Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối công việc - Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh MỤC TIÊU Giúp học viên có thể:  Lập kế hoạch một cách hiệu quả  Truyền đạt được các mục tiêu công việc đến các thành viên nhóm  Hiệu quả trong giám sát thực hiện công việc  Biết cách báo cáo tiến độ công việc và kết quả cho người quản lý  Giải quyết các vấn đề xảy ra trong nhóm và hỗ trợ các thành viên nhóm trong quá trình thực hiện công việc NỘI DUNG ① Lập kế hoạch công việc ② Điều phối thực hiện công việc ③ Quản lý nhóm hiệu quả CHIA NHÓM – GIỚI THIỆU – CHẤM ĐIỂM CHIA NHÓM GIỚI THIỆU • Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm. • Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm. • Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm. 1. LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CÁN BỘ GIÁM SÁT CHUYÊN NGHIỆP HỌ LÀ AI? • Là một trưởng nhóm • Là một người quản lý • Là một người kết nối • Là một giáo viên • Là một chuyên gia huấn luyện • Là một thanh tra • Là một y tá HỌ CẦN NHỮNG KỸ NĂNG GÌ? • Hoạch định công việc • Giao tiếp • Ủy quyền • Động viên nhân viên • Giải quyết vấn đề • Kiểm tra đánh giá KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH LÀ GÌ? LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ? LẬP KẾ HOẠCH LÀ Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • Chủ động với thay đổi và bất định • Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi • Cải thiện hiệu quả các công việc • Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ • Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát • Để quản lý thời gian hiệu quả hơn • Tạo lập cân bằng trong cuộc sống Được Thấy Làm THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG Quá trình sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế) Quá trình Sáng tạo về mặt vật chất (xây) ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ? Lãnh đạo và Quản lý Lãnh đạo và Quản lý NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH • Thiết lập mục tiêu • Xác lập thứ tự ưu tiên • Sử dụng thời gian • Lập kế hoạch triển khai THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU Mục đích là gì? Mục tiêu là gì? MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU • Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích chính là đích đến. • Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải đạt được trên con đường hướng tới đích của bạn. • Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như thế nào?” TẠI SAO PHẢI THIẾT LẬP MỤC TIÊU? MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU Mục Đích Mục Tiêu • Có sức khỏe tốt • Thân hình cân đối, không có bệnh tật gì nghiêm trọng • Tài chính tốt • Thu nhập năm 2014 đạt mức • Được phát triển 10tr/tháng • Tài sản • Năm 2014 được học lớp nguồn • Năm 2014 có một căn nhà riêng MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU CỦA BẠN Mục Đích Của Bạn Mục Tiêu Của Bạn XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU THEO TIÊU CHUẨN SMART Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu Measuable: Đo lường được Attainable: Mục tiêu phải có khả năng đạt được Realistic: Mục tiêu phải thực tế Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian SPECIFIC: CỤ THỂ Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì? • Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có • Nó có ý nghĩa thế nào với bạn • Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận của bạn • Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được hay không? MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC • Mục tiêu của bạn phải đánh giá được bằng định lượng. • Ta phải đánh dấu hoặc đo đếm được kết quả theo một cách nào đó ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC • Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng • Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức • Phù hợp với nguồn lực hiện có • Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng, tài năng của bạn. • Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ • Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh điểm yếu của bạn. • Mục tiêu phải phù hợp với những cơ hội và thách thức mà bạn đang có. • Mục tiêu phải có tính thiết thực. • Bạn phải định nghĩa