Đề tài Bước đầu áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn iso 9001 : 2000 và iso 14001 : 2004 vào công tác quản lý môi trường tại quận Bình Tân

à dẫn tới mức thực hiện đáp ứng yêu cầu đề ra và dẫn đến tăng cường sự thoả mãn của khách hàng (4.1). Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm (kết quả của các quá trình trong tổ chức) cũng phải được xác định (7.2.1) và các thông số chất lượng liên quan của sản phẩm phải được kiểm soát trong quá trình làm ra sản phẩm (7). Tương ứng giữa TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 14001:2004 về các yêu cầu được thể hiện rõ qua bảng 6.2. Trên cơ sở đó ta nhận thấy ngoài một vài yêu cầu đặc trưng của hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường thì những yêu cầu khác hoàn toàn có khả năng tương thích với nhau. Tuy nhiên do giới hạn của đề tài, nên chỉ thực hiện xây dựng tích hợp một vài qui trình cho công tác thực tế của phòng. Mà cụ thể là, áp dụng hệ thống tài liệu về thủ tục, quy trình vào công tác của Phòng tài nguyên và môi trường quận. Các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp được biên soạn theo một hình thức đơn giản, dễ hiểu, đúng thực tế tổ chức để đảm bảo việc thực hiện và duy trì của hệ thống. Các tài liệu này được sửa đổi, cập nhật kịp thời khi các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến, đã thực hiện thành công để duy trì tính hiệu quả của các hành động này. Số lượng và mức độ chi tiết của các tài liệu được thiết lập căn cứ vào phạm vi, tính chất phức tạp của công việc, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên thực hiện các hành động liên quan đến hệ thống quản lý tích hợp. Bảng 6.3: Một số thủ tục tích hợp giữa ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 TT Thủ tục Tiêu chuẩn tích hợp ISO 9001:2000 ISO 14001:2004 1 Xác định khía cạnh môi trường X 2 Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác X X 3 Đào tạo X X 4 Kiểm soát tài liệu X X 5 Kiểm soát hồ sơ X X 6 Thông tin liên lạc X X 7 Đánh giá nội bộ X X 8 Chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp X 9 Giải quyết khiếu nại và đánh giá thỏa mãn khách hàng X 10 Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lường X X 11 Hành động khắc phục – phòng ngừa X X 12 Xem xét của lãnh đạo X X Ngoài các thủ tục tích hợp này, hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp còn các thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu riêng của hệ thống quản lý chất lượng và của hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004. Riêng ISO 14001:2004 còn có các thủ tục gồm: Hướng dẫn công việc quản lý chất thải: chất thải rắn sinh hoạt, nước thải, chất thải nguy hại. Các hướng dẫn liên quan đáp ứng tình trạng khẩn cấp: Hướng dẫn phương án thoát hiểm. Hướng dẫn phương án phòng cháy chữa cháy. Bảng danh mục kiểm tra dụng cụ, thiết bị phòng cháy chữa cháy. Bảng theo dõi chất thải rắn. Sổ ghi nhận thông tin. Hướng dẫn hiệu chuẩn thiết bị hiệu chuẩn thiết bị đo kiểm môi trường. Miêu tả công việc cán bộ môi trường. Mô tả quá trình quản lý và kiểm soát chất thải. Mô tả quá trình tiết kiệm tài nguyên. Phân tích và đề xuất áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 Sau khi tiến hành điều tra trên 20 cán bộ quản lý môi trường và 40 cơ sở sản xuất thu được một số kết quả. Kết quả điều tra thông tin về các hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO 14001 đối với cơ sở sản xuất và cán bộ quản lý môi trường Đối với cơ sở sản xuất (40 phiếu): Các hệ thống quản lý Chưa Nghe Biết Hiểu Biết thông qua 1 2 3 4 ISO 9001 - Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng 23 16 1 6 23 11 ISO 14001 - Hệ Thống Quản Lý Môi Trường 3 26 