Báo cáo Kế toán NVL- CCDC tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm

cần lập năm tới cho H tồn kho i = TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kế toán sử dụng TK 159 để phán ánh các khoản dự phòng giảm giá Hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho DN Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được hoàn nhập làm giảm giá vốn Hàng bán Bên có: Giá trị Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán Số dư bên có Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn Phương pháp kế toán Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của Hàng tồn kho nhỏ Hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn, số dự phòng giảm giá hàng tồn được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn lớn hơn giá trị thuần có thê thực hiện được của chúng Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lơn hơn được lập thêm Nợ Tk 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn) Có TK: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn thành Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn không bị giảm giá đã sử dụng vào SX KD hoặc đã bán ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập cho các loại hàng tồn kho này, kế toán ghi sổ: Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NVL- CCDC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM Đặc điểm chung của công ty Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ 22/9/1977 lúc đó tên tên gọi là: Xí nghiệp sửa chữa máy khâu với nhiệm vụ sửa chữa và chế tạo phụ tùng máy khâu phục vụ cho nghành may. Xí nghiệp là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự lãnh đạo của Bộ công nghiệp và liên hiệp các Xí nghiệp may. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của Công Hoà Liên Bang Đức đã ba lần viện trợ từ năm 1979 đến năm 1986, Xí nghiệp đã trang bị đươợc nhiều máy móc, thiết bị đồng thời bộ máy quản lý của Xí nghiệp cũng được thay đổi để phù hợp với từng thời kỳ Ngày 6/1/1979 Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp cơ khí may Gia Lâm Ngày 24/1/1994 Xí nghiệp cơ khí may Gia Lâm đổi tên thành Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm. Nhiệm vụ của công ty là SX KD các thiết bị, phụ tùng máy may. Tổng số vốn Kinh doang trong thời kỳ đầu chỉ có vài trăm ngàn, đến nay công ty đã có số vốn KD khoảng trên 14,2 tỷ đồng . Tổng số cán bộ công nhân viên cũng tăng giảm theo từng thời kỳ. Có thời điểm cao nhất là năm 1990 công ty có trên 350 Cán bộ công nhân viên. Đến nay công ty đã SX lại và ổn định tổ chức, tinh giảm biên chế để phù hợp với cơ chế mới, công ty chỉ còn 187 cán bộ công nhân viên. Đời sống và thu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty liên tục được tăng lên. Thu nhập bình quân mỗi cán bộ công nhân viên là trên 1.100.000 đồng/ tháng. Với những thành tích đạt được như trên, Công ty vinh dự được Nhà Nước tặng thưởng Huân Chương Lao Động Hạng Ba và Huân Chương Lao Động Hạng Nhì Ngày 28/1/2003 Bộ Công Nghiệp quết định chuyển Công Ty Cơ Khí May Gia Lâm thành Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm, theo Quyết định số 1200/2003 QĐ- BCN Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm là Sở hữu của các cổ đông được thành lập trên cơ sở Cổ phần hoá Doanh Nghiệp Nhà Nước. