Tình hình hoạt động và phát triển của Công ty cơ khí Đông Anh

iết bị Trung tâm gia công và máy tiện tự động điều khiển theo chương trình công nghệ cao của Cộng hoà Liên Bang Đức. Giá trị sản lượng năm 2002 đạt 29 tỷ VNĐ, năm 2003 đạt 60,4 tỷ VNĐ. Sản phẩm Phụ tùng máy nghiền ngành xi măng, máy xây dựng, trục cán, chi tiết máy :1000 tấn/năm được thực hiện trên dây chuyền Đúc- Nhiệt luyện- Cơ khí đồng bộ. Dây chuyền Đại tu thiết bị, Máy thi công 150 chiếc / năm. Với đội ngũ hơn 480 người gồm kỹ sư, công nhân lành nghề được đào tạo chính quy và bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên. Công ty đã sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, các loại thép, gang cao cấp trong lo trung tần : - Thép cacbon sạch - Thép mangan có tính chống mòn trong điều kiện va vấp - Gang cầu, gang hợp kim có độ bền cao - Thép Cơrôm, Niken chịu mòn, chịu nhiệt, chịu ăn mòn hoá học. Công ty có một trung tâm thí nghiệm và kiểm tra sản phẩm được trang bị đầy đủ thiết bị, có phương pháp kiểm tra độ chính xác cao. * Lĩnh vực sản xuất kinh doanh tuyến số 2 Đây là khu vực sản xuất của nhà máy nhôm công ty cơ khí Đông anh, được thành lập ngày 6 tháng 8 năm 2004 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh : - Sản xuất nhôm thanh hợp kim định hình cung cấp cho xây dựng dân dụng và công nghiệp đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. - Tổ chức tiêu thụ sản phẩm trên phạm vi toàn quốc và nhập khẩu - Tổ chức xúc tiến thương mại. Sản phẩm chính của nhà máy nhôm 1.Sản phẩm Anốt trắng 2.Sản phẩm mạ màu không phủ bóng 3.Sản phẩm sơn tĩnh điện ngoại thất 4.Sản phẩm mạ màu có phủ bóng E.D 5.Sản phẩm trang trí bằng phủ Film Năng lực sản xuất của nhà máy nhôm : Công nghệ sản xuất được thực hiện trong các xưởng chính : - Xưởng ép đùn nhôm công suất 5500 tấn / năm - Xưởng sơn tĩnh điện 1000 tấn / năm - Xưởng trang trí phủ film 320 tấn / năm - Xưởng anốt, mạ màu, E.D công suất 4500 tấn / năm - Khu xử lý nước thải phế thải thuộc xưởng anốt, mạ màu, E.D, sơn tĩnh điện - Nhà máy có phòng thiết bị kiểm tra chất lượng sản phẩm đồng bộ và hiện đại từ Châu Âu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 của Nhà máy nhôm Đông anh là một phần của hệ thống quản lý chất lượng của Công ty cơ khí Đông anh. Do sản xuất kinh doanh của nhà máy nhôm có đặc thù riêng nên hệ thống văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng gồm : Tầng 1: Sổ tay chất lượng thuộc quản lý ISO 9001: 2000 thống nhất chung của công ty Tầng 2: Thủ tục chất lượng thuộc hệ thống quản lý chất lượng của nhà máy nhôm Tầng 3: Hướng dẫn, quy trình, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, biểu mẫu hồ sơ nhà máy nhôm. 3. Cơ cấu tổ chức 3.1. Cơ cấu Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức của công ty cơ khí Đông Anh Giám đốc PGĐ kinh doanh Kế toán trưởng PGĐ Công ty GĐ NM Nhôm PGĐ nội chính PGĐ SX-KT Dự án mới (nếu có) Trung tâm nghiên cứu TP TN & KCS TP Thiết bị TP L Kim TP X. Thuật ISO ___________ P. Điều độ SX TP XDCB TP Vật tư TP Kinh tế Kế toán thống kê PGĐ Knh doanh TP Knh doanh PGĐ KT-SX Tổ chức Hành chính P Bảo vệ Tuyến 1 Khu vực SX cũ Chức năng A Tuyến 2 Khu vực SX mới Tuyến 3 Chức năng B chức năng C Tuyến 1.1 Tuyến 1.2 Nguồn: Tài liệu Công ty 3.2.