Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Hà Nội

ãc thiÕt bÞ cña C«ng ty ®­îc coi lµ hiÖn ®¹i nhÊt ë ViÖt Nam vµo thêi ®iÓm ®ã. Tuy nhiªn, qua nhiÒu n¨m ho¹t ®éng, ®Õn nay m¸y mãc cña C«ng ty ®· trë nªn l¹c hËu, møc ®é hao mßn lín ( ®Óu trªn 50%), chi phÝ b¶o d­ìng hµng n¨m rÊt tèn kÐm do ®ã kh«ng phï hîp víi thùc tÕ s¶n xuÊt v× s¶n phÈm s¶n xuÊt ra víi gi¸ thµnh cao, khã cã thÓ c¹nh tranh ®­îc trªn thÞ tr­êng. Nh­ng do nguån vèn eo hÑp nªn C«ng ty ch­a cã ®iÒu kiÖn ®Ó thay thÕ, C«ng ty ®· ®­a ra gi¶i ph¸p t¹m thêi, tr­íc m¾t chØ tËp trung söa ch÷a ®Þnh kú vµ n©ng cÊp mét sè giµn thiÕt bÞ quan träng cña c¸c ph©n x­ëng. Thùc tÕ nh­ sau: Sè TT Tªn m¸y Sè l­îng N©ng cÊp ho¸ Ch­a n©ng cÊp ho¸ 1 M¸y tiÖn 52 8 2 M¸y doa 2 4 3 M¸y hµn ®iÖn 8 2 4 M¸y mµi 16 4 Trong vµi n¨m gÇn ®©y, C«ng ty ®· lËp dù ¸n ®Çu t­ mua s¾m míi mét sè trang thiÕt bÞ quan träng trong kh©u kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm ®óc, trang bÞ m¸y tÝnh cho c¸c phßng ban nghiÖp vô, ®Çu t­ n©ng cao ®é chÝnh x¸c cña c¸c thiÕt bÞ hiÖn cã b»ng hÖ ®iÒu khiªn ch­¬ng tr×nh sè, b¶o hµnh, b¶o d­ìng ®Ó æn ®Þnh c¸c thiÕt bÞ chÝnh. N¨m 2001 lµ giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n më réng s¶n xuÊt th«ng qua c¶i t¹o vµ hiÖn ®¹i ho¸ x­ëng ®óc cã c«ng suÊt 12000 tÊn/ n¨m. NghiÖm thu hÖ thèng lß nÊu luyÖn t¹i ph©n x­ëng gang vµ ®· ®­a vµo ch¹y thö tõ th¸ng 7 n¨m 2001. TiÕp nhËn hÇu hÕt thiÕt bÞ cña hai d©y chuyÒn Furan ph©n x­ëng gang vµ thÐp, chuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó triÓn khai, l¾p ®Æt vµo cuèi th¸ng 1 n¨m 2002, hoµn thµnh c¬ b¶n viÖc x©y dùng x­ëng gang. N¨m 2002: B­¬c vµo n¨m 2002 §¶ng uû ban gi¸m ®èc C«ng ty ®· x¸c ®Þnh ph¶i tæ chøc tèt viÖc thùc hiÖn c¸c dù ¸n ®Çu t­ phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. §©y còng lµ n¨m C«ng ty cã nhiÒu thay ®æi vÒ c¸c dù ¸n. N¨m 2003 vµ 2004: Thùc hiÖn vÒ c¬ b¶n c¸c h¹ng môc ®Çu t­ phôc vô chÕ t¹o thiÕt bÞ toµn bé. MÆc dï t×nh tr¹ng chung vÒ m¸y mãc thiÕt bÞ cña C«ng ty t­¬ng ®èi l¹c hËu vµ ch­a ®­îc ®æi míi toµn diÖn, song nhê mét sè biÖn ph¸p ®Çu t­ chiÒu s©u nªn C«ng ty ®· ®¹t ®­îc mét sè kÕt qu¶ kh¶ quan. Ban l·nh ®¹o C«ng ty vÉn ph¶i cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o vµ s¾p xÕp l¹i lao ®éng®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu trong c«ng viÖc, ®¶m b¶o c¬ cÊu tæ chøc gän nhÑ, tinh gi¶m. 2.2.4. §Æc ®iÓm vÒ nguyªn vËt liÖu Víi mçi doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× tuú theo cÊu t¹o, c«ng dông cña s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ s¶n xuÊt mµ sö dông c¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau. C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt c«ng nghiÖp nªn nguyªn vËt liÖu mang tÝnh ®Æc tr­ng cho ngµnh c«ng nghiÖp. S¶n phÈm chÝnh cña C«ng ty lµ m¸y c«ng cô, thÐp c¸n cã cÊu tróc kh¸c nhau vµ phøc t¹p do nhiÒu bé phËn, chi tiÕt hîp thµnh nªn nguyªn vËt liÖu sö dông kh¸c nhau vµ rÊt ®a d¹ng phong phó. Hµng th¸ng C«ng ty ph¶i sö dông hµng tr¨m lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau nªn chØ cÇn mét sù thay ®æi nhá còng lµm cho tæng chi phÝ vËt liÖu vµ chi phÝ s¶n xuÊt thay ®æi. H¬n n÷a nguyªn liÖu chÝnh cña C«ng ty lµ thÐp hîp kim, hiÖn nay nguån nguyªn vËt liÖu nµy trong n­íc rÊt hiÕm nªn 60% lµ ph¶i nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi, chñ yÕu lµ tõ Trung Quèc, NhËt B¶n, Nga. Tuy nhiªn, trong mét sè n¨m võa qua do sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng n­íc ngoµi, do sù khan hiÕm cña nguyªn vËt liÖu nªn c«ng t¸c thu mua gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Mét vÊn ®Ó ®Æt ra cho C«ng ty lóc nµy lµ ph¶i t×m ®­îc thÞ tr­êng thay thÕ, ®Æc biÖt chó träng thÞ tr­êng trong n­íc ®Ó C«ng ty chñ ®éng h¬n trong c«ng t¸c chuÈn bÞ nguyªn vËt liÖu lµm cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc th«ng suèt, tr¸nh ®­îc nh÷ng thiÖt h¹i do thiÕu nguyªn vËt liÖu g©y ra. C«ng t¸c sö dông nguyªn vËt liÖu nh­ x©y dùng ®Þnh møc mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm nh­ng ph¶i ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm ®Òu ®­îc ban l·nh ®¹o C«ng ty rÊt quan t©m. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ C«ng ty vÉn cã hiÖn t­îng s¶n phÈm háng hµng lo¹t. VÊn ®Ò nµy ®ßi hái C«ng ty ph¶i thiÕt lËp hÖ thèng qu¶n lý chÆt chÏ h¬n vÒ vËt t­, n¨ng l­îng vµ ®Þnh møc, n©ng cao kh¶ n¨ng qu¶n lý, thiÕt kÕ kü thuËt vµ thiÕt kÕ c«ng nghÖ. §©y lµ b­íc khëi ®Çu cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm, còng lµ tiÒn ®Ò cho viÖc tiÕt kiÖm vËt t­, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm . 2.2.5. §Æc ®iÓm vÒ lao ®éng Lao ®éng lµ nguån lùc quan träng quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp nãi riªng vµ cña nÒn kinh tÕ nãi chung. ë C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi, do tÝnh chÊt c«ng viÖc lµ ngµnh kü thuËt kh¸ nÆng nhäc vµ ®éc h¹i, ®ßi hái lao ®éng ph¶i cã søc khoÎ, cã tr×nh ®é tay nghÒ, cã tÝnh kiªn tr× vµ lßng yªu nghÒ nªn phÇn lín lao ®éng lµ nam giíi. HÇu hÕt c¸n bé c«ng nh©n viªn ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã th©m niªn c«ng t¸c, g¾n bã víi sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty . Theo sè liÖu ngµy 31/12/2004,c¬ cÊu lao ®éng cña C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn trong b¶ng sau: Stt ChØ tiªu N¨m 2004 1 ChØ tiªu chung Trong ®ã n÷ 890 188 2 Tuæi b×nh qu©n chung Tuæi b×nh qu©n nam Tuæi b×nh qu©n n÷ <=24 25 – 44 45 – 54 >=55 38.04 37.85 38.74 138 434 266 42 3 Lao ®éng theo khu vùc Gi¸n tiÕp Trùc tiÕp 237 653 4 Tr×nh ®é >= §¹i häc Cao ®¼ng Trung cÊp S¬ cÊp C«ng nh©n kü thuËt Lao ®éng phæ th«ng 179 13 85 29 555 30 Qua b¶ng trªn ta thÊy, tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty tÝnh ®Õn hiÖn nay gåm 890 ng­êi. Sè l­îng lao ®éng trùc tiÕp cã 653 ng­êi chiÕm 73.4%, sè lao ®éng gi¸n tiÕp lµ 237 ng­êi chiÕm 26.6% tæng sè lao ®éng toµn C«ng ty. Thèng kª cña ngµnh c¬ khÝ hiÖn nay, tû lÖ lao ®éng gi¸n tiÕp hîp lý lµ tõ 10% – 15%. V× vËy, tû lÖ nµy t¹i C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi lµ cao so víi quy ®Þnh chuÈn. Yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi C«ng ty lµ ph¶i tinh gi¶m lùc l­îng lao ®éng qu¶n lý. Sè lao ®éng n÷ cã 188 ng­êi chiÕm 21%, lao ®éng nam cã 702 ng­êi chiÕm 79% trong tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty. Lao ®éng trong C«ng ty cã tuæi ®êi b×nh qu©n lµ 38.04 tuæi, trong ®ã tuæi b×nh qu©n cña lao ®éng n÷ lµ 38.74, cña nam lµ 37.85. §©y lµ lîi thÕ trong C«ng ty s¶n xuÊt c«ng nghiÖp v× ®éi ngò nµy cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm. Tuy nhiªn l¹i cã h¹n chÕ trong kh¶ n¨ng thÝch nghi víi khoa häc c«ng nghÖ míi. VÒ chÊt l­îng: Sè lao ®éng cã tr×nh ®é §¹i häc lµ 179 ng­êi chiÕm 21.1% trong tæng sè lao ®éng, chiÕm75.6% trong tæng sè lao ®éng gi¸n tiÕp. Sè lao ®éng cã tr×nh ®é cao ®¼ng vµ trung cÊp lµ 98 ng­êi chiÕm 11% trong tæng sè lao ®éng. Cã tr×nh ®é s¬ cÊp vµ lao ®éng phæ th«ng lµ 59 ng­êi chiÕm 6.6%. Cßn l¹i 555 ng­êi lµ c«ng nh©n kü thuËt, chiÕm 85% tæng sè lao ®éng toµn C«ng ty .Sè lao ®éng cã tay nghÒ bËc 5/7 trë lªn lµ 351 ng­êi chiÕm 63,2%. §©y