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại Ngân Hàng, có vốn điều lệ do các cổ đông góp vốn Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Cơ khí May Gia Lâm Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Swing Mechanical Joint Stock Company Tên giao dịch viết tắt: GL SMJS.C Trụ sở công ty: Số 104 Vũ Xuân Thiều- Sài Đồng- Gia Lâm- Hà Nội 1.2 Đặc điểm hoạt động SX KD của Công ty: - Chức năng: Công ty chuyên SX KD và Xuất - Nhập khẩu các loại nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng nghành dệt may da giầy Nhiệm vụ: Công ty chuyên nhận cung cấp những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng nên công ty tổ chức KD theo mô hình gọn nhẹ, đơn giản, nhưng hiệu quả theo quy trình công nghệ sau Nhiệt luyện, mạ, đánh bóng Tạo phôi NVL Bán TP mua ngoài Sơn KCS, đóng gói Gia công tinh lắp ráp Gia công chính xác Phân xưởng SX 1: Ở đây quản lý và sử dụng, phần lớn máy móc thiết bị gia công cơ khí chính xác như: Máy tiện, máy phay, máy bào, máy mài, máy soa, máy khoan, lò nhiệt luyện, bể mạ. Nhiệm vụ của Phân xưởng là làm các chi tiết, các cụng chi tiết, đòi hỏi yêu cầu kĩ thuật cao, độ chính xác cao phục vụ cho nguyên công lắp ráp hoàn thiện sản phẩm. Phân xưởng SX 2: Quản lý một số máy móc, thiết bị cần thiết cho việc lắp ráp. Tuỳ theo nhiệm vụ, từng phân xưởng được chia thành các tổ sản xuất phù hợp với từng công đoạn, từng loại máy móc, thiết bị theo quy trình công nghệ cụ thể sau: Phân xưởng 1 bao gồm: Hai tổ tiện Một tổ phay, bào Một tổ mai Hai tổ nguội Một tổ cơ điện- nhiệt luyện và mạ Phân xưởng 2 bao gồm: Một tổ nguội lắp ráp Một tổ nguội tinh Một tổ lắp đặt và bảo hành sản phẩm Một tổ tiện- mộc- đóng gói Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trong quá trình xây dựng và phát triển Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâmđã nhiều lần thay đổi cơ cấu tổ chức và quản lý. Cho đến nay thì cơ cấu tổ chức của Công ty đã có sự ổn định. Căn cứ vào chức năng quản lý hành chính, đặc điểm quy trình công nghệ máy móc, thiết bị. tính chất công việc và trình độ lao động mà bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu quản lý trực tuyến. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau: PX SX Hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT Phó chủ tịch HĐQT 3 UV trong HĐQT Giám đốc Phó GĐ P. Tài vụ P. TC HC Ban Bảo Vệ P. KD P.KT và KTCLSP - HĐQT: Hội đồng quản trị có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến định mức, qutền lợi của công ty - Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên do Đại hội đòng cổ đông bầu ra có nhiệm kỳ như nhiệm kỳ của HĐQT. - Chủ tịch HĐQT: Chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệm theo giõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. - Giám đốc công ty: Là người điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm Hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Toàn bộ các công tác kế toán của công ty được tập trung tai phòng kế toán. Bộ máy kế toán thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập Báo cáo kế toán. Hiện nay Phòng Tài Vụ của công ty gồm 5 người, trong đó trình độ Đại Học có 4 người, Cao Đẳng 1 người. Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ phụ trách một mảng chuyên môn nhất định, cụ thể: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về mọi mặt hoạt đông kinh tế của công ty, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán của đơn vị. Kế toán TSCĐ: Phụ trách theo giõi tình hình về TSCĐ của công ty Kế toán NVL- CCDC: Có nhiệm vụ theo giõi tình hình Nhập- xuất- tồn kho của NVL- CCDC. Kế toán tiền lương: Tính và chia lương, chia thưởng, chia các khoản thu nhập tính trả BHXH, các khoản phụ cấp khác cho NLĐ. Kế toán tổng hợp: Là người ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và tập hợp chi phí tình giá thành, xác định kết quả KD lãi, lỗ, của quá trình KD. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng KT.TSCĐ KT.NVL-CCDC KT.Lương KT.Tổng hợp NV.Hạch toán kinh tế Ghi chú: - Quan hệ chỉ đạo - Quan hệ đối chiếu, luân chuyển số liệu 1.5 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Xuất phát từ quy mô sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý của độ ngũ cán bộ kế toán công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký chứng từ” SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CT. Gốc Bảng kê B. Phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính B.Tống hợp chi tiết Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Quan hệ đối chiếu Các chính sách kế toán của công ty Chế độ kế toán được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 Kỳ kế toán: 1 năm (năm dương lịch) Công ty hạch toán kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng . Hiện nay công ty áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thực trạng kế toán nghiệp vụ NVL- CCDC tại công ty 2.1 Đặc điểm kế toán nghiệp vụ NVL- CCDC tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm. NVL- CCDC là đối tượng lao động, là nhân tố không thể thiếu được trong quá trình SX, việc cung cấp NVL có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện kế hoạch SX. Muốn SP của mình có thể đứng vững trên thị trường thì SP làm ra phải có uy tín, chất lượng cao, giá cả phù hợp. Để đạt được yêu cầu đó thì một trong những khâu vô cùng quan trọng đó là nguồn NVL và chất lượng NVL. Do đó công ty nhập NVL luôn phải tìm nguồn cung cấp đáng tin cậy với chất lượng cao, giá cả phải chăng. 2.1.1 Phân loại NVL Căn cứ vào công dụng của NVL trong quá trình SX, NVl được chia thành các loại sau: - NVL Chính: Chiếm tỉ trọng lớn, chủ yếu trong tổng giá trị thành phẩm NVL chính trong công ty bao gồm sắt, thép, gang các loại........ - NVL phụ: Là những NVL trợ giúp cho quá trình SX, tuy chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng giá trị Sản phẩm nhưng lại không thể thiếu được trong quá trình SX, NVL Phụ tại công ty bao gồm: Bulông, ốc vít........ - Nhiên liệu: Tại công ty nhiên liệu phục vụ cho quá trình SX KD bao gồm: Xăng, dầu. 2.1.2 Đánh giá NVL Ở công ty Cổ phần cơ khí may Gia Lâm, NVL được đánh giá theo giá thực tế - Đối với NVL nhập kho: Công ty sử dụng giá thực tế để xác định giá trị NVL nhập kho. Giá thực tế NVL Nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT cộng chi phí liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản.....) Giảm giá Chi phí thu mua vận chuyển - Đối với NVL Xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá hạch toán. Theo phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạc toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế - Thuế nhập khẩu nêu có + + = Giá mua theo hóa đơn Giá vốn thực tế nhập kho Trong đó giá mua theo hóa đơn là giá không có Thuế GTGT Giá vốn thực tế VL xuất kho: Công ty áp dụng theo giá bình quân sau mỗi lần nhập (Thực hiện trong chương trình kế toán trên MVT ngay sau khi viaats phiếu nhập) theo công thức: Trị giá thực tế nhập kho Trị giá thực tế tồn kho trước nhập + = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập của từng loại VL Số lượng nhập kho + Số lượng tồn kho trước khi nhập Ngày 10/03/2008 mua thép lá CT3, S= 1.5 của công ty Thương maị Thái Sơn 10.000 Kg, trị giá 62.300.000 đ. Hàng đã về nhập kho số lượng tồn kho trước khi nhập là 2.000đ, trị giá là 12.400.000đ . ĐGBQ sau mỗi lần nhập của thép lá CT3 S=1.5 12.400.000 + 62.300.000 = 6.225 đ = 2.000 + 1.000 Phương pháp này có ưu điểm là : Khi xuất kho đã biết hết giá của NVL- CCDC. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh và giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường. 2.2 Hạch toán chi tiết NVL- CCDC tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Hạch toán chi tiết NVL- CCDC là 1 bộ phận quan trọng trong tổ chức hạch toán NVL- CCDC. Do đặc điểm SX của công ty là SX nhỏ sửa chữa, chủng loại vật tư phức tạp và tổ chức kế toán tập trung nên công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết là PP the song song. Việc ghi sổ được thực hiện ở 2 nơi là kho và P. Kế toán. CĂn cứ để ghi sổ là các phiếu N- X kho, hóa đơn kiêm phiếu Xuất Kho và các chứng từ khác. a. Thủ tục nhập kho VL Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế định mức vật tư kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng (thuộc P. KD) lập giấy mua hàng trình Giám Đốc duyệt theo mẫu bảng 2.2( trích theo tháng 1 năm 2008). Sau khi được duyệt P. KD cử cán bộ mua hàng đi khảo sat, kí kết mua bán hoặc lập báo giá rồi làm thủ tục Xin mua vật tư. Nếu mua với số lượng nhiều, P. KD làm hợp đồng mua bán vật tư theo phương thức “ Mua tại cửa kho” , người bán sẽ chở vật tư đến cửa kho của công ty giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa 2 bên: nếu mua với số lượng ít, cán bộ mua vật tư làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật tư, sau khi đã được kiểm nhận và hàng nhập vào kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định của chế đọ kế toán và chế độ của công ty cụ thể như sơ đồ 2.6 Sơ đồ 2.6 Trình tự nhập kho NVL- CCDC Tại kho: thủ kho kiểm nhận số thực nhập và cán bộ kĩ thuật kiểm nghiệm chất lượng NVL- CCDC P.KD căn cứ vào biên bản kiểm nhận VT để viết phiếu nhập kho PNK Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và chuyển cho KT VTư ghi sổ PNK Liên 1:Lưu ở P.KD P.NK liên 3: Dùng để thanh toán Báng 2.2 Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Số: 05/ KD Đơn vị đề nghị: P. KD 1. Lý do để mua vật tư STT Tên, loại SP, HH Số lượng Số hợp đồng, đơn đặt hàng 1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo (1.5 x 0.8 x 0.6) 1.000 Cái HĐ số 01/KD ngày 15 tháng 1 năm 2008 2. Vật tư cần mua STT Tên, loại VT ĐVT SL cần dùng Số tồn kho SL cần mua 1 Thép gốc 25*25 Kg 60.000 5.000 55.000 2 Thép lá CT3 S=1,5 Kg 42.000 4.000 38.000 3 Thép lá CT3 S= 2 Kg 51.000 7.000 44.000 4 Que hàn điện ø 2.5 Kg 500 50 450 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 2.000 200 1.800 6 Gass (49Kg/Bình) Bình 100 10 90 7 Vòng bi 6001 Vòng 20.000 2.000 18.000 8 Tay nắm tủ Chiếc 5.000 200 4.800 9 Khóa cửa tử Chiếc 5.000 100 4.900 Ngày 05 tháng 01 năm 2008 Giám đốc duyệt Trưởng P.KD (Kí) (Kí) Bảng 2.3 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY XIN MUA VẬT TƯ SỐ:10/ KD- MVT Đơn vị đề nghị: P.KD CĂn cứ vào nhu cầu vật tư dùng cho SX và giấy đề nghị mua vất tư Số 05/ KD ngày 05/01/2008 đã được Giám Đốc duyệt Căn cứ vào giá cả thị trường mà P. KD đã khảo sát P.KD đề nghị Giám Đốc cho mua vật tư sau đây: STT Tên VT ĐVT SL ĐG Số tiền Thuế VAT Địa chỉ người bán 1 Thép góc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000 4.550.000 CTTM Thái Sơn,Đức Giang 2 Thép lá CT3 S=1.5 Kg 5.000 6.200 31.000.000 3.100.000 3 Thép Lá CT3 S= 2 Kg 6.000 6.000 36.000.000 