được thực tế khách quan TIME – BASED: MỤC TIÊU PHẢI CÓ THỜI GIAN • Quá trình thực hiện của bạn phải có khung thời gian. • Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch hoàn thành • Nếu không đặt ra thời hạn thì mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ không phải cam kết • Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ hạn nếu như không đạt được. ỨNG DỤNG SMART Xây dựng tiêu chuẩn SMART vào công việc và bộ phận của bạn XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN LÀ GÌ? GIÁ TRỊ LÀ GÌ? Hành động Thái độ Kỳ vọng Niềm tin Giá trị VÌ SAO PHẢI XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN? 80/20 20% 80% QUẢN TRỊ THỜI GIAN THỜI GIAN BẠN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ? Nhật ký thời gian MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không III IV quan trọng MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN Khẩn cấp Không khẩn cấp I II  Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược  Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội  Các dự án đến hạn  Lập kế hoạch  Công việc tồn đọng  Xây dựng mối quan hệ  Trao quyền Quan trọng  Nghỉ ngơi thực sự III IV  Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ  Thư từ, email  Điện thoại  Họp hành  Tán gẫu  Các vấn đề cấp bách  Hoạt động giải trí Không  Các hoạt động ưu thích  Những việc lãng phí thời gian quan trọng  Thư từ không liên quan KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG Không Khẩn cấp khẩn cấp I II Kết quả: Quan trọng  Căng thẳng.  Kiệt sức mệt mỏi.  Bận rộn công việc.  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.  Quản trị khủng hoảng.  Luôn phải chữa cháy. Không III IV Quan trọng KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp I II Kết quả: Quan trọng  Tầm nhìn, viễn cảnh.  Cân bằng.  Sống có kỉ luật.  Chủ động.  Quan hệ tốt.  Ít khủng hoảng. Không III IV quan trọng KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG Không Khẩn cấp khẩn cấp I II Quan trọng III IV Kết quả:  Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.  Xử lý khủng hoảng. Không  Tìm cách háo danh. quan trọng  Công việc vụn vặt.  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.  Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.  Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ. KHÔNG KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II III IV Kết quả: Vô trách nhiệm. Không Bị đuổi việc. quan trọng Tách rời công việc. Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản. LÀM VÀ ĐƯỢC Được ít Được nhiều Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhiều Làm ít Làm ít Làm ít Được ít Được nhiều THÍ NGHIỆM QUẢN TRỊ THỜI GIAN BÀI TẬP CHO BẠN LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W+H WHAT WHO WHY HOW WHERE WHEN KHÁI NIỆM • Là sử dụng phương pháp đặt câu hỏi để hoạch định công việc • Có được cái nhìn tổng thể khi lập kế hoạch • Phát huy và sử dụng năng lực tư duy của con người. • Ứng dụng được trong mọi hoạt động, mọi cấp độ từ tổ chức – bộ phận – cá nhân WHAT? - CÁI GÌ? • Nội dung công việc đó là gì? • Tôi cần phải làm gì? • Các bước công việc là gì? • Tôi có các nguồn lực gì? • Sự mong đợi là gì? • Tôi cần các kỹ năng gì? • Tôi cần những thông tin gì? WHY? - TẠI SAO? • Tại sao tôi phải làm công việc này? • Nó có ý nghĩa thế nào đối với tôi, bộ phận của tôi và công ty của tôi? • Nó có tầm quan trọng như thế nào đối với tôi, bộ phận của tôi và công ty của tôi? • Nếu tôi không làm thì hậu quả sẽ như thế nào? WHEN? - KHI NÀO? • Công việc này có khẩn cấp và quan trọng không? • Công việc này có phải rất quan trọng nhưng không khẩn cấp? • Công việc này khẩn cấp nhưng không quan trọng? • Công việc này vừa không khẩn cấp vừa không quan trọng? • Tôi cần bao nhiêu thời gian để làm việc này? • Các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên như thế nào? WHO? – AI? • Ai làm việc đó? • Ai là người kiểm tra? • Ai sẽ là người hỗ trợ? • Ai là người chịu trách nhiệm? • Ai là người cần biết các thông tin? WHERE? - Ở ĐÂU? • Công việc đó thực hiện tại đâu? • Giao hàng tại địa điểm nào? • Kiểm tra tại bộ phận nào? • Nguồn cung ứng được lấy từ đâu? HOW? - NHƯ THẾ NÀO? • Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì? • Tiêu chuẩn là