Đánh giá chung về hoạt động của Công ty Bằng những nỗ lực sáng tạo phấn đấu không ngừng với sự đoàn kết thống nhất cao, Công ty cơ khí Đông anh đã vượt qua những khó khăn của nền kinh tế Việt Nam nói chung và của ngành cơ khí Việt Nam nói riêng, đã giữ vững chiếm lĩnh thị trường trong nước cũng như xuất khẩu, bước đầu cho công tác hội nhập kinh tế quốc tế. Để đạt được điều đó, lãnh đạo công ty đã nhận thức và định hướng kinh tế đúng đắn, phù hợp với doanh nghiệp là vừa phải duy trì nhịp độ tăng trưởng cao của những mặt hàng truyền thống lại vừa thực hiện đầu tư mới mở rộng sản xuất như: - Giữ vững và phát triển hàng truyền thống với định hướng không ngừng nâng cao chất lượng chế tạo và cung ứng trên cơ sở tận dụng, phát huy và khai thác tốt tiềm năng ưu thế về công nghệ và mọi nguồn lực hiện có. - Đầu tư thêm và tiếp tục phát triển mặt hàng giàn không gian, gấp rút chiếm lĩnh thị trường trong cả nước. - Tích cực trong công tác chuẩn bị cả về vốn và nhân lực cho xây dựng mới dây chuyền nhôm định hình. Nhìn chung, giá trị sản lượng của Công ty tăng lên liên tục, được thể hiện dưới bảng sau: Bảng 1 :Bảng biểu hiện giá trị sản lượng, doanh thu, lợi nhuận năm 2002-2004 Nội dung chỉ tiêu Đơn vị năm 2002 năm 2003 năm 2004 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện 1.Giá trị sản lượng triệuđồng 85000 95278 110000 144701 150000 152079 2.Doanh thu triệuđồng 75000 86083 99000 129138 139000 137444 3.Lợi nhuận triệuđồng 2183 2276,3 2750 3703 3452 2010 4.Thu nhập bình quân(người/tháng) triệuđồng 1,208 1,284 1,375 1,842 1,846 1,827 Nguồn : Trích từ lài liệu Công ty Giá trị sản lượng thực hiện của Công ty tăng liên tục giữa các năm: năm 2003, vượt kế hoạch 31,55%, tăng 49423 triệu đồng so với năm 2002; năm 2004 vượt 1,4% kế hoạch, tăng 7378 triệu đồng so với năm 2003, điều đó chứng tỏ rằng tình hình sản xuất tiến triển rất tốt, mức độ tăng trưởng cao, đặc biệt năm 2003 tăng 31,55% so với năm 2002. Doanh thu năm 2003 tăng đáng kể vượt 30,44% so với kế hoạch, tăng 43055 triệu đồng so với năm 2002, chứng tỏ rằng việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty ngày càng tăng, thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng; năm 2004, mặc dù doanh thu tăng 6,4% so với năm 2003, nhưng mới chỉ hoàn thành 99% kế hoạch đặt ra, điều này cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty đang chững lại, vì vậy Công ty cần có những tăng cường khai thác thị trường để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm. Lợi nhuận của Công ty đạt khá cao trong năm 2003 vượt 34,65% kế hoạch, tăng 62,7% so với năm 2002, điều này chứng tỏ việc tiêu thụ sản phẩm là rất mạnh, thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty khá ổn định. Nhưng sang năm 2004 mới chỉ đạt 58% kế hoạch đặt ra, giảm 46% so với năm 2003, việc giảm lợi nhuận này là do giá nguyên liệu đầu vào khá cao, thị trường nguyên liệu không ổn định luôn biến động làm tăng chi phí đầu vào, giảm lợi nhuận của Công ty. Năm 2003, lĩnh vực kinh doanh mở rộng theo hướng đa ngành, tiếp tục phát triển mặt hàng giàn không gian khớp cầu. Trong năm, công ty đã chế tạo và lắp dựng hàng chục các giàn không gian khớp cầu trải dài trong cả nước. Công ty đã kịp hoàn thành một số giàn không gian phục vụ cho Seagame 22. Giá trị tổng sản lượng giàn không gian trong năm 2003 đạt gần 60 tỷ đồng, chiếm 46% tỷ trọng giá trị sản lượng của toàn công ty. Tại khu Công nghiệp Bắc Thăng Long, ở giai đoạn I đã cho thuê được 85% diện tích, huy động được 354 triêu USD của 29 nhà đầu tư Nhật Bản, đã tạo ra 5500 chỗ làm việc cho lao động Việt Nam trong đó có hơn 2000 lao động địa phương. * Thành tựu - Tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ ngày càng cao năm 2003 tăng hơn 50so với năm 2002, và tăng nhẹ trong năm 2004, thị trường sản phẩm truyền thống tương đối ổn định, vẫn liên tục xuất khẩu chủ yếu là thị trường Thái Lan, Canada, vẫn giữ được mức giá bán phù hợp và thường cao hơn các đối thủ cạnh tranh, đảm bảo có lãi cho Công