Tóm tắt Luận văn Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh

luận Tác giả vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn của QLNN đối với công tác văn thư. Ngoài ra, tác giả còn dựa vào hệ thống pháp luật của nhà nước về quản lý công tác văn thư để đánh giá QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể Tác giả vận dụng kết hợp các phương pháp sau: phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh. Cụ thể như sau: - Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra đến bộ phận phụ trách công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu thập số liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề nghiên cứu. - Phương pháp thống kê: phương pháp này vận dụng để tổng hợp số liệu thu thập nhằm đưa ra nhận định về thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. - Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh kết quả thực hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh so với yêu cầu thực tế đặt ra. - Phương pháp phân tích: phương pháp này được vận dụng để phân tích từng bộ phận, từng vấn đề của quản lý nhà nước đối với công tác văn thư nhằm hiểu rõ bản chất của từng bộ phận, từng vấn đề đó. - Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả phân tích để liên kết các thuộc tính, các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá về mặt lý luận và thực tiễn nhằm rút ra được bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư. 6 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa về lý luận Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Qua đó, rà soát, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Phân tích, đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh trong thời gian qua. Qua đó, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện và kết quả nghiên cứu của luận văn được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong nghiên cứu, học tập đối với học viên cao học và cho các nhà quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nói chung và rộng hơn là tại các địa phương cùng cấp khác. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Nội dung, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, Luận văn bao gồm 3 chương: - Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Chương 2. Thực trạng quản lý nhà nước đối với tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh. - Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh. 7 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 1.1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.1.2. Nội dung cơ bản của công tác văn thư Một là, soạn thảo và ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đảm bảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hai là, quản lý văn bản: thực hiện theo đúng Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu: thực hiện theo đúng Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1.1.2.1. Khái niệm về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư QLNN đối với công tác văn thư là sự tác động của nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để công tác văn thư phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của nhà nước và của toàn xã hội. 1.1.2.2. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư 8 Thứ nhất, xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn là một nội dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý đối với công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức. Thứ hai, xây dựng bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác văn thư Một là, xây dựng bộ máy làm công tác văn thư: theo quy định cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư như xây dựng các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp, trong đó quy định cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện gồm Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện. Hai là, bố trí nhân sự làm công tác văn thư: căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ chức văn thư hoặc bố trí người làm văn thư có thể bố trí từ 02 biên chế văn thư chuyên trách trở lên. Đối với UBND cấp tỉnh, việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư được quy định tại Điều 6, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND 9 các cấp. Thứ ba, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư Việc tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư là trách nhiệm của mọi cơ quan hành chính, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền của mình mà chủ động, đảm bảo việc chấp hành theo đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo các khâu nghiệp vụ được thực hiện đồng bộ, thống nhất trên cơ sở các văn văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đồng thời, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư Đối với UBND cấp tỉnh, cơ sở vật chất cần đầu tư cũng là trụ sở, phòng làm việc, bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy điện thoại, giá đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, cặp ba dây, bìa trình ký, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, ghim, kéo, thước, bút, máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió, đèn chiếu sáng. Mặt khác, cần khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất hiện có này nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác văn thư và kịp thời sửa chữa, bảo dưỡng những trang thiết bị, máy móc hư hỏng, mua sắm mới để công tác văn thư không bị gián đoạn. Thứ năm, đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những hoạt động quan trọng nhất của phát triển nguồn nhân lực nói chung và phát triển nguồn nhân lực về công tác văn thư nói chung. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức là quá trình tổ chức học tập cho đội ngũ này nhằm trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc, giúp họ thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao. Thứ sáu, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư 10 Đối với cấp tỉnh, Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện công tác thanh tra trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác văn thư nói riêng theo quy định, hàng năm, Thanh tra Sở Nội vụ tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan, tổ chức tại địa phương về việc thực hiện các văn bản QPPL tại bộ phận văn thư của cơ quan sau đó báo cáo với Lãnh đạo UBND cấp tỉnh [22]. 1.2. Cơ sở pháp lý và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1.2.1. Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước đối với công tác văn thư Một là, những văn bản pháp lý quan trọng của các cơ quan nhà nước ở Trung ương đối với công tác văn thư, đơn cử một số văn bản sau: - Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Lưu trữ. - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan hành chính nhà nước. - Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức. - Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về sử dụng chữ ký số cho các văn bản 11 điện tử trong các cơ quan nhà nước. Hai là, cơ sở pháp lý QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh: Sở Nội tham mưu UBND cấp tỉnh ban hành những văn bản pháp lý phù hợp với tình hình hoạt động công tác văn thư của tỉnh. Đồng thời, Sở Nội vụ ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức để công tác văn thư được thực hiện thống nhất, đồng bộ trong phạm vi cả tỉnh. 1.2.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư Phân cấp quản lý là sự phân định thẩm quyền, trách nhiệm giữa các cấp chính quyền trên cơ sở bảo đảm sự phù hợp giữa khối lượng và tính chất thẩm quyền với năng lực và điều kiện thực tế của từng cấp nhằm tăng cường chất lượng, hiệu lực và hiệu quả của hoạt động QLNN. 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1.3.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Các văn bản QPPL về công tác văn thư là căn cứ pháp lý để thực hiện và vận dụng các chuẩn mực và công cụ vào quản lý đối tượng này. Nếu thiếu văn bản QPPL về công tác văn thư làm giảm đáng kể hiệu lực và hiệu quả trong quản lý lĩnh vực này. 1.3.2. Bộ máy làm việc và đội ngũ cán bộ, công chức Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó chính là bộ máy làm việc. Ngoài hệ thống bộ máy quản lý công tác văn thư như Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND cấp tỉnh và Sở Nội vụ thì bộ phận trực tiếp làm văn thư của các cơ quan cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công tác văn thư. 1.4.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư Thực tiễn công tác văn thư chỉ ra rằng muốn quản lý hiệu quả công tác 12 văn thư về mặt nhà nước thì cần thực hiện nghiệp vụ văn thư một cách có chất lượng, tiêu chí này mang tính quyết định đối với hiệu quả QLNN đối với công tác văn thư. 1.3.4. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công việc một cách có hiệu quả. 1.3.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Đây là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng công tác văn thư đồng thời là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. 1.4. Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân các tỉnh 1.4.1. Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi 1.4.2. Ủy ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng 1.5.3. Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau 1.4.4. Bài học kinh nghiệm Tiểu kết chương 1 Trong Chương 1 tác giả đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh; những nội dung QLNN đối với công tác văn thư và các yếu tố ảnh hưởng đến QLNN đối với với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Chương 1 là tiền đề để phân tích thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. 13 Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.1.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Tây Ninh do HĐND tỉnh bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan HCNN ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND tỉnh và cơ quan HCNN cấp trên. Hiện nay, UBND tỉnh gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và 20/20 thành viên UBND tỉnh. 2.1.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh và Sở Nội vụ giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý về công tác văn thư, đảm bảo cho công tác này được thực hiện thống nhất, hiệu quả thông qua việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay. 2.2. Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.2.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Văn phòng Sở Nội vụ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ sát với tình hình thực tế của tỉnh, nhằm triển khai thực hiện có hiệu quả tại các cơ quan, tổ chức nói chung và tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh nói riêng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh Tây Ninh chậm so với quy định thực tế, tiến độ tham mưu của Sở Nội vụ chưa 14 đáp ứng được yêu cầu của thực tế thực hiện công tác văn thư thể hiện qua số lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn còn quá ít, chưa rà soát, bổ sung và thay thế các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn không còn phù hợp với Nghị định về công tác văn thư ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư. 2.2.2. Cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.2.2.1. Bộ máy (bộ phận) văn thư của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh Trong cơ quan – UBND tỉnh Tây Ninh, bộ phận văn thư là bộ phận trực tiếp và đầu mối giúp Lãnh đạo UBND tỉnh thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, có nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý, chuyển giao văn bản đến các đơn vị làm thủ tục phát hành văn bản đi do UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh ban hành. 2.2.2.2. Bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Tây Ninh cũng đã quan tâm bố trí đội ngũ nhân sự để thực hiện các nội dung theo quy định tại Quyết định số 46/2018/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2018 của UBND tỉnh Tây Ninh, đảm bảo đủ số lượng nhân sự, thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư. Tuy nhiên, về lâu dài cần chuẩn hóa đội ngũ nhân sự này để đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh trong giai đoạn mới. 2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư 2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 2.2.3.2. Quản lý văn bản 2.2.3.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư để chuyển giao và quản lý văn bản là một yêu cầu tất yếu tiến tới xây dựng Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng lạm dụng văn bản giấy trong giải quyết công việc (50% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy), sao chụp và gửi văn bản tài liệu. Mặt khác, do Lãnh đạo UBND tỉnh lớn tuổi, nên việc thực hiện chữ ký số phải ủy quyền cho 01 chuyên viên thực hiện, dẫn đến tình trạng một người phải làm rất nhiều công việc, gây ảnh hưởng cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. 2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Công tác đào tạo, bồi dưỡng tại UBND tỉnh đã được quan tâm, thực hiện. Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa bám sát với nhu cầu giải quyết công việc tại UBND tỉnh, các chuyên ngành đào tạo chủ yếu là chuyên ngành gần và không phù hợp với vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm, số lượng được cử tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng này không đáng kể, chiếm tỷ lệ thấp. 2.2.6. Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư Thực tế, công tác thanh tra về công tác văn thư ít được thực hiện mà chủ yếu được thực hiện bằng hình thức kiểm tra. Kiểm tra công tác văn thư chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra việc thực hiện quy chế công tác văn thư; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Tuy nhiên, sau khi kết thúc các đợt kiểm tra, ngoài việc tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra và tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chấn chỉnh công tác văn thư, Sở 16 Nội vụ chưa tham mưu, đề xuất các hình thức khen thưởng như khen thưởng định kỳ, khen thưởng đột xuất để kịp thời động viên cá nhân làm tốt công tác văn thư cũng như chưa có biện pháp xử lý đối với những cá nhân chưa thực hiện tốt công tác này. 2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh 2.3.1. Ưu điểm Một là, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: bên cạnh việc phổ biến thực hiện các văn bản của Trung ương về công tác văn thư. UBND tỉnh đã ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đủ các nội dung theo quy định của nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế văn thư tại địa phương, làm cơ sở cho việc quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh đi vào nề nếp. Hai là, cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh: cơ cấu tổ chức tại bộ phận văn thư cơ bản đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, nhân sự làm công tác văn thư đã được quan tâm bố trí, giải quyết kịp thời các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. Ba là, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ: hình thức tổ chức công tác văn thư tại UBND tỉnh là thống nhất, tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao văn bản đến, văn bản đi tại UBND tỉnh đểu tập trung tại Phòng Hành chính - Tổ chức. Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư: UBND tỉnh đã quan tâm đến việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư và trang bị phần mềm quản lý văn bản, họp không giấy giúp các cán bộ, công chức thay đổi được tư duy làm việc từ quản lý, điều hành thủ công sang vận dụng công nghệ thông tin, phục vụ cho hoạt động điều hành và tác nghiệp của các cơ quan, đơn vị. 17 Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư: công tác đào tạo, bồi dưỡng đã được quan tâm và mở rộng đối tượng tham dự, không chỉ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư. Sáu là, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm về công tác văn thư: công tác kiểm tra được thực hiện theo quy định, kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh trong thực tế. Một là, nguyên nhân chủ quan: trước tiên và quan trọng hàng đầu đó là sự quan tâm là sự quan tâm sâu sắc của Lãnh đạo UBND tỉnh Tây Ninh, từ đó công tác văn thư dần đi vào thực chất. Hai là, nguyên nhân khách quan: hệ thống pháp luật về công tác văn thư ngày càng hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý cho công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh ngày càng đi vào nề nếp. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân Một là, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư tại UBND tỉnh đã ban hành nhưng còn chậm so với quy định hiện hành. Hai là, cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh: bố trí nhân sự chưa theo đúng Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ. Ba là, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư: còn nhiều sai sót nhất là khâu soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và văn bản QPPL Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư: mặc dù đã được trang bị phần mềm quản lý văn bản, nhưng chưa khai thác triệt để các tính năng trong phần mềm. Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư: chưa chú trọng tính đặc thù riêng biệt của từng vị trí việc làm. Sáu là, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm về công tác 18 văn thư: chưa đem lại hiệu quả cao, chưa khắc phục được những hạn chế, tồn tại trong thực hiện các nội dung có liên quan đến công tác văn thư. Những tồn tại, hạn chế nêu trên có nguyên nhân từ nhiều phía nhưng chủ yếu là do những nguyên nhân sau: Thứ nhất, nguyên nhân chủ quan: nhận thức của Lãnh đạo các phòng chuyên môn cũng như đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chuyên môn về vị trí, vai trò của công tác văn thư chưa đầy đủ, sâu sắc nên chưa quan tâm đúng mức đến công tác này. Do đó, chưa nêu cao tinh thần trách nhiệm của bản thân trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Đội ngũ CBCCVC làm công tác văn thư thường xuyên thay đổi, không ổn định ảnh hưởng đến việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư và ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc. Nhận thức về vai trò của CNTT chưa đúng, nên việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT chưa cao. Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, bố trí, phân công công việc chưa phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo, bồi dưỡng. Công tác kiểm tra chưa được quan tâm đúng mức, còn mang nặng tính hình thức. Thứ hai, nguyên nhân khách quan: hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành chưa đồng bộ, chế tài chưa chặt chẽ, pháp chế chưa nghiêm minh. Tiểu kết chương 2 Trong Chương 2 tác giả đã tập trung phân tích, đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh và những nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế đó. Chương 2 là tiền đề, cơ sở quan trọng về mặt thực tiễn để đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, 19 khắc phục hạn chế nhằm hoàn hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 3.1. Phương hướng hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2021-2025 Trên cơ sở quan điểm, chủ trương của Nhà nước về công tác văn thư, UBND tỉnh Tây Ninh đã cụ thể hóa thành Quyết định số 2985/QĐ-UBND về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tây Ninh đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030 trong đó xác định mục tiêu chung là “Quản lý thống nhất công tác văn thư trong phạm vi toàn tỉnh, góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư, phát triển đúng định hướng, thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế xã hội của tỉnh; tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất cho các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm; tạo sự chuyển biến tích cực, hoạt động có hiệu quả nhiệm vụ QLNN, phát triển hài hòa, hợp lý giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ”. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Hệ thống văn bản này được xây dựng,