Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu

tới việc phát triển một HTTT Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào trong hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có rất nhiều vấn đề về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quá trình quản lý là nguyên nhân thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Tuy nhiên các nguyên nhân chính có thể được tóm lược như sau : Những vấn đề về quản lý: Quản lý là việc rất cần thiết đối với mọi đơn vị, tổ chức bởi vì nó là nền tảng quyết định sự thành công của tổ chức, đơn vị đó. Những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống liên quan đến quản lý có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống. Chính vì vậy nó trở thành một trong các nguyên nhân để phát triển một hệ thống thông tin. Những yêu cầu mới của nhà quản lý : Bất kỳ một hệ thống nào cũng hoạt động trong một môi trường mở, nghĩa là luôn luôn có sự thay đổi. Những sự thay đổi của môi trường bên ngoài có tác động tới hệ thống, làm hệ thống thay đổi và do đó nảy sinh những yêu cầu mới đối với việc quản lý. Những thay đổi như những luật mới do chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp đều có thể thúc đẩy việc phát triển một hệ thống thông tin mới. Sự thay đổi công nghệ: Trong thời đại hiện nay, việc các phát minh, sáng chế xuất hiện nhanh chóng đã dẫn tới những công nghệ hết sức mới mẻ và hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực. Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những công nghệ mới hiệu quả hơn. Do đó khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại hệ thống thông tin để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Thay đổi sách lược chính trị: Bất kỳ hệ thống nào cũng phải nằm trong một thể chế chính trị nhất định và chịu ràng buộc của thể chế chính trị đó. Đó là nguyên nhân những thay đổi sách lược chính trị cũng có thể dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. 3.2. Phương pháp phát triển HTTT Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Có ba phương pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT : Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Một HTTT thường được mô tả thông qua ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng, chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là nguyên tắc tự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó cũng khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi thiết kế. Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta: “Robert xem xét bản sao màu hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán” hơn là nói: “Ngừơi thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định tính đúng đắn của số tiền trả”. Việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên. Tuy nhiên, vấn đề sẽ khác đi khi tiến hành thiết kế hệ thống mới. Trong thực tế ta xây dựng trước hết rằng: “Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi ta xem xét cụ thể nên để “Khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là để “Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá”. “Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuát nhập khẩu” dưới đây được xây dựng nhờ kết hợp cả ba nguyên tắc trên nhưng chủ yếu là theo nguyên tắc “Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế”. 3.3. Các nguyên tắc phát triển HTTT Đi từ cái chung tới cái riêng. Sử dụng các mô hình. Đi từ vật lý tới lôgíc trong phân tích và đi từ lôgíc đến vật lý trong thiết kế. Tính toán các chi phí và lợi ích. Sử dụng phương pháp “Tiếp cận hệ thống”. Tiến triển dần và lặp lại. Làm việc tập thể. 4- Các giai đoạn phát triển HTTT Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Để làm được những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5. Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3 - Thiết kế lôgíc Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình lôgíc phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Giai đoạn này có các công đoạn sau: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2. Thiết kế xử lý 3.3. Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc 3.5. Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4 - Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương pháp và phải có những khuyến nghị cụ thể. Trong giai đoạn này phải thực hiện các bước sau: 4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5 - Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra 5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6 - Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong 6.3. Lập trình 6.4. Thử nghiệm hệ thống 6.5. Chuẩn bị tài liệu  Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 7.1. Lập kế hoạch cài đặt 7.2. Chuyển đổi 7.3. Khai thác và bảo trì 7.4. Đánh giá XĐ yêu cầu Phân tích Thiết kế lôgíc XD phương án Thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý Cài đặt Các công đoạn phát triển một HTTT “Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu” được phát triển bao gồm 7 giai đoạn. Trong quá trình thực hiện, mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn đều tổng kết và quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số nhiệm vụ được thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. 5. Phân tích HTTT 5.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn: Đây là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế mà có thể không được ghi trên văn bản tổ chức và thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Tài liệu sử dụng cho đề tài này chủ yếu là những tài liệu liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như: Hợp đồng xuất nhập khẩu, tờ khai xuất nhập khẩu, báo cáo về tình hình xuất nhập khẩu... Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi ghi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau và phiếu phải ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo nào, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá. Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì đôi khi người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 5.2. Mã hoá dữ liệu Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý xuất nhập khẩu dưới đây các thông tin đều được mã hoá để tiện cho việc xử lý chương trình nhanh chóng hơn. Việc mã hoá sẽ mang lại các lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mã hiệu được xem là sự biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: - Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. - Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu loại hình xuất nhập trước mang mã số 1 thì loại hình tiếp theo sẽ mang mã 2 trong một dãy liên tiếp 10 loại hình xuất nhập. - Phương pháp mã hóa tổng hợp: Đây là phương pháp kết hợp của mã hoá phân cấp và mã hoá liên tiếp. - Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã qui định. - Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu trong mã hoá tiền tệ quốc tế: VND, USD. - Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được mã hoá. Tóm lại, để quản lý hoạt động xuất nhập khẩu với một số lượng lớn và phức tạp các đối tượng quản lý như khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, kho hàng, thời hạn hợp đồng... các phương pháp mã hoá được sử dụng trong hệ thống rất phong phú và là sự kết hợp của nhiều phương pháp như: mã hoá liên tiếp, mã hoá phân cấp, mã hoá tổng hợp, mã hoá gợi nhớ. 5.3. Các công cụ mô hình hóa HTTT 5.3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ( BFD - Bussiness Function Diagram) Sơ đồ là một công cụ khá hữu hiệu, cho người đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mô tả việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Sơ đồ chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống, mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được bẻ thành các chức năng con, số mức bẻ ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Mục đích của sơ đồ BFD của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu sẽ trình bày trong chương sau (Chương phân tích, thiết kế hệ thống) là nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích, chỉ ra vị trí miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. 5.3.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD - Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin: + Xử lý: Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin + Điều khiển Tài liệu - Các phích vật lý: là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin đầu vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý.  + Mẫu phích luồng thông tin: Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: + Mẫu phích kho chứa dữ liệu: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: + Mẫu phích xử lý: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: 5.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Fow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu - Các mức của DFD: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau mức 0 là mức 1 . * Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. * Đối với việc phân rã DFD: Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối( Balancing) của DFD. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống. - Các phích lôgíc: Giống như phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lôgíc được dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. + Phích xử lý lôgíc: Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả lôgíc của xử lý:  + Phích luồng dữ liệu: Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: + Phích phần tử thông tin: Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD liên quan: Các giá trị cho phép: + Phích kho dữ liệu: Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: + Phích tệp dữ liệu: Tên tệp: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Bảng dưói đây sẽ tống quát các công cụ phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin: Động Tĩnh Vật lý IFD (Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích vật lý Lôgíc DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích lôgíc Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT 6. Thiết kế cơ sở dữ liệu 6.1. Thiết kế CDSL từ các thông tin ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra của HTTT: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra + Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trên đầu ra + Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra + Đánh dấu R cho các thuộc tính lặp – tức là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị trong một đầu ra. + Đánh dấu S cho các thuộc tính thứ sinh – tức là các thuộc tính có thể tính toán ra, lấy ra từ những thuộc tính khác. + Gạch khỏi danh sách những thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính không quan trọng đối với quản lý. Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá chính thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng thành hai danh sách chứa quan hệ Z-Y và danh sách chứa quan hệ Y-X. Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp: tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên; các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 6.2. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá 6.2.1. Các khái niệm cơ bản - Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. - Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các