Luận văn Xây dựng hệ thống văn bản tổ chức và quản lý các hoạt động của văn phòng đoàn trường đại học bách khoa Hà nội theo hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2008

trình cụ thể f. Giai đoạn 6- Lập tài liệu các bước cơ bản của HTCL. Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: - Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. - Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp . - Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức Chứng nhận thực hiện. g. Giai đoạn 7 – Thực hiện các bước cơ bản của HTCL. Tổ chức cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp liên tục, chứng minh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống. h. Giai đoạn 8 – Công nhận phương án thực hiện Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 30 Khẳng định hệ thống chất lượng bao quát các hoạt động QLCL, phù hợp với các tiêu chuẩn đăng ký. 1.2.6 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 ISO 9000 có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp trên các phương diện tiếp thị, đối tác cung cầu, hoạt động nội bộ, sản phẩm, khách hàng...  Cải thiện tình trạng tài chính từ việc hoạch định và đạt được các kết quả thông qua các quá trình có hiệu quả và hiệu lực.  Cải thiện uy tín của Doanh nghiệp nhờ nâng cao khả năng thoả mãn khách hàng của Doanh nghiệp.  Tăng lượng hàng hoá/dịch vụ bán ra nhờ nâng cao khả năng thoả mãn các nhu cầu của khách hàng của Doanh nghiệp.  Giảm chi phí nhờ các quá trình được hoạch định tốt và thực hiện có hiệu quả.  Nâng cao sự tin tưởng nội bộ nhờ các mục tiêu rõ ràng, các quá trình có hiệu lực và các phản hồi với nhân viên về hiệu quả hoạt động của hệ thống.  Các nhân viên được đào tạo tốt hơn.  Nâng cao tinh thần nhân viên nhờ sự hiểu rõ đóng góp với mục tiêu chất lượng, đào tạo thích hợp, trao đổi thông tin hiệu quả và sự lãnh đạo.  Khuyến khích sự cởi mở trong tiếp cận các vấn đề chất lượng, nhờ đó khả năng lặp lại ít hơn.  Tạo cơ sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận chứng chỉ. 1.2.7 Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9000 - Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000. - Sự tham gia của nhân viên: sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 31 - Công nghệ hỗ trợ: ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị công nghệ. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp có công nghệ hiện đại hơn ( thiết bị tiến tiến, ứng dụng công nghệ thông tin,..) thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. - Chú trọng Cải tiến liên tục: các hành động cải tiến từng bước hay những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực nếu được thực hiện thường xuyên. - Sử dụng tư vấn chuyên nghiệp: Ðây không phải là điều kiện bắt buộc nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng đối với tiến độ và mức độ thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các doanh nghiệp. 