Đề tài Một số đặc điểm giao tiếp của người cán bộ quản lý

- người để thực hiện hoá các quan hệ xã hội người ta với nhau”(1) Phạm Minh Hạc - Tâm lý học, tr44, Nxb Giáo dục - 1998 . Trong giáo trình “Tâm lý học đại cương”, Nguyễn Quang Uẩn viết: “Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người, thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại với nhau. Hay nói khác đi, giao tiếp xác lập và vận hành các quan hệ người - người, hiện thực hoá các quan hệ xã hội giữa chủ thể giao tiếp này với chủ thể khác”(2) Nguyễn Quang Uẩn - Tâm lý học đại cương, trang 49, Nxb ĐHQGHN - 2000 . Trong “Vấn đề giao tiếp”, Nguyễn Văn Lê đã chỉ ra rất nhiều định nghĩa về giao tiếp tiểu biểu như: - Các nhà tâm lý học nhân cách cho rằng: “Giao tiếp là quá trình tác động qua lại giữa người và người thông qua đó sự tiếp xúc tâm lý được thực hiện và các quan hệ liên nhân cách được cụ thể hoá”. - Các nhà Tâm lý học kinh doanh định nghĩa: “Giao tiếp là một quá trình trong đó một kích thích dưới dạng một thông điệp, được một bộ phát tin truyền đi nhằm tác động và gây ra một hiệu quả khi đi tới một bộ thu”. Như vậy, giao tiếp là một hiện tượng tâm lý rất phức tạp và nhiều mặt, nhiều cấp độ khác nhau có định nghĩa thu hẹp, có định nghĩa mở rộng khái niệm giao tiếp. Tuy nhiên, các nhà Tâm lý học Mác xít và đa số các nhà tâm lý học Việt Nam đều có chung quan điểm là công nhận giao tiếp là sự tiếp xúc tam lý giữa người và người, trong đó có sự trao đổi tư tưởng, tình cảm, tác động lẫn nhau, ảnh hưởng lẫn nhau. Từ định nghĩa này, có thể rút ra một số đặc điểm cơ bản của giao tiếp với tư cách là một phạm trù đồng đẳng với hoạt động: + Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý (nhu cầu, mục đích, nhận thức, tình cảm, ý chí...) giữa hai hay nhiều người. + Trong giao tiếp diễn ra sự trao đổi thông tin, sự hiểu biết, sự rung cảm và ảnh hưởng lẫn nhau. + Giao tiếp diễn ra trong những tình huống cụ thể với phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. + Trong giao tiếp có sự khác biệt về nhận thức, tình cảm, ý chí, vai trò, vị trí xã hội của các chủ thể trong giao tiếp. + Tính được nhận thức của giao tiếp thể hiện ở chỗ: trước khi tiếp xúc, mỗi chủ thể đều phải ý thức rõ ràng về mục đích, nội dung, phương tiện mà mình sẽ sử dụng để thực hiện giao tiếp cũng như những diễn biến tâm lý của mình, đối phương khi họ đang giao tiếp với mình. + Giao tiếp không chỉ là điều kiện mà còn là nội dung cơ bản của hoạt động nhất định. Tóm lại, để phục vụ nghiên cứu đề tài về đặc điểm giao tiếp của người cán bộ quản lý, dựa trên các dấu hiệu trên, chúng tôi thống nhất định nghĩa giao tiếp như sau: Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa hai hay nhiều người, thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, nhận thức lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại với nhau dựa vào phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, diễn ra trong những tình huống cụ thể, nhằm thực hiện mục đích của một hoạt động nhất định. 2. ĐẶC ĐIỂM GIAO TIẾP. 2.1. Giao tiếp và hoạt động: A.A. Leonchiev xem giao tiếp là một dạng đặc biệt của hoạt động có đối tượng, biểu hiện sự tác động qua lại giữa chủ thể - chủ thể. B.Ph.Lourov xem giao tiếp là phmj trù đồng đẳng với phạm trù hoạt động, biểu hiện sự tác động qua lại và chuyển hoá lẫn nhau giữa chủ thể - chủ thể. Các nhà Tâm lý học cho rằng: hoạt động là quy luật chung nhất của Tâm lý học về con người. Giao tiếp là một dạng hoạt động phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể - khách thể. Hai khái niệm này ngang bằng nhau và có quan hệ gắn bó khăng khít với nhau trong phạm trù hoạt động, là hai mặt thống nhất của cuộc sống con người, của sự phát triển tâm lý. Giao tiếp và hoạt động thống nhất với nhau khi giao tiếp là một dạng, một nội dung của hoạt động, có cấu trúc, đặc điểm của nó, đồng thời giao tiếp vẫn giữ được cấu trúc đặc điểm của mình. 2.2. Đặc điểm giao tiếp trong hoạt động: Giao tiếp vừa mang những đặc điểm riêng, và khi tham gia vào hoạt động, nó còn mang đặc điểm của hoạt động. Các đặc điểm giao tiếp trong hoạt động bao gồm ba nhóm sau: 1. Chủ thể hoạt động bao gồm các đặc điểm nhu cầu giao tiếp, các phẩm chất nhân cách, phong cách giao tiếp, kỹ năng giao tiếp. 2. Đối tượng hoạt động có đặc điểm giao tiếp - đặc điểm hoạt động sau: nhu cầu giao tiếp, nhận thức trong giao tiếp, các phẩm chất nhân cách trong giao tiếp, phong cách giao tiếp, kỹ năng giao tiếp. Nếu là tập thể, nhóm còn bao gồm một số yếu tố tâm lý xã hội trong giao tiếp như tâm lý nghề nghiệp, dư luận xã hội. 3. Sự tác động qua lại giữa chủ thể hoạt động và đối tượng hoạt động tạo nên quá trình hoạt động - giao tiếp, có đặc điểm giao tiếp - đặc điểm hoạt động sau: mục đích giao tiếp, nội dung giao tiếp, hình thức giao tiếp, hiệu quả giao tiếp. Quá trình giao tiếp, nhất là nội dung giao tiếp phải thể hiện được mối quan hệ với nhau, hoạt động cùng nhau, nhận thức lẫn nhau... giữa hai chủ thể giao tiếp. Đặc điểm giao tiếp của chủ thể hoạt động là những nét riêng biệt có giá trị hoạt động nổi lên ở nó trong quá trình giao tiếp với đối tượng hoạt động. Chủ thể hoạt động - chủ thể giao tiếp có đặc điểm giao tiếp - đặc điểm hoạt động sau: Nhu cầu giao tiếp, mục đích giao tiếp, nhận thức trong giao tiếp, các phẩm chất nhân cách trong giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, nội dung giao tiếp, hình thức giao tiếp, một số yếu tố tâm lý xã hội của đối tượng hoạt động trong giao tiếp, hiệu quả giao tiếp. - Nhu cầu giao tiếp: Đặc điểm cơ bản của nhu cầu giao tiếp của chủ thể giao tiếp là có đối tượng. Đó là sự hướng tâm lý của chủ thể giao tiếp về một chủ thể giao tiếp nhất định, để trao đổi thông tin, phối hợp đồng cảm trong hoạt động. - Mục đích giao tiếp: Trước khi giao tiếp, chủ thể giao tiếp phải đặt ra một số mục đích nhất định (tính mục đích). Đó là sự hình dung trước kết quả giao tiếp của chủ thể giao tiếp. - Nhận thức trong giao tiếp: Để mã hoá thông tin cần truyền đạt và giải mã thông tin phản hồi, chủ thể giao tiếp cần có các tri thức về mình và người khác, về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, pháp luật, chuyên môn, đời sống thực tiễn, văn hóa giao tiếp. - Các phẩm chất nhân cách trong giao tiếp. + Tính mục đích: những thuộc tính tâm lý biểu hiện thái độ quan tâm, nỗ lực, cố gắng của chủ thể trong giao tiếp để đạt được mục tiêu đề ra. + Tính tự chủ: những thuộc tính tâm lý biểu hiện sự kiềm chế các cảm xúc, hành vi không có lợi cho giao tiếp của chủ thể. + Tính lịch thiệp: Những thuộc tính tâm lý biểu hiện sự giao tiếp với thái độ thẳng thắn, thật thà, chân thành của chủ thể giao tiếp. + Tính tự tin: Những thuộc tính tâm lý biểu hiện sự tin tưởng của chủ thể giao tiếp vào bản thân trong giao tiếp. + Tính dân chủ: những thuộc tính tâm lý biểu hiện thái độ tôn trọng và lắng nghe để phát huy ý kiến của mọi người của chủ thể giao tiếp. + Tính cởi mở: Những thuộc tính tâm lý biểu hiện sự giao tiếp với thái độ cởi mở, vui vẻ, dựa trên sự hiểu biết về mình và người khác. + Tính đồng cảm: Những thuộc tính tâm lý của chủ thể giao tiếp biểu hiện sự giao tiếp với thái độ tự nguyện, tự giác, nỗ lực hết lực hết mình để đặt mình vào vị trí, điều kiện hoàn cảnh của đối tượng giao tiếp để ứng xử phù hợp. + Tính quyết đoán: những phẩm chất thể hiện ý chí quyết tâm trong giao tiếp của chủ thể giao tiếp. - Phong cách giao tiếp gồm: + Phong cách độc đoán: chủ thể giao tiếp với chủ thể giao tiếp khác bằng tính độc đoán của mình. + Phong cách tự do: chủ thể giao tiếp với chủ thể giao tiếp theo tính linh hoạt quá mức của mình. + Phong cách dân chủ: chủ thể giao tiếp với chủ thể giao tiếp khác bàng tính dân chủ và sự đồng cảm của mình. + Phong cách quyết đoán: chủ thể giao tiếp với chủ thể giao tiếp khác bằng tính quyết đoán. - Kỹ năng giao tiếp gồm có 3 nhóm: + Nhóm kỹ năng định hướng: bao gồm kỹ năng định hướng trước và trong qúa trình giao tiếp. Đó là sự chuẩn bị trước những điều cần thếit cho qúa trình giao tiếp và sự điều chỉnh cho phù hợp với tình huống xảy ra trong khi giao tiếp. + Nhóm kỹ năng định vị: đó là kỹ năng xác định vị trí của mình trong tổ chức (vị trí, vai trò, uy tín, nhiệm vụ…); xác định không gian, thời gian giao tiếp, chuẩn bị điều kiện, phương tiện cho giao tiếp. + Nhóm kỹ năng điều khiển: bao gồm kỹ năng giữ bình tĩnh, tự chủ trong giao tiếp; kỹ nang sử dụng phương tiện giao tiếp (ngôn ngữ và phi ngôn ngữ); kỹ năng lắng nghe (chủ thể giao tiếp im lặng để lắng nghe, chỉ nói khi cần thiết và khuyến khích đối tượng giao tiếp bộc lộ…). - Nội dung giao tiếp: Thông qua giao tiếp, các chủ thể truyền đạt và trao đổi thông tin, tình cảm, nhận thức, ý chí… Có thể xem tiến trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin là nội dung cơ bản của giao tiếp gồm các yếu tố. + Chủ thể giao tiếp: phát, nhận thông tin và truyền tải nó cho người nhận nhằm đạt mục đích nào đó. Người phát mã hoá chúng vào một bản thông điệp và truyền đạt tới người nhận qua các kênh. Người nhận tiếp thu thông điệp và đặc điểm tâm lý riêng về nhu cầu, mục đích, nhận thức, tình cảm, ý chí… của họ. Họ phải sẵn sàng đối với thông điệp sao cho nó có thể được giải mã. + Thông điệp: gồm các ký hiệu mà người phát muốn người nhận biết và hiểu chính xác. Thông điệp phải được mã hoá thành bộ mã thống nhất với người nhận, phải có giá trị thông tin, phải chứa đựng sự cân bằng giữa cái thấy trước và không thấy trước; phải được biểu hiện và hiểu rộng ra (chứa đựng sự gợi ý, kích thích sáng tạo), phải đơn giản, dễ hiểu. + Các kênh: là các đường truyền tải thông tin từ người phát đến người nhận (thị giác, thính giác, xúc giác,…) chúng phải được kết hợp hợp lý để tăng hiệu quả của qúa trình truyền thống. + Nhiều: những cái cản trở cho việc truyền thông như tiếng ồn, ánh sáng, âm thanh… hay đặc điểm về xã hội, chính trị, nghề nghiệp, trình độ văn hoá. + Phản hồi: đó là sự phản ứng lại thông điệp của người phát một cách trung thực để họ điều chỉnh cho phù hợp. Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra hiệu quả truyền đạt thông tin. + Kết qủa: Sự truyền đạt thông tin phải dẫn đến sự thay đổi nhận thức và hành vi của người nhận và người phát. + Hoàn cảnh: Là bối cảnh diễn ra qúa trình truyền thông gồm hai khía cạnh: vật chất và xã hội. Khía cạnh vật chất gồm phòng họp, phương tiện truyền thông, môi trường vật lý, không gian, thời gian, khía cạnh xã hội là bầu không khí tâm lý của nhóm, vai trò, vị trí của chủ thể giao tiếp, chuẩn mực xã hội, kinh tế, chính trị… - Hình thức giao tiếp: Trong giao tiếp, tuỳ điều kiện và tình huống mà chủ thể giao tiếp sử dụng kết hợp giao tiếp chính thức - không chính thức, giao tiếp ngôn ngữ - phi ngôn ngữ, giao tiếp trực tiếp, gián tiếp... - Một số yếu tố tâm lý xã hội của tập thể trong giao tiếp: Khi chủ thể giao tiếp là tập thể, nhóm, sự truyền đạt và phản hồi thông tin phụ thuộc vào một số yếu tố tâm lý xã hội của nó như dư luận xã hội, tâm lý nghề nghiệp, tâm lý giới tính. - Hiệu quả giao tiếp: các đặc điểm của chủ thể giao tiếp cố gắng hướng vào việc thực hiện nội dung giao tiếp mang tính dân chủ, từ đó tạo nên sự đồng cảm chung về tâm lý: Đó là việc mỗi người tự ý thức về mình và người khác có thái độ tự nguyện, tự giác, cố gắng đặt mình vào vị trí chung, điều kiện hoàn cảnh, đặc điểm tâm lý chung đã được xây dựng để giao tiếp không chính thức - giao tiếp liên nhân cách phù hợp với nhau. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ. 1. NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ. 1.1. Khái niệm người cán bộ quản lý. Người cán bộ quản lý là người có năng lực quản lý một nhóm người, tập thể, biết phân công đúng người để thực hiện kế hoạch do mình lập ra hoặc cấp trên giao cho. Người cán bộ quản lý làm công tác quản lý vì họ thực hiện các chức năng quản lý và thành quả đạt được các mục tiêu của tổ chức. 1.2. Đặc điểm của người cán bộ quản lý. - Người cán bộ quản lý phải có sự phân công, phối hợp, liên kết con người, sử dụng tài nguyên tổng hợp lao động, thời gian... để đạt tới mục tiêu của tổ chức, tạo ra hệ thống quản lý. - Người cán bộ quản lý phải luôn có sự tác động vào đối tượng nhằm điều hành, phát triển tổ chức một cách cụ thể các công việc của đối tượng và đưa lực lượng, phương tiện để thực hiện mục tiêu đã đề ra. - Người cán bộ quản lý phải có sự đảm bảo thông tin nội bộ của nhóm và bên ngoài nhóm, tạo ra một sự thống nhấtvề thông tin để thực hiện các mục tiêu quản lý. 1.3. Chức năng người cán bộ quản lý. 1.3.1. Chức năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch là vạch ra và lựa chọn một phương án hành động trong tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là quá trình xem xét phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm. Lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Thứ nhất, nhờ nó có thể ứng phó với mọi tình huống bất định và thay đổi. Thứ hai, việc lập kế hoạch sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế chi phí một cách tối đa. Thứ ba, nó làm cho việc kiểm tra được dễ dàng và có tính định hướng. Việc lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Nó là định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi người quản lý phải làm việc với cường độ và hiệu quả cao, thể hiện qua óc phán đoán, khả năng bao quát, các kỹ năng so sánh, phân tích tổng hợp và lựa chọn các phương án thực thi. Nó là cơ sở để người lãnh đạo có thể thực hiện các chức năng tiếp theo. 1.3.2. Chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức bao gồm việc tuyển chọn và đánh giá cán bộ, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho cán bộ và nhân viên, đào tạo và sử dụng cán bộ, phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp một cách hợp lý... Mục đích cuối cùng là phát huy tối ưu năng lực của mỗi cá nhân nhằm thu hút được hiệu suất cao trong công việc và đạt được mục tiêu đã đề ra. Một người quản lý giỏi phải biết thu hút mọi người vào hoạt động chung, biết lựa chọn những phương pháp tác động đến từng thành viên trong doanh nghiệp. Chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng với cùng một lời nhận xét, cùng một giọng nói trong cùng một thời điểm có thể gây ra giận dữ cho người nóng tính, có thể tăng nghị lực cho kẻ lạc quan, có thể làm cho người sầu muộn thêm chán nản và có thể không gây một tác động nào đối với kẻ phớt đời. Như vậy, rõ ràng tổ chức là một tỏng những chức năng quan trọng góp phần quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Bất kỳ người quản lý nào cũng không được coi nhẹ chức năng này. 1.3.3. Chức năng chỉ huy. Chức năng chỉ huy bao gồm nhiều hoạt động như: ra quyết định, giám sát, lãnh đạo, kích thích lao động, kiểm tra, mục đích cuối cùng cũng chỉ nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Ra quyết định có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản, được công bố dưới nhiều hình thức nhằm truyền đạt một mệnh lệnh hay một thông tin nào đó đến một hoặc một nhóm người có liên hệ trực tiếp. Ra quyết định nhiều khi được coi như những công việc trung tâm của người quản lý. Bời vì họ thường xuyên phải lựa chọn phải làm cái gì, ai làm cái đó, khi nào, ở đâu và thậm chí công việc đó phải làm như thế nào. Việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phương hướng hành động hợp lý. Vì thế ra quyết định bao giờ cũng phải đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đã định. 1.3.4. Chức năng kiểm tra: Đây là khâu cuối cùng trong chu kỳ quản lý, kiểm tra là thiết lập các định mức và chuẩn mực để đánh giá hiệu quả công tác quản lý, đồng thời định ra các biện pháp sửa chữa nêu kết quả không đáp ứng mục tiêu đề ra. Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. tuy nhiên, việc kiểm tra được thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý. Song họ đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch đã đề ra. Muốn kiểm soát hiệu quả cần có sự tham gia của cán bộ quản lý cấp dưới, tập thể và nhân viên trong doanh nghiệp. Khi đã có nhận định và kết luận về việc kiểm soát, người quản lý cao nhất phải cùng với các cộng sự ra biện pháp sửa chữa sai lầm. Có như thế mới tạo ra sự phát triển liên tục của doanh nghiệp. 2. ĐẶC ĐIỂM GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ CỦA NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ. Giao tiếp trong quản lý là sự tác động qua lại giữa cá bộ quản lý với cấp trên, với đối tượng quản lý và những người khác về mặt tâm lý nhằm tạo nên sự đồng cảm chung trong việc tiếp thu xử lý, truyền đạt thông tin quản lý khi thực hiện các chức năng quản lý. Đặc điểm giao tiếp trong quản lý của người cán bộ quản lý gồm: 1. Giao tiếp trong quản lý là sự tác động qua lại - tiếp xúc - quan hệ về mặt tâm lý giữa cán bộ quản lý với đối tượng quản lý. 2. Sự trao đổi thông tin, sự hiểu biết, sự rung cảm và ảnh hưởng lẫn nhau của giao tiếp trong quản lý phải được tạo ra sự đồng cảm chung về quyết định quản lý. 3. Giao tiếp trong quản lý phải có sự khác biệt. Người cán bộ quản lý trong giao tiếp phải là người trưởng thành về nhân cách, có ưu thế về vai trò, vị trí, tư cách, trí tuệ, ý chí để luôn đảm bảo chỉ huy quản lý. Các đặc điểm cơ bản của giao tiếp trong quản lý được thể hiện cụ thể ở các đặc điểm của hệ quản lý gồm ba nhóm: - Người cán bộ quản lý: Nhu cầu giao tiếp, nhận thức trong giao tiếp, phong cách giao tiếp, kỹ năng giao tiếp. - Đối tượng quản lý: Nhu cầu giao tiếp, nhận thức trong giao tiếp, các phẩm chất, nhân cách giao tiếp, phong cách giao tiếp, kỹ năng giao tiếp. Khi đối tượng quản lý là nhóm tập thể thì còn có một số yếu tố tâm lý xã hội trong giao tiếp (tâm lý nghề nghiệp, dư luận xã hội...). - Sự tác động qua lại giữa người cán bộ quản lý và đối tượng quản lý tạo nên quá trình quản lý với đặc điểm giao tiếp: mục đích giao tiếp, nội dung giao tiếp, hình thức giao tiếp, hiệu quả giao tiếp. Đặc điểm giao tiếp trong quản lý của người cán bộ quản lý là những nét riếng biệt có giá trị quản lý nổi lên ở họ trong quá trình giao tiếp với đối tượng quản lý gồm các đặc điểm: 2.1. Nhu cầu giao tiếp: Đối tượng giao tiếp thoả mãn nhu cầu giao tiếp trong quản lý của người cán bộ quản lý. Đối tượng quản lý thoã mãn nhu cầu giao tiếp trong quản lý cần được người cán bộ quản lý ý thức đầy đủ để truyền đạt và hoà đồngvới họ về thông tin quản lý khi thực hiện các chức năng quản lý. 2.2. Mục đích giao tiếp: Sau khi xác định rõ chủ thể giao tiếp với mình, người cán bộ cần xác định cụ thể các mục đích giao tiếp trong quản lý, tạo ra sự đồng cảm chung về quyết định quản lý - hiệu quả tối ưu của quản lý. 2.3. Nhận thức trong giao tiếp. Để giao tiếp, người cán bộ quản lý phải có tri thức đầy đủ, sâu sắc về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, về đối tượng quản lý, chuyên môn, nghề nghiệp… Để nhận thức đúng, có giá trị quản lý trong giao tiếp, người cán bộ quản lý cần có tư duy quản lý và tư duy hệ thống. Tư duy hệ thống là phương pháp nhận thức sự vật hiện tượng theo mộthệ với các nhân tố, quan hệ giữa các nhân tố của hệ đó, chỉ ra nhân tố sinh thành hệ, quan hệ đặc trưng, mối quan hệ của hệ với các hệ khác. Tư duy quản lý và phương pháp nhận thức của nhà quản lý để xử lý các thông tin tư liệu dưới sự chỉ đạo của thông tin quản lý gốc (đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, văn bản cấp trên), nhằm rút ra bản chất của công việc quản lý đó. 2.4. Các phẩm chất nhân cách trong giao tiếp: Các phẩm chất nhân cách là đặc điểm giao tiếp trong quản lý quan trọng của người cán bộ quản lý. Trong đó hai phẩm chất nổi bật là tính đồng cảm và tính quyết đoán của người cán bộ quản lý có tính chất quyết định đến hiệu quả quản lý. 2.4.1. Tính quyết đoán: Tính quyết đoán là sự thể hiện lòng quyết tâm, sức mạnh ý chí của người cán bộ quản lý. Người cán bộ quản lý dám ra quyết định quản lý, dám thông qua tập thể và dám chịu trách nhiệm về quyết định đó. Không có tính quyết đoán, người cán bộ quản lý sẽ không ra được quyết định quản lý cho dù có tư duy quản lý. Vì vậy, không có bản thông điệp về thông tin quản lý để truyền đạt tới đối tượng quan trọng, khi có kế hoạch tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Không có tính quyết đoán, người cán bộ quản lý không dám tạo ra sự đồng cảm về tâm lý với đối tượng quản lý (cá nhân, tập thể tích cực) và không đồng cảm (lên án, phê bình…) với đối tượng quản lý tiêu cực và cả bản thân khi mắc khuyết điểm. 2.4.2. Tính đồng cảm. Tính đồng cảm của người cán bộ quản lý trong giao tiếp thể hiện: + Hãy xem xét, nghiên cứu đối tượng quản lý để ứng xử phù hợp và có giá trị quản lý. + Có nhu cầu hoà nhập thống nhất với đối tượng quản lý để quản lý. + Coi trọng sự chỉ đạo của cấp trên, coi trọng chất lượng của quyết định quản lý. + Coi trọng hiệu quả chất lượng lao động nghề nghiệp của đối tượng quản lý. + Coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Ở người cán bộ quản lý, tính đồng cảm làm cho tính quyết đoán có phương hướng đúng, không sa vào tính độc đoán, quan liêu khi ra quyết định quản lý. No giúp người cán bộ quản lý lôi cuốn mọi người về phía mình, chiếm được lòng tin tuyệt đối của họ, từ đó tạo nên sự đồng cảm chung về quyết định quản lý. Tính đồng cảm là cơ sở, là mục đích của tính quyết đoán. Đồng thời tính quyết đoán làm cho tính đồng cảm có giá trị quản lý. Sự kết hợp giữa tính quyết đoán và tính đồng cảm ở người cán bộ quản lý trong giao tiếp của quản lý đã làm cho nó vừa thể hiện đặc điểm hoạt động quản lý vừa đảm bảo đặc điểm giao tiếp. 2.5. Phong cách giao tiếp. Giao tiếp trong quản lý là một nội dung cơ bản của quản lý nên phẩm chất giao tiếp của người cán bộ quản lý phải phản ánh được các nội dung cơ bản của các phong cách quản lý. Để giao tiếp trong quản lý, người cán bộ quản lý cần đảm bảo tính linh hoạt và sáng tạo trong việc kết hợp các phong cách giao tiếp tuỳ theo mục đích; nội dung, điều kiện tình huống giao tiếp, đặc biệt là kết hợp giữa phong cách dân chủ và quyết đoán trong quản lý. 2.6. Kỹ năng giao tiếp. Để truyền đạt thông tin quản lý đến đối tượng quản lý, người cán bộ quản lý cũng cần sử dụng ba nhóm kỹ năng giao tiếp chung (định hướng, định vị, điều khiển). Đặc biệt là các kỹ năng sau: - Kỹ năng lập kế haọch: xác định mục đích giao tiếp, chuẩn bị thông tin quản lý, hiểu rõ đối tượng quản lý, chuẩn bị phòng họp... - Kỹ năng định vị: hiểu biết đầy đủ, sâu sắc về đối tượng quản lý, quyền hạn, trách nhiệm bản thân, từ đó đặt mình vào vị trí, điều kiện hoàn cảnh cụ thể, đặc điểm tâm lý đối tượng để ứng xử phù hợp. - Kỹ năng nói: biết tạo quan hệ khi nói, lời nói rõ ràng, dễ hiểu, truyền cảm, thu hút, chứa đựng những giải pháp quản lý trọng tâm. - Kỹ năng lắng nghe: biết khuyến khích mọi người phát biểu, biết kết luận các ý kiến thảo luận để thống nhất với đối tượng quản lý chương trình hành động cụ thể, thiết thực của họ. - Kỹ năng phối hợp: biết phối hợp các tổ chức quần chúng với những người trung gian để tác động tới đối tượng quản lý khi thấy việc tiếp xúc trực tiếp sẽ không có hiệu quả quản lý. - Kỹ năng tự chủ: luôn giữ bình tĩnh trong mọi tình huống giao tiếp. 2.7. Nội dung giao tiếp: Tiến trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin quản lý là nội dung giao tiếp trong quản lý chủ yếu của người cán bộ quản lý. Thông tin quản lý là những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý gồm: Thông tin gốc (đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo của cấp trên); quyết định quản lý của người cán bộ quản lý; sự bày tỏ quyền uy và uy tín của người cán bộ quản lý; những lời khuyên, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ nghề nghiệp của người cán bộ quản lý; những ý kiến tham gia quản lý của cá nhân và tập thể được người cán bộ quản lý sử dụng trong quản lý. Thông tin quản lý có các đặc điểm: tính thống nhất, tính nhân văn, tính quản lý, tính hiệu quả, tính khách quan... Tiến trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin quản lý trong nội dung giao tiếp của người cán bộ quản lý mang tính dân chủ khi giải quyết các vấn đề quản lý phức tạp, thông qua các quyết định quản lý quan trọng. Đó là việc người cán bộ quản lý bằng tư duy quản lý, tính đồng cảm và tính quyết định để đạt đến đối tượng quản lý, lôi cuốn tâm lý nghề nghiệp và dư luận xã hội của đối tượng quản lý vào tiếp nhận và thảo luận tập thể của nó, nhằm tạo nên sự đồng cảm chung về quyết định quản lý. 2.8. Hình thức giao tiếp: Trong quản lý, để tạo nên sự đồng cảm chung về quyết định quản lý, người cán bộ quản lý cần sử dụng các hình thức giao tiếp phù hợp: giao tiếp gián tiếp - trực tiếp, giản dị trong văn nói và viết. Trong đó hội họp là hình thức giao tiếp cơ bản trong quản lý của người cán bộ quản lý. 2.9. Hiệu quả giao tiếp. Người cán bộ quản lý phải dám ra quyết định nội dung giao tiếp có hiệu quả, trên cơ sở lôi cuốn mọi người về phía mình, chiếm được lòng tin tuyệt đối của họ. Từ đó, tạo nên sự đồng cảm chung về quyết định quản lý - hiệu quả tối ưu của quản lý. Tóm lại, đặc điểm giao tiếp trong quản lý của người cán bộ quản lý có nhiều nội dung, trong đó nội dung giao tiếp là đặc điểm cơ bản nhất vì nó thể hiện đặc điểm chủ yếu của quản lý xã hội. PHẦN III: KẾT LUẬN Qua việc phân tích, nghiên cứu cơ sở lý luận của đề tài : Lý luận về giao tiếp, giao tiếp trong quản lý xã hội của người cán bộ quản lý, có thể rút ra một số kết luận về đặc điểm giao tiếp của người cán bộ quản lý như sau: Giao tiếp trong quản lý của người cán bộ quản lý vừa mang đặc điểm giao tiếp của người cán bộ quản lý, vừa thể hiện tính đặc thù của quản lý xã hội quy định. Đó là đặc điể