Luận văn Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại công ty đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera

ận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 48  Giải quyết các thắc mắc hoặc làm rõ thiết kế.  Họp với Cơ quan chức năng đối với các vấn đề liên quan. + Công tác nghiệm thu bàn giao:  Nghiệm thu công việc xây dựng, lắp đặt thiết bị - công nghệ.  Nghiệm thu hạng mục, bộ phận công trình.  Nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng.  Lưu trữ, bảo quản các văn bản hồ sơ, hồ sơ hoàn công, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. + Công tác báo cáo:  Báo cáo chất lượng.  Báo cáo tiến độ.  Báo cáo an toàn lao động, vệ sinh môi trường.  Báo cáo chi phí.  Báo cáo sự cố.  Báo cáo quyết toán công trình. + Xử lý tình huống, sự cố công trường:  Đánh giá, đề xuất biện pháp xử lý khi công tác không yêu cầu.  Đề ra các biện pháp ứng phó phù hợp khi tiến độ có dấu hiệu trễ so với kế hoạch + Đề xuất phê duyệt thanh quyết toán và phát sinh:  Kiểm tra, đề xuất khối lượng phát sinh.  Kiểm tra, đề xuất đơn giá phát sinh.  Lập các hồ sơ thanh toán, quyết toán trình phê duyệt và thanh toán cho các nhà thầu. 2.3.3. Kiểm soát tiến độ dự án đầu tư I. Cập nhật báo cáo tiến độ các dự án Các đơn vị thi công có nhiệm vụ lập “Báo cáo ngày”, “Báo cáo tuần”, “Báo cáo tháng/năm” theo biểu mẫu nộp cho Phòng kế hoạch kinh doanh & Ban quản lý Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 49 dự án (theo phụ lục số 5, 6, 7 - phần phụ lục). Phòng kế hoạch kinh doanh & Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập quy trình kiểm soát tiến độ cho từng dự án, thường xuyên liên lạc với đơn vị thi công, các nhà thầu phụ (nếu có), để nắm bắt thông tin, giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có), cập nhật tiến độ thi công, tổng hợp báo cáo hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng theo biểu mẫu. Phân tích các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến tiến độ (nếu có), báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách. Tổ chức các cuộc họp, thảo luận để tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ và tìm ra các giải pháp, biện pháp thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình. Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 50 Hình 2.7 : Sơ đồ kiểm soát tiến độ ( Nguồn : Phòng kế hoạch và Ban quản lý dự án ) Lưu đồ Form Người thực hiện Các bộ phận liên quan Các Thầu phụ (*) P.KHKD&QLDA; P.KT (***) Các Thầu phụ (*) P.KHKD&QLDA; P.KT Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách (**) Các đơn vị liên quan Các đơn vị thi công (**) Các đơn vị thi công (**) P.KHKD&QLDA; Đơn vị thi công (**) P.KHKD&QLDA; Đơn vị thi công (**) P.KHKD&QLDA Thực hiện Báo cáo ngày Báo cáo tiến độ theo tuần Lập tiến độ thi công công trình Nhận nhiệm vụ sản xuất / Hợp đồng Lập kế hoạch nhân lực công trình Xem xét, phê duyệt Biện pháp đảm bảo tiến độ thi công Báo cáo tiến độ Theo tháng (*): Sử dụng các phần mềm máy tính chuyên dụng hiện có. (**): Biểu mẫu theo quy trình của Công ty. Báo cáo tổng thể Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 51 - Các công trình đầu tư xây dựng chủ yếu dùng nguồn vốn vay tín dụng thương mại, vì vậy cần đẩy nhanh tiến độ thi công đưa công trình vào vận hành khai thác, như vậy mới nâng cao hiệu quả đầu tư. - Do đặc thù của dự án đầu tư phụ thuộc vào tình hình giá cả thị trường, đền bù giải phóng mặt bằng và