ty. Đó cũng là những bước phát triển đáng kể, tạo đà cho việc mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty trong những năm tiếp theo. - Trong sản xuất đảm bảo tốt và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giúp Công ty củng cố ưu thế về chất lượng sản phẩm trong cạnh tranh. Có nhiều sáng tạo trong công tác thiết kế sản phẩm. - Đội ngũ cán bộ kỹ thuật ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn theo hướng chuyên môn hoá ở trình độ chuyên nghiệp - Việc tổ chức điều hành sản xuất tại các phân xưởng đã có chuyển biến tích cực, việc thực hiện kiểm soát chất lượng ngày càng được chặt chẽ *Hạn chế - Trong sản xuất kinh doanh còn rất nhiều hạn chế : chỉ số tăng trưởng cao, xong chất lượng và tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh chưa đồng nhất, có thiên hướng về số lượng, điều tra nhu cầu thị trường còn chưa kịp thời. Bên cạnh đó, ý thức làm việc của một số cán bộ công nhân viên vẫn còn theo nếp cũ, chưa theo kịp với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế thị trường. -Thị trường là một nhân tố quan trọng, sống còn của một doanh nghiệp nhưng việc tổ chức nghiên cứu thị trường còn thiếu khoa học, thiếu bài bản, chưa chuẩn bị tốt công tác tiếp thị, khả năng nắm bắt cơ hội kinh doanh chưa nhạy bén dẫn đến việc mở rộng thị trường bị hạn chế, thậm chí còn mất thị trường truyền thống của Công ty. Vì vậy, để khắc phục những tồn tại trên trong thời gian tới Công ty cần phải thực hiện: phân công lại bộ phận tiếp thị, tạo điều kiện để chuyên môn hoá theo thị trường và theo từng nhóm sản phẩm; tiếp thị phải phân loại, phân đoạn thị trường, tránh những mảng quá phân tán, nhiều rủi ro về tài chính, tiếp thị phải đi đôi với xây dựng thương hiệu; tổ chức các nhóm nhân viên có khả năng lập nhanh, tính toán tốt hồ sơ tham gia dự thầu, chào giá cạnh tranh, cần nâng cao trình độ ngoại ngữ cũng như chuyên môn cho cán bộ; cần chủ động hơn trong việc tiếp thị với các nhà thầu nước ngoài. - Việc hạ giá thành sản phẩm là khó khăn do tính hiệu quả về kinh tế kỹ thuật của công nghệ chưa cao, chưa tận dụng tối đa công suất của máy móc thiết bị, chưa tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu và nhân công trong quá trình chế tạo gia công sản phẩm, sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng trong sản xuất chưa tốt, ý thức kỷ luật lao động chưa nghiêm. Bên cạnh đó việc chuẩn bị nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất còn gặp nhiều khó khăn, Công ty luôn bị động trong việc cung cấp nguyên vật liệudo giá cả tăng quá cao như:năm 2004 giá Niken tăng 85%, Mangan tăng gấp đôi so với năm 2003. Do đó, lợi nhuận của Công ty giảm liên tục đặc biệt trong năm 2004 giảm 46% so với năm 2003.Điều này một phần là do cán bộ tiếp thị còn thụ động, thiếu sáng tạo trong việc tìm hiểu thị trường nguyên vật liệu, một phần do quản lý và tổ chức sản xuất chưa chặt chẽ. Vì vậy, cần phải tái tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty, đầu tư nghiên cứu theo chiều sâu công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng cường kiểm soát chặt chẽ từng công đoạn để khắc phục những hạn chế trong sản xuất. Bên cạnh đó, cần mở rộng nhiều kênh mua bán vật tư, gia công đặt hàng dưới hình thức chào giá cạnh tranh để đảm bảo việc mua bán vật tư hàng hoá có chất lượng cao với giá cả hợp lý, đồng thời cần quản lý con người chặt chẽ hơn để tiết kiệm được chi phí nhân công. - Hiện nay vốn cũng là một vấn đề khó khăn đối với Công ty, ngoài nguồn vốn tự có Công ty chủ yếu vay Ngân hàng.Vốn lưu động của Công ty quá thiếu dẫn đến nợ thường xuyên tại các Ngân hàng của Công ty đến