lµ yÕu tè chÝnh gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm cña C«ng ty. 2.2.6. §Æc ®iÓm vÒ tµi chÝnh cña C«ng ty Nguån vèn cña doanh nghiÖp ®­îc h×nh thµnh tõ rÊt nhiÒu nguån kh¸c nhau nh­: vèn tù cã, vèn vay, vèn ho¹t ®éng thuÕ, vèn ho¹t ®éng tµi chÝnh, vèn liªn doanhHiÖn nay vèn cña C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi lµ 190 tû ®ång, trong ®ã: vèn cè ®Þnh lµ 64 tû ®ång chiÕm 33,7%; vèn l­u ®éng lµ 126 tû ®ång, chiÕm 66,3%. Th«ng th­êng ®èi víi nh÷ng doanh nghiÖp c«ng nghiÖp th× sè vèn l­u ®éng chiÕm mét tû lÖ nhÊt ®Þnh, kho¶ng 60-70% trªn tæng sè vèn cña C«ng ty, nh­ vËy viÖc ph©n bæ vèn cña C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi lµ hîp lý. Tuy nhiªn, ®èi víi mét doanh nghiÖp cã quy m« lín trong nghµnh c«ng nghiÖp th× sè vèn nh­ vËy ch­a ph¶i lµ lín. V× thÕ C«ng ty gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong s¶n xuÊt kinh doanh, ®Æc biÖt trong lÜnh vùc ®Çu t­ c¬ b¶n, b¶o d­ìng n©ng cÊp mét sè m¸y mãc thiÕt bÞ ®· qu¸ cò kü vµ ®ang ngµy mét xuèng cÊp cña C«ng ty, lµm ¶nh h­ëng ®Õn møc doanh thu vµ lîi nhuËn thu ®­îc. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña nguån vèn ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· cã nh÷ng chiÕn l­îc kÞp thêi nh­: ®Çu t­ chiÒu s©u, x©y dùng trung t©m tù ®éng ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ c¸c x­ëng ®óc ®ång thêi trang bÞ thªm mét sè ph­¬ng tiÖn s¶n xuÊt hiÖn ®¹i kh¸c nh»m n©ng cao n¨ng lùc s¶n xuÊt vµ t¨ng søc c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng. Bªn c¹nh ®ã cã sù thay ®æi vÒ c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ vµ qu¶n lý tµi chÝnh lµm cho viÖc khai th¸c vµ t¹o lËp c¸c nguån vèn linh ho¹t h¬n vµ thuËn lîi h¬n. Tuy nhiªn, ®Ó cã thÓ khai th¸c hiÖu qu¶ nguån vèn lµm cho chi phÝ s¶n xuÊt lµ thÊp nhÊt vµ lîi nhuËn ®¹t ®­îc cao nhÊt ®ßi hái bé m¸y qu¶n lý, ®Æc biÖt lµ ban l·nh ®¹o C«ng ty ph¶i thËt sù n¨ng ®éng vµ ph¶i n¾m b¾t c¬ héi mét c¸ch kÞp thêi. 2.3. Thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ khÝ Hµ Néi C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty lµ tæng thÓ c¸c bé phËn lao ®éng qu¶n lý kh¸c nhau cã mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®­îc chuyªn m«n ho¸, cã tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®­îc bè trÝ thµnh nh÷ng kh©u, nh÷ng cÊp kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ phôcvô môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®­îc xem nh­ lµ ®iÓm khëi ®Çu cña mét tæ chøc cã ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. H¬n n÷a trong thùc tÕ kh«ng cã kiÓu c¬ cÊu tæ chøc nµo lµ cè ®Þnh, nã sÏ thay ®æi hoÆc c¶i tiÕn cho phï hîp víi t×nh h×nh còng nh­ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp . Trong 45 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi ®· kh«ng ngõng t×m tßi, ®æi míi ®Ó lùa chän kiÓu c¬ cÊu tæ chøc phït×nh h×nh còng nh­ nh÷ng ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt cña C«ng ty. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý hiÖn nay cña C«ng ty nh­ sau: Trî lý tæng gi¸m ®èc Phã tæng G§ phô tr¸ch ®iÒu hµnh s¶n xuÊt Phã tæng G§ phô tr¸ch ®êi sèng, b¶o vÖ, XDCB Phã tæng G§ phô tr¸ch kü thuËt, KHCN,CLSP P. Tæ chøc nh©n sù XN. §óc TT. KT- §HSX Phßng b¶o vÖ BP chÕ t¹o, chuÈn bÞ dông cô g¸ l¾p Phßng y tÕ P. Qu¶n lý CLSP XN. L§SCTB TT. XDCB P. Qu¶n trÞ §S Tæng gi¸m ®èc C¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh h¹ch to¸n ®éc lËp do CKHN gãp vèn TT. TK- T§H P.KT-TK-TC X. GC AL&NL Bé phËn nghiªn cøu ®Çu t­ vµ qu¶n lý dù ¸n V¨n phßng C«ng ty