1.2.8 Những khó khăn khi áp dụng ISO 9000 Trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000, các doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn, trong đó có các khó khăn thường gặp sau: - Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng cách tham gia các lớp tập huấn về ISO 9000 do các tổ chức chuyên môn tiến hành. - Không khách quan khi đánh giá thực trạng hệ thống của mình để so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Mất nhiều thời gian trong việc xây dựng văn bản và triển khai áp dụng hệ thống. Chính vì vậy, một tổ chức hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động lãng phí, kém hiệu quả. - Mất nhiều thời gian trong việc mày mò tìm hướng đi và tiến hành các bước thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000. - Tiêu chuẩn quy định yêu cầu chung cho tất cả các loại tổ chức, doanh nghiệp không kể lĩnh vực, quy mô, nên tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn chỉ nêu một cách tổng quát, Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 32 nhiều yêu cầu trong tiêu chuẩn chỉ nêu dưới dạng nguyên tắc cơ bản, không có hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện. - Theo nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9001:2008 việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận theo quá trình, đó là tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra với giá trị cao hơn. Nhưng trong quá trình triển khai thực hiện một số đơn vị do chưa thấu hiểu hết nguyên tắc này nên chưa xác định rõ đầu vào và đầu ra của quá trình có liên quan trong hệ thống, thường căn cứ vào một số công việc cụ thể, xây dựng một số quy trình theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn. 1.2.9 Tình hình áp dụng ISO tại Việt Nam Hiện nước ta có trên 7000(1) tổ chức và doanh nghiệp đã và đang triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 kể từ khi tiêu chuẩn này được giới thiệu vào Việt Nam năm 1996. Việc làm này đã giúp các doanh nghiệp tạo dựng được niềm tin của khách hàng, người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và vượt qua rào cản kỹ thuật, tạo bước đột phá trong cạnh tranh khi tham gia vào các thị trường tự do thương mại trong khu vực và trên thế giới như AFTA và WTO ISO 9000 đã góp phần không nhỏ thay đổi sự lãnh đạo và quản lý các doanh nghiệp, thay đổi tư duy quản lý, kinh doanh của nhiều chủ doanh nghiệp, giúp họ xây dựng được tầm nhìn chiến lược trong kinh doanh, làm ăn có bài bản không theo kiểu vì lợi ích trước mắt. ISO 9000 cũng mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất trong các lĩnh vực chế biến, xuất khẩu thủy hải sản. Nhờ áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000 mà các doanh nghiệp này đã xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng từ khâu đầu đến khâu cuối, tạo ra các sản phẩm có chất lượng ổn định, vượt qua các rào chắn kỹ thuật của các thị trường khó tình như Mỹ, Nhật và EU. (1) Theo con số thống kê của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học – Công nghệ tại hội nghị Cán bộ quản lý chất lượng lần thứ 6 diễn ra vào tháng 12/2010, Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 33 ISO 9000 được áp dụng không chỉ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh- dịch vụ mà còn trong cả các tổ chức, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công cộng, dịch vụ hành chính, trong các cơ quan hành chính nhà nước, trong các trường học. Tuy nhiên, ở nước ta hiện nay tỷ lệ các cơ quan hành chính nhà nước, trường học tiến hành áp dụng ISO 9000 chưa cao, mới dừng ở mức rất khiêm tốn. Trong bối cảnh đất nước đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp... phải tăng cường áp dụng những tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là những công nghệ quản lý tiên tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh. Trong xu thế phát triển chung đó, việc đổi mới phương thức tiến hành hoạt động quản lý hành chính nhà nước đang là một trong những nhiệm vụ trọng tâm. Việc áp dụng ISO 9000 tại các doanh nghiệp ở nước ta phần lớn đều xuất phát từ chính nhu cầu của doanh nghiệp muốn khẳng định vị thế và hướng ra thị trường thế giới. Tuy nhiêu bên cạnh đó còn có không ít các doanh nghiệp áp dụng ISO theo kiểu phong trào, học đòi theo “mốt” mà chưa thực sự hiểu và cần đến ISO 9000. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 34 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 - Chương 1 của luận văn giới thiệu tổng quan các khái niệm về chất lượng, quản lý chất lượng, các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng. Chương I của luận văn cũng giới thiệu cụ thể về lịch sử và cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000, đặc biệt giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, các bước thực hiện, triển khai và áp dụng hệ thống này trong các loại hình cơ quan, đơn vị. Đây là cơ sở lý luận để tiến hành phân tích thực trạng cách thức tổ chức các hoạt động, công tác đoàn vụ và quản lý hồ sơ giấy tờ tại Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội ở chương 2. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 35 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN CỦA VĂN PHÒNG ĐOÀN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu Văn phòng Đoàn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường ĐH Bách Khoa Hà Nội được thành lập tháng 03 năm 1957. Ngay từ những ngày đầu, Đoàn Thanh niên trường đã luôn giữ vị trí là một cơ sở đoàn lớn mạnh nhất thuộc khối các trường Đại học – Cao đẳng trực thuộc Thành Đoàn Hà Nội, là lá cờ đầu của phong trào thanh niên. Đoàn Thanh niên trường là nơi khởi xướng nhiều mô hình hoạt động hiệu quả được nhân rộng tại Hà Nội và cả nước như: - Phong trào "giành kết quả cao trong học tập" của thanh niên sinh viên và các hoạt động "Gắn liền Nhà trường với xã hội, học tập với lao động sản xuất". - Tham gia phong trào diệt giặc dốt với khẩu hiệu: "Mỗi thanh niên biết chữ là một giáo viên bình dân học vụ". - Tham gia lao động trên công trường Đại thuỷ Nông Bắc Hưng Hải. - Hưởng ứng phong trào "ba sẵn sàng" trong kháng chiến chống Mỹ cứu nước: gần 200 cán bộ và 2700 sinh viên của trường đã tạm gác bút nghiên hăng hái lên đường ra tiền tuyến giết giặc lập công. - Tham gia chống lụt, bảo quản thiết bị máy móc của Trường, tham gia hàn đê Cống Thôn khắc phục lũ lụt thiên tai năm 1971. - Tham gia các công trình xây dựng thuỷ điện Sông Đà, Nhiệt điện Phả Lại, Công trình Hồ Thành Công, công trình Sông Lừ v.v. hưởng ứng phong trào "Ba xung kích làm chủ tập thể". Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 36 - Khởi xướng xây dựng mô hình "đội Thanh niên xung kích" hưởng ứng phong trào “xây dựng tập thể tự quản” năm 1976. - Khởi xướng và nhân rộng phong trào "Sinh viên nghiên cứu khoa học" ra các trường ĐH trên toàn quốc từ năm 1978. - Đề xuất sáng kiến và tổ chức cuộc thi “Olimpic Tin học sinh viên toàn quốc” lần đầu tiên năm 1991 – trở thành cuộc thi thường kỳ hàng năm và là cuộc thi lớn nhất về tin học trong cả nước. Hiện nay, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường ĐH Bách Khoa Hà Nội quản lý hơn 25.000 đoàn viên – thanh niên (trong đó có 22.000 đoàn viên), 29 Liên chi đoàn & chi đoàn trực thuộc. Địa chỉ liên hệ: Văn phòng Đoàn Thanh niên trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Phòng 