Luận văn Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001 : 2008 tại UBND huyện Trực ninh, tỉnh Nam Định

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mai; xây dựng; phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở và công sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước, vệ sinh môi trường đô thị; công Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 31 viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị); giao thông; khoa học và công nghệ. - Phòng Nông nghiệp và PTNT: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông- lâm- ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề, ở nông thôn. - Phòng Nội vụ: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng. - Phòng Tư pháp: Là cơ quan chuyên môn của UBND huyện, tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở và công tác tư pháp khác. Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực công tác tư pháp theo sự uỷ quyền của UBND huyện. - Phòng Lao động- Thương binh& Xã hội: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và Xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật. - Phòng Giáo dục- Đào tạo: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 32 - Thanh tra: Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. - Phòng Tài nguyên và Môi trường: Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối với những địa phương có biển). - Phòng Văn hoá và Thông tin: Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản. - Phòng Y tế: Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số. 2.1.4 Kết quả hoạt động chung Kể từ khi tái lập tháng 4 năm 1997 tới nay, hàng năm huyện Trực Ninh đều hoàn thành nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội, ngày càng ổn định và phát triển. 2.1.4.1 Về phát triển kinh tế: - Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân đạt 12% năm; - Cơ cấu kinh tế chuyển biến theo hướng tích cực, giảm tỷ trọng nông nghiệp- thủy sản, tăng tỷ trọng công nghiệp- xây dựng. - Giá trị sản xuất công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp tăng trên 5,6 lần. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 33 - Thu ngân sách trên địa bàn hàng năm tăng trên 3,8 lần. - Giá trị trên 1 ha canh tác tăng 2,6 lần so với các năm trước. Bảng 2.2: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế- xã hội hàng năm Chỉ tiêu ĐV tính Kết quả 1. Chỉ tiêu kinh tế 1.1. Tốc độ tăng trưởng kinh tế - Thu nhập bình quân đầu người % Tr. đồng 12 20 1.2. Cơ cấu kinh tế: - Nông nghiệp-thuỷ sản % 31 - Công nghiệp-xây dựng % 37 - Dịch vụ % 32 1.3. Giá trị sản xuất NNTS (CĐ 94) Tỷ đồng 448 - Tốc độ tăng % 2,5 - Tổng sản lượng lương thực Tấn 101.400 - Giá trị thu nhập trờn 1 ha canh tác Tr. đồng 80 - Sản lượng thịt lợn hơi xuất chuồng Tấn 15.700 - Sản lượng thuỷ sản KT-NT Tấn 4.700 1.4. Cấp giấy CNQSDĐ khu dân cư Hộ 100 1.5. Giá trị sản xuất CN-TTCN - Tốc độ tăng Tỷ đồng % 1.080 21,6 1.6. Giá trị hàng hoá xuất khẩu Tỷ đồng 140 1.7. Tổng thu ngân sách trên địa bàn - Thu cân đối ngân sách Tỷ đồng Tỷ đồng 89,5 49.5 2. Chỉ tiêu xã hội 2.1. Giảm tỷ lệ sinh % 0,23 2.2. Học sinh tốt nghiệp THCS vào lớp 10 % 83 2.3. Giảm tỷ lệ hộ nghèo cũn % 7,5 2.4. Tạo việc làm mới - Tỷ lệ lao động qua đào tạo Người % 3.700 51 2.5. Giảm tỷ lệ trẻ em dưới 5 tuổi SDD % 15 2.6. Tỷ lệ dân số dùng nước hợp vệ sinh % 97 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 34 2.1.4.2 Về phát triển văn hóa- xã hội Chất lượng các hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế tiếp tục ổn định và phát triển. An ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội được đảm bảo; hoàn thành xuất sắc công tác quân sự quốc phòng địa phương hàng năm. Bộ máy chính quyền các cấp từng bước được củng cố theo hướng tinh gọn, hiệu quả; sự phối hợp với MTTQ và các đoàn thể thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phương, củng cố khối đại đoàn kết toàn dân, xây dựng chính quyền trong sạch, vững mạnh. Từ những thành tích và kết quả nêu trên, hàng năm Đảng bộ huyện Trực Ninh đều đạt danh hiệu trong sạch vững mạnh; nhiều tập thể, cá nhân được Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ và UBND tỉnh khen thưởng. Đặc biệt năm 2010 huyện Trực Ninh được Khối thi đua cấp huyện, Hội đồng thi đua khen