năm 2004 là 34 tỷ đồng nên ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Bên cạnh đó, việc quản lý vốn và hiệu quả sử dụng vốn chưa cao, chưa tương xứng với quy mô của Công ty.Vì vây, trong thời gian tới Công ty cần huy động nhiều nguồn vốn hơn nữa để chủ động hơn về vốn khi gặp khó khăn với các Ngân hàng, tăng cường quản lý nguồn vốn để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn - Một trong những hạn chế dẫn đến khó khăn lớn cho Công ty hiện nay là đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị và hoàn thiện các thủ tục quyết toán công trình theo quy định hiện hành của nhà nước trong đầu tư xây dựng cơ bản, nên việc thanh quyết toán vẫn còn chậm, gây ứ đọng vốn. Do đó, Công ty cần phải cử cán bộ đi học để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như những quy định mới của nhà nước về việc thực hiện thanh quyết toán theo đúng luật. Với vai trò là một thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triền hạ tầng thực hiện nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các thiết bị cho ngành xây dựng, Công ty cơ khí Đông anh đã không những hoàn thành nhiệm vụ mà Tổng công ty giao phó, mà còn mở rộng lĩnh vực kinh doanh, tạo thêm việc làm cho người lao động, góp phần đáng kể cho sự phát triển chung của đất nước, II. Đánh giá phòng kinh tế kế hoạch 1. Lịch sử hình thành Phòng Kinh tế kế hoạch là phòng ra đời sớm nhất, ngay từ ngày đầu thành lập công ty ngày 26 tháng 6 năm 1963, Công ty đã thành lập phòng này. Trong thời kỳ bao cấp, phòng Kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ là nhận các chỉ tiêu từ trên Tổng công ty và thực hiện chức năng điều tiết quá trình sản xuất theo đúng chỉ tiêu pháp lệnh đề ra đã góp phần đưa nhà máy đi lên thực hiện đúng yêu cầu mà cấp trên giao phó Khi chuyển sang cơ chế thị trường với chức năng hạch toán độc lập, phòng kinh tế kế hoạch có vai trò quan trọng hơn, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà còn trong các lĩnh vực tìm hiểu thị trường, với các nhiệm vụ cụ thể sau: - Lập kế hoạch sản xuất, xuất nhập khẩu và tiêu thụ sản phẩm - Thống kê tổng hợp và theo dõi quyết toán các hợp đồng - Lập báo cáo giá thành định kỳ: xác định mức tiêu hao vật tư, lao động. Báo cáo số liệu thống kê để trả lương, trả thưởng. - Xúc tiến thương mại và tiếp thị theo thị trường đa cấp và đơn cấp. - Theo dõi hoạt động của tổng đại lý, khu vực. - Tiếp nhận và xử lý khiếu nại từ phía khách hàng. Trải qua hơn 40 năm hoạt động, phòng không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn hiểu biết thị trường, khả năng linh hoạt, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc của đội ngũ nhân viên đã góp phần đáng kể vào thành công chung của Công ty. Hiện nay phòng không ngừng tích cực tìm tòi thị trường mới không chỉ trong nước mà còn cả thị trường nước ngoài cho Công ty, nghiên cứu xâm nhập vào thị trường mới, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm so với hàng trong nước của các công ty khác và hàng nước ngoài. Phòng kế hoạch kinh doanh hình thành và phát triển song song cùng với quá trình hình thành và phát triển của công ty, là một bộ phận không thể thiếu được, có ý nghĩa đối với sự sống còn của một doanh nghiệp, do đó phòng cần nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ để có thể đáp ứng kịp thời đòi hỏi của quá trình cạnh tranh hiện nay. 2. Cơ cấu tổ chức 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kinh tế kế hoạch Sơ đồ 2 :Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng KT_KH Trưởng phòng Phó phòng Bán hàng thu hồi công nợ công nợ Kế hoạch thị trường Dự toán Dự trữ ISO Tiền lương Tiếp