Tóm tắt Luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

g của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước cũng như lý luận về CNTT, văn thư; thừa, ti p thu có chọn lọc một số ý tưởng mới có liên quan trong các công trình nghiên cứu đã công bố. 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:phương pháp quan sát, phương pháp chuyên gia, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp thống kê, tổng hợp, lập biểu đồ, phân tích và so sánh và một số phương pháp hác. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1 Về lý luận Luận văn hệ thống hoá những vấn đề lý luận về công tác quản lý văn bản, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để làm sáng tỏ hái niệm, ý nghĩa, vai trò quản lý văn bản và hái niệm, mục tiêu, các y u tố tác động, ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. 5 6.2 Về thực tiễn Luận văn góp phần nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản cho UBND quận Nam Từ Liêm, thúc đẩy quá trình cải cách hành chính ở đơn vị.Có thể sử dụng làm tài liệu tham hảo cho các quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, cho cán bộ quản lý CBCC của UBND quận Nam Từ Liêm nói chung, bộ phận văn thư nói riêng và các cá nhân quan tâm đ n việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị mình. 7. Kết cấu của luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Chương 2: Th c trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Chương 3: Phương hướng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm 6 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Công tác quản lý văn bản 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Văn bản, văn bản đến, văn bản đi a) Văn bản b) Văn bản đ n c) Văn bản đi 1.1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước Là những thông tin và quy t định quản lý thành văn vi t do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình t , thủ tục, quy ch do pháp luật quy định, mang tính quyền l c đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể. 1.1.1.3 Văn bản hành chính Nhà nước. Là bộ phận của văn bản quản lý Nhà nước mà chủ y u là do cơ quan hành chính nhà nước dùng để đưa các quy t định và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành, đó là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước. Nó cụ thể hoá việc thi hành văn bản pháp quy, giải quy t những vụ việc cụ thể trong hâu quản lý, nghĩa là thường được dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, s việc trong quản lý hành chính như: thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, báo cáo, ghi nhớ, chứng th c. 1.1.1.4 Văn bản điện tử và chữ ký số a)Văn bản điện tử * Khái niệm: * Giá trị của văn bản điện tử b) Chữ ký số 1.1.1.5 Quản lý văn bản Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp hoa học, 7 nghiệp vụ để nhằm ti p nhận, chuyển giao nhanh chóng, ịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức lưu giữ văn bản, phục vụ cho nhu cầu hai thác và sử dụng. Nội dung quản lý văn bản gồm: quản lý văn bản đ n, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản nội bộ, quản lý văn bản mật. 1.1.1.6 Quản lý văn bản trong môi trường mạng Quản lý văn bản trong môi trường mạng có thể hiểu là cách thức quản lý văn bản bằng điện tử với môi trường trao đổi, xử lý thông tin thông qua mạng máy tính. 1.1.2. Đặc điểm của quản lý văn bản Là việc tổ chức th c hiện quản lý hệ thống văn bản đ n và đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình t nhất định. Bao gồm các công việc như: đăng ý văn bản, chuyển giao văn bản và theo dõi việc xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, tìm i m văn bản và cung cấp văn bản theo yêu cầu. Giữ vai trò quan trọng hoạt động của các cơ quan nói chung và trong hoạt động của hệ thống thông tin nói riêng. 1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn bản 1.1.3.1 Vai trò Chi m một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. 1.1.3.2 Ý nghĩa Góp phần giải quy t công việc của cơ quan được nhanh chóng, đúng ti n độ, nâng cao năng suất, chất lượng công tác. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu ịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ các mục đích chính trị, kinh t , văn hoá, xã hội. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quy t xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; Tạo công cụ để kiểm soát việc th c thi quyền l c của các cơ quan, 8 tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn bí mật thông tin của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Tạo điều iện thuận lợi cho công tác lưu trữ phát triển. 