208, Nhà C2, Trường ĐHBK Hà Nội Điện thoại: 04 3 8 692 751 Email: doanthanhnien@mail.hut.edu.vn Website: Phương châm hoạt động: - Đồng hành cùng sinh viên lập thân, lập nghiệp - Tạo môi trường học tập, rèn luyện và sinh hoạt lành mạnh, bổ ích - Thực hiện sự chỉ đạo của Đảng Ủy – Ban Giám hiệu và phối hợp với các Khoa, Viện triển khai các kế hoạch đào tạo, xây dựng và phát triển nhà trường. - Góp phần chuẩn bị đội ngũ nhân lực và cán bộ với kiến thức, hiểu biết và kỹ năng toàn diện cho xã hội Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 37 2.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Hàng năm, Đoàn Thanh niên trường cùng với BCH các Liên chi đoàn các Khoa, Viện và chi đoàn lớp sinh viên tổ chức nhiều hoạt động phong phú, thu hút đông đảo sinh viên và cán bộ trẻ tham gia công tác tổ chức và hưởng ứng. Các hoạt động của Đoàn thanh niên các cấp được chia thành những công tác chính như: Hình 2-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đoàn trường ĐH BKHN 2.1.2.1 Công tác Tổ chức Đoàn vụ - Công tác đoàn vụ: hướng dẫn và tổ chức Đại hội đại biểu chi đoàn, Liên chi đoàn và Đoàn trường; công tác sinh hoạt chi đoàn, công tác kiểm tra giám sát thực hiện các nghị quyết chỉ thị của Đoàn, công tác thu nộp đoàn phí; v.v - Quản lý đoàn viên: đánh giá phân loại đoàn viên, giới thiệu đoàn viên ưu tú đi học Đối tường Đảng, phân loại Đối tượng Đảng để giới thiệu kết nạp Đảng; thủ tục nhập trường – ra trường đối với đoàn viên - Tin học hóa công tác quản lý đoàn viên, văn bản, biểu mẫu 2.1.2.2 Học tập – Nghiên cứu khoa học - Triển khai phong trào sinh viên nghiên cứu khoa học - Tham gia các cuộc thi sáng tạo Robocon, Robocar, Olympic các môn học Đoàn trường LCĐ các Khoa, Viện Văn phòng đoàn Ban Thường vụ Các ban chuyên môn Các CĐ trực thuộc Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 38 - Tổ chức hội nghị học tốt trao đổi về phương pháp học tập - Giới thiệu các cơ hội học bổng toàn phần và bán phần - tổ chức các chương trình giới thiệu và tập huẫn kỹ năng mềm - Tổ chức hội chợ việc làm, giới thiệu cơ hội tuyển dụng - Tổ chức các buổi giới thiệu ngành nghề, giao lưu với doanh nghiệp - Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ phục vụ học tập và sinh hoạt của sinh viên - Tổ chức các câu lạc bộ ngoại ngữ, nghiên cứu khoa học, tập huấn kỹ năng v.v. sinh hoạt định kỳ hàng tuần. 2.1.2.3 Văn – Thể – Mỹ - Các cuộc thi ảnh, thi viết, thi bình luận - Các chương trình văn hóa, văn nghệ, thể thao - Thi tiếng hát sinh viên, sinh viên với thời trang, sinh viên thanh lịch. - Các chương trình giao lưu với các nghệ sỹ tên tuổi, các đơn vị kết nghĩa 2.1.2.4 Tình nguyện – Chung sức vì cộng đồng - Hiến máu nhân đạo - “Vì đàn em thân yêu”: sinh hoạt và chă sóc thiếu nhi tại các địa bàn dân cư; chăm sóc, thăm hỏi các làng trẻ có hoàn cảnh đặc biệt - Hoạt động “3 cùng” với thanh niên ở các Đoàn trường dạy nghề xã hội - Tiếp sức mùa thi: đồng hành cùng các sỹ tử tham dự kỳ thi tuyển sinh đại học - Mùa hè xanh: phổ cập tin học, bổ túc văn hóa, cải tạo điều kiện cơ sở vật chất, đền ơn đáp nghĩa tại các địa phương Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 39 - Tình nguyện tại chỗ: giữ gìn cảnh quan môi trường học tập, sinh hoạt; tham gia các hoạt động tập thể của nhà trường, của Đoàn trường, Thành Đoàn và Trung ương Đoàn, v.v. 2.1.2.5 Thông tin - Tuyên truyền – Đối ngoại - Triển