tình hình thu góp vốn của các nhà đầu tư thứ cấp nên Công ty không kiểm soát được hết nguồn thu và chi, dẫn đến phát sinh nhiều chi phí so với Tổng mức đầu tư được duyệt. - Do thời gian thực hiện dự án kéo dài, tình hình biến động giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, máy thi công tăng nên làm phát sinh nhiều chi phí cho dự án. Ngoài ra ở tất cả các dự án chi phí đền bù giải phóng mặt bằng đều gặp khó khăn từ phía người dân nên khoản tăng của phần chi phí này rất lớn, thường vượt 50% so với dự kiến chi phí đền bù theo giá đất quy định của Nhà nước. II. Hoạch định bổ sung và cập nhật tiến độ Trong thời gian triển khai thực hiện dự án, các mốc tiến độ chính không đạt được trong năm kế hoạch, Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera sẽ báo cáo trình Tổng công ty Viglacera điều chỉnh kế hoạch và điều chỉnh các mốc tương ứng nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu mốc tiến độ hoàn thành dự án. Đánh giá tình hình tiến độ đến thời điểm hiện nay thì các dự án đang có nguy cơ bị chậm do toàn bộ công tác chuẩn bị của nhà thầu (chính) chưa thật tốt. Trong quá trình thực hiện dự án thì có thể sẽ điều chỉnh các mốc tiến độ trung gian để bảo đảm mục tiêu tiến độ cuối cùng là hoàn thành dự án và phát triển. Kiểm soát là hành động trên cơ sở những gì báo cáo trình bày, tìm ra nguyên nhân đích thực của sự sai khác và đề xuất biện pháp khắc phục. Chính vì vậy kiểm soát là một điểm then chốt của công tác quản lý dự án. Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 52 2.4. Phân tích và đánh giá nguyên nhân gây chậm tiến độ của các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera Ngoài ra để minh chứng cho hiệu quả của hoạt động đầu tư, xin được đánh giá quản lý tiến độ của một số dự án cụ thể của Công ty đang thực hiện. Từ đó tìm ra nguyên nhân gây chậm tiến độ cũng như ảnh hưởng đến quá trình đầu tư dự án 2.4.1. Giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự án dự án đầu tư Đây là giai đoạn đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để chuẩn bị tốt nhất cho chuẩn bị triển khai dự án. Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận phối hợp đã được chuẩn bị rất kỹ lưỡng, tuy nhiên đến giai đoạn triển khai thì một số hạng mục vẫn không thể triển khai đúng tiến độ, do các nguyên nhân sau: Bảng 2.2 : Bảng kế hoạch thực hiện tại dự án ĐT X D KCN Yên Phong – Bắc Ninh TÊN CÔNG VIỆC TRÁCH NHIỆM ĐƠN VỊ PHỐI HỢP HOÀN THÀNH GHI CHÚ Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 53 Bảng 2.2 : Bảng kế hoạch thực hiện tại d ự án ĐT X D KCN Yên Phong – Bắc Ninh ( Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh và Ban quản lý dự án ) Ở đây tiến độ khởi công xây dựng các công việc được sắp xếp theo thứ tự thời gian tăng dần. Công việc san nền dự án được tiến hành khởi công ngay sau khi thực hiện giải phóng mặt bằng xong. Tuy nhiên Các công việc được sắp xếp theo một kế Chuẩn bị nhân sự quản lý dự án P. KHKD;P.TCHC Và B.QLDA P. Kỹ thuật 30/06/2013 Mua sắm vật tư P. KHKD&BQLDA P.Kỹ thuật Phòng TCKT Sau khi có kế hoạch đấu thầu. Đánh giá nhà thầu Tổ chuyên gia xét thầu P. KHKD P.Kỹ thuật; P. TCKT 15/07/2013 Giám đốc phê duyệt kết quả đấu thầu. Chuẩn bị mặt bằng thi công P. DA& .QLDA P.Kỹ thuật Nhà thầu 20/07/2013 ập Kế hoạch sử dụng thiết bị chuyên dụng phục vụ thi công P. KHKD&B.QLDA P.Kỹ thuật Nhà thầu 20/07/2013 Phát hành các quy trình thi công P. Kỹ thuật Nhà thầu 20/07/2013 Theo quy trình, quy phạm an toàn điện. Phát hành bảng tiến độ thi công P. KHVT&B.QLDA P.Kỹ thuật 20/07/2013 Căn cứ kế hoạch đấu thầu, hợp đồng ký kết. Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 54 hoạch thời gian chưa khoa học nên chưa đảm bảo cho các công việc được thực hiện đồng bộ nên gây tình trạng khi thì nhàn rỗi, khi thì quá dồn dập. Những khó khăn trên làm cho việc quản lý dự án gặp nhiều khó khăn và hiệu quả thực hiện đầu tư không cao như mong đợi. I. Nhân sự cho dự án - Đối với mỗi dự án, khi có quyết định thi công, nhân lực của dự án cũng được chỉ định. Đội ngũ này được lấy ra từ các phòng ban của Công ty. Các thành viên này chỉ được giao một số quyền hạn nhất định, không tự quyết được những vấn đề phát sinh. Nếu có vấn đề phát sinh phải trình người có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo. - Cán bộ phụ trách dự án thường quản lý nhiều dự án và thực hiện các công việc như: triển khai thi công, giải quyết các vấn đề phát sinh, theo dõi tiến độ thi công, nghiệm thu, quyết toán công trình. - Cán bộ phụ trách thi công thường không được đào tạo bài bản mà chỉ từ kinh nghiệm thi công thực tế, đã tham gia thi công trên công trường trong nhiều năm. Phần lớn các công việc được thực hiện theo kinh nghiệm, không có những thay đổi trong biện pháp thi công. Tất cả các công trình đều thi công theo quy trình có sẵn, không có hoặc có rất ít những nghiên cứu làm tăng hiệu quả làm việc, cải tiến phương pháp thi công. Chính vì vậy các công trình không có những phương pháp thi công đột phá để giảm thời gian thi công. - Ví dụ về việc một số lãnh đạo Công ty được giao nhiệm vụ kiêm nhiều trưởng ban quản lý nhiều dự án đầu tư xây dựng dẫn đến tình trạng quá tải công việc, không theo dõi hết được tiến độ dự án như trong bảng sau: Bảng 2.3 : Bảng phân công nhiệm vụ quản lý dự án Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 55 TT Chức vụ kiêm Nội dung công việc Chức vụ I Trưởng ban dự án các Khu đô thị Phó giám đốc công ty 1. Trưởng ban khu đô thị Đặng Xá – Gia lâm – Hn 2. Trưởng ban khu chung cư 61 Hoàng Hoa Thám 3. Trưởng ban tòa nhà Viglacera Chịu trách nhiệm triển khai dự án từ lập kế hoạch đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu vật tư thiết bị trước khi đưa vào thi công, triển khai thi công, tổ chức nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng và quyết toán công trình. II Trưởng ban dự án các Khu Công nghiệp Phó giám đốc công ty I 1. Trưởng ban KCN Tiên Sơn Bắc Ninh 2. Trưởng ban KCN Đông Mai – Quảng Ninh 3. Trưởng ban KCN Hải Yên – Quảng Ninh 4. Trưởng ban KCN Yên Phong – Bắc Ninh Chịu trách nhiệm triển khai dự án từ lập kế hoạch đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu vật tư thiết bị trước khi đưa vào thi công, triển khai thi công, tổ chức nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng và quyết toán công trình. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính ) Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 56 Ví dụ: Một số cán bộ, kỹ sư tại công ty học trường đại học giao thông vận tải, hoặc kỹ sư máy nhưng khi thi công thì lại về xây dựng khu đô thị và Khu công nghiệp. Bảng 2.4 : Bảng học vấn cán bộ kỹ thuật STT Chức năng Chuyên ngành Dự án quản lý 1 Cán bộ kỹ thuật dự án Kỹ sư giao thông Dự án Khu đô thị Đặng Xá 2 Cán bộ kỹ thuật dự án Kỹ sư máy Quản lý KCN Yên Phong 3 Cán bộ kỹ thuật dự án kỹ sư xây dựng Quản lý xí nghiệp vận hành KCN Tiên Sơn 