Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội

át sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các quy định của chế độ về việc lập và luân chuyển chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Với mỗi phần hành khác nhau, doanh nghiệp sử dụng một bộ chứng từ khác nhau với trình tự và thời gian luân chuyển cụ thể. Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo chế độ, bao gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu tài sản cố định. Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác.. Sau đây là danh mục một số chứng từ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng theo chế độ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 và ban hành theo các văn bản luật khác. THỨ TỰ TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT Bắt buộc Hướng dẫn A. Chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC I. Lao động tiền lương 01 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 02 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL x 03 Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành 05- LĐTL x 04 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐTL x 05 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 11- LĐTL x II. Hàng tồn kho x 06 Phiếu nhập kho 01- VT x 07 Phiếu xuất kho 02- VT x 08 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03- VT x 09 Phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ 04- VT x 10 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sp, hh 05- VT x 11 Bảng phân bổ NVL, CC- DC 07- VT x III. Bán hàng 12 Bảng thanh toán tiền hàng đại lý, ký gửi 01- BH x IV. Tiền tệ 13 Phiếu thu 01- TT x 14 Phiếu chi 02- TT x 15 Giấy đề nghị tạm ứng 03- TT x 16 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04- TT x 17 Giấy đề nghị thanh toán 05- TT x 18 Biên lai thu tiền 06- TT x V. Tài sản cố định 19 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ 20 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06- TSCĐ B. Chứng từ ban hành theo các văn bản luật khác 01 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT- 3LL x 02 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTTT- 3LL x 03 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04HDL- 3LL x 1.4.2.3. Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các tài khoản sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn. Nhưng do điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không sử dụng một số tài khoản khoản như TK 113, TK 121, TK 129, TK 139, TK 151, TK 159, TK 221, TK 228, TK 229, TK 344, TK 611. 1.4.2.4. Tình hình vận dụng chế độ sổ sách kế toán tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện chức năng kế toán của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của qui trình hạch toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Công ty có trang bị máy vi tính nhưng công việc kế toán không hoàn thành trên máy mà đó chỉ là phần trợ giúp, công ty đang từng bước hoàn thành công tác kế toán máy. Hiện nay, Công ty dệt kim Đông Xuân đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ. Cuối tháng tổng hợp số liệu ở sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (tổ chức nhật ký chứng từ theo bên Có và tổ chức phân tích chi tiết theo bên Nợ của các tài khoản đối ứng). Trình tự ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Như vậy, ta có thể thấy Công ty Dệt kim Đông Xuân là một doanh nghiệp có quy mô lớn, có đủ nhân viên kế toán có trình độ nên có thể áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Ưu điểm của hình thức này chính là nó giúp tạo lên một hệ thống sổ có tính kiểm soát chặt chẽ. 1.4.2.5. Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán tại công ty Công ty áp dụng đúng và đầy đủ các loại báo cáo kế toán do Bộ Tài chính quy định. Công ty thực hiện kê khai và nộp báo cáo thế hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Công ty lên các lại báo cáo kế toán theo từng tháng, từng quý, từng năm theo đúng quy mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Hàng tháng Công ty kê khai nộp báo cáo thuế GTGT, báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn GTGT trong tháng. Cuối mỗi quý, ngoài báo cáo thuế GTGT và báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn GTGT Công ty còn kê khai nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính. Cuối niên độ kế toán Công ty kê khai nộp các báo cáo tài chính của năm theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính như Bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng lưu chuyển tiền tệ. Trên đây là những nét tổng quan, sơ lược về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội. Qua đó, giúp chúng ta biết được sơ lược về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, máy tổ chức quản lý của công ty … cũng như về kế toán tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty dệt kim Đông Xuân. Và để hiểu rõ hơn về kế toán tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty, chúng ta sẽ đi nghiên cứu về phần hành kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt kim Đông Xuân.Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.1. Đặc điểm, phân loại và nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu tại công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu có các đặc điểm: Sau mỗi chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban đầu của nó không tồn tài. Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng đi trong quá trình sản xuất và cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy là yếu tố đầu vào của Công ty cũng bao gồm nhiều chủng loại, số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau . Nguyên vật liệu của Công ty được chia thành nhiều loại như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phế liệu … Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông, vải, chỉ … Nguyên vật liệu phụ của Công ty là kim, hóa chất … Doanh nghiệp nhập kho chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài và vật liệu sản xuất mua trong nước. Nguyên vật liệu mua ngoài chủ yếu là vải và một số phụ liệu. Nguyên vật liệu mua trong nước chủ yếu là kim chỉ và một số vật tư phụ tùng khác Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lượng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý. 2.1.2. Phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu. Công ty dựa vào công dụng và tình hình sử dụng của vật liệu để phân thành các loại sau : - Vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, đó là bông, sợi, chỉ… - Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý, đó là thuốc tẩy, thuốc nhuộm, hồ … - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất như cọc sợi, dây săng, dây thừng sợi… - Nhiên liệu: là thứ để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ để tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn - Phế liệu: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài như vải phế phẩm, đầu sợi, chun… Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu kế toán nhập sổ “Danh điểm vật tư” sổ này được lưu trữ trên máy tính. Trong “Danh điểm vật tư” các loại nguyên vật liệu của Công ty được bắt đầu bằng mã số 2. Sau đây là một số “Danh điểm vật tư của Công ty: Tập đoàn dệt may Việt Nam Công ty TNHH một thành viên Dệt kim Đông Xuân + Ma_vt Part_no Ten_vt Dvt Vt_ton_kho Gia_ton Tk_vt 0.00 0083 Máy photocopy Cái 1.00 2.00 1528 0.00 0116C Chun cổ màu xanh Kg 1.00 2.00 1528 0.00 1100175 Sợi Ne 50/1 COVI4 TNam Kg 1.00 1.00 15211 0.00 1200051 Chi may 40/2(chỉ nhập lại) cuộn 1.00 1.00 15211 0.00 1400040 Vải gia công giặt cho Thygesen Kg 1.00 1.00 1552 0.00 14007TN Mẫu vải cotton Cái 1.00 1.00 1521TN 0.00 200053TN Suốt chỉ cái 1.00 1.00 1522TN 0.00 2009M1 Vải cuộn 209 màu loại 1 Kg 1.00 2.00 1552 0.00 21000373 Zoăng phớt xilanh khí nén cái 1.00 1.00 15221 0.00 210015N Quần đùi bó nữ cái 1.00 1.00 1522TN 0.00 22000122 Ruột gà hơi inox phi 300 Y27 m 1.00 1.00 15221 0.00 22000123 Họng trải vải inox phi 114 cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000124 Thùng đựng vải inox cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000125 Hàn,tiện trục phi 45 cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000126 Mài,phớt bóng bạc bơm cái 1.00 1.00 15221 0.00 2201042TN ERIOPON Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201043TN Naoerystal Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201044TN MIT Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201045TN Carona KCN-N Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201110TN Carona KCN - WR2 Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201143TN Carona KCN-WR Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2224Đ1 Vải chun V4 đen loại 1 kg 1.00 2.00 1552 0.00 2225Đ1 Vải chun V5 đen loại 1 kg 1.00 2.00 1552 … … … … … … … 2.1.3. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu 2.1.3.1. Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ. Vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Đối với những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ được người cung cấp ngay tại kho của công ty thì giá ghi trên hoá đơn là giá nhập kho. Còn trong trường hợp phải mua hàng ở xa hoặc ở nước ngoài (đối với một số mặt hàng mà trong nước không sản xuất đủ hoặc chưa sản xuất được như: bông, sợi cao cấp khác...) thì giá nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập kho = Giá hoá đơn của nhà cung cấp + Chi phí liên quan (hao hụt trong định mức, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) Đối với những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho do công ty tự sản xuất được thì: Giá trị nhập kho thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ = Giá trị thực tế của vật liệu xuất kho cho chế biến + Chi phí chế biến Còn đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho sẽ bằng: Giá thực tế phế liệu thu hồi = Giá bán phế liệu ghi trên hoá đơn bán hàng Ví dụ: Trong phiếu nhập kho số 274A ngày 13/03/2008, Công ty nhập kho 24 Kg chỉ Đông San -5000m của Công ty TNHH Đông San với đơn giá là 89580, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bằng 0 nên giá trị nguyên vật liệu nhập kho là: 24 x 89580 = 2 149 925. 2.1.