3.600.000 4 Que hàn điện ø 2.5 Kg 180 8.000 1.440.000 144.000 CT XNK Số 6 HBT-HN 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 500 52.000 26.000.000 2.600.000 CTTNHH Đức Việt 6 Gass (49kg/bình) Bình 10 280.000 2.800.000 280.000 CTHH SellGAs 7 Vòng bi 6001 Vòng 5.000 3.500 17.500.000 1.750.000 CTXNK Số 6 HBT-HN 8 Tay nắm tủ Chiếc 700 2.000 1.400.000 140.000 CTXNK Số 6 HBT-HN 9 Khóa cửa tủ Chiếc 700 5.000 3.500.000 350.000 CTXNK Số 6 HBT-HN Bảng 2.4 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 11 tháng 3 năm 2008 Số: 12/KD Kính gửi: Giỏm đốc công ty Tờn tụi là: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: Phũng KD Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 20.000.000 (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Mua vòng bi 6001 và que hàn điện 2,5 theo giấy xin mua vật tư số 10/ KD ngày 10/ 3/ 2008 Thời hạn thanh toán : Sau khi vật tư được nhập kho tại công ty Giám Đôc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi được Giám đốc duyệt cán bộ mua hàng chuyển sang P. Kế toán viết phiếu chi để mua hàng Bảng Số: 2.5 công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm ngày 11 tháng 3 năm 2008 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: P. KD Lý do chi: Tạm ứng mua vòng bi 6001 và Que hàn 2,5 Số tiền: 20.000.000 (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi hàng về công ty : Bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng,QCPC vật tư, làm biên bản xong chuyển các chứng rừ liên quan kèm theo Hợp đồng, hoá đơn, giấy biên nhận......đến phòng KD để viết P. NK Bảng 2.6 Hoá Đơn GTGT N: 0019987 Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Thái Sơn Địa chỉ: Số 97- Đức Giang- Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Ngọc Tên đơn vị: Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Địa chỉ: Số 104- Vũ Xuân Thiều- Sài Đồng- Gia Lâm-Hà Nội Số rài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MS: 0100385089001 STT Tªn HH, DVô §VT Sè L­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 ThÐp gãc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000 2 ThÐp L¸ CT3, S=1.5 Kg 5.000 6.200 31.000.000 3 ThÐp L¸ TC3, S=2 Kg 6.000 6.000 36.000.000 4 Chi phÝ vËn chuyÓn ®/Kg 18000 30 540.000 Céng tiÒn hµng: 113.040.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn ThuÕ GTGT:11.304.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 124.344.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m hai m­¬i bèn triªu, ba tr¨m bèn m­¬i bèn ngµn ®ång ch½n Ng ười mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.7 Công ty cổ phần công nghiệp may Gia Lâm Biên bản kiểm nghịêm Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Số :03/VT Căn cứ vào hoá đơn số 0019987 ngày 12/3 /2008 của công ty Thương Mại Thái Sơn Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Bùi Ngọc Quang- P.Kĩ Thuật- Trưởng ban Bà: Nguyễn Kim Hằng- P.Kỹ thuật- Uỷ viên Bà: Đỗ Thu Thảo- Thủ kho- Uỷ viên Đ• kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tªn nh·n hiÖu, QCPC VT­,SP,HH M· sè Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §VT SL theo chøng tõ KÕt qu¶ Ghi chó SL ®óng QCPC SL sai QCPC A B C D E 1 2 3 F 1 ThÐp gãc 022025 §o, ®Õm Kg 7000 7000 0 2 ThÐp l¸ CT3, S= 1.5 021015 ®o,®Õm Kg 5000 5000 0 3 ThÐp l¸ CT3,S=2 021021 ®o ®Õm Kg 6000 6000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật rư đảm bảo đúng QCPC và số lượng theo hoá dơn Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng số 2.8 Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Số:18/02 Nợ Tk: 152 Có Tk:112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Đăng Ngọc (P. KD) Theo chứng từ số: HĐ 0019987 ngày 12/ 3/ 2008 của Công ty Thương Mại Thái Sơn Nhập tại kho: 02- Chị Phương STT Tªn QC VT­, HH M· VT­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc tÕ 1 ThÐp goc 25x25 022025 Kg 7000 7000 6530 45710000 2 ThÐp l¸ CT3 S=1.5 021015 kg 5000 5000 6230 31150000 3 ThÐp l¸ CT 3, S=2 011020 kg 6000 6000 6030 36180000 Céng 113040000 (Bằng chữ: Một trăm mười ba triệu không trăm bốn mươi ngàn đỗng chẵn) TP.KD Người giao Thủ kho KT.Trưởng Giám Đốc (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) a) Thủ tục xuất kho NVL- CCDC NVL- CCDC sau khi mua về được sử dụng cho mục đích SXKD trong công ty. Khi có nhu cầu cần dùng đến NVL- CCDC thì căn cứ vào kế hoạc SX, lệnh SX, bộ phận SX (bộ phận sử dụng VTư) làm thủ tục xin lĩnh VTư theo mẫu sổ (bảng 2.9) rồi chuyển Trưởng phòng KD duyệt, bộ phận viất phiếu xuất kho VTư ( bảng số 2.10) cho SX theo định mức VTư được duyệt .Trình tự cụ thể như sau: PX viÕt phiÕu lÜnh VT­ P.KD c¨n cø vµo nhu cÇu SX, sæ xin lÜnh VT­ ®Ó viÕt P.XK PXK liªn 3: Bé phËn sö dông NVL- CCDC gi÷ PXK liªn 2: Thñ kho dïng ®Ó ghi vµo thÎ kho vµ chuyÓn cho KT ghi sæ PXK liªn 1:L­u ë P.KD Tại kho khi nhận được P. XK, Thủ kho xuât NVL- CCDC căn cứ vào số thực tế xuất để ghi vào cột “ thực xuất” trên P. XK . Thủ kho và người nhận hàng phải kí vào P.XK , xác nhận số NVL- CCDC thực tế xuất kho Bảng 2.9 Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Sổ xin lĩnh vật tư Đơn vị lĩnh: PX 1 Ngµy , th¸ng ND c«ng viÖc Tªn VT­ xin lÜnh SL P.KD duyÖt 13/3/2008 Lµm 150 tñ hå s¬ 5 ng¨n kÐo (Bé néi vô) ThÐp l¸ TC3, S=1.5 6300kg ThÐp l¸ TC3, S=2 7650kg Que hµn 2.5 200kg ThÐp gãc 25x25 9000kg Sổ này được để tập trung tại P. KD, khi có nhu cầu lĩnh VTư , các bộ phận sử dụng ghi vào sổ trình Trưởng phòng KD duyệt rồi chuyển cho bộ phận viết phiếu Bảng Số 2.10 Công ty cổ phần cơ khí may gia lâm phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 3 năm 2008 Số: 030/02 Nợ Tk: 621 Có Tk:152 Họ tên người nhận: Lê Xuân Tuyến Thuộc đơn vị: PX 1 Lý do xuất: SX 150 tủ hồ sơ 5 ngăn kéo Xuất tại kho: 02- Chị Phương STT Tªn quy c¸ch, VT­, HH M· VT­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo yªu cÇu Thùc xuÊt 1 ThÐp l¸ CT3, S=1.5 021015 Kg 6300 6300 6230 39249000 2 ThÐp l¸ CT3,S=2 011020 Kg 7650 7650 6030 461295000 3 ThÐp gãc 25x25 022025 Kg 9000 9000 6530 58770000 Céng 144148500 Xuất ngày 14 tháng 1 năm 2008 Phụ trách bộ phận sử dụng P.KD Người nhận Thủ kho ( Ký) ( Ký) ( Ký) ( Ký) Phương pháp ghi sổ Với phương pháp ghi thẻ song song , việc ghi chép chi tiết nhập, xuất , tồn kho các loại NVL- CCDC ở công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm được tổ chức ở cảc kho và P.Kế toán như sau: -Tại kho: Việc ghi chép tinh hình N- X- T kho NVL- CCDC do thr kho tiến hành trên thẻ kho, (bảng số 2.11) và chỉ ghi về mặt số lượng. Mỗi loại NVL- CCDC được ghi chép, theo dõi trên 1 thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại NVL- CCDC tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng thẻ để kho ghi chép, kiểm tra, đối chiếu, quản lý Khi nhận được các chứng từ Kế toán về N- X NVL- CCDC , thủ kho tiến hành kiểm tra các chứng từ hợp lệ, rồi ghi số lượng thực tế N- X kho vào cột số lượng trên các phiếu nhập, phiếu xuất. Sau đó thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất NVL- CCDC vào thẻ kho.Cuối