thị Giao hàng Đúc Hàng giàn không gian Thuê ngoài Thu hồi nợ Xuất nhập khẩu Nguồn :Tài liệu Công ty 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2.2.1.Trưởng phòng: Nguyễn Mạnh Hà * Báo cáo : Giám đốc ; phó giám đốc * Nhiệm vụ : Phụ trách chung toàn bộ công việc của phòng, trựu tiếp theo dõi và chịu trách nhiệm : - Công tác tiếp thị, hợp đồng, giá cả. - Thị trường Hà Tiên I và các đơn vị khác thuộc phía Nam. - Tiền lương, tiền thưởng. - Quản lý các văn bản. 2.2.2. Phó trưởng phòng: Nguyễn Văn Xuân * Báo cáo : trưởng phòng, trong trường hợp Trưởng phòng đi vắng báo cáo Giám đốc, Phó giám đốc. * Nhiệm vụ : Thay mặt trưởng phòng giải quyết công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng, trực tiếp theo dõi và chịu trách nhiệm: - Phụ trách bộ phận thu nợ, giao hàng, gia công đặt ngoài. - Phụ trách công tác lập và báo cáo kế hoạch hàng năm, quý, tháng, báo cáo thống kê. - Phụ trách thị trường Hải Phòng và các thị trường mới. - Xây dựng đơn giá tiền lương và bảo vệ quỹ tiền lương của Công ty 2.2.3. Đối với chuyên viên tiếp thị * Báo cáo : - Báo cáo Trưởng phòng, Phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo Giám đốc, các Phó giám đốc khi được yêu cầu. * Nhiệm vụ - Lập kế hoạch khai thác và phát triển thị trường theo quý, 6 tháng, 1năm. - Trực tiếp theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ kể từ khi tiếp cận khai thác nguồn hàng tới khi thu hết tiền về công ty thuộc thị trường được phân công, với những công việc cụ thể sau : + Nắm bắt và xử lý thông tin, nhu cầu đặt hàng của khách hàng. + Soạn thảo các thủ tục chào giá, hợp đồng và các văn bản liên quan. + Lập hồ sơ liên quan đến nghiệm thu, quyết toán. + Giao hàng, thu tiền, theo dõi công nợ. + Chuẩn bị các thủ tục giao hàng: phương án vận chuyển, văn bản KCS của Công ty (hoặc của cơ quan có thẩm quyền), hoá đơn hoặc các văn bản khác có liên quan. + Lập sổ riêng theo dõi việc thực hiện hợp đồng, thanh toán. + Khi hợp đồng được ký kết, có trách nhiệm phát hành tới Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực + Thông báo cho các bộ phận liên quan trong phòng : lưu trữ tài liệu, giao hàng, thu tiền, theo dõi công nợ để lưu trữ thông tin kịp thời. + Đảm nhận các công việc khác khi được phân công. 2.2.4.Bộ phận xuất nhập khẩu : đồng chí Duẩn * Báo cáo : - Giám đốc, Phó giám đốc - Trưởng phòng * Nhiệm vụ : Thực hiện mọi công việc liên quan đến các nội dung xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá. 2.2.5.Bộ phận dự toán, quyết toán Giàn không gian và Kết cấu *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu. * Nhiệm vụ - Lập dự toán - Soạn thảo chào giá hợp đồng - Lập các thủ tục quyết toán theo quy định quản lý của nhà nước về đầu tư xây dựng cơ bản. - Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thành nhiệm vụ. 2.2.6. Bộ phận tính lương, thưởng *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ Tính trả tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương cho các cán bộ công nhân viên theo quy định chung của Công ty 2.2.7.Bộ phận kế hoạch, lưu trữ ISO *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ - Hàng tháng, quý lập kế hoạch báo cáo Tổng công ty và một số cơ quan nhà nước theo định kỳ hoặc đột xuất. - Tổ chức sắp xếp và lưu trữ tài liệu( hợp đồng, dự toán, thanh lý, bản vẽ hoàn thành công trình,… và các tài liệu có liên quan) theo phân luồng khách hàng và mặt hàng chủ yếu sao cho thuận tiện trong quá trình truy cập thông tin. - Tổ chức và hoàn thiện nội dung ISO của phòng theo quy định chung của Hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty, đảm bảo hoàn thành tốt các đợt