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Phương pháp tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho được công ty áp dụng là phương pháp tính giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Do công ty áp dụng kế toán máy cho nên việc sử dụng phương pháp này là hoàn toàn chính xác. = Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2008, vật tư “Chỉ Đông San -5000m” của công ty có số liệu như sau: Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng 299.062 26.790.031 24.000 2.149.925 270.400 Với số liệu trên ta có: Giá xuất kho của đơn vị vật liệu = = 89,58019 Tổng giá trị hàng xuất kho = 89,58 x 270.400 = 24.222.484 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.2.1. Thủ tục, chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Ở công ty Dệt kim Đông Xuân thủ tục nhập kho, xuất kho được thực hiện như sau: * Thủ tục nhập kho Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu khi về đến kho Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Phòng nghiệp vụ là bộ phận đảm nhận cung ứng vật tư, có trách nhiệm thu mua và xác định mức dự trữ vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu, phòng nghiệp vụ cử cán bộ tiếp liệu liên hệ hoặc đến thẳng nơi cung cấp nguyên vật liệu để thu mua theo đúng yêu cầu về chủng loại, số lượng và chất lượng. Tại kho, thủ kho cùng cán bộ tiếp liệu tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng về số nguyên vật liệu mua về. Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng theo hợp đồng mua hàng thì phòng nghiệp vụ làm thủ tục nhập kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, phòng nghiệp vụ mời VinaControl lập biên bản kiểm nghiệm hàng và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Sau đây là mẫu “Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho Căn cứ nhu cầu SXKD của Công ty, hôm nay ngày 9/12/2008, chúng tôi gồm: 1) Ông (bà): Vũ Huy Khuê Chức vụ: KCS 2) Ông (bà): Chức vụ: 3) Ông (bà): Chức vụ: Để kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư nhập kho TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Theo CT TT kiểm nghiệm Đúng quy cách, PC Không đúng quy cách, PC A B C 1 2 3 4 1 Sợi 46/2 PE Kg 3000 3000 3000 0 2 Sợi 34/2 PE Kg 2016 2016 2016 0 Phần kiến nghị: Qua kiểm tra 2 loại sợi trên đó đảm bảo chất lượng. Đề nghị Công ty cho nhập kho. TGĐ P.Kỹ thuật Ban kiểm nghiệm Bên nhập hàng Đối với phiếu nhập kho thì mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người giao nhận hàng, trong đó: - Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng nghiệp vụ - Một liên lưu tại phòng tài chính kế toán làm chứng từ thanh toán - Một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu định khoản và vào số liệu theo dõi ở phòng tài chính kế toán Sau đây là mẫu phiếu nhập kho của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Ngày 13 tháng 3 năm 2008 Số: 274A Người giao hàng: Đơn vị: CTDS – Công ty TNHH Đông San Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200019 Chỉ Đông San – 5000m 15221 Kg 24.00 89 580 2 149 925 Tổng cộng tiền hàng: 2 149 925 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 2 149 925 Bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm hai mươi lăm đồng chẵn Nhập ngày 13 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Ngày 17 tháng 3 năm 2008 Số: 520 Người giao hàng: Đơn vị: NVANDUNG – Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 28000007 Chun 1cm 15221 Mét 2000.00 500 1 000 000 2 K5 28000028 Chun 4+5cm 15221 Mét 700.00 1 600 1 120 000 3 K5 28000047 Tăm bắn 15221 Mét 200 000.00 6 1 200 000 4 K5 28000010 Chun 2cm 15221 Mét 1 800.00 800 1 440 000 Tổng cộng tiền hàng: 4 760 000 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 476 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 5 236 000 Bằng chữ: Năm triệu, hai trăm ba mươi sáu nghìn đồng chẵn Nhập ngày 17 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu để tiện theo dõi và tiện cho Công ty khi xuất kho. * Thủ tục xuất kho: Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu tại xí nghiệp, bộ phận sẽ làm “Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư” gửi phòng nghiệp vụ, xét thấy yêu cầu hợp lý, phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu, phòng nghiệp vụ lập “Phiếu xuất kho” (có thể là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) cho đơn vị sử dụng. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, trong đó: - Một liên lưu vào chứng từ gốc ở phòng nghiệp vụ - Một liên giao cho người lĩnh vật tư để xuống kho lĩnh vật tư - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó luân chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Ở kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Phiếu xuất kho rồi ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Sau đây là mẫu “Phiếu xuất kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 3 năm 2008 Số: 72270 Người nhận hàng: Đơn vị: M2 – Xí nghiệp May 2 Địa chỉ: 250 Minh Khai Nội dung: Xuất phế liệu Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Nợ TK Có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200022 Chỉ SP 343-5000 m Việt hương 6211M1 15211 Kg 257.31 60 542.8798 15 578 652 2 K5 1200016 Chỉ ALC-1000m 6211M1 15211 m 60 000.00 10.6630 639 780 3 K5 1200019 Chỉ Đông san-5000m 6211M1 15211 Kg 15.04 89 580.1920 1 347 286 Tổng cộng: 17 