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 1.2.1 Các khái niệm 1.2.1.1 Công nghệ thông tin 1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước 1.2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 1.2.2 Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành bằng văn bản qua mạng nhằm góp phần iểm soát thông tin ịp thời, loại trừ s chậm trễ trong giải quy t công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quyền l c của người quản lý, là một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL. 1.2.3 Các yếu tố tác động đến ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Thứ nhất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn thư: Thứ hai, cơ sở vật chất, trang thi t bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Thứ ba, hệ thống quy trình, thủ tục. Thứ tư, s quan tâm của lãnh đạo. 1.2.4 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Trong xu th hội nhập và phát triển hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản là rất cần thi t, thể hiện được tính hoa học, tính hiện đại trong công việc. Bởi vì: 1.2.4.1 Quản lý văn bản theo cách truyền thống không còn phù hợp - Quản lý văn bản theo cách truyền thống mất nhiều thời gian, công sức và inh phí - Quản lý văn bản theo cách truyền thống hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đ n môi trường 9 1.2.4.2 Quản lý văn bản theo cách hiện đại phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản góp phần t động hóa, đơn giản hóa các quy trình giải quy t thủ tục hành chính nhằm xây d ng nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại, tăng tính công hai, minh bạch và đảm bảo hoạt động có hiệu l c, hiệu quả trong quản lý, điều hành. 1.2.4.3 Sự thiếu đồng bộ các văn bản điều chỉnh về vấn đề áp dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay Trong những năm qua, nhiều văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản được ban hành, do đó có s chồng chéo, thi u đồng bộ giữa các văn bản. 1.2.5 Ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Thứ nhất, góp phần nâng cao hiệu l c, hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, góp phần rèn luyện tính nghiêm túc, tính khoa học cho cán bộ, công chức trong việc th c hiện những công việc được giao. Thứ hai, giúp việc chuyển và nhận văn bản diễn ra nhanh chóng, thuận tiện. Thứ ba, giúp ti t iệm về thời gian, tiền bạc đồng thời giải phóng sức lao động của của con người. Thứ tư, đem lại hiệu quả công việc cao. Tính hiệu quả cao được thể hiện ở hầu h t các hâu trong quy trình xử lý văn bản. Thứ năm, giúp cho lãnh đạo, cán bộ văn thư theo dõi quy trình xử lý văn bản một cách chính xác. 1.2.6 Một vài mô hình triển khai và xử lý văn bản khi áp dụng công nghệ thông tin và văn bản điện tử  Mô hình triển khai và xử lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội  Mô hình triển khai và xử lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Trị 10 Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 2.1 Tổng quan về UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.1 Giới thiệu chung về UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Nam Từ Liêm Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quy t số 132/NQ- CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận (Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm) và 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội, trên cơ sở toàn bộ diện tích t nhiên và dân số của các xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần diện tích và dân số xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích và dân số thị trấn Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông Nhuệ). 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Nam Từ Liêm a) Chức năng Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6 năm 2015, Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng là cơ quan hành chính nhà nước cấp quận, huyện, thị xã; quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hi n pháp, Luật, Pháp lệnh và Nghị quy t của Hội đồng nhân dân Quận trên tất cả các lĩnh v c. b) Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm là cơ quan quản lý hành chính nhà nước th c hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6 năm 2015. 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quy t định theo đa số. Xây d ng và 11 phát triển quận về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân. 2.1.1.4 Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng của quận Nam Từ Liêm Hằng năm, quận đều đạt và vượt các chỉ tiêu phát triển inh t - xã hội. Trong đó, inh t tăng trưởng nhanh, lĩnh v c văn hóa, xã hội ti p tục phát triển, an sinh xã hội được quan tâm, công tác quốc phòng; an ninh chính trị, trật t an toàn xã hội được đảm bảo. 2.1.2 Văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm Văn phòng Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân quận là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Thường tr c HĐND và UBND, do đó chức năng, nhiệm vụ do UBND quận Nam Từ Liêm quy định. 