5 Cán bộ kỹ thuật dự án Kỹ sư giao thông Quản lý KCN Hải Yên 6 Cán bộ kỹ thuật dự án Kỹ sư xây dựng Chung cư 671 HHT 7 Cán bộ kỹ thuật dự án kỹ sư máy Quản lý KCN Đông Mai ( nguồn: Phòng tổ chức hành chính ) Kết luận: Việc phân cấp và giao quyền cho cán bộ phụ trách dự án tại Công ty chưa cao, hầu như tất cả công việc phát sinh đều phải xin ý kiến chỉ đạo dẫn đến chậm tiến độ. Cán bộ phụ trách dự án thường quản lý nhiều dự án, do đó không theo sát được công việc. Cán bộ phụ trách thi công thường không được đào tạo bài bản mà chỉ từ kinh nghiệm thi công thực tế, không có những phương pháp thi công đột phá để làm giảm thời gian thi công. II. Mặt bằng thi công - Giải phóng mặt bằng thi công cũng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Thủ tục xin cấp phép, Đơn vị cấp phép là UBND quận, huyện Sở xây dựng. Để phối hợp với các đơn vị chủ quản giải quyết việc giải phóng mặt bằng thì mất rất nhiều thời gian. Lãnh đạo Công ty thường phải họp bàn nhiều Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 57 lần để giải quyết các vấn đề liên quan như: thời gian thi công, tiến độ thi công, các biện pháp đảm bảo an toàn cho đơn vị thi công. - Một số KCN, khu đô thị phải họp nhiều lần cùng các hộ dân, tổ dân phố, UBND phường, quận mới giải phóng được mặt bằng do hộ gia đình không đồng ý với phương án đền bù của công ty theo giá nhà nước. Công tác bồi thường hỗ trợ và tái định cư được thực hiện ngay sau khi thiết kế được duyệt. Trong phạm vi mặt bằng thiết kế được duyệt (có thể có thêm vùng ảnh hưởng tạm thời) đơn vị tư vấn lập hồ sơ địa chính và phối hợp với các cơ quan làm thủ tục thu hồi đất. Trên cơ sở diện tích đất bị thu hồi. Đơn vị tư vấn và các cơ quan liên quan kiểm kê xác định khối lượng thiệt hai, hiện trạng, nguồn gốc đất đai, công khai phương án bồi thường hỗ trợ và tái định cư, chi trả tiền bồi thường và bàn giao mặt bằng cho chủ đầu tư để bàn giao lại cho nhà thầu thi công. Tuy nhiên đối với nhiều dự án, các hạng mục được khởi công không đồng thời và được thực hiện trong thời gian dài trong khi đó chế độ chính sách về bồi thường thì thường xuyên thay đổi. Việc phối hợp với nhiều cơ quan như tư vấn đo đạc lập bản đồ địa chính; Sở Tài nguyên và Môi trường; Phòng đăng ký đất đai, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, hội đồng bồi thường huyện, UBND các xã bị ảnh hưởng, tuy nhiên họ cũng chưa nắm vững các chính sách để thực hiện các công việc về bồi thường hỗ trợ và tái định cư là mất nhiều thời gian trong công tác phê duyệt. Trong đó có nhiều thành viên chủ chốt lại đảm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau và thường xuyên bận họp dẫn đến khi hoàn thành một phương án mất rất nhiều thời gian. Có những việc Chủ đầu tư không thể thực hiện thay được và phải phụ thuộc hoàn toàn vào chính quyền địa phương, đơn cử như việc tận thu lâm sản địa phương thực hiện quá chậm. Do công tác phê duyệt phương án bồi thường hỗ trợ của dự án chậm nên việc chậm chi trả tiền cho người dân có đất và hoa màu bị ảnh hưởng, gây nên những ý kiến suy nghĩ không tốt của người bị ảnh hưởng về cách làm việc của Ban QLDA và Hội đồng bồi thường huyện, xã. Đã xuất hiện những trường hợp người bị ảnh hưởng của các thôn tỏ thái độ và phản ứng không Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 58 thân thiện, gây khó dễ với cán bộ thực hiện công tác bồi thường trong quá trình kiểm đếm hiện trường của những phương án tiếp theo. Bảng 