kiểm tra ISO theo định kỳ. 2.2.8. Bộ phận giao hàng Đúc *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ - Theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng Đúc lập kế hoạch giao hàng, chuẩn bị kết hợp với tổ xe bốc hàng và vận chuyển giao hàng cho khách. - Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giao hàng gồm : phương án vận chuyển, báo giá, văn bản KCS của Công ty, phân tích mác vật liệu tại cơ quan có thẩm quyền (nếu khách hàng có yêu cầu ), hoá đơn và các văn bản cần thiết khác. - Có sổ theo dõi riêng phản ánh nội dung việc thực hiện hợp đồng 2.2.9. Bộ phận giao hàng Giànkhông gian: Đồng chí Dũng, Toàn, Quân *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ - Theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng lập kế giao hàng, chuẩn bị kết hợp với tổ xe bốc hàng và giao hàng cho khách hàng. - Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giao hàng gồm : phương án vận chuyển, báo giá, văn bản KCS của Công ty, phân tích mác vật liệu tại cơ quan có thẩm quyền (nếu khách hàng có yêu cầu ), hoá đơn và các văn bản cần thiết khác. - Có sổ theo dõi riêng phản ánh nội dung việc thực hiện hợp đồng 2.2.10. Bộ phận thuê gia công ngoài: Đồng chí Trường, Dũng, Dư *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ - Chủ động đặt hàng thuê gia công với bên ngoài theo kế hoạch - Lập phương án gia công ngoài : bản chào giá của khách hàng, tiến hành ký kết các hợp đồng, chuẩn bị phương tiện mang hàng đi và lấy hàng về. - Làm thủ tục thanh toán, quyết toán với khách hàng. 2.2.11. Bộ phận thu hồi công nợ : Đồng chí Xuân, Bình *Báo cáo: - Báo cáo trưởng phòng, phó phòng theo lĩnh vực phân công. - Báo cáo giám đốc, phó giám đốc khi có yêu cầu * Nhiệm vụ - Trực tiếp theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ kể từ khi Công ty triển khai thực hiện hợp đồng kinh tế tới khi thu hết tiền về Công ty, với các phần việc cụ thể sau : + Có kế hoạch cụ thể về tiến độ giao hàng cụ thể của từng thị trường kết hợp với kế hoạch tiến độ sản xuất và thông báo cho các đồng chí phụ trách thị trường. + Lên kế hoạch thu và kết quả thu nợ của khách hàng hàng tháng: theo từng hợp đồng kinh tế, báo cáo thường xuyên cho trưởng phòng, giám đốc 3. Đánh giá năng lực của phòng Kinh tế kế hoạch Phòng Kinh tế kế hoạch là phòng ra đời sớm cùng với sự ra đời của công ty. Ngay từ những ngày đầu thành lập phòng luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ mà Công ty đã giao phó, góp phần đáng kể vào thành công chung của Công ty, vì vậy phòng luôn được công ty khen thưởng và được coi là phòng xuất sắc. Có được thành công như vậy là sự cố gắng không mệt mỏi của các cán bộ trong phòng. Với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của phòng : - Lập kế hoạch sản xuất, xuất nhập khẩu và tiêu thụ sản phẩm. - Thống kê tổng hợp và theo dõi quyết toán các hợp đồng. - Lập báo cáo giá thành định kỳ: xác định mức tiêu hao vật tư, lao động, báo cáo số liệu thống kê sản xuất kinh doanh để trả lương, thưởng. - Xúc tiến thương mại và tiếp thị theo thị trường đa cấp và đơn cấp. - Theo dõi hoạt động của các tổng đại lý của Công ty. - Tiếp nhận và xử lý khiếu nại từ phía khách hàng. Trên thực tế, phòng tiếp nhận đăng kí mua sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, sau đó phải tiến hành tính toán giá chào hàng, nếu khách hàng đồng ý theo giá đưa ra thì có thể tiến hành kí kết hợp đồng. Đối với các công trình đòi hỏi phải tiến hành đấu thầu thì phòng làm hồ sơ dự thầu và cử nhân viên đi đấu thầu. Tuy nhiên, trong quá trình đấu thầu thì cũng có nhiều hạn chế do kinh nghiệm về công tác đấu thầu cũng như