khai các cuộc thi, các hoạt động cổ động - Xây dựng, cập nhật thông tin, bài viết và quản trị trang web của Đoàn Thanh niên và Hội sinh viên - Thiết kế và xây dựng tờ tin, phụ trương ra hàng tuần, hàng tháng và trong những sự kiện quan trọng - Thiết kế panô, áp phích, băng rôn, tờ rơi tuyên truyền các hoạt động của Đoàn Thanh niên trường, của Khoa, Viện v.v. Các thành tích đã đạt được: - Huân chương Lao động Nạng Nhì do Chủ tịch nước trao tặng (năm 2006) - Huân chương Lao động hạng Ba do Chủ tịch nước trao tặng (năm 2001) - Đơn vị dẫn đầu thi đua khối ĐH-CĐ toàn thành phố Hà Nội trong nhiều năm. - Nhiều năm liền đạt bằng khen của Trung ương Đoàn và Thành Đoàn Hà Nội. - Bằng khen và Giấy chứng nhận của:  Bộ Giáo dục và Đào tạo;  Bộ Khoa học và Công nghệ;  UBND Thành phố Hà Nội;  Tổng cục Chính trị Quân chủng Phòng Không – Không Quân  Ủy ban Phòng chống Ma Túy, AIDS; Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 40  Sở văn hóa – thông tin Thành phố Hà Nội;  Ban chỉ đạo Hiến máu Nhân đạo v.v 2.2 Thực trạng công tác tổ chức các hoạt động chuyên môn của Đoàn trường Đại học Bách Khoa Hà Nội 2.2.1 Mối quan hệ Để thực hiện các công việc hành chính của Đoàn trường, văn phòng phải thường xuyên trao đổi các công văn, giấy tờ với các phòng, ban trong trường: phòng HCTH, phòng HTQT, phòng NCKH, phòng Thiết bị, phòng TCCB, phòng KHTV; các cơ quan đoàn cấp trên như Trung Ương đoàn, Thanh đoàn Hà Nội và các Liên chi đoàn & chi đoàn trực thuộc. Mối quan hệ giữa các tổ chức và văn phòng đoàn là mối quan hệ vừa mang tính chất chỉ đạo, vừa mang tính chất phối hợp, vì vậy để phối hợp thực hiện các công việc một cách suôn sẻ, ngoài việc nắm bắt rõ các quy trình thực hiện các công việc, các biểu mẫu, Văn phòng đoàn phải có hệ thống văn bản phù hợp, đồng bộ với hệ thống văn bản của nhà Trường, cách thức và quy trình thực hiện cũng phải tuân theo các quy tắc chung của nhà Trường. Vì vậy, nếu ta không giải quyết các công việc một cách khoa học và gọn nhẹ thì tạo nên sự phức tạp và chồng chéo trong quản lý và tổ chức hoạt động 2.2.2 Các nhóm công việc hành chính Dựa trên đặc thù công việc và mối liên hệ với các phòng ban trong Trường ĐHBK Hà nội, các công việc hành chính của Văn phòng Đoàn trường được chia thành 05 nhóm chính sau: a) Nhóm 1: Hành chính tổng hợp: - Giải quyết công văn đi, đến - Văn thư, lưu trữ - Quản lý các phòng họp, phòng sinh hoạt Câu lạc bộ Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 41 - Trình ký văn bản b) Nhóm 2: các công tác đoàn vụ: - Quản lý sổ đoàn viên - Văn bản, biểu mẫu c) Nhóm 3: tổ chức, quản lý các hoạt động - Viết đề án, hồ sơ tài trợ - Trình tự sắp xếp, văn bản d) Nhóm 3: Thiết bị: - Quản lý thiết bị - Mua sắm thiết bị 2.2.3 Cách thức thực hiện các nhóm công việc hiện nay a. Nhóm công việc hành chính, tổng hợp: + Giải quyết công văn đi, đến: Quy trình thực hiện: Công văn, giấy tờ được nhận từ phòng HCTH của Trường; các Liên chi đoàn & chi đoàn trực thuộc, sau khi được phân loại công văn được chuyển đến Ban Thường vụ đoàn trường cho ý kiến giải quyết. Tiếp đó cán bộ phụ trách soạn thảo công văn (hoặc báo cáo) trả lời, trình Ban Thường vụ đoàn trường ký rồi chuyển cho các tổ chức liên quan xử lý tiếp. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 42 Hình 2-2: Sơ đồ quy trình giải quyết công văn đi, đến Cách thức quản lý lưu trữ: Công văn đến sau khi xử lý sẽ được xếp vào tập hồ sơ công văn đến. Công văn đi sau khi được Ban Thường vụ phê duyệt sẽ được phô tô và lưu lại 1 bản vào tập hồ sơ công văn đi. Công văn đến và công văn đi sẽ được phân loại theo nội dung ví dụ: Quyết định, Thông báo, công vănvà được lưu trữ theo thứ tự thời gian. Hình 2-3: Các tập hồ sơ lưu trữ công văn + Quản lý phòng họp: Phòng HCTH Công văn chuyển cho các đơn vị Tổ chức liên quan Văn phòng đoàn Nhận, phân loại và xử lý công văn Ban Thường vụ Cho ý kiến và duyệt công văn, trả lời Các Tổ chức liên quan Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 43 Văn phòng đoàn có 3 phòng họp, trong có 2 phòng giành cho họp thường xuyện và định kỳ của đoàn trường, 1 phòng sinh hoạt hoạt các Câu lạc bộ trực thuộc. Quy trình thực hiện: Cán bộ văn phòng sẽ xếp lịch mượn phòng, theo đăng ký của các đợn vị muốn sử dụng. Các đơn vị có nhu cầu sử dụng các phòng họp phải báo cho cán bộ văn phòng để xếp lịch, tránh trùng lịch. Chìa khóa các phòng họp được treo trong tủ đồ chung của văn phòng, chưa có tủ riêng. Quy trình này chưa có biểu mẫu. Hình 2-4: Tủ đồ đựng chìa khóa các phòng làm việc Cách thức quản lý: Quản lý theo lịch đã xếp trước và được ghi tại bảng thông báo tại văn phòng b. Nhóm 2: các công tác Đoàn vụ. + Quản lý sổ đoàn viên: Quy trình thực hiện: Đoàn trường đang quản lý hơn 22.000 sổ đoàn viên, tại Văn phòng đoàn sổ đoàn viên được đặt trong tủ đã được phân chia. Tuy nhiên, có điều kiện cơ sở vật chất còn thiếu nên tủ đựng còn nhỏ nên chưa đáp ứng tốt, sắp xếp chưa khoa học, lộn xộn. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 44 Hình 2-5: Tủ đựng sổ đoàn viên của các Liên chi đoàn Khoa/Viện Cách thức quản lý: Sổ đoàn viên được kiếm tra ban đầu rồi đưa vào tủ lưu trữ. Khi có đoàn viên muốn rút sổ, cán bộ văn phòng có một quyển số ghi tên người rút, các thông tin về sổ và ngày rút, người rút phải ký tên vào sổ này. a) b) Hình 2-6: Hộp đựng chìa khóa tủ (a) và sổ quản lý (b) + Văn bản, biểu mẫu: Quy trình thực hiện: Đoàn trường đang sử dụng rất nhiều văn bản trong công tác hoạt động, hướng dẫn thực hiện, chưa có hệ thống văn bản chung. Hàng năm đều có buổi hướng dẫn về công tác tổ chức, ghi văn bản. Tuy nhiên, do tần suất luân chuyển cán bộ Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 45 Đoàn khá thường xuyên nên các Liên chi đoàn & chi đoàn trực thuộc chưa thực hiện tốt. Hình 2-7: Một số văn bản, biểu mẫu của Liên chi đoàn gửi lên Đoàn trường Cách thức quản lý: Hàng năm đều có buổi hướng dẫn về công tác tổ chức, ghi văn bản, kèm theo các văn bản, biểu mẫu đính kèm c. Nhóm 3: Nhóm tổ chức, quản lý các hoạt động + Viết đề án, hồ sơ tài trợ: Quy trình thực hiện: Người phụ trách sẽ thực hiện công việc theo các bước quy định như mục đích, ý nghĩa, địa điểm, nội dung và kinh phí dự kiến. Sau đó, hồ sơ được kiểm duyệt với cấp trên, khi đồng ý hồ sơ được chuyển về Văn phòng và thực hiện các bược tiếp theo Cách thức quản lý: Quản lý thông qua văn bản trong máy tính và bản lưu tại văn phòng + Trình tự sắp xếp, văn bản: Sắp xếp lại các hoạt động cho cần đối, bố trí các khoảng thời gian hoạt động hợp lý, cho sinh viên đăng ký tham gia chương trình trước khi chương trình tổ chức nhằm sắp xếp vị trí, con người thực hiện linh động hơn. d. Nhóm 4: Thiết bị + Quản lý thiết bị: Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 46 Quy trình thực hiện: Người phụ trách thiết bị sẽ lập danh sách tất cả các thiết bị của Đoàn