X. C¬ khÝ CX Ph«i mÉu Ng­êi l·nh ®¹o tuyÕn Bé phËn kinh doanh P. Kinh doanh P. KD XNK X. C¬ khÝ CT Ph«i mÉu Ng­êi l·nh ®¹o tuyÕn X. L¾p r¸p Ph«i mÉu Ng­êi l·nh ®¹o tuyÕn X. B¸nh r¨ng Ph«i mÉu Ng­êi l·nh ®¹o tuyÕn Tr. mÇm non Hoa Sen XN. VËt t­ X. C¸n thÐp Ph«i mÉu Ng­êi l·nh ®¹o tuyÕn Tr­êng THCNCTM Kho vËt t­ X. kÕt cÊu thÐp X.CK chÝnh x¸c X. c¸n thÐp Qua s¬ ®å bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty c¬ khÝ Hµ Néi ta thÊy bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty kh¸ khoa häc víi h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng : C¸c bé phËn chøc n¨ng ®­îc bè trÝ tõ cao xuèng thÊp . Chøc n¨ng cña tõng phßng ban ®­îc ph©n c«ng râ rµng rµnh m¹ch nhê ®ã qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®­îc diÔn ra thuËn lîi, ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn liªn tôc, tr¸nh t×nh tr¹ng gi¸n ®o¹n ¶nh h­ëng tíi tiÕn ®é s¶n xuÊt. Víi môc tiªu kh«ng ngõng hoµn thiÖn, cñng cè vµ x©y dùng bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty ngµy cµng khoa häc, gän nhÑ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt, c«ng ty ®· x©y dùng b¶n kÕ ho¹ch triÓn khai tæ chøc l¹i bé m¸y s¶n xuÊt, nhanh chãng b¾t nhÞp víi sù chuyÓn biÕn cña nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc, còng nh­ xu h­íng toµn cÇu ho¸ ®Êt n­íc. Theo m« h×nh nµy: - Ban gi¸m ®èc gåm: 1 tæng gi¸m ®èc, 3 phã tæng gi¸m ®èc. +Tæng gi¸m ®èc: qu¶n lý vµ chØ ®¹o chung toµn béc¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. +Ba phã tæng Gi¸m ®èc gåm: Phã tæng Gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt, KHCN, CLSP; Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®êi sèng, b¶o vÖ, x©y dùng c¬ b¶n; Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®iÒu hµnh s¶n xuÊt. - Ngoµi ra cßn cã c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ c¸c ph©n x­ëng nh­: + Phßng chøc n¨ng: Phßng tæ chøc, Phßng kÕ to¸n, Phßng kinh doanh, Phßng qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm, Trung t©m kü thuËt ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, Trung t©m kü thuËt - tù ®éng ho¸. + C¸c ph©n x­ëng, xÝ nghiÖp: xÝ nghiÖp l¾p ®Æt vµ söa ch÷a thiÕt bÞ, xÝ nghiÖp vËt t­, xÝ nghiÖp §óc, x­ëng gia c«ng ¸p lùc vµ nhiÖt luyÖn, x­ëng kÕt cÊu thÐp, x­ëng c¬ khÝ lín, x­ëng c¬ khÝ chÝnh x¸c, x­ëng c¬ khÝ chÕ t¹o, x­ëng l¾p r¸p, x­ëng b¸nh r¨ng, x­ëng c¸n thÐp. 2.3.2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña Ban gi¸m ®èc vµ ®¬n vÞ phßng ban, ph©n x­ëng. 2.3.2.1. Tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña Ban gi¸m ®èc trong c«ng ty Trong lùc l­îng lao ®éng qu¶n lý, Ban gi¸m ®èc ®ãng vai trß quan träng nhÊt, quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i cña doanh nghiÖp trong s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó C«ng ty ph¸t triÓn trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, khi mµ khoa häc c«ng nghÖ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ thÞ tr­êng c¹nh tranh gay g¾t, nhu cÇu cña kh¸ch hµng ngµy cµng cao, Ban gi¸m ®èc ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng, cã kh¶ n¨ng tæ chøc qu¶n lý, cã phÈm chÊt chÝnh trÞ v÷ng vµng. Ban l·nh ®¹o lu«n lµ yÕu tè c¬ b¶n t¨ng c­êng sù ®oµn kÕt, nhÊt trÝ néi bé t¹o ra søc m¹nh tËp thÓ, ®¶m b¶o ¨n khíp th­êng xuyªn vµ sù phèi hîp linh ho¹t cña hÖ thèng qu¶n lý nh»m thùc hiÖn tèt môc tiªu cña doanh nghiÖp. Víi vai trß ®iÒu khiÓn mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty, Ban gi¸m ®èc C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi gåm 1Tæng gi¸m ®èc, 3 phã Tæng gi¸m ®èc. 2.3.2.1.1. Tæng gi¸m ®èc C«ng ty : Tæng gi¸m ®èc C«ng ty lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n do Nhµ n­íc bæ nhiÖm, lµ ng­êi ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc c¬ quan qu¶n lý trùc tiÕp vµ ph¸p luËt vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty . * Chøc n¨ng: Tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch chung mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty còng nh­ c¸c ho¹t ®éng kh¸c theo ®iÒu lÖ C«ng ty, ®ång thêi trù tiÕp ®iÒu hµnh, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty nh­: V¨n phßng c«ng ty, phßng tæ chøc nh©n sù, bé phËn nghiªn cøu ®Çu t­ vµ qu¶n lý dù ¸n, phßng kÕ to¸n- thèng kª- tµi chÝnh, bé phËn kinh doanh vµ tr­êng THCN chÕ t¹o m¸y. * NhiÖm vô: - X©y dùng chiÕn l­îc ph¸t triÓn vµ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh hµng n¨m cña C«ng ty, x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n hîp t¸c kinh doanh trong vµ ngoµi n­íc. - X©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc bé m¸y th«ng qua quy ho¹ch, ®µo t¹o c¸n bé, tuyÓn dông lao ®éng. - QuyÕt ®Þnh xö lý, kû luËt c¸c c¸ nh©n vµ ®¬n vÞ vi ph¹m nghiªm träng c¸c néi quy, quy chÕ C«ng ty ®· ban hµnh còng nh­ khen th­ëng nh÷ng c¸ nh©n, ®¬n vÞ cã thµnh tÝch xuÊt s¾c, tÝch cùc. - Cã quyÒn ¸p dông c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt trong c¸c tr­êng hîp khÈn cÊp nh­ thiªn tai, dÞch ho¹, ho¶ ho¹n, sù cè vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng quyÕt ®Þnh ®ã vµ ®ång thêi ph¶i b¸o c¸o ngay víi c¬ quan cÊp trªn cã thÈm quyÒn ®Ó cã biÖn ph¸p kh¾c phôc. - QuyÕt ®Þnh gi¸ mua, gi¸ b¸n s¶n phÈm vµ dÞch vô cña C«ng ty sap cho phï hîp víi thÞ tr­êng. - §Ò ra c¸c chÝnh s¸ch chÊt l­îng cña C«ng ty . - QuyÕt ®Þnh vµ xem xÐt ®Þnh kú c¸c ho¹t ®éng cña hÖ thèng ®¶m b¶o chÊt l­îng. 2.3.2.1.2. Phã Tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt, khoa häc c«ng nghÖ, chÊt l­îng s¶n phÈm - Chøc n¨ng: Gióp Tæng gi¸m ®èc qu¶n lý c¸c lÜnh vùc kü thuËt, khoa häc c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng, b¶o hé lao ®éng, vÖ sinh c«ng nghiÖp, qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm . - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: + Nghiªn cøu vµ ®Ò ra nh÷ng gi¶i ph¸p kü thuËt vµ xö lý c¸c hiÖn t­îng ph¸t sinh g©y ¸ch t¾c trong s¶n xuÊt vµ phôc vô s¶n xuÊt. + X©y dùng, ®iÒu hµnh vµ kiÓm tra thùc hiÖn hÖ thèng chÊt l­îng s¶n phÈm. + H­íng dÉn thùc hiÖn c¸c quy tr×nh c«ng nghÖ, quy tr×nh quy ph¹m kü thuËt, tiªu chuÈn chÊt l­îng, qu¶n lý b¶o d­ìng söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ ®¶m b¶o c¸c biÖn ph¸p kü thuËt tèi ­u cho s¶n xuÊt. + Tæng kÕt bæ sung hoµn thiÖn quy tr×nh c«ng nghÖ nh»m n©ng cao chÊt l­îng, mÉu m· s¶n phÈm, chiÕm lÜnh thÞ tr­êng. + Cã quyÒn khen th­ëng nh÷ng ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã thµnh tÝch xuÊt s¾c, ®ång thêi kû luËt nh÷ng ng­êi cã hµnh vi vi ph¹m kû luËt s¶n xuÊt. + §­îc quyÒn thay mÆt C«ng ty trong quan hÖ ®èi ngo¹i, víi c¸c c¬ quan tæ chøc qu¶n lý, h­íng dÉn liªn quan ®Õn hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng. 2.3.2.1.3. Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®êi sèng, b¶o vÖ, x©y dùng c¬ b¶n - Chøc n¨ng: Gióp Tæng gi¸m ®èc ®Ò ra c¸c kÕ ho¹ch x©y dùng c¬ b¶n phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ch¨m sãc søc khoÎ, n©ng cao tinh thÇn lµm viÖc th«ng qua c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸ x· héi. §ång thêi, ®iÒu hµnh, qu¶n lý, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng cña trung t©m x©y dùng c¬ b¶n vµ b¶o d­ìng h¹ tÇng c¬ së c«ng nghiÖp, phßng b¶o vÖ, phßng qu¶n trÞ ®êi sèng, phßng y tÕ vµ tr­êng mÇm non Hoa Sen. - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: + X©y dùng vµ ®Ò xuÊt c¸c kÕ ho¹ch x©y dùng më réng c¬ së h¹ tÇng, c¸c ph­¬ng ¸n n©ng cao tinh thÇn, chÊt l­îng cuéc sèng cho ng­êi lao ®éng . + ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng gi¸m ®èc vÒ viÖc ®iÒu hµnh, gi¸m s¸t thùc hiÖn c«ng viÖc thuéc lÜnh vùc b¶o vÖ, y tÕ vµ x©y dùng c¬ b¶n. + Thay mÆt Tæng gi¸m ®èc ký kÕt c¸c hîp ®ång x©y dùng c¬ b¶n cã gi¸ trÞ ®Õn 2000 triÖu ®ång, ký c¸c v¨n b¶n, th«ng b¸o, quy ®Þnh, quyÕt ®Þnh trong lÜnh vùc phô tr¸ch khi ®­îc Tæng gi¸m ®èc uû quyÒn. + Lµ chñ tÞch héi ®ång kû luËt vµ héi ®ång nhµ cöa cña C«ng ty . + Cã quyÒn khen th­ëng c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n thuéc ph¹m vi phô tr¸ch khi cã thµh tÝch hoÆc kû luËt khi vi ph¹m néi quy, quy chÕ C«ng ty. 2.3.2.1.4. Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®iÒu hµnh s¶n xuÊt - Chøc n¨ng: Gióp Tæng gi¸m ®èc C«ng ty tæ chøc, ®iÒu hµnh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, sö dông tiÒm n¨ng lao ®éng, thiÕt bÞ vËt t­ vµ c¸c nguån lùc nh»m thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô s¶n xuÊt theo môc tiªu ®· ®Þnh. - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: + X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt, s¾p xÕp c¸c lao ®éng qu¶n lý. + §Ò ra c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt vµ xö lý c¸c hiÖn t­îng ph¸t sinh g©y ¸ch t¾c trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt còng nh­ vËt t­ phôc vô s¶n xuÊt . + Sö dông lao ®éng, thiÕt bÞ vµ c¸c ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt kh¸c, ph©n c«ng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt b¶o ®¶m n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. + Ký c¸c lÖnh s¶n xuÊt vµ c¸c v¨n b¶n, quy chÕ quy ®Þnh cã liªn quan ®Õn ®iÒu hµnh s¶n xuÊt , vËt t­ c¬ ®iÖn cña C«ng ty , ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng gi¸m ®èc ®èi víi c¸c quyÕt ®Þnh vµ ®iÒu hµnh cña m×nh. + Cã quyÒn chØ ®Þnh c¸c ho¹t ®éng vi ph¹m néi quy, quy chÕ trong s¶n xuÊt còng nh­ an toµn trong lao ®éng vµ b¸o c¸o víi Tæng gi¸m ®èc C«ng ty . + Thay mÆt Tæng gi¸m ®èc ký kÕt hîp ®ång gia c«ng bªn ngoµi phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, tiÕp kh¸ch hµng vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý cña Nhµ n­íc cã liªn quan ®Õn lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch. + Cã quyÒn th­ëng, ph¹t ®èi víi c¸c c¸ nh©n vµ tËp thÓ trong lÜnh vùc phô tr¸ch theo quy ®Þnh cña C«ng ty. 2.3.2.1.5. Trî lý gióp viÖc Tæng gi¸m ®èc - Chøc n¨ng: Gióp viÖc, t­ vÊn cho Tæng gi¸m ®èc vÒ lÜnh vùc chuyªn m«n. TËp hîp th«ng tin, c¸c v¨n b¶n ph¸p lý trong vµ ngoµi C«ng ty, ph©n lo¹i vµ b¸o c¸o víi Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c Phã tæng gi¸m ®èc . - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: + §­îc uû quyÒn gi¶i quyÕt, truyÒn ®¹t nh÷ng quyÕt ®Þnh cña Ban gi¸m ®èc vÒ viÖc xö lý c¸c th«ng tin, v¨n b¶n hµnh chÝnh liªn quan ®Õn ®¬n vÞ m×nh phô tr¸ch. +Thay mÆt cho tæng gi¸m ®èc trî gióp c¸c ®¬n vÞ, bé phËn trong C«ng ty gi¶i quyÕt nh÷ng v­íng m¾c trong c«ng viÖc ®¶m b¶o c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh theo ®óng kÕ ho¹ch. Nh÷ng g× ngoµi quyÒn h¹n vµ kh¶ n¨ng ph¶i kÞp thêi b¸o c¸o víi Tæng gi¸m ®èc ®Ó cã ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt kÞp thêi. + Khi ®­îc uû quyÒn cã thÓ thay mÆt Tæng gi¸m ®èc giao dÞch víi ®èi t¸c. + ThiÕt lËp kÕ ho¹ch