Luận văn Pháp luật về kế toán doanh nghiệp từ thực tiễn thành phố Hà Nội

hứ tư, các quy định về đối tượng kế toán doanh nghiệp. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: Tài sản cố định, tài sản lưu động; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập; Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước; Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh; Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán. Riêng đối với các doanh nghiệp đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán thì ngoài các đối tượng kế toán hoạt động kinh doanh nói chung, đối tượng kế toán của các doanh nghiệp đặc thù này còn có: Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng; Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán; Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá. Thứ năm, các quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán và kỳ kế toán. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài; Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau ba chữ số phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Riêng đối với doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoặc của tổ chức nước ngoài phải chuyển báo cáo tài chính về công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài hoặc sử dụng chung phần mềm quản lý, thanh toán giao dịch với công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài được sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị được đặt dấu chấm (.) và phải chú thích trong tài liệu, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, báo 32 cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác phải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật kế toán 2015. Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính. Kỳ kế toán gồm: Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được pháp luật quy định cụ thể. Bên cạnh đó, pháp luật kế toán còn quy định kỳ kế toán trong trường hợp đặc thù như sau: (i) Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới được thành lập thì kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, quý, tháng; (ii) Đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm/quý/tháng đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực; (iii) Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng (+) với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn 15 tháng. Cụ thể, đối với các doanh nghiệp như Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Công ty liên kết, Công ty mẹ con thường tuân thủ kỳ kế toán theo năm tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; theo kỳ kế toán quý là ba tháng,từ ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý; kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. 2.2.2. Thực trạng quy định về bộ máy kế toán và người làm kế toán doanh nghiệp 2.2.2.1. Quy định về tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp Bộ máy kế toán của một đơn vị kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị kế toán cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh 33 tế về các hoạt động của đơn vị. Để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của đơn vị kế toán phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức hoạt động của đơn vị mình cũng như trình độ quản lý của đơn vị. Luật kế toán quy định rõ trách nhiệm của đơn vị kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán: Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán. Các đơn vị kế toán có khối lượng công việc kế toán không lớn có thể bố trí một người làm kế toán hoặc bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm. Đồng thời Luật còn quy định trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định; Quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng; Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra. Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả SXKD. Điều đó quyết định đến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán và qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN. Theo pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán theo một trong các mô hình sau đây: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi SXKD tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định. Với hình thức tổ chức này thì toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận khác chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ 34 sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý SXKD của từng bộ phận đó, lập báo cáo và chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạọ SXKD của đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Hình thức này áp dụng cho những tập đoàn, DN lớn có nhiều công ty con, có địa bàn hoạt động SXKD phân tán khắp nơi và được phân cấp quản lý. Với mô hình kế toán phân tán, công tác kế toán chủ yếu được tập trung ở cấp dưới. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận, tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh toán và hạch toán. Tùy theo trình độ và điều kiện cụ thể, đơn vị có thể giao vốn (vốn cố định, vốn lưu động) cho đơn vị phụ thuộc được mở tài khoản tiền gửi ngân hàng và ủy quyền được vay vốn phục vụ cho công tác SXKD. Như vậy, công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên và chỉ trục tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán của những đơn vị trực thuộc không có tổ chức hạch toán kế toán. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây là mô hình kết hợp hai hình thức tổ chức bộ máy kế toán trên, áp dụng cho những tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều công ty con phụ thuộc có các đặc điểm, điều kiện khác nhau. Đơn vị phụ thuộc có quy mô lớn, ở xa so với doanh nghiệp tổng thì cần thiết tổ chức bộ máy kế toán riêng để phục vụ cho công tác quản lý, hạch toán kinh doanh. Còn với các đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ thì không cần phải tổ chức bộ máy riêng. Ưu điểm của hình thức tổ chức này là công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị phụ thuộc, khắc phục một số nhược điểm của hai mô hình trên là không cập nhật thông tin kịp thời, khối lượng công việc nhiều, tuy nhiên nó cũng bộc lộ nhược điểm là bởi kết hợp hai mô hình nên tổ chức kế toán cồng kềnh, cần nhiều nhân lực để đảm nhận các vị trí khác nhau. Đối với một DN điển hình, công tác kế toán bao gồm nhiều công 35 việc cụ thể được phân công cho nhiều người thực hiện dưới sự chỉ đạo chung của kế toán trưởng. Các phần việc này có mối liên hệ mất thiết với nhau. Bộ máy kế toán trong DN thường tổ chức thành các bộ phận sau: (i) Bộ phận kế toán lao động – tiền lương; (ii) Bộ phận kế toán vật liệu – tài sản cố định; (iii) Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; (iv) Bộ phận kế toán thanh toán; (v) Bộ phận kế toán tổng hợp (các công việc kế toán còn lại và lên BCTC) 2.2.2.2. Quy định về người làm kế toán doanh nghiệp Theo quy định hiện hành của Luật kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành đạo luật này, đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng ngay khi thành lập đơn vị kế toán như: DN nhà nước, DN tư nhân, DN có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh DN nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, HTX... Khi thay đổi kế toán trưởng phải bàn giao công việc giữa người cũ và người mới, đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan cùng các tổ chức như ngân hàng nơi DN mở tài khoản giao dịch. Kế toán trưởng mới chịu trách nhiệm công việc kể từ ngày nhận bàn giao, kết toán trưởng cũ chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin, tài liệu kế toán trong thời gian mình phụ trách. Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ kế toán với thời hạn tối đa 01 năm tài chính hoặc sử dụng dịch vụ thuê ngoài kế toán trưởng. Việc thuê kế toán trưởng hoặc người có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán trưởng được áp dụng cho các đơn vị là doanh nghiệp. Việc bố trí, bãi miễn kế toán trưởng trong các DN được thực hiện theo quy định của pháp luật đối với từng loại hình DN. Trình tự, thủ tục bãi miễn thay thế kế toán trưởng, phụ trách kế toán thực hiện theo như trình tự bổ nhiệm. Người được thuê làm kế toán trưởng nếu vi phạm các quy định trong hợp đồng thì sẽ bị chấm dứt hợp đồng. Thủ tục chấm dứt hợp đồng thực hiện như thủ tục ký hợp đồng với cá nhân trực tiếp hoặc với DN dịch vụ kế toán được thuê. Những đơn vị kế toán đã bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc cử người phụ trách kế toán thì không bổ nhiệm Trưởng phòng hoặc trưởng ban kế toán. Ở những đơn vị kế 36 toán mà công tác kế hoạch, tài chính và thống kê không tách ra thành một bộ phận riêng biệt thì kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đảm nhiệm cả việc tổ chức chỉ đạo công tác kế hoạch, tài chính và thống kê. Để đảm bảo chất lượng hoạt động kế toán trong doanh nghiệp, pháp luật kế toán có quy định người làm kế toán phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau: (i) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; (ii) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Bên cạnh đó, người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán; có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người cũ có trách nhiệm bàn giao công việc và các tài liệu kế toán cho người mới; chịu toán bộ trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình đảm nhận. Ngoài ra để ngăn ngừa các nguy cơ vi phạm pháp luật và gây tổn hại đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp, pháp luật hiện hành cũng quy định những người không được làm kế toán bao gồm: - Người chưa thành niên; người bị Tòa tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở cai nghiện bắt buộc; - Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực; người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang thi hành án phạt tù hoặc đã bị kết án một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích; - Cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc, cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ DN tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định; 37 - Người đang là quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua – bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán trừ DN tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định. Đối với người làm kế toán là kế toán trưởng, pháp luật hiện hành cũng quy định khá rõ về tiêu chuẩn, trách nhiệm và quyền hạn của đối tượng này. Cụ thể là: Thứ nhất, về tiêu chuẩn của người làm kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn về phẩm chất và đạo đức của người làm kế toán; có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán từ trình độ trung cấp trở lên, có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng do Bộ Tài Chính cấp; có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có trình độ từ đại học trở lên và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có trình độ trung cấp, cao đẳng trở lên. Kế toán trưởng của đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc và kế toán trưởng Tổng công ty nhà nước phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 5 năm. Trường hợp người được cử phụ trách kế toán thay kế toán trưởng thì phải có các tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 54 của Luật kế toán 2015 nhưng chưa đủ tiêu chuẩn về thời gian công tác thực tế về kế toán hoặc chưa có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng. Thứ hai, về trách nhiệm và quyền hạn: Theo quy định, kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn và nghiệp vụ kế toán. Ngoài ra đối với các đơn vị kế toán HCSN và doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ 50% vốn điều lệ thì kế toán trưởng có quyền: - Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán về tuyển