thưởng suy tôn tỉnh bình bầu là đơn vị dẫn đầu tỉnh, được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Cờ thi đua xuất sắc; năm 2012 tiếp tục là đơn vị dẫn đầu tỉnh, được Thủ tướng Chính phủ và Chủ tịch UBND tỉnh tặng Cờ thi đua xuất sắc. 2.2 Thực trạng hoạt động hành chính tại Văn phòng UBND huyện 2.2.1 Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND huyện với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện Theo cơ cấu tổ chức, Văn phòng UBND huyện thuộc UBND huyện, có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo UBND huyện trong công tác quản lý, điều hành mọi hoạt động của huyện. Văn phòng UBND huyện là đầu mối tiếp nhận và phản hồi các thông tin từ bên ngoài của UBND huyện. Do đó các hoạt động của Văn phòng huyện chịu sự quản lý chặt chẽ từ lãnh đạo UBND huyện. Mọi thông tin phải được sàng lọc, tổng hợp và đồng thời kèm theo các ý kiến tham mưu, đề xuất của Văn phòng UBND huyện trước khi trình báo cáo với lãnh đạo UBND huyện. Để thực hoàn thành tốt nhiệm vụ, Văn phòng UBND huyện phải thường xuyên trao đổi thông tin, công văn, giấy tờ với các cơ quan, đơn vị trong và Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 35 ngoài huyện nhằm phục vụ giúp lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của địa phương. Mối quan hệ giữa các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện và Văn phòng UBND huyện là mối quan hệ đồng cấp, mang tính chất phối hợp, vì vậy để thực hiện các công việc một cách thuận lợi, ngoài việc nắm bắt các quy trình thực hiện các công việc, các biểu mẫu của các phòng, ban chuyên môn trong huyện, Văn phòng UBND huyện phải có hệ thống văn bản phù hợp, đồng bộ với hệ thống văn bản của huyện, cách thức và quy trình thực hiện cũng phải tuân theo các quy tắc chung của huyện. Thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2020 của Chính phủ. UBND huyện Trực Ninh đã triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; bước đầu xây dựng và thực hiện thí điểm hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Văn phòng UBND huyện là quá trình từ việc quán triệt và bám sát mục tiêu cải cách hành chính của UBND huyện để xác định mục tiêu, nội dung, kế hoạch thực hiện cải cách hành chính của Văn phòng UBND huyện; đặc biệt là tổ chức thực hiện mục tiêu của kế hoạch hành động cải cách hành chính của UBND huyện giai đoạn 2011- 2020. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Văn phòng UBND huyện gồm các nhóm công việc hành chính Dựa trên đặc thù công việc và mối liên hệ với các phòng, ban chuyên môn trong huyện; các công việc hành chính của Văn phòng UBND huyện được chia thành 03 nhóm công việc chính, như sau: * Nhóm 1: Nhóm công việc hành chính: - Giải quyết công văn đi, đến - Văn thư, lưu trữ; kiểm soát các văn bản ban của UBND huyện * Nhóm 2: Nhóm công việc tổng hợp, biên tập. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 36 - Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện. - Xây dựng các báo cáo tháng, quý, 6 tháng và cả năm về tình hình kinh tế- xã hội trên địa bàn huyện. * Nhóm 3: Nhóm quản lý điều hành Trung tâm giao dịch "Một cửa" Giải quyết các công việc giao dịch từ Trung tâm giao dịch "Một Cửa" 2.2.2 Cách thức thực hiện các nhóm công việc hiện nay 2.2.2.1 Nhóm 1: Nhóm công việc hành chính - Giải quyết công văn đi, đến: Quy trình thực hiện: Công văn, giấy tờ được tiếp nhận từ các cá nhân, tổ chức, sau khi được phân loại chuyển đến lãnh đạo Văn phòng UBND huyện. Tại đây công chức phụ trách (Chuyên viên giúp việc cho lãnh đạo Văn phòng UBND huyện) đề xuất tham mưu, dự thảo văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, với sự kiểm duyệt của lãnh đạo Văn phòng. Tiếp theo văn bản sẽ được trình, báo cáo với lãnh đạo UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo hoặc phê duyệt; công văn sẽ được gửi lại cho bộ phận văn thư lưu và chuyển đến các cơ quan, cá nhân để tổ chức thực hiện. Quy trình thực hiện công việc này được tóm tắt theo sơ đồ dưới đây: Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giải quyết công văn đi, đến (6) (6) (5) (4) (3) (2) (1) BỘ PHẬN VĂN THƯ Tiếp nhận và phân loại, xử lý công văn LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Soạn thảo ý kiến tham mưu, đề xuất LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN Cho ý kiến chỉ đạo hoặc duyệt CV trả lời CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN Công văn, giấy tờ, thư từ... CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN Nhận, trả lời và xử lý tiếp công văn Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 37 Cách thức quản lý lưu trữ: Công văn đến sau khi đã xử lý sẽ được xếp vào tập hồ sơ công văn đến. Công văn đi sau khi được lãnh đạo UBND huyện phê duyệt sẽ được phô tô và bản chính sẽ được lưu lại 1 bản vào tập hồ sơ công văn đi. Công văn đến và công văn đi sẽ được phân loại theo nội dung ví dụ: Quyết định, Thông báo, công văn, đơn, thưvà được lưu trữ theo thứ tự thời gian. 2.2.2.2 Nhóm 2: Nhóm công việc tổng hợp, biên tập - Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện. - Tổng hợp, xây dựng các báo cáo tháng, quý, 6 tháng và năm của UBND huyện về tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của huyện. + Quy trình thực hiện: Theo quy chế hoạt động của UBND huyện, vào chiều thứ năm hàng tuần và ngày 20 hàng tháng, ngày 15 tháng cuối quý, ngày 31/10 hàng năm thủ trưởng các cơ quan, đơn vị gửi báo cáo định kỳ tuần, tháng, hàng quí, 6 tháng và năm về UBND huyện; báo cáo phải đánh giá được tình hình thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng theo từng ngành, lĩnh vực trong quá trình thực hiện, nêu được những tồn tại, vướng mắc và những kiến nghị, đề xuất, phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng tiếp nhận các báo cáo và tập hợp lại thành một bộ hồ sơ báo cáo chung, chuyển cho chuyên viên tổng hợp của Văn phòng UBND huyện. Chuyên viên của Văn phòng được phân công tiếp nhận, nghiên cứu, tổng hợp xây dựng báo cáo so sánh, đối chiếu với yêu cầu và chương trình công tác nhiệm vụ của tháng, quý, 6 tháng, cả năm đã đề ra để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế- xã hội, an ninh, quốc phòng do các cơ quan, đơn vị báo cáo. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực tổng hợp báo cáo lĩnh vực phụ trách. Bộ phận tổng hợp (chuyên viên tổng hợp) tổng hợp thành báo cáo chung về tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của huyện theo từng tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm chuyển, báo cáo lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, kiểm duyệt. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 38 Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, nếu thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo Văn phòng sửa trực tiếp vào dự thảo báo cáo. Sau đó Lãnh đạo Văn phòng báo cáo với lãnh đạo UBND huyện xin ý kiến, chỉnh sửa và phê duyệt (đối với báo cáo 6 tháng, cả năm thực hiện quy trình phê duyệt thông qua lấy ý kiến của các thành viên UBND huyện- quy chế hoạt động của UBND huyện). Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch UBND huyện ký ban hành báo cáo, Văn phòng chịu trách nhiệm in, gửi báo cáo theo quy định. + Cách thức quản lý: Báo cáo hàng tháng, quý, 6 tháng, cả năm về tình hình phát triển kinh tế- xã hội của các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn và báo cáo tổng hợp của toàn huyện được lưu tại bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện. - Xây dựng chương trình, lịch làm việc tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm cho lãnh đạo UBND huyện. + Quy trình thực hiện: Vào cuối mỗi tháng, quý, 6 tháng, năm căn cứ vào các kế hoạch triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trọng tâm về kinh tế, chính trị, văn hóa...và chương trình triển khai thực hiện nhiệm vụ tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trong huyện. Chuyên viên tổng hợp giúp Chánh Văn phòng UBND huyện dự thảo chương trình, lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm cho lãnh đạo UBND huyện. Bản kế hoạch này sau khi được sự kiểm duyệt trực tiếp của Chánh Văn phòng, sẽ được trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt và được chỉnh sửa, phát hành, đăng tải trên trên thông tin điện tử của huyện và lại bộ phận văn thư theo quy định. + Cách thức quản lý: Chương trình, lịch làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm sau khi được Chủ tịch UBND huyện phê duyệt sẽ được lưu vào tập công văn đi thuộc bộ phận văn thư và bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 39 2.2.2.3 Nhóm 3: Nhóm quản lý điều hành trung tâm giao dịch "Một cửa" - Cách thức thực hiên: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức. Sau khi tiếp nhận, tiến hành sắp xếp phân loại theo các lĩnh vực ..., hồ sơ sẽ được chuyển về các phòng chuyên môn của huyện xem xét, giải quyết theo lĩnh vực và quy định. Sau khi hoàn thành hồ sơ sẽ được chuyển lại cho bộ tới lãnh đạo Văn phòng UBND huyện thông qua bộ phận văn thư, tại đây lãnh đạo Văn phòng sẽ soạn thảo ý kiến tham mưu đề xuất cho lãnh đạo UBND huyện. Tiếp theo hồ sơ sẽ được chuyển lại cho Trung tâm giao dịch một cửa để gửi trả lời cho các tổ chức, cá nhân. - Cách thức quản lý: Công văn giấy tờ, hồ sơ đến sẽ được lưu tại công văn đến tại Trung tâm giao dịch "Một cửa", các phòng chuyên môn. Hồ sơ trả lời cho các tổ chức, cá nhân sẽ được công văn đi lưu tại các phòng ban chuyên môn, bộ phận văn thư thuộc Văn phòng UBND và tại Trung tâm giao dịch "Một cửa". 2.2.3 Những hạn chế trong quản lý hành chính tại Văn phòng UBND huyện Qua phần miêu tả cách thức thực hiện các nhóm công việc hành chính tại Văn phòng UBND huyện cho thấy mặc dù các công việc đã được thực hiện theo các quy trình riêng nhưng vẫn tồn tại nhiều thiếu sót và bất cập, cụ thể như sau: Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 40 Hình 2.3: Sơ đồ quy trình giải quyết công văn, hồ sơ tiếp nhận từ Trung tâm giao dịch" Một cửa" 2.2.3.1 Nhóm công việc hành chính - Mặc dù các công văn đi, đến của UBND huyện đều được lưu vào các tập hồ sơ công văn đi và công văn đến của Văn phòng UBND huyện nhưng do chưa có sổ quản lý công văn đi, đến trong ngày nên vẫn xảy ra tình trạng thất lạc công văn hoặc quên công văn do công văn được lấy về nhưng nhân viên bận nhiều việc chưa có thời gian xử lý ngay. Điều này dẫn đến tình trạng một số công việc không được báo cáo với lãnh đạo UBND huyện để giải quyết kịp thời, đến khi tìm/nhớ đến công văn thì hạn nộp công văn đã hết hoặc sắp hết gây áp lực cho lãnh đạo, công chức. Ví dụ: Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của các cơ quan, đơn vị nộp về UBND huyện hàng tháng chưa có sổ quản lý công văn đến dẫn đến nên đã xảy ra tình trạng thất lạc. (9) (8) (8) (7) (6) (5) (4) (3) (2) (1) BỘ PHẬN VĂN THƯ Tiếp nhận, lưu trữ và chuyển BAN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Soạn thảo ý kiến tham mưu đề xuất BAN LÃNH ĐẠO HUYỆN Cho ý kiến chỉ đạo hoặc Phê duyệt CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN Hồ sơ giấy tờ... CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN Nhận, trả lời TTGD MỘT CỬA Tiếp nhận và phân loại, xử lý hồ sơ Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 41 Hình 2.4: Hình minh họa cho việc thất lạc công văn, báo cáo Việc lưu trữ công văn đi, đến được sắp xếp theo phân loại và theo thứ tự thời gian, khi cần tìm có thể thấy ngay. Tuy nhiên Văn phòng UBND huyện chưa quản lý được các công văn một cách chi tiết, cụ thể vì không có bảng theo dõi tổng hợp bên ngoài tập hồ sơ lưu trữ công văn đi, đến. 2.2.3.2 Nhóm 2: Nhóm công việc tổng hợp, biên tập. - Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành và xây dựng báo cáo tháng, quý, 6 tháng, cả năm về tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của huyện. Đối với nhóm công việc này hiện nay Văn phòng UBND huyện đã tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện xây dựng được một quy trình làm việc tương đối hoàn thiện (quy chế làm việc của UBND huyện). Các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc từng công đoạn của quy trình đầy đủ và rõ ràng; điều này đảm bảo được thời gian các báo cáo được hoàn thành kịp tiến độ theo yêu cầu. Tuy nhiên UBND huyện chưa xây dựng được hệ thống biểu mẫu quy chuẩn ứng với từng công đoạn, dẫn đến các đơn vị gửi báo cáo theo các mẫu khác nhau (các chỉ tiêu, số liệu của các đơn vị sắp xếp không cùng trình tự, nhiều chỉ tiêu bị thiếu...) điều này gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp thành dự thảo của chuyên viên Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 42 tổng hợp của Văn phòng UBND huyện làm tăng thời gian hoàn thiện dự thảo báo cáo và báo cáo chính thức. Hình 2.5: Minh họa cho mẫu báo cáo khác nhau - Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm cho lãnh đạo UBND huyện. Hiện nay, UBND huyện đã có căn cứ để thực hiện công việc nhưng chưa xây dựng thành quy trình rõ ràng. Chưa quy định rõ thời gian gửi kế hoạch làm việc của các phòng ban cho bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng. Chưa có biểu mẫu cụ thể điều này gây khó khăn cho chuyên viên tổng hợp khi tiến hành soạn thảo kế hoạch, chương trình công tác cho lãnh đạo UBND huyện. 