lµm viÖc, chuÈn bÞ c«ng t¸c héi häp, lÔ t©n vµ tiÕp kh¸ch cho Tæng gi¸m ®èc. * NhËn xÐt chung: N¨m 2002 cã sù thay ®æi c¬ b¶n trong c¬ cÊu ban l·nh ®¹o cña C«ng ty, gi¸m ®èc C«ng ty Phã tiÕn sü TrÇn ViÖt Hïng ®· ®­îc ®Ò b¹t lªn lµm qu¶n lý cÊp trªn. Ban l·nh ®¹o C«ng ty hiÖn nay chØ cßn 4 ng­êi, ®iÒu nµy ®ång nghÜa víi nhiÖm vô cña Banh l·nh ®¹o lµ kh¸ nÆng nÒ. Tuy nhiªn, trong ban l·nh ®¹o C«ng ty hiÖn nay, c¸c thµnh viªn ®Òu cã tr×nh ®é chuyªn m«n ho¸ v÷ng vµng vµ kinh nghiÖm qu¶n lý s©u s¾c, nªn sè l­îng nh­ vËy lµ hîp lý. Tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng sau: Stt Chøc danh Tr×nh ®é Ngµnh Tuæi ®êi TG c«ng t¸c t¹i C«ng ty 1 Tæng gi¸m ®èc C«ng ty §H C¬ khÝ 44 22 n¨m 2 Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt, KHCN, CLSP §H C¬ khÝ 42 18 n¨m 3 Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®êi sèng, b¶o vÖ, XDCB §H C¬ khÝ 52 29 n¨m 4 Phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch ®iÒu hµnh s¶n xuÊt §H C¬ khÝ 48 26 n¨m C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi, víi tæng sè 890 c¸n bé c«ng nh©n viªn th× viÖc bè trÝ 1 Tæng gi¸m ®èc vµ 3 Phã tæng gi¸m ®èc nh­ vËy lµ hîp lý. MÆt kh¸c, vÒ tr×nh ®é, 100% Ban gi¸m ®èc ®Òu cã tr×nh ®é §¹i häc, trªn §¹i häc vµ ®Òu ®· qua c¸c líp båi d­ìng vÒ lý luËn chÝnh trÞ, qu¶n lý kinh tÕ, qu¶n lý hµnh chÝnh, chuyªn m«n nghiÖp vô vµ ngo¹i ng÷. §©y lµ mét thuËn lîi ®èi víi C«ng ty v× trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy thö th¸ch víi sù c¹nh tranh gay g¾t nh­ hiÖn nay lu«n ®ßi hái Ban l·nh ®¹o C«ng ty ph¶i v÷ng vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cïng lÜnh vùc qu¶n lý, ph¸p luËt vµ ngo¹i ng÷ ®Ó l·nh ®¹o doanh nghiÖp thËt sù cã hiÖu qu¶. VÒ tuæi ®êi, Ban gi¸m ®èc hiÖn nay cã 3/4 ng­êi trong ®é tuæi tõ 40-50. Tæng gi¸m ®èc C«ng ty vµ 3 phã tæng gi¸m ®èc C«ng ty ®Òu cã nhiÒu n¨m g¾n bã víi C«ng ty. §©y lµ mét thuËn lîi cho C«ng ty v× hä kÕt hîp ®­îc c¶ kinh nghiÖm qu¶n lý lÉn sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o vµ hä cã thÓ g¾n bã l©u dµi víi C«ng ty trong nh÷ng n¨m tíi. Tuy nhiªn, vÒ nhiÖm vô s¶n xuÊt cßn cã sù chång chÐo: C¶ Tæng gi¸m ®èc vµ Phã tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh s¶n xuÊt ®Òu cã nhiÖm vô x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt, s¾p xÕp lao ®éng. §Ó hîp lý, nhanh chãng vµ hiÖu qu¶ h¬n, Tæng gi¸m ®èc chØ nªn xem xÐt vµ ký duyÖt. 2.3.2.2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, ph©n x­ëng trong C«ng ty 2.3.2.2.1. V¨n phßng C«ng ty - Chøc n¨ng: lµ bé phËn tham m­u, gióp viÖc cho Tæng gi¸m ®èc trong viÖc tæ chøc ®iÒu hµnh héi nghÞ, héi häp do Tæng gi¸m ®èc triÖu tËp vµ c¸c c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn phßng. - NhiÖm vô, quyÒn h¹n: + Tæng hîp th«ng tin, c¸c v¨n b¶n ph¸p lý hµnh chÝnh trong vµ ngoµi C«ng ty, ph©n lo¹i, b¸o c¸o Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c Phã tæng gi¸m ®èc ®· ®­îc Tæng gi¸m ®èc uû quyÒn gi¶i quyÕt. + TruyÒn ®¹t nh÷ng ý kiÕn cña Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c Phã tæng gi¸m ®èc vÒ viÖc xö lý c¸c th«ng tin vµ c¸c v¨n b¶n ph¸p lý hµnh chÝnh ®Õn c¸c ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. + Tæ chøc qu¶n lý, l­u tr÷, chu chyÓn c¸c th«ng tin vµ c¸c v¨n b¶n qu¶n lý, thiÕt lËp ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña Ban gi¸m ®èc trong tuÇn, chuÈn bÞ cho c¸c héi nghÞ lÔ t©n, tiÕp kh¸ch V¨n phßng C«ng ty hiÖn cã 13 c¸n bé nh©n viªn, chiÕm 5.49% trong tæng sè lao ®éng gi¸n tiÕp cña C«ng ty. Sù ph©n c«ng nhiÖm vô trong phßng nh­ sau: 1 ch¸nh v¨n phßng; 1 