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm * Về cơ cấu bộ máy hiện nay: Tổng số cán bộ, nhân viên có 35 đồng chí. *Về tổ chức: Lãnh đạo văn phòng gồm 4 đồng chí. 2.2 Khái quát một số vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm 2.2.1 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Với số lượng văn bản đ n - đi lớn, n u quản lý bằng hình thức truyền thống khó có thể đáp ứng được yêu cầu giải quy t công việc, vì vậy cần có cách thức quản lý văn bản khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời trong quá trình giải quy t công việc. 2.2.2 Sự chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm đối với công tác quản lý văn bản Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác quản lý văn bản đã nhận được s quan tâm chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng như lãnh đạo khối văn phòng quận. 12 2.2.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Trang thi t bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm được trang bị há đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính được t nối mạng LAN, Internet, t nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại. 2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm 2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản 2.3.1.1 Hệ thống thư điện tử của thành phố Hà Nội: 2.3.1.2 Cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm: 2.3.1.3 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trước năm 2016 2.3.1.4 Phần mềm nâng cấp quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp từ năm 2016 đến nay 2.3.2 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến a. Văn thư - Ti p nhận văn bản đ n: b. Ý ki n đề xuất của LĐVP c. Lãnh đạo quận: Xem xét, cho ý ki n giải quy t d. Cập nhật ý ki n xử lý của LĐQ e. Lãnh đạo đơn vị f. Cán bộ đơn vị 2.3.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi a. Phân công soạn thảo văn bản Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ đơn vị soạn thảo d a trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy ch phân công hoạt động của đơn vị. b. Soạn thảo văn bản - Cán bộ đơn vị hi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày 13 văn bản. - Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó. c. Kiểm tra Cán bộ bộ phận tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đ n. d. Phê duyệt Lãnh đạo Quận hoặc LĐVP hi được ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu. e. Đăng ý văn bản đi - Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. N u hông đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định. - Văn thư trước khi cấp số văn bản đi phải kiểm tra d thảo văn bản có được đăng ý trên phần mềm. N u có d thảo mới được cấp số và phát hành văn bản. - Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư cấp số trên phần mềm, ghi số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành vào văn bản gốc. f. Gửi văn bản đi - Đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ý đóng dấu và gửi đi trên phần mềm. - Đối với các đơn vị không sử dụng phần mềm, văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. + Những văn bản có mức độ “ hẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “ hẩn”, “mật” lên bì văn bản. Văn bản “ hẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc. + Những văn bản có cán bộ đ n nhận tr c ti p thì ký nhận vào Sổ bàn giao văn bản. 14 + Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày ký. g. Kiểm soát số bản văn bản phát hành Văn bản có hiệu l c sẽ được lưu 01 bản gốc tại Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và căn cứ theo nơi nhận phát hành đủ số lượng cần gửi. h. Quản lý con dấu Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Quận, hông để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện 2.4. Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm 2.4.1. Hiệu quả a) Hiệu quả về giải quyết công việc Nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên; b) Hiệu quả về kinh tế Mang lại hiệu quả cao trong giải quy t công việc, ti t iệm tối đa thời gian, ti t iệm inh phí in ấn, phô tô tài liệu,giảm được cường độ, tăng hiệu suất lao động của nhân viên văn thư, tạo s chuyên nghiệp, chính xác trong công việc. c) Hiệu quả về quản lý Các đồng chí lãnh đạo quận, lãnh đạo các đơn vị có thể theo dõi tình hình quản lý và giải quy t văn bản thông qua hệ thống mạng và có thể cho ý i n chỉ đạo ịp thời; d) Hiệu quả về xã hội Việc phát triển phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp sẽ góp phần trong công tác cải cách hành chính, tạo nền tảng cho việc áp dụng cho các lĩnh v c chuyên môn khác, đẩy mạnh lộ trình xây d ng chính phủ điện tử của quận Nam Từ Liêm. e) Hiệu quả về nhận thức Lãnh đạo quận, CBCC đã có cái nhìn đúng đắn hơn về công tác 15 quản lý văn bản, đặc biệt là hả năng th c hành các thao tác thành thạo, xử iý công việc nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu đặt ra. 2.4.2. Hạn chế - Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản tại quận hiện mới được xem là một công cụ đ hỗ trợ, chưa thể thay th hoàn toàn cách thức giải quy t công việc truyền thống. - Mọi văn bản đ n và đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối vào bộ phận văn thư cơ quan. Tình trạng văn bản chưa qua văn thư để đăng ý số văn bản vẫn còn xảy ra. - Do áp dụng quản lý văn bản bằng máy vi tính cần s cập nhật thường xuyên trong quy trình chu chuyển văn bản nên do đó đã éo dài thời gian và qua nhiều khâu trung gian trong quy trình này. - Quá trình chuân bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với th c t hoặc thi u sót trong quá trình ban hành. - Việc gửi văn bản nhiều trường hợp còn chậm, có văn bản còn thi u trang do quá trình scan văn bản để gửi hông để ý nên thi u. - Gặp khó hăn về mặt nhân s , dẫn đ n s tồn đọng công việc chưa giải quy t được kịp thời theo thời hạn quy định. - Cơ sở vật chất trang thi t bị tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ. - Kinh phí cho việc phát triển công nghệ thông tin còn hạn ch , hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu Internet chưa được đầu tư nhiều, chất lượng chưa cao. - Trình độ, i n thức và ỹ năng tin học của cán bộ các phòng ban của quận hông đồng đều. - Phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản về mặt lý thuy t đã hắc phục được nhiều hạn ch nhưng th c s chưa đem lại hiệu quả tối ưu. 2.4.3. Nguyên nhân 2.4.3.1 Nguyên nhân khách quan Do lối làm việc theo thói quen truyền thống, cố hữu của người Việt, việc sử dụng công nghệ thông tin còn nhiều hạn ch , đặc biệt, với 16 một bộ phận CBCC quận chưa có thói quen sử dụng CNTT cũng như các tính năng của phần mềm trong công việc. Nguồn inh phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin của quận còn hạn hẹp. 2.4.3.2 Nguyên nhân chủ quan * Nguyên nhân về nguồn nhân l c Bộ phận văn thư cơ quan với số lượng người có hạn, yêu cầu công việc thì đặt ra ngày càng lớn, do đó cán bộ văn thư phải làm việc h t công suất để giải quy t tốt hối lượng công việc hàng ngày. * Nguyên nhân về hệ thống cơ sở vật chất, trình độ ứng dụng CNTT Hệ thống cơ sở vật chất, trang thi t bị CNTT phục vụ cho công tác quản lý văn bản vẫn chưa đáp ứng được những đòi hỏi đặt ra. Tình độ CNTT, mức độ ti p thu công nghệ của các cán bộ văn thư là hông đồng đều. Việc tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản cho cán bộ văn phòng chưa được cập nhật thường xuyên, liên tục. * Nguyên nhân về việc th c hiện các văn bản quy định ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Việc th c hiện các quy định trong quản lý văn bản của quận chưa có chi n lược, lộ trình và bước đi cụ thể. 17 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM 3.1 Quan điểm Cần quan tâm đúng mức đ n công tác này để phát huy tối đa ý nghĩa của nó. Muốn vậy, trước h t cần đổi mới nhận thức về vai trò của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý tại UBND quận Nam Từ Liêm. 3.2 Phương hướng, mục tiêu 3.2.1 Cơ sở xác định phương hướng và mục tiêu D a trên Nghị quy t số: 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ “Ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020”. 3.2.2 Phương hướng Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nhằm xây d ng môi trường làm việc điện tử của cơ quan hành chính nhà nước trong phạm vi cấp quận, tạo thói quen làm việc của cán bộ, công chức trên môi trường mạng và hệ thống thông tin trợ giúp, thay th văn bản giấy. 3.2.3 Mục tiêu 3.2.3.1 Mục tiêu tổng quát Hướng tới xây d ng UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội trở thành một cơ quan quản lý nhà nước hiện đại, theo ịp chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. 