gì? • Phương pháp là gì? • Có bao nhiêu bước thực hiện? • Kỹ năng vận hành thiết bị là gì? • Báo cáo, liên lạc trao đổi thông tin như thế nào? THỰC HÀNH 5W+H Các nhóm thực hành xây dựng bản kế hoạch công việc 5W+H NHỮNG MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY TẦM NHÌN SỨ MỆNH MỤC TIÊU CÁC CHIẾN LƯỢC KẾ HOẠCH THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN 1 Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn 2 Nhận diện các vai trò 3 Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò 24 Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần 25 Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định 26 Đánh giá THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN 2. ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU • Tổ chức một cuộc họp • Gặp gỡ riêng từng người TỔ CHỨC CUỘC HỌP • Xác định mục đích cuộc họp • Xác định những nguyên tắc họp • Mời thành phần tham gia • Trình bày nội dung cuộc họp • Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến • Thống nhất mục tiêu • Các thành viên cam kết THÀNH PHẦN THAM GIA • Người giao nhiệm vụ • Người thực hiện • Người hỗ trợ • Những người cần biết GẶP GỠ RIÊNG • Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người • Xác định “Đúng” kết quả • Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình • Giao việc cụ thể • Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải phương pháp • Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa • Cam kết PHẦN BỔ NGUỒN LỰC • Thiết bị • Tài chính • Công nghệ • Thông tin • Con người • Thời gian GIAO VIỆC HIỆU QUẢ KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ • Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao. • Những hình thức giao việc: • Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí • Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể • Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản: • Quyền tự quyết • Khả năng kiểm soát QUY TRÌNH GIAO VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 1. Rà soát lại các công việc. 2. Chọn việc để giao. 3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc. 4. Lựa chọn người thích hợp. 5. Giao việc. 6. Hướng dẫn. 7. Theo dõi thực hiện. 8. Đánh giá kết quả. LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ • Tiết kiệm được thời gian • Giảm được căng thẳng • Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên LỰA CHỌN CÔNG VIỆC • Phân tích thời gian • Phân chia công việc • Cân nhắc những nhân tố quan trọng • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên • Dự kiến thời gian thực hiện • Phân nhóm công việc • Quyết định cuối cùng HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM • Bạn phải xác định rõ công việc cần thực hiện, người được phân công hiểu rõ công việc được giao. • Công việc cần được giao thật cụ thể với từng người để tránh chồng chéo. • Tất cả mọi thành viên của một nhóm cần phải chịu trách nhiệm về kết quả của công việc. LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI • Bạn cần phải chọn người phù hợp • Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọn người thực hiện. • Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của người được chọn. • Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn. BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÁO CÁO • Báo cáo lúc nào? • Báo cáo cho ai? • Báo cáo cái gì? • Nguyên tắc báo cáo? • Hình thức báo cáo? NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN BÁO CÁO • Báo cáo chính xác và nhanh chóng • Hiểu mục đích và vai trò của mình trong việc báo cáo • Báo cáo một cách súc tích, thông tin không thừa, không thiếu • Đối với những thông tin xấu, những than phiền, kết quả xấu, để giảm thiệt hại => Không che dấu – báo cáo ngay! • Báo cáo cho người đã ra chỉ thị • Báo cáo bắt đầu bằng kết quả: Quy trình, giải thích, biện mình ..v..v.. Nếu cần thiết để sau. CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI LIÊN LẠC • Liên lạc với ai? • Liên lạc như thế nào? • Liên lạc khi nào? • Cần chú ý gì khi liên lạc NGUYÊN TẮC KHI LIÊN LẠC • Đối với những liên lạc hoặc lời nhắn khẩn thì phải truyền đạt lại ngay lập tức: “Có liên lạc gấp về vấn đề” • Ý thức về sự khác nhau giữa “truyền tin” và “liên lạc”: Người nhận có hiểu thông