2.5 : Một số dự án bị chậm tiến độ do công tác giải phóng mặt bằng TT Tên dự án/hạng mục giải phóng mặt bằng Chậm giải phóng so với kế hoạch Nguyên nhân/hướng xử lý 1 Dự án KCN Hải Yên 3 tháng Do người dân là nhiều nơi đến canh tác nên rất khó để họp dân thường xuyên 2 Dự án KCN Yên Phong 2 tháng Do phải cưỡng chế các hộ dân không lấy tiền đền bù. 3 Dự án KCN Đông Mai 3 ngày Họp nhiều lần cùng các hộ dân, tổ dân phố, UBND mới giải phóng được mặt bằng do trên mặt bằng có nhiều mộ. 4 Dự án chung cư cao cấp 671HHT giai đoạn 2 2 ngày Do công ty phải thỏa thuận với hộ dân về giá cả đền bù giữa 2 bên [Nguồn tài liệu: Phòng dự án] Kết luận: Việc giải phóng mặt bằng thi công ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ thi công, nhất là đối với xây dựng khu đô thị và khu công nghiệp. Nếu không giải phóng được mặt bằng thì toàn bộ dự án phải dừng lại hoặc phải điều chỉnh dự án. Lúc này Công ty phải điều chỉnh đề án thiết kế, phát sinh chi phí thiết bị ảnh hưởng đến tiến độ thi công. 2.4.2 Giai đoạn tổ chức thực hiện Ở giai đoạn này yêu cầu tất cả công việc phải được triển khai đúng theo tiến độ đề ra ngay từ ban đầu. Nếu chỉ một công việc không hoàn thành đúng tiến độ thì có thể ảnh hưởng đến tiến độ của các công việc tiếp theo. Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 59 Đối với ngành xây dựng cơ bản nói chung và Công ty nói riêng thì yếu tố chất lượng và tiến độ thi công phải đặt lên hàng đầu, trong khi yêu cầu về chi phí không được vượt tổng mức đầu tư. Nếu vượt tổng mức đầu tư thì phải trình Tổng Công ty và lập đề án điều chỉnh. Như vậy có thể sẽ phá vỡ kế hoạch thực hiện dự án. Mặc dù có sự theo dõi sát sao từ ban lãnh đạo, nhưng các bên vẫn còn tồn tại những yếu tố cả chủ quan và khách quan làm chậm tiến độ dự án. Việc chậm tiến độ này không những cả về phía nhà thâu mà còn về phía chủ đầu tư cũng như những khác quan mang lại Bảng 2.6 : Phân công nhiệm vụ dự án Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 60 Bảng 2.6 : Phân công nhiệm vụ dự án [Nguồn tài liệu: “Bảng phân công nhiệm vụ dự án: Đầu tư xây dựngKCN Tiên Sơn - Bắc Ninh” Phòng Kế hoạch KD và Ban quản lý dự án ] TÊN CÔNG VIỆC TRÁCH NHIỆM ĐƠN VỊ PHỐI HỢP HOÀN THÀNH 1. Giao nhiệm vụ cho các đơn vị Giám đốc, P.Giám đốc phụ trách P.KHKD&B.QLDA; P.Kỹ thuật P.Dự án; Nhà Thầu 2. Giải phóng mặt bằng P.DA&B.QLDA P.Kỹ thuật; Nhà Thầu Theo tiến độ 3. Nghiệm thu vật tư thiết bị nhà thầu cung cấp Phòng TCKT& Ban quản lý dự án Các nhà thầu Theo tiến độ 4. Tiếp nhận và cung ứng vật tư cho nhà thầu xây lắp Phòng TCKT& B.QLDA Các nhà thầu Theo tiến độ 5. Cung cấp cẩu, thiết bị phục vụ thi công P.TB và B.QLDA Các nhà thầu Theo tiến độ 6. Tiếp nhận vật tư thiết bị thi công từ Công ty Các nhà thầu B.LDA & Phòng kỹ thuật Theo tiến độ 7. Đảm bảo cung cấp nhân lực và phương tiện thi công Các nhà thầu B.LDA & Phòng kỹ thuật Theo tiến độ Phát hành các bản vẽ biện pháp thi công B.QLDA & Phòng Kỹ thuật Các nhà thầu Theo tiến độ Thực hiện công tác xây lắp Các nhà thầu P.KHVT&QLDA; P.Kỹ thuật Theo tiến độ Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 61 I. Chậm tiến độ từ phía Công ty *) Tình trạng tiếp nhận và cung ứng vật tư thiết bị Theo tiến trình cung ứng vật tư hiện tại Kiểm nghiệm Giấy xin cấp vật tư Vật tư vật tư Trình tự thủ tục từ khâu tiếp nhận, kiểm nghiệm, nghiệm thu vật tư thiết bị từ nhà thầu cung cấp hàng hoá đến nhập kho Công ty qua rất nhiều phòng ban xác