11 5 24 9 1 - sách báo 2 - truyền thông 3 - được tập huấn 4 - đã tham gia áp dụng Hình 6.1: Nhận thức của cơ sở sản xuất về hệ thống quản lý chất lượng Hình 6.2: Nhận thức của cơ sở sản xuất về hệ thống quản lý môi trường Dựa trên kết quả điều tra, ta thấy phần lớn các cơ sở đã nghe qua về hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường thông qua phương tiện truyền thông. Từ đó có thể thấy các cơ sở đã phần nào nhận biết được ích lợi của việc áp dụng các hệ thống quản lý này. Đối với cán bộ quản lý môi trường (20 phiếu): Không biết 2/20 Nghe Biết Hiểu Biết thông qua 1 2 3 4 ISO 9001 - Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng 7 7 4 4 6 7 ISO 14001 - Hệ Thống Quản Lý Môi Trường 9 7 2 4 6 5 1 - sách báo 2 - truyền thông 3 - được tập huấn 4 - đã tham gia áp dụng Hình 6.3: Nhận thức của cán bộ môi trường về hệ thống quản lý chất lượng Hình 6.4: Nhận thức của cán bộ môi trường về hệ thống quản lý môi trường Cũng từ điều tra ta có thể thấy, số lượng cán bộ quản lý am hiểu về hai thệ thống quản lý này cũng chiếm một số lượng tương đối. Như vậy việc xây dựng hệ thống quản lý là đủ điều kiện về nhân lực. Kết quả điều tra việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 vào quản lý hành chính và môi trường tại địa phương có phù hợp trong điều kiện hiện nay, Đối với các cơ sở sản xuất trên địa bàn, có: 12/40 » 30% Không phù hợp 26/40 » 65% phù hợp 2/40 » 5% Ý kiến khác: Chưa hiểu đầy đủ, chưa nắm rõ về ISO. Chưa phù hợp, nên áp dụng trong tương lai. Đối với cán bộ quản lý môi trường, có 10/20 » 50% Không phù hợp 7/20 » 35% phù hợp 3/20 » 15% Ý kiến khác: chưa thể nhận biết được. Hình 6.5: Ý kiến của cơ sở sản xuất và cán bộ môi trường về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 vào quản lý hành chính và môi trường Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý môi trường tại địa phương cần: 42/60 » 70% đối tượng điều tra chọn Tiêu chuẩn hoá công tác quản lý. 46/60 » 76.7% đối tượng điều tra chọn Nâng cao trình độ: đào tạo cán bộ môi trường cấp phường và ý thức của cơ sở sản xuất. Từ kết quả điều tra cho thấy, phần lớn các cơ sở cho rằng việc áp dụng ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 cho cơ quan quản lý môi trường là phù hợp. Có thể nhận thấy rằng các cơ sở mong muốn có được nơi đáng tin cậy để hỗ trợ trong việc áp dụng hệ thống quản lý, vì cơ sở ý thức được việc áp dụng sẽ giúp ích trong việc phù hợp với các yêu cầu pháp luật và nâng cao uy tín với khách hàng. Còn đối với cán bộ quản lý môi trường có 50% ý kiến cho rằng không phù hợp vì nghĩ rằng chỉ cần áp dụng ISO 9001 hành chính là đủ, các ý kiến này có thể được thuyết phục dựa vào lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý môi trường. Từ những nhận xét trên, ta tiến hành bước đầu áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 vào các qui trình quản lý môi trường quận Bình Tân trong phạm vi một vài thủ tục và qui trình công việc thực tế riêng của Phòng Tài nguyên và Môi trường (qui trình tác nghiệp). Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 vào các qui trình quản lý cho Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân Trên cơ sở khả năng tích hợp ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 đã được phân tích và đánh giá phần trên. Và tình hình thực tế về công tác quản lý tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân. Từ đó thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp. Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài và thời gian nên chỉ có thể tập trung xây dựng, áp dụng một vài thủ tục tích hợp và qui trình tác nghiệp cho Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân: Thủ tục kiểm soát hồ sơ Thủ tục kiểm soát tài liệâu Thủ tục hành động khắc phục – phòng ngừa Quy trình giải quyết khiếu nại về môi trường Qui trình thanh tra, kiểm tra môi trường cơ sở sản xuất Qui trình ban hành cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường Qui trình cấp phép khai thác tài nguyên nước ngầm UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ I. MỤC ĐÍCH Thủ tục được viết để đảm bảo các hồ sơ được thiết lập, duy trì, lưu trữ, sử dụng, tra cứu đúng nơi, đúng chỗ, đúng thời gian, đúng phương pháp. II. PHẠM VI Thủ tục này được áp dụng tại Phòng đối với hồ sơ chất lượng, môi trường. III. NỘI DUNG Cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm quản lý hồ sơ cơ sở, hồ sơ của phòng do Trưởng phòng chỉ định người quản lý hồ sơ. Thủ tục kiểm soát hồ sơ của Phòng gồm các công việc sau đây: 1. Quy định chung Người ghi chép hồ sơ phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung đúng theo quy định trong các biểu mẫu. HSCL, MT các công việc trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hoàn tất không được tẩy xóa; nếu tẩy xóa thì phải ký tắt vào trong hồ sơ đã tẩy xóa và phải thông báo cho người quản lý hồ sơ biết. HSCL, MT của phòng sau khi hoàn tất được lưu theo số thẻ hồ sơ (BM 01/02/PMT), Danh sách hồ sơ (BM 02/02/PMT) và sau đó phòng tổng hợp vào danh sách loại chất lượng, môi trường (BM 03/02/PMT). Khi cho mượn hồ sơ chất lượng, môi trường giữa các phòng và với Tổ ISO thì thực hiện (BM 04/02/PMT), Tổ ISO giữ một bản để quản lý tất cả HSCL, MT trong hệ thống. 2. Nhận dạng, thu thập hồ sơ chất lượng, môi trường Tất cả các hồ sơ chất lượng, môi trường đều được nhận dạng qua tên, ký hiệu hồ sơ, được quy định như sau: Những loại hồ sơ có quy định đánh số riêng cho từng loại hồ sơ thì phải ghi đầy đủ theo quy định. Ví dụ: Hồ sơ về cấp GPKTNN: ***/PMTBT-GPNN Đối với những loại hồ sơ do các phòng ghi chép phải được đánh số ký hiệu của bộ phận đó vào hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về cấp bản cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường: ***/CK-PMTBT. Quy định ký hiệu các bộ phận: theo quy định đã mã hóa của Mục 6.1 của Thủ tục kiểm soát tài liệu (TT 01/PMT). Tất cả các loại hồ sơ khi thiết lập phải được đánh số thứ tự theo ký hiệu trong bản danh mục hồ sơ chất lượng, môi trường và không được nhảy số (nếu là số tờ rời phải ghi tổng số trang). Hồ sơ CL,MT trước khi được thu thập để lưu giữ, chuyển giao sang đơn vị khác hoặc lưu giữ ở bất kỳ đơn vị nào đều phải được Trưởng phòng đó xem xét việc điền đầy đủ các mục để làm bằng chứng khách quan như quy định ở mục 1 – quy định chung. 3. Xem xét và chấp thuận hồ sơ Cán bộ công chức quản lý hồ sơ của các bộ phận phải xem xét sự đầy đủ và tính chính xác các hồ sơ trước khi quyết định chấp nhận lưu giữ. Nếu hồ sơ ghi chép không đúng quy định hoặc thiếu nội dung, chữ ký, ngày tháng năm thì phải yêu cầu người ghi chép bổ sung vào. Hồ sơ sau khi đã được ghi chép hoàn tất và đúng quy định thì được tiến hành lưu giữ theo bảng danh mục hồ sơ. Trưởng các bộ phận phải kiểm tra việc thực hiện quản lý và lưu giữ hồ sơ của bộ phận mình. Trưởng đơn vị có trách nhiệm xác định các loại hồ sơ cần lưu. Danh mục hồ sơ cần lưu được lập vào tháng cuối cùng trong năm để thực hiện vào đầu năm sau. 4. Xác định thời gian lưu trữ, nơi lưu, cách sắp xếp (Lập mục lục) và bảo quản hồ sơ chất lượng, môi trường Hồ sơ chất lượng, môi trường được lưu giữ theo thứ tự thời gian và số thứ tự. HSCL, MT được sắp xếp ngăn nắp vào các tập hồ sơ (file) theo từng loại. Trên các gáy của tập hồ sơ có ghi tên của các loại hồ sơ CL, MT được lưu giữ bên trong để có thể dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thiết. Tên