giám sát kho 3 Đại học 30-40 Thủ kho 15 Trung cấp/ CĐ 25-35 NV xử lý đơn hàng 7 CĐ/ ĐH 22-30 Lái xe nâng 26 Lao động phổ thông 25-35 NV bốc xếp 40 Lao động phổ thông 25-40 NV an ninh 30 Lao động phổ thông 25-45  Chức năng , nhiệm vụ của từng vị trí làm việc trong kho : Quản lý kho : có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của kho trung tâm Nhân viên vận hành thiết bị nâng hạ : Lái xe nâng ,hạ hàng sắp xếp hành lên giá kệ hoặc lấy hàng tại vị trí lô , ô hàng đã được đánh số theo từng danh mục sản phẩm. Giám sát kho: giám sát hoạt động xuất ,nhập hàng cùng thủ kho và công nhân kho. Nhân viên xử lý đơn hàng (Data clark) : tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phân Sale và các kho phân phối ở ba miền , tổng hợp và sắp xếp kế hoạch xuất nhập, bố trí xe vận tải rồi chuyển tới cho các thủ kho xử lý khâu tiếp theo. 42 Nhân viên thủ kho : chịu trách nhiệm quản lý kho hàng do mình phụ trách, triển khai xuất nhập hàng theo đơn, kiểm đếm số lượng hàng ( theo thùng hoặc pallet) Nhân viên bốc xếp : 40 người ( thuê dịch vụ – nhà thầu bốc xếp) bốc hàng lên / xuống xe tại cửa kho. Đội vệ sĩ ( an ninh) : 30 người ( thuê dịch vụ ngoài) chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh kho hàng , tại các cửa xuất nhập và bên ngoài kho. Qua bảng trên ta thấy đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động , nhiệt tình nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao . Bên cạnh đó trình độ lực lượng lao động phổ thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá trình làm việc.  Trang thiết bị trong kho  Các thiết bị nâng chuyển : thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằng điện có thể đưa hàng lên tầng 5, xe nâng tay  Máy tính ,điện thoại , giấy tờ sổ sách phụ vụ cho công tác quản lý được trang bị đầy đủ ở văn phòng kho, camera giám sát 24/24, thiết bị PCCC...  Hệ thống điều khòa và tủ đông ở kho lạnh bảo quản sữa chua,sữa thanh trùng , bơ ,kem , phomai ...  Hệ thống giá kệ : hệ thống giá kệ 5 tầng, pallet  Hệ thống cửa cuốn & DOCK LEVELLER do Thủ kho thực hiện vận hành đúng các bước, đảm bảo an toàn cho người và tài sản. Dock Leveller dùng khi chuyển hàng lên xe , được thiết kế phù hợp với chiều cao của thùng xe tạo thành mặt phẳng cho lái xe nâng dễ dàng đưa hàng vào đuôi thùng xe. Công nhân bốc xếp sẽ bê hàng vào phía trong cùng thùng xe, sắp xếp sao cho khối lượng hàng hóa xuất đủ chỗ cho tải trọng xe. 2) Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho trung tâm a) Sắp xếp hàng hóa trong kho : Sữa thành phẩm sản xuất xong được chuyển vào băng truyền từ nhà máy sang kho lưu trữ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận kế hoạch, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên phần mềm SAP sẽ in ra khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý ,giám sát , thủ kho để bố trí vị trí cất trữ bảo quản hàng. Trên phần mềm SAP quản lý kho sẽ biết các địa chỉ còn trống sẽ bổ sung hàng vào và tiến hành nhập mã , địa chỉ lô hàng lên phần mềm dữ liệu để quản lý hàng tồn 43 Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã số - gọi là địa chỉ vị trí nhằm sử dụng không gian kho kinh tế hơn. Khu vực (Zone) No kệ hang No Section Site Tầng, sàn kệ hàng (tier) Mã vạch B01-02C5 Kho trung tâm sử dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt - trống địa chỉ nào thì cho hàng vào địa chỉ đó . Căn cứ vào sản lượng sữa nhận được bộ phận Sales sẽ lên kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thị trường, sản phẩm bán chạy có doanh số cao thì sản xuất nhiều và tồn kho cao, sản phẩm bán ít/ chậm thì sản xuất it và tồn kho thấp. Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn trống, và cho hàng vào ô trống gần khu xuất hàng nhất. Hàng cùng loại bố trí trên kệ thì để cả hai phía của cùng một lối đi. Khi lấy hàng sẽ lấy ô phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên xuống các ô đã trống . Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhằm mở rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng. Trên các tầng cao thì bố trí hàng xuất khối lượng lớn (trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn hoặc hàng theo mùa. Ví dụ : Hàng sữa tươi ít đường thùng 48h loại 180ml và 110ml , 500ml,1lit được xếp trên kệ cùng một khu vực Toàn bộ hàng hóa bố trí trên pallet ,hàng hóa cùng loại được bố trí theo phương thẳng đứng chứ không theo phương nằm ngang. Ví dụ: cột A có 5 tầng kệ sẽ để thùng sữa tươi nguyên chất loại Tầng kệ Cột A Cột A1 Cột A2 1 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml 2 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml 3 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml 4 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml 5 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho) B 01 02 C 5 44 Trong giai đoạn 2014 - nửa đầu 2015 trang trại bò có 35.000 con với khoảng 50% đàn bò cho sữa , trung bình một ngày lượng sữa nhận được cho nhà máy sản xuất 300-350 tấn vào mùa hè, 400-450 tấn vào mùa đông. Thị trường sữa lúc đó của TH true milk nhỏ, mỗi ngày chỉ xuất bản 150-200 tấn , hàng bán chậm gây ra lượng tồn kho lớn bắt buộc công ty phải thuê thêm nhiều kho để chứa hàng (tăng chi phí kho bãi). Quả là bái toán đau đầu cho nhà nhả trị. Kho thuê mới này đặt tại Phủ Lý – Hà Nam với diện tích kho 20.000m2, Kho Hưng Yên ... Để giải quyết lượng hàng khổng lồ không ngừng tăng lên mỗi ngày, bộ phận sale gia tăng làm chương trình khuyến mãi nhưng cũng chỉ được phần nào. Lượng hàng trong kho xuống date rất nhanh, đối với dòng sữa tươi tiệt trùng có hạn 06 tháng thì tất cả lô hàng xuống date từ 3 tháng trở xuống đã không được lưu thông. Dòng sữa thanh trùng (hạn 1 tháng) hay sữa chua hạn còn ngắn hơn (40-45 ngày). Giải pháp tình thế đưa ra là làm mọi cách để giải phóng lượng hàng tồn kho: dùng sữa đi tài trợ cho một số trương trình trường học, cho nhân viên vào các dịp lễ tết mỗi người 4-6 thùng các loại (tập đoàn có hơn 2000 cán bộ nhân viên). Lượng sữa được cho nhiều đến mức nhân viên họ không muốn nhận , có người thì đi cho lại người thân ,bạn bè và một số người hay nhóm người mang đi bán. Mặt trái của việc này là nhiều đầu mối các đại lý nhỏ lẻ, các tiệm làm bánh họ móc nối thu mua lượng sữa có hạn 2-3 tháng rồi giao bán với giá bán thấp hơn giá sữa của công ty trên thị trường. Dẫn đến làm loạn giá sữa, khiến khách hàng hoang mang sữa thật – giả làm ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín công ty. Lãnh đạo TH True Milk cũng nhận ra hệ quả và cho dừng ngay việc tặng hay tài trợ sữa , tất cả các lô sữa này được thu hồi từ các kho trên toàn quốc chuyển ngược vào nhà máy và đổ cho bò uống (Logistics ngược), chi phí cho hoạt động Logistics tăng lên chóng mặt nhưng họ chấp nhận chứ không để loạn giá sữa trên thị trường gây hiểu lầm cho khách hàng . Khó khăn chồng chất khó khăn, đây thực sự là giai đoạn khó khăn của TH. Cuối 2015 – 2016 TH true milk đa dạng hóa danh mục sản phẩm với nhiều hương vị khác nhau, khách hàng tin dùng nhiều hơn thương hiệu dần khẳng định vị trí, thị phần tăng lên . Lượng hàng bán ra ngày một nhiều ,bài toán tồn kho đã đươc giải quyết ,kho Phủ Lý và Kho Hưng Yên kết thúc hợp đồng 1 năm. TH true milk vượt lên dẫn đầu trong thị trường ngách – sữa tươi. b) Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập , xuất trong kho (theo bộ quy trình chuẩn của công ty) 45 Mục tiêu: Đưa ra một quy trình chuẩn về đếm tồn kho ở cụm kho miền Bắc đảm bảo độ chính xác của tồn kho đáp ứng được yêu cầu quản trị hàng tồn của công ty . SOP này áp dụng cho hoạt động liên quan đến việc luân chuyển, lưu giữ hàng hóa tại cụm kho miền Bắc của TH. Trách nhiệm : Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiểm kê, đếm hàng đều có trách nhiệm hiểu rõ và chấp hành những quy định này. Nhân viên điều hành kho, người kiểm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra .Nhiệm vụ của OPS: Cập nhật các thông tin về hạn xuất hàng, hạn sử dụng ... của sản phẩm của TH và đảm bảo quy trình trên được thực hiện một cách đúng đắn.  Quy trình đếm tồn kho hàng ngày : Nhân viên quản lý dữ liệu trên hệ thống in ra danh sách đếm kho rồi chuyển danh sách đếm xuống bộ phận vận hành kho, bộ phận vận hành kho sẽ tiến hành đếm hàng theo yêu cầu trong danh sách, sau khi hoàn thành việc đếm kho, nhân viên vận hành kho sẽ gửi lại chứng từ lên bộ phận quản lý dữ liệu trên hệ thống để đối chiếu kết quả với hệ thống. Nhân viên quản dữ liệu cập nhật và đối chiếu kết quả với hệ thống các tiêu chí như: vị trí, số lượng, số bacth, tình trạng. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau. Nhân viên quản lý dữ liệu báo cáo kết quả. Lưu chứng từ. Nếu kết quả không khớp nhau, tiến hành in lại danh sách những vị trí sai và chuyển xuống bộ phận OPS đếm lại. Nhân viên OPS đếm lại và trả kết quả cho nhân viên quản lý hệ thống. Nhân viên quản lý hệ thống đối chiếu lại với hệ thống. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau. Nhân viên quản lý hệ thống báo cáo kết quả và lưu chứng từ. Nếu kết quả sai, tiến hành điều tra nguyên nhân dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng. Đồng thời lập biên bản sự việc, xác định trách nhiệm từng cấp liên quan và tiến hành lock số lượng thiếu hụt để không pick vào ( chờ xử lý điều chỉnh hệ thống tăng, giảm số lượng..)  Quy trình lưu kho sản phẩm : Hàng hóa phải được để đúng chiều để phòng tránh việc chảy sữa. Hàng hỏng và hàng hết hạn phải được tách rời xa với khu hàng tốt. Không được tung, ném sản phẩm từ người này sang người khác. Không được đứng, quỳ, ngồi trên sản phẩm. Tất cả các sản phẩm của TH không được phép đặt trực tiếp xuống sàn nhà, phải được đặt trên các Pallet. Không được có bụi bám vào hàng. Trước khi đưa vào lưu kho không bi dính bụi bẩn trong quá trình lưu kho. Trên mỗi một pallet chỉ được phép để một mã hàng có cùng số batch (trừ những vị trí lưu hàng hỏng). Đối với hàng lẻ cần phải lưu trong Shipper để tránh bụi bẩn và rơi vỡ. Các vị trí 46 lưu hàng phải có label đúng màu, rõ ràng và ghi đủ thông tin theo quy định. Hàng hóa lưu kho phải được để cách tường it nhất 50cm, khoảng cách giữa các hàng tối thiểu 35cm để tạo sự thông thoáng. Trong trường hợp hàng để trên giá kệ cao tầng phải đảm bảo từ tầng thứ 2 trở lên được cố định trên pallet bằng màng co hoặc đai co. Hàng hóa khi bị phát hiện chảy sữa hoặc có hiện tượng phồng bất thường, bao bì bị rách cần được tách rời để tránh hiện tượng lây lan sang thùng khác.  Quy trình kiểm soát hàng hóa trong kho Hàng hóa trong kho cần được kiểm tra trước khi nhập, xuất và hàng ngày trong quá trình lưu kho. Nội dung kiểm tra bao gồm: Quy cách xếp lớp – xếp trên giá kệ, dán nhãn pallet, vệ sinh vỏ thùng, cảm quan nguyên vẹn không phù xì, ẩm mốc, nhiệt độ - độ ẩm . Khi thấy một trong các dấu hiệu sau: Thủng vỏ, vỏ thùng phông bất thường, vỏ bị ẩm ướt, chảy sữa phải lập tức báo cho OPS để lập biên bản sự việc đông thời di dời ra khu vực chờ xử lý. Tất cả các sự vụ phát sinh cần được ghi chú báo cáo lại và đề ra biện pháp khắc phục kịp thời c) Kiểm kê: Kiểm kê theo quy định của công ty 1 tháng / lần , tổng kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho ( lưu đồ kiểm kê - xem phụ lục) Quy trình kiểm kê như sau: bộ phận kế toán gửi email thông báo kế hoạch kiểm kê cho các bộ phận liên quan được biết. Bộ phận kho và vận tải lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với lịch kiểm kê của kế toán. Bộ phận kho cập nhật tất cả các chứng từ của những hàng còn pending trên hệ thống SAP . Nhân viên thủ kho photo các chứng từ phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất đươc khỏi kho nhưng đã clear trên hệ thống SAP Kiểm đếm lần 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho sắp xếp loại hàng,batch, BIN ở trong kho và dán phiếu kiểm kê lên mỗi đầu BIN. Sau khi chuẩn bị xong bộ phận kho gửi số liệu hàng kiểm kê cho kế toán. Kế toán báo bộ phận IT khóa hệ thống SAP để bắt đầu kiểm kê. * Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiểm kê: Giám sát/Quản lý kho kiểm tra lại SAP đã được khóa chưa để tránh những hoạt động phát sinh trên SAP trong quá trình kiểm kê. Kiểm kê lần 2: kế toán cùng bộ phận kho thực hiện kiểm đếm lần 2 theo BBKK lần 1. Hoàn thành kiểm đếm lần 2 thì bọ phận kho & kế toán cùng ký vào biên bản kiểm đếm. Kết thúc kiểm đếm bộ phận kế toán thông báo cho BP IT mở khóa hệ thống SAP 47 * Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP. Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu số liệu kiểm đếm với hệ thống SAP. Bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending trên SAP cho kế toán. * Lập BBKK & biên bản giải trình: bộ phận kho lập BBKK và biên bản giải trình và gửi kế toán kiểm tra lại so với số liệu đã kiểm đếm cùng kế toán,lập biên bản giải trình các chênh lệch số lượng,batch. * Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP và báo cáo các nghiệp vụ còn pending. Giám sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống SAP vá báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending. * Lập biên bản kiểm kê,biên bản giải trình. Sau khi đối chiếu số liệu với hệ thống SAP thì bộ phận kho lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình các pending trên hệ thống SAP. * Theo biên bản kiểm kê và biên bản giải trình tiến hành điều chỉnh SAP theo các bước: Tạo số inventory (li01n), Điều chỉnh tăng & giảm theo số inventory (li11n) Quản lý kho kiểm tra là release (li20) * Kế toán kiểm tra : Sau khi quản lý kho Li20 xong thí kế toán sẽ kiểm tra lại những loại hàng,batch,số lượng trong số inventory điều chỉnh so với biên bản xin điều chỉnh kiểm kê trước khi POST điều chỉnh. Nếu số liệu trên inventory không khớp với biên bản xin điều chỉnh thì báo bộ phận kho kiểm tra và thực hiện lại,nếu số liệu khớp với biên bản xin điều chỉnh thì kế toán tiến hành POST điều chỉnh kiểm kê trên SAP (LI21). * Bộ phận kho hoàn thiện BBKK và BB giải trình: Sau khi kế toán POST điểu chỉnh kiểm kê thì bộ phận kho lấy số liệu giá trị tiền đã điểu chỉnh để để hoàn thành biên bản xin điều chỉnh sau kiểm kê. * Các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Sau khi kế toán ký xác nhận biên bản kiểm kê,biên bản giải trình kiểm kê,biên bản xin điều chỉnh kiểm kê thì gửi các cấp có thẩm quyền tiếp theo phê duyệt. 3) Thanh lý hàng hỏng , hàng hết date Trong quá trình tác nghiệp kho không thể tránh khỏi những rủi ro về hàng hóa , những rủi ro có thể gặp phải: 48 Hàng hóa bị rơi đổ từ trên giá kệ ,nguyên nhân thao tác của nhân viên vận hành xe nâng thao tác không đúng, va quyệt vào giá kệ gây nên đổ hàng Rủi ro có thể do xe nâng đâm hoặc va quyệt vào giá kệ gây ra hỏng giá kệ, hàng hóa bị rơi đổ Xe nâng va quyệt hoặc đâm vào nhân viên làm việc trong kho do thiếu quan sát, vận hành không đúng quy trình vận hành xe nâng hạ Nhân viên bốc xếp quăng quật hàng trong lúc bốc/ dỡ hàng khiến hàng bị bẩn , móp méo bao bì * Thanh lý hàng hư hỏng ,hết hạn sử dụng , kém chất lượng theo lưu đồ ( phụ lục) Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình xin hủy hàng hết date,xác định bộ phận chịu chi phí và trách nhiệm các bộ phận liên quan. Quản lý kho gửi tờ trình đã soạn thảo cho các cấp ký duyệt. Nhân viên Data gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các bộ phên liên quan để tạo IO. Nhân viên kế toán & TNKD tạo IO trên SAP để được phê duyệt. Sau khi có IO thì bộ phận TNKD tiến hành tạo request xuất hàng miễn phí trên SAP để được các cấp phê duyệt. Nhân viên Data đẩy hàng lên plant 3400 tiến hành xuất cost center cho các bộ phận liên quan. Sau khi nhân viên Data hoàn thành các bước trên SAP thì Giám sát kho sẽ liên hệ với kế toán để cùng chứng kiến hủy hàng hết hạn và cùng ký vào biên bản hủy hàng. Sau khi hủy hàng xong có đầy đủ các chứng từ & chữ ký sẽ chuyển lại cho nhân viên Data để lưu file. * Xử lý hàng hỏng bao bì ( lưu đồ xem phụ lục phụ lục): Bộ phận QA định kỳ kiểm tra chất lượng sản phẩm: Nhân viên QA định kỳ hàng ngày kiểm tra chất lượng sản phẩm và lập báo cáo sản phẩm không phù hợp là hàng hỏng vỏ thùng, trình ký các cấp phê duyệt NCR. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận kho hoặc vận tải thì thủ kho hoặc NVHTVT sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư, trình ký các cấp phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận sản xuất thì bộ phận sản xuất sẽ tự làm phiếu yêu cầu vật tư và in date vỏ thùng. Nhân viên Thủ chuyển phiếu yêu cầu vật tư và NCR đã được phê duyệt cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận bộ phận chịu chi phí,thu tiền mặt hoặc cấn trừ vào chi phí của nhà thầu cung cấp dịch vụ vận tải. Kho NVL xuất vỏ thùng: Các bộ phận chuyển phiếu yêu cầu vật tư đã được phê duyệt cho bộ phận NVL để xuất vỏ thùng. Thủ kho chuyển vỏ thùng cho bộ phận sản xuất để in date. Các bộ phận 49 nhận bìa từ NVL và bàn giao cho bộ phận sản xuất để in date,kèm theo là danh sách batch & số lượng đã được nhân viên QA đánh giá và ký xác nhận. Bộ phận sản xuất tiến hành in date lên vỏ thùng. Thủ kho nhận vỏ thùng từ bộ phạn sản xuất,kiểm tra và ký xác nhận biên bản bàn giao vỏ thùng với BP sản xuất. Thủ kho chuyển hàng ra khuc vực định sẵn. Nhân viên sau khi nhận được vỏ thùng từ bộ phận sản xuất thì chuyển hàng cần vỏ thùng ra khu vực riêng .Thủ kho tiến hành thay vỏ thùng dưới sự theo dõi của Giám sát kho. Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng,chuyển hàng về kho. Sau khi kết thúc thay vỏ thùng thủ kho cho chuyển hàng về lại kho và viết phiếu yêu cầu chuyển BIN về BIN hàng xuất bán. Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng và chuyển phiếu yêu cầu chuyển BIN cho Data. Data mở block hàng trên SAP và chuyển BIN. Nhân viên Data mở block hàng trên SAP,dựa vào phiếu yêu cầu chuyển BIN để chuyển hàng đã thay vỏ thùng xong về BIN hàng xuất bán.  Lưu đồ xử lý hàng hỏng do kho * Phát hiện hàng hỏng: Ngay khi phát hiện hàng hỏng thì nhân viên kho tách ra khu vực riêng, lập biên bản sự việc. Báo cho Thủ kho nhập hàng . Chuyển vào cho Data 1 bản BBSV và viết phiếu chuyển hàng hỏng về BIN hàng hỏng . Nhân viên Data thực hiện việc chuyển BIN hàng hỏng và block hàng trên hệ thống SAP * Đánh giá hàng hỏng. Nhân viên kiểm định chất lượng ( QA) định kỳ hàng ngày sẽ cùng với nhóm nhập hàng của bộ phận kho kiểm tra chất lượng sản phẩm,hàng không đạt chất lượng thì sẽ lập báo cáo sản phẩm không phù hợp,xác định bộ phận chịu chi phí (NCR) * Bộ phận kiểm định chất lượng lập NCR: Hàng được sử dụng nội bộ thì bộ phận kho sẽ thông tin cho phòng hành chính và bàn giao số lượng sữa này cho bộ phận hành chính. Hàng hỏng hủy thì xác định bộ phận chịu chi phí và hoàn thành NCR. Hàng hỏng vỏ thùng thì sẽ xử lý theo quy trình thay vỏ thùng * Nhóm nhập hàng thực hiện theo quy trình số 2PR006-QA-QT. Hàng hỏng, hủy sau khi hoàn thành NCR thủ kho nhóm nhập hàng tiến hành xử lý tiếp theo quy trình xử lý hàng không phù hợp của QA ban hành số 2PR006-QA-QT. * Nhân viên Data gửi biên bản sự việc và NCR cho kế toán. 50 Sau khi hoàn thành NCR & BB Hủy SP KHP thì nhân viên Data sẽ chuyển chứng từ cho kế toán để kiểm tra và duyệt trên SAP. * Data và các bộ phận tạo request trên SAP.Nhân viên Data & các bộ phận tạo request trên hệ thống SAP và gửi số RQ cho các cấp có thẩm quyền phê duyệt. * Data mở khóa hàng trên SAP.Sau khi request được các cấp release thì nhân Data sẽ mở block hàng trên SAP để clear hàng khỏi hệ thống SAP. * Nhân viên Data x