565 718 Bằng chữ: Mười bảy triệu, năm trăm sáu mươi lăm nghìn, bảy trăm mười tám đồng chẵn Xuất ngày 28 tháng 3 năm 2008 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Hàng tháng, sau khi đã hoàn tất phần cập nhật Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu in thẻ kho và đối chiếu về mặt số lượng đối với từng kho. Bên cạnh đó, trong quá trình cập nhật chứng từ,kế toán nguyên vật liệu kiểm tra lại mã vật tư do thủ kho điền có phù hợp với từng đối tượng sử dụng không. Sau đây là mẫu “Thẻ kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN THẺ KHO Kho: K5 – Kho phụ liệu may Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất Tồn kho Ngày Số Vật tư: 28000007 – Chun 1cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 2000.000 Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 2000.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 2000.000 2000.000 Tồn cuối kỳ Vật tư: 28000010 – Chun 2cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 1.800.000 Xuất trong kỳ 1.800.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 1.800.000 1.800.000 26/03 PX 72068 XN may 1 Xuất nốt mã còn lại của px 72068 ngày 26/01/08 6211 1.800.000 Vật tư: 1200019 – Chỉ Đông San – 5000m, Đvt: Kg, Tk: 15211 Tồn đầu kỳ 478.822 Nhập trong kỳ 69.700 Xuất trong kỳ 162.032 Tồn cuối kỳ 386.490 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 7.708 471.114 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 6.888 464.226 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 12.628 451.598 07/03 PX 92292 Xuất chi 1521 7.544 444.054 27/03 PN 278 Cty TNHH Kim Long Nhập phế liệu 3311 69.700 513.754 28/03 PX 72267 XN may 3 Xuất phế liệu 6211 510.966 … … … … … … … … Tại công ty Dệt kim Đông Xuân, mỗi năm tiến hành kiểm kê theo định kỳ 2 lần vào 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/07. Thành phần kiểm kê bao gồm: P. Nghiệp vụ, P. Tài chính kế toán và thủ kho. Mỗi phòng ban cử ra một người đại diện cùng nhau đứng ra kiểm đếm những vật tư còn tồn thực tế trong kho, sau đó đối chiếu với số liệu tồn trong sổ sách. Ở công ty dệt kim Đông Xuân không xảy ra trường hợp thiếu do mất mát, chỉ xảy ra trường hợp thực tế thiếu so với sổ sách do hao hụt trong định mức cho phép (ví dụ: xăng dầu) và trường hợp thực tế thừa so với sổ sách do khí hậu, thời tiết (ví dụ: Sợi). Như vậy, tại Công ty dệt kim Đông Xuân hạch toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT do bên bán lập (mua nguyên vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Hóa đơn bán hàng (mua vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT) - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Kế hoạch phân bổ chi phí theo dự toán - Các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ … 2.2.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội Giống như hạch toán chi tiết hàng hóa, hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu, cũng đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh được cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho, từng nơi bảo quản. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán có thể dùng một trong ban phương pháp hạch toán chi tiết là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc lựa chọn phương pháp nào để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hoàn toàn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp cả về quy mô nghiệp vụ, phương tiện hạch toán, trình độ quản lý và trình độ cán bộ, nhân viên kế toán. Công ty dệt kim Đông Xuân đã sử dụng phương pháp thẻ song song, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng * Tại kho: Mỗi kho, thủ kho mở thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm (năm tài chính), cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ xuất, nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. * Tại phòng kế toán : Định kỳ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập, kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ kiểm tra lại các chứng từ, định khoản cho từng chứng từ, rồi nhập số liệu vào máy vi tính. Máy sẽ tự động tính giá cho các phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trên cơ cở kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho dự trữ và sản xuất, tìm kiếm thị trường sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật tư cần thiết phải được kiểm nghiệm thì Công ty sẽ lập Ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào: “Biên bản kiểm nghiệm”. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này lập làm 3 liên, có thể lập cho một thứ hoặc nhiều thứ Nguyên vật liệu cùng loại cùng một lần giao nhận và cùng một kho . Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa khi kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty là “Phiếu nhập kho” do bộ phận có vật liệu nhập kho lập.  Hóa đơn(gtgt) Mẫu số 01 Liên 2 (giao khách hàng) BQ/00-B Ngày 6 tháng 12 năm 2008 No : 051763 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đông San Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội Số TK: Điện thoại:………………………………………………… Họ tên người mua hàng: Công ty dệt kim Đông Xuân Đơn vị:…………….. Địa chỉ: 524 Minh Khai – Hà Nội. Hình thức thanh to