của các loại HSCL, MT ghi trên các gáy của hồ sơ hoặc ghi mã hóa tùy từng phòng quy định để Cán bộ công chức không liên quan hoặc người bên ngoài không thể tự ý truy cập HSCL, MT. Hồ sơ chất lượng, môi trường được lưu giữ nơi khô ráo, sạch sẽ và được bảo quản để không bị hư hại, mất mát, dễ kiểm soát, truy tìm và sử dụng. Thời gian lưu giữ HSCL, MT tùy thuộc vào yêu cầu của công việc và tầm quan trọng của HSCL, MT. Đối với các HSCL, MT phát sinh trong năm của các cơ sở thì lưu giữ ngắn hạn tại các bộ phận, sau một năm các HSCL, MT bàn giao về Tổ ISO để lưu giữ dài hạn theo quy định. 5. Tham khảo hoặc truy xuất Về nguyên tắc, hồ sơ được phổ biến công khai, mọi nhân viên đều có quyền tham khảo tại chỗ, truy xuất các hồ sơ hiện có và lưu trữ trong Phòng ban. Cán bộ công chức nào có nhu cầu mượn hồ sơ tham khảo tại chỗ phải được sự cho phép của nhân viên lưu trữ. Trường hợp khai thác sử dụng hồ sơ và lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ để photo hoặc mang về phòng để tra cứu, Nhân viên lưu trữ phải ghi vào sổ mượn (BM 04/02/PMT) và người mượn ký nhận để tránh thất lạc HSCL, MT để tránh lộ bí mật của hồ sơ cơ quan. Trong trường hợp đột xuất, đại diện Tổ ISO khi truy cập HSCL, MT đại diện Ban ISO thông báo cho Trưởng phòng trước 30 phút. Lưu theo doanh nghiệp, doanh nghiệp được xếp theo mã số doanh nghiệp (MS doanh nghiệp trùng với số giấy phép). Văn bản lưu theo số giấy phép và quản lý bằng mã số doanh nghiệp. 6. Hủy hồ sơ Hồ sơ của phòng đều được xem xét vào cuối năm hoặc khi có nhu cầu. Hồ sơ được xem xét dưới hai khía cạnh: Về hình thức: Nếu bìa hồ sơ bị hỏng hoặc văn bản của hồ sơ bị rách, phải thay thế bằng hồ sơ mới. Về nội dung: Các tài liệu lỗi thời hoặc không còn giá trị được loại bỏ khỏi hồ sơ của Phòng. Thủ tục hủy bỏ hồ sơ quá cũ (không còn hiệu lực pháp lý) chỉ được thực hiện sau khi Lãnh đạo Phòng cho phép. Trưởng phòng lập phiếu đề nghị hủy bỏ hồ sơ (BM 05/02/PMT). IV. BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC KÈM THEO * Biểu mẫu: BM 01/02/PMT Thẻ hồ sơ BM 02/02/PMT Danh sách hồ sơ (từng phòng có thể bổ sung thêm các nội dung cần thiết). BM 03/02/PMT Danh sách các loại hồ sơ chất lượng của Phòng. BM 04/02/PMT Sổ theo dõi cho mượn hồ sơ. BM 05/02/PMT Phiếu đề nghị hủy hồ sơ BM 06/02/PMT Sổ công văn đi BM 07/02/PMT Sổ công văn đến BM 08/02/PMT Sổ công văn mật đi BM 09/02/PMT Sổ công văn mật đến V. HỒ SƠ Biên bản hủy hồ sơ Sổ công văn đến Sổ Công văn đi Các biểu mẫu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆÂU I. MỤC ĐÍCH Thủ tục được viết để đảm bảo tất cả các tài liệu được soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt về sự thỏa đáng trước khi ban hành. Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của các tài liệu. Đảm bảo tất cả các bản sao của tài liệu luôn thích hợp và sẵn có tại nơi làm việc của các Phòng ban, ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và sai mục đích. Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối các tài liệu này được kiểm soát. II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN Thủ tục này được áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến HT QLCL dịch vụ hành chính công, quản lý môi trường của Phòng theo tiêu chuẩn ISO. Ngoài ra thủ tục này còn quy định sự kiểm soát đối với các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài. Tất cả các Chuyên viên của Phòng có liên quan đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công và HT QLMT có trách nhiệm thực hiện. Nơi lưu trữ tài liệu là phòng môi trường và lưu trên máy. III. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.4.5 tiêu chuẩn ISO 14001:2004. Quy định kiểm soát hồ sơ. IV. NỘI DUNG 4.1 Qui trình tóm tắt TT BỘ PHẬN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU ÁP DỤNG THỜI GIAN 1. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục 15 ngày 2. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt lại tài liệu khi cần thiết Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục Phiếu đề nghị tài liệu 7 ngày 3. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu Bảng kiểm soát hiệu chỉnh tài liệu Không 4. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Phân phối tài liệu Bảng phân phối tài liệu 3 ngày 5. Các phòng ban Kiểm soát Bảng kiểm soát tài liệu nội bộ Không 6. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngoài Bảng kiểm soát các văn bản pháp qui Không 7. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Kiểm soát các tài liệu lỗi thời Không Không 4.2 Diễn giải 4.2.1 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành Các thủ tục qui trình do Trưởng/ Phó phòng soạn thảo, sau đó trình cho Truởng ban chỉ đạo ISO xem xét và phê duyệt. Nếu trong quá trình xem xét phát hiện nội dung chưa phù hợp thì Trưởng ban chỉ đạo ISO cho ý kiến chỉ đạo để Phòng ban soạn thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình lại. Thời gian thực hiện kiểm tra và phê duyệt là trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được tài liệu trình phê duyệt từ Phòng ban soạn thảo. 4.2.2 Phê duyệt lại tài liệu Khi có yêu cầu sửa đổi tài liệu, các Phòng ban lập Phiếu đề nghị tài liệu gởi đến Thường trực UBND Quận xem xét và Trưởng ban chỉ đạo ISO là người duyệt. Trường hợp sửa đổi ban hành lại toàn bộ hệ thống tài liệu thì sẽ có Thông báo do Trưởng ban chỉ đạo ISO ký gởi đến các Phòng ban để xem xét chỉnh sửa. Thời gian xem xét và phê duyệt sửa đổi là trong vòng 7 ngày làm việc. 4.2.3 Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện hành của các tài liệu HTQLCL, MT được nhận biết thông qua, thông báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu, phiếu đề nghị tài liệu (thể hiện lần ban hành). 4.2.4 Phân phối Các tài liệu liên quan đến Phòng phải luôn có sẵn tại nơi làm việc của Phòng. Các bản sao được phân phối đến các Phòng liên quan căn cứ trên phạm vi áp dụng liên quan. Trường hợp một người đảm trách từ hai chức vụ trở lên thì Tổ văn thư Văn phòng HĐND và UBND chỉ phân phối một bản sao của tài liệu khi ban hành. 4.2.5 Kiểm soát Các tài liệu phải rõ ràng, không được sửa bằng tay. Các Phòng phải tự kiểm soát các tài liệu thuộc trách nhiệm của Phòng mình. 4.2.6 Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngoài Các tài liệu bên ngoài được các Phòng ban cập nhật vào bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng. 4.2.7 Kiểm soát các tài liệu lỗi thời Các tài liệu không còn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì phải có dấu hiệu phân biệt tài liệu lỗi thời. V. BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC KÈM THEO TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu 1. Phiếu đề nghị tài liệu Tổ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND 1 năm sau khi ban hành tài liệu 2. Bảng phân phối tài liệu Tổ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND 1 năm sau khi ban hành tài liệu 3. Danh sách các tài liệu nội bộ cần kiểm soát Các Phòng liên quan 1 năm sau khi ban hành tài liệu 4. Bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng Các Phòng liên quan 2 năm sau khi phát sinh tài liệu mới 5. Thông báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu Các Phòng liên quan 2 năm sau khi phát sinh văn bản mới THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA I. MỤC ĐÍCH Đảm bảo các điểm không phù hợp được phát hiện nằm trong phạm vi của HTQL CL, MT phải được khắc phục kịp thời. Nhằm ngăn ngừa sự tái diễn của các nguyên nhân không phù hợp. Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn. Hạn chế ảnh hưởng của các sự không phù hợp đến quá trình cung cấp dịch vụ hay việc thực hiện HTQL CL, MT. II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN Thường trực UBND quận Trưởng Ban chỉ đạo ISO Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế Phòng Nội vụ III. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN Điều khoản 8.2.2/ 8.5.2/ 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.5.5/ 4.5.3 tiêu chuẩn ISO 14001:2004. IV. NỘI DUNG 4.1 Qui trình tóm tắt TT PHÒNG BAN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU/ HỒ SƠ THỜI GIAN 1. Các Phòng ban Chuyên gia đánh giá Phát hiện NC – lập phiếu yêu cầu hành động KP - PN Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 2. Phòng ban liên quan Xem xét, xác định nguyên nhân, biện pháp khắc phục – phòng ngừa NC Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 03 ngày 3. Trưởng ban chỉ đạo Trưởng phòng ban liên quan Phê duyệt Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 4. Phòng ban hoặc Nhân viên được phân công Triển khai hành động khắc phục, phòng ngừa. Phiếu yêu cầu hành động KP – PN Theo thời hạn trong phiếu yêu cầu hành động KP – PN 5. Trưởng phòng ban liên quan Chuyên viên đánh giá Kiểm chứng các hành động được thực hiện Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 6. Phòng ban liên quan Lưu hồ sơ Báo cáo kết quả thực hiện ISO từng tháng Hồ sơ liên quan Không 4.2 Diễn giải 4.2.1 Phát hiện sự không phù hợp Sự không phù hợp được phát hiện thông qua các cuộc đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý môi trường, khiếu nại, phản hồi của người dân, lỗi trong quá trình thực hiện tác nghiệp. Sự không phù hợp tiềm ẩn trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc quá trình thực hiện của HTQL CL, MT của UBND Quận được xác định thông qua: Các ý kiến, báo cáo trong các cuộc họp của Ban lãnh đạo Quận về những vấn đề trục trặc có khả năng xảy ra. Kết quả đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý môi trường. Kết quả theo dõi các quá trình qua các báo cáo định kỳ hàng tháng. Các kết quả thống kê. Các kết quả thăm dò từ phía người dân. Qua kinh nghiệm trong quá trình làm viêc. Qua kết quả phân tích dữ liệu. Khi phát hiện, trong vòng 1 ngày thì người phát hiện tiếp nhận sự không phù hợp này lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa, ghi rõ nội dung sự không phù hợp. Chuyển phiếu cho Phòng liên quan gây nên sự không phù hợp. 4.2.2 Xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN Thời gian cho việc xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN là 3 ngày. Đối với trường hợp hành động khắc phục: Trưởng phòng cùng các thành viên liên quan tiến hành xác định nguyên nhân xảy ra, đồng thời xác định biện pháp KP – PN phù hợp để loại bỏ sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa sự tái diễn. Đối với trường hợp hành động phòng ngừa: Từ sự không phù hợp và nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp tiềm ẩn, Trưởng ban chỉ đạo ISO cùng Trưởng các Phòng ban liên quan tiến hành đánh giá tác động của chúng. Có tác động đáng kể (ảnh hưởng lớn đến hoạt động và sự phù hợp của HTQLCL) đến hệ thống quản lý chất lượng hoặc quá trình cung cấp dịch vụ, tiến hành ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN và đề xuất biện pháp cho hành động phòng ngừa. Tác động không đáng kể, loại ra hoặc tiếp tục theo dõi. 4.2.3 Phê duyệt Các nội dung liên quan đến nguyên nhân, biện pháp KP –PN được ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN. Đối với trường hợp xác định nguye