trường theo các loại khác nhau như các thiết bị sử dụng chung và các thiết bị dùng riêng cho các cá nhân.Thường xuyên cập nhật tình trạng của các thiết bị, thời gian bảo hành Cách thức quản lý: Quản lý thông qua ghi chép vào sổ quản lý thiết bị trong máy tính + Mua sắm thiết bị: Thông thường các thiết bị được mua của Đoàn trường hoặc từ nguồn tiền hỗ trợ của nhà trường. Người quản lý thiết bị căn cứ theo nhu cầu để lập kế hoạch mua sắm thiết bị. Người phụ trách thiết bị sẽ tìm các nhà cung cấp thiết bị và tùy vào giá trị của các lô thiết bị mà người phụ trách thiết bị phải tìm (hoặc không phải tìm) các báo giá cạnh tranh trước khi tiến hành chọn nhà cung cấp. Sau khi chọn được các nhà cung cấp phù hợp, người phụ trách thiết bị viết công văn xin ý kiến của nhà trường thông qua phòng Thiết bị. Sau khi được duyệt mua thiết bị, hồ sơ sẽ được chuyển sang phòng KHTV để làm các thủ tục thanh toán, nghiệm thu. 2.2.4 Những hạn chế trong quản lý hành chính tại Văn phòng đoàn. Qua phần miêu tả cách thức thực hiện các nhóm công việc hành chính tại Văn phòng đoàn cho thấy mặc dù các công việc đã được thực hiện theo các quy trình riêng nhưng vẫn tồn tại nhiều thiếu sót và bất cập, cụ thể như sau: a. Nhóm công việc hành chính tổng hợp: - Công văn đi, đến và lưu trữ: Mặc dù các công văn đi, đến của Văn phòng đều được lưu vào các tập hồ sơ công văn đi và công văn đến nhưng do chưa có sổ quản lý công văn đi, đến trong ngày nên vẫn xảy ra tình trạng thất lạc công văn hoặc quên công văn do công văn được lấy về nhưng nhân viên bận nhiều việc chưa có thời gian xử lý ngay. Điều này dẫn đến tình trạng một số công việc không được báo cáo Ban Thường vụ đoàn trường để giải quyết kịp thời. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 47 Việc lưu trữ công văn đi, đến được sắp xếp theo phân loại và theo thứ tự thời gian, khi cần tìm có thể thấy ngay, tuy nhiên văn phòng chưa quản lý được các công văn một cách chi tiết, cụ thể vì không có bảng theo dõi tổng hợp bên ngoài tập hồ sơ lưu trữ công văn đi, đến. - Quản lý phòng họp, phòng sinh hoạt Câu lạc bộ: Hiện tại Văn phòng mới chỉ quản lý được lịch mượn phòng cố định, đã đặt trước từ trước. Còn đối với lịch mượn phòng phát sinh theo các công việc đột xuất thì chưa quản lý được. Khi có việc cần sử dụng các phòng họp, các Ban chuyên môn chỉ thông báo miệng, đôi khi không thông báo với cán bộ văn phòng mà trực tiếp đến sử dụng phòng. Người phụ trách không có sổ theo dõi nên không kiểm soát được các lịch mượn phòng đột xuất dẫn đến tình không có người trông phòng khi đang họp nên khả năng mất tài sản của Văn phòng. Lịch đăng ký mượn phòng họp mới chỉ được thông báo tại bảng thông báo tại văn phòng Văn phòng, chưa được gửi cho các cán bộ dẫn đến khó khăn cho các cán bộ khi muốn tra lịch mượn phòng. b. Nhóm công tác Tổ chức Đoàn vụ: - Do cơ sở vật chất hạn hẹp nên tổ đựng sổ sách chưa đầy đủ, tủ nhỏ, đồng thời sổ lượng sổ để lại từ các năm khác lớn nên bố trí sổ còn lộn xộn. Khi đoàn viên rút sổ, do không được hướng dẫn và có người phụ trách nên sổ để lung tung, gây ảnh hưởng đến công tác kiểm kê và tìm sổ sau này. - Ban Thường vụ Đoàn trường họp thường xuyên nhưng phổ biến lại cho các Liên chi đoàn thường qua văn bản nên mức độ hiểu được các công việc là hạn chế. Các biểu mẫu, văn bản hướng dẫn để hỗ trợ việc thực hiện các quy trình chưa thống nhất. Hoạt động của Đoàn trường mang tính nh