nhận. Nhà thầu đề nghị Công ty cấp vật tư, Công ty đối chiếu với đề án thiết kế (hoặc hồ sơ dự thầu) ký duyệt và lập phiếu xuất kho. Đối với vật tư thiết bị nhà thầu xây lắp cung cấp cũng trải qua các bước như trên (trừ khâu phải nhập, xuất kho Công ty). Thủ tục cấp vật tư diễn ra trong suốt quá trình thi công, theo đó phòng Kế hoạch vật tư & quản lý dự án chỉ cấp theo đúng số lượng và chủng loại trong đề án thiết kế. Khi có sự thay đổi, phát sinh công việc, đơn vị thi công, giám sát, thiết kế lập biên bản trình Công ty giải quyết.Công ty cùng các đơn vị trên tiến hành kiểm tra thực tế và lập biên bản phát sinh hiện trường xác định khối lượng công việc phát sinh và đề án phát sinh. Trình tự, thủ tục triển khai đối với công việc phát sinh đó giống như các bước thực hiện một dự án mới Bảng 2.7: Bảng tiến độ cung cấp vật tư thiết bị cho dự án bị chậm tiến độ VD: Vật tư thiết bị cho dự án nhà thu nhập thấp tại Khu đô thị Đặng Xá, giai đoạn 2 TT Tên dự án/vật tư thiết bị Kế hoạch cấp VTTB Thực tế cấp VTTB Nguyên nhân I Chi phí thiết bị PCCC 1 Máy bơm cứu hỏa 22kw 31/01/2014 20/02/2014 Chờ Tổng Công ty đấu thầu cấp 2 Lắp đặt trung tâm báo cháy 31/01/2014 28/02/2014 II Chi phí thiết bị công trình 1 Máy bơm nước sinh hoạt 31/12/2013 15/01/2014 Nhà thầu chưa Công ty tiếp nhận vật tư từ nhà cung ứng Làm thủ tục nhập kho Công ty Bàn giao vật tư cho nhà thầu Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 62 2 Thiết bị điện nhẹ 15/10/2013 15/11/2013 mua được cáp 3 Thang máy 6 điểm dừng 1050 kg 15/01/2014 15/02/2014 III Chi phí nhà mẫu 25/11/2013 15/12/2014 Thi công chậm tiến độ (Nguồn : Phòng kế hoạch và Ban quản lý dự án ) Ví dụ: Từ khâu kiểm nghiệm đến cấp phát vật tư thiết bị đưa vào thi công của một số dự án sau đây có thời gian kéo dài không hợp lý. Do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, cán bộ của một số đơn vị trong Công ty đã không thực hiện được ngay công việc được giao. Để tiến độ dự án không bị ảnh hưởng, Công ty nên quy định thời gian từ khâu kiểm nghiệm đến xuất kho vật tư thiết bị cho đơn vị thi công và yêu cầu phải thực hiện nghiêm túc. Kết luận: Dự án bị chậm tiến độ là do không có đầy đủ vật tư thiết bị để thi công. Ngoài nguyên nhân khách quan như phụ thuộc vào nguồn vốn vay, vật tư thiết bị do Công ty cấp thì nhà thầu đã không có phương án dự phòng khi Công ty chưa giải ngân được vốn vay của các tổ chức tín dụng. II) Về phía nhà thầu Nhìn chung, các nhà thầu xây dựng hiện nay đang bị quá tải do nhận cùng một lúc nhiều công trình, chưa kể các công trình do chính họ làm chủ đầu tư. Công tác nghiệm thu, thanh toán, giải ngân các dự án chậm do các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu về thủ tục hoàn công, nghiệm thu. Lực lượng thi công của các nhà thầu bị giàn mỏng ở nhiều dự án nên thiếu nhân lực, vật tư, thiết bị thi công như đã cam kết. Nhiều nhà thầu chỉ đáp ứng ñược khoảng 50% lực lượng thi công theo yêu cầu, nhiều thiết bị thi công quá cũ không đảm bảo công suất, bị hỏng hóc liên tục; Công tác tài chính của các nhà thầu thường không đáp ứng được yêu cầu nên nhiều lúc không cung cấp đủ vật liệu để thi công (xi măng, sắt thép). Hiện nay sự cạnh tranh giữa các nhà thầu thi công là rất khốc liệt. Theo qui định của Luật đấu thầu thì các nhà thầu đáp ứng về năng lực kinh nghiệm và có giá bỏ thầu thấp nhất thì được đề nghị trúng thầu. Từ đó các nhà thầu đã giảm giá rất Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 