3.2.3.2 Mục tiêu cụ thể Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, gắn chặt với quá trình cải cách hành chính. Triển hai hệ thống ứng dụng CNTT đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa nền hành chính. Nâng cao hiệu l c, hiệu quả công tác quản lý văn bản; ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại 18 UBND quận Nam Từ Liêm, trở thành môi trường tác nghiệp chính trong cơ quan. 3.3 Giải pháp 3.3.1 Nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Ban lãnh đạo tại UBND quận Nam Từ Liêm cần phải nhận thức được vai trò của CNTT trong công cuộc cải cách hành chính; từ đó có hoạch tuyên truyền để CBCC trong ủy ban cũng có nhận thức như mình. Lãnh đạo quận cần phải tr c ti p chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong công tác ứng dụng CNTT, theo sát quá trình ứng dụng CNTT ở cơ quan mình. Lãnh đạo phải là người gương mẫu, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Cần tổ chức bình chọn, nêu gương những lãnh đạo, CBCC tiêu biểu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin của quận. 3.3.2 Đối với công tác văn thư của quận 3.3.2.1 Kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện công tác văn thư Ti p tục củng cố, iện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư theo hình thức “một cửa”. Kiện toàn đội ngũ, cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên trách về CNTT tại tất cả các phòng ban trong ủy ban. 3.3.2.2 Có chính sách phát triển nguồn nhân lực, đào tạo bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin cho cán bộ văn thư - Tổ chức thi tuyển công chức vào vị trí cán bộ văn thư, đặt ra yêu cầu đối với các đối tượng d tuyển nhất thi t phải có trình độ tối thiểu về tin học văn phòng. - Xây d ng các hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn và ngắn hạn về CNTT nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ văn thư hoặc đề án tăng cường năng l c cho cán bộ văn thư. - Cử cán bộ văn thư tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ, cập nhật những cách thức và chương trình công nghệ mới. 19 - Tổ chức cho CBCC của quận, đặc biệt là cán bộ văn thư có cơ hội học hỏi inh nghiệm ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan hác trong và ngoài thành phố. - Định ỳ tổ chức iểm tra năng l c ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ văn thư quận. 3.3.2.3 Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư Cần xây d ng k hoạch tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản định kỳ tối thiểu 1 lần/ năm. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc th c hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm và UBND các phường; đẩy mạnh hình thức t kiểm tra. Tăng cường đôn đốc th c hiện nhiệm vụ, hông để chồng chéo các văn bản và thường xuyên kiểm tra các quy trình nghiệp vụ xem có s bất cập nào không trong quá trình th c hiện để kịp thời khắc phục. Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng trường hợp vi phạm. Mạnh dạn xử lý sai phạm nguyên tắc trong quản lý văn bản. 3.3.3 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Cần trang bị thêm hệ thống máy chủ, cần có một máy chủ với cấu hình mạnh để chia sẻ ứng dụng đồng thời làm nhiệm vụ cập nhật dữ liệu, thay th ịp thời hi có s cố. Cần đầu tư các máy tính có tính năng cao, đạt chuẩn phù hợp và đáp ứng được phần mềm cài đặt. Cần bố trí cán bộ tin học thường xuyên, định ỳ iểm tra hệ điều hành của các máy tính. Cần có biện pháp bảo an toàn thông tin tài liệu, bảo mật thông tin bằng cách thường xuyên cập nhật các phần mềm chống virus, quan tâm, đầu tư đúng mức để đảm bảo an toàn, an ninh mạng. Cần có k hoạch, biện pháp tuyên truyền nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các cán bộ, công chức đối với trang thi t bị của cơ quan trong việc sử dụng, bảo quản và bảo trì. 20 3.3.4 Các giải pháp về kỹ thuật, phần mềm 3.3.4.1 Hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đến, đi và áp dụng chữ ký số trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND quận * Hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đ n, đi - Đối với quy trình quản lý văn bản đ n: cần th c hiện theo đúng quy trình như Lưu đồ quản lý văn bản đ n trong Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ nội vụ. - Đối với quy trình quản lý văn bản đi: cần th c hiện theo đúng quy trình như Lưu đồ ý ban hành, đăng ý, phát hành văn bản trong Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ nội vụ. * Áp dụng chữ ý số trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND quận - Tuyên truyền các chủ trương, quy định của Nhà nước về chữ ý số đ n tất cả CBCC của quận, đảm bảo thông tin về tư vấn, hỗ trợ ỹ thuật ịp thời và đầy đủ. - Ban hành các quy ch , quy định về công tác văn thư gắn với việc sử dụng văn bản điện tử có chữ ý số làm căn cứ pháp lý để CBCC quận triển hai th c hiện. - Ứng dụng chữ ý số phổ bi n trong toàn quận, để các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác th c bằng chữ ý số và gửi qua mạng thì hông phải gửi thêm văn bản giấy. - Bố trí CBCC phụ trách CNTT hỗ trợ ỹ thuật và xử l