2.2.3.3 Nhóm 3: Quản lý điều hành Trung tâm giao dịch "Một cửa" Tổ chức, công dân có nhu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với Trung tâm giao dịch “Một cửa” của huyện. - Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc không giải quyết ngay, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật. - Đối với công việc có thời gian thực hiện, sau khi kiểm tra hồ sơ đã hợp lệ theo quy định, công chức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả. Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 43 + Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, công dân để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. + Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết. + Phòng chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ của tổ chức, công dân do công chức của Trung tâm chuyển đến, trình lãnh đạo phòng ký và chuyển trả kết quả giải quyết hoặc hồ sơ liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan cùng xử lý. Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, công chức Trung tâm trả kết quả cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định. 2.3 So sánh hệ thống văn bản của Văn phòng UBND huyện Trực Ninh với các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 Kết quả so sánh thực trạng cách thức triển khai các hoạt động chức năng tại Văn phòng UBND huyện Trực Ninh với yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008 được tổng hợp trong bảng 2.3 Bảng 2.3: So sách hiện trạng thực hiện hoạt động chức năng tại Văn phòng UBND huyện Trực Ninh với yêu cầu HTQLCL ISO 9001:2008 Tên công việc Hiện trạng tại Văn phòng UBND huyện Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Đề xuất Nhóm 1 công việc hành chính 1. Giải - Văn phòng đã xây dựng được các quy trình giải quyết nhóm công việc này nhưng chưa đầy đủ, chưa 1. Hệ thống quản lý chất lượng: Yêu cầu chung: Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của - Hoàn thiện quy trình đã có - Xây dựng Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 44 Tên công việc Hiện trạng tại Văn phòng UBND huyện Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Đề xuất quyết công văn đi, đến 2. Văn thư lưu trữ Nhóm 2 công việc tổng hợp, biên tập 1. Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo điều có các văn bản quy định về việc thực hiện, các công việc chỉ được thực hiện theo thói quen của công chức Văn phòng. - Chưa có các biểu mẫu, văn bản hướng dẫn để hỗ trợ việc thực hiện các quy trình - Văn phòng không xây dựng các văn bản công bố vế chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cũng như sổ tay chất lượng tiêu chuẩn. Tổ chức phải: - Xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức. - Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này. - Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực - Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và kiểm soát các quy trình này có hiệu lực - Theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình - thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên lục các quá trình này Yêu cầu về hệ thống tài liệu Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm: - Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy trình, các biểu mẫu phục vụ cho việc quản lý Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh 2011- 2013 Nguyễn Thanh Tùng- Nam Định CHQTKD BÁCH KHOA 2011- 2013 45 Tên công việc Hiện trạng tại Văn phòng UBND huyện Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Đề xuất hành của lãnh đạo UBND huyện 2. Xây dựng các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, cả năm về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, xã hội, an ninh- quốc phòng của huyện Nhóm 3: quản lý điều - Các văn bản do Văn phòng phát hành đều tuân thủ các quy định chung của nhà nước và của huyện