63 thấp so với dự toán gói thầu để được trúng thầu. Một trong các lý do nhà thầu giảm giá quá thấp là các thiết bị của nhà thầu thường đã tính hết khấu hao nhưng vẫn còn hoạt động tốt. Nhiều nhà thầu do đã đầu tư rất nhiều thiết bị, con người nhưng không có việc làm, nên để giải quyết tình trạng “ ngồi chơi” các nhà thầu này phải giảm giá để được trúng thầu. Quan hệ về hợp đồng thi công xây dựng không chỉ giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công mà là quan hệ ba bên: Chủ đầu tư – Nhà thầu thi công – Nhà thầu tư vấn ( tư vấn thiết kế và tư vấn giám sát). Chủ đầu tư chủ trì việc phối hợp giữa các nhà thầu với nhau, với chủ đầu tư, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên được đan xen lẫn nhau. Việc phối hợp không tốt giữa các bên là nguyên nhân gây chậm tiến ñộ. Ví dụ như khi thi công san nền: Theo hồ sơ thiết kế thì các lớp san nền sẽ được đào sâu 7 lớp, tuy nhiên khi nhà thầu thi công đã thực hiện đúng thiết kế (đúng nhiệm vụ của nhà thầu) nhưng Tư vấn giám sát tạm dừng thi công do Nhà thầu đã đào đúng thiết kế nhưng không đúng lớp địa chất. Tư vấn giám sát báo cáo lại chủ đầu tư, Chủ đầu tư yêu cầu tư vấn thiết kế kiểm tra lại và khảo sát thiết kế bổ sung nếu có. Trường hợp phải bổ sung thiết kế Chủ đầu tư và Nhà thầu phải thỏa thuận đơn giá đối với khối lượng phát sinh này trước khi thi công. Như vậy một việc rất bình thường và hay xẩy ra đối với công việc thi công xây dựng, nhưng nếu sự phối hợp giữa chủ đầu tư – Nhà thầu thi công – Nhà thầu tư vấn không được tốt là sẽ làm chậm tiến độ thi công xây dựng. Chính sách nhân lực của nhiều nhà thầu là sử dụng lao động thời vụ (có hợp đồng dưới 1 năm) kết hợp với lao động có hợp đồng biên chế cho công tác thi công xây lắp. Tuy nhiên đối với các công trình có khối lượng xây lắp lớn hoặc thời gian để thi công bị hạn chế, nhà thầu không có đủ nhân lực để thi công theo đúng tiến độ. Một số nhà thầu chỉ duy trì nhân lực hạn chế, nhà thầu không muốn tăng thêm quỹ lương điều đó làm giảm đi phần lợi nhuận. Sẽ rất khó khăn cho Công ty khi muốn đẩy nhanh tiến độ. Do nhà thầu cùng lúc đảm nhận nhiều công trình nên không thể đáp ứng đủ nhân lực có tay nghề, nhà thầu phải thuê nhân lực bên ngoài không có trình độ Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh 64 chuyên môn, nhà thầu chỉ đáp ứng đủ số lượng để thỏa mãn biểu đồ nhân lực đã được Công ty phê duyệt mà không đảm bảo chất lượng dẫn đến các công trình không thể đẩy nhanh được tiến độ. Bảng 2.8 : Bảng nhân lực thi công không đáp ứng yêu cầu ( Thuộc dự án nhà Thu nhập thấp giai đoạn 2 khu Đặng Xá ) TT Tên dự án Nhân lực thi công dự án (người) Cam kết Thực tế Thiếu 1 Nhà D5 250 200 50 1 Nhà D6 250 210 40 2 Nhà D7 300 240 60 3 Nhà D8 250 210 40 4 Nhà D9 250 220 30 [Nguồn tài liệu: Phòng Kế hoạch KD và Ban quản lý dự án] Không chủ động trong thi công, Do các công việc đã được phòng Kế hoạch vật tư và quản lý dự án, phòng Kỹ thuật Công ty xây dựng theo biểu đồ tiến độ nên phía nhà thầu sẽ chỉ làm theo quy trình đã được phê duyệt trước đó, không có sự phối hợp thường xuyên giữa các bên. Nên trong suốt quá trình thi công không có sự thay đổi quy trình thi công, biện pháp thi công để đẩy nhanh tiến độ dự án. Ví dụ: đối với công trình: “Hạ tầng cảnh quang dự án” có 200 địa điểm trồng cây cho đẹp cảnh quang. Trong quá trình trồng cây, phải thi công thủ công, nhưng nhà thầu chỉ bố trí lượng ít công nhân t