ngày phải cộng số tồn kho trên các thẻ kho. Định kỳ , phân loaị chứng từ N- X , lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm chứng từ gốc giao cho Kế toán VTư, khi giao CTừ thủ kho cùng kế toán ký giao nhận CTừ vào sổ giao nhận CTừ di thủ kho giữ Bảng số 2.11 công ty cổ phần cơ khí may gia lâm thẻ kho Ngày lập thẻ:1/1/2008 Kho số :02 Tên nhãn hiệu, quy cách VTư: Thép CT 3 S= 1,5 Mã VTư: 021015 Chøng tõ DiÔn gi¶i §VT Ngµy N- X N X T X¸c nhËn cña kÕ to¸n N X Tån kho1/3/2008 Kg 4000 18/2 A. Ngäc nhËp Kg 12/3/2008 5000 9000 30/2 XuÊt cho A. TuyÕn PX1 Kg 6300 2700 ......... ...... ........ ........ ......... ........ ....... ...... ..... C«ng Ps Kg 17500 18900 Tån 31/3/2008 Kg 2600 Cuối tháng thủ kho cộng, tính toán số tồn kho của từng thứ VL, SP, HH đối chiếu với P.KD và kế toán VTư ,CCDC hay HH, SP khác Bảng số 2.12 Công ty cổ phần cơ khí may gia lâm Phiếu giao nhận chứng từ N- X VTư , SP, HH Kho số 02- Chị phương Sè hiÖu CTõ Sè danh ®iÓm VT §VT Sè l­îng VT­ Thµnh tiÒn Ký nhËn Sè Ngµy SL NhËp SL XuÊt 18/02 12/3/2008 021015 021020 Kg Kg 5000 6000 31150000 36180000 30/02 14/3/2008 021015 021020 Kg Kg 6300 7650 39249000 46129500 - Tại P. Kế toán: Định kỳ 3- 5 ngày KToán VTư xuống kho tập hợp chứng từ nhập, xuất VTư, SP, HH phân loại và tiến hành kiểm tra lại tính hợp lý , hợp pháp của CTừ ,đối chiếu với các CTừ có kiên quan sau đó căn cứ vào CTừ nhập số liệu vào máy vi tính theo trình tự thời gian 1 cách thường xuyên, liên tục Để kế toán chi tiết NVL- CCDC và quản lý được từng loại, từng thứ NVL công ty sử dụng các sổ kế toán như sau?( được thiết kế trong chương trình kế toán trên máy vi tính) + Sổ danh điểm VTư, SP, HH (Bảng số 2.1) + Sổ kế toán chi tiết VTư, SP, HH (Bảng số 2.13) +Bảng tổng hợp N- X VTư, SP, HH ( Bảng số 2.14) Sau khi chuyển Ktoán tổng hợp, chương trình kế toán tự động tính toán, tổng hợp tất cả các số liệu trên các sổ kế tóan chi tiết Vl Bảng 2.13 công ty cơ khí may gia lâm sổ chi tiết vật tư , sản phẩm, hàng hoá Tháng 3 năm 2008 Tên VTư: Thép Lá CT3, S= 1.5 M ã VTư: 021015 Kho số; 02 Người quản lý: Trần Thị Phương TK: 1521 Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp XuÊt Tån Sè Ngµy SL TT SL TT SL TT 1/3 tån ®Çu th¸ng 4000 24920000 18/02 12/3 A.Ngäc nhËp 5000 31150000 9000 56070000 30/02 14/3 XuÊt cho A.TuyÕn 6300 39249000 2700 16821000 .... .... .... .... .... .... .... .... ......... Céng PS 17500 109025000 18900 117747000 31/3 Tån cuèi th¸ng 2600 16198000 3.Kế toán tổng hợp nvl- ccdc tại công ty cổ phần cơ khí may gia lâm 3,1 Tài khoản kế toán sử dụng Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Mọi biến động của NVL- CCDC được phản ánh trên hai TK là TK 152 “NVL” và TK 153 “CCDC”trong đó TK 152 được chia thành các Tk chi tiết TK 1521: NVL chính TK 1522: NVL Phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 153 được chi tiết có 1 TK cấp 2 là TK 1531: CCDC và 1 số TK liên quan khác : TK331, TK111, TK112......... Đối với các nghiệp vụ nhập PS tăng được phản ánh vào bên Nợ, còn các nghiệp vụ PS giảm được ghi vào bên có của các TK 152, TK 153. Cuối tháng kế toán xác định số tồn kho cuối kỳ trên cơ sở tồn đầu kỳ và các biến động N- X trong kỳ Định kỳ 1 tháng Kế toán kiểm tra lại thẻ kho và các chứng từ , định khoản và vào nhật ký chứng từ 3.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 3.2.1 Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho NVL- CCDC Do công ty thực hiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL- CCDC nói riê