phã ch¸nh v¨n phßng; 2 chuyªn viªn; 1 nh©n viªn ®¸nh m¸y; 1 nh©n viªn v¨n th­; 7 l¸i xe. Ch¸nh v¨n phßng lµ ng­êi phô tr¸ch trùc tiÕp c¸c c«ng viÖc trong phßng vµ nh÷ng c«ng viÖc do gi¸m ®èc uû nhiÖm. C¸c nh©n viªn cã tr¸ch nhiÖm tu©n thñ vµ hoµn thµnh c¸c c«ng viÖc do tr­ëng phßng ph©n c«ng. VÒ tr×nh ®é vµ tuæi ®êi cña c¸c thµnh viªn trong V¨n phßng C«ng ty ®­îc tËp hîp trong b¶ng sau: Stt Chøc vô Sè ng­êi Tuæi Tr×nh ®é Ngµnh ®µo t¹o ≤30 30-40 40-50 >50 1 Ch¸nh v¨n phßng 1 1 §H C¬ khÝ 2 Phã ch¸nh v¨n phßng 1 1 §H C¬ khÝ 3 Chuyªn viªn 1 1 §H C¬ khÝ 4 Chuyªn viªn phô tr¸ch tiÕt kiÖm 1 1 §H Quan hÖ quèc tÕ 5 §¸nh m¸y 1 1 TC Vi tÝnh 6 V¨n th­ 1 1 §H Quèc tÕ häc 7 L¸i xe 1 1 L¸i xe 8 L¸i xe 1 1 L¸i xe 9 L¸i xe 1 1 L¸i xe 10 L¸i xe 1 1 L¸i xe 11 L¸i xe 1 1 L¸i xe 12 L¸i xe 1 1 L¸i xe 13 L¸i xe 1 L¸i xe Tæng sè 13 4 2 5 2 - NhËn xÐt: V¨n phßng C«ng ty ®· ®¶m nhËn ®­îc chøc n¨ng, nhiÖm vô mµ C«ng ty giao cho, kh«ng cã sù chång chÐo víi c¸c phßng ban kh¸c. + VÒ biªn chÕ vµ sù ph©n c«ng c«ng viÖc: Sè l­îng 13 nh©n viªn cña V¨n phßng lµ ch­a thùc sù hîp lý, Ýt nhÊt trong V¨n phßng hiÖn ®ang thõa 3 nh©n viªn ( quÐt dän, phôc vô, ch¹y viÖc). + VÒ tr×nh ®é: Tr×nh ®é c¸n bé nh©n viªn trong phßng kh¸ cao, sè ng­êi cã tr×nh ®é §¹i häc lµ 5 ng­êi, chiÕm 38.46%; trung cÊp 1 ng­êi; cßn l¹i lµ 6 nh©n viªn l¸i xe. Nh×n tæng qu¸t vÒ tû lÖ ®¹i häc lµ ch­a cao nh­ng l¹i lµ hîp lý vµ ®ñ kh¶ n¨ng ®¶m nhiÖm chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Phßng. Bëi v×, chØ cã ch¸nh v¨n phßng, phã ch¸nh v¨m phßng, 2 chuyªn viªn, 1 nh©n viªn ®¸nh m¸y vµ 1 nh©n viªn v¨n th­ lµ nh÷ng c¸n bé nh©n viªn chñ chèt th­êng trùc cña phßng, hä cÇn cã tr×nh ®é ®¹i häc. Cßn l¹i sè l¸i xe ®¶m c«ng viÖc l¸i xe cho toµn C«ng ty, kh«ng cÇn cã tr×nh ®é ®¹i häc. V× vËy, tr×nh ®é cña nh©n viªn trong v¨n phßng C«ng ty nh­ vËy lµ phï hîp. + VÒ tuæi ®êi: §é tuæi < 40 cã 6 ng­êi, chiÕm 46.2%; ®é tuæi 40-50 cã 5 ng­êi, chiÕm 38.46%; ®é tuæi trªn 50 cã 3 ng­êi, chiÕm 23.08%. Nh÷ng c¸n bé chñ chèt cña v¨n phßng C«ng ty ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ tuæi ®êi cao. Hä cã thÕ m¹nh lµ dµy dÆn kinh nghiÖm qu¶n lý nh­ng l¹i cã ®iÓm yÕu lµ tr×nh ®é tin häc vµ ngo¹i ng÷ yÕu. Sè nh©n viªn cßn l¹i, tr×nh ®é vµ tuæi ®êi ®Òu kh¸ phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc cña phßng. - Mèi liªn hÖ c«ng t¸c cña V¨n phßng: + Mèi quan hÖ däc: V¨n phßng C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o trùc tiÕp víi Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c Phã tæng gi¸m ®èc ®­îc uû quyÒn vÒ c¸c c«ng viÖc ®­îc giao hµng ngµy. + Mèi quan hÖ ngang: V¨n phßng lµ cÇu nèi gi÷a Ban gi¸m ®èc vµ c¸c bé phËn, phßng ban, ph©n x­ëng trong C«ng ty. V¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm th«ng b¸o c¸c quyÕt ®Þnh, kÕ ho¹ch cña Ban gi¸m ®èc xuèng c¸c phßng ban còng nh­ thu thËp th«ng tin tõ c¸c phßng ban cho ban l·nh ®¹o C«ng ty . 2.3.2.2.2. Phßng tæ chøc nh©n sù - Chøc n¨ng: Phßng tæ chøc cã chøc n¨ng gióp Tæng gi¸m ®èc C«ng ty ra c¸c quyÕt ®Þnh quy ®Þnh, néi quy, quy chÕ vÒ lao ®éng, tiÒn l­¬ng còng nh­ c¸c chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc ®èi víi ng­êi lao ®éng, tæ chøc nh©n sù vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ nh©n sù theo yªu cÇu cña Tæng gi¸m ®èc C«ng ty . - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: + Nghiªn cøu, dù th¶o vµ ®Ò xuÊt c¸c chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p, ch­¬ng tr×nh, v¨n b¶n vÒ tæ chøc nh©n sù, bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, ®iÒu ®éng, tuyÓn dông, ®µo t¹o ph