dụng, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; - Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng; - Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định; 38 - Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị, trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. Trên nguyên tắc, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị kế toán, do đó chủ thể này có nhiệm vụ phải tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán. Mặt khác, do giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý nên kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính. Pháp luật kế toán hiện hành đã quy định rõ trách nhiệm của kế toán trưởng bao gồm: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị kế toán; tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán; lập BCTC trên cơ sở đảm bảo tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán. Thực tiễn cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, pháp luật còn cho phép một số trường hợp DN được ký hợp đồng thuê dịch vụ kế toán với các tổ chức, cá nhân nhằm tối ưu hóa mô hình quản trị doanh nghiệp. Theo pháp luật hiện hành, đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp hoặc các hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng . Việc thuê dịch vụ kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Điều 54 của Luật kế toán 2015. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh dịch vụ kế toán và người được thuê làm kế toán, làm kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. 39 Tóm lại, trong doanh nghiệp kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phấn kế toán của doanh nghiệp, các kế toán viên trong phòng kế toán có nghĩa vụ và trách nhiệm phải tuân theo các chỉ thị của kế toán trưởng trong các công việc được giao. Kế toán trưởng cũng là người có nhiệm vụ kết nối bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong công ty, đưa ra báo cáo quản trị đảm bảo cho việc quản trị nội bộ của doanh nghiêp được thực hiện tốt nhất. 2.2.3. Thực trạng quy định về nội dung kế toán và hình thức kế toán doanh nghiệp 2.2.3.1. Quy định về nội dung kế toán doanh nghiệp Nội dung kế toán là một thuật ngữ phức tạp, có thể có những cách hiểu không hoàn toàn thống nhất. Nhìn chung, nội dung kế toán doanh nghiệp thường được hiểu bao gồm rất nhiều vấn đề khác nhau như: Chứng từ kế toán; tài khoản kế toán, sổ kế toán; báo cáo tài chính; kiểm tra kế toán Phần dưới đây của luận văn sẽ phân tích làm rõ hơn thực trạng các quy định này. Trong quá trình thực hiện công việc kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán để hạch toán thông qua các hệ thống tài khoản, sau khi hạch toán thì các số liệu sẽ được tổng hợp lên các sổ kế toán và từ đó kế toán lập lên được các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Một số quy định về chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và kiểm tra kế toán như sau: Thứ nhất, quy định về chứng từ kế toán. Theo quy định của Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; 40 - Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, chứng từ kế toán có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. Đối với chứng từ điện tử: Đây là loại chứng từ kế toán có các nội dung được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng. Đối với chứng từ giấy: Đây là loại chứng từ truyền thống, được in trên giấy và có thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản của chứng từ theo quy định của Luật kế toán. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó còn chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Hiện nay, pháp luật kế toán có quy định khá cụ thể về việc lập, ký và lưu trữ chứng từ kế toán như sau: - Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính; - Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy 41 định của pháp luật; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai; - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. - Chứng từ kế toán được lập, in ra giấy và lưu trữ dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các quy định của Luật kế toán. - Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký quy định trên chứng từ. - Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện - Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập BCTC ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt với các nội dung theo quy định. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. Thứ hai, quy định về tài khoản kế toán, sổ kế toán. Theo định nghĩa của nhà làm Luật kế toán 2015, tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Tài khoản kế toán dùng để phản ánh, kiểm soát thường xuyên và liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiền vốn, hoạt động thu chi, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị kế toán. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ tài chính quy định hệ thống tài khoản áp dụng cho mỗi loại đơn vị kế toán gồm: loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Các đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành để vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình và cũng phải phù hợp với nội dung, kết cấu 42 và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Ngoài tài khoản kế toán, đơn vị kế toán là doanh nghiệp còn phải lập sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Theo quy định hiện hành, sổ kế toán phải có nội dung chủ yếu như: Ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dung làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật ký, sổ cái; - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm; được cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị; được mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập BCTC. Hệ thống sổ kế toán đã chọn phải được sử dụng thống nhất trong một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng sổ giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những nội dung ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên