Luận văn Xác định tiêu chuẩn chức danh cán bộ viên chức phục vụ cho công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng và đánh giá cán bộ viên chức tại trường đại học Sao Đỏ

ên quan đến công tác hành chính, công tác chính trị tư tưởng và quản lý cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ cho các hoạt động của trường. Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh trưởng phòng TC- HC được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Phân công công việc, nhiệm vụ cho từng thành viên và quản lý, chỉ đạo các cán bộ nhân viên trong phòng; Chỉ đạo CBVC trong phòng thực hiện, thiết lập duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008 - Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc quy hoạch và xây dựng đội ngũ CBVC, xét tuyển dụng và bố trí công tác cho người được tuyển dụng.Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc giải quyết các vấn đề về lao động. - Kiểm tra việc triển khai thực hiện các chế độ chính sách đối với CBVC và HSSV. - Chỉ đạo thực hiện công tác hành chính, văn thư và lưu trữ các văn bản liên quan đến công tác hành chính.Lưu trữ, quản lý các hồ sơ nhân sự, sổ bảo hiểm; hồ sơ thuyên chuyển công tác, chấm dứt hợp đồng lao động - Phối hợp với các phòng ban, phòng khoa chỉ đạo công tác lễ tân, đưa đón khách và tiếp khách khi khách đến làm việc và thăm quan trường trong phạm vi phòng được phân công. Tạo được ấn tượng đẹp cho khách về trường. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 48 Luaän vaên thaïc syõ - Phối hợp với công đoàn và các đơn vị liên quan thực hiện công tác hiếu, hỉ trong và ngoài trường. - Ký các giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy chứng nhận, ký sao các văn bản của trường, sao các văn bản của Bộ để lưu hành nội bộ.Cấp, xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của CBCNV theo phân cấp hoặc uỷ quyền của Hiệu trưởng: Giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho CBCNV và lao động Hợp đồng được cử đi công tác, xác nhận chữ ký, thông báo chữ ký và tiếp nhận thông báo chữ ký của các tổ chức ngoài trường gửi đến và trong Trường chuyển đi Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường. - Thường trực công tác thi đua khen thưởng của nhà trường và công tác dân quân tự vệ, bảo vệ chính trị nội bộ.Xây dựng quy chế lương thưởng (thưởng xuất sắc hàng năm, hàng quý, thưởng đột xuất, thưởng nâng lương trước thời hạn) và quy định kỷ luật cán bộ, viên chức của viên chức khi có hành vi vi phạm kỷ luật.Tham gia làm ủy viên thường trực hội đồng xét nâng bậc lương, hội đồng kỷ luật CBVC. - Soạn thảo các văn bản, quy định, quyết định, báo cáo thực hiện các mặt công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong nhà trường, đồng thời giám sát việc chấp hành các quy định đó - Định kỳ lập báo cáo cho Hiệu trưởng về tình hình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao và các mặt công tác khác của phòng. - Quản lý việc làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Ban giám hiệu và các đoàn đi công tác nước ngoài. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công. 2.3.1.2. Mô tả công việc của chức danh trưởng phòng đào tạo tại trường đại học Sao Đỏ Trưởng phòng đào tạo là người đứng đầu phòng đào tạo. Trưởng phòng đào tạo do Hiệu trưởng bổ nhiệm, trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng đào tạo. Giúp việc cho trưởng phòng đào tạo có phó trưởng phòng và các Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 49 Luaän vaên thaïc syõ chuyên viên do Hiệu trưởng bổ nhiệm theo đề nghị của trưởng phòng đào tạo. Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh trưởng phòng đào tạo được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong phòng, chỉ đạo CBVC trong phòng thực hiện, thiết lập duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. - Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổng hợp và tổ chức thực hiện mục tiêu chương trình, kế hoạch đào tạo. - Quản lý tổng hợp chương trình khung, đề cương chi tiết các học phần/môn học. Quản lý kết quả học tập; quản lý và phát bằng tốt nghiệp, chứng chỉ cho HSSV - Theo dõi kế hoạch đào tạo các khóa học và lập báo cáo kết quả đào tạo các khóa học báo cáo Hiệu trưởng. Chủ động phối hợp với các phòng, khoa để thực hiện tốt công tác quản lý chương trình đào tạo các khóa các hệ đã được Hiệu trưởng phê duyệt. - Quản lý khối lượng giảng dạy của các khoa, chế độ và công tác giảng dạy, theo dõi, kiểm tra thanh quyết toán khối lượng giảng dạy cho giảng viên cơ hữu và giảng viên thỉnh giảng. Mời giảng viên thỉnh giảng, ký hợp đồng giảng dạy. - Thành lập các hội đồng, kế hoạch theo chức năng nhiệm vụ của phòng. - Tham gia với các đơn vị xét lên lớp, xét tư cách dự thi tốt nghiệp và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV - Ký các văn bản khi được sự uỷ quyền của Hiệu trưởng - Triển khai các chủ trương chính sách của cấp trên đối với các vấn đề đổi mới trong đào tạo. - Duy trì hoạt động liên tục của xưởng in và khai thác sử dụng trung tâmthông tin thư viện đảm bảo đáp ứng được nhu cầu về giáo trình, tài liệu cho hoạt động đào tạo Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 50 Luaän vaên thaïc syõ - Báo cáo Hiệu trưởng về tình hình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao. - Tham gia điều phối các sự kiện: Lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, khách tham quan.Tham dự vào hội đồng tuyển dụng viên chức mới. - Đề xuất phương hướng phát triển của trường về mục tiêu đào tạo, các bậc và hệ đào tạo, cơ cấu ngành nghề, quy mô và phương thức đào tạo. - Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban giám hiệu. 2.3.1.3. Mô tả công việc của chức danh trưởng phòng công tác HSSV tại trường đại học Sao Đỏ Trưởng phòng công tác HSSV là người đứng đầu phòng công tác HSSV. Trưởng pḥng công tác HSSV do Hiệu trưởng bổ nhiệm, trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng công tác HSSV. Giúp việc cho trưởng phòng công tác HSSV có phó trưởng phòng và các nhân viên do Hiệu trưởng bổ nhiệm theo đề nghị của trưởng phòng công tác HSSV. Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh trưởng phòng công tác HSSV được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Phân công công việc, nhiệm vụ cho từng thành viên trong phòng. Chỉ đạo CBVC trong phòng thực hiện, thiết lập duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. - Quản lý việc kiểm tra hồ sơ sinh viên, các thông tin liên quan để làm thẻ và cấp phát thẻ cho HSSV. - Thực hiện việc tham gia đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV toàn trường. Tham gia hội đồng thi đua khen thưởng, xét kỷ luật HSSV. - Quản lý việc sử dụng các thiết bị phục cụ cho công tác giáo dục HSSV và tuyên truyền, trang trí khánh tiết. - Theo dõi, đánh giá công tác giáo viên chủ nhiệm giúp Hiệu trưởng.. - Quản lý việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, nhà trường đối với HSSV. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 51 Luaän vaên thaïc syõ - Báo cáo với Hiệu trưởng về kết quả thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, nhà trường đối với HSSV. Thường trực quỹ học bổng sinh viên, phối hợp với Hội khuyến học tiếp nhận, phân phối tài trợ học bổng. - Quản lý việc thực hiện bố trí cho HSSV ở nội trú và việc kiểm tra HSSV ở ngoại trú. - Kết hợp với phòng Tổ chức hành chính tổ chức khám sức khoẻ cho HSSV khi vào nhập học; chăm sóc, phòng chống dịch, bệnh và khám sức khoẻ định kỳ cho HSSV trong thời gian học tập theo quy định. - Tổ chức lễ chào cờ đầu tháng, tham gia tổ chức lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, và các hoạt động truyền thông, quảng bá đến HSSV. - Lập báo cáo theo định kỳ các kế hoạch đã hoàn thành và đang thực hiện về công tác HSSV. Báo cáo công tác HSSV với các cơ quan chức năng và bộ chủ quản theo đúng quy định. - Đề xuất với nhà trường về tình hình nhân sự trong phòng theo đúng luật định. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật CBVC trong phòng. Đề xuất với Hiệu trưởng về nội dung khẩu hiệu và trang trí khánh tiết trong mặt bằng nhà trường. - Tham gia họp giao ban an ninh với HSSV và cơ quan chủ quản. - Chỉ định người ủy quyền khi vắng mặt 2.3.2. Mô tả công việc chức danh trưởng khoa tại trường Đại học Sao Đỏ Đứng đầu các khoa là Trưởng khoa do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giúp việc Trưởng khoa có các Phó Trưởng khoa do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng khoa. Nhiệm kỳ của Trưởng khoa và Phó Trưởng khoa theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng và có thể được bổ nhiệm lại nhưng không quá hai nhiệm kỳ liên tiếp. Trưởng khoa có nhiệm vụ quản lý đơn vị mình theo chế độ thủ trưởng. Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác của đơn vị mình Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 52 Luaän vaên thaïc syõ theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn đã được Hiệu trưởng phê duyệt. Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh trưởng khoa được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Trực tiếp giảng dạy theo chuyên môn và phân công nhiệm vụ giảng dạy cho giảng viên trong khoa. - Thưc hiện việc soạn giáo án trước khi lên lớp và thống kê giờ giảng của năm học đã giảng dạy. Tham gia thực hiện các công tác kiêm nhiệm: công tác giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập và công tác đoàn thể. - Quản lý việc tổ chức các hoạt động: Hội thảo, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao trình độ cho CBVC trong khoa. Kiểm tra việc tổ chức và thực hiện các hoạt động phong trào của khoa. - Quản lý, theo dõi, đánh giá và xác nhận quá trình rèn luyện, tư cách đạo đức và kết quả học tập của HSSV các khóa các hệ thuộc khoa. Xét lên lớp, tốt nghiệp, khen thưởng, kỷ luật HSSV trong khoa. - Giúp BGH quy hoạch, tổ chức đội ngũ và đào tạo bồi dưỡng CBGV trong khoa.Xác nhận về tư cách, năng lực của CBVC, đề nghị khen thưởng, kỷ luật đối với CBGV trong khoa. Chỉ đạo CBGV trong khoa thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. - Tổ chức xây dựng mục tiêu, chương trình đào tạo cho các ngành thuộc khoa đào tạo, đề cương chi tiết, giáo trình và các tài liệu phục vụ cho môn học/học phần do khoa quản lý và các chương trình khoa học công nghệ của khoa để thông qua Hội đồng Khoa học của trường và trình Hiệu trưởng phê duyệt. - Tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo cho các lớp, các hệ do khoa quản lý theo học kỳ, năm học cùng với Phó trưởng khoa, Trưởng tổ môn, Thư ký giáo vụ. - Thực hiện đánh giá kết quả giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động chuyên môn của CBGV trong khoa. Có biện pháp cụ thể khắc phục tồn tại về giảng dạy học tập, nghiên cứu khoa học. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 53 Luaän vaên thaïc syõ - Quản lý việc tổng hợp khối lượng giảng dạy của CBGV, hồ sơ giảng dạy của giảng viên thuộc khoa. Quản lý và theo dõi hoạt động giảng dạy của Khoa tại các cơ sở liên kết. Duyệt và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch năm học của các giảng viên, trợ giảng trong khoa. - Quản lý và phân công việc triển khai kế hoạch thi/kiểm tra hết môn và tổ chức xét lên lớp, tổ chức cho HSSV đi thực tập ngoài xí nghiệp, tổ chức thi khảo sát chất lượng cho các lớp HSSV. - Chủ trì và báo cáo kết quả trong cuộc họp phân tích chất lượng hàng tháng của khoa với lãnh đạo nhà trường, thường xuyên trao đổi với lãnh đạo trường về tình hình giải quyết công việc. - Quản lý việc kiểm tra tài chính, cơ sở vật chất, hồ sơ, tài liệu của khoa. - Ký các văn bản khi được ủy quyền của Hiệu trưởng, ký và xác nhận các văn bản thuộc khoa quản lý. Trưởng khoa chịu trách nhiệm về nội dung các báo cáo này. - Định kỳ báo cáo kế hoạch thực hiện nhiệm vụ và tổng kết theo học kỳ và năm học; kịp thời báo cáo những việc đã thực hiện do Nhà trường yêu cầu. Lập các báo cáo đột xuất khi BGH yêu cầu. - Đề xuất với Hiệu trưởng mời các chuyên gia, các PGS. TS đầu ngành về nói chuyên chuyên đề, trao đổi, truyền đạt kinh nghiệm cho giảng viên, nhằm nâng cao chất lượng cho các bộ nhân viên trong khoa. 2.3.3. Mô tả công việc của chức danh Phó trưởng khoa tại trường Đại học Sao Đỏ Trong mỗi khoa có 2 chức danh Phó trưởng khoa bao gồm: Phó trưởng khoa- phụ trách chuyên môn và Phó trưởng khoa phụ trách công tác HSSV. Trong cùng một khoa thì công việc của Phó trưởng khoa quản lý HSSV khác với công việc của Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 54 Luaän vaên thaïc syõ Phó trưởng khoa phụ trách chuyên môn. Em chọn chức danh Phó trưởng khoa- phụ trách chuyên môn để mô tả công việc cho chức danh Phó trưởng khoa tại trường đại học Sao Đỏ. Phó trưởng khoa – phụ trách chuyên môn là giảng viên chuyên trách trong lĩnh vực quản lý các vấn đề về học thuật của khoa. Có nhiệm vụ tham mưu với Trưởng khoa về công tác quản lý và điều hành các hoạt động của khoa, điều hành các công tác sự vụ hành chính của khoa, giám sát sự vận hành của bộ máy quản lý khoa theo kế hoạch được duyệt và thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý, giảng dạy của mình.Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh trưởng khoa được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Trực tiếp giảng dạy theo chuyên môn đươc đào tạo và phân công của bộ môn, khoa. - Tham gia thực hiện: Xét lên lớp, xét khen thưởng, kỷ luật HS-SV, xét khen thưởng, kỷ luật cán bộ giảng viên, giáo viên trong khoa cùng Trưởng khoa. - Tổ chức biên soạn đề cương chi tiết, giáo trình và các tài liệu phục vụ cho các môn học/ học phần do khoa quản lý cùng Trưởng khoa, chủ nhiệm bộ môn. - Trả lời các thắc mắc, khiếu nại của cán bộ giảng viên, giáo viên, của HSSV về các quy chế, quy định của khoa và nhà trường. Đề xuất với Trưởng khoa trình Hiệu trưởng những biện pháp giải quyết vướng mắc. - Thực hiện việc nghiên cứu khoa học và đôn đốc cán bộ giảng viên thực hiện nghiên cứu khoa học có hiệu quả. - Thực hiện việc nghiên cứu khoa học, đôn đốc cán bộ giảng viên thực hiện nghiên cứu khoa học có hiệu quả. - Kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch năm học của giảng viên, trợ giảng trong khoa. - Ký và xác nhận các văn bản, tài liệu thuộc khoa quản lý khi được sự ủy quyền của Trưởng khoa. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 55 Luaän vaên thaïc syõ - Lập báo cáo định kỳ cho Trưởng khoa về kết quả công việc mình quản lý. - Giúp Trưởng khoa tổ chức Hội thảo, triển khai đề tài NCKH tới các thành viên trong khoa. - Phối hợp với Trưởng khoa, trưởng bộ môn tổ chức xây dựng mục tiêu, chương trình đào tạo các ngành học do khoa quản lý, vụ xây dựng kế hoạch đào tạo cho các lớp do khoa quản lý theo học kỳ, theo năm học. - Lập báo cáo, đề xuất với Trưởng khoa các công việc phát sinh ngoài quyền hạn của mình. - Soạn thảo một số thông báo, quy định của nội bộ khoa để thực hiện tốt công tác quản lý của mình. - Quản lý tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của khoa khi được sự ủy quyền của Trưởng khoa. 2.3.4. Mô tả công việc của chức danh giảng viên tại trường Đại học Sao Đỏ Giảng viên là một chức danh được đặt ra phục vụ cho công tác đào tạo; là người chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa về các mặt công tác học tập của sinh viên trong phạm vi được phân công. Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh giảng viên được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Thực hiện việc giảng dạy theo chuyên ngành được đào tạo phù hợp với nội dung giáo trình của nhà trường. Có quyền trao đổi với giáo viên chủ nhiệm về tình hình học tập của lớp đối với môn học đang giảng dạy. - Thực hiện dự giờ và tham gia đánh giá hoạt động giảng dạy của giảng viên khác hàng tuần, hàng tháng. - Thực hiện việc soạn bài giảng, biên soạn đề cương chi tiết, giáo trình ,biên soạn tài liệu tham khảo môn học được phân công đảm nhiệm theo sự phân công của Trưởng khoa/ Trưởng bộ môn. Có quyền đề xuất hiệu chỉnh giáo trình tài liệu cho phù hợp với thực tế. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 56 Luaän vaên thaïc syõ - Thực hiện việc nghiên cứu khoa học theo quy định của trường. Hướng dẫn, giúp đỡ, khuyến khích HSSV tham gia hoạt động nghiên cứu khoa học. - Thực hiện công tác phụ đạo, ôn thi, ra đề thi, coi thi và chấm thi các môn học/học phần giảng dạy cùng các giảng viên khác trong bộ môn, trong khoa. - Thưc hiện việc đánh giá và báo cáo kết quả học tập, phân tích chất lượng các môn học/ học phần giảng dạy trong tháng và trong năm học. - Thực hiện việc tham gia hướng dẫn và đánh giá, chấm báo cáo, luận văn, đồ án tốt nghiệp của HSSV. - Tham gia thực hiện các công tác kiêm nhiệm: công tác giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập, công tác đoàn thể do nhà trường phân công. - Thực hiện việc đọc, hiểu, áp dụng các thủ tục quy trình theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. - Tham gia các hoạt động phong trào, cuộc họp do khoa và nhà trường yêu cầu. - Học tập, bồi dưỡng trình độ lý luận chính trị, trình độ tin học và ngoại ngữ theo quy định đối với giảng viên trong cơ sở giáo dục đại học. - Ký hợp đồng giảng dạy, khoa học và công nghệ với các cơ sở đào tạo, cơ sở nghiên cứu, cơ sở sản xuất và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của Bộ luật lao động, Quy chế thỉnh giảng và kiêm nhiệm do Bộ GD&ĐT ban hành và các Quy định có liên quan của Nhà nước sau khi có sự đồng ý của Trưởng khoa. - Tham gia các công tác quản lý khoa học và công nghệ, công tác quản lý đào tạo khác khi Khoa và nhà trường giao.Tham gia các cuộc thi sáng tạo và các hoạt động khác về khoa học công nghệ. - Thực hiện việc giảng dạy ở ngoài trường theo yêu cầu của Khoa và nhà trường. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 57 Luaän vaên thaïc syõ 2.3.5. Mô tả công việc của chức danh thư ký giáo vụ khoa tại trường Đại học Sao Đỏ Thư ký giáo vụ khoa có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Trưởng khoa quản lý và điều hành các hoạt động của đơn vị.Theo quy định của trường khi tuyển mới hoặc đê bạt, các công việc phải làm cho chức danh thư ký giáo vụ được quy định trong bản phân công công việc/nhiệm vụ như sau: - Thực hiện việc lập thời khóa biểu, kế hoạch giảng dạy cho mỗi học kỳ, năm học cho các hệ, các lớp thuộc khoa.Theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy của giảng viên trong khoa, giảng viên thỉnh giảng của khoa. - Thực hiện việc nhận bảng điểm, giao nhận điểm thi môn học. Tổng hợp bảng điểm gửi cho Phòng Đào tạo theo lịch chung của trường. - Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận tạm thời cho sinh viên tốt nghiệp. - Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản các hồ sơ liên quan đến quyết định tạm dừng, thôi học, học lại, khen thưởng, hồ sơ tốt nghiệp. Thực hiện việc sao lưu và lưu giữ phiếu báo điểm các môn học giảng dạy thuộc khoa quản lý. - Tiếp nhận công văn đến, công văn đi. Thông báo và gửi thông báo cho các bộ môn thực hiện.Xây dựng, soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Khoa, gửi văn bản, xin chữ ký cấp trường, lưu văn bản. - Thu nhận hồ sơ hưởng chế độ chính sách của HSSV chuyển cán bộ phòng Tổ chức- hành chính lưu giữ, giải quyết và bảo quản. - Soạn thảo quyết định, trình Trưởng khoa duyệt thành lập hội đồng xét duyệt học bổng, trợ cấp xã hội, miễn giảm học phí cho HSSV trong khoa. Soạn thảo quyết định, trình Trưởng khoa duyệt thành lập Hội đồng xét nâng lương cho cán bộ nhân viên trong khoa, hội đồng thi đua khen thưởng cấp khoa. - Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản các hồ sơ liên quan đến đề cương môn học, đề thi, điểm thi, học lại, khen thưởng, hồ sơ tốt nghiệp. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 58 Luaän vaên thaïc syõ - Thực hiện việc thu và tổng hợp báo cáo tuần, báo cáo thư viện của HSSV các lớp trong khoa. - Thực hiện việc soạn thảo báo cáo Phân tích chất lượng hàng tháng giúp Trưởng khoa và ghi chép biên bản họp phân tích chất lượng hàng tháng của khoa. Chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp khoa. - Thực hiện việc tham dự, chuẩn bị tài liệu và viết biên bản cho các buổi họp của Khoa. - Lập báo cáo kết quả thực hiện công việc cho Trưởng khoa. - Xử lý những trường hợp nhập sai điểm và tổng hợp điểm sai. Tổ chức việc cho sinh viên đăng ký và nộp tiền học lại, thi lại và thi cải thiện điểm. - Thực hiện việc cấp giấy xác nhận là sinh viên của khoa cho HSSV khi có yêu cầu. - Tham gia các lớp học tập, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. - Giải quyết những lớp trống tiết hoặc giảng viên xin nghỉ dạy. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng khoa giao, báo cáo Trưởng khoa những việc đột xuất. Nhận xét: - Hệ thống văn bản phân tích công việc của các phòng, khoa chưa được xây dựng đầy đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Bản phân công công việc/nhiệm vụ đã xác định được chức danh công việc, trách nhiệm của mỗi chức danh.Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin còn lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn của người lao động. Phần phân công nhiệm vụ của các chức Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 59 Luaän vaên thaïc syõ danh công việc được lồng ghép phần quyền hạn khiến cho người lao động khó theo dõi và xác định được chính xác nội dung công việc mình phải làm. Như: phần nhiệm vụ thứ ba trong phần phân công công việc cho Giảng viên gồm có: + Nhiệm vụ, trách nhiệm: “Thực hiện việc soạn bài giảng, biên soạn đề cương chi tiết, giáo trình ,biên soạn tài liệu tham khảo môn học được phân công đảm nhiệm theo sự phân công của Trưởng khoa/ Trưởng bộ môn” + Quyền hạn: “Có quyền đề xuất hiệu chỉnh giáo trình tài liệu cho phù hợp với thực tế” Hoặc phần phần nhiệm vụ thứ nhất trong phần phân công công việc cho Thư ký giáo vụ khoa gồm có: + Nhiệm vụ, trách nhiệm: “Thực hiện việc lập thời khóa biểu, kế hoạch giảng dạy cho mỗi học kỳ, năm học cho các hệ, các lớp thuộc khoa” + Quyền hạn: “Theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy của giảng viên trong khoa, giảng viên thỉnh giảng của khoa” Phần nhiệm vụthứ năm trong phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng TC-HC lại có phần quyền hạn: + Quyên hạn: “Phối hợp với các phòng ban” + Nhiệm vụ: “ chỉ đạo công tác lễ tân, đưa đón khách và tiếp khách khi khách đến làm việc và thăm quan trường trong phạm vi phòng được phân công” Ví dụ: phần nhiệm vụ thứ mười trong phân công công việc cho Trưởng phòng đào tạo có nêu: “Duy trì hoạt động liên tục của xưởng in và khai thác sử dụng trung tâm thông tin thư viện.” Còn tiếp theo là: “đảm bảo đáp ứng được nhu cầu về giáo trình, tài liệu cho hoạt động đào tạo”, nhưng đây lại là tiêu chuẩn thực hiện công việc, không phải là quyền hạn, trách nhiệm. Xaùc ñònh tieâu chuaån chöùc danh vieân chöùc Nguyeãn Thanh Tuù 60 Luaän vaên thaïc syõ Hoặc ví dụ, trong phần nhiệm vụ thứ sáu của Phó trưởng khoa có nêu: “Thực hiện việc nghiên cứu khoa học.” Còn tiếp theo là: “đôn đốc cán bộ giảng viên thực hiện nghiên cứu khoa học có hiệu quả”,đây cũng là tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm. - Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra quá tỉ mỉ. Tất nhiên việc miêu tả chi tiết mỗi nhiệm vụ, trách nhiệm cần được thực hiện như thế nào là một việc rất tốt nhưng các nhiệm vụ được liệt kê dài dòng không cần thiết, không đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và cô đọng của văn bản phân công công việc/nhiệm vụ, như phần phân công công việc thứ 6, 7 của Trưởng phòng TC - HC: “Ký các giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy chứng nhận, ký sao các văn bản của trường, sao các văn bản của Bộ để lưu hành nội bộ. Cấp, xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của CBCNV theo phân cấp hoặc uỷ quyền của Hiệu trưởng: Giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho CBCNV và lao động Hợp đồng được cử đi công tác, xác nhận chữ ký, thông báo chữ ký và tiếp nhận thông báo chữ ký của các tổ chức ngoài trường gửi đến và trong Trường chuyển đi Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường.” hoặc phần nhiệm vụ thứ 8 của Trưởng phòng TC-HC, phần nhiệm vụ thứ ba và thứ chín của Trưởng phòng công tác HSSV. Hơn nữa, số lượng đầu công việc cho một chức danh khá nhiều và không được đánh số thứ tự nên có những phần phân công công việc trong một chức danh, công việc còn có sự trùng lặp. Như:Vcông việc lập báo cáo của Trưởng phòng đào tạo ở nhiệm vụ thứ bốn trùng với nhiệm vụ thứ 12 “Báo cáo Hiệu trưởng về tình hình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao”. Hoặc: Phần nhiệm vụ thứ ba và thứ hai của chức danh Trưởng phòng đào tạo bị tr