hiểu biết về luật đấu thầu của cán bộ nên cũng đã bỏ qua nhiều cơ hội thắng thầu. Vì vậy để nâng cao khả năng thắng thầu thì một mặt phải nâng cao trình độ kỹ thuật, năng lực tài chính, mặt khác cần nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ. Bên cạnh đó, lập kế hoạch là một công việc rất quan trọng nhưng dường như việc lập kế hoạch cho sản xuất cũng như tiêu thụ hàng hoá của cán bộ trong phòng là ít, chỉ là những con số ước lượng, chưa thực sự chuyên môn hoá trong công tác lập kế hoạch, việc tìm kiếm thị trường và công tác tiếp thị tương đối ít. Điều này là do cán bộ chưa nhận thức đúng đắn vai trò của việc lập kế hoạch và trình độ chuyên môn lập kế hoạch cũng như hiểu biết về thị trường của cán bộ trong phòng vẫn còn yếu. Vì vậy, điều quan trọng hiện nay là phải nâng cao năng lực chuyên môn của cán bộ bằng cách cử cán bộ đi học các lớp nghiên cứu thị trường và công tác lập kế hoạch để có thể thực hiện công việc được giao phó một cách bài bản hơn, phát huy hết năng lực của mỗi cán bộ. Mặt khác, việc tính lương của cán bộ công nhân viên là của phòng Kế toán nhưng phòng đã phải đảm nhiệm công việc này, do đó làm giảm bớt thời gian của cán bộ vào công việc chuyên môn chính. Trong thời gian tới cần có sự phân công rõ ràng theo hướng chuyên môn hoá để có thể phát huy năng lực của từng cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Nhìn chung, các nghiệp vụ của phòng còn hạn chế, chưa đi sâu vào hướng chuyên môn hoá nên hiệu quả hoạt động của phòng chưa cao. Vì vậy, trong thời gian tới phòng cần đi sâu, cụ thể hơn trong các nghiệp vụ của mình. Hiện nay, phòng có 12 người, có trình độ Đại học trở lên, nhiệt tình trong công việc, chịu khó tìm tòi và học hỏi, do đó đây cũng là một lợi thế của phòng góp phần vào thành công chung của Công ty. Bảng 2: Bảng danh sách thành viên của phòng KT_KH Họ tên Tuổi Chức vụ Trình độ Nguyễn Mạnh Hà 50 Trưởngphòng Thạc sĩ Nguyễn Văn Xuân 45 phó phòng Thạc sĩ Nguyễn HuyTrường 30 nhân viên Đại học Trần Hồng Vân 28 nhân viên Đại học Tô Văn Dư 32 nhân viên Đại học Trịnh quốc Công 29 nhân viên Đại học Lại Đức Toàn 26 nhân viên Đại học Nguyễn Anh Quân 29 nhân viên Đại học Đỗ Thanh Bình 23 nhân viên Đại học Lưu Thị Ninh 43 nhân viên Đại học Trần Văn Dũng 27 nhân viên Đại học Nguyễn Xuân Thịnh 32 nhân viên Đại học Nguồn :Tài liệu Công ty Cơ sở vật chất của phòng: gồm có hai phòng, trong đó có một phòng của trưởng phòng và một phòng của nhân viên; 5 máy vi tính và một máy in. Nhìn chung, với 12 nhân viên thì số lượng máy đó là ít, thường thì mọi người phải sử dụng chung máy với nhau, do đó làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của mỗi nhân viên,thậm chí nhân viên phải ở lại làm tối do thiếu máy, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến Công ty và mỗi cá nhân. Nguồn tài chính của phòng phụ thuộc với Công ty, phòng không có những hoạt động tài chính tách rời Công ty, ngân sách của phòng chủ yếu do Công ty rót về để mua nguyên nhiên vật liêu, tiếp thị, quảng cáo, và phải nộp tiền thu hồi từ phía khách hàng cho Công ty. Lương của các nhân viên trong phòng cũng khá cao, tương đối ổn định, trung bình từ 1,5-2 triệu đồng/người/tháng, điều này tạo điều kiện cho cán bộ yên tâm làm viêc, tận tình với công việc, chuyên tâm dồn hết sức mình cho công việc, không có xu hướng làm ngoài, vì vậy đã góp phần đáng kể cho sự thành công chung của phòng. Nhìn chung, với một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, nhiệt tình, một cơ sở vật chất tương đối khang trang, đó là điều kiện tương đối thuận lợi cho sự thành công của phòng.Những thành công của phòng đã đạt đượ