tin một các chính xác không là điều quan trọng nhất, không phải là vấn đề bạn dự định nói gì. • Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót: Tất cả các thông tin và người cần được liên lạc đã được chuyển tải đầy đủ CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÀN BẠC • Khi nào cần thảo luận? • Thảo luận với ai? • Cách thức thảo luận như thế nào? NGUYÊN TẮC TRAO ĐỔI VÀ BÀN BẠC • Làm rõ vấn đề cần bàn bạc • Nghĩ đến hoàn cảnh của người khác khi bàn bạc • Khi trong hoàn cảnh khó khăn, hãy nhớ bàn bạc sớm • Không xấu hổ • Suy nghĩ trước phương hướng giải quyết theo cách riêng của mình • Đối với lỗi của bản thân và những việc xấu, cũng không che dấu mà hãy đem ra bàn bạc THỰC HÀNH 3. QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG A B C TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ VẤN ĐỀ LÀ GÌ? • Vấn đề là những phiền toái mà chúng ta thường gặp trong công việc và cuộc sống. • Vấn đề là những trở ngại trên con đường chúng ta đi. • Vấn đề là những “sai lệch” với những gì chúng ta mong đợi. • Vấn đề là những rắc rối, khó khăn, nguy hiểm hay khủng hoảng VẤN ĐỀ LÀ Nguyên nhân vấn đề Tiêu chuẩn hiệu suất hoạt động Vấn đề Sự lệch lạc vấn đề Hiệu suất hoạt động thực tế Thời gian VẤN ĐỀ XUẤT PHÁT TỪ ĐÂU? • Từ chính bạn? • Từ người được phân công? • Từ bản hướng dẫn công việc? • Từ quy trình làm việc? GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ? Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiện giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Tìm nguyên nhân Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp Bước 4: Lựa chọn giải pháp Bước 5: Thực hiện và đánh giá PHẢN HỒI VỀ CÔNG VIỆC PHẢI TÍCH CỰC • Tổ chức các cuộc họp trong bầu không khí tích cực • Các bên cần xem cuộc họp này như với các đối tác bình đẳng với không khí thảo luận cởi mở • Không nên dùng các cuộc họp này để thể hiện quyền lực • Mọi lời phê bình phải mang tính xây dựng ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG • Người được phân công có gặp khó khăn gì không? • Nguồn lực có được phân bổ thích hợp hay không? • Có cần phải kiểm điểm nếu người thực hiện làm không tốt không? • Tránh đổ lỗi cho nhân viên XỬ LÝ NHÂN VIÊN CÓ VẤN ĐỀ • Tìm hiểu bản chất của vấn đề • Tìm hiểu rõ động cơ làm việc của nhân viên • Sắp xếp lại công việc phù hợp • Bố trí đội nhóm theo quy luật bù trừ • Chuyển công tác • Sa thải XÂY DỰNG MỘT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TUYỆT VỜI 2 MÔ HÌNH 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ BẠN CÓ BIẾT MÌNH ĐƯỢC MONG ĐỢI GÌ TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG? TÔI CÓ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ MÀ TÔI CẦN ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC CỦA MÌNH KHÔNG? TRONG CÔNG VIỆC, MỌI NGÀY TÔI CÓ CƠ HỘI LÀM NHỮNG GÌ TÔI GIỎI NHẤT KHÔNG? TRONG 7 NGÀY GẦN ĐÂY NHẤT, TÔI CÓ NHẬN ĐƯỢC SỰ CÔNG NHẬN HAY KHEN NGỢI VÌ LÀM GIỎI CÔNG VIỆC KHÔNG? NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ QUAN TÂM ĐẾN TÔI NHƯ MỘT CON NGƯỜI KHÔNG? NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ KHUYẾN KHÍCH SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TÔI KHÔNG? TRONG LÀM VIỆC, Ý KIẾN CỦA TÔI CÓ ĐƯỢC COI TRỌNG KHÔNG? SỨ MỆNH/MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TY TÔI CÓ LÀM TÔI CẢM THẤY CÔNG VIỆC CỦA MÌNH LÀ QUAN TRỌNG KHÔNG? CÁC ĐỒNG NGHIỆP CỦA TÔI CÓ QUYẾT LÀM VIỆC THẬT CHẤT LƯỢNG KHÔNG? TÔI CÓ BẠN THÂN NHẤT TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG? TRONG 6 THÁNG VỪA RỒI, CÓ NHÂN VẬT CÓ TRÁCH NHIỆM NÀO NÓI VỚI TÔI VỀ SỰ TIẾN BỘ CỦA TÔI KHÔNG? TRONG NĂM QUA, TRONG CÔNG VIỆC, TÔI CÓ CƠ HỘI ĐƯỢC HỌC HỎI VÀ PHÁT TRIỂN KHÔNG? TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ • Thấu hiểu sự mong đợi. • Nguyên liệu và trang thiết bị. • Cơ hội được thể hiện. • Ghi nhận và khen thưởng. • Quan tâm đến cá nhân người lao động. • Khuyến khích tiến bộ. TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ • Quan điểm của tôi được tôn trọng. • Mối liên hệ với nhiệm vụ của công ty. • Đồng nghiệp tận tâm với chất lượng công việc. • Bạn bè ở nơi làm việc. • Ghi nhận sự tiến bộ của nhân viên. • Cơ hội học tập và phát triển. CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC!