Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi.
25 trang |
Chia sẻ: maiphuongdc | Lượt xem: 1588 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Quản lý bán hàng tại Công ty điện thoại Long Nhật, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
A. LỜI MỞ ĐẦU
Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả .Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .
Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động .Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…
Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên.
Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn.
1. Mục đích
Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường. Điều này đòi hỏi kế toán cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính xác nhất.
2. Lí do
Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý.
3.Ý nghĩa:
Tổ chức xử lí, tính toán, nắm bắt các thống kê và kết quả trong quá trình bán hàng.
4 .Phạm vi đề tài ứng dụng
Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quả lí bán hàng,chương trình chạy tren máy đơn.
5.Kế hoạch triển khai đề tài
Tuần
Từ tuần 30-37
T38
T40-
Tuần 41
Tuần 42.
Công việc
Chọn đề tài,họp nhom chọn đề tài “Quản lí bán hàng”
-Mỗi thành viên nhóm tự tìm hiểu,viết phần những phần liên quan đến hệ thống.
Sau đó tập hợp lại để thiết kế hệ thống và viết bài cá nhân.
Nhóm tâp trung Tk hệ thống dựa trên bài cá nhân.
- Biểu đồ phân cấp chức năng-FHD
- Biểu đồ luồn dữ liệu
- Entity Relatiónhip
-DataBase vật lí
- Thuật toán
- Form nhập liệu
- Các báo cáo
- Các mẫu thử
TK chi tiết Bài viết minh hoạ chi tiết.
Điều chỉnh viết báo cáo Đánh máy và thiết kế phần access
Tuần 43 nhóm dựa trên cơ sở đó hoàn thành bài để nộp.
Tuần 44
Báo cáo
Nhân sự
Cá nhân tự tìm tư liệu
Nhóm trướng
Nhóm thực hiện
Nhóm trưởng
Nhóm trưởng và cả nhóm thực hiện
Đà Nẵng,ngày…tháng …năm 2008
Nhóm trưởng
Văn Thị Ánh Nga
6 .Khảo sát thực tế :
Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi.
B. Phân tích và thiết kế hệ thống
Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống
Cập nhật DMNHH
Quản lí bán hàng
Báo cáo
Cập nhật
Tkê
Nhập HH
Sửa HH
Xóa HH
Tra cứu
Hàng tồn kho
Hàng đã xuất
Tình hình nhập HH
Tình hình xuất HH
Cnhật DMHH dddddđdddddddddDDDDMHHDMHH
C Nhật DMHH
Sửa nhóm hàng
Xóa nhóm hàng
Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hàng hoá đó.
Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập.
2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD
NCCấp
KH
QLBH
Phiếu NK HH
Phiếu đặt HH
Phiếu XK HH uuuugghhggfggfhrhjgghhhhuytghrhhhhhhhhhhhhhhhHHHHHHH
D Sách mua HH
Yêu cầu báo cáo
Văn bản báo cáo
Phòng TC-KT
Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng.
DDF ở mức đỉnh
Mức1HH
Nhóm hàng
Nhà cung cấp
1 Cập nhật
2 Nhập Xuất HH
Phiếu NK HH
Phiếu đặt HH
TT HH
TT nhóm hàng
DDF mức đỉnh (M ức 2)
Nhà cung cap
Hàng hóa
Nhóm hàng
Nhập xuất
HH
TTHH
DDF ở mức đỉnh (mức 3)
Nhà cung cap
Hàng hóa
Cập nhật
Nhập HH
Sửa HH
Xóa HH
TTHH
TT
TT HH
TT moi ve HH
TT HH
M ức 4
Hàng hóa
Nhà cung cấp
Tệp H Đon
K.hàng
Xuất HH
Nhập
HH
Phiếu NK HH
TTHH
DS mua hang
Phieu xuat HH
TT PX HH
TT phieu nhap
Phieu nhap HH
3.Entity Relationship
4.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU
NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes)
Field name
Data Type
Field size
Index
Description
LogID
Text
30
Khóa chính
Mã nhân viên để truy cập quản lí
Hoten
Text
20
Họ tên nhân viên
Bophan
Text
50
Phòng ban mà người đó làm việc
Logpw
Text
8
Password truy cập của nhân viên
Logyes
Yes/No
Cho phép nhân viên đó truy cập hay không
HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat)
,
Field name
Data Type
Field size
Index
Description
MaHH
Text
10
Khóa chính
Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa
Group ID
Numberic
Khóa ngoại
Thuộc tính khóa ngoại
TenHH
Text
50
Tên loại hàng hóa tương ứng với mã hàng
ĐVT
Text
10
Tương ứng với loại HH
Quicach
Text
20
Các đặc điển vật lí
Baohanh
Numberic
Thời gian bảo hành của 1 loại HH đó
Gianhap
Numberic
Giá ban đầu của 1 loại HH được nhập
Giaban
Numberic
Là giá sau khi đã tính tất cả mọi loại thuế VAT
NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ)
Field name
Data Type
Field size
Index
Description
GroupID
Numberic
10
Khóa chính
Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa
Tennhom
Text
50
Tên của một nhóm hàng nào đó
VAT_N
Numberic
Thuế VAT lúc ban đầu nhập 1 loại hàng nào đó
VAT_X
Numberic
Thuế VAT sau khi xuất hàng
PHIBQ
Numberic
Là loại phí dùng để bảo quản hàng hóa
NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai)
Field name
Data Type
Field size
Index
Description
Thekho
Text
30
Khóa chính
Là mã được gắn cho phiếu nhập xuất
Ctnhap
Text
20
Khóa ngoại
Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
Ctxuat
Text
20
Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
MaHH
Text
10
Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
So luong
Numberic
Số lượng hàng mà khách mua
Diengiai
Text
225
Ghi chú về nhập xuất
CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct)
Field name
Data Type
Field size
Index
Description
SoCT
Text
20
Khóa chính
Là mã được gắn cho phiếu chứng từ để phân biệt với các phiếu khác
Doitac
Text
50
Là khách hàng ,cty mua bán ,trao đổi với nhau
NXFlag
Yes/No
Cho phép nhân viên nhập hay xuất hàng hóa
NVgiaodich
Text
30
Khóa ngoại
Nhân viên giao dịch
Ketoan
Text
50
Nhân viên kế toán
Thukho
Text
50
Nhân viên thủ kho
Ngayct
Date/Time
Ngày in chứng từ
5.Thiết kế thuật toán sử dụng
a.Khi đăng nhập :
-Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt.
-Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin
User name & password chính xác
Số lần kiểm tra <3
Kết thúc
Nạp cửa sổ chính cho phép sử dụng chương trình
User name & Password
Bắt đầu
F
b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI
-Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết
-Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống.
-Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép.
-Sau đó tiếp tục tiến hành công việc.
Bẳt đầu
User name & password
Tồn tại user ?
Đ
Tạo 1 user mới
Kết thúc
Tiếp tục
c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA
Bắt đầu
Thông tin HH
Mã HH
Tồn tại?
T
Tiếp tục nhập thông tin và lưu
Kết thúc
-Bắt đầu cập nhập thông tin về hàng hoá
-Hệ thống sẽ kiểm tra mã hàng tương ứng có phù hợp không.
-Nếu Đúng hệ thống sẽ cho bạn cập nhật và lưu thông tin.
d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA
Bắt đâù
TT nhóm hàng
Mã nhóm
Hàng tồn tại ?
Đ
- Bắt đầu đăng nhập
- Nhập thông tin về nhóm hàng hoá
- Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko
Tiếp tục nhập thông tin và lưu
- Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin
Kết thúc
e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ)
Bắt đầu
TT chứng từ
Mã CT tồn tại?
Đ
Tiếp tục nhập thông tin và lưu
Kết thúc
-Bắt đầu đăng nhập hệ thống
-Cung cấp thông tin về chứng từ xuất nhập hàng hoá hay nhóm hàng hoá.
-Nhập mã chứng từ
-Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó có phù hợp và chính xác hay không.
-Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp tục nhâp,in và sao lưu chứng từ.
-Thoát khỏi hệ thống.
6.form nhập liệu
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
FORM HÀNG HOÁ
FORM NHÂN VIÊN
FORM CHỨNG TỪ
FORM NHẬP XUẤT
FORM NHÓM HÀNG
7.THIẾT KẾ CÁC BÁO CÁO
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…tháng…năm…
Nguồn hàng……………………………………….
Ghi chú……………………………………………..
STT
TÊN HÀNG
ĐVT
ĐƠN GIÁ
SỐ LƯỢNG
THÀNH TIỀN
GHI CHÚ
TỔNG TIỀN HÀNG………………………………………………………
Ngày … tháng … năm ….
Nhân viên giao dịch Thủ kho Kế toán Giám đốc
Chữ kí Chữ kí Chữ kí Chữ kí &
Đơn Vị: Công ty TNHH AD
Bộ phận : Bán hàng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 5 tháng 4 năm 2008
Tên điạ chỉ người nhận:
Lý do xuất: Xuất bán
Xuất tại kho ngăn lỗ: Hàng hoá Địa điểm: 18 Văn Cao
STT
Tên sản phẩm, hàng hoá
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Thực xuất
Yêu cầu
01
Máy Fax panasonic
Một mặt hàng
Máy
7
7
2.285.715
16.000.000
Cộng:
16.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo
Ngày 02 tháng 4 năm 2008
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311
GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N
Liên 3:Nội bộ No:0070689
Ngày 14 tháng 10 năm 2007
Đơn vị bán hàng :Công ty điện thoại Long Nhật
Địa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng
Số tài khoản :
Điện thoại: 05113215876 MS:
Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga
Tên đơn vị : Đại hoc Duy Tân
Địa chỉ :184 Nguyễn văn Linh ,Đà Nẵng
Số tài khoản :1223839
Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS:
Thành tiền
Đơn giá
SL
ĐVT
Tên hàng hóa dịch vụ
STT
3=1*2
2
1
C
B
A
01 Samsung X430 Cái 01 2.999.000 2.999.000
02 Cục sạc Nokia N70 Cái 02 30.000 60.000
Cộng tiền hàng: 3.059.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 305.900
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.364.900
Số tiền viết bằng chữ:Ba triệu ba trăm sáu mươi tủ ngàn chín trăm đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký ,họ tên)
Người bán hàng
(Ký ,họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký,đóng dấu ,họ tên)
Mẫu phiếu thu tiền hàng
Đơn Vị: Công ty
Địa Chỉ : 69 Hoàng Diệu
PHIẾU THU Số: 10T
Ngày 2 tháng 4 năm 2008
Nợ TK 111: 30.000.000
Có TK 112: 30.000.000
Họ tên người nộp tiền: Lê Ân
Địa chỉ: Thủ quỹ
Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt
Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y
Ngày 02 tháng 4 năm 2008
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ
(Ngày ….Tháng…Năm…)
Tên cơ sỏ kinh doanh:
Địa chỉ:
Họ tên người bán hàng;
Địa chỉ nơi bán:
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Doanh thu có thuế suất
Thuế suất VAT
A
B
C
1
2
3
4
Tổng cộng tiền:
Tổng số tiền bằng chữ:
Ngày …Tháng…Năm…
Người bán
(Ký,họ tên)
Đơn vị :………… Mẫu số S06DN
Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC)
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
(Tháng….năm…)
SHTK
Tên TK
SDĐK
SPS trong kì
SDCK
Nợ
Có
Nợ
Có
Nợ
Có
A
B
1
2
3
4
5
6
Cộng:
Mẫu số 01-1/GTGT
(Ban hành kèm theo thông tư)
BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA
(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)
Người nộp thuế:
Mã số thuế:
Đơn vị tiền : đồng Việt Nam
STT
Hoá đơn chứng từ bán
Tên người mua
Mã số thuế người mua
Mã hàng
Doanh số bán chưa thuế
Thuế suất
Thuế VAT
Ghi chú
Kí hiệu hoá đơn
Số hoá đơn
Ngày tháng năm phát hành
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế :
2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%:
3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%:
4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:
Tổng :
Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra :
Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra:
********C**********************
Quản lí bán hàng ,điều đó đòi hỏi các cán bộ nghiêp vụ phải luôn theo doĩ diễn biến nhập,xuất,tồn kho hàng hoá ở bất kì thời điểm nào để có cơ sở cân đối ,đeer đua ra quyết định đúng đắn trong việc cung ứng và dự trữ hàng hoá hợp lí cho việc kinh doanh.
Việc xử lí khối lượng lớn thông tin để đạt được độ tin cậy cao trong công việc ,trong một khoảng thời gian ngắn nhất định là việc làm rất vất vả của người làm công tác quản lí mà kết quả thông tin đem lại thưòng không hợp lí,kịp thời và đọ chính xác thấp.
Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của công ty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bán hàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất.
Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thống thiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển .
2.Hướng mở của đề tài :
Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật còn sử dụng các phương pháp thủ công,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phục đươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh và chính xác hơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao.
3.Tài liệu tham khảo :
Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân
Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004
www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k
www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/
Tạp chí công nghệ thông tin
Tạp chí kế toán
Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin
D.NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- PTTKHT_Quan_ly_ban_hang.doc